SaaS 銷售稅與登記銷售商：誰來代收、誰來申報

登記銷售商替我們處理 SaaS 銷售後，我們就可以放手不管了嗎？

光靠這個名稱不行。「merchant of record」是商業上的說法，通常是平台把自己呈現為您產品的賣方，並收取客戶付款。本文引用的各州頁面都沒有使用這個詞，它們問的是平台對每筆銷售做了什麼。例如華盛頓州要看平台是否與賣家簽約、是否在買賣雙方之間傳遞要約或承諾，並且做了列明的活動，例如把銷售掛上自己的品牌、定價、接受訂單或處理付款（華盛頓州稅務局）。各州如何定義促成者，請見交易平台促成者規則。

一般來說，只有同時符合三個條件，您才能把某筆銷售交給平台處理。各州的措辭不同：

1. 平台就該筆銷售符合該州對交易平台的定義。
2. 該州的規則涵蓋軟體，而不只是實體商品。
3. 平台已向您提供該州要求的證明，例如表明由其代收的證明書、通知或協議。

只要有一項不符，代收義務就可能仍在您身上。平台的義務不涵蓋沒有經過平台的銷售。

哪些情況讓案子不單純：

• 您直接向部分客戶開發票，例如年度或企業合約，或者透過其他管道銷售。
• 平台在部分州代收，在其他州不代收，或並非每種方案都代收。
• 您在某個州的銷售總額（包括平台銷售）仍可能讓您超過登記門檻。有些州會把平台銷售計入。
• 合約也可能是由平台買下您的軟體再轉售，而不是替您銷售。華盛頓州表示，同一家企業可以在部分交易中是零售商，在另一些交易中是促成者，但每筆交易只能擔任其中一種（華盛頓州稅務局）。如果平台是零售商，您賣給它的銷售可能屬於轉售，以轉售證書作為文件（德州審計長辦公室；向客戶取得免稅證明），而不是下文所說的交易平台證明。您的合約屬於哪一種，是法律問題，本頁不作判斷。
• 德州表示，平台和賣家都可能被審查（德州審計長辦公室）。

請整理：按客戶所在州、月份和管道劃分的銷售、平台協議和任何表明由其代收的聲明、平台提供的按州劃分的銷售報告，以及您的許可證、稅表和通知。

哪條路適合：平台、計算工具、申報服務，還是自己登記？

這四條路處理的工作不同，也可以組合使用：平台處理它促成的銷售，其餘的銷售則用工具、申報服務或自己的稅表處理。

付款處理商或帳單工具，並不自動等於替您銷售的平台：各州的測試還會問它是否經營了您的產品對外銷售的場所。只在發票上加一行稅額的工具，屬於計算工具。界線在哪裡，請見交易平台促成者規則。

各條路的適用跡象：

• 平台：多數銷售是客戶自助透過平台完成，所在的州規則涵蓋軟體，而且每個州都有證明。
• 計算工具或申報服務：您自己向客戶開發票、在許多州銷售，或平台只涵蓋一部分。您仍須自己決定在哪裡登記和代收。
• 自己的稅表：您只在少數幾個州銷售，或某個州把您的銷售計入而超過門檻，且沒有平台涵蓋這些銷售。

這幾條路可以混用，所以請保留一份州清單，註明每個州走哪一條路。

部分計算工具和申報服務已通過《簡化銷售與使用稅協議》（Streamlined Sales and Use Tax Agreement）的認證。協議的寬免只適用於經認證的業者，且只在成員州有效；未經認證的業者申報什麼、在哪裡申報，請向其詢問。本文涉及的州中，華盛頓州和威斯康辛州是成員州；德州、紐約州、加州和賓夕法尼亞州不是（簡化銷售稅）。賓夕法尼亞州有自己的核准服務提供者安排（賓夕法尼亞州）。如果把產品歸入錯誤的稅目，寬免並不涵蓋，而這正是 SaaS 最需要弄對的一點（簡化銷售稅常見問題）。有哪些免費協助、出錯時由誰負責，請見外包銷售稅申報。

交易平台規則涵蓋 SaaS，還是只涵蓋實體商品？

要看各州，而且有幾個州的頁面沒有說明。平台的義務只涵蓋該州規則所涵蓋的項目。

賓夕法尼亞州和威斯康辛州涵蓋促成者刊登並收款的商品和服務（威斯康辛州限於應稅的部分），但沒有提到軟體。請向各州稅務局確認。

您的 SaaS 到底是否應稅，是另一個問題：請見SaaS 和軟體的銷售稅，德州請見德州 SaaS 銷售稅。其他州可從簡化銷售稅圖表找到各州的交易平台指引連結。請用它找到該州的頁面，再閱讀該頁面。

平台代收之後，我們還需要許可證或提交稅表嗎？

要看各州、您是否位於該州，以及平台銷售是否計入您自己的門檻。有些州即使平台代收了每一筆銷售，仍要求登記或提交稅表。

實體據點不需要門檻。華盛頓州把州內的員工和州內的存貨都算在內，即使存貨由促成者持有（華盛頓州稅務局）。各州自己的測試見如何判斷您必須在哪裡代收銷售稅。

我們該保存哪些證明，證明平台有代收？

請為每個州保存平台出具的書面聲明，以及顯示稅款確實已經代收的記錄。什麼算證明，各州不同。

• 德州：平台必須證明它會代收。不需要特定表格或措辭，使用條款可以載明。請把您的交易平台銷售記錄保存 至少四年（德州審計長辦公室）。
• 紐約州：在所涵蓋銷售的 90 天 內寄出填妥的 ST-150 表，或有一份公開協議，說明平台已登記並將代收。兩者都只提到有形動產，所以請確認它們涵蓋您的方案。請把證明書與您的記錄一起保存。賣家要獲得責任寬免，還須您與平台之間沒有所有權上的關聯（紐約州；ST-150 表）。
• 華盛頓州：促成者有代收並申報的文件。沒有這份文件，您可能要為未收取的稅款負責。促成者必須在 次月 15 日 前，向您提供您在華盛頓州銷售總額的每月報告（華盛頓州稅務局）。
• 加州：協議，或其他證明促成者已登記的文件，以及促成者的許可證或帳號，您可以向 CDTFA 查證。如果 CDTFA 能查證促成者代收了正確的稅款並已繳納，就不會要求您負責（CDTFA）。
• 威斯康辛州：平台提供者表明由其代收的通知。沒有這份通知，您就不能在稅表上申請扣除，所以請保留一份副本（威斯康辛州）。

在每個州，還請保存載明生效日期的協議、平台提供的按州劃分的銷售報告，以及您向平台提供的有關產品和客戶的資料。德州、紐約州和威斯康辛州，只有在錯誤是因賣家提供不正確或不足的資訊所致時，才免除平台的責任，所以您給的應稅性答案若有錯，後果可能回到您身上（Texas Tax Code 第 151.0242 條；紐約州；威斯康辛州）。在德州，有關聯的平台和賣家，對賣家交易平台銷售的短繳稅款負連帶責任。

如果平台不代收，或只在部分州代收，怎麼辦？

那麼只要您在該州有義務，這些銷售就由您自己代收。德州告訴賣家，在平台提供者出具證明之前，賣家要自己代收（德州審計長辦公室）。華盛頓州表示，沒有相關文件的賣家可能要負責（華盛頓州稅務局）。

除了軟體的缺口（見上表）和直接銷售（見下一節），平台在下列情況下也可能不代收：

• 平台低於該州的門檻。德州的遠距交易平台提供者，在透過其交易平台進行的所有銷售超過 $500,000 之前，或在德州另有從事營業之前，不必開始代收（德州審計長辦公室）。華盛頓州、紐約州和威斯康辛州，對在當地沒有實體據點的平台，也各有自己的登記測試（華盛頓州稅務局；紐約州；威斯康辛州）。
• 平台持有豁免。在威斯康辛州，這時由賣家自己代收稅款（威斯康辛州）。

請列出一份州清單，分成三組：已有證明、沒有證明，以及平台表示不代收。把後兩組視為您可能須自己代收的銷售，只要您在該州有義務。各州的規則適用於平台促成的銷售，所以在平台開始扮演這個角色之前發生的銷售，不屬於這些銷售。更早月份漏掉的稅款是另一個問題：請見補繳未代收的銷售稅。

哪些銷售仍歸我們負責？

所有平台沒有促成的銷售。德州表示，交易平台之外的銷售，由您代收、申報並繳納（德州審計長辦公室）。紐約州和加州的說法相同（紐約州；CDTFA）。對 SaaS 公司來說，這通常包括：

• 您直接簽署的發票和合約，包括年度、多年期和企業交易。
• 透過不代收稅款的其他交易平台，或透過您自己的結帳頁面進行的銷售。
• 平台不處理的續約、升級和附加產品。
• 從平台轉為直接簽約的客戶。
• 向主張免稅的客戶直接銷售，並已存有證明書：見向客戶取得免稅證明。

平台代收的銷售在我們的稅表和帳上如何顯示？

在已登記賣家的稅表上，平台銷售通常先全額申報，再從應稅金額中扣除。方法因州而異；詳情見提交銷售稅稅表。

在帳上：

• 按客戶所在州建立銷售明細帳，並設一欄註明管道：平台或直接銷售。
• 把每份平台報告，與稅表上的促成銷售一行以及您收到的平台付款核對：銷售與平台付款的對帳。如何設定按州劃分的記錄，見按州追蹤銷售以判斷稅務關聯。
• 依州規則由平台擔任代收人的銷售，平台代收的稅款由它自己繳納。您在直接發票上代收的稅款是您的，是替州代為持有的信託款項，所以兩者要分開記錄。經營業務的人，可能要為已代收卻未繳的稅款承擔個人責任：在德州，是控制代收或繳納而故意不繳的個人（Tax Code 第 111.016 條）；在華盛頓州，如果公司已解散或無力償債，則是現任或前任的執行長或財務長，不論有無過錯，一般就其任職期間應計的稅款負責（RCW 82.32.145）。
• 您的收入是客戶支付的全額，還是淨付款，取決於合約中誰是賣方：見交易平台收入按總額還是淨額入帳。

我們要在產品上線前就在每個州登記嗎？

不用。登記取決於與某州的聯繫，而不是上線日期：通常是實體據點，或銷售超過該州的門檻。在某州有實體據點，且您銷售的東西在當地應稅，通常就產生登記義務，而且沒有銷售門檻（簡化銷售稅）。您也可以在確定會銷售的州提早登記。產品上線前，先開始按客戶所在州記錄銷售，就能看出每條門檻何時逼近。

我們什麼時候該自己登記，而不是依賴平台？

出現下列任一情形時，請自己登記：

• 您在某個州有實體據點，例如員工或存貨。
• 您的直接銷售，加上該州計入的平台銷售，超過該州的門檻。多數州使用 $100,000，但金額、計算期間和計入規則各州不同：各州的門檻。
• 平台的涵蓋範圍沒有涉及該筆銷售：它在該州不代收、它的聲明沒有涵蓋您的產品，或該筆銷售發生在它的涵蓋開始之前。

許多州把應稅和非應稅銷售都計入門檻（簡化銷售稅），所以即使您的產品最後被認定不應稅，計算結果仍可能超過門檻。SaaS 賣家一般只需在對其產品課稅、且自己有代收義務的州代收：SaaS 和軟體的銷售稅。所得稅和特許經營稅有各自的測試：銷售稅稅務關聯與所得稅稅務關聯。

簽約前，協議該寫些什麼？

以下是協議通常須逐州回答的稅務問題。法律條款交給律師處理。

• 誰是賣方：平台是以零售商身份銷售，還是轉達您的銷售，按產品、方案和客戶類型分別說明。
• 哪些地方和哪些項目：它代收的州和產品及開始日期，以及在規則沒有涉及軟體的州它會怎麼做。
• 代收證明：各州接受的證明書、通知或聲明（見上文的證明清單），並在其登記或涵蓋範圍有變動時更新。
• 報告：按州和期間劃分的銷售報告，排程要讓您能核對稅表和平台付款。
• 排除項目和您提供的資料：直接發票、其他管道、附加產品和它無法分類的客戶，以及您必須提供的產品、客戶所在地和免稅資料。

另外也要確認：誰保管免稅證明書、誰回應州的通知，以及協議終止時您會取得哪些報告和通知。

舉例

以下舉例僅供說明，金額以美元計。

平台銷售加直接發票

一位個人創辦人每年透過平台銷售 US$120,000 的訂閱服務，並直接向團隊開出 US$40,000 的發票。平台代收什麼，取決於它的協議和各州的規則，所以她向平台取得每個州的書面聲明。那 US$40,000 仍由她在需要的地方計稅並申報。

假設依華盛頓州的規則，平台是交易平台促成者，且證明已備齊；華盛頓州的客戶佔平台銷售的 US$90,000，以及直接發票的 US$15,000。華盛頓州把兩者都計入：US$105,000 超過該州的門檻，所以她要登記，並在華盛頓州消費稅稅表上申報全部金額。如果訂閱服務應稅，她把 US$90,000 作為促成者代收的銷售扣除，並對直接發票代收；如果她前一年低於門檻，開始代收的時間是 越過門檻後至少 30 天起計的月份第一天。如果平台改為買下她的軟體再轉售，那 US$90,000 就是平台的零售銷售，而不是她的，計算結果也會改變。如果同樣的客戶在賓夕法尼亞州，她在當地沒有實體據點，而且平台在當地代收，那麼只有 US$15,000 的直接發票會計入該州的門檻。

未申報的銷售之後才簽約

一家新創公司在 1 月與平台簽約。在此之前，它在 15 個州有 US$300,000 的自有銷售，沒有代收任何稅款。新合約涵蓋平台從此時起促成的銷售。之前那 US$300,000 是另一個問題。這家新創公司按州和月份列出銷售，對照各州的門檻，然後處理每一個它早已超過門檻的州。

華盛頓州每月報告

一位在華盛頓州登記的賣家透過促成者銷售。促成者的每月報告（須在 15 日前提供）顯示華盛頓州銷售總額為 US$20,000。促成者留下 US$3,000 的費用，付出 US$17,000。賣家把 US$20,000 申報為總收入，申請促成者代收銷售的扣除，並且不扣除那 US$3,000 的費用。

您的情況不一樣？

• 您在許多州銷售，平台處理您的一部分銷售，而您直接向較大的客戶開發票：平台的代收涵蓋哪些銷售、哪些仍歸您、您還須在哪裡登記，以及合約、稅表和帳目如何對上，都要逐州處理。請帶著平台協議、平台按州劃分的銷售報告和您的直接發票，來找新創公司的記帳與稅務協助。
• 您在平台出現之前就已銷售，或從未代收：請見補繳未代收的銷售稅，並帶著按州和月份劃分的銷售記錄，來找新創公司的稅務協助。
• 投資人發現了銷售稅缺口：請見盡職調查中發現的銷售稅風險。
• 您經營一個讓別人銷售的交易平台：請見交易平台促成者規則。
• 您不確定產品是否應稅，或稅務關聯如何判定：請見SaaS 和軟體的銷售稅和您必須在何時代收銷售稅。
• 您自己提交稅表，或正在考慮交給別人處理：請見提交銷售稅稅表和外包銷售稅申報。
• 您的帳目與平台付款對不上，或無法按州區分平台銷售和直接銷售：請見銷售與平台付款的對帳，並帶著平台付款報告和發票，來找記帳協助。
• 您的業務設在美國境外：各州可以對外國賣家適用同樣的測試；請見外國賣家和銷售稅。
• 您有加拿大客戶：請見非居民和數位賣家。