Form 1099-K cho khoản cá nhân: quà tặng, chia tiền, hoàn tiền

Tôi phải làm gì nếu ứng dụng thanh toán gửi Form 1099-K cho các khoản thanh toán cá nhân?

Form 1099-K báo cáo tổng các khoản thanh toán mà ứng dụng hoặc đơn vị xử lý thẻ đã tính là bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Quà tặng, khoản hoàn tiền và chi phí chia nhau không phải là thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ, nên nhìn chung không phải thu nhập và không nên có trên biểu mẫu (IRS: common situations; IRS: what to do if you receive a Form 1099-K). Thứ tự thường làm:

1. Dùng lịch sử giao dịch trong năm của ứng dụng để đánh dấu khoản nào trên biểu mẫu là khoản cá nhân.
2. Yêu cầu bên phát hành (ứng dụng hoặc đơn vị xử lý đã gửi biểu mẫu) gửi biểu mẫu đã sửa ghi số 0, hoặc số thật thấp hơn.
3. Nếu không có biểu mẫu sửa, vẫn nộp tờ khai và ghi số tiền cá nhân vào ô nhập ở đầu Schedule 1.
4. Giữ các hồ sơ cho thấy từng khoản là khoản cá nhân.

Bên phát hành gửi cho IRS cùng con số đó (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K). Tờ khai bỏ sót con số này có thể nhận thông báo không khớp (CP2000), nên bước 3 giải thích khoản tiền đó dù không phần nào là thu nhập (IRS: thông báo CP2000).

Trường hợp không đơn giản khi biểu mẫu có số tiền lớn, trộn tiền cá nhân với doanh số thật, bên phát hành không chịu sửa, hoặc thông báo CP2000 đã đến. Cách thể hiện số tiền trên tờ khai cũng thay đổi theo năm thuế, nên hãy đọc hướng dẫn của năm bạn nộp tờ khai.

Hãy thu thập biểu mẫu, lịch sử giao dịch cả năm của ứng dụng, phản hồi của bên phát hành và bằng chứng cho thấy từng khoản là khoản cá nhân.

Vì sao tôi nhận Form 1099-K cho quà tặng, tiền chia hóa đơn và tiền gia đình?

Ứng dụng thanh toán có thể tính một khoản thanh toán cá nhân là doanh số. IRS cho biết mỗi ứng dụng có quy trình riêng để quyết định một khoản thanh toán là cho hàng hóa hay dịch vụ, và tiền cần được đánh dấu đúng khi gửi hoặc nhận (IRS: what to do if you receive a Form 1099-K). Khoản thanh toán chưa được đánh dấu là cá nhân, hoặc đánh dấu sai, có thể rơi vào box 1a, ô tổng số tiền thanh toán gộp của biểu mẫu.

Biểu mẫu vẫn có thể đến dù tổng số tiền thấp: ứng dụng có thể nộp với mức thấp hơn ngưỡng liên bang, tiểu bang có thể đặt mức thấp hơn, và thanh toán bằng thẻ không có mức tối thiểu (IRS: general information; IRS: Tìm hiểu Form 1099-K). Hướng dẫn về ngưỡng báo cáo nêu rõ ai nhận biểu mẫu.

Mọi khoản thanh toán trên Form 1099-K có chịu thuế không?

Không. IRS cho biết một khoản thanh toán có trên Form 1099-K không nhất thiết chịu thuế, và một khoản thanh toán không có trên biểu mẫu cũng không nhất thiết được miễn thuế (IRS: what to do if you receive a Form 1099-K).

Box 1a là tổng gộp những gì ứng dụng đã tính, nên có thể gồm cả những khoản chưa từng là doanh số. Thu nhập từ bán hàng hóa hoặc dịch vụ vẫn phải khai dù có biểu mẫu hay không.

Khoản thanh toán cá nhân nào không phải thu nhập?

Quà tặng, khoản hoàn trả cho chi phí cá nhân và chi phí chia nhau nhìn chung không phải thu nhập. Các ví dụ của IRS gồm chia tiền chuyến xe hoặc bữa ăn, quà sinh nhật và quà ngày lễ, và phần tiền thuê nhà hoặc hóa đơn sinh hoạt của bạn cùng phòng (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K).

Điều quan trọng là số tiền đó dùng vào việc gì. Ghi chú trên khoản thanh toán hoặc cài đặt cá nhân của ứng dụng là bằng chứng cho mục đích đó, không phải là chứng minh tuyệt đối. Quà tặng nhìn chung không phải thu nhập của người nhận, và tờ khai thuế quà tặng, nếu phải nộp, là của người tặng (IRS: gift tax). Quà tặng từ người ở nước ngoài nhìn chung cũng không phải thu nhập, nhưng người Hoa Kỳ (US person) nhận hơn $100.000 trong một năm từ cá nhân là người nước ngoài không cư trú hoặc di sản nước ngoài nhìn chung phải nộp Form 3520. Nếu bỏ sót, tiền phạt có thể là 5% số quà tặng cho mỗi tháng, tối đa 25% (IRS: Instructions for Form 3520); xem quà tặng và tài sản thừa kế từ nước ngoài.

Làm sao yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa?

Hãy liên hệ bên phát hành ghi ở mục "Filer" phía trên bên trái của biểu mẫu và yêu cầu biểu mẫu đã sửa ghi số 0. Nếu bạn không nhận ra bên nộp, hãy liên hệ đơn vị thanh toán bù trừ (payment settlement entity) ghi ở phía dưới bên trái, phía trên số tài khoản (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K).

1. Liệt kê các khoản thanh toán cá nhân theo ngày, số tiền và người gửi, và nói rõ mỗi khoản dùng vào việc gì.
2. Hãy yêu cầu biểu mẫu đã sửa, không chỉ lời giải thích, bằng cách có lưu lại bằng chứng. Nếu một phần biểu mẫu là doanh số thật, hãy yêu cầu biểu mẫu chỉ ghi phần đó.
3. Giữ một bản biểu mẫu gốc và mọi thư từ trao đổi với bên phát hành.
4. Đừng yêu cầu IRS sửa biểu mẫu. IRS cho biết họ không thể sửa Form 1099-K (IRS: what to do if you receive a Form 1099-K).

Nếu tôi không có biểu mẫu đã sửa trước khi nộp tờ khai thì sao?

Vẫn nộp tờ khai. IRS cho biết đừng chờ biểu mẫu đã sửa và hãy nộp tờ khai dù bạn không thể có được bản sửa (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Hãy ghi số tiền cá nhân vào ô nhập ở đầu Schedule 1 (Form 1040), và giữ biểu mẫu gốc, yêu cầu của bạn cùng mọi phản hồi.

Nếu biểu mẫu đã sửa đến sau, hãy giữ cùng hồ sơ và so sánh với những gì bạn đã khai. Nếu số tiền khác với số bạn đã dùng, xem hướng dẫn về biểu mẫu sai hoặc đã sửa.

Nếu bạn đã khai các khoản thanh toán cá nhân là thu nhập trên tờ khai đã nộp, bạn có thể điều chỉnh tờ khai đó. Để nhận hoàn thuế, hãy nộp Form 1040-X nhìn chung trong vòng 3 năm (kể cả thời gian gia hạn) sau khi bạn nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi bạn nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn; tờ khai nộp sớm được tính là nộp vào hạn nộp (IRS: Instructions for Form 1040-X).

Làm sao thể hiện số tiền cá nhân trên tờ khai để không bị coi là thu nhập chưa khai?

Hãy ghi số tiền cá nhân vào ô nhập ở đầu Schedule 1 (Form 1040), phía trên Part I. Biểu mẫu yêu cầu số tiền đã khai trên Form 1099-K nhưng được đưa vào do nhầm lẫn hoặc là của đồ cá nhân bán lỗ (Form 1040 instructions for tax year 2025; Schedule 1). Bản nháp Schedule 1 của IRS cho năm 2026 giữ nguyên ô nhập này (draft form); hãy kiểm tra biểu mẫu chính thức và hướng dẫn của nó trước khi nộp.

• Toàn bộ biểu mẫu là khoản cá nhân: ghi tổng số ở box 1a.
• Chỉ một phần là khoản cá nhân: chỉ ghi phần cá nhân. Phần còn lại thuộc về nơi khác trên tờ khai, tùy vào bản chất của nó.
• Có nhiều hơn một biểu mẫu: cộng các số tiền cá nhân lại và ghi một tổng.

Đồ cá nhân bán có lãi không ghi vào ô nhập này; đó là lãi vốn (hướng dẫn Form 1040). Nếu box 4 cho thấy thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ, hãy khai khoản khấu trừ đó trên tờ khai dù số tiền ở box 1a là khoản cá nhân (IRS: what to do if you receive a Form 1099-K).

Cách ghi đã thay đổi theo năm thuế:

Ví dụ về tiền thuê nhà của bạn cùng phòng của IRS vẫn dùng các dòng line 8z và line 24z cũ. Hãy dùng ô nhập cho tờ khai hiện hành, và chỉ dùng cách cũ cho hai năm trước đó (IRS: common situations; IRS: what to do if you receive a Form 1099-K).

Hồ sơ nào cho thấy số tiền là khoản cá nhân?

Hồ sơ cần nối từng khoản cá nhân với lịch sử của ứng dụng và lý do của khoản thanh toán. IRS cho biết hãy giữ hồ sơ cho đến khi hết thời hạn của tờ khai, nhìn chung là 3 năm sau khi bạn nộp, và lâu hơn nếu bỏ sót một khoản thu nhập lớn hoặc không nộp tờ khai hợp lệ (IRS: Topic no. 305). Bất kỳ hệ thống nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí đều dùng được (IRS: lưu giữ hồ sơ).

Hãy giữ biểu mẫu gốc, yêu cầu của bạn gửi bên phát hành, phản hồi và mọi biểu mẫu đã sửa cùng với các hồ sơ này. Nếu hồ sơ còn ít, hãy dựng lại từ những gì có: lịch sử ứng dụng, sao kê ngân hàng và thẻ, và tin nhắn.

IRS biết bằng cách nào các khoản này không phải thu nhập, và nếu nhận CP2000 thì sao?

Bên phát hành gửi cho IRS con số của họ (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K). IRS cho biết hãy dùng hồ sơ của bạn để tách các khoản thanh toán cá nhân khỏi các khoản bạn phải khai (IRS: common situations), và trách nhiệm chứng minh những gì tờ khai ghi là của người nộp thuế (IRS: lưu giữ hồ sơ). Sổ tay của IRS về chương trình đối chiếu hướng dẫn nhân viên so sánh số tiền trên Form 1099-K với Schedule C, E và F, và coi một khoản là đã khai khi nó được ghi rõ trong ô nhập phía trên Part I của Schedule 1 (IRS: Internal Revenue Manual 4.19.3). Sổ tay này là hướng dẫn nội bộ cho nhân viên, không phải luật. Một khoản không xuất hiện ở đâu trên tờ khai có thể nhận CP2000, và nếu IRS hỏi, hồ sơ của bạn là thứ bạn có để trình ra.

CP2000 là thông báo được gửi khi thông tin từ bên thứ ba không khớp với tờ khai. Đó không phải là hóa đơn đòi tiền, mà là đề xuất thay đổi (IRS: thông báo CP2000). Nếu nhận được:

1. Hãy trả lời chậm nhất vào ngày in trên thông báo (nhìn chung là 30 ngày sau ngày của thông báo), nêu rõ bạn đồng ý hay không đồng ý, và kèm các hồ sơ cho thấy từng khoản là khoản cá nhân: lịch sử ứng dụng, tin nhắn, hợp đồng thuê nhà hoặc biên lai, và phản hồi hoặc biểu mẫu đã sửa của bên phát hành.
2. Nếu bạn không trả lời hoặc chênh lệch chưa được giải quyết, IRS có thể gửi thêm thông báo và hóa đơn đòi nợ. Tiền lãi tính trên số thuế còn nợ cho đến khi trả xong, và có thể bị phạt.
3. Hãy kiểm tra các năm trước xem có cùng vấn đề không. Nếu tờ khai của năm trước có, IRS yêu cầu nộp tờ khai điều chỉnh cho năm đó.

Hướng dẫn về thông báo khai thiếu thu nhập trình bày đầy đủ cách trả lời.

Nếu biểu mẫu trộn lẫn khoản thanh toán cá nhân với doanh số thật thì sao?

Chỉ ghi phần cá nhân vào ô nhập, và khai phần còn lại ở nơi nó thuộc về (hướng dẫn Form 1040). Chủ doanh nghiệp một chủ khai doanh số hàng hóa hoặc dịch vụ trên Schedule C (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K), trừ khi khoản thu nhập đó không phải thu nhập từ tự kinh doanh, như sở thích hoặc hoạt động thỉnh thoảng (hướng dẫn Form 1040). Ô nhập dành cho các khoản bị ghi nhầm, nên doanh số thật không ghi vào đó.

Box 1a là số gộp, nên phí, tiền hoàn lại, phí vận chuyển và giảm giá làm giảm phần bị đánh thuế (IRS: Instructions for Form 1099-K); hướng dẫn về doanh số gộp và giá vốn hàng bán nói về các chi phí này. Thuế tự kinh doanh nhìn chung áp dụng khi thu nhập ròng từ tự kinh doanh đạt $400 trở lên (IRS: Topic no. 554); hướng dẫn về dùng ứng dụng thanh toán cho kinh doanh nói về thuế này và các khoản nộp tạm tính.

Nếu bên phát hành không thể tách biểu mẫu, thì hồ sơ của bạn sẽ làm việc đó, nên hãy đối chiếu lịch sử của ứng dụng với biểu mẫu.

Làm sao tách riêng khoản thanh toán cá nhân và kinh doanh vào năm sau?

Hãy đánh dấu đúng từng khoản thanh toán khi gửi hoặc nhận, và giữ tiền kinh doanh và tiền cá nhân ở những nơi riêng. IRS khuyên ghi chú các khoản của gia đình và bạn bè là không phải kinh doanh trong ứng dụng khi có thể, và tách riêng giao dịch kinh doanh với giao dịch cá nhân (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K; IRS: common situations).

• Dùng cài đặt cá nhân hoặc không phải kinh doanh của ứng dụng cho quà tặng, tiền chia nhau và tiền hoàn trả, và nhờ người gửi làm tương tự.
• Thêm ghi chú vào mỗi khoản thanh toán nói rõ đó là khoản gì.
• Nhận thanh toán kinh doanh vào một tài khoản riêng, khác với tài khoản bạn bè và gia đình dùng.
• Xuất lịch sử giao dịch của ứng dụng mỗi quý và lưu lại.

Bạn không kiểm soát được việc một giao dịch bán thật có nhận được biểu mẫu hay không, và thu nhập phải khai dù có biểu mẫu hay không. Bạn kiểm soát được việc các khoản thanh toán cá nhân có bị tính là doanh số hay không.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Phần tiền thuê nhà của các bạn cùng phòng

Dana thuê một căn hộ, và hai bạn cùng phòng gửi cho cô $11.000 trong năm qua một ứng dụng thanh toán để trả phần tiền thuê nhà của họ. Form 1099-K của cô ghi $11.000 ở box 1a. Số tiền này hoàn lại một chi phí chia nhau, nên không phải thu nhập. Cô yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa ghi số 0 và giữ hợp đồng thuê nhà, biên lai tiền thuê và lịch sử ứng dụng. Nếu biểu mẫu đã sửa chưa đến trước khi nộp tờ khai, cô ghi $11.000 vào ô nhập ở đầu Schedule 1.

Một biểu mẫu trộn lẫn quà tặng và doanh số

Form 1099-K của Alex ghi $10.000: $7.500 là quà tặng và sự giúp đỡ của cha mẹ, và $2.500 là doanh số thật từ đồ thủ công. Alex ghi $7.500 vào ô nhập và khai $2.500 trên Schedule C nếu việc bán hàng là một hoạt động kinh doanh, sau khi trừ phí, tiền hoàn lại, phí vận chuyển và giá vốn hàng hóa; thuế tự kinh doanh cũng áp dụng khi thu nhập ròng từ việc bán hàng đạt $400. Việc bán đồ thủ công là kinh doanh hay sở thích tùy vào dữ kiện và quyết định nơi khai. Alex cũng yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu đã sửa ghi $2.500.

Một chuyến đi chia tiền không có ghi chú

Sam trả tiền cho một chuyến đi nhóm, và bạn bè trả lại phần của họ qua ứng dụng trong năm, tổng cộng $4.000, không có ghi chú nào trên các khoản thanh toán. Form 1099-K của anh ghi $4.000. Vì các khoản thanh toán không có gì ghi kèm, phải dựng lại chứng từ: phiếu đặt chỗ và biên lai cho thấy chi phí, tin nhắn nhóm chia tiền, và lịch sử ứng dụng và ngân hàng cho thấy ai trả bao nhiêu. Anh gửi các tài liệu đó cho bên phát hành cùng yêu cầu của mình, và từ năm sau ghi chú vào mọi khoản thanh toán.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Biểu mẫu có số tiền lớn, trộn tiền cá nhân với doanh số thật, hoặc bên phát hành không chịu sửa: khoản nào là thu nhập và phần còn lại thể hiện ra sao trên tờ khai còn tùy vào hồ sơ của bạn và năm thuế. Hãy nhờ dịch vụ thuế cá nhân trước khi nộp tờ khai.
• CP2000 đã đến, hoặc các năm trước có cùng vấn đề: hãy làm theo hướng dẫn về thông báo khai thiếu thu nhập. Một số tờ khai các năm trước dùng cách ghi khác, và tờ khai nào có cùng vấn đề có thể cần điều chỉnh, nên hãy nhờ dịch vụ thuế cá nhân hỗ trợ phần trả lời.
• Bạn đã khai các khoản thanh toán cá nhân là thu nhập trên tờ khai đã nộp: hãy nhờ dịch vụ thuế cá nhân điều chỉnh tờ khai.
• Người thân ở nước ngoài gửi cho bạn số tiền lớn: xem quà tặng và tài sản thừa kế từ nước ngoài và nhờ dịch vụ thuế cá nhân.
• Số tiền sai theo cách khác, chỉ cho một phần năm hoặc sai mã số định danh: xem biểu mẫu sai hoặc đã sửa.
• Bạn bán đồ cá nhân bị lỗ, hoặc tài khoản nhận tiền cho việc bán hàng của người khác: xem đồ cá nhân bán lỗ và doanh số của người khác trên biểu mẫu của bạn.
• Các khoản thanh toán là tiền thuê nhà từ người thuê: xem hướng dẫn về thu nhập từ cho thuê.
• Tiền kinh doanh và tiền cá nhân đã bị trộn lẫn nhiều tháng: xem dùng ứng dụng thanh toán cho kinh doanh và đối chiếu khoản chi trả với doanh số, và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại hồ sơ.
• Bạn không nhận biểu mẫu nào, hoặc muốn biết ai nhận biểu mẫu: xem hướng dẫn về ngưỡng báo cáo.