Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ và chủ LLC một thành viên đã trả chi phí kinh doanh bằng thẻ cá nhân
- Chủ LLC nhiều thành viên, S corporation và C corporation đang chọn giữa hoàn chi, góp vốn và khoản vay
- Chủ nhà cho thuê đã trả chi phí cho thuê bằng thẻ cá nhân
Không đề cập ở đây
- Thiết lập accountable plan của S corporation cho văn phòng tại nhà, điện thoại hoặc xe
- Hoàn chi muộn các chi phí của S corporation, và chi phí LLC chưa được hoàn của một thành viên
- Hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp, và gỡ rối nhiều tháng tiền lẫn lộn
- Việc trả chi phí kinh doanh bằng tiền cá nhân có ảnh hưởng đến sự bảo vệ trách nhiệm hữu hạn của LLC hoặc công ty hay không
Tôi có thể dùng thẻ tín dụng cá nhân cho chi phí kinh doanh không, và các chi phí đó có còn được khấu trừ không?
Nhìn chung là có. Chi phí kinh doanh được khấu trừ khi thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp và chứng minh được, không phụ thuộc vào thẻ nào đã trả. Thẻ không làm thay đổi phép thử đó. Cơ cấu doanh nghiệp quyết định khoản chi đó là của ai và chủ sở hữu lấy lại tiền bằng cách nào.
Dùng thẻ là được phép, nhưng mỗi giao dịch là thêm một dòng phải khớp với biên lai và một bút toán của chủ sở hữu. Publication 583 khuyên nên giữ tài khoản ngân hàng kinh doanh tách riêng với tài khoản cá nhân.
| Loại hình doanh nghiệp | Khoản chi là của ai | Lấy lại tiền |
|---|---|---|
| Chủ doanh nghiệp một chủ | Của bạn, trên Schedule C | Không có gì phải hoàn lại. Chuyển tiền cho chính mình là khoản rút tiền. |
| LLC một thành viên khai chung trên tờ khai của bạn | Của bạn, trên Schedule C, E hoặc F của tờ khai của chính bạn (IRS) | Giống chủ doanh nghiệp một chủ. |
| Bất động sản cho thuê bạn sở hữu một mình | Của bạn, trên Schedule E | Không có gì phải hoàn lại. |
| LLC có hai thành viên trở lên (mặc định là hợp danh) | Của LLC | Hoàn chi, góp vốn hoặc khoản vay, do thỏa thuận và sổ sách quyết định. Thay vào đó, một thành viên có thể khấu trừ khoản chi mà thỏa thuận buộc họ tự chịu và LLC không bao giờ hoàn lại (hướng dẫn Schedule E; xem chi phí LLC do thành viên tự trả bằng tiền cá nhân). |
| S corporation | Của công ty đối với hóa đơn của chính công ty; của bạn đối với chi phí bạn tự chịu khi làm công việc của mình | Hóa đơn của công ty: được trả lại, hoặc ghi là khoản vay hay khoản góp vốn. Chi phí công việc: hoàn chi theo accountable plan. |
| C corporation | Giống S corporation | Giống S corporation. |
Vợ chồng cùng sở hữu một LLC theo chế độ tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể, nếu đủ điều kiện, khai nó trên tờ khai của chính mình thay vào đó, rồi áp dụng dòng chủ doanh nghiệp một chủ (IRS).
Bên dưới, "LLC một thành viên" là LLC được khai trên tờ khai của chủ sở hữu cá nhân; LLC chọn chịu thuế như công ty thì theo các dòng của công ty.
Dòng áp dụng có thể thay đổi giữa kỳ: có thêm thành viên thứ hai, LLC chọn chịu thuế như công ty trên Form 8832 hoặc tư cách S corporation trên Form 2553, hoặc bạn thành lập công ty. Giao dịch trước và sau đó theo các dòng khác nhau. Chi phí trả trước khi doanh nghiệp mở là chi phí khởi nghiệp, có quy tắc khấu trừ riêng (Publication 583; xem chi phí khởi nghiệp trả bằng tiền cá nhân trước khi lập LLC).
Trường hợp không đơn giản khi doanh nghiệp là công ty hoặc có nhiều hơn một chủ sở hữu, khi các giao dịch tích lũy qua hơn một năm, khi số tiền lớn, khi số dư thẻ có tính lãi, hoặc khi không ai ghi lại số tiền đó là hoàn chi, góp vốn hay khoản vay.
Hãy chuẩn bị trước: sao kê thẻ của từng năm, biên lai hoặc hóa đơn của từng khoản chi kinh doanh, cơ cấu doanh nghiệp, ai đã trả, và mọi kế hoạch, thỏa thuận hay giấy nợ giữa bạn và doanh nghiệp.
Tôi ghi thế nào các chi phí kinh doanh trả bằng thẻ cá nhân chưa nằm trong sổ sách?
Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên, hãy nhập từng khoản chi kinh doanh vào ngày mua trong tài khoản thông thường của nó (chi phí, hàng tồn kho hoặc tài sản như thiết bị) và ghi có vào một tài khoản góp vốn của chủ sở hữu trong vốn chủ sở hữu. Không có hạng mục "tự trả bằng tiền cá nhân": khoản trả bằng tiền cá nhân chỉ hiện ra dưới dạng khoản góp vốn. Chi phí làm giảm lợi nhuận; tài sản theo quy tắc khấu hao hoặc tính ngay vào chi phí. Khoản góp vốn không phải thu nhập; nó ghi lại rằng tiền của chính bạn đã trả khoản chi. Các cơ cấu khác theo các phần dưới đây.
- Lấy sao kê thẻ của kỳ đó.
- Đánh dấu các dòng kinh doanh. Bỏ các dòng cá nhân ra. Với khoản chi một phần là cá nhân, như điện thoại, chỉ ghi phần dùng cho kinh doanh; xem chi phí dùng chung cho kinh doanh và cá nhân. Hãy tính cả khoản hoàn tiền và khoản ghi có trên sao kê; chúng làm giảm chi phí và khoản góp vốn.
- Nhập từng dòng đã đánh dấu vào hạng mục riêng của nó (phần mềm, vật tư, đi lại), kèm ngày mua và số tiền trên sao kê. Hàng bán lại đi vào hàng tồn kho hoặc giá mua hàng, không vào chi phí; Publication 583 xem giá vốn hàng tồn kho tách khỏi chi phí. Thiết bị và đồ nội thất cũng không phải "chi phí khác" (hướng dẫn Schedule C): chúng được vốn hóa, trừ khi áp dụng một lựa chọn như de minimis safe harbor (Publication 334).
- Ghi có mọi bút toán vào tài khoản góp vốn của chủ sở hữu.
- Cộng các bút toán và đối chiếu với các khoản chi kinh doanh bạn đã đánh dấu trên sao kê.
- Giữ biên lai hoặc hóa đơn của từng khoản.
| Sự kiện | Ghi nợ | Ghi có |
|---|---|---|
| Một khoản chi kinh doanh trên thẻ cá nhân | Tài khoản chi phí, hàng tồn kho hoặc tài sản | Góp vốn của chủ sở hữu (vốn chủ sở hữu) |
| Tài khoản ngân hàng kinh doanh sau đó chuyển tiền cho bạn | Khoản rút tiền của chủ sở hữu (vốn chủ sở hữu) | Tài khoản ngân hàng kinh doanh |
| Bạn trả hóa đơn thẻ bằng tiền cá nhân | Không có bút toán | Không có bút toán |
Menu phần mềm khác nhau, nên hãy chọn loại vốn chủ sở hữu cho khoản góp vốn, không bao giờ chọn loại chi phí. Xem tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC.
Là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc chủ LLC một thành viên, tôi có phải tự hoàn tiền cho mình không?
Nhìn chung là không. Chủ doanh nghiệp một chủ và doanh nghiệp là một người nộp thuế về thuế thu nhập, nên không có gì để hoàn lại. IRS xử lý LLC một thành viên theo cách tương tự, trừ khi nó chọn chịu thuế như công ty; LLC đã chọn như vậy theo các phần về công ty bên dưới. Khoản khấu trừ là của bạn dù tiền có chuyển lại hay không.
Nếu bạn chuyển tiền từ tài khoản kinh doanh sang mình để cân bằng, hãy ghi là khoản rút tiền của chủ sở hữu. Đó không phải chi phí và không phải tiền lương. Hướng dẫn Schedule C yêu cầu không tính các khoản tự trả cho mình vào tiền lương, và Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền (drawing account) cho tiền rút để dùng cá nhân. Khoản rút tiền không làm thay đổi lợi nhuận. Xem ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu.
LLC nhiều thành viên hoặc công ty: đó là hoàn chi, góp vốn hay khoản vay?
Điều đó tùy vào những gì bạn và công ty thực sự đã thỏa thuận khi khoản chi được trả, và sổ sách cùng giấy tờ có chứng minh điều đó hay không; một cái tên không quyết định được. IRS dẫn một Tax Court memorandum decision, được phán quyết theo sự việc riêng của vụ việc, trong đó các khoản S corporation trả cho cổ đông duy nhất được xác định là tiền lương, không phải khoản trả nợ, và các khoản cổ đông chuyển trước đó được xác định là góp vốn, không phải khoản vay.
Hãy phân loại từng khoản chi trước. Hóa đơn đứng tên công ty, chẳng hạn hóa đơn nhà cung cấp, là chi phí của công ty, và nhìn chung khoản công ty nợ bạn là một khoản nợ cho bạn. Chi phí bạn tự chịu khi làm công việc của mình với tư cách nhân viên của công ty, chẳng hạn tiền đi lại của bạn, chỉ được hoàn trả không chịu thuế theo accountable plan (26 CFR 1.62-2). Chi phí S corporation chưa từng được hoàn trả phân loại các khoản chi tiết hơn.
| Cách xử lý | Công ty ghi gì | Tác dụng đối với chủ sở hữu | Giấy tờ cần giữ |
|---|---|---|---|
| Hoàn chi | Khoản chi (chi phí, hàng tồn kho hoặc tài sản), ghi có vào một khoản công ty nợ bạn; trả cho bạn là xóa khoản đó | Bạn được trả lại và không còn số dư | Biên lai; với chi phí công việc của chính bạn ở S corporation hoặc C corporation, bằng chứng đã đáp ứng quy tắc accountable plan |
| Góp vốn | Khoản chi, ghi có vào vốn của bạn | Tăng phần sở hữu của bạn; không được hoàn lại | Hồ sơ ghi số tiền và ý định |
| Khoản vay | Khoản chi, ghi có vào một khoản vay công ty nợ bạn | Công ty nợ bạn số dư cho đến khi trả lại | Giấy nợ ghi các điều khoản, và hồ sơ các khoản đã trả |
Đổi tên gọi sau này không thay đổi sự việc. Mỗi cách thể hiện thế nào trên tờ khai và trong giá gốc tính thuế được trình bày trong góp vốn hay khoản vay cho LLC của bạn.
Làm sao hoàn chi cho mình từ S corporation mà không tạo ra tiền lương?
Với chi phí bạn tự chịu khi làm công việc của mình, hãy dùng kế hoạch hoàn chi đạt chuẩn (accountable plan): một thỏa thuận hoàn chi đáp ứng ba quy tắc. Số tiền trả theo thỏa thuận đó không phải tiền lương, không nằm trên Form W-2 và không bị khấu trừ hay chịu thuế lương. Nếu thỏa thuận không đáp ứng một quy tắc, mọi khoản trả theo thỏa thuận đó bị coi là trả theo nonaccountable plan, tính vào thu nhập của nhân viên và báo cáo là tiền lương có khấu trừ. Nếu thỏa thuận hợp quy nhưng nhân viên không trả lại khoản tạm ứng dư kịp thời, chỉ phần dư bị vậy. Khoản trả cố định hằng tháng dù có phát sinh chi phí hay không không đạt quy tắc đầu tiên với mọi đô la.
Nếu công ty nợ khoản khấu trừ đó mà không nộp, người chịu trách nhiệm cố ý không nộp, chẳng hạn cán bộ điều hành kiêm chủ sở hữu, có thể bị ấn định một khoản phạt cá nhân, bằng toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên (IRS). IRS nhìn chung có 3 năm kể từ ngày nào muộn hơn trong hai ngày: ngày nộp tờ khai hoặc ngày 15 tháng 4 kế tiếp, để ấn định khoản phạt, và không giới hạn nếu tờ khai chưa bao giờ được nộp (IRM 5.19.14).
| Quy tắc | Yêu cầu |
|---|---|
| Liên hệ với kinh doanh | Khoản chi được trả khi thực hiện dịch vụ cho công ty và là chi phí kinh doanh được khấu trừ. |
| Chứng minh | Mỗi khoản chi được lập hồ sơ nộp cho công ty trong một thời hạn hợp lý. |
| Trả lại phần dư | Mọi khoản tạm ứng vượt quá chi phí đã chứng minh được trả lại trong một thời hạn hợp lý. |
Thế nào là hợp lý tùy vào sự việc. Các safe harbor có ngày cố định của quy định là 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh để lập hồ sơ một khoản chi, một khoản tạm ứng được chi trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, và 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh để trả lại phần dư (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Safe harbor thứ hai cho 120 ngày sau mỗi bảng sao kê định kỳ khi công ty gửi bản kê ít nhất mỗi quý yêu cầu các khoản chi chưa chứng minh (đoạn (g)(2)(ii)); quy định không nói liệu nó có bao gồm các khoản chi trả trước khi có kế hoạch nào hay không. Thỏa thuận không cần là kế hoạch bằng văn bản (Publication 5137), nhưng một chính sách ngắn bằng văn bản cho thấy sau này các quy tắc là gì. Các quy tắc bao gồm chi phí mà nhân viên tự chịu khi thực hiện dịch vụ, và IRS xem cán bộ điều hành thực hiện dịch vụ cho công ty là nhân viên.
Các khoản chi đã nằm đó nhiều tháng nằm ngoài các safe harbor có ngày cố định, nên việc hoàn chi muộn có còn đúng hạn hay không còn tùy sự việc. Nếu công ty không bao giờ trả lại bạn, nhìn chung khoản chi cũng không được khấu trừ trên tờ khai của chính bạn (Publication 463, Public Law 119-21). Cả hai trường hợp nằm trong chi phí S corporation chưa từng được hoàn trả. Việc lập kế hoạch cho văn phòng tại nhà, điện thoại hoặc xe nằm trong hoàn chi các khoản chi của chủ sở hữu.
Còn lãi và phí trên thẻ cá nhân thì sao?
Lãi tính theo việc số tiền vay đã trả cho cái gì. Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên khai trên tờ khai của bạn, lãi trên số dư thẻ đã trả chi phí kinh doanh là lãi kinh doanh, ghi như mọi khoản chi kinh doanh khác: một khoản chi phí, ghi có vào khoản góp vốn của chủ sở hữu. Lãi trên phần cá nhân là cá nhân, không được khấu trừ và không ghi sổ. Với bất động sản cho thuê bạn sở hữu một mình, đó là chi phí cho thuê (Publication 527 liệt kê lãi trong số đó). Số dư được trả hết trước khi phát sinh lãi thì không có gì để phân bổ.
Publication 334 cho biết lãi liên quan đến kinh doanh nếu số tiền vay trả cho một khoản chi kinh doanh, và bạn chỉ được khấu trừ khi bạn có trách nhiệm pháp lý với khoản nợ. Theo 26 CFR 1.163-8T, một khoản trả cho khoản nợ có cả hai loại giao dịch được coi là trả phần cá nhân trước. Thẻ là một khoản vay liên tục: các số dư cùng lãi suất là một khoản nợ, còn các số dư khác lãi suất, chẳng hạn số dư khuyến mãi hoặc ứng tiền mặt, là các khoản nợ riêng được trả theo thứ tự mà thỏa thuận thẻ quy định (đoạn (d)(3)). Quy tắc được viết cho các giới hạn về lỗ thụ động và lãi phi kinh doanh, nên người chuẩn bị thuế cần xác nhận nó áp dụng thế nào cho số dư xoay vòng.
Thẻ là khoản nợ của chính bạn. Công ty chỉ khấu trừ lãi trên khoản nợ mà công ty có trách nhiệm pháp lý, nên lãi thẻ nhìn chung thuộc về chủ thẻ, không thuộc về công ty. Nếu bạn là nhân viên của công ty của chính mình và thẻ đã trả chi phí bạn tự chịu khi làm công việc của mình, lãi đó là lãi cá nhân và không được khấu trừ (26 CFR 1.163-9T). Việc bạn hoặc một LLC nhiều thành viên hay công ty có khấu trừ được phần còn lại hay không còn tùy sự việc, và các nguồn ở đây không giải quyết được. Phí trên thẻ dùng cho cả hai mục đích được chia theo cách Publication 334 chia mọi khoản chi vừa kinh doanh vừa cá nhân: chỉ phần kinh doanh được khấu trừ.
Tôi cần bằng chứng gì cho từng khoản chi?
Sao kê thẻ chứng minh bạn đã trả; nó không chứng minh khoản chi dành cho kinh doanh. Publication 583 cho biết chỉ có bằng chứng thanh toán thì chưa xác lập được khoản khấu trừ, nên hãy giữ cả phiếu bán hàng hoặc hóa đơn. Sao kê thẻ tín dụng có thể chứng minh thanh toán khi nó cho thấy số tiền đã tính, tên người nhận tiền và ngày giao dịch.
| Khoản chi | Cần giữ |
|---|---|
| Chi phí thông thường: phần mềm, vật tư, quảng cáo | Dòng trên sao kê, cùng hóa đơn hoặc phiếu bán hàng ghi số tiền và cho thấy khoản đó dành cho kinh doanh (Publication 583) |
| Hàng tồn kho | Chứng từ cho thấy số tiền đã trả và khoản đó dành cho hàng tồn kho (Publication 583) |
| Chi phí đi lại, quà tặng và xe | Hồ sơ bằng văn bản chặt chẽ hơn, và biên lai cho các khoản trên một mức nhất định; ước tính không được chấp nhận (Publication 463). Chi tiết có trong mất biên lai chi phí kinh doanh |
| Khoản chi S corporation hoàn lại | Cùng loại bằng chứng, nộp cho công ty trong một thời hạn hợp lý (26 CFR 1.62-2) |
Biên lai bị mất được trình bày trong cùng hướng dẫn đó, còn thời gian lưu giữ nằm trong thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh.
Làm sao tránh tính chi phí hai lần khi tôi trả hóa đơn thẻ?
Chỉ ghi chi phí một lần, tại lúc mua. Trả hóa đơn thẻ chỉ chuyển tiền; nó không bao giờ là chi phí lần hai. Việc tính hai lần xảy ra khi cả giao dịch lẫn khoản thanh toán đều được ghi vào chi phí.
| Tình huống | Bút toán cho khoản trả thẻ |
|---|---|
| Thẻ cá nhân nằm ngoài sổ sách, trả bằng tiền cá nhân | Không có |
| Thẻ cá nhân nằm ngoài sổ sách, trả từ tài khoản kinh doanh (chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên) | Khoản rút tiền của chủ sở hữu cho toàn bộ khoản trả, gồm cả các giao dịch cá nhân. Không phải chi phí. |
| Thẻ được giữ trong sổ sách như một tài khoản thẻ, trả từ tài khoản kinh doanh | Một khoản chuyển từ ngân hàng sang tài khoản thẻ. Không phải chi phí. |
| Công ty hoàn tiền cho chủ sở hữu các khoản đã ghi sổ | Nó giảm khoản nợ chủ sở hữu hoặc khoản vay. Không phải chi phí lần hai. |
| Thẻ cá nhân nằm ngoài sổ sách; LLC nhiều thành viên hoặc công ty trả hóa đơn thẻ từ tài khoản của mình | Với các giao dịch đã ghi sổ, là khoản hoàn lại cho điều công ty nợ bạn, hoặc khoản vay. Không phải chi phí lần hai. Các giao dịch cá nhân trên cùng hóa đơn không phải chi phí công ty; xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp. |
Một khoản hoàn chi bị ghi vào chi phí sau khi khoản chi đã được ghi sổ cũng là cách tính hai lần như vậy. Cách xử lý các khoản trả thẻ nằm trong khoản trả thẻ tín dụng trong sổ sách.
Tôi sở hữu bất động sản cho thuê dưới tên mình và đã trả chi phí bằng thẻ cá nhân: ghi vào đâu?
Nếu bạn sở hữu một mình, nó đi vào Schedule E dưới dạng chi phí cho thuê, không có gì phải hoàn lại, vì bạn và bất động sản cho thuê là một người nộp thuế. Publication 527 liệt kê bảo trì, bảo hiểm, thuế và lãi trong số các chi phí được khấu trừ khỏi thu nhập cho thuê, xem cải tạo là khấu hao chứ không phải khấu trừ, và yêu cầu chia chi phí giữa cho thuê và dùng cá nhân nếu bạn tự dùng tài sản. Nếu bạn đồng sở hữu với người mà bạn không khai chung tờ khai, bạn khấu trừ chi phí bạn đã trả theo tỷ lệ sở hữu của mình, và đồng sở hữu nợ bạn phần còn lại (Publication 527, part interest).
Nếu một LLC sở hữu bất động sản cho thuê thì áp dụng bảng ở đầu trang: LLC một thành viên chưa chọn chịu thuế như công ty vẫn được khai trên Schedule E của bạn, LLC nhiều thành viên là hợp danh mà chi phí là của LLC, và LLC chịu thuế như công ty theo các dòng của công ty. Hồ sơ và tài khoản cho thuê nằm trong hồ sơ và biên lai bất động sản cho thuê và hệ thống tài khoản kế toán cho bất động sản cho thuê.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.
Nhà thiết kế tự do
Một chủ doanh nghiệp một chủ tính US$4.000 phần mềm và một máy tính xách tay vào thẻ cá nhân của cô. Sổ sách ghi US$4.000 chi phí (phần mềm là chi phí, máy tính là thiết bị) và US$4.000 góp vốn của chủ sở hữu. Schedule C của cô khấu trừ từng khoản theo quy tắc thông thường của nó. Vài tháng sau, cô chuyển US$4.000 từ tài khoản kinh doanh sang mình. Đó là khoản rút tiền của chủ sở hữu; nó không làm thay đổi lợi nhuận hay khoản khấu trừ.
LLC một thành viên có hàng tồn kho
Chủ một LLC một thành viên khai trên tờ khai của chính anh tính US$12.000 hàng tồn kho vào thẻ cá nhân trong năm. Thẻ nằm ngoài sổ sách, nên anh thêm từng giao dịch từ sao kê: ghi nợ hàng tồn kho, ghi có góp vốn của chủ sở hữu, và giữ hóa đơn nhà cung cấp. Anh kiểm tra rằng các bút toán cộng lại bằng US$12.000 chi phí kinh doanh đã đánh dấu trên sao kê. Trả thẻ bằng tiền cá nhân thì không cần bút toán. Nếu sau đó LLC trả anh, đó là khoản rút tiền.
Chủ S corporation
Một chủ S corporation đồng thời làm nhân viên của công ty tính US$3.000 chi phí đi lại của công ty vào thẻ cá nhân. Chi phí đi lại anh tự chịu khi làm công việc của mình là chi phí của riêng anh cho đến khi công ty hoàn lại. Nếu công ty hoàn chi theo accountable plan và anh lập hồ sơ các chuyến đi trong vòng 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh, khoản hoàn chi US$3.000 không phải tiền lương. Nếu thỏa thuận thiếu một quy tắc, chẳng hạn các chuyến đi không được lập hồ sơ kịp thời, công ty phải coi nó là tiền lương, có khấu trừ và thuế lương. Ghi là khoản vay không phải cách thay thế miễn phí: IRS đã xem các khoản trả cho cổ đông duy nhất được gọi là trả nợ vay là tiền lương. Hóa đơn đứng tên công ty, chẳng hạn một gói phần mềm đăng ký, là trường hợp rõ ràng cho khoản vay hoặc góp vốn.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Một năm hoặc hơn chi tiêu kinh doanh nằm trên thẻ cá nhân, số tiền lớn, doanh nghiệp đổi cơ cấu giữa chừng, hoặc bạn không phân biệt được hoàn chi, góp vốn và khoản vay: cách xử lý từng khoản, cách sửa các năm trước và chính sách ngăn tái diễn đều là các phán đoán có thể ảnh hưởng đến tờ khai đã nộp. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán, làm bù sổ sách quá hạn và sửa tiền kinh doanh và tiền cá nhân lẫn lộn.
- Bạn sở hữu S corporation và chưa có accountable plan, hoặc các giao dịch đã nhiều tháng: xem chi phí S corporation chưa từng được hoàn trả và hoàn chi các khoản chi của chủ sở hữu, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để lập các bút toán.
- Bạn là thành viên hợp danh hoặc thành viên LLC đã trả chi phí của LLC, và không biết mỗi giao dịch được xử lý thế nào: xem chi phí LLC do thành viên tự trả bằng tiền cá nhân, rồi hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn sở hữu C corporation: xem C corporation trả chi phí cho chủ sở hữu, rồi hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu các giao dịch đã nằm trong sổ sách.
- Nhà đầu tư hoặc bên cho vay sẽ đọc sổ sách của bạn: xem dọn sổ sách trước khi gọi vốn và góp vốn hay khoản vay cho LLC của bạn, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán giải quyết từng khoản trước.
- Bạn sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc thẻ là thẻ nước ngoài: việc báo cáo và câu hỏi khoản vay hay vốn có thể khác khi chủ sở hữu ở nước ngoài; xem đưa tiền vào công ty Hoa Kỳ của bạn từ nước ngoài và tài khoản ngoại tệ trong sổ sách Hoa Kỳ, rồi hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Thay vào đó, hóa đơn cá nhân đã được trả từ tài khoản doanh nghiệp: xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.
- Khoản chi chỉ một phần là kinh doanh: xem chi phí dùng chung cho kinh doanh và cá nhân.
- Một tờ khai đã nộp đã xử lý sai các khoản này: xem sửa tờ khai vì lỗi chi phí kinh doanh.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Số tiền Trust Fund Recovery Penalty Tiền phạt theo IRC 6672 áp dụng cho phần thuế ủy thác, không áp dụng cho khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động hoặc FUTA | Toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên | IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Thông thường tính từ ngày muộn hơn giữa ngày nộp tờ khai và ngày 15 tháng 4 kế tiếp; không có giới hạn ấn định thuế đối với tờ khai chưa nộp | 3 năm | IRS: Sổ tay tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn chứng minh chi phí được coi là hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 60 ngày | 60 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn để khoản tạm ứng được coi là đã trả trong thời gian hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 30 ngày | Trong vòng 30 ngày kể từ khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn hoàn trả khoản chi vượt mức được coi là hợp lý (phương pháp ngày cố định) Chỉ là safe harbor; ngoài phạm vi đó, thời gian hợp lý phụ thuộc vào sự kiện và hoàn cảnh. Publication 463 nêu cùng mốc 120 ngày | 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(i) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
| Accountable plan (kế hoạch hoàn chi): thời hạn chứng minh hoặc hoàn trả sau bảng sao kê định kỳ được coi là hợp lý (phương pháp bảng sao kê định kỳ) Chỉ áp dụng nếu bên trả gửi bảng sao kê ít nhất mỗi quý, nêu khoản đã trả vượt quá chi phí đã chứng minh và yêu cầu nhân viên chứng minh các chi phí khác hoặc hoàn trả phần vượt; phương pháp ngày cố định trong quy định là một phương pháp riêng | 120 ngày sau mỗi bảng sao kê định kỳ | Treasury Regulation 26 CFR 1.62-2(g)(2)(ii) (govinfo.gov) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 334, Hướng dẫn về thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS: Hướng dẫn cho Schedule C (Form 1040)
- IRS: LLC một thành viên
- 26 CFR 1.62-2: Hoàn chi và các thỏa thuận trợ cấp chi phí khác
- 26 CFR 1.163-8T: Phân bổ chi phí lãi vay cho các khoản chi
- IRS: Publication 463, Chi phí đi lại, quà tặng và xe
- IRS: Publication 5137, Hướng dẫn về phúc lợi
- 26 CFR 1.163-9T: Lãi cá nhân
- IRS: Nhân viên, cổ đông và cán bộ điều hành của S corporation
- IRS: Publication 527, Bất động sản cho thuê để ở
- Public Law 119-21, section 70110: Chấm dứt các khoản khấu trừ theo từng khoản loại khác
- IRS: Hướng dẫn cho Schedule E (Form 1040)
- IRS: Hướng dẫn cho Form 2553
- IRS: Thuế lương và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty, TFRP)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.19.14, Trust Fund Recovery Penalty
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.