銷售稅經濟關聯：在帳上按州追蹤銷售額

怎樣按州追蹤銷售額，以判斷經濟關聯？

請為每筆銷售記錄送達的州，按各州衡量的期間按州彙總銷售額，再把每個合計與該州的門檻比較。門檻通常是向該州銷售的美元金額。許多州還設有銷售筆數的門檻：有些州達到金額或筆數其中之一即算越線，有些州要同時達到金額和筆數（例如紐約州），有些州已取消了筆數門檻（Streamlined Sales Tax Governing Board 圖表）。

這件事不只是一份報表的原因：各州計入的內容並不相同。計入某州門檻的銷售，可能不計入另一州，期間也各不相同。所以一個「按州的收入」數字，可能對這個州是對的，對下一個州就錯了。請把各個組成部分（應稅、免稅、轉售、運費、管道、銷售公司）分開記錄，讓各州的規則決定把哪些加總。

開始前請準備：

• 上一曆年和今年到目前為止的訂單或發票，每筆都有收貨州。
• 按管道劃分的銷售額：您自己的結帳頁面、各交易平台、發票。
• 哪些銷售是免稅或轉售，以及支持它們的證書。
• 您擁有或控制的、從事銷售的每一家公司。
• 您存放存貨的地方，包括交易平台或倉庫替您存放的貨物，以及您有人員的地方。在某州有實體存在的賣家，不是遠端賣家，所以金額門檻可能不是適用的測試（Streamlined 圖表）；請見什麼情況下必須收取銷售稅。

各州的門檻列在各州銷售稅經濟關聯門檻中。

如果您同時透過交易平台和自己的商店銷售、有兩個以上的州接近門檻、擁有不止一家銷售公司，或訂單資料無法按送達州彙總，這就不只是一份試算表的工作。計算規則、開始日期和與總帳的核對，可能需要一併設置；請見記帳協助。

每筆銷售要記錄什麼？

請記錄送達的州、日期、分項金額和銷售管道。這些欄位為下面的各項測試提供資料。在州政府按銷售筆數計算的地方，請依其對銷售的定義：紐約州把每張發票、銷售單、合約或其他銷售備忘記錄算作一筆銷售（紐約州稅務部門）。

哪些銷售要計入：應稅、免稅、轉售、運費、關聯公司？

德州、紐約州和賓夕法尼亞州計入應稅和非應稅銷售；加州可能計入轉售等非應稅銷售，並加上關聯公司的銷售額；佛羅里達州只計入應稅的遠端銷售。Streamlined 圖表指出，州政府可以把門檻建立在毛銷售額、總收入、零售銷售額或應稅銷售額上，許多州並不區分應稅與非應稅銷售。圖表標題寫的是 2023 年 1 月，部分行之後有更新，所以請到各州自己的頁面確認。

加州會計入與您有關聯的任何人的銷售額，關聯的定義依《國內稅收法》（Internal Revenue Code）第 267(b) 條（加州稅費管理局（CDTFA））。請列出您擁有或控制的每一家公司，並請您的報稅員判斷哪些屬於關聯方。

各州對門檻的措辭不同，有「超過」、「少於」或「至少」，所以剛好等於門檻的賣家，應該閱讀該州的條文並提出詢問。

交易平台代收稅款時，這些銷售要計入嗎？

有些州要，有些州不要。德州、紐約州和加州，即使交易平台代收稅款，也把交易平台的銷售計入您的門檻（德州、紐約州、加州）。賓夕法尼亞州要求交易平台賣家計入自己的直接銷售，以及透過不替其收稅的交易平台所做的銷售（賓夕法尼亞州）。佛羅里達州的法規規定，交易平台賣家在測試門檻時，只計算在交易平台之外做的銷售，所以請把透過交易平台做的銷售排除（《佛羅里達州法規》第 212.05965 條）；在佛羅里達州有實體存在的賣家，無論如何都要登記。

請為每筆銷售標明管道，以及交易平台是否已代收，這樣一張表就能同時適用於兩類州。交易平台的代收，不涵蓋您自己的結帳頁面：超過門檻的德州賣家，在各交易平台處理其銷售的同時，仍須對其網站銷售收稅（德州審計長辦公室）。

請保存交易平台代收稅款的證明。德州期望取得交易平台提供者的證明，並說明在收到之前要繼續收稅；加州指出，要有協議或其他文件，顯示促成者已登記並負有責任（加州稅費管理局（CDTFA））。

交易平台替您存放在某州的貨物，可能構成您在該州的實體存在。德州表示，超過門檻的賣家如果有貨物放在交易平台位於德州的設施中，必須持有許可證並收稅；低於門檻的賣家，如果交易平台已出具證明，則不須持有（德州審計長辦公室）。交易平台賣家在其他州是否需要許可證，請見什麼情況下必須收取銷售稅。

各州衡量哪個期間？

各州自行規定期間：曆年、滾動 12 個月或銷售稅季度。請按州、按月保存合計數，這樣就能用同一張表建立上述任何一種視圖。

紐約州的季度不是曆年季度，所以按曆年季度編製的報表，無法得出紐約州的合計數。

對其他任何州，請在其頁面上讀三件事：計入什麼、衡量的期間，以及何時必須開始收稅。把它們加進您的各州表格。

怎樣從商店、發票或帳目取得按州的銷售報表？

匯出訂單及其收貨州，再按州、按月彙總。請使用每筆訂單的送達地址，不要用客戶的帳單地址或帳戶地址。

1. 從您銷售的每個地方匯出訂單或發票：您的商店、各個交易平台、您的開票系統和銷售點。取出訂單編號、日期、收貨州、金額和管道。
2. 把這些匯出檔堆疊在一張表上，每筆訂單一行。補上匯出檔缺少的內容，例如銷售公司和免稅或轉售金額。如果一張訂單同時含有應稅和免稅商品，請把金額拆分成幾欄，或使用保留訂單編號的商品行，這樣銷售筆數才不會被灌水。
3. 用樞紐分析表或查詢，按州、月份和管道彙總。加一行「缺少州」，並把它清到零；沒有州的銷售，不會出現在任何合計中。
4. 把上面各表中每個州的計算規則，套用到這些合計上。

追蹤門檻並不需要為每個州設一個單獨的收入帳戶；請把各州明細保留在訂單層級的表格裡，並把它每月的合計與總帳的銷售額核對。

如果帳目是您唯一的記錄，只有當每位客戶只有一個送達州、而帳目記有逐筆銷售時，按客戶的銷售報表才行得通。每日或付款彙總無法按州拆分，而紐約州告訴已登記的賣方，缺少每筆交易明細的記錄（例如彙總報表）可能被視為不足（TB-ST-770）。即使帳目只記彙總，也請保留訂單層級的匯出檔；請見逐筆訂單還是付款彙總。

怎樣讓各州的合計與總帳中的銷售額對上？

每個月，把所有州的報表加總，與總帳在同一個月份顯示的銷售額比較。列出每一項差異，直到它們都得到解釋。無法與總帳對上的州合計數，在據以採取行動之前，應當存疑。

德州把銷售總收入列為賣家必須保存的記錄之一（德州審計長辦公室）。對於銷售點記錄，紐約州表示，只有原始憑證可以直接與帳目和申報表核對時，記錄才算完整（TB-ST-770）。付款、手續費和退款，請見核對銷售額和付款。

我應該多久檢查一次？越線之後什麼時候開始收稅？

每月檢查一次，可以發現在按滾動 12 個月衡量的州（例如德州）越線的情況，因為賣家可能在任何一個月越線。紐約州要求賣家在每個銷售稅季度結束後檢討（紐約州稅務部門）。加州計算的是年內的累計總額，並期望賣家在越線當天登記，所以接近門檻時，請隨著銷售發生，持續關注這個總額，並記下越線的日期和那筆越線的銷售。

開始收稅的規則各州不同，都是依越線的時間而定：

登記步驟見以下指南：紐約州、德州和加州；其他州的開始日期見各州門檻指南。請記錄越線日期和那筆銷售、衡量的期間，以及該州規則給出的開始日期。

某州的合計接近門檻的那個月，我該怎麼做？

確認該州計入什麼，估計您會在哪個月越線，並在到達之前算出開始日期。

1. 重讀該州的頁面，確認門檻、計入的內容和衡量的期間。摘要和圖表會過時。
2. 用該州計入的一切項目重新計算合計：交易平台銷售、轉售銷售、費用，以及關聯公司的銷售額。
3. 根據近幾個月的情況，估計合計何時會越線，並寫下該州的開始規則據此給出的許可證日期。
4. 檢查您是否已有登記的理由，例如在該州有存貨或人員，以及您所賣的東西在該州是否應稅（收貨地址和稅率）。
5. 決定何時登記。知道自己會向某州銷售的賣家，可以隨時登記（Streamlined 圖表）。

許可證不是唯一可能引發其他申報的因素，州所得稅或特許經營稅也是；請見銷售稅關聯與所得稅關聯。

要保存哪些記錄？保存多久？

請保存支持每個州合計數的訂單層級銷售記錄、交易平台和免稅文件，以及顯示您怎樣計算的工作表。保存期限須滿足各州要求的期間，在審查或上訴期間要保存更久。德州 4 年 的最低期限適用於所有賣家，包括不需要許可證、只透過交易平台銷售的賣家（德州交易平台常見問題）；下表中紐約州的最低期限則適用於已登記的賣方。

登記之前，向某州銷售的記錄也很重要。加州表示，要保存向加州銷售的記錄，以顯示您未達門檻（加州稅費管理局（CDTFA）），所以即使每個州都低於門檻的賣家，仍有理由保留自己的各州表格。聯邦記錄，請見企業記錄要保存多久。

如果我發現過去某一年已經越線，怎麼辦？

請用每月的表格，找出該州的測試第一次達到的月份、按該州規則收稅本應開始的日期，以及在那之後您賣了什麼。這些事實決定欠稅金額，以及有哪些選項。同樣的銷售額，採用 12 個月、四個季度或曆年的州，可能得出不同的第一個月。

稅務方面不是記帳能解決的事：登記、補稅、罰款以及任何自願披露，都是另外的決定；請見補收未收取的銷售稅。在紐約州，合夥人、LLC 成員，以及有責任採取行動的高級職員、經理或雇員，可能須對應收取的稅款負個人責任（稅法第 1131 條；第 1133 條）。記錄方面則是記帳的事：如果多個州，或多年來交易平台銷售和直接銷售混在一起，使第一個月難以找出，帳目可能要先從訂單層級重建；請見記帳協助。

舉例

以下例子僅供說明；金額以美元計。

德州：交易平台加上自己的結帳頁面

俄亥俄州的一名賣家，在德州沒有人員，也沒有存貨，十二個曆月內向德州發出 $540,000 的商品。其中 $300,000 透過已出具代收證明的交易平台，$240,000 透過自己的結帳頁面。德州把全部 $540,000 都計入，已超過德州 $500,000 的門檻，所以賣家必須取得許可證，並對自己結帳頁面的銷售收稅。如果 12 個月的合計是在三月第一次越線，許可證和收稅最遲在 7 月 1 日開始。只看直接銷售的報表只顯示 $240,000，會漏掉這一點。

紐約州：金額達到，筆數未達到

一名在紐約州沒有實體存在的賣家，在四個銷售稅季度內向紐約州交付了 $520,000 的商品，所有管道共 90 筆銷售。金額測試已達到，但筆數測試（超過 100 筆銷售）沒有達到，所以紐約州的頁面表示尚不須登記。到截至 11 月 30 日的季度結束後的檢討顯示有 101 筆銷售，總額仍高於 $500,000 時，兩項測試都達到了。須在該季度結束後 30 天內登記，即 12 月 30 日之前；收稅從該期限後 20 天開始，即 1 月 19 日。各州表格除了金額，還需要銷售筆數。

賓夕法尼亞州：非應稅銷售也要計入

一名在賓夕法尼亞州沒有實體存在的賣家直接銷售，不透過交易平台。一個曆年內，它向賓夕法尼亞州的買家做了 $60,000 的應稅銷售，以及 $45,000 在賓夕法尼亞州不須課稅的銷售。該部門計入應稅和非應稅銷售的總額，所以總額是 $105,000，超過了其 $100,000 的門檻。只含應稅銷售的報表只顯示 $60,000，會漏掉這一點。收稅從次年的 4 月 1 日開始。

您的情況不同嗎？

• 您在兩個以上的州接近或已越過門檻、同時透過交易平台和自己的商店銷售、擁有不止一家銷售公司，或無法從訂單資料取得乾淨的各州報表：計算規則、開始日期和與總帳的核對，可能需要一併設置。請見記帳協助。
• 您已經在某個州銷售但沒有收稅：請見補收未收取的銷售稅。如果那些年度的訂單和付款還沒有整理好，請見記帳協助。
• 您需要某個州的門檻，或需要了解測試本身，例如實體存在或交易平台倉庫：請見各州銷售稅經濟關聯門檻和什麼情況下必須收取銷售稅。
• 您需要某個收貨地址的正確稅率，或正要在網路商店開啟收稅功能：請見收貨地址和銷售稅率和各州的商店銷售稅。
• 您正在登記，或已經登記：請見紐約州、德州和加州的登記指南、提交銷售稅申報表，以及銷售稅關聯與所得稅關聯，了解許可證是否也會引發所得稅或特許經營稅的申報。
• 您銷售軟體、訂閱服務或服務，或從其他國家向美國發貨：一筆銷售在各州的測試中算在哪裡，取決於您賣什麼、從哪裡賣；請見SaaS 和軟體的銷售稅和外國賣家與銷售稅。
• 您需要把付款與銷售額核對：請見核對銷售額和付款。