Thẩm định thuế khi bán startup: bên mua sẽ tìm ra gì

Khi thẩm định thuế, bên mua kiểm tra mọi năm mà IRS hoặc tiểu bang vẫn còn có thể ấn định thuế. Khi bán cổ phần hoặc sáp nhập, công ty giữ nguyên lịch sử thuế của mình, nên bên mua thừa hưởng mọi năm còn mở và định giá cho chúng. Năm nào chưa nộp tờ khai thì không bao giờ đóng lại. Hãy nộp những gì có thể nộp trước khi ký, và khai báo phần còn lại để được tính vào tiền ký quỹ (escrow) hoặc bảo đảm bồi thường.

Trường hợp sẽ không đơn giản nếu thương vụ là bán tài sản, nhân viên làm việc ở các tiểu bang mà công ty chưa từng đăng ký, nhà sáng lập không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ, công ty có công ty con ở nước ngoài, hoặc tiền thưởng khi thay đổi quyền kiểm soát lớn. Hãy chuẩn bị:

• Mọi tờ khai liên bang và tiểu bang, cùng bản sao tài khoản (account transcript) của IRS cho từng năm
• Các đăng ký tại tiểu bang, kèm bản đồ nơi nhân viên làm việc và nơi bán hàng đến
• Hồ sơ tiền lương: Form 941, Form 940, Form W-2, tờ khai khấu trừ thuế và thuế thất nghiệp của tiểu bang
• Danh sách nhà thầu và các Form 1099
• Sổ theo dõi quyền chọn mua cổ phiếu, mọi báo cáo 409A và các Form 3921
• Mọi khoản tiền thưởng, tiền thôi việc và điều khoản đẩy nhanh quyền sở hữu gắn với thương vụ bán

Bên mua tìm gì khi thẩm định thuế một startup?

Bên mua tìm khoản thuế công ty nợ nhưng chưa nộp hoặc chưa khai, và các lợi ích thuế có giá trị thấp hơn so với lời người bán.

Về chi phí nghiên cứu, quy định mới cho phép công ty thu hồi các khoản chi trong nước năm 2022 đến 2024 mà công ty vẫn đang phân bổ dần, trong một năm hoặc hai năm (Revenue Procedure 2025-28); xem khấu trừ chi phí phát triển phần mềm tại Hoa Kỳ.

IRS và các tiểu bang có thể ấn định thuế lùi bao nhiêu năm, và vì sao điều đó quyết định phạm vi bên mua xem xét?

IRS thường có thể ấn định thuế thu nhập trong vòng 3 năm sau khi tờ khai được nộp, và bên mua xem xét lùi ít nhất là chừng đó. Tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào hạn nộp (26 U.S.C. 6501(a), (b)). Các ngoại lệ dưới đây là lý do những năm cũ hơn vẫn còn mở.

Các tiểu bang tự đặt thời hạn riêng. Tại California thường là 4 năm tính từ hạn nộp hoặc ngày nộp tờ khai (FTB); mỗi tiểu bang có quy tắc riêng cho những năm không có tờ khai. Vì vậy, phạm vi xem xét của bên mua không phải là một số năm cố định: nó bao gồm mọi năm liên bang không có tờ khai và mọi năm tiểu bang mà quy định của tiểu bang đó còn để mở.

Tờ khai chưa nộp và đăng ký tiểu bang bị bỏ sót: sửa trước khi ký hay khai báo?

Hãy nộp những gì có thể nộp trước khi ký, và khai báo những gì chưa thể. Tờ khai đã nộp bắt đầu tính thời hiệu ấn định thuế; tờ khai chưa nộp thì không bao giờ bắt đầu. Mọi C corporation đều nộp Form 1120 mỗi năm dù có thu nhập chịu thuế hay không (Hướng dẫn Form 1120). Tiền phạt nộp trễ là 5% mỗi tháng trên số thuế chưa nộp, nên năm thua lỗ thường tốn rất ít khi nộp trễ. Thứ tự công việc nằm trong bổ sung các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Đăng ký tại tiểu bang mất nhiều thời gian hơn. Việc đăng ký, nộp bù tờ khai hoặc xin vào chương trình tự nguyện khai báo của tiểu bang có thể mất nhiều tháng, nên hãy bắt đầu trước khi ký và liệt kê trong hợp đồng mua bán những việc còn đang làm. Các bước đăng ký nằm trong đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác, và thuế tối thiểu của California nằm trong thuế tối thiểu California.

Nhà sáng lập không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ và sở hữu từ 25% trở lên có thể đã bỏ sót Form 5472: xem hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót và tiền phạt.

Nếu chúng tôi chưa bao giờ thu thuế bán hàng trên phần mềm thì sao?

Bên bán lẽ ra phải thu thuế bán hàng thường tự phải nộp khoản đó, cộng tiền phạt và tiền lãi, và bên mua sẽ ước tính số tiền này theo từng tiểu bang. Mỗi tiểu bang đánh thuế phần mềm và SaaS khác nhau: xem thuế bán hàng trên SaaS và phần mềm.

Khi bán cổ phần hoặc sáp nhập, trách nhiệm vẫn thuộc về công ty mà bên mua thâu tóm. Khi bán tài sản, trách nhiệm thường vẫn thuộc về bên bán, nhưng một số tiểu bang cũng bắt bên mua chịu trách nhiệm. Ví dụ, California cho biết bên mua có thể phải chịu trách nhiệm về các khoản thuế chưa nộp của bên bán, trừ khi có giấy chứng nhận hoàn tất thuế (tax clearance certificate) (CDTFA Publication 74). Việc tự nguyện khai báo, lập hóa đơn cho khách hàng sau đó và thời hạn truy thu nằm trong bổ sung thuế bán hàng chưa thu.

Bên mua lo ngại những vấn đề nào về thuế lương và nhà thầu?

Bên mua lo nhất là thuế lương đã khấu trừ mà chưa nộp: công ty vẫn nợ khoản này sau khi bán, và những người chịu trách nhiệm có thể phải nợ cá nhân. IRS có thể phạt 100% số thuế đã khấu trừ chưa nộp đối với mỗi người chịu trách nhiệm đã cố ý không nộp (26 U.S.C. 6672). Nộp trễ bị phạt 2% đến 15% của khoản nộp. Bên mua cũng kiểm tra các tài khoản khấu trừ thuế và thuế thất nghiệp của tiểu bang ở mọi tiểu bang có nhân viên làm việc, và những người lao động được trả như nhà thầu nhưng có thể là nhân viên.

Cách bổ sung nằm trong chậm nộp thuế lương và nhà thầu có thể là nhân viên. Tài khoản tiểu bang nằm trong nhân viên ở tiểu bang khác.

Bên mua có kiểm tra các đợt cấp quyền chọn mua cổ phiếu, ngày định giá 409A và Form 3921 không?

Có. Bên mua so sánh ngày cấp và giá thực hiện của từng quyền chọn với báo cáo 409A có hiệu lực vào ngày đó. Quyền chọn không đủ điều kiện (nonqualified) chỉ nằm ngoài section 409A nếu giá thực hiện không bao giờ có thể thấp hơn giá trị thị trường hợp lý của cổ phiếu vào ngày cấp (26 CFR 1.409A-1(b)(5)). Bản thẩm định độc lập chỉ được coi là hợp lý nếu việc cấp nằm trong vòng 12 tháng kể từ ngày định giá, và không áp dụng khi thông tin phát sinh sau đó có thể làm thay đổi đáng kể giá trị.

Quyền chọn cấp với giá thấp hơn giá trị thị trường hợp lý là thù lao hoãn chi. Nếu không đạt section 409A, người giữ quyền chọn phải đưa khoản hoãn chi vào thu nhập khi quyền được xác lập, cộng thêm 20% thuế bổ sung và tiền lãi (26 U.S.C. 409A(a)(1)), còn công ty phải điều chỉnh việc báo cáo tiền lương và khấu trừ thuế. Quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích có giá thấp hơn giá trị thị trường hợp lý không còn là quyền chọn khuyến khích, trừ khi mức giá đó là nỗ lực thiện chí để định giá theo giá trị thị trường hợp lý (26 U.S.C. 422(b)(4), (c)(1)).

Form 3921 phải nộp cho mỗi lần thực hiện quyền chọn mua cổ phiếu khuyến khích (Hướng dẫn Form 3921). Bỏ sót biểu mẫu thường bị phạt từ $60 đến $340 cho bản gửi IRS và một lần nữa cho bản gửi nhân viên. Bên mua cũng yêu cầu lựa chọn 83(b) của từng nhà sáng lập; công ty nên giữ một bản sao.

Tiền thưởng khi thay đổi quyền kiểm soát có kích hoạt quy định golden parachute không?

Có thể. Các khoản chi trả phụ thuộc vào việc bán công ty cho một người làm việc cho công ty và là cán bộ điều hành, cổ đông sở hữu hơn 1% giá trị cổ phiếu, hoặc người có thu nhập cao là khoản chi trả parachute nếu tổng cộng từ 3 lần mức cơ sở (base amount) của người đó trở lên (26 U.S.C. 280G(b)(2)). Mức cơ sở là thu nhập chịu thuế trung bình hằng năm của người đó từ công ty trong 5 năm gần nhất trước khi bán, hoặc số năm đã làm việc nếu ít hơn. Tiền thưởng, tiền thôi việc và việc đẩy nhanh quyền sở hữu đều được tính. Thỏa thuận ký hoặc thay đổi trong vòng 1 năm trước khi bán được coi là phụ thuộc vào thương vụ.

Khi đã vượt ngưỡng, mọi khoản trên 1 lần mức cơ sở là khoản chi trả parachute vượt mức (excess parachute payment). Công ty không được khấu trừ khoản này (280G(a)), và người nhận phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt 20% trên khoản đó, được khấu trừ khi đó là tiền lương (26 U.S.C. 4999).

Công ty tư nhân có hai cách để tránh (26 CFR 1.280G-1, Q&A-6 và Q&A-7):

• Small business corporation: công ty có thể là S corporation, bỏ qua quy tắc cấm cổ đông không cư trú, thì được miễn. Điều kiện là không quá 100 cổ đông, tất cả là cá nhân, di sản, một số quỹ tín thác hoặc một số tổ chức được miễn thuế, và chỉ có một loại cổ phần (26 U.S.C. 1361(b)). Có cổ phần ưu đãi hoặc cổ đông là một quỹ thì không đủ điều kiện.
• Bỏ phiếu của cổ đông: nếu không có cổ phần nào giao dịch được dễ dàng, các cổ đông nắm hơn 75% quyền biểu quyết ngay trước khi bán phải chấp thuận các khoản chi trả, sau khi công bố đầy đủ cho mọi cổ đông có quyền biểu quyết. Cổ phần do chính những người được trả nắm giữ không được tính. Cuộc bỏ phiếu phải quyết định khoản chi trả có được thực hiện hay không, nên trước đó mỗi người từ bỏ phần mà cuộc bỏ phiếu không chấp thuận, và bản thân thương vụ không được phụ thuộc vào kết quả bỏ phiếu.

Cuộc bỏ phiếu phải diễn ra trước khi hoàn tất thương vụ. Luật sư của công ty tổ chức việc này; công việc thuế là tính mức cơ sở và khoản chi trả làm nền cho bản công bố.

Bên mua có nhận được các khoản lỗ của chúng tôi không, và nghiên cứu section 382 là gì?

Khi bán cổ phần hoặc sáp nhập, các khoản lỗ vẫn thuộc về công ty, nhưng bản thân thương vụ bán thường là một lần thay đổi quyền sở hữu và giới hạn chúng. Thay đổi quyền sở hữu xảy ra khi các cổ đông sở hữu từ 5% trở lên tăng phần sở hữu của họ thêm hơn 50 điểm phần trăm trong vòng 3 năm (26 U.S.C. 382). Sau đó, số lỗ được dùng mỗi năm bị giới hạn bằng giá trị công ty ngay trước khi thay đổi nhân với lãi suất miễn thuế dài hạn. Nếu bên mua không tiếp tục hoạt động kinh doanh trong 2 năm, mức giới hạn bằng không (382(c)).

Nghiên cứu section 382 lần theo quyền sở hữu qua từng vòng gọi vốn để xem một lần thay đổi trước đó đã giới hạn các khoản lỗ chưa. Bên mua định giá các khoản lỗ theo phần mà mức giới hạn trước đó (nếu có) còn cho phép. Khi bán tài sản, các khoản lỗ vẫn ở lại công ty bán, và công ty có thể dùng chúng để bù vào khoản lãi từ thương vụ. Nghiên cứu này, mức giới hạn hằng năm và quy định của tiểu bang nằm trong lỗ hoạt động ròng của startup.

Bán cổ phần, sáp nhập hay bán tài sản: thuế của chính công ty thay đổi thế nào?

Khi bán cổ phần, hoặc sáp nhập mà công ty còn tồn tại, công ty không nộp thuế trên thương vụ; các cổ đông nộp. Khi bán tài sản, công ty nộp thuế trên khoản lãi của mình, và các cổ đông nộp thuế lần nữa khi công ty phân phối tiền.

Bên mua có thể làm thay đổi kết quả của việc bán cổ phần. Bên mua là công ty mua từ 80% cổ phiếu trở lên trong vòng 12 tháng có thể chọn theo section 338(g) để coi như công ty bán toàn bộ tài sản theo giá trị thị trường hợp lý vào cuối ngày hoàn tất, nên công ty bị đánh thuế trên khoản lãi đó. Bên mua nộp Form 8023 chậm nhất vào ngày 15 của tháng thứ 9 tính từ sau tháng của ngày mua lại (acquisition date) (26 U.S.C. 338; Hướng dẫn Form 8023).

Tài sản mà công ty phân phối thay vì bán bị đánh thuế công ty như thể đã bán theo giá trị thị trường hợp lý (26 U.S.C. 336). Nếu công ty chi hết tiền cho các cổ đông mà vẫn còn nợ thuế thu nhập, IRS có thể thu khoản đó từ họ với tư cách người nhận chuyển giao, đến một năm sau khi thời hạn ấn định thuế của chính công ty kết thúc (26 U.S.C. 6901).

Khi một cổ đông bán là người nước ngoài, bên mua phải khấu trừ 15% số tiền trả cho cổ phiếu của cổ đông đó, trừ khi công ty xác nhận, với trách nhiệm trước pháp luật về khai man, rằng cổ phiếu của mình không phải là quyền lợi bất động sản tại Hoa Kỳ. Công ty nắm ít bất động sản tại Hoa Kỳ trong 5 năm gần nhất thường có thể đưa ra xác nhận này (IRS: các trường hợp ngoại lệ đối với khấu trừ thuế FIRPTA). Với doanh nghiệp do chủ sở hữu điều hành phải chọn giữa hai hình thức, xem bán doanh nghiệp của bạn. Thuế của từng người giữ cổ phần trên tiền mặt và cổ phiếu của bên mua nằm trong thuế khi startup của bạn bị mua lại, và QSBS khi bán nằm trong QSBS cho nhà sáng lập và nhân viên giai đoạn đầu.

Các phát hiện về thuế trở thành tiền ký quỹ, tiền giữ lại và bảo đảm bồi thường như thế nào?

Phát hiện nào chưa được sửa trước khi ký sẽ trở thành điều khoản của thương vụ. Hợp đồng mua bán có thể giảm giá, giữ lại một phần giá trong tiền ký quỹ (escrow) hoặc tiền giữ lại cho đến khi vấn đề được giải quyết, hoặc yêu cầu bên bán hoàn trả cho bên mua khoản thuế từ trước khi hoàn tất. Số tiền và thời hạn do hai bên thương lượng; con số thường dựa vào thuế ước tính, tiền phạt và tiền lãi, và vào thời gian năm đó còn mở.

Vì vậy việc nộp tờ khai trước khi ký rất quan trọng: tờ khai đã nộp bắt đầu đồng hồ 3 năm, nên khoản ký quỹ gắn với nó có ngày kết thúc; năm chưa nộp thì không bao giờ đóng lại. Cách bên bán chịu thuế trên tiền ký quỹ được giải ngân sau này nằm trong khoản ký quỹ và tiền giữ lại; earnout nằm trong khoản thanh toán earnout.

Sau khi hoàn tất thương vụ, công ty phải nộp những tờ khai nào, và ai nộp?

Công ty vẫn nộp tờ khai cho phần năm trước ngày hoàn tất; hợp đồng mua bán quy định ai lập các tờ khai đó và ai nộp thuế. Sau khi bán cổ phần, bên mua kiểm soát công ty nên bên mua nộp.

• Bên mua nộp tờ khai hợp nhất: năm thuế của công ty kết thúc vào cuối ngày hoàn tất (26 CFR 1.1502-76(b)). Công ty nộp Form 1120 cho năm ngắn, tức phần trước ngày hoàn tất, thường muộn nhất là hạn nộp tờ khai hợp nhất của nhóm bên mua, kể cả gia hạn (1.1502-76(c)). Phần còn lại của năm ghi trên tờ khai hợp nhất của bên mua.
• Bên mua không nộp tờ khai hợp nhất, chẳng hạn bên mua nước ngoài: năm thuế của công ty không kết thúc khi hoàn tất, và một Form 1120 bao gồm cả năm.
• Bán tài sản: công ty bán khai khoản lãi và đính kèm Form 8594 vào Form 1120 của năm bán. Nếu sau đó công ty giải thể, tờ khai cuối cùng và các hồ sơ đóng cửa nằm trong đóng cửa công ty.

Tờ khai tiểu bang, Form 941 và Form W-2, cùng Form 3921 cho quyền chọn được thực hiện khi hoàn tất, vẫn phải nộp cho năm đó. Thuế tiêu thụ đặc biệt trên khoản chi trả parachute được khấu trừ qua bảng lương.

Ví dụ

Số liệu minh họa, tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Bán cổ phần $40 triệu, có nhân viên ở California mà không nộp hồ sơ ở California

Một startup Delaware điều hành từ New York có bốn kỹ sư ở California suốt ba năm và chưa từng đăng ký hay nộp hồ sơ tại đó. Bên mua coi các năm đó là năm còn mở và giữ lại $300.000 giá bán trong tiền ký quỹ cho đến khi công ty đăng ký tại California, nộp các tờ khai bù và nộp số thuế mà chúng cho thấy.

Bán tài sản $5 triệu, có $8 triệu lỗ

Một công ty bán tài sản với giá $5.000.000; giá gốc tính thuế của chúng là $500.000, nên lãi là $4.500.000. Công ty không có thu nhập hay khoản khấu trừ nào khác trong năm đó, và bỏ qua thuế tiểu bang. $8.000.000 lỗ của công ty phát sinh sau năm 2017, nên chỉ bù được tối đa 80% thu nhập chịu thuế: $3.600.000. Thu nhập chịu thuế là $900.000, và thuế 21% là khoảng $189.000. $4.400.000 lỗ còn lại vẫn ở công ty và mất đi khi công ty thanh lý; sau đó các cổ đông bị đánh thuế trên số tiền công ty phân phối.

Khoản tiền thưởng $1,5 triệu khi thay đổi quyền kiểm soát

Mức cơ sở của một cán bộ điều hành là $300.000, và công ty có cổ phần ưu đãi, nên ngoại lệ doanh nghiệp nhỏ không áp dụng. Ba lần mức cơ sở là $900.000, nên khoản thưởng bán công ty $1.500.000 là khoản chi trả parachute. Khoản chi trả parachute vượt mức là $1.500.000 − $300.000 = $1.200.000.

• Không có cuộc bỏ phiếu: công ty không được khấu trừ $1.200.000, và cán bộ điều hành phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt 20% là $240.000, khấu trừ từ khoản thưởng, ngoài thuế thu nhập.
• Có cuộc bỏ phiếu: cán bộ điều hành trước hết từ bỏ khoản thưởng trừ khi các cổ đông chấp thuận. Các cổ đông nắm hơn 75% cổ phần có quyền biểu quyết, không tính cổ phần của cán bộ này, chấp thuận trước khi hoàn tất sau khi công bố đầy đủ. Khi đó khoản thưởng không phải là khoản chi trả parachute.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn muốn biết thuế của chính mình trên tiền mặt và cổ phiếu của bên mua: thuế khi startup của bạn bị mua lại.
• Một phần giá bán nằm trong tiền ký quỹ hoặc tiền giữ lại: khoản ký quỹ và tiền giữ lại.
• Một phần giá bán là earnout: khoản thanh toán earnout sau khi bán startup.
• Chưa từng thu thuế bán hàng ở các tiểu bang đánh thuế phần mềm: bổ sung thuế bán hàng chưa thu.
• Đã bỏ sót các khoản nộp thuế lương hoặc Form 941: chậm nộp thuế lương.
• Một số nhà thầu có thể là nhân viên: nhà thầu có thể là nhân viên.
• Có nhà sáng lập nước ngoài và chưa nộp Form 5472: hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ sót và tiền phạt.
• Bên mua hỏi các khoản lỗ có giá trị bao nhiêu: lỗ hoạt động ròng của startup.
• Các cổ đông muốn áp dụng QSBS cho thương vụ bán: QSBS cho nhà sáng lập và nhân viên giai đoạn đầu.
• Bạn đang gọi vốn, không phải bán công ty: chỉnh đốn hồ sơ thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.
• Công ty bán tài sản và trả tiền lại cho nhà đầu tư: trả lại tiền cho nhà đầu tư khi startup đóng cửa.
• Có nhiều phát hiện, các năm bị bỏ sót hoặc bán tài sản với ngày hoàn tất gấp: dịch vụ thuế công ty.