مصروفات النشاط على بطاقتك الشخصية: كيف تسجّلها وتسترد مالك

هل أستخدم بطاقتي الائتمانية الشخصية لمصروفات النشاط، وهل تبقى قابلة للخصم؟

نعم عمومًا. تكلفة النشاط قابلة للخصم إذا كانت عادية وضرورية للنشاط ويمكن إثباتها، لا بسبب البطاقة التي دفعتها؛ فالبطاقة لا تغيّر الاختبار. أما هيكل النشاط فيحدد لمن تعود التكلفة وكيف يسترد المالك ماله.

استخدام البطاقة جائز، لكن كل عملية شراء سطر إضافي يجب مطابقته مع إيصال وقيد للمالك. وينصح المنشور 583 بإبقاء الحساب الجاري للنشاط منفصلًا عن حسابك الشخصي.

الزوجان اللذان يملكان LLC معًا بنظام الملكية المشتركة بين الزوجين قد يعرضانها، إذا استوفيا الشروط، ضمن إقرارهما الشخصي بدلًا من ذلك، وعندئذ يتبعان صف صاحب المنشأة الفردية (IRS).

في ما يلي، يعني «LLC بعضو واحد» شركة تُعرض في إقرار مالكها الفرد؛ أما التي تختار المعاملة كشركة فتتبع صفوف الشركات.

قد يتغير الصف في منتصف الفترة: ينضم عضو ثانٍ، أو تختار الـ LLC المعاملة كشركة بموجب النموذج 8832 أو وضع شركة S بموجب النموذج 2553، أو تؤسس شركة. وتتبع العمليات قبل التغيير وبعده صفوفًا مختلفة. والتكاليف المدفوعة قبل افتتاح النشاط تكاليف تأسيس لها قواعد خصم خاصة (المنشور 583؛ راجع تكاليف التأسيس المدفوعة شخصيًا قبل الـ LLC).

تكون الحالة غير بسيطة إذا كان النشاط شركة أو له أكثر من مالك، أو تراكمت العمليات على أكثر من سنة، أو كانت المبالغ كبيرة، أو كان رصيد البطاقة يحمل فائدة، أو لم يدوّن أحد هل المال ردّ أم مساهمة أم قرض.

اجمع أولًا: كشوف البطاقة لكل سنة، والإيصال أو الفاتورة وراء كل عملية خاصة بالنشاط، وهيكل النشاط، ومن دفع، وأي خطة أو اتفاقية أو ورقة بينك وبين النشاط.

كيف أسجّل مصروفات النشاط المدفوعة ببطاقة شخصية ليست في دفاتري؟

في المنشأة الفردية أو LLC بعضو واحد، سجّل كل عملية خاصة بالنشاط في تاريخ الشراء في حسابها المعتاد (مصروف أو مخزون أو أصل كالمعدات) وأدخل حساب مساهمة المالك في حقوق الملكية دائنًا، والمصروف مدينًا. لا توجد فئة «مدفوع شخصيًا»: فالدفع الشخصي يظهر فقط في المساهمة. والمصروف يخفّض الربح؛ والأصل يتبع قواعد الإهلاك أو الخصم الفوري. والمساهمة ليست دخلًا؛ إنها تسجّل أن أموالك الخاصة هي التي دفعت التكلفة. أما الهياكل الأخرى فتتبع الأقسام التالية.

1. اسحب كشف البطاقة للفترة.
2. ضع علامة على بنود النشاط واترك البنود الشخصية. وفي العملية الشخصية جزئيًا، مثل الهاتف، سجّل حصة النشاط فقط؛ راجع المصروفات المختلطة. واحسب المبالغ المستردة والأرصدة الدائنة في الكشف؛ فهي تخفّض المصروف والمساهمة.
3. أدخل كل بند عليه علامة في فئته الخاصة (برمجيات، لوازم، سفر)، مع تاريخ الشراء ومبلغ الكشف. وبضاعة إعادة البيع تذهب إلى المخزون أو المشتريات لا إلى المصروفات؛ فـالمنشور 583 يعامل تكلفة المخزون بمعزل عن المصروفات. والمعدات والأثاث ليست «مصروفات أخرى» كذلك (تعليمات Schedule C)؛ فهي تُرسمل ما لم ينطبق اختيار مثل الملاذ الآمن للمبالغ الصغيرة (المنشور 334).
4. سجّل كل قيد دائنًا في حساب مساهمة المالك.
5. اجمع القيود وطابقها مع عمليات النشاط التي وضعت عليها علامة في الكشف.
6. احتفظ بالإيصال أو الفاتورة لكل منها.

تختلف قوائم البرامج، فاختر نوع حقوق الملكية للمساهمة، ولا تختر نوع مصروف أبدًا. راجع حسابات حقوق الملكية في LLC.

هل يجب أن أردّ المبلغ لنفسي كصاحب منشأة فردية أو مالك LLC بعضو واحد؟

لا عمومًا. فصاحب المنشأة الفردية والنشاط دافع ضرائب واحد في ضريبة الدخل، فلا شيء يُسدَّد. ويعامل IRS الـ LLC بعضو واحد بالطريقة نفسها ما لم تختر أن تُعامَل ضريبيًا كشركة؛ وإن فعلت فتتبع أقسام الشركات أدناه. والخصم لك سواء انتقل المال أم لا.

وإذا حوّلت مالًا من حساب النشاط إلى نفسك لتسوية الأمر، فسجّله سحبًا للمالك. إنه ليس مصروفًا ولا أجورًا. وتقول تعليمات Schedule C إن المبالغ التي تدفعها لنفسك تُترك خارج الأجور، ويصف المنشور 334 حساب سحب للمال المسحوب للاستخدام الشخصي. والسحب لا يغيّر الربح. راجع تسجيل سحوبات المالك.

LLC متعددة الأعضاء أو شركة: هل هو ردّ أم مساهمة أم قرض؟

يتوقف ذلك على ما اتفقتم عليه فعلًا أنت والشركة عند دفع التكلفة، وهل تُظهره الدفاتر والأوراق؛ والتسمية لا تحسمه. ويذكر IRS قرارًا مذكّرًا من المحكمة الضريبية، صدر بحسب وقائعه، عُدّت فيه مدفوعات شركة S لمساهمها الوحيد أجورًا لا سدادًا لقروض، وعُدّت تحويلات المساهم السابقة مساهمات في رأس المال لا قروضًا.

صنّف كل عملية أولًا. فالفاتورة باسم الشركة نفسها، مثل فاتورة مورّد، تكلفة الشركة، وما تدين به لك عمومًا دين عليها لك. أما التكلفة التي تحمّلتها وأنت تؤدي عملك موظفًا فيها، مثل سفرك، فتُردّ معفاة من الضريبة فقط بموجب خطة معتمدة (⁦26 CFR 1.62-2⁩). ويصنّف مصروفات شركة S التي لم تُردّ أبدًا البنود بالتفصيل.

تغيير التسمية لاحقًا لا يغيّر الوقائع. وكيف يظهر كلٌّ منها في الإقرار الضريبي وفي الأساس تجده في مساهمة المالك أو قرضه لـ LLC.

كيف أستردّ مالي من شركة S دون أن يتحول إلى أجور؟

للتكاليف التي تحمّلتها وأنت تؤدي عملك، استخدم خطة معتمدة (accountable plan): ترتيب لردّ المصروفات يستوفي ثلاث قواعد. والمبالغ المدفوعة بموجبه ليست أجورًا، ولا تظهر في النموذج ⁦W-2⁩، ولا استقطاع عليها ولا ضريبة توظيف. وإذا أخلّ الترتيب بقاعدة، فكل مبلغ مدفوع بموجبه يُعامَل كأنه مدفوع بموجب خطة غير معتمدة، ويدخل في دخل الموظف ويُبلَّغ عنه أجورًا مع الاستقطاع. وإذا كان الترتيب سليمًا لكن الموظف لم يردّ سلفة زائدة في الوقت المناسب، فالزيادة وحدها هي التي تُعامَل هكذا. والدفعة الشهرية الثابتة التي تُدفع سواء تحققت التكاليف أم لا تخلّ بالقاعدة الأولى عن كل دولار فيها.

وإذا كانت الشركة مدينة بهذا الاستقطاع ولم تورّده، فإن الشخص المسؤول الذي يتعمد عدم دفعه، مثل المالك المسؤول التنفيذي، قد تُفرض عليه غرامة شخصيًا تساوي كامل ضريبة الدخل المستقطعة غير المسددة وضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare للموظف (IRS). ولدى IRS عمومًا 3 سنوات من الأحدث بين تاريخ التقديم و15 أبريل التالي لفرضها، ولا حد زمنيًا إذا لم يُقدَّم الإقرار أصلًا (IRM 5.19.14).

ما يُعدّ معقولًا يتوقف على الوقائع. والمهل الثابتة التي تحميها اللائحة هي 60 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده لتوثيق المصروف، وسلفة تُقدَّم خلال 30 يومًا من دفع المصروف أو تكبّده، و120 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده لردّ الزيادة (⁦26 CFR 1.62-2⁩، المنشور 463). وتمنح قاعدة حماية ثانية 120 يومًا بعد كل كشف دوري عندما ترسل الشركة كشوفًا مرة كل ربع سنة على الأقل تطلب فيها المصروفات غير المثبتة (الفقرة ⁦(g)(2)(ii)⁩)؛ ولا تقول اللائحة هل تشمل المصروفات المدفوعة قبل وجود أي خطة. ولا يشترط أن يكون الترتيب خطة مكتوبة (المنشور 5137)، لكن سياسة مكتوبة قصيرة تُظهر لاحقًا ما كانت القواعد. وتشمل القواعد التكاليف التي يتحملها الموظف أثناء أداء الخدمات، ويعامل IRS المسؤول التنفيذي الذي يؤدي خدمات للشركة على أنه موظف.

العمليات التي مضت عليها أشهر تقع خارج المهل الثابتة المحمية، فيتوقف كون الردّ المتأخر ما زال في وقته على الوقائع. وإذا لم تردّ لك الشركة المبلغ أبدًا، فالتكلفة عمومًا ليست قابلة للخصم في إقرارك الشخصي أيضًا (المنشور 463، Public Law 119-21). والحالتان في مصروفات شركة S التي لم تُردّ أبدًا. وإعداد خطة لمكتب منزلي أو هاتف أو سيارة في ردّ مصروفات المالك.

ماذا عن الفائدة والرسوم على البطاقة الشخصية؟

تتبع الفائدة ما دفعه المال المقترض. فلصاحب المنشأة الفردية أو LLC بعضو واحد تُعرض في إقراره الشخصي: فائدة رصيد البطاقة الذي دفع تكاليف النشاط هي فائدة نشاط، تُسجَّل كأي عملية نشاط أخرى: مصروف، مقابل مساهمة المالك. وفائدة الجزء الشخصي شخصية، غير قابلة للخصم ولا تُسجَّل. وفي عقار تملكه وحدك هي تكلفة إيجار (يسرد المنشور 527 الفائدة بينها). والرصيد الذي يُسدَّد قبل أن تتراكم عليه فائدة لا يترك شيئًا يُوزَّع.

يقول المنشور 334 إن الفائدة ترتبط بالنشاط إذا دفع العائد مصروف نشاط، وإنه لا يمكنك خصمها إلا إذا كنت مسؤولًا قانونًا عن الدين. وبموجب ⁦26 CFR 1.163-8T⁩، تُعامَل الدفعة على دين يضم النوعين من العمليات كأنها تسدد الجزء الشخصي أولًا. والبطاقة اقتراض مستمر: فالأرصدة بالسعر نفسه دين واحد، والأرصدة بأسعار مختلفة، كرصيد ترويجي أو سلفة نقدية، ديون منفصلة تُسدَّد بالترتيب الذي تحدده اتفاقية البطاقة (الفقرة ⁦(d)(3)⁩). وقد كُتبت القاعدة لقيود الخسائر السلبية والفوائد غير التجارية، لذا ينبغي لمعدّ الإقرارات أن يتحقق من كيفية انطباقها على رصيد متجدد.

البطاقة دينك أنت. والشركة لا تخصم الفائدة إلا على دين هي مسؤولة عنه قانونًا، لذا فإن فائدة البطاقة تعود عمومًا إلى حاملها لا إلى الشركة. وإذا كنت موظفًا في شركتك وكانت البطاقة قد دفعت تكاليف تحمّلتها وأنت تؤدي عملك، فالفائدة شخصية وغير قابلة للخصم (⁦26 CFR 1.163-9T⁩). أما هل تستطيع أنت أو LLC متعددة الأعضاء أو الشركة خصم الباقي فيتوقف على الوقائع، والمصادر هنا لا تحسم ذلك. والرسوم على بطاقة تُستخدم للغرضين تُقسَّم بالطريقة التي يقسّم بها المنشور 334 أي مصروف جزء منه للنشاط وجزء شخصي: لا يُخصم إلا جزء النشاط.

ما الإثبات الذي أحتاج إليه لكل مصروف؟

كشف البطاقة يثبت أنك دفعت؛ ولا يثبت أن التكلفة كانت للنشاط. ويقول المنشور 583 إن إثبات الدفع وحده لا يؤسس الخصم، فاحتفظ بإيصال البيع أو الفاتورة أيضًا. وكشف بطاقة الائتمان يستطيع إثبات الدفع حين يُظهر المبلغ المحمَّل واسم المستفيد وتاريخ العملية.

الإيصالات المفقودة مشمولة في الدليل نفسه، ومدة حفظها في مدة حفظ سجلات النشاط.

كيف أتجنب احتساب المصروف مرتين عند دفع فاتورة البطاقة؟

سجّل المصروف مرة واحدة، عند الشراء. أما دفع فاتورة البطاقة فنقل للمال، وليس مصروفًا ثانيًا أبدًا. ويظهر الاحتساب المزدوج حين تُسجَّل العملية والدفعة كلتاهما في المصروفات.

والردّ المسجَّل في المصروفات بعد تسجيل التكلفة أصلًا هو الاحتساب المزدوج نفسه. وآليات دفع البطاقة في دفعات بطاقة الائتمان في الدفاتر.

أملك عقارًا مؤجَّرًا باسمي ودفعت تكاليفه ببطاقة شخصية: أين يُسجَّل ذلك؟

إذا كنت تملكه وحدك، فهو يُسجَّل في Schedule E مصروفات إيجار، ولا شيء يُسدَّد، لأنك والعقار المؤجَّر دافع ضرائب واحد. ويسرد المنشور 527 الصيانة والتأمين والضرائب والفائدة بين التكاليف المخصومة من دخل الإيجار، ويعامل التحسينات بالإهلاك لا بالخصم، ويقول بتقسيم المصروفات بين الإيجار والاستخدام الشخصي إذا كنت تستخدم العقار بنفسك. وإذا شاركك في ملكيته شخص لا تقدّم معه إقرارًا مشتركًا، فتخصم المصروفات التي دفعتها بحسب حصتك في الملكية، ويدين لك الشريك بالباقي (المنشور 527، الحصة في العقار).

وإذا كانت LLC تملك العقار المؤجَّر فينطبق الجدول في أعلى الصفحة: LLC بعضو واحد لم تختر المعاملة كشركة تُعرض في Schedule E الخاص بك، وLLC متعددة الأعضاء شراكة تكاليفها تكاليف الـ LLC، وLLC تُعامَل ضريبيًا كشركة تتبع صفوف الشركات. وسجلات الإيجار وحساباته في سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته ودليل حسابات العقار المؤجَّر.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية، بالدولار الأمريكي.

مصمّمة مستقلة

صاحبة منشأة فردية تحمّل على بطاقتها الشخصية 4,000 دولار من البرمجيات وحاسوب محمول. تُظهر الدفاتر تكاليف بقيمة 4,000 دولار (البرمجيات مصروفات والحاسوب معدات) ومساهمة مالك بقيمة 4,000 دولار. ويخصم Schedule C كل تكلفة بحسب قواعدها المعتادة. وبعد أشهر تحوّل 4,000 دولار من حساب النشاط إلى نفسها. هذا سحب للمالك؛ ولا يغيّر الربح ولا الخصم.

LLC بعضو واحد ولها مخزون

يحمّل مالك LLC بعضو واحد تُعرض في إقراره 12,000 دولار من المخزون على بطاقته الشخصية خلال السنة. والبطاقة خارج الدفاتر، فيضيف كل عملية من الكشوف: يسجّل المخزون مدينًا ومساهمة المالك دائنة، مع حفظ فاتورة المورّد. ويتحقق من أن القيود تبلغ 12,000 دولار، وهي عمليات النشاط التي وضع عليها علامة في الكشوف. ولا يلزم قيد عند سداد البطاقة من مال شخصي. وإذا دفعت الـ LLC له لاحقًا فهذا سحب.

مالك شركة S

مالك شركة S يعمل فيها أيضًا موظفًا يحمّل 3,000 دولار من سفر الشركة على بطاقة شخصية. والسفر الذي تحمّله وهو يؤدي عمله تكلفته عليه إلى أن تردّها الشركة. فإذا ردّت الشركة المبلغ بموجب خطة معتمدة ووثّق الرحلات خلال 60 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده، فإن ردّ 3,000 دولار ليس أجورًا. وإذا أخلّ الترتيب بقاعدة، كأن لا تُوثَّق الرحلات في الوقت المناسب، فعلى الشركة معاملته أجورًا، مع الاستقطاع وضريبة كشوف الرواتب. وتسجيله قرضًا ليس بديلًا مجانيًا: فقد عامل IRS مدفوعات لمساهم وحيد سُميت سدادًا لقروض على أنها أجور. والفاتورة باسم الشركة نفسها، كاشتراك برمجيات، هي الحالة الواضحة للقرض أو المساهمة.

هل وضعك مختلف؟

• مضت سنة أو أكثر على إنفاق النشاط ببطاقة شخصية، أو المبالغ كبيرة، أو تغيّر هيكل النشاط في منتصف الفترة، أو لا تستطيع التمييز بين الردّ والمساهمة والقرض: معاملة كل بند، وكيفية تصحيح السنوات السابقة، والسياسة التي تمنع التكرار، كلها قرارات تقديرية قد تمتد إلى إقرارات قُدّمت. راجع مساعدة مسك الدفاتر واستكمال الدفاتر المتأخرة وإصلاح اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.
• تملك شركة S وليس لديك خطة معتمدة، أو مضت أشهر على العمليات: راجع مصروفات شركة S التي لم تُردّ أبدًا وردّ مصروفات المالك، ثم احصل على مساعدة مسك الدفاتر لتثبيت القيود.
• أنت شريك أو عضو في LLC ودفعت تكاليفها، ولا تعرف أي معاملة تناسب كل عملية: راجع مصروفات LLC التي دفعها الشريك من ماله، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• تملك شركة C: راجع دفع شركة C مصروفات المالك، ثم مساعدة مسك الدفاتر إذا كانت العمليات مسجَّلة أصلًا في الدفاتر.
• سيقرأ المستثمرون أو المُقرض دفاترك: راجع ترتيب دفاترك قبل جمع التمويل ومساهمة المالك أو قرضه لـ LLC، ثم مساعدة مسك الدفاتر لتسوية كل بند أولًا.
• تعيش خارج الولايات المتحدة، أو البطاقة أجنبية: قد يختلف التقرير ومسألة القرض أو رأس المال حين يكون المالك في الخارج؛ راجع ضخ المال في شركتك الأمريكية من الخارج وحسابات العملات الأجنبية في الدفاتر الأمريكية، ثم مساعدة مسك الدفاتر.
• خرجت فواتير شخصية من حساب النشاط بدلًا من ذلك: راجع المصروفات الشخصية المدفوعة من حساب النشاط.
• المصروف جزء منه فقط للنشاط: راجع المصروفات المختلطة.
• إقرار مقدَّم عامل هذه العمليات معاملة خاطئة: راجع تعديل الإقرار لتصحيح أخطاء مصروفات النشاط.