1099-K và giá vốn hàng bán: tổng doanh thu không phải lợi nhuận

Vì sao Form 1099-K ghi số tiền cao hơn nhiều so với những gì tôi kiếm được?

Form 1099-K ghi tổng số tiền thanh toán, không phải lợi nhuận. Box 1a cộng từng giao dịch theo đúng số tiền đầy đủ, không trừ phí, khoản ghi có cho khách, hoàn tiền, phí vận chuyển hay chiết khấu (Hướng dẫn điền Form 1099-K; 26 CFR 1.6050W-1).

Biểu mẫu này cũng không biết bạn đã trả bao nhiêu để mua hàng, và có thể gồm cả tiền không phải doanh thu bán hàng, như thuế bán hàng thu từ người mua (Publication 334). Khoảng chênh lệch so với lợi nhuận thường là bình thường. Theo thứ tự: khai doanh thu, trừ hoàn tiền, trừ giá vốn của hàng đã bán, trừ phí, bưu phí và các chi phí kinh doanh khác, phần còn lại là lợi nhuận ròng.

Trường hợp của bạn cần nhiều hơn phép trừ khi các biểu mẫu đến từ nhiều nền tảng cho cùng một khoản bán, khi bạn chưa từng kiểm kê hàng hay giữ hóa đơn nhà cung cấp, khi các tờ khai trước khai tổng doanh thu mà không có giá vốn hàng bán, hoặc khi IRS đã đề xuất tính thuế trên tổng doanh thu. Bán hàng như một sở thích thay vì kinh doanh làm thay đổi cách tính: giá vốn hàng bán vẫn có thể giảm thu nhập từ sở thích, nhưng hầu hết chi phí của sở thích, như phí và bưu phí, không được khấu trừ, và thuế tự kinh doanh không áp dụng (26 U.S.C. 67(h); 26 CFR 1.183-1(e); 26 U.S.C. 1402(a); sở thích hay kinh doanh).

Hãy chuẩn bị trước:

• mọi Form 1099-K, và báo cáo theo từng đơn hàng của mỗi nền tảng;
• hóa đơn nhà cung cấp, biên lai nguyên liệu nếu bạn tự làm hàng để bán, và sao kê ngân hàng hoặc thẻ cho những gì bạn mua để bán;
• hàng tồn kho cuối năm ngoái và số lượng hàng bạn đang có;
• hồ sơ hoàn tiền, phí và bưu phí.

Tôi có khai số tiền trên 1099-K không, và khai ở đâu trên Schedule C?

Có: hãy khai doanh thu ở Schedule C, line 1 (tổng doanh thu). Đó là số tiền biểu mẫu ghi cho hàng đã bán, cộng với mọi khoản bán không có biểu mẫu nào báo cáo (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K; Hướng dẫn điền Schedule C). Chủ LLC một thành viên được coi là chủ doanh nghiệp một chủ trong trường hợp này, trừ khi LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty (Publication 334). Hợp danh và công ty khai trên tờ khai riêng của họ; xem thuế thu nhập cho người bán trực tuyến.

Đừng bỏ qua biểu mẫu: IRS nhận bản sao riêng và đối chiếu với tờ khai (IRS: thông báo CP2000). Cũng đừng chỉ ghi lợi nhuận hay tiền nhận về, vì line 1 hỏi tổng doanh thu. IRS thường có 3 năm sau khi tờ khai được nộp để ấn định thêm thuế. Nếu bỏ sót hơn 25% tổng thu nhập ghi trên tờ khai, thời hạn này có thể kéo dài đến 6 năm, và với doanh nghiệp, tổng thu nhập đó là doanh thu trước khi trừ giá vốn hàng bán (26 U.S.C. 6501(a) và (e)).

Chỉ trừ một khoản khỏi line 1 khi có hồ sơ cho thấy đó không phải doanh thu bán hàng của doanh nghiệp: quà tặng, khoản hoàn chi phí, tiền mặt đưa lại cho khách khi thanh toán, thuế bán hàng đánh lên người mua, hoặc đồ cá nhân bạn đã bán (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K; Publication 334). Hướng dẫn Form 1040 đưa quà tặng, khoản hoàn chi phí và đồ cá nhân bán lỗ vào ô nhập liệu ở đầu Schedule 1, còn đồ cá nhân bán có lãi vào Form 8949 và Schedule D (Hướng dẫn điền Form 1040). Xem đồ cá nhân bán lỗ và sở thích hay kinh doanh.

Làm sao đi từ 1099-K đến lợi nhuận thực của tôi?

Hãy bắt đầu từ doanh thu thật, rồi đi xuống Schedule C theo thứ tự này. Mỗi bước cần có hồ sơ mà bạn có thể xuất trình.

Doanh nghiệp chỉ bán dịch vụ thường không có giá vốn hàng bán (Publication 334). Số line lấy từ Schedule C mới nhất đã công bố; hãy kiểm tra trên biểu mẫu của năm bạn nộp tờ khai.

Phí nền tảng, phí vận chuyển và hoàn tiền ghi ở đâu?

Hoàn tiền làm giảm doanh thu ở line 2, phí nền tảng và bưu phí là chi phí, phí vận chuyển bạn thu của khách vẫn nằm trong doanh thu, và cước vận chuyển để nhập hàng về là một phần của giá vốn hàng bán. IRS liệt kê phí, hoàn tiền và phí vận chuyển trong số các khoản bạn có thể trừ khỏi tổng số tiền trên biểu mẫu (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K); bảng dưới đây cho biết từng khoản nằm ở đâu trên Schedule C.

Thuế hải quan và bao bì nằm trong giá vốn nhập về trong giá vốn hàng bán. Cách đối chiếu tiền nhận về với doanh thu trong sổ sách nằm trong đối chiếu doanh thu và tiền nhận về.

Giá vốn hàng bán là gì, và nằm ở đâu trên Schedule C?

Giá vốn hàng bán là số tiền bạn đã trả cho hàng đã bán trong năm, không phải cho mọi thứ bạn đã mua. Khoản này nằm ở Part III của Schedule C, và line 42 chuyển sang line 4 (Schedule C). Với doanh nghiệp bán hàng hóa, tổng thu nhập là tổng doanh thu trừ giá vốn hàng bán, và chi phí bán hàng không thuộc phép trừ này (26 CFR 1.61-3), nên phí và bưu phí vẫn ở Part II.

Khi kiếm thu nhập bằng cách mua, làm hoặc bán hàng hóa, bạn thường phải tính hàng tồn kho đầu năm và cuối năm. Doanh nghiệp nhỏ (tổng doanh thu bình quân hằng năm trong ba năm trước là $32.000.000 trở xuống, và không phải tax shelter) được bỏ qua việc kiểm kê chính thức nhưng vẫn phải dùng phương pháp phản ánh rõ thu nhập (Hướng dẫn điền Schedule C; Publication 334). Các phương pháp đủ điều kiện, cách điền Part III từng dòng và cách kiểm kê hàng nằm trong giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Tôi tính giá vốn hàng bán của cả năm như thế nào?

Cộng hàng tồn kho đầu kỳ với số hàng đã mua, rồi trừ hàng tồn kho bạn còn giữ (Publication 334).

Hàng tồn kho đầu kỳ thường bằng hàng tồn kho cuối kỳ của năm ngoái; hãy giải thích mọi chênh lệch. Số hàng mua và cước nhập hàng lấy từ hóa đơn nhà cung cấp. Hàng tồn kho cuối kỳ lấy từ lần kiểm kê cuối năm. Nếu bạn tự làm hàng để bán, nguyên liệu và tiền công của những người bạn trả lương cũng được tính, nhưng khoản trả cho chính bạn thì không (Schedule C). Giá vốn là số tiền bạn đã trả, không bao giờ là giá bán hay tổng số tiền trên biểu mẫu.

Hãy lập danh sách bằng văn bản cho từng mặt hàng gồm mô tả, số lượng, đơn giá và giá trị, và giữ làm hồ sơ lâu dài (Publication 334). Cách điền Part III từng dòng và cách định giá hàng tồn kho nằm trong giá vốn hàng bán trên Schedule C; Ví dụ 2 cho thấy phép tính.

Nếu tôi chưa từng theo dõi hàng tồn kho hay giữ biên lai thì sao?

Giá vốn hàng bán vẫn phải có căn cứ, bằng hồ sơ hoặc bằng bản dựng lại mà bạn giải thích được. Quy định yêu cầu phải có hồ sơ, gồm cả hàng tồn kho, đủ để chứng minh tổng thu nhập và các khoản khấu trừ (26 CFR 1.6001-1), và IRS liệt kê séc đã thanh toán, biên lai, phiếu thẻ và hóa đơn là chứng từ cho giá vốn hàng tồn kho (Publication 583).

Khi thiếu những thứ đó, hãy dựng lại từ những gì còn có:

• lịch sử đơn hàng của nhà cung cấp và nền tảng;
• sao kê ngân hàng và thẻ cho thấy các khoản trả nhà cung cấp;
• số hàng bạn đang có hôm nay, định giá theo giá vốn; cộng giá vốn của hàng đã bán kể từ cuối năm và trừ giá vốn của hàng đã mua kể từ đó, để ước tính hàng tồn kho cuối năm;
• doanh số theo từng mặt hàng của nền tảng.

Sau đó hãy kiểm tra kết quả: chia lợi nhuận gộp cho doanh thu thuần rồi so với tỷ lệ cộng giá (markup) thường dùng của bạn, vì chênh lệch lớn cho thấy có sai sót ở doanh thu, hàng mua hoặc hàng tồn kho (Publication 334). Hãy ghi lại cách dựng số liệu của từng năm.

Các trang của IRS ở trên không quy định phương pháp dựng lại giá vốn bị thiếu, nên việc nhân viên kiểm tra thuế chấp nhận hay không còn tùy vào hoàn cảnh cụ thể. Trường hợp nhiều năm bán lại mà không có hồ sơ hàng tồn kho nằm trong giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ.

Nếu tôi nhận 1099-K từ nhiều nền tảng cho cùng các khoản bán thì sao?

Mỗi khoản bán chỉ tính một lần. Người bán có thể có một biểu mẫu từ đơn vị xử lý thẻ, báo cáo ở mọi mức tiền, và một biểu mẫu từ mỗi sàn thương mại hoặc ứng dụng thanh toán khi vượt quá $20.000 trong hơn 200 giao dịch; một nền tảng có thể gửi biểu mẫu dù dưới mức đó (IRS: Tìm hiểu Form 1099-K của bạn). Với các biểu mẫu bao gồm những giao dịch khác nhau, IRS cho biết hãy dùng tất cả chúng cùng hồ sơ của chính bạn để tính thuế thực tế (IRS: Hỏi đáp về Form 1099-K).

Một giao dịch chỉ nên xuất hiện trên một biểu mẫu: khi có nhiều đơn vị cùng có thể báo cáo, đơn vị gửi lệnh chuyển tiền vào tài khoản của người bán sẽ nộp biểu mẫu, trừ khi các bên thỏa thuận bằng văn bản rằng đơn vị khác nộp thay (26 CFR 1.6050W-1; Hướng dẫn điền Form 1099-K). Nếu cùng các đơn hàng hiện trên hai biểu mẫu, tổng các biểu mẫu sẽ cao hơn doanh thu thực.

1. Ghi lại cho mỗi biểu mẫu: đơn vị phát hành, box 1a, box 3 (số giao dịch), box 4 (khấu trừ dự phòng, được khai trên tờ khai như thuế đã nộp) và các box hằng tháng 5a đến 5l (Hướng dẫn điền Form 1099-K; Hướng dẫn điền Form 1040, line 25b).
2. Đối chiếu từng biểu mẫu với báo cáo theo đơn hàng của nền tảng và đánh dấu các đơn hàng xuất hiện trên nhiều hơn một biểu mẫu.
3. Khai mỗi khoản bán một lần ở line 1.
4. Hãy yêu cầu đơn vị phát hành biểu mẫu lẽ ra không được tính các đơn hàng trùng lặp gửi biểu mẫu đã sửa. IRS không thể sửa biểu mẫu này (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Nếu không nhận được, vẫn hãy nộp tờ khai. Hướng dẫn Form 1040 đưa số tiền biểu mẫu tính nhầm vào ô nhập liệu ở đầu Schedule 1, và chỉ phần bị sai khi phần còn lại của biểu mẫu đúng; doanh thu thật vẫn ở Schedule C (Hướng dẫn điền Form 1040; IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Hãy kiểm tra xem biểu mẫu của năm bạn có ô nhập liệu này không, và giữ bản đối chiếu từng đơn hàng làm câu trả lời nếu IRS hỏi.

Các lỗi khác của biểu mẫu nằm trong biểu mẫu nền tảng bị sai hoặc đã sửa.

Thuế tự kinh doanh tính trên tổng doanh thu hay trên lợi nhuận?

Thuế tự kinh doanh tính trên lợi nhuận ròng, không phải tổng doanh thu: tổng thu nhập của doanh nghiệp trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết (IRS Topic 554). Thuế suất là 15,3% trên 92,35% của khoản lợi nhuận đó, phần An sinh Xã hội có mức trần mỗi năm, và thuế thường áp dụng khi kết quả đạt $400 (Schedule SE, line 4c). Schedule C line 31 chuyển sang Schedule SE (Schedule C).

Nếu doanh nghiệp có chi phí được chứng minh mà tờ khai chỉ ghi tổng doanh thu, không có giá vốn hàng bán, thì thuế này, cũng như thuế thu nhập, sẽ bị tính cao hơn thực tế. Khoản chi phí mà IRS không thể xác minh có thể bị loại, vì vậy các hồ sơ nêu trên rất quan trọng.

Nếu thông báo của IRS cho thấy thu nhập nhiều hơn tờ khai của tôi thì sao?

Hãy trả lời thông báo CP2000 bằng hồ sơ nối biểu mẫu với lợi nhuận. Thông báo này nghĩa là thu nhập do bên thứ ba báo cáo không khớp với tờ khai; nó đề xuất thay đổi, không phải hóa đơn thanh toán, và có thể cần bạn phản hồi (IRS: thông báo CP2000). Số tiền gộp trên 1099-K lớn hơn doanh thu trên tờ khai có thể gây ra thông báo này, ví dụ khi người bán nhập số tiền nhận về ròng hoặc lợi nhuận ở line 1. Thư khác, như thư kiểm tra thuế, có cách trả lời khác, nên hãy mang đến hỗ trợ thuế cá nhân trước khi trả lời.

Hãy trả lời chậm nhất vào ngày in trên thông báo; sổ tay của IRS đặt thời hạn là 30 ngày kể từ ngày của thông báo, và nhân viên có thể cho thêm 30 ngày khi bạn yêu cầu. Nếu tờ khai đã khai hàng trả lại, giá vốn hàng bán và chi phí, hãy chọn không đồng ý trên mẫu trả lời và gửi bản đối chiếu từ biểu mẫu đến lợi nhuận: biểu mẫu, báo cáo nền tảng, hóa đơn và kết quả kiểm kê. Nếu tờ khai chưa khai các khoản chi phí và thông báo còn lại đúng, IRS cho biết hãy nộp Form 1040-X có ghi "CP2000" ở phía trên và gửi kèm thư trả lời. Cách đồng ý, không đồng ý hoặc điều chỉnh, và hậu quả của việc trễ hạn, nằm trong trả lời thông báo khai thiếu thu nhập (underreporter) của IRS.

Tôi có thể sửa tờ khai đã nộp theo số tiền gộp không?

Có thể: Form 1040-X sửa tờ khai đã nộp (IRS: Giới thiệu Form 1040-X), và tờ khai khai tổng doanh thu mà không có giá vốn hàng bán có thể được sửa khi mỗi khoản chi phí có hồ sơ chứng minh. Nếu các tờ khai trước đã khấu trừ tiền mua hàng ở chỗ khác, như vật tư, thì hai năm liên tiếp trở lên làm như vậy có thể được coi là một phương pháp kế toán, và phương pháp được thay đổi bằng đơn xin thay đổi phương pháp kế toán (Form 3115), không phải bằng cách điều chỉnh tờ khai (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01; khắc phục hàng tồn kho bị thiếu trong các tờ khai trước). Yêu cầu hoàn thuế thường phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn (IRS: Thời hạn yêu cầu tín thuế hoặc hoàn thuế).

Mỗi năm có doanh thu, hàng mua và số kiểm kê riêng, nên giá vốn của mỗi năm cần có căn cứ riêng. Việc có điều chỉnh hay không, điều chỉnh năm nào và bao nhiêu nằm trong điều chỉnh tờ khai vì sai sót chi phí kinh doanh.

Ví dụ

Số liệu bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa. Dấu trừ cho thấy khoản bị trừ đi; biểu mẫu nhận mỗi khoản dưới dạng số dương.

Người bán đồ thủ công trực tuyến

Biểu mẫu ghi $60.000, và hồ sơ của người bán xác nhận toàn bộ là doanh thu thật, kể cả phí vận chuyển người mua đã trả. Người bán đã hoàn tiền $4.000, trả $20.000 cho hàng đã bán, và trả $7.000 phí nền tảng cùng $4.000 bưu phí.

Thuế tự kinh doanh tính trên khoản lợi nhuận $25.000, không phải $60.000 trên biểu mẫu: khoảng $3.500 (15,3% trên 92,35% lợi nhuận), trước thuế thu nhập và mọi thu nhập khác.

Người bán lại có số kiểm kê hàng

Người bán lại bán $30.000 hàng hóa, không có hoàn tiền. Hàng tồn kho đầu kỳ có giá vốn $5.000, hàng mua vào là $22.000 và hàng tồn kho cuối kỳ có giá vốn $7.000, nên giá vốn hàng bán là $5.000 + $22.000 - $7.000 = $20.000. Lợi nhuận gộp là $10.000, và $3.000 phí nền tảng để lại $7.000 lợi nhuận ròng.

Cùng các khoản bán trên hai biểu mẫu

Người bán nhận một biểu mẫu từ sàn thương mại là $18.000 và một biểu mẫu từ ứng dụng thanh toán là $12.000. Báo cáo theo đơn hàng cho thấy $12.000 trong số đơn hàng của sàn được thanh toán qua ứng dụng thanh toán, nên các đơn hàng đó xuất hiện trên cả hai biểu mẫu. Doanh thu thật là $18.000, không phải $30.000.

Line 1 ghi $18.000, tiếp theo là hàng trả lại, giá vốn hàng bán và chi phí. Người bán yêu cầu đơn vị lẽ ra không được báo cáo các đơn hàng trùng lặp gửi biểu mẫu đã sửa và giữ bản đối chiếu từng đơn hàng. Nếu không nhận được bản sửa, $12.000 được ghi vào ô nhập liệu ở đầu Schedule 1, để tổng $30.000 của các biểu mẫu khớp với $18.000 ở line 1.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Tờ khai đã nộp ghi tổng doanh thu mà không có giá vốn hàng bán, hoặc IRS đã đề xuất tính thuế trên tổng doanh thu: giá vốn của từng năm phải có căn cứ trước khi điều chỉnh hay trả lời bất cứ điều gì. Hãy mang thông báo, biểu mẫu và hồ sơ đến hỗ trợ thuế cá nhân. Các năm chưa nộp tờ khai nằm trong chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp tờ khai.
• Bạn không có hồ sơ hàng tồn kho, hoặc đã bán lại nhiều năm: xem giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ, rồi nhờ hỗ trợ thuế cá nhân chốt số liệu từng năm. Để cập nhật hồ sơ hàng mua, phí và hàng tồn kho, xem ghi sổ kế toán.
• Biểu mẫu đến từ nhiều nền tảng, hoặc số liệu không khớp: xem biểu mẫu nền tảng bị sai hoặc đã sửa và đối chiếu doanh thu và tiền nhận về. Nếu sổ sách đang chậm, xem ghi sổ kế toán.
• Cửa hàng của bạn chạy trên một sàn đồ thủ công: xem ghi sổ kế toán cho cửa hàng đồ thủ công.
• Bạn có thể là người bán theo sở thích, hoặc đã bán đồ cá nhân: xem sở thích hay kinh doanh và đồ cá nhân bán lỗ.
• Bạn bán qua hợp danh hoặc công ty, hoặc còn nợ thuế tiểu bang hay thuế bán hàng: xem thuế thu nhập cho người bán trực tuyến.