Form 1099-K sai hoặc cần sửa: hỏi đơn vị lập form, nộp đúng hạn

Làm sao biết Form 1099-K của tôi có sai không?

Chỉ đơn vị lập form mới sửa được Form 1099-K sai, và IRS nói đừng chờ bản sửa. Hãy yêu cầu đơn vị lập form ghi trên biểu mẫu gửi bản sửa, và nếu không nhận được, hãy nộp tờ khai đúng hạn theo sổ sách của bạn (IRS: Form 1099-K FAQs).

Form 1099-K sai khi tên, mã số thuế hoặc số tiền không khớp với những gì đã xảy ra. Tổng số tiền cao hơn khoản tiền gửi vào ngân hàng của bạn tự nó chưa phải là lỗi: box 1a là số tiền gộp, trước phí, hoàn tiền, phí vận chuyển và chiết khấu (IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-K).

IRS nêu ba trường hợp biểu mẫu được gửi nhầm: biểu mẫu khai các khoản tiền cá nhân từ người thân hoặc bạn bè, biểu mẫu không thuộc về bạn, hoặc biểu mẫu trùng với một biểu mẫu bạn đã có (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Biểu mẫu cũng có thể ghi sai mã số thuế hoặc sai tổng số tiền gộp.

Biểu mẫu có số tiền thấp hơn ngưỡng báo cáo không vì thế mà sai: nền tảng vẫn có thể gửi, và bạn khai thu nhập của mình dù có hay không có biểu mẫu (IRS: Hiểu Form 1099-K của bạn). Xem ngưỡng của Form 1099-K và thu nhập không có biểu mẫu.

Cho đến khi biểu mẫu được sửa, tờ khai của bạn khai thu nhập thật theo sổ sách của chính bạn: một khoản tiền có trên biểu mẫu chưa chắc chịu thuế, và một khoản tiền không có trên biểu mẫu vẫn có thể chịu thuế.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• Biểu mẫu chênh nhiều so với sổ sách của bạn.
• Bạn có biểu mẫu từ nhiều nền tảng hoặc nhiều năm.
• Biểu mẫu mang sai tên hoặc sai mã số.
• Đã có thông báo của IRS gửi đến.

Hãy chuẩn bị:

• Mọi Form 1099-K bạn đã nhận, kể cả các bản đã sửa.
• Báo cáo cuối năm và báo cáo hằng tháng của từng nền tảng.
• Sao kê ngân hàng cho thấy các khoản chi trả, và sổ ghi doanh số bán hàng của bạn.
• Mọi yêu cầu bạn đã gửi cho đơn vị lập form, cùng các câu trả lời.

Khoản chênh lệch chỉ do phí, hoàn tiền hoặc tiền bị giữ lại được giải thích trong đối chiếu khoản chi trả với doanh số và Form 1099-K.

Tôi hỏi ai để có Form 1099-K đã sửa, và gửi gì kèm theo?

Hãy hỏi đơn vị lập form có tên ở góc trên bên trái của biểu mẫu. Nếu bạn không nhận ra tên đó, hãy hỏi đơn vị thanh toán trung gian (payment settlement entity) có tên ở góc dưới bên trái, phía trên số tài khoản. Đừng hỏi IRS (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K).

Hãy gửi yêu cầu bằng văn bản và giữ một bản sao. Nêu box nào sai, con số bạn cho là đúng, và bằng chứng. Hãy gửi kèm:

• Một bản sao biểu mẫu.
• Hồ sơ chứng minh con số đúng: báo cáo giao dịch của nền tảng trong năm, hoặc cả hai biểu mẫu nếu một biểu mẫu trùng với biểu mẫu kia.
• Nếu sai tên hoặc sai mã số và bạn là người Hoa Kỳ (U.S. person), hãy gửi Form W-9 mới ghi tên và mã số mà tờ khai của bạn dùng. Đơn vị lập form dùng biểu mẫu này để thu thập đúng tên và mã số của người nhận thanh toán (IRS: Hướng dẫn cho bên yêu cầu Form W-9). Nếu bạn đổi họ mà chưa báo cho Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA), biểu mẫu yêu cầu bạn ghi tên, họ trên thẻ An sinh Xã hội và họ mới. Người nước ngoài dùng Form W-8 thay vào đó (IRS: Form W-9).

Nếu biểu mẫu bị trùng, không phải của bạn, hoặc khai các khoản tiền cá nhân, hãy yêu cầu một biểu mẫu đã sửa ghi số tiền bằng 0, và nhờ đơn vị lập form xác nhận bản sửa cũng đã gửi cho IRS. Hãy giữ biểu mẫu đã sửa và mọi câu trả lời (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Nếu bạn chưa từng làm việc với đơn vị lập form đó, có thể ai đó đang dùng mã số của bạn: hãy báo cho đơn vị lập form, và xem các bước của IRS khi nghi ngờ bị trộm danh tính (IRS: Trộm danh tính liên quan đến việc làm).

Đơn vị lập form có thể không sửa số tiền chênh từ $100 trở xuống, nếu khoản thuế đã khấu trừ (nếu có) chênh không quá $25, trừ khi bạn chọn nhận bản kê đã sửa. Lựa chọn này là một thông báo bằng văn bản, gửi trên giấy trừ khi đơn vị lập form cho phép cách khác, nêu rõ bạn đang chọn nhận bản kê đã sửa và ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của bạn. Đơn vị lập form phải nhận được thông báo chậm nhất vào ngày muộn hơn trong hai mốc: 30 ngày sau ngày biểu mẫu đến hạn gửi cho bạn, hoặc ngày 15 tháng 10 của năm biểu mẫu đến hạn gửi cho bạn; thư gửi kịp thời vẫn được tính. Lựa chọn áp dụng cho mọi bản kê của đơn vị lập form đó gửi cho bạn, trừ khi bạn giới hạn lại, và có hiệu lực cho các năm sau cho đến khi bạn hủy (eCFR: 26 CFR 301.6722-1). Với mã số sai, IRS khuyến khích sửa để cập nhật hồ sơ, nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc (IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin). Hãy gửi mã số đúng dù đơn vị lập form chậm trễ.

Tôi chờ biểu mẫu đã sửa hay nộp tờ khai theo số liệu của mình?

IRS nói đừng chờ Form 1099-K đã sửa: nếu không nhận được, hãy nộp tờ khai theo con số mà sổ sách của bạn chứng minh được (IRS: Form 1099-K FAQs). Lời khuyên chung của IRS là chờ đủ mọi chứng từ thu nhập rồi mới nộp (IRS: Hiểu thông báo thuộc dòng CP2000); với Form 1099-K sai, IRS nói khác.

• Đơn vị lập form nói biểu mẫu sai và sắp có bản mới: quy tắc vẫn như vậy. Hãy giữ tin nhắn đó cùng hồ sơ của bạn và nộp tờ khai đúng hạn.
• Đơn vị lập form chần chừ hoặc từ chối: không có gì thay đổi, vì IRS nói hãy nộp tờ khai dù không có biểu mẫu đã sửa. Hãy giữ yêu cầu của bạn và mọi câu trả lời, kèm ngày tháng.
• Biểu mẫu đã sửa đến trước khi bạn nộp tờ khai: hãy đối chiếu với sổ sách và dùng biểu mẫu đó.
• Biểu mẫu đến sau khi bạn nộp tờ khai và khớp với những gì bạn đã khai: tờ khai đã khớp sẵn.
• Biểu mẫu đến sau khi bạn nộp tờ khai và khác với những gì bạn đã khai: trước tiên hãy đối chiếu với sổ sách. Nếu tờ khai cần thay đổi, IRS yêu cầu người nộp thuế khai thông tin đến sau khi nộp tờ khai trên tờ khai điều chỉnh (IRS: Hiểu thông báo thuộc dòng CP2000). Xem điều chỉnh tờ khai cũ để khai thu nhập bị sót.

Tôi khai Form 1099-K sai thế nào để bản của IRS vẫn khớp?

Hãy khai thu nhập thật vào đúng chỗ của nó, và dùng ô nhập ở đầu Schedule 1 cho phần sai của biểu mẫu. Với người bán hàng, người làm tự do hoặc người làm việc gig đang kinh doanh, thu nhập nằm ở Schedule C, line 1, tổng doanh thu (IRS: Hướng dẫn cho Schedule C). Ô nhập chỉ nhận số tiền đã khai sai. Phần còn lại của biểu mẫu được khai ở chỗ khác, tùy theo các khoản tiền đó là gì (IRS: Hướng dẫn cho Form 1040; IRS: Schedule 1).

Schedule 1 mới nhất cùng hướng dẫn, và bản nháp Schedule 1 tiếp theo của IRS, đều dùng ô nhập này; hãy xác nhận trên bản chính thức của năm bạn nộp. Tờ khai năm 2022 và 2023 không có ô nhập: IRS yêu cầu bạn ghi số tiền sai trên Schedule 1, line 8z và bù trừ trên line 24z, hoặc ghi cả hai trên line 8z với khoản bù trừ là số âm (IRS: Form 1099-K FAQs, các tình huống thường gặp).

Bản của đơn vị lập form tại IRS giữ nguyên như đã nộp cho đến khi đơn vị lập form sửa. Mục ghi trong ô nhập cho IRS biết bạn coi phần nào của biểu mẫu là sai, còn sổ sách của bạn chứng minh phần còn lại. Sau khi sửa, bản sao thu nhập và tiền lương (wage and income transcript) cho biết IRS hiện giữ những gì. Bản sao này chỉ liệt kê các biểu mẫu đã nộp cho IRS, nên có thể không gồm mọi biểu mẫu đã phát hành cho bạn (IRS: Các loại bản sao hồ sơ thuế).

Quà tặng và hóa đơn chia nhau được giải thích trong khoản thanh toán cá nhân trên biểu mẫu của ứng dụng thanh toán. Đồ cá nhân bán lỗ được giải thích trong biểu mẫu của nền tảng cho đồ cá nhân bán lỗ.

Form 1099-K của tôi chỉ bao nửa năm, hoặc tôi nhận hai biểu mẫu từ một nền tảng: tôi làm gì?

Hãy cộng mọi biểu mẫu có các khoản thanh toán khác nhau, và bỏ biểu mẫu nào thay thế một biểu mẫu khác. IRS nói hãy dùng tất cả biểu mẫu cùng hồ sơ khác của bạn khi nhiều biểu mẫu ghi các giao dịch khác nhau (IRS: Form 1099-K FAQs).

Mỗi khoản thanh toán chỉ tính một lần. Nếu một khoản chuyển giữa các tài khoản hoặc ứng dụng của chính bạn xuất hiện như một khoản thanh toán trên biểu mẫu thứ hai, xem cùng một khoản thu nhập trên hai biểu mẫu thuế.

Biểu mẫu chỉ bao nửa năm có thể đúng hoặc sai. Hãy kiểm tra box 5a đến 5l: các tháng có số tiền nên khớp với báo cáo hằng tháng của nền tảng. Nếu các tháng còn lại thuộc đơn vị lập form khác, hãy tìm biểu mẫu của đơn vị đó. Nếu đơn vị lập form này đã xử lý các tháng đó mà bỏ sót, hãy yêu cầu biểu mẫu đã sửa.

Tháng không có biểu mẫu vẫn có thể có thu nhập, và bản sao thu nhập và tiền lương cho thấy các biểu mẫu đã nộp theo mã số của bạn. Với nền tảng không gửi gì, xem ngưỡng của Form 1099-K và thu nhập không có biểu mẫu.

Form 1099-K của tôi mang EIN của tôi, nhưng tôi nộp Schedule C theo SSN: đó có phải vấn đề không?

Nếu EIN được cấp cho bạn với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ, biểu mẫu đó được phép và thu nhập vẫn khai trên cùng Schedule C. Đó là vấn đề khi EIN thuộc về một pháp nhân riêng hoặc thuộc về người khác; bảng dưới cho biết bạn thuộc trường hợp nào. IRS nói với các đơn vị lập form rằng mã số thuế được dùng để đối chiếu số tiền họ khai với tờ khai, nên hãy kiểm tra mã số trước khi nộp (IRS: Hướng dẫn chung).

Các trang của IRS không nói cách đối chiếu của IRS xử lý biểu mẫu mang EIN của LLC khi tờ khai của chủ sở hữu dùng mã số riêng của chủ sở hữu, nên không loại trừ được khả năng nhận thông báo. Hãy giữ biểu mẫu và yêu cầu gửi cho đơn vị lập form cho đến khi sửa xong.

Hãy sửa mã số tại nguồn: cập nhật tên và mã số mà đơn vị lập form đang giữ, rồi yêu cầu biểu mẫu đã sửa. Mã số thiếu hoặc sai, hoặc tên không khớp hồ sơ của IRS hoặc An sinh Xã hội, có thể khiến đơn vị lập form khấu trừ dự phòng ở mức 24%. Khoản khấu trừ đó hiện ở box 4, và bạn khai nó trên tờ khai như thuế đã nộp. Đưa đúng mã số cho đơn vị lập form sẽ chấm dứt việc khấu trừ (IRS: Khấu trừ dự phòng). Biểu mẫu ghi Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) của bạn được chấp nhận nếu bạn không đủ điều kiện có SSN (IRS: Form 1099-K FAQs). Nếu sau đó bạn đã nhận được SSN, hãy ngừng dùng ITIN, đưa SSN cho đơn vị lập form và báo cho IRS để họ gộp hồ sơ của bạn (IRS: ITIN).

Form 1099-K mang tên LLC của tôi hoặc tên người khác: thu nhập là của ai?

Thu nhập thuộc về người nộp thuế mà quy định thuế coi là người kiếm ra khoản đó, không thuộc về cái tên in trên biểu mẫu. Với LLC, đó là chủ sở hữu hoặc chính LLC, tùy cách LLC bị đánh thuế: xem cách LLC bị đánh thuế.

• Doanh số của người khác qua tài khoản của bạn, hoặc máy quẹt thẻ dùng chung: các trang của IRS không nói ô nhập có phù hợp với các trường hợp này, nên xem Form 1099-K cho doanh số của người thân.
• Bạn mua hoặc bán doanh nghiệp, hoặc đổi loại hình pháp nhân, trong năm: biểu mẫu có thể gồm các khoản thanh toán trước hoặc sau thay đổi nếu máy quẹt thẻ chưa được cập nhật. Sau khi bán, hãy yêu cầu đơn vị lập form gửi biểu mẫu đã sửa và giữ hợp đồng cho thấy ngày bán. Sau khi đổi pháp nhân hoặc mã số thuế, hãy báo cho bên xử lý thanh toán tên và mã số mới và giữ hồ sơ của cả hai pháp nhân (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K).

Số liệu lệch có dẫn đến thông báo của IRS không, và tôi trả lời thế nào?

Số liệu lệch giữa Form 1099-K và tờ khai của bạn có thể dẫn đến thông báo của IRS. IRS so sánh những gì bên thứ ba khai với tờ khai của bạn, và khi chúng khác nhau, IRS có thể gửi thông báo thuộc dòng CP2000 đề xuất thay đổi. Thông báo này không phải hóa đơn đòi tiền, và có thể phải trả lời (IRS: Hiểu thông báo thuộc dòng CP2000). Các trang của IRS không nói thông báo chắc chắn sẽ đến, hay chắc chắn không đến.

Nếu nhận được thông báo, hãy đọc toàn bộ và đối chiếu với biểu mẫu, biểu mẫu đã sửa (nếu có) và sổ sách của bạn. Hãy nêu rõ bạn đồng ý toàn bộ hay một phần. Nếu thông báo dựa trên Form 1099-K sai, hãy chứng minh ý kiến phản đối bằng yêu cầu bạn đã gửi cho đơn vị lập form, biểu mẫu đã sửa nếu có, báo cáo của nền tảng và hồ sơ ngân hàng, rồi trả lời chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo. Các bước đầy đủ, gồm xin thêm thời gian và tờ khai điều chỉnh, nằm trong trả lời thông báo của IRS về thu nhập khai thiếu.

Tiền phạt do khai không chính xác (accuracy-related penalty) bằng 20% phần thuế thiếu do cẩu thả hoặc khai thiếu đáng kể có thể áp dụng. IRS liệt kê việc bỏ sót thu nhập đã có trên tờ khai thông tin là hành vi có thể cho thấy sự cẩu thả, và nói có thể bỏ hoặc giảm một số khoản phạt khi bạn hành động thiện chí và chứng minh được lý do chính đáng (IRS: Tiền phạt do khai không chính xác). Hãy giữ yêu cầu gửi đơn vị lập form và mọi câu trả lời.

Hồ sơ nào chứng minh con số thật nếu biểu mẫu không bao giờ được sửa?

Hồ sơ chứng minh con số thật phải nối từng đô la trên biểu mẫu với một khoản bán hàng, một khoản hoàn tiền hoặc một khoản thanh toán không phải thu nhập. Với tổng doanh thu, IRS liệt kê thông tin tiền gửi, sổ biên lai và hóa đơn là chứng từ hỗ trợ (IRS: Tôi nên lưu những loại hồ sơ nào). Hãy lập một bảng nối ngắn từ biểu mẫu đến tờ khai của bạn:

Hãy giữ hồ sơ cho đến khi hết thời hạn của tờ khai đó (IRS: Nên giữ hồ sơ bao lâu). Thời hạn này có thể dài đến đâu được nêu trong điều chỉnh tờ khai cũ để khai thu nhập bị sót.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.

Một khoản trùng ngay trong biểu mẫu

Biểu mẫu của một người bán hàng ghi $42.000. Sổ sách của cô ghi $30.000 doanh số, và $12.000 còn lại là cùng các giao dịch bị tính hai lần. Cô yêu cầu đơn vị lập form gửi biểu mẫu đã sửa và giữ câu trả lời. Tờ khai đến hạn trước khi bản sửa đến, nên cô nộp đúng hạn. Cô ghi $12.000 vào ô nhập ở đầu Schedule 1 và khai $30.000 tổng doanh thu trên Schedule C, line 1, kèm báo cáo của nền tảng và yêu cầu của cô trong hồ sơ. Khi biểu mẫu đã sửa ghi $30.000, bản của IRS và tờ khai của cô khớp nhau.

Biểu mẫu mang EIN của LLC

Chủ sở hữu một LLC một thành viên nhận biểu mẫu $55.000 mang EIN của LLC. LLC không chọn chịu thuế như công ty, và sổ sách của ông khớp với số tiền này. Số tiền đúng và mã số sai. Ông khai $55.000 làm tổng doanh thu trên Schedule C của mình, gửi đơn vị lập form một Form W-9 mới ghi tên và SSN của ông, và yêu cầu biểu mẫu đã sửa. Không ghi gì vào ô nhập.

Một cửa hàng đổi bên xử lý thanh toán

Một cửa hàng chuyển sang bên xử lý thanh toán mới vào tháng 7. Một biểu mẫu ghi $18.000 cho tháng 1 đến tháng 6 và biểu mẫu kia ghi $26.000 cho tháng 7 đến tháng 12. Sổ sách của chủ cửa hàng cho thấy hai biểu mẫu bao các tháng khác nhau và các khoản thanh toán khác nhau, nên cả hai đều được tính. Cộng lại, chúng khai $44.000 tiền thanh toán, trước hoàn tiền và chiết khấu. Tổng doanh thu trên Schedule C của cô bắt đầu từ tổng đó và cộng thêm doanh số tiền mặt hoặc doanh số trên nền tảng khác. Cô đối chiếu box 5a đến 5l trên từng biểu mẫu với báo cáo hằng tháng của bên xử lý thanh toán đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Biểu mẫu chênh nhiều so với sổ sách, bạn có nhiều nền tảng hoặc nhiều năm biểu mẫu, hoặc biểu mẫu sai ở nhiều chỗ: việc khai gì, yêu cầu mỗi đơn vị lập form sửa gì và trả lời IRS thế nào với hồ sơ đủ vững đều phụ thuộc vào con số của chính bạn. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân. Nếu bản thân sổ ghi doanh số bị phân tán, hãy bắt đầu với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Đã có thông báo của IRS gửi đến: xem trả lời thông báo của IRS về thu nhập khai thiếu và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước ngày phải trả lời.
• Biểu mẫu mang EIN hoặc tên LLC của bạn, hoặc tên sai, và bạn nộp Schedule C: xem cách LLC bị đánh thuế. Yêu cầu đơn vị lập form sửa gì và khai gì trong năm nay là câu hỏi cho hỗ trợ thuế cá nhân.
• Doanh nghiệp nộp tờ khai riêng (hợp danh, LLC chịu thuế như công ty, hoặc công ty): thu nhập thuộc về tờ khai đó; hãy nhờ hỗ trợ thuế công ty.
• Biểu mẫu sai ở những năm bạn đã nộp tờ khai: các năm trước có thể dùng mục khác trên Schedule 1. Xem điều chỉnh tờ khai cũ để khai thu nhập bị sót, và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân nếu liên quan đến nhiều năm hoặc nhiều nền tảng.
• Bạn sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc nền tảng coi bạn là người bán nước ngoài: Form W-9 có thể không phải biểu mẫu phù hợp. Xem Form 1099-K của nền tảng Hoa Kỳ cho người bán tại Canada, và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Cùng một khoản thanh toán nằm trên cả Form 1099-K và Form 1099-NEC: xem cùng một khoản thu nhập trên hai biểu mẫu thuế.
• Biểu mẫu cho thấy doanh số gộp cao hơn nhiều so với lợi nhuận của bạn: xem doanh số gộp và giá vốn hàng bán.
• Bạn không nhận được biểu mẫu nào: xem khai thu nhập từ nền tảng khi không có biểu mẫu thuế.