مصروفات شركة S التي لم تُسدَّد: استكمال الخطة المحاسَب عليها

هل تستطيع شركة S أن تسدد لي مصروفات دفعتها بنفسي حتى الآن؟

يمكن لشركة S أن تسدد لمساهم يعمل فيها. وتحدد لائحة وزارة الخزانة ⁦1.62-2⁩ مددًا ضمن الملاذ الآمن (safe harbor) لا موعدًا نهائيًا؛ وخارج هذه المدد يكون السؤال هل كانت المدة معقولة. وتتوقف النتيجة الضريبية على ثلاث قواعد لخطة السداد المُوثَّق: فسداد تكاليف عملك الخاصة الذي يستوفيها لا تُفرض عليه ضريبة، والذي لا يستوفيها يُعد أجورًا. أما الفاتورة التي كانت على الشركة نفسها فبند مختلف، يُعالج كدين أو رأس مال لا كسداد مصروفات (راجع جدول التصنيف أدناه).

تشمل القواعد تكاليف الموظف، والمسؤولون التنفيذيون في الشركة الذين يعملون في النشاط هم موظفون لدى الشركة (المنشور 15). أما المساهم الذي ليس موظفًا فلا تكاليف عمل لديه ليُسدَّد عنها؛ وما دفعته من أجل الشركة فهو فاتورة تخص الشركة.

لا تكون الحالة بسيطة عندما:

• لم تكن لدى الشركة قط سياسة لسداد المصروفات؛
• المصروفات أقدم من المدد الآمنة أدناه، أو تمتد سنة أو أكثر؛
• السنة التي تعود إليها مقفلة، أو قُدِّم إقرارها؛
• المبالغ كبيرة؛
• تختلط في المبالغ المدفوعة فواتير الشركة وتكاليف عملك وإنفاقك الشخصي.

إذا انطبق أكثر من واحد من هذه الأمور، فحدد معاملة كل بند قبل أن تسجّل أي شيء؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.

جهّز أولًا: الإيصالات والفواتير، وكشوف البطاقة أو البنك التي تبين أنك دفعت، وسجل الأميال، ومساحة أي مكتب منزلي ومساحة المنزل كله، وتقارير الرواتب في الشركة ونماذج ⁦W-2⁩ للسنة.

ما الذي يجعل سداد شركة S لمصروفاتك معفى من الضريبة وفق خطة السداد المُوثَّق؟

سداد شركة S لتكاليف عمل المساهم الموظف الخاصة لا تُفرض عليه ضريبة عندما يستوفي الترتيب القواعد الثلاث كلها أدناه. والمبالغ المدفوعة بموجبه ليست أجورًا، ولا تُدرج في النموذج ⁦W-2⁩، ولا تترتب عليها ضريبة دخل أو ضريبة رواتب (اللائحة ⁦1.62-2⁩؛ المنشور 15).

الملاذ الآمن مدة تعدّها اللائحة معقولة دون جدل إضافي. وخارجه تتوقف المدة المعقولة على الوقائع والظروف (المنشور 463). ويغطي ملاذ آمن ثانٍ الإثبات أو الرد خلال 120 يومًا بعد كل كشف دوري عندما ترسل الشركة كشوفًا مرة كل ربع سنة على الأقل تطلب فيها المصروفات غير الموثّقة (اللائحة ⁦1.62-2(g)(2)(ii)⁩)؛ ولا تبين اللائحة هل يشمل ذلك مصروفات دُفعت قبل وجود الخطة. ولا يشترط أن يكون الترتيب خطة مكتوبة (المنشور 5137)، لكن سياسة مكتوبة قصيرة تبين لاحقًا ما كانت القواعد.

صياغة الخطة وقواعد المكتب المنزلي والهاتف والسيارة في سداد شركة S لمصروفات المنزل والهاتف والسيارة.

ماذا لو كان السداد متأخرًا أو بلا إيصالات؟

السداد الذي يخالف إحدى قواعد خطة السداد المُوثَّق يُعد أجورًا. فإذا كان ترتيب الشركة لا يشترط إثبات كل مصروف ورد أي زيادة، فكل دولار يُدفع بموجبه أجور. وإذا كان يشترط ذلك، فالجزء الذي لم يُثبت خلال مدة معقولة، أو لم يُرد، يُعد أجورًا (اللائحة ⁦1.62-2⁩، الفقرتان ⁦(c)(3)⁩ و⁦(h)(2)⁩). وغياب الإيصال وحده لا يحسم الأمر: فيعفي المنشور 463 من الإيصال لمصروف أقل من 75 دولارًا (باستثناء الإقامة في فندق) ولمواصلات لا يتوافر لها إيصال بسهولة، لكن السجل يظل مطلوبًا.

تعني الأجور أن الشركة تستقطع ضريبة الدخل، وأن الشركة والموظف يدفع كل منهما الضمان الاجتماعي بنسبة ⁦6.2%⁩ (حتى حد الأجور السنوي) وMedicare بنسبة ⁦1.45%⁩. وتنطبق أيضًا ضريبة البطالة الفيدرالية، ويُدرج المبلغ في النموذج ⁦W-2⁩ (المنشور 15؛ المنشور 463). وعندما يخفق الترتيب نفسه في قاعدة، تُفرض الضريبة على الأجور عند دفعها (اللائحة ⁦1.62-2(h)(2)(ii)⁩)، لذلك تدخل تكاليف العام الماضي المسددة هذا العام كأجور في تقارير رواتب هذا العام. وفي خطة مستوفية للشروط فيما عدا ذلك، يُخضع الجزء غير الموثّق للضريبة بحلول أول فترة رواتب بعد انتهاء المدة المعقولة (الفقرة ⁦(h)(2)(i)(A)⁩).

إذا عاملت الشركة السداد كأجور لكنها لم تستقطع الضريبة ولم تسددها، فقد يتحمل المالك الذي عليه واجب سدادها وله سلطة ذلك وامتنع عمدًا مسؤولية شخصية عن ضريبة الدخل المستقطعة غير المسددة وعن حصة الموظف من الضمان الاجتماعي وMedicare (IRS؛ المادة 6672). والمدة المعتادة للتقدير هي 3 سنوات من 15 أبريل التالي، أو من تاريخ التقديم إن كان أحدث، ولا حد زمنيًا ما دام إقرار الرواتب غير مقدَّم (IRM 5.7.3)؛ راجع غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

السجلات التي تُجمع لاحقًا لا تحوّل ترتيبًا لم يشترط الإثبات قط إلى خطة سداد مُوثَّق (المنشور 463). وإذا كان الترتيب يشترط الإثبات، فالمصروف الذي يُوثَّق بعد انتهاء الملاذ الآمن يُنظر في كون المدة معقولة أم لا، وللشركة أن تعامله كمتأخر (اللائحة ⁦1.62-2(h)⁩). والسداد الذي يحل محل أجر كان المالك سيتلقاه كأجور في الأصل يبقى أجورًا أيضًا (المنشور 15)؛ وعن الراتب، راجع راتب مالك شركة S.

هل يمكنني خصم المصروفات بنفسي إذا لم تسدّدها لي الشركة؟

عمومًا لا. لا يستطيع الموظف خصم تكاليف عمله غير المسددة في إقراره الشخصي: فهذا الخصم، ويسمى الخصومات التفصيلية المتنوعة، معلّق، وقد ألغى Public Law 119-21، المادة 70110 تاريخ انتهاء هذا التعليق. ويقصر المنشور 463 النموذج 2106 على أفراد احتياط القوات المسلحة، والفنانين المؤدين المؤهلين، ومسؤولي الحكومات المحلية وحكومات الولايات الذين يُدفع لهم بنظام الأتعاب، والموظفين ذوي مصروفات العمل المرتبطة بالإعاقة.

يأتي خصم الشركة لتكلفة عمل موظف من سدادها. والتكلفة التي كانت عليك بصفتك موظفًا ولم تسددها الشركة قط لا يخصمها أحد عمومًا، ولهذا يهم أن يكون السداد موثّقًا.

هل يمكنني اعتماد خطة سداد مُوثَّق الآن لمصروفات دفعتها بالفعل؟

الخطة المعتمدة الآن مقصودة للمصروفات من يوم سريانها. ولا تتناول اللائحة خطة تُعتمد بعد دفع المصروفات، وتُحسب ملاذاتها الآمنة من يوم دفع كل مصروف أو تكبّده (اللائحة ⁦1.62-2(g)⁩). لذلك فالمصروفات التي تُسلَّم بعد مرور 60 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده تقع خارج الملاذات الآمنة ذات التواريخ الثابتة. وهل يظل السداد المتأخر ضمن مدة معقولة سؤال وقائع وظروف لا تحسمه تلك الملاذات الآمنة، لذلك فسداد تكاليف عمل أقدم بموجب خطة جديدة ينطوي على خطر معاملته كأجور.

لا تؤرّخ خطة أو الموافقة عليها بتاريخ سابق قط؛ أرّخها بيوم اعتماد الشركة لها. بالترتيب:

1. اعتمد الآن خطة للمصروفات من ذلك اليوم فصاعدًا. وينبغي أن تشترط سجلات لكل مصروف (وإيصالات حيث تُطلب) خلال 60 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده، ورد أي زيادة خلال 120 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده، وألا تغطي سوى التكاليف التجارية.
2. صنّف كل بند أقدم (القسم التالي).
3. لتكاليف العمل الأقدم ثلاث نتائج محتملة، لكل منها كلفة ضريبية مختلفة: أن تُسدَّد بموجب الخطة (وقد تعاملها الشركة كأجور)، أو تُدفع كأجور (ضريبة دخل وضريبة رواتب)، أو تُترك دون سداد (فلا يخصمها أحد عمومًا). والمناسب منها قرار معدّ الإقرارات.
4. سجّل فواتير الشركة التي دفعتها كمبلغ تدين به الشركة لك، أو كرأس مال وضعته فيها (راجع قسم القرض أدناه).

أي المصروفات فواتير على الشركة، وأيها تكاليف عملي الخاصة؟

تصنيف كل بند يحدد كيف يُعامل. فاتورة الشركة تدين بها الشركة؛ وتكلفة عملك الخاصة لا تُسدَّد معفاة من الضريبة إلا بموجب الخطة؛ والإنفاق الشخصي ليس سدادًا.

البند الذي قد يكون أيًّا من الأولين، كاشتراك باسمك تستخدمه الشركة، يقرره معدّ الإقرارات. ولا تؤهَّل للمسار المعفى من الضريبة إلا تكلفة تجارية تكون قابلة للخصم: فسداد بند غير قابل للخصم أو شخصي بموجب الخطة يجعل ذلك الجزء أجورًا (المنشور 463). وتُستثنى وجبات العمل: عندما يكون الحد على خصم الوجبات وحده هو ما يجعل جزءًا من وجبة سُدِّدت غير قابل للخصم، يظل ذلك الجزء غير محتسب أجورًا (اللائحة ⁦1.62-2(h)(1)⁩)؛ فالحد يقع على خصم الشركة، لا عليك.

كيف أسدد لنفسي من شركة S وأسجل ذلك؟

تسجّل شركة S السداد كمصروف وكمبلغ مستحق للمالك، ثم تُسقط هذا المبلغ عند الدفع.

• ادفع السداد المحاسَب عليه منفصلًا عن الأجور، بشيك أو تحويل، وأرفق الإيصالات بكل قيد. وإذا شارك دفعة مع الأجور، فيجب تحديد مبلغ السداد بصورة منفصلة (اللائحة ⁦1.62-2(d)⁩).
• سجّل كل مصروف مرة واحدة، من الإيصال، لا مرة أخرى من كشف البطاقة الشخصية.
• لا تمرّر السداد عبر توزيعات المالك: فالمدفوعات إلى مساهم موظف التي سُمّيت توزيعات اعتُبرت أجورًا (IRS). راجع تسجيل توزيعات شركة S.
• إذا كان السداد أجورًا، فمرّره عبر كشوف الرواتب كأجور إضافية حتى يلتقطه الاستقطاع والنموذج ⁦W-2⁩.
• أرّخ سداد تكلفة عملك الخاصة في الفترة التي توافق فيها الشركة عليه أو تدفعه. أما فاتورة الشركة التي دفعتها فتبقى في الفترة التي تضعها فيها طريقتها المحاسبية؛ والسداد لك لا يفعل سوى إسقاط المبلغ المستحق. وقيد مسك الدفاتر لا يعيد فتح سنة مقفلة أو قُدِّم إقرارها؛ وهل تتغير سنة سابقة سؤال لمعدّ الإقرارات (تصحيح إقرار أعمال قُدِّم).

تخصم الشركة التي تتبع الأساس النقدي المصروف عادةً في السنة التي تدفعه فيها (المنشور 583)، لذلك يقع سداد تكلفة عمل بعد نهاية السنة عادةً في السنة الجديدة. أما الشركة التي تتبع أساس الاستحقاق المحاسبي فتخصم الفاتورة عند نشوء الالتزام، دُفعت أم لم تُدفع (المنشور 583؛ اللائحة ⁦1.461-1(a)(2)⁩). وفي أي سنة تنتمي فاتورة شركة دفعتها من أموالك الشخصية، فهذا قرار معدّ الإقرارات. وعن تكاليف البطاقة الشخصية في أي نشاط، راجع مصروفات النشاط على بطاقة ائتمان شخصية.

هل يمكنني معاملة ما تدين لي به الشركة كقرض بدلًا من ذلك؟

أحيانًا، بالنسبة إلى فواتير الشركة نفسها. فما تدين به الشركة لك هو بالفعل التزام في دفاترها؛ ومعاملته كقرض تعني أنه يجب أن يكون دينًا حقيقيًا يمتد مباشرة إليك، وتسميته وحدها لا تحسم ذلك (اللائحة ⁦1.1366-2(a)(2)⁩). ولا يضيف إلى أساس الدين لديك سوى الدين الحقيقي، وهو الإجمالي المتراكم لقروض الشركة الذي يتيح لك خصم خسائر الشركة فوق أساس أسهمك (تعليمات النموذج 7203). وبعد أن تخفض الخسائر هذا الأساس، قد يخضع جزء من السداد أو كله للضريبة عليك (IRS). وقد يكون سند دين يُوقَّع الآن عن دفعات سبقته دليلًا ضعيفًا على أنها قروض. وتسرد صفحة IRS عن مساهمي شركات S حالات اعتُبرت فيها دفعات سُمّيت قروضًا أو سداد قروض أو توزيعات أجورًا أو رأس مال.

• التكلفة التي كانت عليك بصفتك موظفًا لم تكن قط فاتورة على الشركة، لذلك فتسجيلها لاحقًا كقرض تقدير لمعدّ الإقرارات.

الشروط والفوائد والأساس والسداد في قروض المساهم إلى شركة S.

ما السجلات التي تثبت كل مصروف؟

تحتاج الشركة إلى سجل لكل مصروف، لا إلى مبلغ إجمالي. والفئات الواسعة مثل «السفر» أو «متنوعات» لا تكفي (اللائحة ⁦1.62-2(e)⁩).

في تكاليف السفر والهدايا والسيارة، يلزم عمومًا إيصال لأي مصروف قدره 75 دولارًا أو أكثر ولكل إقامة في فندق (المنشور 463). والمساهم الذي يملك، مباشرة أو غير مباشرة، أكثر من ⁦10%⁩ من قيمة أسهم الشركة «مرتبط» بالشركة (المنشور 463)، لذلك احتفظ بنسختك من كل سجل تسلّمه؛ فقد تضطر إلى إثبات المصروفات أمام IRS حتى بعد المحاسبة أمام الشركة. وإذا ضاعت الإيصالات، راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات النشاط.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

سنة دُفعت فيها المصروفات بالبطاقات الشخصية، دون خطة

مالك شركة S بمساهم واحد، ويعمل فيها أيضًا موظفًا، دفع 6,000 دولار على بطاقاته الشخصية خلال السنة: 2,400 دولار برمجيات مفوترة على الشركة و3,600 دولار سفر للعملاء. البرمجيات فاتورة على الشركة، تُسجَّل مبلغًا مستحقًا للمالك. والسفر تكلفة عمل المالك الخاصة، وليست لدى الشركة سياسة لسداد المصروفات، فسداده الآن يعرّضه لمعاملة الأجور وضريبة الرواتب: فإذا عوملت 3,600 دولار كأجور فإنها تضيف نحو 275 دولارًا من ضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare على الشركة ومثلها على المالك (⁦7.65%⁩ لكل منهما، إذا كانت أجور المالك دون حد أجور الضمان الاجتماعي)، إضافة إلى استقطاع ضريبة الدخل. ويعتمد المالك خطة مكتوبة مؤرَّخة بذلك اليوم، ويسلّم من ذلك الحين سجلات وإيصالات خلال 60 يومًا من كل مصروف؛ وهذه المدفوعات اللاحقة قد تكون معفاة من الضريبة. أما السفر فسبق الخطة، ولا تقول اللائحة إن الخطة الجديدة تشمله، لذلك فسداده قرار لمعدّ الإقرارات.

تكاليف السنة الماضية، والإقرار قُدِّم بالفعل

قاد مالك 8,000 ميل لأغراض العمل ودفع 1,800 دولار للهاتف والإنترنت في العام الماضي، دون خطة، وإقرار العام الماضي قُدِّم. والخطة التي تُعتمد الآن مقصودة للمصروفات الجديدة. فإذا سددت الشركة تكاليف العام الماضي هذا العام، فالشركة التي تتبع الأساس النقدي تخصم السداد عادةً هذا العام، وكون السداد أجورًا أم لا قرار لمعدّ الإقرارات. وإذا لم تسددها قط، فلا يخصمها أحد عمومًا.

فواتير الشركة التي تُركت كقرض

دفع مالك 20,000 دولار من فواتير مورّدي الشركة نفسها من أمواله الشخصية. ويوقّع المالك والشركة سند دين بمبلغ 20,000 دولار بشروط سداد، مؤرَّخًا بيوم توقيعه، وتسجّل الشركة قرض مساهم. ولأن الدفعات سبقت ذلك، فكونه دينًا حقيقيًا يتوقف على الوقائع، ويقرر معدّ الإقرارات كيفية تسجيله. وإذا كان دينًا حقيقيًا، يمكن أن يضيف الرصيد إلى أساس دين المالك، ويكون السداد اللاحق سداد قرض لا سدادًا للمصروفات ولا أجورًا، وإن كان قد يخضع للضريبة إذا خفّضت الخسائر ذلك الأساس. الشروط والأساس والسداد في قروض المساهم إلى شركة S.

هل يختلف وضعك؟

• سنة كاملة بلا سداد، أو المبالغ كبيرة، أو لا تستطيع التمييز بين الأجور والقرض والسداد، أو الدفاتر متأخرة عمومًا: يحتاج كل بند إلى معاملته الخاصة قبل تسجيل القيود. أحضر الإيصالات والكشوف وسجل الأميال وتقارير الرواتب إلى مساعدة مسك الدفاتر؛ وللدفاتر الأقدم، راجع استكمال دفاتر شركة S المتأخرة.
• قُدِّم إقرار أو حان موعده: يتناول تصحيح إقرار أعمال قُدِّم ما إذا كانت السنة التي قُدِّم إقرارها تتغير. وينبغي تسوية السدادات والقروض والأجور التي مكانها الدفاتر قبل إعداد النموذج ⁦1120-S⁩؛ راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• سددت لك الشركة بالفعل دون كشوف رواتب: راجع إصلاح خطأ في الرواتب.
• دفعت قبل وجود الشركة أو اختيار S، أو دفعت أقساط تأمينك الصحي الخاص: لهذه قواعدها الخاصة؛ راجع تكاليف بدء النشاط قبل الإطلاق والتأمين الصحي لمالكي شركات S.
• تريد الخطة نفسها للمكتب المنزلي والهاتف والسيارة، أو دفعت الشركة فواتيرك أو بطاقاتك الشخصية: راجع سداد شركة S لمصروفات المنزل والهاتف والسيارة ودفع شركة S مصروفات شخصية والمبالغ الشخصية على بطاقات الشركة.
• أقرضت الشركة مالًا أو تريد سند دين: راجع قروض المساهم إلى شركة S.
• أنت مسؤول تنفيذي لا تؤدي للشركة أكثر من عمل ضئيل: لا تعامل IRS مثل هذا المسؤول موظفًا إذا لم يكن مستحقًا له أجر (IRS)، وقواعد خطة السداد المُوثَّق تغطي مصروفات الموظفين. وقد يكون ما دفعته من أجل الشركة حينئذ قرضًا أو رأس مال: راجع قروض المساهم إلى شركة S.