销售税合规：用软件、外包，还是自己处理？

销售税应该自己处理、用软件，还是交给专业人士？

根据您申报的州数、产品应税性是否清晰，以及由谁把每份申报表与账簿核对，来选择合适的做法。软件可以在结账时计算税额，但它不决定您在哪些州要缴税，也不判断申报表是否与账簿一致；产品按错误的规则设置，您可能要补缴税款，或要补偿您的服务提供商。

自己处理申报，可能在这些时候不再适用：需要申报的州多到一个人每月核对不过来，或者收到了没人能回复的州来信。请人帮忙的成本，取决于您每年要提交多少份申报表（州数乘以各州要求的申报频率）、还有多少个登记要办，以及要先整理多少销售数据。

出现以下情况时，处理起来就不简单了：您已在或即将在多个州登记，某项产品的应税性不明确（软件订阅是常见情形），漏提了申报表，或者申报表与账簿对不上。先准备许可证清单、按州和月份列示的销售额，以及最近几份申报表；完整清单在文末。

销售税合规软件能计算和申报什么？

销售税合规包含六项工作：登记、设置产品应税性、计算、申报和缴税、与账簿核对，以及回复通知。在 Streamlined 成员州，认证服务提供商能承担其中大部分，仅计算税额的软件只负责计算。其余的仍由人来做。

销售税申报能真正实现自动化吗？

部分可以。计算可以自动化，在 Streamlined 成员州，认证服务提供商可以申报和缴税。在这些州之外，申报表要在各州自己的系统里提交，由您本人或按该州规定的方式授权的人提交。各种工具在申报的州和检查的内容上不同，所以要问清：这个工具在哪些州申报，会不会提交零销售额申报表，以及每个州账户上登记的是谁。工具用未核对的数据去申报，就会照原样申报。

有三个陷阱反复出现：

• 用未核对的销售额申报。 申报表所依据的销售数据如果没有与订单、退款和交易平台报告核对过，即使按时提交，也可能出错，例如一笔交易平台销售既算在您店铺的合计里，又算在交易平台的代收报告里。见核对销售与收款。
• 在无税可缴的州登记。 登记就开始了申报义务：卖家从登记之日起，要负责代收和缴纳税款；通过 Streamlined 系统（成员州共同运行的统一登记）登记，并不能免除更早销售的税款，除非该州提供特赦（Streamlined 登记）。登记之前，先确认已达到该州的标准。
• 漏提零销售额申报表。 在 Streamlined 成员州、加州和纽约州，即使没有销售额，也要提交申报表（Streamlined 登记；加州；纽约州）。设置为只在有税可缴时申报的工具，可能会漏掉这些。关于截止日期、罚款和漏报的申报表，见提交销售税申报表。

无论选哪种工具，哪些环节仍然需要人来做？

即使由工具来计算或申报，其中大部分仍然要由人来做。

• 您在哪里要缴税。 在达到某个州实体或经济纳税关联标准（在当地有店铺、员工或存货，或销售额超过其门槛等联系），或符合其他要求的每个州，都必须登记（Streamlined 登记）。见什么时候必须代收销售税。
• 产品应税性。 认证服务提供商根据每项产品的映射方式来判断应税性，而州的数据错误减免不涵盖错误的映射。某项订阅方案、服务或组合产品在某个州是否应税，是另一个问题；见软件和 SaaS 的销售税。
• 免税证明。 加州告知执业人员，客户应保存支持非应税销售的文件（CDTFA）。见客户提供的免税证明。
• 服务提供商范围之外的通知和审计。 除非服务提供商因您的账户获得补偿，否则州一般直接与您联系，而服务提供商仍可能需要您提供记录（CSP 常见问题）。见销售税审计。
• 过去的期间。 从未征税的销售，需要单独的计划。见补缴从未代收的销售税。
• 账簿。 负债余额与申报表不一致，需要有人去追查。见应付销售税与申报表对不上。

什么是认证服务提供商？哪些卖家可以免费使用？

认证服务提供商（CSP）是依据《简化销售与使用税协议》认证的代理人，代卖家办理销售与使用税事务，但不包括卖家自己购买商品的税。对符合下列条件的卖家，Streamlined 成员州向服务提供商付费，所以这些卖家无需为所涵盖的服务向服务提供商付钱（什么是 CSP）。州是否允许这些卖家保留其代收津贴，各州不同，请逐州询问（CSP 常见问题）。

要在某个州享受免费服务，卖家必须通过 Streamlined 销售税登记系统登记该州、与服务提供商签订合同，并在该州登记前的 12 个月内同时满足以下全部条件（免费服务）：

• 在该州没有超过 30 天的固定营业场所；
• 在该州的财产少于 $50,000，工资支出也少于 $50,000；
• 在该州的财产或工资支出，占其财产总额或工资总额的比例都低于 25%；
• 不是因为卖家或其关联方要成为该州的供应商，才代收该州的税。

在这些测试中，财产是指卖家拥有或租用的不动产和有形财产：自有的按原始成本，租用的按年净租金的八倍，取 12 个月开始和结束时的平均值。工资支出是付给员工的报酬，按合同的所在地规则分配到各州（服务提供商合同）。

只是因为超过该州经济纳税关联门槛而必须在该州代收税款的远程卖家，在该州符合条件。与在该州不符合这些条件的实体有关联的卖家（依据《国内税收法典》第 267(b) 条或第 707(b) 条），如果该实体代表卖家提供服务，例如配送产品、办理申报表或处理客户投诉，或者双方是在 2018 年 6 月 21 日或之后设立或重组，使卖家现在符合条件，那么该卖家不符合条件。2020 年 9 月 1 日之前已通过 Streamlined 系统正确登记、由 CSP 补偿的卖家，不适用这项排除，除非其在 2018 年 6 月 21 日之后设立或重组过（服务提供商合同）。如果卖家必须在某州登记，但不再同时满足全部条件，则免费身份在该州终止。这些条件来自 Streamlined 理事会与服务提供商之间的合同，所以登记时请查看免费服务页面上当时有效的条款。“受补偿卖家”这个标签只决定由谁向服务提供商付费，不决定您是否必须代收税款（CSP 常见问题）。

对于您不符合条件的州、您直接登记而不是通过 Streamlined 系统登记的州、不属于 Streamlined 成员的州、会计或咨询等额外服务，以及处理超过某州年度交易量 30% 的非应税交易，服务提供商都可能收费。Streamlined 的登记页面列出了成员州。加州、纽约州和得克萨斯州不在其中，所以这几个州的申报表要由卖家或其专业人士直接向该州提交。

Streamlined 成员州也认证仅计算税额的软件。使用这类软件的卖家，仍要自己申报和缴税，审计时州会直接联系卖家（CSP 常见问题）。

软件或服务提供商出错时，谁来缴税？

这取决于工具。使用仅计算税额的软件，卖家仍然要对州负责申报和缴税；软件的提供方，要对州负责因软件运行方式的错误造成的少缴税款。使用认证服务提供商，服务提供商要对州负责它所处理交易的税款，除非卖家虚报了所销售的商品或存在欺诈。在 Streamlined 系统之外，登记的卖家一般要自己承担，除非适用该州的减免规则。

华盛顿州的法规实施了《简化销售与使用税协议》，其中有明确规定（RCW 82.58.080）；请查看您所在州的法规。有两点限制：卖家可能因服务提供商未处理的交易受到审计，对没有在申报表截止日前交给服务提供商的税款，卖家仍要缴纳（服务提供商合同，第 E.2 节）。

使用认证服务提供商或认证计算软件的卖家，对于某些错误，Streamlined 成员州也会免除其责任（CSP 常见问题）：

错误的映射不属于州数据的错误，所以不适用州的减免。根据服务提供商合同，对于造成税款未代收的映射错误，无论映射是谁做的，服务提供商都要对州负责；而它与卖家之间的合同，可能要求在错误由卖家的行为或不作为造成时，由卖家补偿服务提供商（服务提供商合同，第 E.3(c) 节；CSP 常见问题）。在服务提供商的合同开始之前，由卖家自己申报和缴税。其他州有各自的减免规则，请查看该州自己的指引。

请记账员或 CPA，改变的是由谁来做事，而不是账户归谁。专业人士根据卖家的授权，代表卖家行事；纽约州的授权表格要求纳税人同意审阅所申报的信息，并核实这些信息真实、正确、完整（TR-2000 表）。

实体背后的人也可能要个人承担税款；独资经营者则直接承担。在加州，企业终止后，如果高管、成员、经理、合伙人或其他控制该实体、或负责其申报表或税款缴纳的人故意不缴税，可能要个人承担向客户收取的未缴销售税（或指定的使用税），外加利息和罚款。这只涵盖他们承担该职责的期间，并有时间限制（《税收与征税法》第 6829 条）。其他州有各自的规定；见提交销售税申报表。

记账员或 CPA 能做软件做不到的哪些事？他们如何获得权限？

记账员或 CPA 处理工具做不到的部分：判断哪些州需要登记、检查产品是如何映射的、把每份申报表与账簿核对、在服务提供商不覆盖的州申报，以及回复州的来信。要在某个州代表卖家办事，专业人士需要卖家的授权。

各州把这分成两种权限：一种用于在线申报和缴税，另一种用于就通知和审计代表您发言。具体规则因州而异；下面两个州体现了基本模式。

在加州，授权委托书本身并不提供在线申报的权限：想要办理在线事务的代表，还需要第三方访问权限（CDTFA）。CDTFA-392 表要求每位受托人填写一个识别号，例如 CPA、律师执业编号、PTIN 或注册税务代理编号，所以受托人不必是 CPA（CDTFA-392）。请问清楚，每个州的表格上会写哪位个人，以及由谁签署申报表。其他州有各自的表格、登录方式和申报频率；在假定这两个州的步骤适用之前，请先查看该州税务局自己的网站。关于截止日期和没有销售时怎么申报，见提交销售税申报表。

通过交易平台的销售，会改变我自己要申报的内容吗？

它们会改变您申报这些销售的方式，以及您在这些销售上要缴的税。您是否仍然需要许可证和申报表，取决于所在的州。已登记的卖家仍要继续申报，按该州的指示申报交易平台销售，并保留交易平台已代收税款的证明。在您自己的网站或通过直接开票的销售，仍然归您负责。

• 加州。 有形商品只通过已登记的平台代收方（代卖家收取销售税的交易平台）销售的卖家，一般不需要登记；在自己网站上的直接销售，仍可能产生登记义务。已登记的卖家要保留平台代收方的协议或其他已登记的证明，以及自己的许可证号码（CDTFA）。
• 纽约州。 总部在纽约州、只通过交易平台提供方销售的卖家，仍要登记并提交申报表；某些州外卖家则不需要登记。已登记的卖家要保留平台提供方的代收证明，或平台提供方的公开协议（纽约州）。

这两项规则都针对有形商品。通过平台销售软件或服务，是另一个问题；见SaaS 销售税的登记销售方。交易平台销售在申报表上如何体现，见提交销售税申报表。如果您自己运营平台，见创业公司的平台代收规则。

开始时我需要交出什么资料？

要给负责的人或服务提供商足够的资料，让他们能根据记录重建每份申报表，而不是依赖工具的合计数。

• 按州列示的许可证清单：许可证号码、申报频率、截止日期，以及每个登录账号由谁持有。
• 最近已提交的申报表、付款确认，以及所有州来信。
• 按州和月份列示的销售额：总销售额、交易平台销售额、直接销售额、退款。
• 您的产品，以及每项产品在每个州如何计税或映射。
• 免税证明和转售证明，以及交易平台协议或代收报告。
• 支付处理商和交易平台的收款报告。
• 账簿中的销售税负债账户。
• EIN、能签署州授权的所有人、高管或合伙人，以及每个州账户上的邮寄地址和电子邮箱，州来信会寄到那里。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

在部分州持有许可证的网店

一家网店向 12 个州的买家发货，在其中 6 个州持有许可证，年销售额为 US$400,000，其中 US$100,000 通过交易平台。计算软件在结账时，按来源规则确定的归属地，对这 6 个有许可证的州适用相应税率。每个月有人把按州列示的销售额与这 6 份申报表以及交易平台的代收报告核对。另外 6 个州，则对照各州的门槛检查；见各州销售税经济纳税关联门槛。

有一个方案映射错误的软件公司

一家软件公司每年订阅收入为 US$800,000，在 4 个州持有许可证。在其中一个对该产品征税的 Streamlined 成员州，它使用认证服务提供商，但把一个方案映射成了非应税。州的减免涵盖错误的税率、边界或应税性库数据，不涵盖错误的产品映射。如果该方案有 US$60,000 的销售额没有征税，按示意性的 6% 税率，有 US$3,600 的税款没有代收，这还不含任何利息或罚款。服务提供商要对州负责，但它与公司之间的合同，可能要求公司补偿服务提供商，因为映射是公司做的。映射错误可能在该方案销售的每个州重复出现。

卖家在加州给 CPA 开通权限

一位持有加州许可证的卖家，希望 CPA 提交按月的申报表，并回复州的来信。卖家批准 CPA 的第三方访问权限，让 CPA 能够申报和缴税，并签署授权委托书，在通知和审计事项上指定 CPA 个人，而不是事务所。许可证仍然登记在卖家名下，卖家在申报前仍要审阅这些数字。

您的情况不同？

• 您已在或即将在多个州登记，产品应税性不明确，或申报表与账簿不一致： 判断哪些申报交给软件、哪些需要人做、授权什么，需要审查您实际的登记和记录；请获得记账协助。
• 您不确定自己在哪些州要缴税： 见什么时候必须代收销售税。
• 您或企业位于美国境外： 见外国卖家与销售税和从加拿大销售软件的美国销售税。
• 您销售应税商品但没有代收税款： 见补缴从未代收的销售税。
• 您通过网店平台销售，需要知道该开通哪些州： 见Shopify 各州销售税。
• 您通过替您销售的平台销售软件： 见SaaS 销售税的登记销售方。
• 州里发来了审计通知或资料索取函： 见销售税审计。
• 您的负债报表与已提交的申报表对不上： 见应付销售税与申报表对不上。
• 您漏提了申报表，或需要了解截止日期： 见提交销售税申报表。
• 有好几年的账簿落后了： 见补做逾期账簿。