Bù thuế bán hàng đáng lẽ đã thu: cách xử lý từng bước

Điều gì xảy ra nếu tôi không thu thuế bán hàng mà đáng lẽ phải thu?

Người bán có nghĩa vụ thu thuế vẫn có thể phải nộp cho tiểu bang khoản thuế trên các giao dịch chịu thuế, dù hóa đơn không tính thuế cho khách. Các kỳ nộp trễ cũng có thể bị phạt và tính lãi. Texas cho biết người bán chịu trách nhiệm về đúng số thuế; mỗi tiểu bang áp dụng quy định riêng.

Hãy làm theo từng tiểu bang. Xác định thời điểm bắt đầu phải thu thuế, tách doanh số bán trực tiếp chịu thuế khỏi doanh số trên sàn thương mại và phần thuế đã thu, rồi kiểm tra điều kiện tự nguyện khai báo trước khi tiết lộ danh tính doanh nghiệp, đăng ký hoặc nộp các tờ khai bù. Làm theo trình tự của tiểu bang đó để xử lý thuế các kỳ trước và các giao dịch hiện tại. Hãy dùng hướng dẫn đã công bố hoặc gửi câu hỏi ẩn danh nếu có (Texas; California). Về câu hỏi ngày bắt đầu, xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Ai trả khoản thuế tôi chưa thu: tôi hay khách hàng?

Người bán có thể phải nộp cho tiểu bang dù không thể đòi lại khoản thuế từ khách. Tại Texas, người bán phải thu và nộp đúng số thuế, còn người mua không bị tính thuế có thể phải nộp thuế sử dụng riêng (thu thuế bán hàng ở Texas; thuế sử dụng ở Texas). Việc người mua có thể phải nộp thuế sử dụng không phải là lý do an toàn để bỏ ngỏ các kỳ người bán đã bỏ sót.

Việc người bán có thể xin hoàn lại tiền cho một giao dịch cũ hay không tùy thuộc vào quy định của tiểu bang và điều khoản bán hàng. Hãy giữ hóa đơn gốc và hồ sơ thanh toán; đừng coi khoản chưa tính cho khách là thuế đã thu.

Tiểu bang có thể truy thu ngược lại bao xa?

Không có thời hạn truy thu chung cho cả nước. Tờ khai chưa nộp có thể khiến các kỳ cũ hơn vẫn còn mở: New York cho biết thời hạn ấn định thuế thông thường không áp dụng cho kỳ không có tờ khai. Thỏa thuận tự nguyện khai báo có thể giới hạn các kỳ phải nộp. Ví dụ, chương trình thuế sử dụng dành cho người bán ngoài tiểu bang đủ điều kiện của California giới hạn việc ấn định thuế trong ba năm, so với mức tám năm áp dụng cho chương trình đó nếu không tham gia (California CDTFA). Đây không phải là thời hạn của các tiểu bang hoặc loại thuế khác.

Đừng ước tính mức phải nộp bằng cách đếm ngược một số năm giả định. Hãy lập lịch sử doanh số từ ngày đầu tiên có thể phải thu thuế, rồi đối chiếu với quy định ấn định thuế của tiểu bang và mọi đề nghị bằng văn bản về khai báo tự nguyện. Multistate Tax Commission cho biết mỗi tiểu bang tự đặt thời hạn truy thu và phương pháp của mình.

Thỏa thuận tự nguyện khai báo (VDA) về thuế bán hàng là gì, và tôi có đủ điều kiện không?

Thỏa thuận tự nguyện khai báo, hay VDA, là một thỏa thuận bằng văn bản để khai và nộp thuế các kỳ trước, đăng ký nếu bắt buộc và tuân thủ từ nay về sau. Đổi lại, tiểu bang có thể giới hạn các kỳ cũ và miễn một số khoản phạt. Tiền lãi thường vẫn phải nộp, trừ khi tiểu bang miễn rõ ràng (Multistate Tax Commission).

Điều kiện tùy theo tiểu bang, loại thuế, việc đã bị liên hệ trước đó hay chưa và lịch sử nộp tờ khai của bạn. Texas nhìn chung yêu cầu Comptroller chưa liên hệ với doanh nghiệp về khoản thuế đó hoặc chưa thông báo kiểm tra thuế (chương trình của Texas). Chương trình thuế sử dụng của California yêu cầu người bán ngoài tiểu bang chưa từng đăng ký với CDTFA. Chương trình này loại trừ các trường hợp thuế bán hàng của California và bất kỳ ai đang hoặc từng có giấy phép người bán; việc không tuân thủ phải do có lý do chính đáng, không phải do bất cẩn hay cố ý trốn thuế (chương trình của California). New York loại trừ, cùng với các trường hợp khác, người nộp thuế đã bị kiểm tra thuế về đúng khoản thuế và các kỳ được khai báo hoặc đã nhận thông báo đòi khoản thuế quá hạn (chương trình của New York).

Nên đăng ký trước hay nộp đơn tự nguyện khai báo trước?

Hãy kiểm tra trình tự của tiểu bang trước khi đăng ký, nộp tiền hoặc nộp tờ khai cũ. Việc đã đăng ký hoặc đã bị liên hệ trước đó có thể khiến bạn không còn đủ điều kiện dùng VDA, nhưng chương trình dành cho người bán ngoài tiểu bang của California yêu cầu cụ thể là đăng ký tự nguyện mới, rồi nộp Form CDTFA-38 có chữ ký trong vòng 30 ngày. Biểu mẫu này cũng có phần đề nghị miễn phạt. New York yêu cầu người nộp đơn chờ thư chấp thuận và thỏa thuận trước khi nộp các tờ khai thuộc phạm vi đơn (New York Tax Department).

Nếu tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của California cũng có thể bị thiếu, hãy kiểm tra chương trình riêng của Franchise Tax Board trước khi đăng ký với Secretary of State (văn phòng đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang). Việc đăng ký đó làm mất điều kiện tham gia chương trình tự nguyện khai báo của FTB; đây là việc riêng, không phải đăng ký với CDTFA.

Với đơn nộp cho nhiều tiểu bang, Multistate Tax Commission coi tờ khai, khoản thanh toán hoặc yêu cầu cung cấp thông tin trước đây của tiểu bang về loại thuế đó là đã có liên hệ trước. Quy trình của họ yêu cầu có thỏa thuận trước khi đăng ký bắt buộc và nộp các tờ khai bù. Hãy kiểm tra chương trình của từng tiểu bang trước khi thực hiện bất kỳ bước nào làm lộ danh tính doanh nghiệp.

Tôi có thể nộp đơn mà không nêu tên doanh nghiệp không?

Đôi khi có thể. Texas cho phép đại diện của công ty gửi yêu cầu VDA truyền thống ban đầu mà không nêu tên doanh nghiệp; tên sẽ được tiết lộ sau khi được chấp thuận sơ bộ và gửi lại thỏa thuận đã ký. Sau khi hai bên cùng ký, dữ liệu thuế và khoản thanh toán phải nộp trong vòng 60 ngày theo thỏa thuận (Texas Comptroller). California cung cấp ý kiến bằng văn bản ẩn danh về việc các dữ kiện nêu ra có vẻ đủ điều kiện hay không; đây không phải là đơn đăng ký (California CDTFA).

Qua Multistate Tax Commission, tiểu bang chỉ thấy số hồ sơ cho đến khi thỏa thuận được ký. Tuy vậy, Commission vẫn yêu cầu thông tin liên lạc của người nộp đơn. Chương trình trực tuyến của New York có quy trình riêng; đừng cho rằng tiểu bang nào cũng nhận đơn ẩn danh.

Thời hạn truy thu là gì, và tiền phạt cùng tiền lãi có được miễn không?

Thời hạn truy thu là những kỳ khai mà thỏa thuận yêu cầu bạn khai và nộp thuế, kể cả kỳ hiện tại nếu có yêu cầu. Mức miễn giảm được ghi trong thỏa thuận của tiểu bang; đây không phải là xóa toàn bộ thuế, tiền phạt hay tiền lãi chưa nộp (Multistate Tax Commission).

Tôi nợ thuế ở nhiều tiểu bang: có một đơn chung cho tất cả không?

Multistate Tax Commission cung cấp một đơn phối hợp cho các tiểu bang tham gia, nhưng mỗi tiểu bang tự quyết định thỏa thuận và điều khoản của mình. Commission không xử lý các tiểu bang ngoài chương trình, và người bán vẫn phải tự hoàn tất đăng ký ở từng tiểu bang. Commission sẽ không xử lý đơn của một tiểu bang nếu ước tính thiện chí về thời hạn truy thu của tiểu bang đó thấp hơn $500 (chương trình đa tiểu bang; câu hỏi thường gặp của chương trình). Khi đánh giá đề nghị của một tiểu bang, hãy tính mọi loại thuế liên quan; VDA thuế bán hàng không tự động giải quyết nghĩa vụ thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh.

Đăng ký Streamlined Sales Tax thì khác. Hiện chỉ Tennessee có ân xá qua hệ thống này. Điều khoản yêu cầu đăng ký qua hệ thống, thu hoặc nộp thuế tại các tiểu bang thành viên đầy đủ có liên quan, và tiếp tục tuân thủ ít nhất 36 tháng; thuế đã thu không thuộc diện này. Đây không phải là VDA áp dụng cho cả nước.

Tôi nhận được bảng câu hỏi về nexus: phải làm gì?

Hãy đọc thông báo cho từng loại thuế liên quan và hạn trả lời. Tập hợp các thông tin được yêu cầu như ngày hoạt động, địa điểm, giấy phép, hồ sơ doanh số và thông tin sở hữu, rồi trả lời các câu hỏi về dữ kiện dựa trên hồ sơ đó và đúng hạn. Ví dụ, Form AP-114 của Texas là bảng câu hỏi về nexus đối với thuế đặc quyền kinh doanh; bảng này cũng hỏi về giấy phép và quyền sở hữu. Một yêu cầu như vậy có thể chấm dứt điều kiện VDA đối với loại thuế liên quan (Multistate Tax Commission); các loại thuế hoặc tiểu bang khác có thể vẫn đủ điều kiện. Nếu bảng câu hỏi liên quan đến nhiều loại thuế hoặc một cuộc kiểm tra thuế, hãy mang thông báo và hồ sơ đến buổi rà soát sổ sách trước khi trả lời.

Doanh số trên sàn thương mại có làm thay đổi số thuế tôi phải nộp không?

Có. Hãy tách các giao dịch mà sàn thương mại đã thu và nộp thuế khỏi doanh số bán trực tiếp của bạn, nhưng giữ cả hai trong lịch sử doanh số. Texas cho biết các nhà cung cấp sàn thương mại được chứng nhận nộp thuế trên các giao dịch được sàn hỗ trợ, còn người bán phải xử lý các giao dịch chịu thuế ngoài sàn. Texas cũng tính doanh số trên sàn khi xác định ngưỡng người bán từ xa (câu hỏi thường gặp về sàn thương mại của Texas).

Hãy giữ giấy chứng nhận thu thuế của sàn thương mại và các báo cáo doanh số. Đừng cho rằng việc sàn thu thuế sẽ xóa nghĩa vụ đăng ký, báo cáo hoặc các nghĩa vụ thuế tiểu bang khác. Ví dụ, Texas cho biết hàng tồn kho trong kho của sàn thương mại có thể tạo ra trách nhiệm về thuế đặc quyền kinh doanh đối với một pháp nhân chịu thuế (câu hỏi thường gặp về sàn thương mại của Texas). Nếu doanh nghiệp Canada của bạn để hàng tồn kho trong các kho ở Hoa Kỳ, xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ.

Hãy kiểm tra quy định khai tờ khai bù của từng tiểu bang. Texas đưa doanh số trên sàn được chứng nhận vào tổng doanh số tại Texas nhưng loại khỏi doanh số chịu thuế (câu hỏi thường gặp về sàn thương mại của Texas).

Nếu tôi đã thu thuế nhưng chưa nộp thì sao?

Hãy coi thuế đã thu nhưng chưa nộp là một khoản riêng và cấp bách. Texas không giới hạn thời gian truy thu VDA cho khoản này và không miễn tiền lãi (Texas Comptroller). New York có quy định giới hạn truy thu riêng cho thuế ủy thác đã thu, và tờ khai đã nộp mà chưa nộp đủ tiền thì không đủ điều kiện tham gia VDA của họ (giới hạn truy thu của New York; chương trình của New York).

Hãy đối chiếu số thuế ghi trên từng hóa đơn của khách với các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, tờ khai và các khoản nộp cho tiểu bang. Đừng trộn khoản này với ước tính về thuế chưa từng tính cho khách. Nếu có thông báo, nhiều tiểu bang hoặc thuế đã thu, hãy làm buổi rà soát sổ sách trước khi nộp hồ sơ hoặc thương lượng.

Tôi cần những hồ sơ nào để tính ra số tiền?

Hãy bắt đầu bằng bảng xuất từng giao dịch, cho thấy ngày bán, địa điểm giao hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, số tiền tính, thuế đã tính, hoàn tiền và kênh bán hàng. Nhóm theo tiểu bang và kỳ khai, rồi đánh dấu các giao dịch miễn thuế và doanh số trên sàn có hồ sơ chứng minh. Texas yêu cầu lưu hồ sơ tổng doanh thu cùng chứng từ cho các khoản khấu trừ và loại trừ; nếu không có hồ sơ, tiểu bang có thể ước tính số thuế phải nộp (câu hỏi thường gặp về lưu giữ hồ sơ của Texas).

• Hóa đơn, bảng xuất đơn hàng, địa chỉ giao hàng, hoàn tiền và hồ sơ thanh toán.
• Báo cáo doanh số của sàn thương mại và bằng chứng cho thấy sàn đã đảm nhận việc thu thuế.
• Giấy chứng nhận bán lại và giấy chứng nhận miễn thuế cho các giao dịch được coi là không chịu thuế. Texas cảnh báo rằng giao dịch thiếu bằng chứng cần thiết sẽ bị coi là chịu thuế khi kiểm tra.
• Các lần đăng ký, tờ khai, khoản thanh toán, thư từ về VDA, bảng câu hỏi và thư kiểm tra thuế trước đây.
• Dòng thời gian về văn phòng, nhân viên, nhà thầu, hàng tồn kho và hoạt động bán hàng ở từng tiểu bang, phục vụ việc rà soát nexus.

Khi rà soát ngưỡng doanh số của California, hãy thu thập cả doanh số tại California của các bên liên quan: quy định của tiểu bang này cộng dồn các khoản đó với doanh số của chính nhà bán lẻ (California CDTFA).

Nếu hồ sơ gốc chưa cho ra doanh số theo tiểu bang và kỳ khai, xem hoàn thiện sổ sách quá hạn.

Ví dụ

Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ; thuế suất và ngày tháng là giả định, không phải quy định của tiểu bang.

Một người bán phát hiện có $100.000 doanh số bán trực tiếp chịu thuế cho một tiểu bang trong một kỳ bị bỏ sót. Không hóa đơn nào tính thuế bán hàng hoặc ghi thuế đã nằm trong giá. Với thuế suất gộp minh họa là 8%, số thuế chưa thu là $8.000. Cũng người bán này có $40.000 doanh số trên sàn thương mại, và sàn cho biết đã thu và nộp thuế. Hãy giữ các giao dịch đó trong phần rà soát hồ sơ; việc chúng có được tính vào ngưỡng thu thuế của người bán hay không tùy theo tiểu bang (xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng). Người bán không cộng thêm $3.200 vào ước tính thuế chưa nộp chỉ vì các giao dịch đó đã xảy ra.

Người bán kiểm tra ngày bắt đầu thu thuế của tiểu bang, thuế suất địa phương, các khoản miễn thuế, bằng chứng của sàn thương mại và điều khoản VDA trước khi nộp hồ sơ. Mọi khoản phạt hoặc tiền lãi đều tách biệt với con số $8.000 minh họa.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn chưa chắc nghĩa vụ thu thuế bắt đầu từ khi nào: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Doanh nghiệp của bạn ở ngoài Hoa Kỳ: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng Hoa Kỳ.
• Doanh nghiệp Canada có hàng tồn kho trong kho ở Hoa Kỳ: xem người bán Canada có hàng tồn kho tại Hoa Kỳ.
• Hồ sơ doanh số của bạn chưa đầy đủ: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Tờ khai thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang cũng có thể bị thiếu: xem bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Bạn cũng bỏ lỡ việc đăng ký GST/HST của Canada: xem khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Có nhiều tiểu bang, bảng câu hỏi, thông báo kiểm tra thuế hoặc thuế đã thu nhưng chưa nộp: hãy chuẩn bị lịch sử doanh số và các thông báo cho buổi rà soát sổ sách.