כרטיס אשראי אישי להוצאות עסק: איך רושמים ומחזירים לעצמכם

האם אפשר להשתמש בכרטיס אשראי אישי להוצאות עסק, והאם הן עדיין מותרות בניכוי?

בדרך כלל כן. הוצאה עסקית מותרת בניכוי כשהיא רגילה ונחוצה לעסק וניתנת להוכחה, ולא בגלל הכרטיס ששילם אותה. הכרטיס אינו משנה את המבחן. מבנה העסק קובע של מי ההוצאה ואיך הבעלים מקבלים את הכסף חזרה.

השימוש בכרטיס מותר, אבל כל חיוב הוא עוד שורה להתאים לקבלה ולרישום של הבעלים. פרסום 583 ממליץ להפריד בין חשבון העו״ש העסקי לחשבון האישי.

בני זוג שבבעלותם משותפת LLC כרכוש משותף (community property) יכולים, אם הם עומדים בתנאים, לדווח עליה כחלק מהדוח האישי שלהם, ואז לפעול לפי השורה של בעל עסק יחידני (IRS).

בהמשך, “LLC עם חבר אחד” פירושה LLC שמדווחים עליה בדוח האישי של הבעלים; LLC שבחרה בטיפול של חברה פועלת לפי השורות של חברה.

השורה יכולה להשתנות באמצע התקופה: מצטרף חבר שני, ה-⁠LLC בוחרת בטיפול של חברה בטופס 8832 או במעמד חברת S בטופס 2553, או שמתאגדים. חיובים לפני ואחרי הולכים לפי שורות שונות. הוצאות ששולמו לפני פתיחת העסק הן הוצאות הקמה, עם כללי ניכוי משלהן (פרסום 583; ראו הוצאות הקמה ששולמו אישית לפני ה-⁠LLC).

המקרה אינו פשוט כשהעסק הוא חברה או שיש בו יותר מבעלים אחד, כשהחיובים הצטברו על פני יותר משנה, כשהסכומים גדולים, כשיתרת הכרטיס נושאת ריבית, או כשאף אחד לא רשם אם הכסף הוא החזר, הזרמת הון או הלוואה.

אספו קודם: את דפי הכרטיס לכל שנה, את הקבלה או החשבונית שמאחורי כל חיוב עסקי, את מבנה העסק, מי שילם, וכל תוכנית, הסכם או שטר בינכם לבין העסק.

איך רושמים הוצאות עסק ששולמו בכרטיס אישי שאינו בספרים?

בעל עסק יחידני או LLC עם חבר אחד רושמים כל חיוב עסקי בתאריך הרכישה בחשבון הרגיל שלו (הוצאה, מלאי או נכס כמו ציוד) ומזכים חשבון אחד של הזרמת הון מהבעלים בהון העצמי. אין קטגוריה של “שולם אישית”: התשלום האישי מופיע רק כהזרמת ההון. הוצאה מקטינה את הרווח; נכס כפוף לכללי הפחת או ההוצאה המיידית. הזרמת ההון אינה הכנסה; היא רושמת שהכסף שלכם שילם את ההוצאה. מבנים אחרים פועלים לפי הסעיפים בהמשך.

1. הפיקו את דף הכרטיס לתקופה.
2. סמנו את השורות העסקיות. השאירו בחוץ את האישיות. בחיוב שחלקו אישי, כמו טלפון, רשמו רק את החלק העסקי; ראו הוצאות לשימוש מעורב. ספרו החזרים וזיכויים שבדף; הם מקטינים את ההוצאה ואת הזרמת ההון.
3. הזינו כל שורה מסומנת בקטגוריה משלה (תוכנה, חומרים מתכלים, נסיעות), עם תאריך הרכישה והסכום שבדף. סחורה למכירה חוזרת הולכת למלאי או לרכישות, לא להוצאות; פרסום 583 מתייחס לעלות המלאי בנפרד מההוצאות. גם ציוד וריהוט אינם “הוצאות אחרות” (הוראות Schedule C): הם נרשמים כנכס ומופחתים, אלא אם חלה בחירה כמו de minimis safe harbor (פרסום 334).
4. זכו כל רישום בחשבון הזרמת ההון מהבעלים.
5. סכמו את הרישומים והתאימו אותם לחיובים העסקיים שסימנתם בדף.
6. שמרו את הקבלה או החשבונית לכל אחד.

תפריטי התוכנות שונים, לכן בחרו סוג של הון עצמי עבור הזרמת ההון, ואף פעם לא סוג של הוצאה. ראו חשבונות הון ב-⁠LLC.

האם בעל עסק יחידני או בעלים של LLC עם חבר אחד צריכים להחזיר לעצמם?

בדרך כלל לא. בעל עסק יחידני והעסק הם נישום אחד לצורכי מס הכנסה, ולכן אין מה להחזיר. IRS מטפל באותו אופן ב-⁠LLC עם חבר אחד, אלא אם היא בחרה להיות מחויבת במס כחברה; LLC שבחרה כך פועלת לפי הסעיפים על חברות בהמשך. הניכוי הוא שלכם בין אם כסף חוזר ובין אם לא.

אם מעבירים כסף מחשבון העסק לעצמכם כדי ליישר קו, רשמו זאת כמשיכת בעלים. זו לא הוצאה ולא שכר. הוראות Schedule C קובעות להשאיר סכומים ששולמו לעצמכם מחוץ לשכר, ופרסום 334 מתאר חשבון משיכות לכסף שנמשך לשימוש אישי. משיכה אינה משנה את הרווח. ראו רישום משיכות בעלים.

LLC עם כמה חברים או חברה: האם זה החזר, הזרמת הון או הלוואה?

זה תלוי במה שאתם והחברה הסכמתם עליו בפועל כשההוצאה שולמה, ובשאלה אם הספרים והמסמכים מראים זאת; שם אינו מכריע. IRS מצטט החלטת בית המשפט למסים (memorandum decision), שניתנה לפי העובדות שלה, שבה תשלומים של חברת S לבעל המניות היחיד שלה נחשבו שכר ולא החזרי הלוואה, וההעברות הקודמות של בעל המניות נחשבו הזרמות הון ולא הלוואות.

מיינו קודם כל חיוב. חשבון על שם החברה עצמה, כמו חשבונית ספק, הוא הוצאה של החברה, ובדרך כלל מה שהיא חבה לכם הוא חוב כלפיכם. הוצאה שנשאתם בה בעת ביצוע עבודתכם כעובדים שלה, כמו נסיעה שלכם, מוחזרת פטורה ממס רק לפי תוכנית החזר מוסדרת (⁦26 CFR 1.62-2⁩). מיון מפורט של פריטים מופיע בהוצאות חברת S שלא הוחזרו.

שינוי התווית מאוחר יותר אינו משנה את העובדות. איך כל אחד מופיע בדוח המס ובבסיס העלות מוסבר בהזרמת הון או הלוואה מהבעלים ל-⁠LLC.

איך מחזירים לעצמי כסף מחברת S בלי ליצור שכר?

להוצאות שנשאתם בהן בעת ביצוע עבודתכם, השתמשו בתוכנית החזר מוסדרת (accountable plan): הסדר החזר שעומד בשלושה כללים. סכומים ששולמו לפיו אינם שכר, אינם מופיעים ב-⁠⁦W-2⁩ ואין עליהם ניכוי במקור או מס שכר. אם ההסדר מפר כלל, כל סכום ששולם לפיו נחשב כמשולם לפי תוכנית החזר שאינה מוסדרת (nonaccountable plan), נכלל בהכנסת העובד ומדווח כשכר עם ניכוי במקור. אם ההסדר תקין אבל עובד אינו מחזיר בזמן סכום עודף שקיבל מראש, רק העודף נחשב כך. תשלום חודשי קבוע שמשולם בין אם נגרמו הוצאות ובין אם לא מפר את הכלל הראשון בכל דולר.

אם החברה חבה בניכוי הזה ואינה מעבירה אותו, גורם אחראי שבמזיד אינו משלם אותו, כמו בעלים שהם גם נושאי משרה, יכול להיקנס אישית, בסכום השווה ל-מלוא מס ההכנסה שנוכה במקור ולא שולם ודמי Social Security ו-⁠Medicare של העובד (IRS). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מהמאוחר מבין מועד ההגשה או ה-⁠15 באפריל שאחריו כדי לקבוע את הקנס, ואין הגבלה אם הדוח לא הוגש מעולם (IRM 5.19.14).

מה נחשב סביר תלוי בעובדות. הכללים הבטוחים (safe harbor) של התקנה עם תאריכים קבועים הם 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה לתיעוד הוצאה, סכום שניתן מראש בתוך 30 ימים ממועד תשלום ההוצאה או היווצרותה, ו-⁠120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה להחזרת עודף (⁦26 CFR 1.62-2⁩, פרסום 463). כלל בטוח שני נותן 120 ימים אחרי כל דף חשבון תקופתי כשהחברה שולחת דפי חשבון לפחות פעם ברבעון ומבקשת הוצאות שלא הוכחו (פסקה ⁦(g)(2)(ii)⁩); התקנה אינה אומרת אם הוא חל גם על הוצאות ששולמו לפני שנקבעה תוכנית כלשהי. ההסדר אינו חייב להיות תוכנית כתובה (פרסום 5137), אבל מדיניות כתובה קצרה מראה בהמשך מה היו הכללים. הכללים חלים על הוצאות שעובד נושא בהן בעת מתן שירותים, וIRS רואה בנושא משרה בחברה שנותן לה שירותים עובד.

חיובים שעומדים חודשים חורגים מהכללים הבטוחים עם התאריכים הקבועים, ולכן אם החזר מאוחר עדיין נחשב בזמן תלוי בעובדות. אם החברה לעולם אינה מחזירה לכם, ההוצאה בדרך כלל גם אינה מותרת בניכוי בדוח האישי שלכם (פרסום 463, Public Law 119-21). שני המקרים מופיעים בהוצאות חברת S שלא הוחזרו. הקמת תוכנית למשרד בבית, לטלפון או לרכב מופיעה בהחזר הוצאות בעלים.

ומה לגבי ריבית ועמלות בכרטיס האישי?

הריבית הולכת אחרי מה ששולם בכסף שנלווה. אצל בעל עסק יחידני או LLC עם חבר אחד שמדווחת בדוח האישי שלכם, ריבית על יתרת כרטיס ששילמה הוצאות עסק היא ריבית עסקית, ונרשמת כמו כל חיוב עסקי אחר: הוצאה, בזיכוי הזרמת ההון מהבעלים. ריבית על החלק האישי היא אישית, אינה מותרת בניכוי ואינה נרשמת. בנכס להשכרה שבבעלותכם הבלעדית היא הוצאת השכרה (פרסום 527 מונה ריבית ביניהן). יתרה ששולמה לפני שנצברה ריבית לא משאירה מה לחלק.

פרסום 334 קובע שריבית קשורה לעסק אם תמורת ההלוואה שילמה הוצאה עסקית, ושאפשר לנכות אותה רק אם אתם חבים בחוב על פי דין. לפי ⁦26 CFR 1.163-8T⁩, תשלום על חוב שמכיל שני סוגי חיובים נחשב כפירעון של החלק האישי קודם. כרטיס אשראי הוא הלוואה מתמשכת: יתרות באותו שיעור ריבית הן חוב אחד, ויתרות בשיעורים שונים, כמו יתרת מבצע או משיכת מזומן, הן חובות נפרדים שנפרעים בסדר שקובע הסכם הכרטיס (פסקה ⁦(d)(3)⁩). הכלל נכתב עבור מגבלות הפסד פסיבי וריבית שאינה עסקית, ולכן מכין דוחות צריך לאשר איך הוא חל על יתרה מתחדשת.

הכרטיס הוא חוב שלכם. חברה מנכה ריבית רק על חוב שהיא חבה בו על פי דין, ולכן ריבית על כרטיס שייכת בדרך כלל לבעל הכרטיס ולא לחברה. אם אתם עובדים של החברה שבבעלותכם והכרטיס שילם הוצאות שנשאתם בהן בעת ביצוע עבודתכם, הריבית היא ריבית אישית ואינה מותרת בניכוי (⁦26 CFR 1.163-9T⁩). אם אתם, או LLC עם כמה חברים או חברה, יכולים לנכות את השאר, זה תלוי בעובדות, והמקורות כאן אינם מכריעים בכך. עמלה על כרטיס ששימש לשני הצרכים מחולקת כפי שפרסום 334 מחלק כל הוצאה שחלקה עסקי וחלקה אישי: רק החלק העסקי מותר בניכוי.

איזו הוכחה צריך לכל הוצאה?

דף כרטיס מוכיח ששילמתם; הוא אינו מוכיח שההוצאה הייתה לעסק. פרסום 583 קובע שהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי, ולכן שמרו גם את הקבלה או החשבונית. דף כרטיס אשראי יכול להוכיח תשלום כשהוא מציג את הסכום שחויב, את שם מקבל התשלום ואת תאריך העסקה.

קבלות חסרות מטופלות באותו מדריך, ולכמה זמן לשמור אותן ראו בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

איך נמנעים מלספור את ההוצאה פעמיים כשמשלמים את חשבון הכרטיס?

רשמו את ההוצאה פעם אחת, ברכישה. תשלום חשבון הכרטיס מעביר כסף; הוא אף פעם אינו הוצאה שנייה. הספירה הכפולה מופיעה כשהחיוב והתשלום שניהם נרשמים כהוצאות.

החזר שנרשם כהוצאה אחרי שההוצאה כבר נרשמה הוא אותה ספירה כפולה. המנגנון של תשלומי כרטיס מוסבר בתשלומי כרטיס אשראי בספרים.

יש לי נכס להשכרה על שמי ושילמתי את ההוצאות שלו בכרטיס אישי: איפה זה נרשם?

אם הנכס בבעלותכם הבלעדית, ההוצאות נרשמות ב-⁠Schedule E כהוצאות השכרה, ואין מה להחזיר, כי אתם והנכס להשכרה הם נישום אחד. פרסום 527 מונה תחזוקה, ביטוח, מסים וריבית בין ההוצאות שמנכים מהכנסה משכירות, מתייחס לשיפורים כנכס שמופחת ולא כהוצאה שמנכים, וקובע לחלק הוצאות בין השכרה לשימוש אישי אם אתם משתמשים בנכס בעצמכם. אם אתם בעלים משותפים עם מי שאינכם מגישים איתו דוח משותף, אתם מנכים את ההוצאות ששילמתם לפי חלקכם בבעלות, והבעלים המשותף חייב לכם את היתר (פרסום 527, בעלות חלקית).

אם LLC היא הבעלים של הנכס להשכרה, חלה הטבלה שבראש העמוד: LLC עם חבר אחד שלא בחרה בטיפול של חברה עדיין מדווחת ב-⁠Schedule E שלכם, LLC עם כמה חברים היא שותפות שהוצאותיה הן של ה-⁠LLC, ו-⁠LLC שמחויבת במס כחברה פועלת לפי השורות של חברה. רישומים וחשבונות להשכרה מופיעים ברישומים וקבלות של נכס להשכרה ובמפתח חשבונות לנכס להשכרה.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה, בדולרים אמריקאיים.

פרילנסר בתחום העיצוב

בעל עסק יחידני מחייב כרטיס אשראי אישי ב-⁦US$4,000⁩ על תוכנה ומחשב נייד. הספרים מראים ⁦US$4,000⁩ של הוצאות (תוכנה כהוצאות, המחשב כציוד) והזרמת הון של ⁦US$4,000⁩ מהבעלים. ב-⁠Schedule C מנכים כל הוצאה לפי הכללים הרגילים שלה. חודשים אחר כך מעבירים ⁦US$4,000⁩ מחשבון העסק לבעלים. זו משיכת בעלים; היא לא משנה לא את הרווח ולא את הניכוי.

LLC עם חבר אחד ועם מלאי

בעלים של LLC עם חבר אחד, שמדווחת בדוח האישי של הבעלים, מחייב בכרטיס האישי ⁦US$12,000⁩ של מלאי במשך השנה. הכרטיס מחוץ לספרים, ולכן מוסיפים כל חיוב מהדפים: חיוב במלאי, זיכוי בהזרמת הון מהבעלים, עם שמירת חשבונית הספק. בודקים שסך הרישומים הוא ⁦US$12,000⁩ של החיובים העסקיים שסומנו בדפים. תשלום הכרטיס מכסף אישי אינו דורש רישום. אם ה-⁠LLC משלמת אחר כך לבעלים, זו משיכה.

בעלים של חברת S

בעלים של חברת S שעובדים בה גם כעובדים מחייבים כרטיס אישי ב-⁦US$3,000⁩ על נסיעות של החברה. נסיעות שנשאו בהן בעת ביצוע עבודתם הן הוצאה שלהם עד שהחברה מחזירה אותן. אם החברה מחזירה לפי תוכנית החזר מוסדרת והם מתעדים את הנסיעות בתוך 60 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה, החזר של ⁦US$3,000⁩ אינו שכר. אם ההסדר מפר כלל, למשל הנסיעות לא תועדו בזמן, החברה חייבת לטפל בו כשכר, עם ניכוי במקור ומס שכר. רישום כהלוואה אינו חלופה חינמית: IRS טיפל בתשלומים לבעל מניות יחיד שסומנו כהחזרי הלוואה כשכר. חשבון על שם החברה עצמה, כמו מנוי לתוכנה, הוא המקרה הברור להלוואה או להזרמת הון.

המצב שלכם שונה?

• שנה או יותר של הוצאות עסק יושבות בכרטיס אישי, הסכומים גדולים, מבנה העסק השתנה באמצע, או שאי אפשר להבדיל בין החזר, הזרמת הון והלוואה: הטיפול בכל פריט, תיקון השנים הקודמות והמדיניות שמונעת חזרה הם שיקול דעת שיכול להגיע לדוחות שכבר הוגשו. ראו עזרה בהנהלת חשבונות, השלמת ספרים שמאחרים ותיקון כספים עסקיים ואישיים מעורבבים.
• יש לכם חברת S ואין תוכנית החזר מוסדרת, או שהחיובים בני חודשים: ראו הוצאות חברת S שלא הוחזרו והחזר הוצאות בעלים, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לקבוע את הרישומים.
• אתם שותפים או חברים ב-⁠LLC ושילמתם הוצאות של ה-⁠LLC, ואינכם יודעים איזה טיפול מגיע לכל חיוב: ראו הוצאות LLC ששילם שותף מכיסו, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• יש לכם חברת C: ראו חברת C ששילמה הוצאות של הבעלים, ואז עזרה בהנהלת חשבונות אם החיובים כבר בספרים.
• משקיעים או מלווה יקראו את הספרים שלכם: ראו ניקוי הספרים לפני גיוס כספים והזרמת הון או הלוואה מהבעלים ל-⁠LLC, ואז עזרה בהנהלת חשבונות כדי להסדיר כל פריט קודם.
• אתם גרים מחוץ לארה״ב, או שהכרטיס הוא כרטיס זר: הדיווח והשאלה אם זו הלוואה או הון יכולים להיות שונים כשהבעלים נמצאים בחו״ל; ראו העברת כסף לחברה האמריקאית שלכם מחו״ל וחשבונות במטבע זר בספרים אמריקאיים, ואז עזרה בהנהלת חשבונות.
• חשבונות אישיים שולמו במקום זאת מחשבון העסק: ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק.
• ההוצאה היא רק בחלקה עסקית: ראו הוצאות לשימוש מעורב.
• דוח שהוגש כבר טיפל בחיובים האלה בצורה שגויה: ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסק.