Thuế bán hàng SaaS theo tiểu bang cho startup phần mềm Hoa Kỳ

Tiểu bang nào thu thuế bán hàng trên SaaS?

Hoa Kỳ không có một quy tắc chung. Một số tiểu bang đánh thuế SaaS, số khác thì không, và cách hóa đơn gọi tên sản phẩm không quyết định kết quả: mỗi tiểu bang tự phân loại. California bắt đầu đánh thuế gói thuê bao phần mềm từ ngày 1 tháng 1 năm 2027 và Colorado từ ngày 1 tháng 1 năm 2027. Ngoài ra, hiện diện thực tế như một nhân viên hoặc một máy chủ ở một tiểu bang có thể buộc bạn đăng ký tại đó trước lần bán chịu thuế đầu tiên, không có ngưỡng doanh số nào.

Quy định được kiểm tra trên trang của từng tiểu bang ngày 13 tháng 10 năm 2026. Bảng chỉ chọn một số tiểu bang: tiểu bang không có trong bảng, như Massachusetts hoặc Michigan, cần kiểm tra riêng. Các tiểu bang không có thuế bán hàng toàn tiểu bang được trình bày trong khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Nền tảng của chúng tôi là SaaS, dịch vụ xử lý dữ liệu hay dịch vụ thông tin?

Tiểu bang Hoa Kỳ quyết định, dựa trên những gì khách hàng thực sự nhận được. Nói gần đúng: SaaS là dùng phần mềm của người bán qua internet; dịch vụ xử lý dữ liệu là máy tính của người bán lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu của khách hàng; dịch vụ thông tin cung cấp thông tin hoặc báo cáo đã tổng hợp. Pennsylvania nói một giao dịch không trở thành không chịu thuế chỉ vì được gọi là dịch vụ (PA DOR).

Ba đặc điểm thường làm thay đổi kết quả:

• Bộ thu thập dữ liệu hoặc agent cài tại chỗ. Nền tảng giám sát, quản lý hạ tầng trung tâm dữ liệu (DCIM) và điều phối thường cài phần mềm tại cơ sở của khách hàng. Illinois nói agent được tải xuống có thể nghĩa là khách hàng nhận phần mềm chịu thuế. New York đánh thuế phần mềm tải xuống, và North Carolina nói chung cũng vậy, dù North Carolina miễn thuế phần mềm mà đơn vị vận hành trung tâm dữ liệu dùng trong trung tâm dữ liệu của mình. Ngược lại, Wisconsin bỏ qua phần mềm chỉ dùng để truy cập dịch vụ của nhà cung cấp.
• Cổng kết nối phần cứng (gateway). Thiết bị vật lý là tài sản hữu hình, nói chung chịu thuế ở nơi bạn phải thu thuế, trừ khi người mua đưa giấy chứng nhận miễn thuế hợp lệ, như giấy của trung tâm dữ liệu đủ điều kiện.
• Báo cáo, số liệu so sánh (benchmark) hoặc dữ liệu tổng hợp. Những thứ này có thể biến sản phẩm thành dịch vụ thông tin. New York đã coi một gói thuê bao dữ liệu và báo cáo là dịch vụ thông tin; New Jersey và Texas cũng đánh thuế dịch vụ thông tin.

Định giá agent, phần cứng và sản phẩm dữ liệu thành các dòng riêng giúp mỗi thứ được phân loại riêng, có thể làm thuế giảm hoặc tăng tùy tiểu bang. Hãy lưu hợp đồng cho thấy khách hàng nhận được gì.

Chúng tôi có thu thuế bán hàng ở tiểu bang nơi đặt trụ sở không?

Có, nếu sản phẩm của bạn chịu thuế ở đó. Người bán đặt trụ sở ở một tiểu bang Hoa Kỳ có hiện diện thực tế ngay từ ngày đầu, nên không áp dụng ngưỡng doanh số. Texas yêu cầu giấy phép thuế bán hàng nếu bạn kinh doanh tại Texas và bán dịch vụ chịu thuế ở đó (Comptroller). Văn phòng hoặc bất kỳ địa điểm thực tế nào khác nơi diễn ra hoạt động kinh doanh đều được tính (Tax Code §151.107(a)(1)). Hãy xin giấy phép trước lần bán chịu thuế đầu tiên.

Nhân viên làm việc từ xa có tạo nexus thuế bán hàng không?

Có thể, và không ngưỡng doanh số nào bảo vệ bạn. Mức hiện diện bao nhiêu là đủ tùy từng tiểu bang Hoa Kỳ:

• Washington liệt kê "có nhân viên làm việc trong tiểu bang" đầu tiên trong các hoạt động tạo hiện diện thực tế (DOR).
• New York yêu cầu đăng ký nếu bạn có địa điểm kinh doanh tại đó, hoặc tìm kiếm khách hàng qua nhân viên hay đại diện khác và bán hàng chịu thuế qua họ (Tax Department). Trang đó không trả lời liệu một kỹ sư làm việc tại nhà, không bán gì, có đủ hay không. Hãy kiểm tra trước khi dựa vào câu trả lời nào.
• Texas tính mọi địa điểm thực tế, dùng trực tiếp hay gián tiếp, nơi diễn ra hoạt động kinh doanh, và đại diện bán hàng hoặc nhận đơn hàng tại đó (§151.107). Luật không trả lời liệu văn phòng tại nhà của nhân viên có được tính hay không; hãy kiểm tra trước khi dựa vào câu trả lời nào.

Nexus chỉ quan trọng với thuế bán hàng ở nơi sản phẩm của bạn chịu thuế. Thuế lương và thuế thu nhập tiểu bang vẫn đi theo nhân viên: xem nhân viên ở tiểu bang khác và thuế thu nhập doanh nghiệp tại các tiểu bang khác. Tiểu bang cũng có thể yêu cầu bạn đăng ký công ty tại đó.

Máy chủ chúng tôi sở hữu trong trung tâm dữ liệu ở tiểu bang khác có tạo nexus không?

Có thể. Washington liệt kê việc có bất động sản hoặc tài sản cá nhân hữu hình trong tiểu bang là hiện diện thực tế (DOR). Texas hẹp hơn chỉ với năng lực thuê: doanh nghiệp có hoạt động duy nhất tại Texas là dùng dịch vụ lưu trữ trên internet, trên tài sản mà bên lưu trữ sở hữu hoặc thuê và quản lý, không bị coi là kinh doanh tại Texas (Tax Code §151.108). Máy chủ bạn sở hữu trong trung tâm dữ liệu tại Texas không thuộc quy tắc đó. Thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh và thuế tài sản trên các máy chủ này được trình bày trong máy chủ ở trung tâm dữ liệu tiểu bang khác.

Doanh số SaaS có được tính vào ngưỡng nexus kinh tế của tiểu bang không?

Có, ở các tiểu bang dưới đây, dù mỗi tiểu bang tính các loại doanh số khác nhau. Texas tính mọi doanh thu tại Texas, chịu thuế hay không, so với ngưỡng an toàn $500.000 (Comptroller). Washington tính tổng doanh thu trên $100.000 (DOR). New York tính tài sản hữu hình, gồm cả phần mềm đóng gói sẵn, trên $500.000 và 100 lần bán hàng (Tax Department). Ngưỡng $500.000 của California tính tài sản hữu hình (CDTFA); SaaS trở thành tài sản hữu hình tại California từ ngày 1 tháng 1 năm 2027, nhưng CDTFA chưa nói điều này ảnh hưởng thế nào đến ngưỡng. Các tiểu bang khác, doanh số qua sàn và các tiểu bang không có thuế bán hàng: khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Khi nào chúng tôi đăng ký, và khi nào bắt đầu thu thuế?

Nếu có hiện diện thực tế, hãy đăng ký trước lần bán chịu thuế đầu tiên. New York yêu cầu nộp đơn ít nhất 20 ngày trước khi bắt đầu (Tax Department).

Nếu chỉ có nexus kinh tế, mỗi tiểu bang Hoa Kỳ ấn định ngày bắt đầu sau khi bạn vượt ngưỡng:

Nếu bạn bán qua sàn đám mây (cloud marketplace) thu thuế với tư cách bên vận hành sàn (marketplace facilitator), hóa đơn bạn tự lập vẫn cần đăng ký riêng; New York nói người bán trên sàn tự mình đạt điều kiện đăng ký thì phải đăng ký và khai thuế (Tax Department). Tờ khai sau khi đăng ký: nộp tờ khai thuế bán hàng. Thuế lẽ ra đã phải thu: nộp bù thuế bán hàng chưa thu.

Thuế bạn thu được giữ hộ cho tiểu bang. Tại Texas, cán bộ điều hành, giám đốc hoặc nhân viên kiểm soát việc thu hoặc nộp thuế mà cố ý không nộp thì phải nộp cá nhân, kể cả sau khi công ty giải thể (Tax Code §111.016). Các tiểu bang khác có quy định tương tự; quy định của New York và Washington có trong hướng dẫn cho người bán tại Canada.

Một khách hàng có người dùng ở nhiều tiểu bang: thuế của tiểu bang nào áp dụng?

Mỗi tiểu bang Hoa Kỳ đánh thuế phần của mình, theo cách riêng. Hãy hỏi khách hàng người dùng của họ làm việc ở đâu và lưu câu trả lời. Tài khoản đăng nhập mà khách hàng cấp cho bên thuê lại hoặc nhà thầu của họ không phải suất dùng của nhân viên: Pennsylvania coi khách hàng là người dùng cuối của các tài khoản đó, trừ khi khách hàng bán lại.

Hướng dẫn cho người bán tại Canada có cách tính của Washington và chi tiết hơn.

Khách hàng gửi giấy chứng nhận miễn thuế hoặc giấy chứng nhận bán lại, hoặc yêu cầu ghi dòng thuế: chúng tôi làm gì?

Chỉ chấp nhận giấy chứng nhận khi giấy được điền đầy đủ và phù hợp với hoạt động kinh doanh của khách hàng. Tại Texas, nhà cung cấp dịch vụ quản lý (managed service provider) bán lại nền tảng của bạn đưa Form 01-339. Bạn phải bảo đảm giấy được điền đúng, đặt câu hỏi với giấy không phù hợp với hoạt động kinh doanh của người mua, và lưu giữ trong 4 năm (Comptroller). Chỉ số giấy phép của khách hàng thì không phải là giấy chứng nhận.

Đơn vị vận hành trung tâm dữ liệu có thể gửi giấy chứng nhận miễn thuế trung tâm dữ liệu. Form 01-929 của Texas liệt kê phần mềm trong các món đủ điều kiện nhưng loại trừ dịch vụ chịu thuế thực hiện trên tài sản được miễn thuế (Form 01-929). Các nguồn hiện nay chưa trả lời liệu gói thuê bao xử lý dữ liệu có đủ điều kiện không; nếu không có hướng dẫn bằng văn bản của Texas Comptroller, người bán dựa vào giấy này tự chịu rủi ro. Cách dùng giấy chứng nhận: thuế bán hàng trên máy chủ, lắp đặt và bảo trì.

Nếu khách hàng yêu cầu ghi thuế trên hóa đơn ở tiểu bang bạn chưa đăng ký, trước hết hãy kiểm tra sản phẩm có chịu thuế ở đó không và bạn có phải đăng ký không. Đừng thu thuế khi bạn chưa đăng ký để thu.

Phí thiết lập, hỗ trợ và công việc thiết kế riêng có chịu thuế cùng gói thuê bao không?

Đôi khi. Ở các tiểu bang dưới đây, khoản phí ghi riêng và hợp lý có thể giữ dịch vụ ngoài phạm vi chịu thuế; giá gộp có thể khiến toàn bộ chịu thuế.

• New York miễn thuế phần mềm thiết kế riêng, cùng các chỉnh sửa theo yêu cầu, đào tạo và hỗ trợ, nếu hợp lý và ghi riêng (TB-ST-128). North Carolina miễn thuế các chỉnh sửa theo yêu cầu được ghi riêng (SUTB 19-3).
• Pennsylvania đánh thuế cấu hình và hỗ trợ, trừ hỗ trợ help desk lập hóa đơn riêng mà nhà cung cấp không truy cập phần mềm (PA DOR).
• Washington đánh thuế phần mềm thiết kế riêng và hỗ trợ IT, theo quy định vẫn đang bị khiếu kiện tại tòa; trong lúc chờ, người bán phải thu thuế (DOR).
• Texas đánh thuế toàn bộ hóa đơn gộp khi phần chịu thuế lớn hơn 5% hóa đơn, trừ khi dịch vụ không chịu thuế là riêng biệt, thường được bán riêng và lập hóa đơn riêng; sổ sách có thể chứng minh phần không chịu thuế sau này (Publication 94-127).

California và Colorado bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2027: chúng tôi nên làm gì bây giờ?

California. SB 122 coi sản phẩm số, gồm SaaS, là tài sản cá nhân hữu hình từ ngày 1 tháng 1 năm 2027. Dịch vụ hạ tầng và nền tảng cho phép khách hàng chạy phần mềm của chính họ được loại trừ (CDTFA). Phần mềm thiết kế riêng và một số dịch vụ chủ yếu do con người thực hiện được miễn thuế; SaaS thì không. Nếu doanh số sản phẩm số, tải xuống hoặc truy cập từ xa, bán cho một người mua vượt $5.000.000 trong một năm dương lịch (từ 2028, năm hiện tại hoặc năm trước, điều chỉnh theo lạm phát), bạn có thể được miễn nghĩa vụ thu thuế và người mua tự nộp thuế sử dụng bằng giấy chứng nhận nộp thuế trực tiếp. Quy tắc này không áp dụng cho công ty bảo hiểm. Quy định khẩn cấp vẫn đang được soạn thảo (CDTFA).

Colorado. HB26-1223 (Session Laws, chapter 379, ký ngày 4 tháng 6) định nghĩa phần mềm gồm cả phần mềm cung cấp qua truy cập từ xa trên internet, và đánh thuế từ ngày 1 tháng 1 năm 2027. Luật miễn thuế phần mềm thiết kế riêng và phần mềm theo thỏa thuận cấp phép đàm phán riêng có chữ ký của cả hai bên; điều khoản chuẩn, điều khoản bấm đồng ý (click-through) hoặc điều khoản trên website không được tính (luật đã ban hành). Colorado Department of Revenue đã họp nhóm công tác về quy định vào tháng 8 và chưa công bố dự thảo quy định nào khi chúng tôi kiểm tra (Colorado DOR).

Cả California và Colorado đều chưa công bố quy định cho gói thuê bao năm lập hóa đơn trước ngày bắt đầu cho dịch vụ sau ngày đó. Ngay bây giờ: lập danh sách khách hàng và nơi người dùng làm việc ở cả hai tiểu bang, kiểm tra hợp đồng là thỏa thuận đàm phán có chữ ký hay điều khoản chuẩn, cộng doanh số dự kiến bán cho từng người mua tại California để so với ngưỡng, và kiểm tra bạn có phải đăng ký không.

Còn khách hàng tại Canada thì sao?

Canada đánh thuế SaaS bán cho doanh nghiệp theo cách khác. Chi tiết: người bán không cư trú và người bán sản phẩm số.

Ví dụ

Mọi số liệu chỉ để minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một startup giám sát trung tâm dữ liệu đã gọi vốn vòng Series A bán gói thuê bao DCIM và giám sát điện năng cho đơn vị cho thuê chỗ đặt máy chủ và đội ngũ trung tâm dữ liệu doanh nghiệp ở hai mươi tiểu bang. Startup là công ty Delaware đặt trụ sở tại Austin, có kỹ sư làm việc từ xa ở ba tiểu bang.

Tiểu bang trụ sở: Austin

Một đơn vị cho thuê chỗ đặt máy chủ tại Dallas ký gói thuê bao năm $100.000, chỉ dùng tại các cơ sở ở Texas. Nếu nền tảng là dịch vụ xử lý dữ liệu, $80.000 chịu thuế. Với thuế suất gộp tối đa 8,25% tại Texas, thuế sẽ là $6.600; thuế suất địa phương thực tế sẽ được áp dụng. Startup có giấy phép Texas trước lần bán đầu tiên tại Texas. Không có ngưỡng nào áp dụng cho người bán đặt tại Texas.

Kỹ sư làm việc từ xa ở ba tiểu bang

• Brooklyn. Một kỹ sư bán hàng trình diễn nền tảng cho khách hàng New York. New York liệt kê việc tìm kiếm khách hàng qua nhân viên, nên startup đăng ký trước khi bán ở đó, dù doanh số $300.000 tại New York trên 40 hóa đơn thấp hơn cả hai ngưỡng dành cho người bán từ xa.
• Gần Seattle. Một kỹ sư firmware làm việc tại nhà. Đó là hiện diện thực tế tại Washington, nên startup thu thuế trên $50.000 gói thuê bao tại Washington, dù thấp hơn ngưỡng $100.000.
• Miami. Một kỹ sư làm việc tại đó. Theo tình tiết trong phán quyết của Florida, SaaS không chịu thuế, nên có thể không có gì để thu. Thuế lương và thuế thu nhập Florida vẫn cần kiểm tra riêng.

Giấy chứng nhận và người dùng ở nhiều tiểu bang

Một nhà cung cấp dịch vụ quản lý tại Houston bán lại nền tảng và đưa giấy chứng nhận bán lại Texas đầy đủ, nên startup không tính thuế cho bên này.

Một đơn vị cho thuê chỗ đặt máy chủ nhận hóa đơn tại trụ sở Philadelphia mua 100 suất dùng giá $240.000 cho nhân viên của chính mình; 40 người làm việc ở Pennsylvania và 60 người chỉ làm ở tiểu bang khác. Không có REV-1220, Pennsylvania coi toàn bộ $240.000 là sử dụng tại Pennsylvania. Có giấy này, chỉ $96.000. Suất dùng cấp cho bên thuê lại hoặc nhà thầu của đơn vị này không được phân bổ ra ngoài.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn cũng tính phí lưu trữ máy chủ, chỗ đặt máy chủ hoặc năng lực tính toán GPU: xem thuế bán hàng trên chỗ đặt máy chủ, lưu trữ máy chủ và năng lực tính toán GPU.
• Bạn đã bán vào tiểu bang chịu thuế trong các năm trước mà không thu thuế: xem nộp bù thuế bán hàng chưa thu.
• Nhà đầu tư đang xem xét thuế bán hàng của bạn: xem chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.
• Bên bán là công ty Canada hoặc công ty nước ngoài khác: xem thuế bán hàng Hoa Kỳ trên phần mềm bán từ Canada.
• Bạn nợ thuế B&O của Washington hoặc thuế trên tổng doanh thu khác: xem thuế trên tổng doanh thu tại các tiểu bang khác. Thuế đặc quyền kinh doanh Texas: thuế đặc quyền kinh doanh Texas.
• Khách hàng trả trước gói thuê bao năm: khi nào đó là thu nhập được trình bày trong khoản trả trước và tiền đặt cọc của khách hàng.
• Nền tảng của bạn có agent, gateway, sản phẩm dữ liệu hoặc khách hàng ở nhiều tiểu bang: việc phân loại và đăng ký cần đánh giá chuyên môn. Các CPA của chúng tôi đăng ký, khai và đối chiếu thuế bán hàng cho doanh nghiệp trung tâm dữ liệu và hạ tầng.