Khôi phục LLC hoặc công ty đã giải thể hoặc bị đình chỉ

Làm sao biết ai đã thay đổi tình trạng của công ty tôi?

Hãy tra cứu hệ thống đăng ký doanh nghiệp của tiểu bang thành lập bằng tên pháp lý hoặc số pháp nhân của công ty. Đọc kỹ tình trạng chính xác, ngày có hiệu lực, lịch sử hồ sơ và đại diện đăng ký. Sau đó kiểm tra tài khoản thuế của tiểu bang và mọi tiểu bang khác nơi công ty đã đăng ký. Cơ quan đăng ký và cơ quan thuế của tiểu bang có thể mỗi bên gặp một vấn đề riêng.

Định nghĩa khi tra cứu doanh nghiệp của California cho thấy vì sao nhãn tình trạng chính xác lại quan trọng: "SOS Suspended" thường cho thấy thiếu Statement of Information, "FTB Suspended" cho thấy chưa đáp ứng yêu cầu về thuế, và "SOS/FTB Suspended" là cả hai. Câu hỏi thường gặp của cơ quan đăng ký của Florida gắn việc giải thể theo thủ tục hành chính hoặc thu hồi đăng ký với báo cáo hằng năm chưa nộp. Hãy lưu hồ sơ và các thông báo trước khi nộp để bạn đối chiếu từng yêu cầu với cơ quan đã đặt ra yêu cầu đó.

Nhãn "delinquent" (chậm nộp) có thể đòi hỏi một báo cáo hoặc khoản thanh toán còn thiếu chứ không nhất thiết phải phục hồi. Delaware phân biệt "AR filed, Tax delinquent" với "Void, AR’s or Tax Delinquent". Hãy làm theo hướng dẫn tương ứng với tình trạng chính xác.

Nguyên nhân nào khiến công ty mất tình trạng hoạt động hợp lệ?

Nguyên nhân là yêu cầu chưa được đáp ứng, được nêu trong hồ sơ hoặc thông báo của tiểu bang. Nguyên nhân này có thể khác với khoản nợ chưa trả lâu nhất. Hãy so sánh hồ sơ tại cơ quan đăng ký, thông báo của tài khoản thuế và hồ sơ đại diện đăng ký trước khi cho rằng chỉ một báo cáo hằng năm là giải quyết xong mọi thứ.

Florida có thể giải thể LLC vì thiếu báo cáo hằng năm, chưa trả lệ phí hoặc tiền phạt của tiểu bang, không duy trì đại diện đăng ký, hoặc không báo việc thay đổi đại diện trong vòng 30 ngày. Báo cáo hằng năm nộp sau ngày 1 tháng 5 bị tính phí nộp trễ. Nếu báo cáo vẫn còn thiếu lúc 5 giờ chiều giờ miền Đông vào thứ Sáu thứ ba của tháng Chín, việc giải thể xảy ra vào thứ Sáu thứ tư (Florida Statutes; Bộ Ngoại vụ). Văn phòng Ngoại trưởng California có thể đình chỉ một pháp nhân vì thiếu Statement of Information, còn Franchise Tax Board có thể đình chỉ vì thiếu tờ khai hoặc số dư liên quan đến thuế chưa trả. Cả hai cơ quan đều có thể hành động đối với cùng một pháp nhân (Văn phòng Ngoại trưởng California; Franchise Tax Board). Delaware cũng nêu việc không duy trì đại diện đăng ký là một lý do khiến pháp nhân có thể mất tình trạng hoạt động hợp lệ (Phòng Công ty Delaware).

Công ty có thể tiếp tục hoạt động khi đang bị đình chỉ hoặc giải thể không?

Thông thường, hãy tạm dừng các hoạt động bình thường cho đến khi quyền hạn do tiểu bang cấp được khôi phục. LLC tại Florida đã bị giải thể theo thủ tục hành chính chỉ được tiến hành các hoạt động thanh lý (Cơ quan Lập pháp Florida). California cho biết doanh nghiệp bị đình chỉ không được hoạt động hợp pháp, bán bất động sản, đóng cửa, hay khởi kiện hoặc đứng bị đơn tại tòa. Hợp đồng ký trong thời gian bị đình chỉ vì thuế có thể bị hủy bỏ (Franchise Tax Board). Việc bị tước quyền do thuế đặc quyền kinh doanh tại Texas cũng cấm pháp nhân khởi kiện hoặc đứng bị đơn tại tòa án Texas (Tax Code §171.252).

Hiệu lực của việc khôi phục cũng khác nhau. Việc khôi phục LLC và công ty tại Florida có hiệu lực hồi tố về thời điểm giải thể, nhưng vẫn giữ quyền của những người đã dựa vào việc giải thể trước khi biết có khôi phục (luật LLC Florida; luật công ty). Texas coi pháp nhân bị tước quyền do thuế sau khi được khôi phục là đã tồn tại liên tục. Sau khi bị chấm dứt không tự nguyện vì lý do không phải thuế, tính liên tục chỉ áp dụng nếu pháp nhân được khôi phục trước ngày kỷ niệm lần thứ ba của việc chấm dứt (Bộ luật Tổ chức Doanh nghiệp §11.254; Văn phòng Ngoại trưởng). Luật Delaware công nhận hiệu lực của các hành vi hợp lệ của công ty trong thời gian bị vô hiệu. Việc khôi phục (revivor) ở California giữ lại các quyền có được trong thời gian bị đình chỉ, còn các hợp đồng có thể bị hủy bỏ cần được giải quyết riêng (luật California; Franchise Tax Board). Hãy giữ hồ sơ về thời gian gián đoạn để xem xét theo luật tiểu bang.

Tôi có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ trong thời gian gián đoạn không?

Tại Texas, giám đốc và cán bộ điều hành có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ của công ty phát sinh trong tiểu bang sau khi báo cáo, khoản thuế hoặc tiền phạt thuế đặc quyền kinh doanh đến hạn và trước khi các quyền bị tước được khôi phục. Quy tắc này mở rộng cho LLC và các pháp nhân chịu thuế khác, và việc khôi phục về sau không xóa trách nhiệm đó (Tax Code §§171.2515, 171.255; Bộ luật Tổ chức Doanh nghiệp §11.254). California có thể truy cứu những chủ sở hữu đã chuyển tài sản kinh doanh đi hoặc thực hiện các hành vi khác được liệt kê khi thuế không được nộp. Người thực hiện quyền hạn của một công ty bị đình chỉ vì thuế cũng có thể bị xử phạt hình sự (Franchise Tax Board; luật California). Hãy xin tư vấn về các hành vi và khoản nợ phát sinh trong thời gian gián đoạn.

Tôi nên nộp những gì, theo thứ tự nào?

Hãy bắt đầu với các yêu cầu cần thiết để gỡ từng lệnh hạn chế của tiểu bang, rồi xác nhận cơ quan đăng ký đã ghi công ty ở trạng thái hoạt động. Tờ khai liên bang và của các tiểu bang khác cần được xem xét riêng, kể cả sau khi việc khôi phục đã hiện trên hồ sơ.

1. Thu thập số pháp nhân, giấy tờ thành lập, các thông báo về tình trạng, lịch sử hồ sơ, sao kê tài khoản thuế, thư EIN, thư chấp nhận bầu chọn S corporation (nếu có) và thư từ với đại diện đăng ký.
2. Khôi phục hoặc chỉ định đại diện đăng ký ở nơi bắt buộc. Tại Florida, đại diện phải chấp nhận việc bổ nhiệm trên đơn xin khôi phục.
3. Hoàn tất riêng các hồ sơ quá hạn tại cơ quan đăng ký ở nơi bắt buộc, và giải quyết các tờ khai cùng số dư cần thiết để gỡ từng lệnh hạn chế. Tại California, Franchise Tax Board cho biết khôi phục (revivor) về thuế đòi hỏi các tờ khai quá hạn, số dư còn nợ và một yêu cầu khôi phục. Cơ quan này cũng yêu cầu công ty phải ở tình trạng hợp lệ với Văn phòng Ngoại trưởng trước (Franchise Tax Board).
4. Nộp hồ sơ khôi phục, phục hồi hoặc revivor của tiểu bang và mọi giấy xác nhận cần thiết. Sau khi Văn phòng Ngoại trưởng Texas tước quyền do thuế, hãy xin giấy xác nhận của Comptroller và nộp Form 801. Người ký xác nhận rằng mình giữ một vai trò được liệt kê trong công ty vào thời điểm bị tước quyền (Form 801, trang 1).
5. Kiểm tra lại tình trạng công khai, và đối chiếu các năm còn thiếu hồ sơ liên bang và của các tiểu bang khác với sổ sách kế toán và hồ sơ tiền lương. Xem Nộp bù các tờ khai thuế doanh nghiệp chưa nộp.

California, Texas, Delaware và việc giải thể tại cơ quan đăng ký khác nhau thế nào?

Mỗi nhãn tình trạng dẫn đến một cơ quan và một lộ trình nộp hồ sơ khác nhau. Hãy dùng cơ quan được nêu trong hồ sơ. Cách phân loại thuế của LLC không biến hồ sơ tiểu bang của LLC thành hồ sơ của công ty.

Tôi có thể phải trả những lệ phí và thuế còn nợ nào?

Hãy dự trù riêng cho các hồ sơ tại cơ quan đăng ký và các tài khoản thuế. Số tiền tùy thuộc tiểu bang, loại pháp nhân, các năm còn thiếu và các thông báo. Hóa đơn của tiểu bang thành lập không cho thấy mọi khoản nợ liên bang hay của các tiểu bang khác.

Về các quy định hằng năm riêng, xem Thuế đặc quyền kinh doanh Texas hoặc Thuế tối thiểu California và phí LLC.

Tôi có thể khôi phục đúng pháp nhân và tên cũ không?

Thông thường, pháp nhân đủ điều kiện có thể được khôi phục thay vì thành lập lại, nhưng tên vẫn phải còn có thể sử dụng theo quy định của tiểu bang. Hãy xác nhận hồ sơ là khôi phục pháp nhân gốc với số pháp nhân gốc, không phải thành lập mới.

Florida giữ tên của LLC đã giải thể trong một năm. Sau hơn một năm dương lịch, tiểu bang kiểm tra xem tên còn dùng được không và yêu cầu hồ sơ sửa đổi để đổi tên nếu tên đã bị người khác dùng (Florida Statutes; hướng dẫn khôi phục). California có thể từ chối khôi phục (revivor) nếu tên không còn dùng được (Franchise Tax Board). Texas trong trường hợp đó yêu cầu nộp kèm bản sửa đổi với đơn xin khôi phục (Văn phòng Ngoại trưởng). Delaware cũng yêu cầu dùng tên khác nếu một tên trùng đã được sử dụng trong thời gian điều lệ của công ty bị vô hiệu (Bộ luật Delaware). Nếu không thể khôi phục, hãy xin tư vấn về việc lập pháp nhân mới và chuyển giao hợp đồng, tài sản và các đăng ký.

Tôi có giữ được EIN và bầu chọn S corporation không?

Khôi phục cùng một pháp nhân nói chung có nghĩa là giữ EIN, nhưng IRS dựa vào cấu trúc pháp lý và cấu trúc thuế để quyết định thay đổi EIN. Hướng dẫn EIN của IRS yêu cầu EIN mới khi có điều lệ công ty mới, hoặc khi một LLC hiện có bị chấm dứt và một công ty hay hợp danh mới được thành lập. Hãy kiểm tra hồ sơ tiểu bang thực tế và lịch sử sở hữu trước khi dùng số cũ.

Bầu chọn S corporation là một vấn đề liên bang riêng. Hướng dẫn Form 1120-S của IRS cho biết bầu chọn đã được chấp nhận vẫn có hiệu lực cho đến khi bị chấm dứt, nhưng pháp nhân phải tiếp tục đủ điều kiện. Hãy so sánh thư chấp nhận của IRS, các Form 1120-S trước đó, chủ sở hữu, tính liên tục của pháp nhân và mọi tờ khai cuối cùng hoặc việc hủy bầu chọn. Việc một chủ sở hữu trực tiếp trở thành người nước ngoài không cư trú có thể chấm dứt bầu chọn kể từ ngày đó (26 U.S.C. §1361; §1362). S corporation có lợi nhuận và thu nhập tích lũy (earnings and profits) của C corporation vào cuối mỗi năm trong ba năm thuế liên tiếp, và thu nhập đầu tư thụ động vượt 25% tổng doanh thu trong mỗi năm đó, sẽ mất bầu chọn vào ngày đầu tiên của năm thuế kế tiếp (IRS). Nếu việc chấm dứt là vô ý, hãy hỏi IRS về khả năng được miễn giảm. Nếu thiếu thư chấp nhận, hãy yêu cầu bản thay thế và xác nhận ngày có hiệu lực. Với bầu chọn chưa bao giờ được chấp nhận hoặc nộp trễ, xem Bầu chọn S corporation trễ hoặc chưa xác nhận: cách xử lý. Đừng nộp Form 1120-S trước khi bầu chọn có hiệu lực.

Những tờ khai thuế nào có thể vẫn phải nộp cho các năm không hoạt động?

Việc không hoạt động ở cấp tiểu bang tự nó không xóa nghĩa vụ nộp tờ khai liên bang. Hãy xem xét từng năm, dựa trên cách phân loại thuế liên bang của pháp nhân, hoạt động thực tế, lịch sử tiền lương và mọi tờ khai cuối cùng đã nộp.

Cũng hãy xem lại các tài khoản thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh, thuế bán hàng và thuế lương của tiểu bang ở mọi nơi công ty có nghĩa vụ nộp hồ sơ. Với các tờ khai doanh nghiệp còn thiếu, hãy dùng Nộp bù các tờ khai thuế doanh nghiệp chưa nộp. Pháp nhân do người nước ngoài sở hữu mà bỏ sót Form 5472 cần rà soát hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài riêng.

Nếu đại diện đăng ký đã từ chức hoặc thông báo bị thất lạc thì sao?

Hãy chỉ định một đại diện đủ điều kiện và cập nhật hồ sơ tiểu bang trước khi chờ thư tiểu bang gửi đến. Đại diện đăng ký nhận các thông báo pháp lý. Hướng dẫn khôi phục của Florida yêu cầu địa chỉ và chữ ký chấp nhận của đại diện thay thế, và Delaware xác định việc không có đại diện là một nguyên nhân khiến mất tình trạng hoạt động hợp lệ (Phòng Công ty Delaware).

Hãy yêu cầu từng cơ quan cung cấp bản sao lịch sử hồ sơ và các thông báo thuế, rồi kiểm tra địa chỉ trong hồ sơ của tiểu bang và của IRS. Hỏi đại diện cũ xem họ còn giữ thông báo nào không. Việc thay đại diện tự nó không xóa các báo cáo quá hạn, số thuế còn nợ hay hạn trả lời đang chạy.

Khi nào tôi có thể xin giấy chứng nhận hoạt động hợp lệ (certificate of good standing)?

Giấy chứng nhận chỉ cho biết tình trạng theo cơ quan cấp, không phản ánh mọi tài khoản thuế. Tại Florida, có thể xin certificate of status cùng với hồ sơ khôi phục. Nếu đặt riêng, tiểu bang khuyên chờ đến khi việc khôi phục đã được ghi nhận. Tại Texas, certificate of fact-status của Văn phòng Ngoại trưởng chứng minh sự tồn tại hoặc quyền hạn, còn certificate of account status của Comptroller nói về thuế đặc quyền kinh doanh (Văn phòng Ngoại trưởng Texas). Hãy hỏi bên nhận cần bằng chứng nào, và kiểm tra riêng các tiểu bang khác và các tài khoản thuế.

Ví dụ

Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một LLC tại Florida bỏ lỡ một báo cáo hằng năm và bị giải thể theo thủ tục hành chính. LLC được khôi phục trước khi đến hạn năm báo cáo kế tiếp, với một đại diện đăng ký hiện hành. Biểu phí của Florida tính $100,00 cho việc khôi phục cộng $138,75 cho năm báo cáo đó: tổng cộng $238,75, chưa gồm các dịch vụ tùy chọn. Trong thời gian gián đoạn, LLC đã trả $20.000 tiền lương (số minh họa). Việc khôi phục tại Florida có hiệu lực hồi tố, nhưng bảo vệ những người đã dựa vào việc giải thể trước khi biết có khôi phục (Florida Statutes). Chủ sở hữu kiểm tra các tờ khai thuế lương và khoản nộp thuế của những kỳ lương đó. Nếu LLC có bầu chọn S corporation, chủ sở hữu cũng kiểm tra thư chấp nhận của IRS và từng Form 1120-S còn thiếu.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn muốn chấm dứt pháp nhân thay vì dùng lại: làm theo Đóng công ty. Công ty bị đình chỉ tại California phải được khôi phục trước khi có thể đóng hợp pháp (Franchise Tax Board).
• Thiếu nhiều tờ khai hoặc nhiều năm thuế: dùng Nộp bù các tờ khai thuế doanh nghiệp chưa nộp.
• Vấn đề nằm ở tài khoản thuế đặc quyền kinh doanh Texas hoặc hóa đơn thuế tối thiểu California: xem Thuế đặc quyền kinh doanh Texas hoặc Thuế tối thiểu California và phí LLC.
• Hóa đơn thuế Delaware cần được tính: xem Thuế đặc quyền kinh doanh của Delaware.
• Chủ sở hữu nước ngoài đã bỏ sót Form 5472: xem Bỏ sót hồ sơ khai của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt.
• Bầu chọn S corporation chưa bao giờ được chấp nhận hoặc có thể đã nộp trễ: xem Bầu chọn S corporation trễ hoặc chưa xác nhận: cách xử lý.
• Tình trạng đang bị tranh chấp, công ty đã hoạt động khi bị đình chỉ, hoặc tiểu bang yêu cầu lập pháp nhân mới: hãy thu thập hồ sơ của tiểu bang, các thông báo, hợp đồng, thư EIN, tài khoản thuế và thư bầu chọn để nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp kèm phối hợp về thuế.