美國公司年中更換會計師：如何安全交接

您可以隨時更換會計師，即使距離延期後的截止日期只剩幾週也可以，但任何 IRS 或州的截止日期都不會因此延後。第一週內，列出未來 90 天的所有截止日期；請一名高級職員或合夥人簽署 8821 表或 2848 表，讓新會計師可以查看 IRS 帳戶；並以書面要求舊會計師交還記錄。根據 Circular 230 第 10.28 條，CPA、註冊代理人或律師須及時交還您的記錄。

如果舊事務所願意配合、近期也沒有到期的申報，交接很簡單。但如果可能漏掉了延期或分期預繳、工資在季中轉換，或公司有外國股東、多個州或加拿大項目，交接就需要專業判斷。

第一週要做什麼？

我們可以在年中或延期截止日期前夕更換會計師嗎？

可以。曆年制的 1120 表截止日期是 次年 4 月 15 日（第 4 個月的第 15 日），延期後為 10 月 15 日。1065 表和 1120-S 表的截止日期是 3 月 15 日，延期後為 9 月 15 日。新會計師會按照這些日期工作。

7004 表須在稅表原始截止日期或之前提交。該表「無須簽署」（7004 表填表說明），因此如果舊會計師沒有提交，新會計師可以代為提交。7004 表延長的是申報期限，不是繳稅期限。利息從原始截止日期起計。公司如果在原始截止日期或之前已繳納至少 90% 的稅款，並在延期後的截止日期或之前繳清餘額，就可以避免逾期繳稅罰款。

錯過截止日期又沒有延期，會產生罰款：C 公司每月須繳未繳稅款的 5%，最高 25%；對於 2027 年到期的稅表，合夥企業每名合夥人每月 $260，S 公司每名股東每月 $260，最多 12 個月（更早的稅表金額略低）。申請減免見逾期申報和繳稅罰款。

我們的會計師有沒有申請延期？已經繳了多少？

請舊事務所提供每份 7004 表和每份稅表的 IRS 電子報稅接收確認。IRS 已不再寄發核准延期的信函，只有在不准延期時才會來函。如果沒有接收確認、而截止日期還沒到，請立即提交 7004 表。如果截止日期已過，請盡快提交稅表；罰款和減免見逾期申報和繳稅罰款。

接著自己查看帳戶：

• Business Tax Account 會顯示餘額、繳款記錄、稅務記錄抄本和 IRS 通知（Business Tax Account）。對於 C 公司或 S 公司，指定負責人須是高級職員或管理成員、是最近一個申報年度領取 W-2 的在職雇員，並且能夠代表公司作出具約束力的決定。身在海外、沒有領取 W-2 薪資的創辦人不能登記；在美國領薪的高級職員則可以。合夥企業由普通合夥人或 LLC 的管理合夥人登記。
• EFTPS 使用公司自己的 PIN 登記，可查看 15 個月的繳款記錄。登記最多可能需要五個工作天（EFTPS）。
• 稅務記錄抄本。 只要已提交 8821 表或 2848 表，CPA、註冊代理人、律師或授權電子報稅服務商就可以透過 Transcript Delivery System 調取帳戶抄本和帳戶記錄。4506-T 表是紙本途徑。

8821 表還是 2848 表：新會計師需要哪一份？

8821 表讓他人查看您的稅務資訊；2848 表讓 CPA、註冊代理人或律師代表您行事。如果新會計師要代表您與 IRS 打交道，就需要 2848 表。

資料來源：8821 表填表說明、2848 表填表說明。

兩份表格都可以在 IRS.gov/Submit2848 或 Submit8821 上傳。使用電子簽名的表格只能透過該網頁提交；否則須以親筆簽名郵寄或傳真。Tax Pro Account 不接受企業授權（Tax Pro Account）。

兩個陷阱：

• 在第 5a 行新增列明標準行為以外的行為，或在第 5b 行限制行為，都會使 2848 表成為「修改版」，代表人就無法再透過 TDS 調取稅務記錄抄本（填表注意事項）。
• 每個實體各自簽署自己的表格：母公司和子公司、GPU 雲端和其代管 LLC，都要各簽一份。如果新事務所也處理工資事務，請同時列出 941 表和 940 表。

合夥企業的合夥企業代表（在 IRS 審查中負責與 IRS 打交道的人）是在每年的 1065 表上指定的，不會因為更換會計師而改變。如果先前指定的是舊會計師，請在下一份稅表上重新指定（8979 表填表說明）。

如何撤銷舊會計師的 IRS 授權？

新的 2848 表會取代舊事務所針對相同事項的 2848 表，但不會撤銷任何 8821 表。新的 8821 表會撤銷先前的 8821 表，除非您保留它們。如果要撤銷而不指定新的人，請在舊表格副本頂端寫上「REVOKE」，重新簽名並註明日期，然後郵寄或傳真。如果沒有副本，請寄出一份經簽署的聲明，列明事項、期間和姓名，或寫明「revoke all years/periods」。

上一份稅表上勾選的「Yes」方格，允許簽署該稅表的個別報稅員在下一年原始截止日期前，就該稅表的處理事宜與 IRS 溝通。1065 表填表說明表示，這項授權不能撤銷；1120 表請參閱 IRS Publication 947。

如果舊事務所的地址是您在 IRS 登記的地址，請提交 8822-B 表。IRS「強烈建議」不要使用服務商的地址（外包工資事務）。同時，也請把舊事務所的使用者從您的會計軟體、銀行和工資系統入口中移除。

新會計師須從舊會計師取得哪些記錄？

新會計師需要所有能把去年稅表與今年帳目連接起來的資料。記錄一般在申報後 3 年內都有用，涉及財產和虧損的則更久（記錄須保存多久）。

書面要求（一般稱為「更換會計師函」）按年度列出這些記錄，註明交付日期和格式，並要求舊事務所確認其已申報和已繳納的項目。

如果我們還欠舊會計師費用，對方仍須交還記錄嗎？

一般須交還。第 10.28 條要求執業人員在客戶要求時，交還履行聯邦稅務義務所需的所有客戶記錄，費用糾紛一般不改變這一點。執業人員可以保留副本。

• 如果州法律允許執業人員因未付費用而扣留記錄，執業人員仍須交還須附在稅表上的記錄，並為其餘記錄提供合理的查閱和複製機會。
• 您的記錄包括您或第三方提供的資料，以及執業人員在先前委任中編製並交給您、且為當前申報所需的稅表或附表。您收到過的上年度折舊明細表也包括在內。
• 不包括：執業人員在您支付該文件費用前扣留的稅表或附表。
• 這項規則約束律師、CPA 和註冊代理人。第 10.8 條表示，該規則也涵蓋收費編製全部或幾乎全部稅表的任何人；但 2014 年的一項法院判決（Loving v. IRS）限制了 IRS 對不具備這些資格的報稅員的管轄權，因此對這些報稅員和記帳員而言，合約和州法律最為重要。

如果舊事務所不回應，新會計師可以從 IRS 重建大部分聯邦資料：透過 Transcript Delivery System 調取帳戶抄本，並以 4506 表索取已提交稅表的副本。收費報稅員的不當行為可以透過 14157 表檢舉。折舊明細表、分類帳和州稅工作底稿，通常只存在於事務所的檔案或您自己的帳目中。

費用糾紛和合約索賠屬於法律問題，不在本頁範圍內。

我們可以在年中或季中更換工資服務商嗎（8655 表）？

可以，但盡量在季度第一天轉換。「每個季度只提交一次 941 表」（941 表填表說明），因此在季中轉換後，一份 941 表須同時涵蓋兩家服務商支付的工資。如果任一服務商以自己的 EIN 為多個雇主提交一份合併的 941 表（彙總申報人），填表說明另有不同規則。

8655 表允許申報代理人以電子方式簽署和提交申報表、透過 EFTPS 存款，並接收通知副本；第 19 行可以加入州和地方申報表。指定新代理人的新 8655 表，會從所示期間起終止前一代理人的授權，但前一代理人對更早期間仍保留資訊披露授權，除非也一併撤銷。8655 表不會撤銷 2848 表或 8821 表。無論如何，雇主仍須對每一份申報表和每一筆存款負責。控制付款、並故意讓已預扣稅款未繳的高級職員、合夥人或雇員，可能須依第 6672 條個人承擔這些稅款，即信託基金追收罰款；一般可在該季度所屬年度之後的 4 月 15 日起 3 年內評定（第 6501 條）。

新服務商需要每名雇員年初至今的工資和預扣資料。沒有這些資料，新服務商在工資超過 $184,500 的社會安全稅工資上限後，仍會繼續預扣社會安全稅。交接時發現的漏繳存款，見工資稅欠繳。

州所得稅、工資和銷售稅帳戶有什麼變化？

每個州政府機關都有自己的授權表格，新表格是否會取消舊表格，各州不同。例如：

• 加州特許經營稅局，3520-BE 表：提交後「不會撤銷」先前範圍重疊的聲明，授權一般在簽署後六年到期。
• 加州 EDD，工資用的 DE 48 表：在撤銷或收到新表格前持續有效。
• 德州審計長辦公室，特許經營稅和銷售稅用的 01-137 表：有效至您選擇的日期或書面撤銷為止，提交時簽名日期不得超過 12 個月。

請逐一確認公司申報的每個州，例如維吉尼亞州、俄亥俄州或華盛頓州。哪些新的州須申報，見在外州的企業所得稅；登記見在外州登記；銷售稅見提交銷售稅申報表。

下一筆預估稅由誰繳？

請以書面約定每一筆 EFTPS 繳款由誰安排。預計稅額達 $500 或以上的 C 公司，須在第 4、6、9 和 12 個月的第 15 日或之前，以電子轉帳方式分期繳納（1120 表填表說明）。

如果公司按時繳納的金額至少等於今年稅額或去年稅額中較低者，一般不會被罰款。只有在去年的稅表涵蓋 12 個月並有應繳稅額時，才能以去年稅額為準。大型公司（前 3 年中任何一年應稅收入達 $100 萬 或以上）只有第一期可以按去年稅額計算（2220 表填表說明）。資料中心合約帶來的成長可能跨過這條線，之後一年的其餘各期就須按當年稅額計算。公司稅如何運作，見C 公司如何課稅。

合夥企業和 S 公司一般把收入穿透給所有者，因此由所有者在個人稅表上繳納預估稅。如果公司選擇了州穿透實體稅，則由公司按該州的日期自行繳納；加州要求在選擇年度的 6 月 15 日或之前繳納第一筆；在 2026 至 2030 年間，漏繳或少繳時，所有者的抵免會減少未繳金額的 12.5%（FTB）。C 公司的州預估稅也按各州自己的日期繳納；請把它們列入同一份書面時間表。

哪些 IRS 和州通知尚未結案？

列出每一份尚未結案的 IRS 和州通知，註明回覆期限和負責回覆的人。Business Tax Account 會顯示 IRS 通知。8821 表上的通知副本方格，針對相同事項最多只會把 IRS 副本寄給兩名被指定人，因此請為新事務所勾選，並確認舊事務所的勾選已不再適用。

有外國股東或加拿大項目時有什麼不同？

步驟相同，但記錄清單會變長。外資公司還須交接 5472 表和關聯方分類帳；見外資公司的報稅員需要什麼；如果舊事務所從未提交這些表格，見外國股東遺漏的申報。加拿大項目則意味著第二個稅務機關：

加拿大的交接見在加拿大更換會計師。從事資料中心項目的承包商、供應商和 GPU 雲端，可參閱我們的資料中心服務。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

達拉斯電氣承包商：漏繳 9 月 $42,000 的一期預估稅

一家 C 公司開始承接資料中心工程，施工人員在維吉尼亞州和俄亥俄州，並於 2026 年 9 月 20 日更換會計師。舊事務所的 7004 表接收確認顯示，2025 年的 1120 表截止日期為 2026 年 10 月 15 日。

• 2025 年應稅收入為 $800,000，稅額 $168,000，而 2023、2024 和 2025 年每年的應稅收入都低於 $1,000,000。因此 2026 年可以按去年稅額計算：四期各 $42,000。
• EFTPS 顯示 4 月和 6 月已繳，但沒有人安排 9 月 15 日的一期。公司立即補繳；不足金額從 9 月 15 日起計算罰款（2220 表）。新事務所安排 12 月 15 日的一期。
• 2026 年應稅收入預計達 $3,000,000，因此 2027 年只有第一期可以按 2026 年稅額計算。
• 工資服務在 10 月 1 日依新的 8655 表轉換；第三季的 941 表由舊服務商提交。
• 德州特許經營稅和銷售稅的授權透過 01-137 表辦理。

GPU 雲端離開記帳平台：須轉接 $6,000,000 的伺服器

一家獲創投支持的德拉瓦州 C 公司在 2026 年 5 月離開一個新創記帳平台，當時該平台已提交 7004 表。一名住在台北的創辦人持股 40%，並借給公司 $500,000，因此 2025 年的 1120 表和 5472 表截止日期為 2026 年 10 月 15 日；漏交 5472 表的罰款為 $25,000。

• 價值 $6,000,000 的 GPU 伺服器於 2025 年在達拉斯的機櫃託管資料中心上線，留下 $5,000,000 的淨營業虧損結轉額。
• 新事務所要求取得 2024 年的 1120 表和 5472 表、7004 表接收確認、逐項資產明細表、虧損明細表和關聯方分類帳。
• 在美國、領取 W-2 薪資的財務長（高級職員）登記 Business Tax Account。創辦人以執行長身份以電子方式簽署 2848 表，並在線上傳。
• 平台的 8821 表在公司撤銷前持續有效。

兩名合夥人的伺服器經銷商：3 月 15 日或之前提交 7004 表

一家按合夥企業課稅的 LLC，在維吉尼亞州和北卡羅來納州轉售並安裝伺服器和冷卻設備，另有一個安大略省項目。公司於 2027 年 2 月 20 日更換會計師，2026 年的申報尚未提交任何文件。

• 新事務所在 2027 年 3 月 15 日或之前提交 7004 表，無須簽署。1065 表的截止日期改為 2027 年 9 月 15 日。
• 如果錯過 3 月 15 日又沒有延期，罰款將是 $260 × 2 名合夥人，即每月 $520，最多 12 個月。
• 任何一名合夥人都可以簽署 8821 表。2848 表則須由兩名合夥人簽署，或由一名依州法律（例如營運協議）有權代表合夥企業的合夥人簽署，並附上該授權的副本。
• 2026 年的合夥企業代表在該年稅表上指定。兩個州都需要銷售稅授權；安大略省項目適用加拿大的規則。

您的情況不同？

• 帳目落後數月： 見補做逾期的帳目，或從現金收付制改為權責發生制。
• 有些年度從未申報： 見補報未提交的企業稅表。
• 新會計師發現已提交的稅表有誤： 見更正已提交的企業稅表。
• 外資公司 10 月 15 日到期的稅表： 見延期後到期的公司稅表。
• 現在需要在美國申報的加拿大企業： 見加拿大企業何時需要跨境會計師。
• 施工人員或員工在其他州： 見在其他州的雇員和流動施工人員的俄亥俄州市政所得稅。
• 在華盛頓州、俄亥俄州或俄勒岡州有銷售： 見外州的總收入稅。
• 伺服器放在外州的機櫃託管資料中心： 見伺服器放在外州資料中心。
• GPU 伺服器的折舊明細表： 見GPU 伺服器的折舊扣除。
• 德拉瓦州年度報告和特許經營稅： 見德拉瓦州特許經營稅。
• 即將進行融資： 見投資人盡職調查前的稅務補正。
• 漏掉延期、分期預繳，或同時涉及多個州： 請攜帶截止日期清單、7004 表接收確認和 EFTPS 記錄，向我們的 CPA 尋求公司稅表服務。