Rétablir une LLC ou une société américaine dissoute ou suspendue

Comment savoir qui a changé le statut de mon entreprise américaine?

Cherchez dans le registre des entreprises de l'État de constitution, par dénomination sociale ou par numéro d'entité. Lisez le statut exact, la date d'entrée en vigueur, l'historique des dépôts et l'agent enregistré; vérifiez ensuite le compte fiscal de l'État et chaque autre État où l'entreprise est inscrite. Un registre d'État et une administration fiscale peuvent chacun avoir un problème distinct.

Les définitions de la recherche d'entreprises de la Californie montrent pourquoi l'intitulé exact compte : « SOS Suspended » indique habituellement un relevé d'information (Statement of Information) manquant, « FTB Suspended » des exigences fiscales non respectées, et « SOS/FTB Suspended » les deux. La foire aux questions du registre de la Floride lie la dissolution administrative ou la révocation à un rapport annuel non produit. Conservez le dossier et les avis avant de produire quoi que ce soit, afin d'associer chaque exigence à l'organisme qui l'a imposée.

Un statut « en défaut » peut exiger un rapport ou un paiement manquant plutôt qu'une remise en vigueur. Le Delaware distingue « AR filed, Tax delinquent » de « Void, AR’s or Tax Delinquent »; suivez la marche à suivre qui correspond au statut exact.

Qu'est-ce qui a causé la perte de la bonne situation?

La cause est l'exigence non respectée qui apparaît dans le dossier ou l'avis de l'État, et elle peut différer de la plus ancienne facture impayée. Comparez les dépôts au registre, les avis du compte fiscal et les dossiers de l'agent enregistré avant de supposer qu'un seul rapport annuel réglera tout.

La Floride peut dissoudre une LLC pour un rapport annuel manquant, des frais ou une pénalité d'État impayés, l'absence d'agent ou le défaut de signaler un changement d'agent dans les 30 jours. Un rapport annuel produit après le 1er mai entraîne des frais de retard. S'il manque toujours à 5 h de l'après-midi, heure de l'Est, le troisième vendredi de septembre, la dissolution survient le quatrième vendredi (lois de la Floride; Département d'État). Le secrétaire d'État de la Californie peut suspendre une entité pour un relevé d'information manquant, et le Franchise Tax Board peut la suspendre pour des déclarations manquantes ou des soldes fiscaux impayés; les deux peuvent agir contre la même entité (secrétaire d'État de la Californie; Franchise Tax Board). Le Delaware indique aussi que l'absence d'agent enregistré peut faire perdre à une entité sa bonne situation (Division des sociétés du Delaware).

L'entreprise peut-elle continuer ses activités pendant que son statut est suspendu ou dissous?

En général, suspendez les activités ordinaires jusqu'au rétablissement de l'autorisation de l'État. Une LLC de la Floride dissoute par voie administrative ne peut mener que des activités de liquidation (Législature de la Floride). La Californie indique qu'une entreprise suspendue ne peut légalement exercer ses activités, vendre un bien immobilier, fermer ni intenter ou défendre une action en justice; les contrats signés pendant une suspension fiscale peuvent être annulables (Franchise Tax Board). La déchéance pour taxe de franchise au Texas empêche aussi l'entité d'intenter ou de défendre une action devant un tribunal du Texas (Code fiscal, article 171.252).

L'effet du rétablissement varie aussi. Le rétablissement d'une LLC ou d'une société par actions de la Floride a un effet rétroactif à la dissolution, mais préserve les droits acquis par des personnes qui se sont fiées à la dissolution avant d'apprendre le rétablissement (loi de la Floride sur les LLC; loi sur les sociétés par actions). Le Texas traite une entité rétablie après une déchéance fiscale comme ayant existé sans interruption; après une fermeture forcée sans motif fiscal, la continuité ne s'applique que si l'entité est rétablie avant le troisième anniversaire de la cessation (Code des organisations commerciales, article 11.254; secrétaire d'État). La loi du Delaware valide les actes admissibles d'une société accomplis pendant une période de nullité. La remise en vigueur en Californie préserve les droits acquis pendant la suspension, et les contrats annulables exigent un recours distinct (loi de la Californie; Franchise Tax Board). Conservez les dossiers de la période de défaut pour un examen selon le droit de l'État.

Pourrais-je être personnellement responsable des dettes de la période de défaut?

Au Texas, les administrateurs et les dirigeants peuvent être personnellement responsables des dettes de l'entreprise contractées dans l'État après l'échéance d'un rapport, d'une taxe ou d'une pénalité de franchise et avant le rétablissement des privilèges perdus. La règle s'étend aux LLC et aux autres entités imposables, et un rétablissement ultérieur n'efface pas cette responsabilité (Code fiscal, articles 171.2515 et 171.255; Code des organisations commerciales, article 11.254). La Californie peut poursuivre les propriétaires qui ont retiré des actifs de l'entreprise ou posé d'autres gestes énumérés lorsque l'impôt reste impayé; une personne qui exerce les pouvoirs d'une société suspendue pour motif fiscal peut aussi s'exposer à des sanctions pénales (Franchise Tax Board; loi de la Californie). Obtenez des conseils sur les actes et les dettes de la période de défaut.

Que dois-je produire, et dans quel ordre?

Commencez par les exigences qui permettent de lever chaque blocage de l'État, puis confirmez que le registre affiche l'entreprise comme active. Les déclarations fédérales et celles des autres États demandent leur propre examen, même une fois le rétablissement inscrit.

1. Rassemblez le numéro d'entité, les documents de constitution, les avis de statut, l'historique des dépôts, les relevés du compte fiscal, la lettre d'EIN, la lettre d'acceptation du choix de société de type S s'il y en a une, et la correspondance de l'agent enregistré.
2. Rétablissez ou nommez un agent enregistré lorsque c'est exigé. En Floride, l'agent doit accepter sa nomination sur la demande de rétablissement.
3. Remplissez séparément les dépôts en retard au registre lorsqu'ils sont exigés, et réglez les déclarations et les soldes nécessaires pour lever chaque blocage. En Californie, le Franchise Tax Board indique que la remise en vigueur fiscale exige les déclarations et soldes en retard ainsi qu'une demande de remise en vigueur; elle exige aussi d'abord la bonne situation auprès du secrétaire d'État (Franchise Tax Board).
4. Soumettez le dépôt de rétablissement, de remise en vigueur ou de réactivation de l'État et toute attestation exigée. Après une déchéance fiscale devant le secrétaire d'État du Texas, obtenez l'attestation du contrôleur et soumettez le formulaire 801. Son signataire certifie qu'il occupait l'un des rôles énumérés dans l'entreprise au moment de la déchéance (formulaire 801, page 1).
5. Revérifiez le statut public et rapprochez les années de déclarations fédérales et d'autres États manquantes des registres comptables et de paie. Lisez Rattraper les déclarations d'entreprise non produites.

En quoi la Californie, le Texas, le Delaware et la dissolution au registre diffèrent-ils?

Chaque statut renvoie à une autorité et à une marche à suivre différentes. Utilisez l'organisme nommé dans le dossier; la classification fiscale d'une LLC ne transforme pas son dépôt d'État en dépôt de société par actions.

Quels frais et quels arriérés d'impôt pourrais-je devoir?

Prévoyez des budgets distincts pour les dépôts au registre et pour les comptes fiscaux. Le montant dépend de l'État, du type d'entité, des années manquantes et des avis; une facture de l'État de constitution ne montre pas toutes les dettes fédérales ou celles des autres États.

Pour les règles annuelles distinctes, lisez Taxe de franchise du Texas ou Impôt minimum et frais de LLC en Californie.

Puis-je rétablir la même entité et le même nom?

Souvent, une entité admissible peut être rétablie au lieu d'être constituée de nouveau, mais le nom doit demeurer disponible selon les règles de l'État. Confirmez que le dépôt est un rétablissement de l'entité d'origine, sous son numéro d'entité, et non une nouvelle constitution.

La Floride réserve le nom d'une LLC dissoute pendant un an. Après plus d'une année civile, elle vérifie la disponibilité et exige une modification de nom si le nom n'est plus disponible (lois de la Floride; instructions de rétablissement). La Californie peut refuser la remise en vigueur si le nom n'est pas disponible (Franchise Tax Board); le Texas exige alors une modification jointe à la demande de rétablissement (secrétaire d'État). Le Delaware exige aussi un autre nom si un nom en conflit a été adopté pendant que la charte d'une société par actions était nulle (Code du Delaware). Si le rétablissement n'est pas possible, obtenez des conseils sur la constitution d'une nouvelle entité et le transfert de ses contrats, de ses actifs et de ses inscriptions.

Puis-je conserver l'EIN et le choix de société de type S?

Rétablir la même entité mène généralement à conserver son EIN, mais l'IRS fonde les changements d'EIN sur la structure juridique et fiscale. Le guide de l'IRS sur l'EIN exige un nouvel EIN pour une nouvelle charte de société par actions ou lorsqu'une LLC existante prend fin et qu'une nouvelle société par actions ou société de personnes est constituée. Vérifiez le dépôt d'État réel et l'historique de propriété avant d'utiliser l'ancien numéro.

Le choix de société de type S est une question fédérale distincte. Les instructions du formulaire 1120-S de l'IRS indiquent qu'un choix accepté reste en vigueur jusqu'à ce qu'il prenne fin, mais que l'entité doit demeurer admissible. Comparez la lettre d'acceptation de l'IRS, les formulaires 1120-S antérieurs, les propriétaires, la continuité de l'entité et toute déclaration finale ou révocation. Un propriétaire direct qui devient non-résident étranger peut mettre fin au choix dès ce jour (26 U.S.C. §1361; §1362). Une société de type S qui a des bénéfices accumulés de société de type C à la fin de trois années d'imposition consécutives, et dont le revenu de placement passif dépasse 25 % des recettes brutes chaque année, perd son choix le premier jour de l'année d'imposition suivante (IRS). Si la fin du choix était involontaire, demandez un allègement à l'IRS. Si la lettre d'acceptation manque, demandez un duplicata et confirmez la date d'entrée en vigueur. Pour un choix jamais accepté ou tardif, lisez Allègement pour choix tardif de société de type S. Ne produisez pas le formulaire 1120-S avant l'entrée en vigueur du choix.

Quelles déclarations fiscales peuvent encore être dues pour les années d'inactivité?

L'inactivité dans l'État n'efface pas, à elle seule, les obligations de production fédérales. Procédez année par année à partir de la classification fiscale fédérale de l'entité, de ses activités réelles, de son historique de paie et de toute déclaration finale déjà produite.

Passez aussi en revue les comptes d'impôt sur le revenu, de franchise, de taxe de vente et de paie de chaque État où l'entreprise avait des obligations de production. Pour les déclarations d'entreprise manquantes, utilisez Rattraper les déclarations d'entreprise non produites. Une entité à capitaux étrangers qui a manqué des dépôts du formulaire 5472 a besoin de l'examen distinct des déclarations de propriétaires étrangers.

Que faire si l'agent enregistré a démissionné ou si des avis se sont perdus?

Nommez un agent admissible et mettez à jour le dossier de l'État avant de compter sur le courrier futur de l'État. L'agent reçoit les avis juridiques; les instructions de rétablissement de la Floride exigent l'adresse de l'agent remplaçant et sa signature d'acceptation, et le Delaware désigne l'absence d'agent comme une cause de perte de la bonne situation (Division des sociétés du Delaware).

Demandez à chaque organisme des copies de l'historique des dépôts et des avis fiscaux, puis vérifiez les adresses dans les dossiers de l'État et de l'IRS. Demandez à l'ancien agent les avis qu'il a conservés. Remplacer un agent ne règle pas, à lui seul, les rapports en retard, les soldes d'impôt ou un délai de réponse déjà en cours.

Quand puis-je obtenir un certificat de bonne situation?

Un certificat indique le statut selon l'organisme qui le délivre, et non tous les comptes fiscaux. En Floride, un certificat de statut peut être demandé avec le dépôt de rétablissement; s'il est commandé séparément, l'État recommande d'attendre que le rétablissement soit inscrit. Au Texas, le certificat de statut de fait du secrétaire d'État atteste l'existence ou le pouvoir de l'entité, tandis que le certificat de statut de compte du contrôleur porte sur la taxe de franchise (bureau du secrétaire d'État du Texas). Demandez au destinataire quelle preuve il exige, et vérifiez séparément les autres États et les comptes fiscaux.

Exemple

Montants en dollars américains. Une LLC de la Floride manque un rapport annuel et est dissoute par voie administrative. Elle se rétablit avant l'échéance du rapport de l'année suivante, avec un agent à jour. Le barème de la Floride exige 100,00 $ pour le rétablissement, plus 138,75 $ pour cette année de rapport : 238,75 $, sans les services facultatifs. La LLC a versé 20 000 $ en salaires, à titre d'exemple, pendant la période de défaut. Le rétablissement en Floride a un effet rétroactif, mais protège les personnes qui se sont fiées à la dissolution avant d'apprendre le rétablissement (lois de la Floride). Le propriétaire vérifie les déclarations et les dépôts de paie pour ces périodes de salaires. Si la LLC avait un choix de société de type S, il vérifie aussi sa lettre d'acceptation de l'IRS et chaque formulaire 1120-S manquant.

Votre situation est différente?

• Vous voulez mettre fin à l'entité plutôt que la réutiliser : suivez Fermer une société. Une société suspendue en Californie doit être remise en vigueur avant de pouvoir être fermée légalement (Franchise Tax Board).
• Plusieurs déclarations ou années d'imposition manquent : utilisez Rattraper les déclarations d'entreprise non produites.
• Le problème concerne un compte de taxe de franchise du Texas ou une facture d'impôt minimum de la Californie : lisez Taxe de franchise du Texas ou Impôt minimum et frais de LLC en Californie.
• Une facture d'impôt du Delaware doit être calculée : lisez Taxe de franchise du Delaware.
• Un propriétaire étranger a omis le formulaire 5472 : lisez Déclarations de propriétaires étrangers manquées et pénalités.
• Le choix de société de type S n'a jamais été accepté ou a peut-être été tardif : lisez Allègement pour choix tardif de société de type S.
• Le statut est contesté, l'entreprise a exercé ses activités pendant sa suspension, ou l'État exige une nouvelle entité : rassemblez le dossier de l'État, les avis, les contrats, la lettre d'EIN, les comptes fiscaux et la lettre de choix pour obtenir de l'aide à la création d'entreprise avec coordination fiscale.