Thuế thu nhập tiểu bang khi doanh nghiệp hoạt động nhiều bang

Có giấy phép thuế bán hàng có nghĩa là phải nộp thuế thu nhập ở bang đó không?

Giấy phép thuế bán hàng tự nó không quyết định việc cùng tiểu bang đó có yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai thuế thu nhập hay thuế đặc quyền kinh doanh hay không. Hãy xét từng loại thuế riêng, kể cả tác động của giấy phép theo quy định của bang đó. Minnesota mô tả nexus của thuế thu nhập doanh nghiệp riêng biệt. Tại Texas, một pháp nhân chịu thuế từ bang khác có giấy phép thuế sử dụng bị cho là có nexus thuế đặc quyền kinh doanh, trừ khi chứng minh được điều ngược lại. Texas Comptroller.

Một tiểu bang có thể yêu cầu người bán từ xa thu thuế bán hàng, dù thu nhập kinh doanh của người đó được bảo vệ khỏi thuế thu nhập ròng của bang. Điều ngược lại cũng có thể xảy ra: công việc làm tại một bang có thể tạo nghĩa vụ nộp tờ khai thuế thu nhập ngay cả khi việc thu thuế bán hàng không phải là vấn đề. Về thuế bán hàng, xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng. Đăng ký pháp nhân với một tiểu bang là vấn đề khác, xem Đăng ký ở bang khác.

Những hoạt động nào có thể tạo nghĩa vụ nộp tờ khai thuế thu nhập ở bang thứ hai?

Doanh số, dịch vụ, nhân sự và tài sản đều có thể tạo mối liên hệ về thuế với một tiểu bang, thường gọi là nexus (mối liên hệ kinh tế). Câu trả lời tùy vào luật của bang, loại thuế, loại pháp nhân và những gì doanh nghiệp thực sự làm ở đó. Minnesota cho biết doanh nghiệp ngoài bang có thể cần nộp tờ khai khi hoạt động hoặc có mối liên hệ với Minnesota.

Với mỗi năm thuế, hãy liệt kê nơi doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký, và nơi có khách hàng, công việc, nhân sự hoặc tài sản. Ở mỗi bang, hãy xét quy định về thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh và thuế trên tổng doanh thu, rồi xét sự bảo vệ của Public Law 86-272 (nếu có). Xác định tờ khai cấp pháp nhân, tính thu nhập có nguồn từ bang đó, và xét tờ khai cư trú hoặc không cư trú của từng chủ sở hữu. Hãy dùng danh sách hồ sơ bên dưới. Có thể phải nộp tờ khai vì những lý do ngoài lợi nhuận. California liệt kê việc thành lập công ty, đăng ký, hoạt động kinh doanh và thu nhập có nguồn từ California là những điều kiện phải nộp tờ khai của S corporation.

Chỉ riêng doanh số bán cho khách hàng có thể buộc nộp tờ khai khi không có văn phòng không?

Có, ở một số bang. Minnesota cho biết doanh nghiệp không cần hiện diện thực tế tại bang vẫn có thể phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp khi khách hàng nhận dịch vụ tại đó. Minnesota Revenue. Ngưỡng doanh thu của công ty theo Article 9-A của New York là $1.283.000 cho năm thuế của trang này, với các quy định đặc biệt cho nhóm công ty và công ty là thành viên hợp danh. New York Tax Department.

Vượt ngưỡng doanh thu là một phép thử nexus, không phải đường tắt để biết số thuế phải nộp. Trước hết, hãy xác định doanh thu đó có được tính theo quy tắc xác định nguồn của bang hay không. Sau đó kiểm tra xem sự bảo vệ liên bang đối với đơn đặt hàng hàng hóa đủ điều kiện có áp dụng không, bang yêu cầu loại tờ khai nào, và bang tính bao nhiêu thu nhập thuộc về mình. New York cho biết công ty đạt phép thử doanh thu nhưng được Public Law 86-272 bảo vệ thì không cần nộp tờ khai Article 9-A. California có kết quả nộp tờ khai khác đối với công ty được bảo vệ nhưng vẫn kinh doanh tại bang này. California FTB.

Nhân viên làm việc từ xa có tạo nexus thuế thu nhập không?

Nhân viên làm việc từ xa có thể tạo nexus cho công ty tại bang nơi nhân viên làm việc. Ví dụ của California cho biết một hợp danh ngoài bang có nhân viên bán hàng và bảo hành từ nhà ở California là đang kinh doanh tại bang này, kể cả khi dưới các ngưỡng đo lường. California FTB.

Hãy ghi lại nơi làm việc thực tế và ngày làm việc của nhân viên, không chỉ văn phòng nêu trong hợp đồng lao động. Nhiệm vụ cũng quan trọng: việc chào hàng đủ điều kiện để nhận đơn đặt hàng hàng hóa có thể được liên bang bảo vệ, còn công việc bảo hành và các dịch vụ khác có thể nằm ngoài sự bảo vệ đó. California FTB Publication 1050. Về tài khoản thuế lương và khấu trừ, xem Nhân viên ở bang khác.

Khi nào Public Law 86-272 bảo vệ đơn đặt hàng hàng hóa?

Public Law 86-272 cấm tiểu bang đánh thuế thu nhập ròng trên doanh số bán hàng hóa hữu hình giữa các bang đủ điều kiện, khi hoạt động kinh doanh duy nhất của người bán trong bang là chào hàng nhận đơn đặt hàng, đơn đặt hàng được gửi ra ngoài bang để chấp thuận, và đơn được chấp thuận sẽ được giao từ ngoài bang. Luật này không bao gồm mọi doanh nghiệp bán hàng qua nhiều bang. 15 USC 381.

Luật này không bảo vệ công ty khỏi thuế thu nhập ròng của bang nơi công ty được thành lập, cũng không bảo vệ cá nhân khỏi thuế thu nhập ròng của bang nơi họ cư trú. 15 USC 381.

Tuyên bố của Multistate Tax Commission đề cập đến hoạt động trên website, nhưng chỉ mô tả cách giải thích của các tiểu bang ủng hộ tuyên bố này. Hãy kiểm tra lập trường riêng của bang đích. Sự bảo vệ cũng không giải quyết thuế bán hàng, việc đăng ký pháp nhân hay mọi loại thuế đặc quyền kinh doanh. Một công ty được bảo vệ nhưng kinh doanh tại California vẫn phải nộp tờ khai và nói chung phải nộp thuế tối thiểu, trừ trường hợp công ty mới thành lập hoặc mới đủ điều kiện hoạt động được miễn trong năm đầu tiên. New York nói chung không yêu cầu tờ khai Article 9-A khi công ty nước ngoài chỉ đạt phép thử doanh thu và mọi hoạt động trong bang đều được bảo vệ.

Nếu tôi làm việc ở nhiều bang với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ thì sao?

Chủ doanh nghiệp một chủ xét quy định về tờ khai của người không cư trú ở từng tiểu bang đối với thu nhập kinh doanh có nguồn từ bang đó. Doanh nghiệp một chủ không có tờ khai thuế thu nhập hợp danh hay công ty riêng. California ghi Form 540NR cho chủ doanh nghiệp một chủ không cư trú, và hướng dẫn Form IT-203 của New York đề cập thu nhập kinh doanh của người không cư trú. LLC một thành viên cũng có thể có nghĩa vụ nộp tờ khai LLC của tiểu bang, nên hãy kiểm tra quy định của bang đó. California FTB.

Hợp danh và S corporation nộp những tờ khai nào khi hoạt động ở nhiều bang?

Hợp danh hoặc S corporation có thể nộp tờ khai cấp pháp nhân ở mỗi bang mà phép thử nộp tờ khai của bang đó được đáp ứng, dù thu nhập chuyển cho chủ sở hữu khi tính thuế liên bang. Tờ khai tiểu bang xác định các khoản có nguồn từ bang và cung cấp cho chủ sở hữu thông tin để lập tờ khai của họ.

S corporation liên bang đủ điều kiện bầu chọn S corporation của New York bằng Form CT-6. Tất cả cổ đông ký đồng ý, và cán bộ điều hành (officer) có thẩm quyền của công ty chứng nhận mẫu đơn. Nộp chậm nhất vào ngày thứ mười lăm của tháng thứ ba trong năm thuế. Công ty ngoài bang bắt đầu kinh doanh tại New York có thời hạn đến ngày thứ mười lăm của tháng thứ ba sau ngày bắt đầu đó cho năm thuế New York đầu tiên. Form CT-6, hướng dẫn. New York coi các cổ đông đủ điều kiện là đã bầu chọn nếu thu nhập đầu tư vượt 50% tổng thu nhập liên bang. Nếu bầu chọn trễ, công ty có thể xin áp dụng hồi tố vì có lý do chính đáng (reasonable cause) trên Form CT-6 kèm giải trình, nếu tờ khai của công ty và cổ đông đã dùng cách tính S corporation. Bang phải chấp thuận yêu cầu này. Việc thiếu sự đồng ý do sơ suất cũng có thể được sửa theo Tax Law section 660(e). New York Tax Law section 660, hướng dẫn CT-6.

Nếu S corporation liên bang chịu thuế tại New York nhưng không có đơn bầu chọn S corporation của New York, dù đã nộp hay được coi là đã nộp, New York đánh thuế công ty như C corporation. Cổ đông cư trú khai các khoản phân phối thực tế thay vì phần thu nhập chuyển tiếp. Cổ đông không cư trú không khai các khoản này theo quy tắc này. New York Tax Department.

Tờ khai tiểu bang của LLC tùy vào cách LLC đó bị đánh thuế và quy định LLC của chính bang. Hướng dẫn về hợp danh và hướng dẫn về hoạt động kinh doanh của California cho thấy vì sao chỉ dựa vào phân loại liên bang thì chưa hoàn tất phép thử nộp tờ khai của tiểu bang. Hãy kiểm tra từng bang trước khi cho rằng Form 1065 hoặc Form 1120-S liên bang là tờ khai pháp nhân duy nhất.

Các thành viên hợp danh nộp thuế thu nhập trên phần của mình, nhưng các khoản nợ của pháp nhân là riêng biệt. Trong hợp danh chung tại California, các thành viên hợp danh chung chịu trách nhiệm liên đới đối với toàn bộ nghĩa vụ của hợp danh theo Corporations Code section 16306, kể cả các nghĩa vụ phát sinh khi họ còn là thành viên. Thành viên mới gia nhập không chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ trước đó. California Corporations Code, Secretary of State.

Lợi nhuận kinh doanh được chia giữa các bang như thế nào?

Các tiểu bang nói chung phân bổ lợi nhuận kinh doanh bằng apportionment (phân bổ theo công thức), dựa trên công thức theo quy định của bang. Lợi nhuận không đơn giản bị đánh thuế ở nơi chủ sở hữu sống hoặc nơi công ty được thành lập. California giải thích rằng apportionment chia thu nhập kinh doanh giữa các tiểu bang.

California nói chung dùng công thức chỉ dựa trên doanh số, nhưng một số loại hình kinh doanh nhất định dùng công thức gồm tài sản, tiền lương và doanh số. California cũng xử lý một số thu nhập không thuộc kinh doanh theo quy tắc quy gán thu nhập. California FTB. Các bang khác tự đặt công thức và quy tắc về nơi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Hãy giữ hồ sơ về địa điểm của khách hàng và nơi khách hàng hưởng lợi từ dịch vụ. California cho biết hợp danh có thể có thu nhập có nguồn từ California khi khách hàng hưởng lợi từ dịch vụ tại đó. California FTB.

Nexus và apportionment trả lời hai câu hỏi khác nhau: doanh nghiệp có phải nộp tờ khai ở đó không, và bao nhiêu thu nhập thuộc về tờ khai đó? Một công ty có thể có nghĩa vụ nộp tờ khai nhưng lợi nhuận được phân bổ rất ít. Nhóm công ty hoặc công ty là thành viên hợp danh cũng có thể phải gộp doanh thu để xét nexus, như các quy định đặc biệt của New York cho thấy.

Nếu các chủ sở hữu sống ở các bang khác nhau, ai nộp tờ khai của người không cư trú?

Nơi cư trú của chủ sở hữu không quyết định công ty nộp tờ khai ở đâu. Hãy rà soát hoạt động của công ty theo từng bang, rồi rà soát nơi cư trú và phần thu nhập của từng chủ sở hữu. Chủ sở hữu cư trú có thể phải khai phần thu nhập rộng hơn tại bang nhà. Chủ sở hữu không cư trú có thể cần nộp tờ khai ở bang nơi pháp nhân có thu nhập chịu thuế có nguồn từ đó.

New York cho biết cổ đông cư trú của S corporation New York khai phần các khoản thu nhập chuyển tiếp của mình, còn cổ đông không cư trú khai phần có nguồn từ New York. New York Tax Department. California cho biết mỗi thành viên hợp danh khai phần ghi trên Schedule K-1 của hợp danh, và tập hướng dẫn hợp danh giải thích rằng thu nhập chịu thuế tại California của thành viên không cư trú dựa trên phần được chia của thu nhập có nguồn từ California, không dựa trên số tiền mặt được chia. California FTB, tập hướng dẫn Form 565.

Hãy kiểm tra ngưỡng nộp tờ khai của người không cư trú, khấu trừ tại nguồn hoặc các lựa chọn tờ khai nhóm ở từng bang phát sinh thu nhập, rồi xét tín thuế của bang cư trú đối với thuế đã nộp trên cùng khoản thu nhập. Tín thuế này có điều kiện: New York giới hạn tín thuế cho người cư trú ở phần thu nhập đủ điều kiện có nguồn từ và bị đánh thuế bởi một bang hoặc khu vực pháp lý khác. Tờ khai pháp nhân, tờ khai của chủ sở hữu và yêu cầu tín thuế là các bước riêng.

Tại California, người không cư trú cả năm đủ điều kiện, có thu nhập có nguồn từ California đến từ doanh nghiệp hoặc các tờ khai nhóm khác, có thể chọn tham gia Form 540NR của nhóm thay vì nộp tờ khai riêng. Doanh nghiệp bầu chọn hằng năm bằng cách đính kèm Form FTB 3864 đã ký vào tờ khai nhóm chậm nhất vào hạn nộp tờ khai cá nhân, nói chung là ngày 15 tháng 4 sau năm dương lịch. Lựa chọn này không thể hủy cho năm đó. California FTB, hạn nộp tờ khai cá nhân.

Pháp nhân chuyển tiếp thu nhập tại California nói chung khấu trừ 7% trên các khoản chi trả hoặc phân phối có nguồn từ California cho chủ sở hữu không cư trú, khi tổng số tiền chi trả trong năm dương lịch vượt $1.500. Các ngoại lệ gồm thu nhập được miễn và yêu cầu miễn trừ được chấp thuận. Nộp tiền khấu trừ kèm Form 592-Q vào ngày 15 tháng 4, ngày 15 tháng 6, ngày 15 tháng 9 và ngày 15 tháng 1 của năm sau. Nộp Form 592-PTE và gửi cho mỗi người nhận Form 592-B chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 của năm sau đó, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu cần. Nộp Form 588 để xin miễn trừ ít nhất 21 ngày làm việc trước ngày chi trả. Bên khấu trừ không khấu trừ có thể phải nộp thuế cộng tiền phạt và tiền lãi. Nộp Form 592-B trễ có thể bị phạt tối đa $340 mỗi người nhận. Nếu cố ý bỏ qua, mức phạt là $680 hoặc 10% số tiền phải báo cáo, tùy mức nào lớn hơn. California FTB, hướng dẫn Form 588, hướng dẫn Form 592-B.

Thuế đặc quyền kinh doanh hoặc thuế trên tổng doanh thu có thể áp dụng khi lợi nhuận rất ít hoặc không có không?

Có. Thuế đặc quyền kinh doanh tối thiểu hoặc thuế trên tổng doanh thu có thể áp dụng dù lợi nhuận thấp hoặc âm. Thuế kinh doanh và nghề nghiệp (business and occupation tax) của Washington tính trên tổng thu nhập mà không trừ các chi phí kinh doanh thông thường. Hãy kiểm tra riêng quy định nexus và nộp tờ khai của bang này. Washington Department of Revenue. California cho biết S corporation được thành lập, đăng ký hoặc kinh doanh tại bang nói chung phải nộp mức tối thiểu $800, với ngoại lệ cho năm đầu tiên. California FTB. Về các quy định riêng theo từng loại pháp nhân, xem Thuế tối thiểu và phí LLC của California.

Thuế đặc quyền kinh doanh của Texas có thể áp dụng cho các pháp nhân chịu thuế được thành lập hoặc kinh doanh tại bang này, kể cả khi lợi nhuận rất ít hoặc không có. Với năm báo cáo này, nếu tổng doanh thu quy theo năm của pháp nhân hoặc nhóm hợp nhất ở mức $2.650.000 hoặc thấp hơn, thì không có thuế đặc quyền kinh doanh và không cần nộp báo cáo thuế đặc quyền kinh doanh, nhưng vẫn có thể phải nộp Public Information Report hoặc Ownership Information Report. Pháp nhân thụ động và pháp nhân được miễn có quy định khác. Báo cáo hằng năm đến hạn vào ngày 15 tháng 5. Nộp báo cáo trễ bị phạt $50. Nộp thuế trễ bị cộng thêm 5% trong vòng 30 ngày, hoặc 10% sau đó. Xem Thuế đặc quyền kinh doanh của Texas. Texas Comptroller, yêu cầu nộp tờ khai, yêu cầu PIR/OIR. Nếu bạn quan tâm đến thuế đặc quyền kinh doanh riêng của pháp nhân Delaware, xem Thuế đặc quyền kinh doanh của Delaware.

Texas trước tiên gửi thông báo và cho ít nhất 45 ngày để khắc phục trước khi tước quyền hoạt động kinh doanh của pháp nhân. Nếu pháp nhân vẫn chậm nộp 120 ngày sau khi bị tước quyền đó, đăng ký của pháp nhân có thể bị tước tại Secretary of State. Theo Tax Code sections 171.2515 và 171.255, cán bộ điều hành, thành viên hội đồng quản trị, thành viên hợp danh, thành viên hoặc chủ sở hữu có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với một số khoản nợ của pháp nhân phát sinh sau ngày đến hạn đã bỏ lỡ và trước khi khôi phục, gồm thuế đặc quyền kinh doanh và tiền phạt đến hạn sau khi bị tước quyền. Luật cho phép biện hộ đối với các khoản nợ phát sinh trái với sự phản đối của người đó, hoặc không biết dù đã thận trọng hợp lý. Việc khôi phục không xóa trách nhiệm. Texas Comptroller, hướng dẫn năm 2026, Tax Code.

Hồ sơ nào giúp kiểm tra doanh số và công việc trong quá khứ ở từng bang?

Hãy lập hồ sơ hoạt động theo từng bang, từng năm trước khi kết luận rằng đã bỏ lỡ một tờ khai. Những dữ kiện chính là nơi khách hàng nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, nơi mọi người làm việc, và nơi doanh nghiệp giữ tài sản. Minnesota có bảng câu hỏi hoạt động riêng cho sản phẩm và dịch vụ.

Cần thu thập:

• Doanh số theo bang của khách hàng và theo ngày, cùng nơi hàng hóa được giao đi hoặc nơi khách hàng hưởng lợi từ dịch vụ.
• Địa điểm làm việc, ngày làm việc và nhiệm vụ của nhân viên, chủ sở hữu và nhà thầu, kể cả công việc làm tại nhà.
• Hàng tồn kho, thiết bị, kho hàng và tài sản khác theo bang và theo ngày.
• Hồ sơ thành lập và đăng ký pháp nhân, giấy phép thuế bán hàng, các tờ khai tiểu bang trước đây và thông báo của tiểu bang.
• Tiểu bang cư trú, thời gian sở hữu và thông tin Schedule K-1 của tiểu bang đối với từng chủ sở hữu.

Nếu thiếu tờ khai của một số năm, xem Hoàn tất các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Ví dụ

Chỉ là ví dụ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Một hợp danh chung có doanh thu dịch vụ $400.000 và lợi nhuận kinh doanh $80.000. Khách hàng nhận $100.000 trong số các dịch vụ đó tại California. Một thành viên hợp danh sống ở New York, người kia sống ở Oregon, và hai người chia lợi nhuận bằng nhau. Hợp danh cũng có một nhân viên làm việc cho khách hàng từ nhà ở California.

Theo ví dụ của California, nhân viên ở California tạo ra vấn đề kinh doanh tại bang này, nên hợp danh xét việc nộp Form 565 của California. Giả sử đây là một doanh nghiệp dịch vụ hoạt động ở nhiều bang, áp dụng phân bổ chỉ dựa trên doanh số thông thường của California và không có điều chỉnh nào khác, thì hệ số doanh số trên Schedule R là 25% ($100.000 chia cho $400.000). Như vậy $20.000 trong số $80.000 lợi nhuận được phân cho California, tức $10.000 cho mỗi thành viên hợp danh chia bằng nhau, ghi ở cột (e) của Schedule K-1 (565). Mỗi thành viên hợp danh xét việc nộp tờ khai không cư trú của California trên phần có nguồn từ California đó, hoặc điều kiện tham gia tờ khai nhóm của hợp danh, cùng tờ khai của bang cư trú và tín thuế được phép (nếu có). Việc xác định nguồn thực tế, các khoản khấu trừ và ngưỡng nộp tờ khai của chủ sở hữu có thể làm thay đổi kết quả. California FTB: hoạt động kinh doanh, hướng dẫn Schedule R, Schedule K-1, tờ khai nhóm.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Vấn đề là đăng ký pháp lý sau khi thành lập ở bang khác: xem Đăng ký ở bang khác.
• Tài khoản thuế lương hoặc khấu trừ của nhân viên chưa rõ: xem Nhân viên ở bang khác.
• Bạn cần kiểm tra việc thu thuế bán hàng: xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Câu hỏi là về khoản thu đối với pháp nhân ở Texas hoặc California: xem Thuế đặc quyền kinh doanh của Texas hoặc Thuế tối thiểu và phí LLC của California.
• Nhiều bang hoặc nhiều năm có thể thiếu tờ khai, hoặc đơn bầu chọn S corporation làm thay đổi các tờ khai phải nộp: hãy tập hợp hồ sơ theo từng bang như trên và nhờ hỗ trợ về thuế công ty. Về thứ tự nộp các tờ khai quá hạn, xem Hoàn tất các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.