銷售稅合規：自己處理、用軟體還是外包？

銷售稅該自己處理、用軟體，還是交給專業人士？

請根據您申報的州數、產品應稅性是否明確，以及誰負責把每份申報表與帳簿核對，來選擇適合的做法。軟體可以在結帳時計算稅額，但不會決定您在哪些州要繳稅，也不會核對申報表與帳簿是否一致；產品套用了錯誤的規則，您可能要補繳稅款，或向服務供應商退還款項。

如果申報的州多到一個人每月已無法逐一核對，或者收到了沒人能回覆的州政府來函，自己申報可能就行不通了。僱人協助的費用主要取決於：每年要提交多少份申報表（州數乘以各州要求的申報頻率）、還有多少登記尚未辦理，以及要先整理多少銷售數據。

當您已在多個州登記或即將登記、某項產品的應稅性不明確（軟體訂閱是常見的例子）、有申報表被漏掉，或申報表與帳簿不符時，情況就不簡單。請先備好許可證清單、按州和月份分列的銷售額，以及最近提交的申報表；完整清單見本文末尾。

銷售稅合規軟體能計算和申報哪些內容？

銷售稅合規包括六項工作：登記、設定產品應稅性、計算稅額、申報與繳稅、與帳簿核對，以及處理通知。在簡化銷售稅成員州，認證服務供應商可以承擔其中大部分，而僅計算稅額的軟體只負責計算。其餘的仍須由專人處理。

銷售稅申報能完全自動化嗎？

只能部分自動化。計算可以自動化；在簡化銷售稅成員州，認證服務供應商可以申報和繳稅。在這些州以外，申報表要在各州自己的系統中提交，由您或按該州規定的方式獲得您授權的人辦理。各種工具能申報的州、能檢查的項目各不相同，所以請問清楚：工具能在哪些州申報、會不會提交零申報，以及各州帳戶上登記的是誰。工具如果用未經核對的數據申報，就會原樣提交。

有三個常見的陷阱：

• 用未經核對的銷售額申報。 如果申報表依據的銷售數據沒有與訂單、退款和交易平台報告核對，即使按時提交也可能是錯的，例如交易平台上的一筆銷售，既算進了您網店的總額，又出現在平台的代收報告中。見核對銷售額與撥款。
• 在沒有應繳稅款的州登記。 登記就開始了申報義務：賣家從登記日起就有責任代收並繳納稅款，而透過簡化銷售稅系統（成員州共同運作的統一登記）登記，並不會免除更早銷售的稅款，只有提供特赦的州例外（簡化銷售稅登記）。登記前，請先確認已達到該州的標準。
• 漏掉零申報。 在簡化銷售稅成員州、加州和紐約州，即使沒有銷售也要提交申報表（簡化銷售稅登記；加州；紐約州）。如果工具設為只有應繳稅款時才申報，可能會漏掉這些。申報期限、罰款和漏報的處理，見提交銷售稅申報表。

不論選哪種工具，哪些事仍然需要專人處理？

即使由工具負責計算或申報，下列大多數事項仍須由專人處理。

• 您在哪裡要繳稅。 您在各州一旦達到該州的實體或經濟稅務關聯標準（例如在當地有店面、員工或存貨，或銷售額超過其門檻），或符合其他要求，就必須在該州登記（簡化銷售稅登記）。見何時必須代收銷售稅。
• 產品應稅性。 認證服務供應商根據每項產品的對應設定來判斷應稅性，而州政府的資料錯誤免責並不涵蓋錯誤的對應設定。某個方案、服務或組合銷售在某州是否應稅，是另一個問題；見SaaS 與軟體的銷售稅。
• 免稅證明。 加州告訴稅務從業人員，客戶應保存支持免稅銷售的文件（CDTFA）。見客戶提供的免稅證明。
• 服務供應商範圍之外的通知與審查。 除非服務供應商已就您的帳戶獲得報酬，否則州政府一般會直接聯絡您，而且服務供應商仍可能需要您提供記錄（CSP 常見問題）。見銷售稅審查。
• 過去的期間。 從未課稅的銷售需要另訂計劃。見補繳未代收的銷售稅。
• 帳簿。 負債餘額與申報表不一致時，需要專人追查。見應付銷售稅與申報表不符。

什麼是認證服務供應商？哪些賣家可以免費使用？

認證服務供應商（certified service provider，CSP）是經《簡化銷售及使用稅協議》認證的代理人，代賣家辦理銷售及使用稅事務，賣家自身採購的稅款除外。簡化銷售稅成員州會為符合下列條件的賣家向服務供應商付費，所以這些賣家無需為涵蓋的服務向服務供應商付款（什麼是 CSP）。州政府是否允許這些賣家保留該州的代收補貼，各州不同，請向各州詢問（CSP 常見問題）。

賣家要在某個州享受免費服務，必須透過簡化銷售稅登記系統登記該州、與服務供應商簽約，並且在登記前的 12 個月內同時符合下列所有條件（免費服務）：

• 在該州沒有超過 30 天的固定營業場所；
• 在該州的財產低於 $50,000，工資也低於 $50,000；
• 在該州的財產或工資，占其全部財產或全部工資的比例低於 25%；
• 不是把代收該州稅款作為賣家或其關聯方向該州供貨的條件。

這些條件所稱的財產，是賣家擁有或租用的不動產和有形財產：自有的按原始成本計算，租用的按年度淨租金的八倍計算，取該 12 個月期初與期末的平均值。工資是支付給雇員的薪酬，按合約中的所在地規則歸屬到某個州（服務供應商合約）。

只因為超過該州經濟稅務關聯門檻才必須代收稅款的遠端賣家，在該州符合資格。賣家如果與一個在該州不符合上述條件的實體有關聯（依《Internal Revenue Code》第 267(b) 條或第 707(b) 條），而該實體代表賣家提供服務，例如配送其產品、受理其申報表或處理其客戶投訴，則不符合資格；如果兩者是在 2018 年 6 月 21 日當天或之後設立或重組，使賣家現在得以符合資格，也不符合資格。這項排除不適用於在 2020 年 9 月 1 日之前已透過簡化銷售稅系統正確登記為由 CSP 取得報酬的賣家，除非其自 2018 年 6 月 21 日以來進行過設立或重組（服務供應商合約）。賣家必須在某州登記，但不再同時符合所有條件時，該州的免費資格即告終止。這些條件來自簡化銷售稅管理委員會與服務供應商之間的合約，所以登記時請查看免費服務頁面上現行的條款。「受補償賣家」（compensated seller）這個標籤只決定由誰向服務供應商付費，不決定您是否必須代收稅款（CSP 常見問題）。

服務供應商可能對下列情形收費：您不符合資格的州、您直接登記而不是透過簡化銷售稅系統登記的州、非簡化銷售稅成員的州、會計或諮詢等額外服務，以及處理超過某州年度交易量 30% 的免稅交易。簡化銷售稅的登記頁面列出了成員州。加州、紐約州和德州不在其中，所以這幾個州的申報表由賣家或其專業人士直接向州政府提交。

簡化銷售稅成員州也認證僅計算稅額的軟體。使用這類軟體的賣家，申報和繳稅仍由自己負責，審查時州政府會直接聯絡賣家（CSP 常見問題）。

如果軟體或服務供應商出錯，誰欠這筆稅？

這取決於工具。使用僅計算稅額的軟體時，賣家仍須向州政府負責申報和繳稅；軟體供應商則對軟體運作錯誤所造成的少繳稅款，向州政府負責。使用認證服務供應商時，服務供應商對其處理的交易稅款向州政府負責，除非賣家虛報所售商品或有欺詐行為。在簡化銷售稅系統之外，登記的賣家一般要承擔稅款，除非該州的免責規則適用。

實施簡化銷售稅協議的華盛頓州法規對此有明文規定（RCW 82.58.080）；請查看您所在州的法規。有兩項限制：賣家仍可能就服務供應商未處理的交易接受審查，而且對於沒有在申報表到期日前交給服務供應商的稅款，賣家仍須負責（服務供應商合約，第 E.2 節）。

簡化銷售稅成員州也會對使用認證服務供應商或認證計算軟體的賣家，就部分錯誤免除責任（CSP 常見問題）：

錯誤的對應設定不屬於州政府資料的錯誤，所以不適用州政府免責。依服務供應商合約，無論對應設定由誰做，凡因對應設定錯誤導致稅款未被代收，服務供應商都要向州政府負責；但它與賣家之間的合約，可能要求賣家在錯誤由賣家的作為或不作為造成時退還款項（服務供應商合約，第 E.3(c) 節；CSP 常見問題）。在服務供應商的合約開始生效之前，由賣家自行申報和繳稅。其他州另有自己的免責規則；請查看該州自己的指引。

聘請記帳員或 CPA，改變的是由誰做事，而不是帳戶屬於誰。專業人士是在賣家的授權下，代賣家辦理；紐約州的授權表要求納稅人同意查驗所申報的資料，並核實這些資料真實、正確、完整（TR-2000 表）。

實體背後的人也可能個人承擔稅款；獨資經營者則直接承擔。在加州，業務結束後，如果高級職員、成員、經理、合夥人或其他控制該實體、或負責其申報表或稅款繳納的人故意不繳納，可能個人承擔其向客戶收取的未繳銷售稅（或特定的使用稅），以及利息和罰款。這僅涵蓋他們擔任該責任期間，並有時間限制（Revenue and Taxation Code 第 6829 條）。其他州另有自己的規則；見提交銷售稅申報表。

記帳員或 CPA 能做哪些軟體做不到的事？他們如何取得授權？

記帳員或 CPA 負責工具無法處理的部分：判斷哪些州需要登記、檢查產品的對應設定、把每份申報表與帳簿核對、在服務供應商涵蓋範圍之外的州申報，以及回覆州政府來函。要在某個州代您辦理，專業人士需要賣家的授權。

各州把這分成兩種許可：一種用於線上申報和繳稅，另一種用於代表您處理通知和審查。各州規定不同；以下兩個州可以說明大致情形。

在加州，授權書本身並不賦予線上申報權限：代表人如要執行線上功能，還需要 Third Party Access（CDTFA）。CDTFA-392 表只要求每位被授權人提供一個識別資料，例如 CPA、律師公會、PTIN 或註冊代理人號碼，所以被授權人不一定是 CPA（CDTFA-392）。請問清楚各州表格上將填寫哪位個人，以及由誰簽署申報表。其他州有各自的表格、登入方式和申報頻率；在假設這兩個州的步驟適用之前，請先查看該州稅務部門自己的網站。申報期限以及沒有銷售時如何申報，見提交銷售稅申報表。

交易平台上的銷售，會改變我自己要申報的內容嗎？

它們會改變您如何申報這些銷售，以及這些銷售您要繳多少稅。您是否仍然需要許可證和申報表，則因州而異。已登記的賣家要繼續申報，按該州的指示申報交易平台上的銷售，並保存平台已代收稅款的證明。在自己網站上或直接開發票的銷售，仍然屬於您。

• 加州。 有形商品只透過已登記的交易平台促成者銷售的賣家，一般不必登記；在自己網站上的直接銷售，仍可能產生登記義務。已登記的賣家要保存促成者的協議或其已登記的其他證明，以及自己的許可證號碼（CDTFA）。
• 紐約州。 設在紐約州、只透過交易平台提供者銷售的賣家，仍須登記並提交申報表；某些外州賣家則不必登記。已登記的賣家要保存平台提供者的代收證明書（Certificate of Collection）或提供者公開的協議（紐約州）。

這兩項規則針對的都是有形商品。透過平台銷售軟體或服務是另一個問題；見SaaS 銷售稅的登記銷售商（merchant of record）。交易平台上的銷售在申報表上如何呈現，見提交銷售稅申報表。如果您經營平台，見新創公司的交易平台促成者規則。

開始時要交給對方什麼資料？

請給對方足夠的資料，讓他們能根據記錄重新建立每份申報表，而不是依賴工具上的總額。

• 按州列出的許可證清單：許可證號碼、申報頻率、到期日，以及誰持有各州的登入帳號。
• 最近提交的申報表、付款確認，以及任何州政府來函。
• 按州和月份分列的銷售額：總銷售額、交易平台銷售額、直接銷售額、退款。
• 您的產品，以及每項產品在各州如何課稅或對應設定。
• 免稅證明和轉售證書，以及交易平台協議或代收報告。
• 支付處理商和交易平台的撥款報告。
• 帳簿中的銷售稅負債科目。
• EIN、能簽署州授權文件的所有者、高級職員或合夥人，以及各州帳戶上的郵寄地址和電子郵件（州政府來函寄到的地方）。

舉例

以下舉例僅作說明，所有金額均以美元計。

只在部分州持有許可證的網店

一家網店向 12 個州的買家發貨，在其中 6 個州持有許可證，年銷售額 US$400,000，其中 US$100,000 透過交易平台銷售。計算稅額的軟體在這 6 個持證州的結帳時，按每筆銷售歸屬地的稅率收稅。每個月都有人把按州分列的銷售額與這 6 份申報表以及交易平台的代收報告核對。另外 6 個州則對照各州的門檻檢查；見各州銷售稅經濟稅務關聯門檻。

有一個方案對應設定錯誤的軟體公司

一家軟體公司年訂閱收入 US$800,000，在 4 個州持有許可證。在其中一個對該產品課稅的簡化銷售稅成員州，它使用了認證服務供應商，卻把其中一個方案對應設定為免稅。州政府的免責涵蓋稅率、邊界或應稅性資料庫的資料錯誤，不涵蓋錯誤的產品對應設定。如果該方案有 US$60,000 的銷售額未課稅，按示意的 6% 稅率計算，未代收的稅款為 US$3,600，尚未計入任何利息或罰款。服務供應商要為此向州政府負責，但它與該公司的合約可能要求公司退還款項，因為對應設定是公司做的。對應設定錯誤可能在銷售該方案的每一個州重複出現。

賣家讓 CPA 取得加州的授權

一位持有加州許可證的賣家，想請 CPA 提交月度申報表並回覆一封州政府來函。賣家批准 CPA 的 Third Party Access，使 CPA 能申報和繳稅，並簽署授權書，在通知和審查事務上授權 CPA 本人，而不是事務所。許可證仍以賣家的名義持有，申報表提交前，賣家仍會審閱數字。

您的情況不同嗎？

• 您已在多個州登記或即將登記、產品應稅性不明確，或申報表與帳簿不一致： 判斷哪些申報交給軟體、哪些需要專人處理、要授權什麼，需要審核您實際的登記和記錄；請取得記帳協助。
• 您不確定自己在哪些州欠稅： 見何時必須代收銷售稅。
• 您或公司設在美國境外： 見外國賣家與銷售稅和從加拿大銷售軟體的美國銷售稅。
• 您銷售了應稅商品卻沒有代收稅款： 見補繳未代收的銷售稅。
• 您透過電商平台銷售，需要知道該開通哪些州： 見 Shopify 各州銷售稅。
• 您透過代您銷售的平台銷售軟體： 見SaaS 銷售稅的登記銷售商（merchant of record）。
• 州政府寄來了審查通知或資料要求： 見銷售稅審查。
• 您的負債報告與已提交的申報表不符： 見應付銷售稅與申報表不符。
• 您漏報了申報表，或需要了解期限： 見提交銷售稅申報表。
• 帳簿已落後好幾年： 見補做逾期的帳簿。