S 公司補帳：提款、工資與個人支出怎麼整理

S 公司補帳必須讓 1120-S 表顯示什麼？

帳簿必須支持 1120-S 表和每位股東 Schedule K-1 上的每個數字：高級職員薪酬、分配、與股東之間的貸款，以及與公司帳簿和記錄一致的年底資產負債表（1120-S 表填表說明）。

行號和項目編號取自現行表格。較早的年度，請使用該年度自己的表格：K-1 中股東貸款項目所用的字母在某些年度不同，有些年度則沒有（2020 年 K-1；2018 年 K-1）。

Schedule L 第 19 行一般應與 K-1 上各貸款金額的總和一致。總收入和年底總資產都低於 $250,000 的公司，對 Schedule B 第 11 題回答「是」，不必填寫 Schedule L 和 M-1（1120-S 表）。帳簿仍須足以確定稅表上的各項（26 CFR 1.6001-1）。

出現以下情況時，案子就不單純：錢轉給了所有者卻沒有跑工資核算、應付股東款項餘額沒有借據、公司支付了個人開支、各股東拿到的金額不同、有好幾年尚未結案且已提交的稅表建立在舊帳簿上、已收到 IRS 或州的通知、1120-S 表即將到期但帳簿還沒準備好，或報稅員問為什麼分配超過利潤。這些情況下，重建的順序和每筆轉給所有者的款項是為了什麼，要放在第一位；最後一節會把每種情況導向相應的指南。

先備齊： 每個帳戶每個月的銀行和信用卡對帳單，包括收了客戶款項或付了企業開支的任何個人帳戶；每一年的工資核算報告，或證明沒有的確認；以往的 1120-S 表連同 K-1，以及 S 公司選擇的接受函；含日期的股東名單；貸款文件，以及所有者與公司之間的任何書面協議；發給所有者的 W-2 表或 1099 表；每位股東已提交的個人稅表和計稅基礎明細表；任何 IRS 或州通知。

好幾年的 S 公司帳目都落後，要從哪裡開始？

從最早的一年做起，做完再做下一年，因為每一年的期末餘額就是下一年的期初餘額。

1. 確認 S 公司選擇已經生效。 找到 2553 表的 IRS 接受函及其生效日期。光是遺失接受函，並不會讓已被接受的選擇失效；IRS 可以應要求重新提供（Rev. Proc. 2022-19）。如果選擇是逾期的，或有股東不符合資格（S 公司不能有非居民外國人股東，也不能有一種以上的股票類別），該公司在那些年度可能被當作 C 公司課稅。若 LLC 的公司分類從未生效，它也可能是被忽略實體或合夥企業（2553 表填表說明；IRS：LLC）。請先解決這個問題；請見逾期 S 公司選擇的救濟。
2. 查看 IRS 備案的資料。 Business Tax Account（企業稅務帳戶）按年度顯示餘額和稅務記錄摘要；指定官員還能看到 IRS 通知和信函。該官員必須是高級職員或管理成員、最近一個申報年度收過 W-2 表的現職雇員，而且有權代表公司，所以從未跑過工資核算的公司可能不符合資格。持有 K-1 的股東可以註冊，取得查看餘額和稅務記錄的有限權限。請列出每一年的稅表是已提交、未提交，還是已收到通知。
3. 設定起點。 把最近一次提交的稅表上的期末 Schedule L（如果稅表有）和 K-1 當作要檢驗的餘額，而不是證明。
4. 把現金對上對帳單。 每個銀行和信用卡帳戶逐月核對，也包括收了客戶款項或付了企業開支的任何個人帳戶。
5. 暫放所有者的錢。 把每一筆轉給所有者或來自所有者的款項，以及每筆看起來像個人的支出，都放進一個暫存科目，先不要挑標籤。
6. 逐年分類暫放的項目： 工資、分配、貸款、出資或貸款還款。這會影響工資核算、權益和計稅基礎，所以要排在它們前面。
7. 為有工資的年度建立工資核算： 工資、預扣、雇主稅，以及與存款對沖後清掉的負債。列出仍須提交的申報表。
8. 建立股東帳戶： 按股東分列的分配、應付與應收股東款項的滾動結算，以及計稅基礎明細表。
9. 把該年度對上它的稅表。 列出與已提交的 Schedule L 和 K-1 的每個差異及其原因，然後才做下一年。

第 6 步和第 7 步是案子不再單純的地方。下面幾節會逐一說明。

有工資核算的 S 公司，補帳的時間會更長嗎？

會。每個有工資的年度，工資核算都會讓 S 公司的補帳多出工作，因為帳簿還必須對上 W-2 表和 W-3 表、每個季度的 941 表及其存款、940 表和各州申報表。每一年還需要決定每筆轉給所有者的款項是為了什麼。落後的年數、缺少的對帳單、需要分類的個人支出、沒有文件的股東貸款，以及需要更正的已提交稅表，也都會影響時間和費用；請見補帳費用和 S 公司會計費用。

我只提了款，為什麼 IRS 把所有者的報酬當作工資？

公司的高級職員一般是社會安全稅和醫療保險稅以及所得稅預扣方面的雇員；唯一的狹窄例外，是高級職員沒有提供服務或只提供少量服務，並且無權領取報酬（26 U.S.C. 3121(d)；26 U.S.C. 3401(c)；IRS：給自己發薪）。因此，為高級職員的服務支付的報酬就是工資，不論銀行備註或帳簿怎麼稱呼。

IRS 要求 S 公司把為高級職員服務所付的款項當作工資，而不是現金和財產的分配、個人開支的支付或貸款（FS-2008-25）。「提款」不屬於這些類別，所以帳簿上叫所有者提款的科目，仍然必須歸入這些類別。對選擇了 S 公司身份的 LLC 的成員提款也是一樣：它在 1120-S 表上申報，用單位代替股份（1120-S 表填表說明）。

• 誰。 提供的服務超過少量，並且領取或有權領取報酬的高級職員，是雇員，而身為股東並不改變這一點（IRS：高級職員）。
• 多少。 S 公司必須先支付合理薪金，才能進行非工資的分配，而且合理薪金不會超過股東實際收到的金額（IRS：薪酬問題）。沒有具體的準則，由法院依事實裁決（FS-2008-25），公司限制工資的意圖並不起決定作用（IRS：高級職員）。
• 哪一部分。 在收入來自非股東雇員以及資本和設備的範圍內，付給股東的款項適合視為分配。在收入來自股東本人服務的範圍內，它們是工資；股東為這些雇員或資產所做的行政工作（例如管理它們）所得的報酬，也是工資。IRS 可以把分配重新分類為工資（IRS：薪酬問題）。

所以，只當作提款拿走的錢，可能一部分是工資，一部分是分配。怎麼拆分，是對所做工作的判斷；怎麼估算請見 S 公司所有者薪金。光有一筆日記帳分錄並不能申報工資：工資是透過工資稅申報表送到 IRS 的，所以帳簿和申報表必須一致。

大筆轉給我的款項，要怎麼分類：工資、分配還是貸款？

依每筆款項的用途來分類。為服務支付的報酬是工資。貸款或貸款還款需要有真實的條款。就股票所支付的款項是分配（第 1368(a) 條）。以真實條款支付的租金、利息、向所有者購買的貨物，或所有者代付的費用，不是就股票所支付的款項。

貸款測試來自 IRS（IRS：給自己發薪），IRS 還指出，低於市場利率的貸款，視實質而定，可能被視為贈與、股息、出資或工資的支付。有些名義上的貸款曾被視為工資，原因是它們是無擔保的即期借據、不計利息、由所有者自行決定借給從事大量工作的所有者，而且只靠帳面貸記還款（IRS：高級職員）。

哪個標籤合適，要看只有所有者和文件才能證明的事實：做了什麼工作、款項移動時雙方約定了什麼，以及如何還款。償還所有者代付的企業費用是另一種情況；請見報銷所有者支出。

大額的所有者分配要怎麼處理？

在把每年的分配留作分配之前，先用三種方式檢驗。

• 是否先支付了合理薪金？ 合理薪金要先於非工資分配（IRS）。如果沒有，請回到分類轉帳的那一節。
• 所有股東的分配權利是否相同？ 分配，包括推定分配（像是公司付了私人帳單這類，效果等同派發的福利），若時間或金額不同，會得到相應的稅務處理（26 CFR 1.1361-1(l)(2)）。請見不按比例分配。
• 每位股東的計稅基礎是否足以涵蓋這些分配？ 分配在股票計稅基礎範圍內免稅，超出部分是利得（第 1368(b) 條）。請見超過計稅基礎的分配。

分配超過當年利潤，本身並不決定稅務結果。決定的是計稅基礎，而且對於有 C 公司年度累積盈餘與利潤的公司，第 1368(c) 條還加了一條順序規則。可以選擇把盈餘與利潤放在前面：所有收到分配的股東都同意，並在該年度按時提交的原始或更正的 1120-S 表上附一份聲明（第 1368(e)(3) 條；26 CFR 1.1368-1(f)）。每筆金額也必須對上銀行和 K-1 16 欄代碼 D；請見記錄分配。

S 公司付了個人開支，要怎麼處理？

個人、生活和家庭開支不可扣除（第 262 條）。公司替所有者付的個人開支，與其他任何轉給所有者的款項一樣，歸入同樣的標籤之一：工資、分配、貸款，或所有者貸款的還款。IRS 引用過一個法院判決，其中所有者個人使用公司銀行帳戶，導致要繳雇傭稅；另一個判決，公司替股東付的個人開支被視為給股東的服務報酬（IRS：高級職員）。

1. 根據對帳單列出每筆個人開支，按所有者和年度分列。對於汽車或手機這類混合項目，只有企業使用的部分仍然是費用。
2. 把個人開支從費用科目移到暫存科目，並用分類那一節的檢驗為每筆貼上標籤。
3. 查看已提交的稅表是否扣除過這些開支。如果是，這項扣除可能得撤回；請見更正已提交的企業稅表。

各標籤的規則請見 S 公司支付個人開支。

什麼是應付股東款項？要怎麼對帳？

應付股東款項餘額是一個包羅萬象的科目。稅表把它拆成來自股東的貸款、借給股東的貸款、出資、分配和工資，所以對帳也必須拆開。

對帳時，匯出每筆入帳記錄及其對應的銀行或信用卡明細，在上表中為每筆分配一列，然後按股東和年度滾動結算該帳戶：期初餘額，加預支，減還款，等於期末餘額。把每個期末餘額與已提交稅表上的 K-1 第 I 項以及 Schedule L 第 7 和 19 行比較。

把借給所有者的貸款和所有者借出的貸款分開。所有者貸款的計稅基礎，一般是公司欠所有者的餘額，所以公司借給所有者的錢不會增加任何計稅基礎（7203 表填表說明）。所有者沒有書面借據的預支，是未立據的帳戶債務，每位股東一個帳戶，年底淨額計算（26 CFR 1.1367-2(d)(2)）。股東年底被欠的餘額如果超過 $25,000，從下一年起視同書面借據（26 CFR 1.1367-2(a)(2)）。公司預支給所有者的錢不適用這條規則。

IRS 引用過一個法院判決，其中唯一股東先前轉入公司的款項被當作出資而不是貸款，公司後來付給該股東的款項被當作工資，而不是分配或貸款還款（IRS：高級職員）。餘額算不算債務，要看事實；沒有文件的大額餘額，需要專業人士來判斷。要判斷所有者投入的錢是貸款還是出資，請見 S 公司的股東貸款。

重建的帳簿，必須對上已提交稅表的 Schedule L 嗎？

1120-S 表填表說明並沒有要求新的帳簿照抄舊稅表，但 Schedule L 本來就應該與公司的帳簿和記錄一致（1120-S 表填表說明）。重建的年底餘額與已提交的 Schedule L 之間有差距，表示舊帳簿、舊稅表或重建的帳簿有誤，每個差距都需要一個原因。如果已提交的稅表對 Schedule B 第 11 題回答了「是」，它就沒有 Schedule L；這時請把重建的年度對上 K-1、工資稅申報表和銀行對帳單。

1. 把重建的每個年底餘額，與已提交的 Schedule L 和 K-1 對齊：現金、與股東之間的貸款，以及權益。
2. 給每個差異一個原因：稅表沒有重複的舊帳簿錯誤；稅表上的錯誤，例如從未申報的工資，或扣除了個人開支；或只是帳戶分組方式的不同。
3. 稅表上有錯的話，提交一份更正的 1120-S 表，勾選更正稅表的方框，並附上一份聲明，說明每個更改的行、更正後的金額和原因。對 K-1 有誤的股東，寄送更正的 K-1。更改也可能影響州稅表（1120-S 表填表說明）。
4. 股東按公司申報的方式申報 K-1 項目（K-1 填表說明），所以已經提交稅表的股東，每一個有變動的年度可能都要另外提交 1040-X 表（1040-X 表填表說明）。新申報的工資、改變的分配和改變的計稅基礎，都可能影響這些稅表和之後的年度。

在權益裡放一個平衡用的差額，只會藏住缺口，而不是解釋它；請見 S 公司資產負債表不平衡。更正稅表及其 K-1，請見更正已提交的企業稅表。

哪些年度的工資稅申報表和 W-2 表需要補上？會有哪些罰款？

某一年如果付給提供了超過少量服務的高級職員的款項，在該年被視為工資，就需要工資稅申報表。要補哪幾年，取決於分類，而不是帳目有多舊。過去的提款是否、如何被視為工資，取決於金額、付款日期，以及已經提交了什麼。

對於每個沒有提交工資稅申報表的年度，公司要從第一個有工資付款的季度起，為每個季度提交原始的 941 表，並使用該期間適用的表格版本（Publication 15）。之後的每個季度，即使沒有工資也要提交，除非已提交最終申報表或屬於季節性雇主。只有 IRS 通知公司提交 944 表時，才用它取代 941 表（941 表填表說明）。W-2 表和 W-3 表，以及需要時的 940 表和各州申報表，也隨之而來。941-X 表用來更正已提交的 941 表，W-2c 表連同 W-3c 表用來更正已提交的 W-2 表（W-2 表填表說明）。如果已提交的 1120-S 表沒有扣除這些工資，之後還要提交更正的 1120-S 表和 K-1。

對於沒有 941 表記錄的季度，法典讓 IRS 可以在任何時間評定稅款（第 6501(c)(3) 條）。一旦提交了 941 表，通常的期限是從下一年的 4 月 15 日起三年，或從提交日起三年（以較晚者為準）（第 6501(a) 和 (b)(2) 條）。IRS 手冊把相同的期限適用於信託基金追回罰款（IRM 5.7.3.6）。

IRS 也會對罰款收取利息（IRS：未按時繳稅罰款）。

把雇員當作非雇員對待的公司，一般須對沒有預扣的稅款負責。依 1099 表是否按規定提交，可能適用特別的第 3509 條稅率。故意無視預扣規定，或所得稅已預扣但社會安全稅或醫療保險稅沒有預扣的情況，則不適用（Publication 15）。IRS 指出，這包括把自己當作非雇員的公司高級職員（IRS：給自己發薪）。救濟和通知請見工資稅落後。

貸款和分配怎麼對應股票計稅基礎和債務計稅基礎？

分配會減少股票計稅基礎，而所有者借給公司的貸款會產生債務計稅基礎。公司借給所有者的錢兩者都不產生，所以建立計稅基礎之前，帳簿必須把它們分開。

每位股東自己保管計稅基礎記錄，而收到非股息分配或貸款還款的股東，須隨稅表提交 7203 表（7203 表填表說明，上表即取自該說明）。帳簿提供日期和金額。從持股的第一年起往後建立明細表：每年的期初股票計稅基礎，等於上一年的期末計稅基礎。

償還一筆計稅基礎已被虧損減少的貸款時，所產生的利得，在正式借據上是資本利得，在未立據的帳戶債務上是普通收入。7203 表填表說明對超過限額的未立據帳戶餘額，兩種處理都有：就利得而言把它當作正式借據，又把它當作產生普通收入的未立據帳戶債務。這類還款需要專業人士來判斷。計稅基礎明細表和貸款條款請見 S 公司股東計稅基礎和 S 公司的股東貸款；超過計稅基礎的分配請見超過計稅基礎的分配。

舉例

以下例子僅供說明，所有金額均以美元計。

一位所有者，兩年，沒有工資核算

一家只有一位所有者的 S 公司，2 年中每年盈利 US$150,000。所有者全職在公司工作，每年從公司帳戶轉出 US$120,000，記為「所有者提款」。沒有跑工資核算，兩份 1120-S 表都是依這些帳簿提交的。

先做第 1 年。先把這 US$120,000 暫放起來，再決定它的用途。假設根據所有者的職責和收入的來源，US$60,000 可以被支持為合理薪金。那麼第 1 年有 US$60,000 的工資（要做工資稅申報表），以及 US$60,000 的分配。扣除雇主工資稅之前的利潤，從 US$150,000 降到 US$90,000。第 2 年從更正後的第 1 年餘額開始，用同樣的方式處理。不同的審查可能支持不同的拆分，所有者款項中沒有哪個比例是安全的工資數字。哪些年度需要工資稅申報表、已提交的稅表是否要更正，是建立第 2 年餘額之前要先解決的問題。

50/50 持股的公司，替其中一位股東付帳單

一家 50/50 持股的 S 公司，替其中一位股東（A）付了 US$30,000 的信用卡帳單和汽車費用。對帳單顯示 US$24,000 是個人的，US$6,000 是企業的。US$6,000 仍然是費用。US$24,000 需要一個標籤：

如果帳簿扣除過這 US$24,000，標為分配或貸款，就會取消這項扣除，所以在 50/50 持股的情況下，每位所有者的收入份額增加 US$12,000，包括一分錢也沒收到的 B。工資仍然可以扣除。

投入 US$40,000，拿走 US$90,000

一位所有者在第 1 年沒有借據地向公司投入 US$40,000，然後在 3 年中每年都拿錢出來。應付股東款項帳戶逐年的情況如下：

如果最初的 US$40,000 是貸款，而記錄顯示第 1 年和第 2 年拿走的 US$10,000 和 US$30,000 是還款，那麼這些款項就清償了它，而第 3 年的 US$50,000 不是還款，需要有它自己的標籤。如果沒有這個證明，第 1 年和第 2 年的提款同樣需要標籤：工資、分配或還款。第 1 年欠所有者的餘額也超過未立據帳戶限額，所以從第 2 年起，在計稅基礎方面視同書面借據。如果這 US$40,000 是出資，那麼 US$90,000 都不是還款，全部都需要標籤。無論哪種情況，計稅基礎明細表都是依這個答案逐年建立的。

您的情況不同嗎？

• 1120-S 表即將到期，但帳簿還沒準備好： 要先處理的是重建的順序，以及所有者報酬是為了什麼。曆年制公司的稅表在下一年的 3 月 15 日 到期，若按時提交 7004 表，則延到 9 月 15 日；請見帳簿還沒準備好時的延期。如果重建工作多到來不及完成，請見記帳協助。
• IRS 寄來了工資稅或罰款通知： 請閱讀工資稅落後。如果通知涉及帳目落後的年度，請見記帳協助，依序重建這些年度。
• 您的報稅員問為什麼分配超過利潤： 所有者報酬、任何有工資核算的年度和計稅基礎，都會影響這個答案。請見超過計稅基礎的分配，帳簿還沒重建的話，請見記帳協助。
• 過去好幾年沒有工資核算，而已提交的稅表建立在這些帳簿上： 從最早的一年開始重建，並把每一年對上它的稅表。請見記帳協助。
• 您找不到 S 公司選擇的接受函： 請見逾期 S 公司選擇的救濟。
• 更早年度的稅表從未提交： 請見補提交未提交的企業稅表。
• 兩位或更多股東收到的金額不同： 請見不按比例的 S 公司分配。
• 您今年從未跑過工資核算： 請見 S 公司從未跑工資核算。
• 過去的年度被誤用 Schedule C 提交： 請見 S 公司誤用 Schedule C 申報。
• 資產負債表不平衡： 請見 S 公司資產負債表不平衡。
• 您想要一套償還所有者代付費用的固定做法： 請見報銷所有者支出。