Quên nộp Form 5472: Cách nộp bù và xin xóa tiền phạt

Tôi vừa biết mình lẽ ra phải nộp Form 5472. Việc đầu tiên cần làm là gì?

Trước hết, hãy xác định những năm nào phải nộp Form 5472 và pháp nhân đã nộp Form 1120 đi kèm hay chưa. Hãy xử lý lần lượt từng năm còn thiếu. IRS khuyến nghị nộp các tờ khai quá hạn trước, sau đó mới đề nghị miễn phạt vì lý do chính đáng. Nếu đang có thông báo chưa xử lý, hãy trả lời đúng hạn trong khi hoàn tất các hồ sơ nộp bù. IRS: Hướng dẫn Form 5472; IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế.

Hãy chuẩn bị ngày thành lập và ngày thay đổi chủ sở hữu của pháp nhân, mã số định danh người sử dụng lao động (EIN), bản sao các tờ khai và đơn gia hạn, sao kê ngân hàng, sổ sách, các khoản chủ sở hữu góp vốn và rút vốn, các giao dịch khác với bên liên quan, cùng mọi thư của IRS. Một năm không có doanh thu vẫn có thể phải nộp form nếu chủ sở hữu đã rót vốn vào LLC hoặc trả chi phí thay cho LLC. Để biết đầy đủ các giao dịch phải khai, hãy xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu hoặc nộp hồ sơ cho C corporation do người nước ngoài sở hữu.

Nếu bạn nghi việc bỏ sót là cố ý hoặc có liên quan đến thu nhập bị giấu, hãy đọc phần hỏi đáp về tự nguyện khai báo bên dưới trước khi chọn cách nộp bù.

Tôi phải nộp những năm nào đã qua, và IRS có thể truy lại bao xa?

Hãy kiểm tra từng năm riêng biệt. Không có quy tắc chung nào cho phép chỉ nộp ba năm gần nhất. Hãy xác định ai sở hữu pháp nhân và người đó có phải là người nước ngoài theo luật thuế Hoa Kỳ hay không, rồi kiểm tra các giao dịch và trường hợp được miễn nộp. Chỉ cần có chủ sở hữu nước ngoài vào bất kỳ thời điểm nào trong năm thuế của một công ty là quy định đã có thể áp dụng, kể cả khi người đó sau này trở thành người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ. Nếu có lựa chọn nộp tờ khai chung theo section 6013(g) hoặc (h) còn hiệu lực, cá nhân đó không còn thuộc định nghĩa người nước ngoài của Form 5472. Cả hai vợ chồng cùng ký bản tuyên bố lựa chọn khi nộp tờ khai chung đầu tiên. Hai vợ chồng cũng có thể lựa chọn trên tờ khai chung điều chỉnh, trong thời hạn muộn hơn của ba năm sau ngày nộp hoặc hai năm sau ngày nộp thuế. IRS: Hướng dẫn Form 5472; IRS: Vợ/chồng không cư trú.

Quy tắc đặc biệt dành cho LLC Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế (disregarded LLC) do người nước ngoài sở hữu bắt đầu áp dụng với năm thuế bắt đầu vào hoặc sau ngày 1 tháng 1 năm 2017 và kết thúc vào hoặc sau ngày 13 tháng 12 năm 2017. Công ty (corporation) có thể phải nộp cho cả những năm sớm hơn. Có một trường hợp miễn trừ dành cho công ty: khi Form 5471 và Schedule M bắt buộc đã khai báo mọi giao dịch với công ty nước ngoài liên quan. Trường hợp này không áp dụng cho LLC Hoa Kỳ bị bỏ qua về thuế do người nước ngoài sở hữu. Để biết đầy đủ các điều kiện, hãy xem quy định cho LLC hoặc quy định cho công ty. IRS: Hướng dẫn Form 5472.

Form 5472 chưa nộp hoặc thiếu thông tin quan trọng có thể khiến thời hiệu ấn định thuế vẫn còn mở. Hướng dẫn của IRS cho biết thời hiệu ấn định tiền phạt đối với tờ khai thông tin quốc tế nói chung là ba năm kể từ khi nộp tờ khai đầy đủ, kể cả khi nộp trễ. Việc thiếu thông tin bắt buộc cũng có thể kéo dài thời hiệu ấn định đối với tờ khai thuế thu nhập liên quan. Lý do chính đáng có thể giới hạn mức kéo dài này đối với các khoản thuế không liên quan. Đừng cho rằng một năm cũ đã khép lại khi chưa rà soát hồ sơ và các tình tiết của năm đó. IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế.

Nộp Form 5472 trễ cho LLC hoặc công ty như thế nào?

Hãy đính kèm từng Form 5472 nộp trễ vào tờ khai của đúng năm thuế đó. Cách nộp phụ thuộc vào những gì đã nộp trước đó. Nộp riêng một mình Form 5472 không phải là cách nộp bù thông thường. IRS: Hướng dẫn Form 5472; IRS: Thủ tục nộp bù tờ khai quá hạn.

Thủ tục nộp bù tờ khai thông tin quá hạn của IRS chỉ áp dụng nếu pháp nhân chưa bị IRS liên hệ về tờ khai còn thiếu và không đang bị kiểm tra dân sự hay điều tra hình sự. Nếu đã bị liên hệ, hãy làm theo thông báo và phối hợp với người phụ trách tại IRS để sửa. Nếu một LLC đã nộp Form 1120 pro forma nhưng bỏ sót Form 5472, thủ tục chung yêu cầu nộp tờ khai điều chỉnh. Hãy xác nhận lại bộ hồ sơ pro forma điều chỉnh và cách gửi, vì LLC có hướng dẫn riêng cho Form 5472. LLC không thể nộp Form 5472 bằng điện tử. Hãy giữ bản sao và bằng chứng đã gửi. IRS: Thủ tục nộp bù tờ khai quá hạn; IRS: Hướng dẫn Form 5472; IRS: Sửa tờ khai công ty; IRS: Hướng dẫn Form 1120-X.

Tôi có nên đính kèm bản giải trình lý do chính đáng không, và nên viết gì?

Nếu pháp nhân có các sự việc chứng minh được lý do chính đáng, hãy đính kèm một bản giải trình riêng, có chữ ký, cho từng năm nộp trễ. Hãy nêu điều gì đã ngăn việc nộp đúng hạn, pháp nhân biết về yêu cầu này khi nào, đã làm gì để tuân thủ và ngày pháp nhân khắc phục sai sót. Hãy đính kèm hồ sơ chứng minh dòng thời gian. Đừng nêu những điều bạn không thể chứng minh bằng tài liệu. IRS: Thủ tục nộp bù tờ khai quá hạn; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b).

Quy định yêu cầu trình bày rõ ràng mọi sự việc được viện dẫn, kèm lời tuyên bố chịu trách nhiệm về tội khai man. Nhân viên IRS xem xét sẽ quyết định pháp nhân có thiện chí và có lý do chính đáng hay không. Bản giải trình đính kèm có thể không được xem xét trước khi tiền phạt được ấn định, vì vậy hãy sẵn sàng gửi lại khi trả lời thông báo của IRS. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b); IRS: Thủ tục nộp bù tờ khai quá hạn.

Nếu tôi tự nộp bù, IRS vẫn phạt chứ?

Có, IRS vẫn có thể ấn định tiền phạt dù pháp nhân tự nguyện nộp kèm bản giải trình lý do chính đáng. Với năm thuế bắt đầu sau chế độ phạt cũ, mức phạt ban đầu cho Form 5472 là $25.000 cho mỗi bên liên quan và mỗi năm có sai phạm. Form thiếu nghiêm trọng thông tin được tính là không nộp. IRS: Hướng dẫn Form 5472; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(a).

Khoản phạt kéo dài chỉ áp dụng nếu sai phạm vẫn còn sau thời hạn ghi trong thông báo. Nếu cả sai phạm về nộp hồ sơ và sai phạm về lưu giữ hồ sơ cùng kéo dài đối với một bên liên quan, IRS có thể ấn định các khoản phạt kéo dài riêng biệt. IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế. Không có thuế thu nhập phải nộp cũng không xóa nghĩa vụ nộp Form 5472. IRS: Hướng dẫn Form 5472.

Chính sách xóa phạt lần đầu (first-time abatement) có áp dụng cho tiền phạt Form 5472 không?

Chính sách xóa phạt lần đầu không áp dụng trực tiếp cho Form 5472. Có một ngoại lệ hẹp trong xử lý của IRS: khi tiền phạt Form 5472 được hệ thống tự động ấn định vì form đính kèm một Form 1120 nộp trễ. IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế.

Mã tham chiếu và lịch sử nộp Form 1120 đều quan trọng. Đừng cho rằng CP215 đủ điều kiện chỉ dựa vào tiêu đề. Lý do chính đáng vẫn là một hướng riêng, kể cả khi quy tắc lần đầu hẹp này không phù hợp. Về tiền phạt của chính Form 1120, xem tiền phạt nộp trễ và nộp thuế trễ. IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế.

Không biết quy định hoặc dựa vào người chuẩn bị thuế có được xem là lý do chính đáng không?

Lời khuyên thuế cụ thể có thể chứng minh lý do chính đáng khi việc dựa vào lời khuyên đó là hợp lý. Việc thuê người chuẩn bị thuế hoặc dịch vụ thành lập công ty lo việc nộp hồ sơ thì thường không được tính. Hãy ghi lại câu hỏi đã đặt ra, các thông tin về sở hữu và giao dịch đã cung cấp, lời khuyên nhận được và lý do pháp nhân tin vào lời khuyên đó. Nếu chỉ đơn giản là không ai nộp hồ sơ, hãy ghi lại nỗ lực của chính pháp nhân để kịp thời hạn. Hãy giữ hợp đồng dịch vụ và hồ sơ theo dõi. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b); IRS: Internal Revenue Manual về miễn giảm tiền phạt.

IRS phải áp dụng ngoại lệ lý do chính đáng một cách rộng rãi đối với công ty có tổng doanh thu từ $20.000.000 trở xuống trong năm thuế, nếu công ty không biết về yêu cầu này, có sự hiện diện và liên hệ hạn chế tại Hoa Kỳ, và hợp tác nhanh chóng, đầy đủ với các yêu cầu của IRS về form và hồ sơ. Đây là tiêu chuẩn miễn giảm, không phải miễn nộp hồ sơ hay miễn phạt tự động. Cố vấn pháp lý của IRS cho biết doanh thu được tính là tổng doanh thu toàn cầu, không chỉ doanh thu tại Hoa Kỳ, và phải chứng minh đủ mọi điều kiện. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b)(2); IRS: Chief Counsel Advice 202617012.

Tôi nhận được thông báo CP215. Trả lời hoặc khiếu nại thế nào?

CP215 báo một khoản tiền phạt dân sự đã được ấn định. Thông báo này không cho biết Form 5472 có còn thiếu hay không. Hãy đối chiếu pháp nhân, kỳ thuế, lý do, số tiền và hạn chót trong thông báo với tờ khai đã nộp và bằng chứng đã gửi. Nếu còn thiếu form, hãy nộp ngay. Hãy gọi số điện thoại trên thông báo, hoặc gửi đề nghị xóa phạt kèm bản giải trình lý do chính đáng có chữ ký và hồ sơ. Hãy giữ bản sao và bằng chứng đã gửi. IRS: Tìm hiểu thông báo CP215; IRS: Miễn giảm tiền phạt.

Nếu Form 5472 đầy đủ đã được nộp đúng hạn, hãy gửi bản sao và bằng chứng nộp đúng hạn. Nếu nộp trễ hoặc thiếu thông tin, hãy giải trình các sự việc và đề nghị hình thức miễn giảm phù hợp. Nếu IRS không thể miễn giảm qua điện thoại, IRS cho biết bạn có thể đề nghị bằng văn bản với Form 843. Nếu đề nghị bị từ chối, thư từ chối sẽ nêu hạn chót và hướng dẫn khiếu nại. Khiếu nại lên IRS nói chung phải được yêu cầu trong vòng 30 ngày kể từ thư đó, nhưng hãy làm theo đúng thư của bạn. Thanh toán trước hạn chót của CP215 có thể tránh tiền lãi trên khoản phạt đã ấn định, nhưng việc thanh toán không thay cho việc nộp form còn thiếu. IRS: CP215; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(a); IRS: Miễn giảm tiền phạt; IRS: Khiếu nại tiền phạt.

Làm sao để tiền phạt không tăng thêm sau khi IRS gửi thông báo?

Hãy nộp ngay Form 5472 đầy đủ và các hồ sơ được yêu cầu. Hãy tìm thư của IRS nêu rõ sai phạm về nộp hồ sơ hoặc lưu giữ hồ sơ, cùng ngày gửi thư. Thời hạn khắc phục 90 ngày bắt đầu từ ngày IRS gửi thông báo về sai phạm đó, không phải từ hạn thanh toán trên CP215. Nếu lý do chính đáng vẫn còn sau khi nhận thông báo, quy định tính thời hạn này bắt đầu không sớm hơn ngày cuối cùng lý do chính đáng còn tồn tại. Sai phạm kéo dài quá thời hạn đó có thể bị tính thêm tiền phạt cho mỗi kỳ 30 ngày hoặc phần của kỳ, không có mức tối đa được nêu. Internal Revenue Manual cho biết không còn ngoại lệ lý do chính đáng riêng nào một khi khoản phạt kéo dài đã áp dụng. eCFR: 26 CFR 1.6038A-4(b), (d); IRS: Internal Revenue Manual về tiền phạt quốc tế; IRS: CP215.

Thanh toán khoản phạt CP215 đã ấn định có thể dừng tiền lãi trên khoản đó, nhưng không khắc phục việc Form 5472 chưa nộp hoặc chưa đầy đủ. Nếu thư của IRS yêu cầu cả hồ sơ lẫn form, hãy xử lý cả hai yêu cầu và giữ bằng chứng đã gửi. IRS: CP215; eCFR: 26 CFR 1.6038A-4.

Tôi có thể đóng LLC để xóa các năm bị bỏ sót không?

Không. Đóng LLC không xóa nghĩa vụ nộp hồ sơ liên bang trước đó hay các khoản phạt đã ấn định. IRS cho biết không thể đóng tài khoản doanh nghiệp cho đến khi nộp đủ các tờ khai cần thiết và trả đủ thuế. Hãy kiểm tra năm cuối cùng xem có giao dịch phải khai hay không và giữ hồ sơ cần thiết để trả lời các câu hỏi của IRS. Việc giải thể và nộp hồ sơ cuối cùng với tiểu bang tùy thuộc vào nơi LLC được thành lập hoặc đăng ký. IRS: Đóng doanh nghiệp.

Khi nào nên chọn chương trình tự nguyện khai báo của IRS?

Hãy cân nhắc Chương trình Tự nguyện Khai báo của Cơ quan Điều tra Hình sự (Criminal Investigation Voluntary Disclosure Practice) của IRS trước khi nộp các tờ khai bù, nếu việc không tuân thủ là cố ý và có nguy cơ bị truy cứu hình sự. Chương trình yêu cầu khai báo trung thực, kịp thời và đầy đủ, và không bảo đảm được miễn truy tố. Thời điểm rất quan trọng: việc khai báo có thể đã quá muộn sau khi cuộc kiểm tra hoặc điều tra bắt đầu, hoặc sau khi IRS nhận được thông tin về việc không tuân thủ. IRS: Chương trình Tự nguyện Khai báo.

Việc vô ý quên nộp Form 5472 thường được xử lý bằng cách nộp tờ khai gốc hoặc tờ khai điều chỉnh và đề nghị miễn phạt vì lý do chính đáng, trong giới hạn điều kiện của thủ tục IRS. Nếu hành vi có thể là cố ý, hãy nhờ tư vấn thuế xuyên biên giới trước khi chọn thủ tục. IRS: Chương trình Tự nguyện Khai báo; IRS: Thủ tục nộp bù tờ khai quá hạn.

Ví dụ

Số tiền đô la Hoa Kỳ minh họa: một chủ sở hữu nước ngoài góp US$20.000 vào LLC một thành viên tại Hoa Kỳ trong năm đầu và thêm US$5.000 vào năm sau. LLC không có doanh thu và không nộp Form 5472 nào. Nếu mỗi khoản góp vốn đều phải khai và chủ sở hữu là bên liên quan duy nhất, hai năm bị bỏ sót có thể bị phạt ban đầu US$25.000 mỗi năm, tức US$50.000 trước khi được miễn giảm. Chủ sở hữu thu thập sao kê ngân hàng của cả hai năm và nộp riêng một Form 1120 pro forma và một Form 5472 cho mỗi năm, mô tả khoản góp vốn của năm đó trong phần đính kèm Part V của Form 5472. Chủ sở hữu gửi bản giải trình lý do chính đáng có căn cứ cho từng năm. IRS vẫn có thể ấn định tiền phạt và xem xét các bản giải trình sau. IRS: Form 5472.

Trường hợp của bạn khác?

Bước tiếp theo thay đổi theo loại pháp nhân, các tờ khai còn thiếu và nơi bạn sống:

• Bạn cần quy định nộp hồ sơ hằng năm của LLC hoặc danh sách giao dịch: xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• C corporation Hoa Kỳ đã bỏ sót toàn bộ tờ khai thuế thu nhập: xem nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Bạn cần biết chủ sở hữu có phải nộp thuế thu nhập Hoa Kỳ hay không: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.
• Bạn sống tại Hoa Kỳ và đã bỏ sót khai báo cá nhân về tài sản nước ngoài: xem nộp bù các khai báo nước ngoài bị bỏ sót.
• Bạn sống tại Canada và sở hữu LLC: kiểm tra nghĩa vụ nộp hồ sơ có thể có tại Canada trong chủ sở hữu Canada của LLC Hoa Kỳ.
• Sổ sách của LLC chưa thể hiện các giao dịch của chủ sở hữu: xem hoàn thiện sổ sách quá hạn.
• Bạn nhận thông báo phạt, bỏ sót nhiều năm, hoặc có thể đã cố ý nộp tờ khai không đầy đủ: hãy mang thông báo, các hồ sơ đã nộp, lịch sử sở hữu và sao kê ngân hàng đến tư vấn thuế xuyên biên giới.