Tuân thủ thuế bán hàng: dùng phần mềm, thuê ngoài hay tự làm?

Tôi nên tự làm thuế bán hàng, dùng phần mềm, hay giao cho chuyên gia?

Hãy chọn cách thiết lập phù hợp với số tiểu bang bạn phải khai, mức độ rõ ràng về việc sản phẩm có chịu thuế hay không, và ai là người đối chiếu từng tờ khai với sổ sách. Phần mềm có thể tính thuế khi thanh toán. Nó không quyết định bạn nợ thuế ở đâu hay tờ khai có khớp với sổ sách không, và một sản phẩm thiết lập theo quy tắc sai có thể khiến bạn phải nộp bù thuế hoặc hoàn tiền cho nhà cung cấp của mình.

Tự làm có thể không còn hiệu quả khi danh sách tờ khai vượt quá mức một người có thể đối chiếu mỗi tháng, hoặc khi có thư của tiểu bang mà không ai trả lời được. Chi phí thuê người hỗ trợ phụ thuộc vào số tờ khai bạn nộp mỗi năm (số tiểu bang nhân với tần suất mỗi tiểu bang yêu cầu), số lần đăng ký còn phải làm, và lượng dữ liệu bán hàng cần dọn dẹp trước.

Trường hợp không còn đơn giản khi bạn đã hoặc sắp đăng ký tại nhiều tiểu bang, việc một sản phẩm có chịu thuế hay không chưa rõ (gói phần mềm đăng ký là trường hợp phổ biến), có tờ khai bị bỏ qua, hoặc một tờ khai không khớp với sổ sách. Hãy bắt đầu với danh sách giấy phép, doanh số theo tiểu bang và theo tháng, cùng các tờ khai gần nhất; danh sách đầy đủ nằm ở cuối trang.

Phần mềm tuân thủ thuế bán hàng có thể tính và khai những gì?

Tuân thủ thuế bán hàng gồm sáu việc: đăng ký, xác định sản phẩm có chịu thuế hay không, tính thuế, khai và nộp thuế, đối chiếu với sổ sách, và trả lời thông báo. Nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận đảm nhận phần lớn các việc này tại các tiểu bang thành viên Streamlined, còn phần mềm chỉ tính thuế thì đảm nhận việc tính thuế. Phần còn lại vẫn do con người làm.

Việc khai thuế bán hàng có thể tự động hoàn toàn không?

Một phần. Việc tính thuế có thể tự động hóa, và tại các tiểu bang thành viên Streamlined, nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận có thể khai và nộp thuế. Ngoài các tiểu bang đó, tờ khai được nộp trên hệ thống riêng của từng tiểu bang, do bạn hoặc người bạn ủy quyền theo cách của tiểu bang đó. Các công cụ khác nhau về tiểu bang mà chúng khai thuế và những gì chúng kiểm tra, nên hãy hỏi công cụ khai ở những tiểu bang nào, có khai tờ khai không phát sinh doanh thu (zero return) không, và ai được ghi tên trên mỗi tài khoản tiểu bang. Công cụ khai từ dữ liệu chưa đối chiếu sẽ khai đúng như dữ liệu được đưa vào.

Ba cái bẫy hay lặp lại:

• Khai từ doanh số chưa đối chiếu. Tờ khai lập từ dữ liệu bán hàng chưa được đối chiếu với đơn hàng, hoàn tiền và báo cáo của sàn thương mại có thể nộp đúng hạn mà vẫn sai, chẳng hạn khi một giao dịch bán qua sàn được tính cả trong tổng doanh số cửa hàng của bạn lẫn trong báo cáo thu thuế của sàn. Xem đối chiếu doanh số và khoản thanh toán.
• Đăng ký ở nơi không nợ thuế. Đăng ký bắt đầu nghĩa vụ khai thuế: người bán chịu trách nhiệm thu và nộp thuế kể từ ngày đăng ký, và việc đăng ký qua hệ thống Streamlined (hệ thống đăng ký chung do các tiểu bang thành viên vận hành) không xóa thuế của các lần bán trước đó trừ ở những tiểu bang có ân xá (đăng ký Streamlined). Hãy xác nhận tiêu chuẩn của tiểu bang đã được đáp ứng trước khi đăng ký.
• Bỏ qua tờ khai không phát sinh doanh thu. Tại các tiểu bang thành viên Streamlined, California và New York, tờ khai vẫn đến hạn dù không có doanh số (đăng ký Streamlined; California; New York). Công cụ được cài chỉ khai khi có thuế phải nộp có thể bỏ sót các tờ khai này. Về hạn nộp, tiền phạt và tờ khai bị bỏ sót, xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Dù chọn công cụ nào, việc gì vẫn cần có người làm?

Hầu hết các việc dưới đây vẫn do con người làm, kể cả khi công cụ đã tính thuế hoặc nộp tờ khai.

• Nơi bạn nợ thuế. Phải đăng ký tại mỗi tiểu bang nơi bạn đã đạt tiêu chuẩn nexus vật lý hoặc nexus kinh tế của tiểu bang đó (mối liên hệ như cửa hàng, nhân viên hoặc hàng hóa tại đó, hoặc doanh số vượt ngưỡng của tiểu bang) hoặc một yêu cầu khác (đăng ký Streamlined). Xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Sản phẩm có chịu thuế hay không. Nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận xác định điều này dựa trên cách mỗi sản phẩm được ánh xạ, và việc miễn trách nhiệm về dữ liệu của tiểu bang không bao gồm ánh xạ sai. Một gói, dịch vụ hay trọn bộ có chịu thuế tại một tiểu bang hay không là câu hỏi riêng; xem thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.
• Giấy chứng nhận miễn thuế. California nói với người hành nghề thuế rằng khách hàng nên giữ các tài liệu chứng minh những lần bán không chịu thuế (CDTFA). Xem giấy chứng nhận miễn thuế từ khách hàng.
• Thông báo và kiểm tra thuế ngoài phạm vi của nhà cung cấp. Tiểu bang thường liên hệ trực tiếp với bạn trừ khi nhà cung cấp được trả phí cho tài khoản của bạn, và nhà cung cấp vẫn có thể cần hồ sơ từ bạn (câu hỏi thường gặp về CSP). Xem kiểm tra thuế bán hàng.
• Các kỳ trước đây. Những lần bán chưa từng bị tính thuế cần kế hoạch riêng. Xem bù thuế bán hàng chưa thu.
• Sổ sách. Số dư nợ phải trả chênh lệch với tờ khai cần một người truy tìm nguyên nhân. Xem khoản thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai.

Nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận là gì, và người bán nào được dùng dịch vụ miễn phí?

Nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận (certified service provider, CSP) là đại diện được chứng nhận theo Streamlined Sales and Use Tax Agreement để thực hiện các chức năng thuế bán hàng và thuế sử dụng của người bán, trừ thuế trên các khoản mua của chính người bán. Các tiểu bang thành viên Streamlined trả phí cho nhà cung cấp thay cho những người bán đáp ứng các điều kiện bên dưới, nên những người bán đó không phải trả gì cho nhà cung cấp cho các dịch vụ được bao gồm (CSP là gì). Tiểu bang có thể cho hoặc không cho những người bán này giữ khoản chiết khấu thu thuế, nên hãy hỏi từng tiểu bang (câu hỏi thường gặp về CSP).

Để được dùng dịch vụ miễn phí tại một tiểu bang, người bán phải đăng ký cho tiểu bang đó qua Streamlined Sales Tax Registration System, ký hợp đồng với một nhà cung cấp, và đáp ứng tất cả các điều kiện sau trong 12 tháng trước khi đăng ký ở đó (dịch vụ miễn phí):

• không có địa điểm kinh doanh cố định tại tiểu bang quá 30 ngày;
• có dưới $50.000 tài sản và dưới $50.000 tiền lương tại tiểu bang;
• có dưới 25% tổng tài sản hoặc tổng tiền lương tại tiểu bang;
• không thu thuế của tiểu bang như một điều kiện để người bán hoặc công ty liên kết là nhà cung cấp cho tiểu bang đó.

Với các điều kiện này, tài sản là bất động sản và tài sản hữu hình mà người bán sở hữu hoặc thuê: tài sản sở hữu tính theo giá gốc ban đầu, tài sản thuê tính bằng tám lần tiền thuê ròng hằng năm, lấy trung bình giữa đầu và cuối 12 tháng. Tiền lương là tiền trả cho nhân viên, được gán cho một tiểu bang theo quy tắc về địa điểm trong hợp đồng (hợp đồng với nhà cung cấp).

Người bán từ xa chỉ phải thu thuế tại một tiểu bang vì vượt ngưỡng nexus kinh tế của tiểu bang đó thì đủ điều kiện tại đó. Người bán có quan hệ (theo Internal Revenue Code section 267(b) hoặc 707(b)) với một pháp nhân không đáp ứng các điều kiện này tại tiểu bang thì không đủ điều kiện nếu pháp nhân đó cung cấp dịch vụ thay mặt người bán, chẳng hạn giao sản phẩm, nhận tờ khai hoặc xử lý khiếu nại của khách hàng, hoặc nếu hai bên được cơ cấu hoặc cơ cấu lại vào hoặc sau ngày 21 tháng 6 năm 2018 để người bán nay đủ điều kiện. Quy định loại trừ này không áp dụng cho người bán đã đăng ký đúng qua hệ thống Streamlined với tư cách người bán được CSP trả phí trước ngày 1 tháng 9 năm 2020, trừ khi người bán đã cơ cấu hoặc cơ cấu lại kể từ ngày 21 tháng 6 năm 2018 (hợp đồng với nhà cung cấp). Trạng thái miễn phí chấm dứt tại một tiểu bang nếu người bán phải đăng ký ở đó và không còn đáp ứng đủ mọi điều kiện. Các điều kiện này xuất phát từ hợp đồng giữa Streamlined Governing Board và các nhà cung cấp, nên hãy xem trang Dịch vụ miễn phí để biết điều khoản đang áp dụng khi bạn đăng ký. Nhãn "người bán được trả phí" chỉ quyết định ai trả cho nhà cung cấp; nó không quyết định bạn có phải thu thuế hay không (câu hỏi thường gặp về CSP).

Nhà cung cấp có thể tính phí đối với các tiểu bang nơi bạn không đủ điều kiện, các tiểu bang nơi bạn đăng ký trực tiếp thay vì qua hệ thống Streamlined, các tiểu bang không phải thành viên Streamlined, các dịch vụ bổ sung như kế toán hoặc tư vấn, và việc xử lý các giao dịch không chịu thuế vượt 30% số giao dịch hằng năm của một tiểu bang. Trang đăng ký của Streamlined liệt kê các tiểu bang thành viên. California, New York và Texas không có trong danh sách đó, nên tờ khai của các tiểu bang này được nộp trực tiếp cho tiểu bang, do người bán hoặc chuyên gia của họ thực hiện.

Các tiểu bang thành viên Streamlined cũng chứng nhận phần mềm chỉ tính thuế. Người bán dùng phần mềm này vẫn tự khai và tự nộp thuế, và tiểu bang liên hệ trực tiếp với người bán khi kiểm tra (câu hỏi thường gặp về CSP).

Nếu phần mềm hoặc nhà cung cấp làm sai, ai nợ thuế?

Tùy công cụ. Với phần mềm chỉ tính thuế, người bán vẫn chịu trách nhiệm với tiểu bang về việc báo cáo và nộp thuế; nhà cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm với tiểu bang về khoản nộp thiếu do lỗi trong cách phần mềm hoạt động. Với nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận, nhà cung cấp chịu trách nhiệm với tiểu bang về thuế trên các giao dịch mà họ xử lý, trừ khi người bán khai sai về những gì mình bán hoặc gian lận. Ngoài hệ thống Streamlined, người bán đã đăng ký thường là người nợ thuế, trừ khi quy tắc miễn trách nhiệm của tiểu bang đó áp dụng.

Đạo luật của Washington, thực thi thỏa thuận Streamlined, nêu rõ điều này (RCW 82.58.080); hãy kiểm tra đạo luật của tiểu bang bạn. Có hai giới hạn: người bán vẫn có thể bị kiểm tra thuế về các giao dịch nhà cung cấp không xử lý, và vẫn nợ khoản thuế chưa gửi cho nhà cung cấp vào hạn nộp tờ khai (hợp đồng với nhà cung cấp, Section E.2).

Các tiểu bang thành viên Streamlined cũng miễn trách nhiệm cho người bán dùng nhà cung cấp được chứng nhận hoặc phần mềm tính thuế được chứng nhận đối với một số lỗi (câu hỏi thường gặp về CSP):

Ánh xạ sai không phải là lỗi dữ liệu của tiểu bang, nên tiểu bang không miễn trách nhiệm. Theo hợp đồng với nhà cung cấp, nhà cung cấp chịu trách nhiệm với tiểu bang về các lỗi ánh xạ làm thuế không được thu, dù ai thực hiện việc ánh xạ; hợp đồng riêng của nhà cung cấp với người bán có thể yêu cầu người bán hoàn tiền khi hành động hoặc việc không hành động của người bán gây ra lỗi (hợp đồng với nhà cung cấp, Section E.3(c); câu hỏi thường gặp về CSP). Cho đến khi hợp đồng của nhà cung cấp bắt đầu, người bán tự khai và tự nộp. Các tiểu bang khác tự đặt quy tắc miễn trách nhiệm; hãy xem hướng dẫn của chính tiểu bang đó.

Thuê nhân viên ghi sổ hoặc CPA chỉ thay đổi ai làm việc, không thay đổi tài khoản của ai. Chuyên gia hành động thay mặt người bán theo ủy quyền của người bán, và mẫu ủy quyền của New York yêu cầu người nộp thuế đồng ý xem xét thông tin đã báo cáo và xác minh rằng thông tin đó đúng, chính xác và đầy đủ (Form TR-2000).

Những người đứng sau một pháp nhân cũng có thể nợ thuế với tư cách cá nhân; chủ doanh nghiệp một chủ nợ thuế trực tiếp. Tại California, sau khi doanh nghiệp ngừng hoạt động, cán bộ điều hành, thành viên, người quản lý, thành viên hợp danh hoặc người khác kiểm soát pháp nhân hoặc được giao phụ trách tờ khai hay khoản nộp thuế của pháp nhân có thể nợ cá nhân khoản thuế bán hàng chưa nộp mà pháp nhân đã tính cho khách hàng (hoặc thuế sử dụng được chỉ định), cùng tiền lãi và tiền phạt, nếu họ cố ý không nộp. Quy định này chỉ áp dụng cho các kỳ họ có trách nhiệm đó, trong giới hạn thời gian (Revenue and Taxation Code section 6829). Các tiểu bang khác có quy tắc riêng; xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Nhân viên ghi sổ hoặc CPA làm gì mà phần mềm không làm được, và họ được cấp quyền truy cập thế nào?

Nhân viên ghi sổ hoặc CPA đảm nhận những phần mà công cụ không làm được: xác định nơi cần đăng ký, kiểm tra cách sản phẩm được ánh xạ, đối chiếu từng tờ khai với sổ sách, nộp tờ khai tại các tiểu bang ngoài phạm vi nhà cung cấp, và trả lời thư của tiểu bang. Để hành động tại một tiểu bang, chuyên gia cần được người bán ủy quyền.

Các tiểu bang chia việc này thành hai quyền: một quyền để khai và nộp thuế trực tuyến, một quyền để thay mặt bạn trong thông báo và kiểm tra thuế. Quy tắc khác nhau theo tiểu bang; hai tiểu bang này cho thấy mô hình chung.

Tại California, giấy ủy quyền tự nó không cấp quyền khai trực tuyến: người đại diện muốn thực hiện các chức năng trực tuyến cũng cần Third Party Access (CDTFA). CDTFA-392 yêu cầu một số định danh cho mỗi người được ủy quyền, chẳng hạn số CPA, luật sư, PTIN hoặc enrolled agent, nên người được ủy quyền không nhất thiết là CPA (CDTFA-392). Hãy hỏi cá nhân nào sẽ được ghi tên trên form của từng tiểu bang và ai ký tờ khai. Các tiểu bang khác có form, tài khoản đăng nhập và tần suất riêng; hãy kiểm tra trang web của cơ quan thuế tiểu bang trước khi cho rằng các bước của một trong hai tiểu bang này áp dụng. Về hạn nộp và việc khai khi không có doanh số, xem nộp tờ khai thuế bán hàng.

Doanh số qua sàn thương mại có thay đổi những gì tôi tự khai không?

Chúng thay đổi cách bạn báo cáo các khoản bán đó và số thuế bạn nợ trên chúng. Bạn có còn cần giấy phép và tờ khai hay không tùy tiểu bang. Người bán đã đăng ký vẫn tiếp tục khai, báo cáo doanh số qua sàn theo cách tiểu bang hướng dẫn, và giữ bằng chứng rằng sàn đã thu thuế. Doanh số trên trang web riêng của bạn hoặc bán bằng hóa đơn trực tiếp vẫn thuộc về bạn.

• California. Người bán hàng hóa hữu hình chỉ bán qua các bên vận hành sàn (marketplace facilitator) đã đăng ký thường không bắt buộc phải đăng ký; doanh số trực tiếp trên trang web của riêng mình vẫn có thể tạo ra nghĩa vụ đăng ký. Người bán đã đăng ký giữ thỏa thuận của bên vận hành sàn hoặc bằng chứng khác cho thấy bên đó đã đăng ký, cùng số giấy phép của mình (CDTFA).
• New York. Người bán có trụ sở tại New York mà chỉ bán qua một bên cung cấp sàn thương mại vẫn phải đăng ký và nộp tờ khai; một số người bán ngoài tiểu bang không bắt buộc đăng ký. Người bán đã đăng ký giữ Certificate of Collection của bên cung cấp hoặc thỏa thuận công khai của bên cung cấp (New York).

Cả hai quy tắc đều nói về hàng hóa hữu hình. Việc bán phần mềm hoặc dịch vụ qua một nền tảng là câu hỏi khác; xem merchant of record trong thuế bán hàng SaaS. Về cách doanh số qua sàn xuất hiện trên tờ khai, xem nộp tờ khai thuế bán hàng. Nếu bạn vận hành nền tảng, xem quy tắc bên vận hành sàn cho startup.

Tôi cần bàn giao gì để bắt đầu?

Hãy đưa cho người hoặc nhà cung cấp đủ tài liệu để dựng lại từng tờ khai từ hồ sơ, không phải từ tổng số của công cụ.

• Danh sách giấy phép theo tiểu bang: số giấy phép, tần suất nộp, hạn nộp và ai giữ từng tài khoản đăng nhập.
• Các tờ khai đã nộp gần nhất, xác nhận thanh toán và mọi thư của tiểu bang.
• Doanh số theo tiểu bang và theo tháng: tổng doanh số, doanh số qua sàn, doanh số bán trực tiếp, hoàn tiền.
• Các sản phẩm của bạn và cách mỗi sản phẩm bị tính thuế hoặc được ánh xạ tại từng tiểu bang.
• Giấy chứng nhận miễn thuế và giấy chứng nhận bán lại, cùng thỏa thuận hoặc báo cáo thu thuế của sàn.
• Báo cáo chuyển tiền từ các đơn vị xử lý thanh toán và sàn thương mại của bạn.
• Tài khoản nợ thuế bán hàng trong sổ sách của bạn.
• Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN), chủ sở hữu, cán bộ điều hành hoặc thành viên hợp danh có thể ký các ủy quyền của tiểu bang, cùng địa chỉ gửi thư và email trên mỗi tài khoản tiểu bang, nơi thư của tiểu bang được gửi đến.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Cửa hàng trực tuyến có giấy phép tại một số tiểu bang

Một cửa hàng trực tuyến giao hàng cho người mua ở 12 tiểu bang và có giấy phép tại 6 tiểu bang, với doanh số hằng năm US$400.000, trong đó US$100.000 qua một sàn thương mại. Phần mềm tính thuế áp dụng mức thuế theo nơi được xác định cho mỗi lần bán khi thanh toán tại 6 tiểu bang có giấy phép. Mỗi tháng có người đối chiếu doanh số theo tiểu bang với 6 tờ khai và với các báo cáo thu thuế của sàn. 6 tiểu bang còn lại được kiểm tra theo ngưỡng của từng tiểu bang; xem ngưỡng nexus kinh tế của thuế bán hàng theo tiểu bang.

Công ty phần mềm có một gói bị ánh xạ sai

Một công ty phần mềm có US$800.000 doanh thu đăng ký hằng năm và giấy phép tại 4 tiểu bang. Ở một tiểu bang trong số đó, là tiểu bang thành viên Streamlined đánh thuế sản phẩm này, công ty dùng nhà cung cấp dịch vụ được chứng nhận nhưng ánh xạ một gói là không chịu thuế. Việc miễn trách nhiệm của tiểu bang bao gồm dữ liệu sai về mức thuế, ranh giới hoặc thư viện về việc chịu thuế, không bao gồm ánh xạ sản phẩm sai. Nếu US$60.000 doanh số của gói đó không bị tính thuế ở mức thuế minh họa 6%, US$3.600 thuế chưa được thu, chưa tính tiền lãi hay tiền phạt. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm với tiểu bang về khoản này, nhưng hợp đồng với công ty có thể yêu cầu công ty hoàn tiền cho nhà cung cấp vì chính công ty đã thực hiện việc ánh xạ. Lỗi ánh xạ có thể lặp lại ở mọi tiểu bang nơi gói đó được bán.

Người bán cấp quyền truy cập cho CPA tại California

Một người bán có giấy phép California muốn CPA của mình nộp tờ khai hằng tháng và trả lời thư của tiểu bang. Người bán chấp thuận Third Party Access của CPA để CPA có thể khai và nộp thuế, và ký giấy ủy quyền ghi tên cá nhân CPA, không phải công ty, cho thông báo và kiểm tra thuế. Giấy phép vẫn đứng tên người bán, và người bán vẫn xem lại số liệu trước khi nộp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã hoặc sắp đăng ký tại nhiều tiểu bang, việc sản phẩm có chịu thuế hay không chưa rõ, hoặc tờ khai và sổ sách không khớp: việc quyết định tờ khai nào để phần mềm lo, tờ khai nào cần người làm và nên ủy quyền gì đòi hỏi phải xem xét các đăng ký và hồ sơ thực tế của bạn; hãy tìm hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn không chắc mình nợ thuế ở tiểu bang nào: xem khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn hoặc doanh nghiệp có trụ sở ngoài Hoa Kỳ: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng và thuế bán hàng Hoa Kỳ cho phần mềm bán từ Canada.
• Bạn đã bán hàng chịu thuế mà không thu thuế: xem bù thuế bán hàng chưa thu.
• Bạn bán qua nền tảng cửa hàng và cần biết bật thu thuế ở những tiểu bang nào: xem thuế bán hàng Shopify theo tiểu bang.
• Bạn bán phần mềm qua một nền tảng bán thay bạn: xem merchant of record trong thuế bán hàng SaaS.
• Một tiểu bang đã gửi thông báo kiểm tra thuế hoặc yêu cầu cung cấp thông tin: xem kiểm tra thuế bán hàng.
• Báo cáo nợ thuế của bạn không khớp với tờ khai đã nộp: xem khoản thuế bán hàng phải nộp không khớp với tờ khai.
• Bạn bỏ sót tờ khai hoặc cần biết hạn nộp: xem nộp tờ khai thuế bán hàng.
• Sổ sách nhiều năm đang bị chậm: xem bắt kịp sổ sách quá hạn.