Kişisel Kartla Ödenen İşletme Giderleri: Kayıt ve Geri Ödeme

Kişisel kredi kartımı işletme giderleri için kullanabilir miyim ve bu giderler yine de indirilebilir mi?

Genellikle evet. Bir işletme gideri, hangi kartla ödendiğine göre değil, işletme için olağan ve gerekli olması ve belgelenebilmesi halinde indirilebilir. Kart bu testi değiştirmez. Giderin kimin olduğunu ve sahibin parasını nasıl geri alacağını işletme yapısı belirler.

Kartı kullanmak serbesttir, ancak her harcama bir makbuzla ve bir sahip kaydıyla eşleştirilecek bir satır daha demektir. Publication 583, işletme çek hesabını kişisel hesabınızdan ayrı tutmanızı önerir.

Topluluk mülkiyeti (community property) rejimine tabi eşler bir LLC'ye birlikte sahipse, uygunlarsa bunu kendi beyannamelerinin parçası olarak bildirebilir ve o zaman şahıs işletmesi satırını izlerler (IRS).

Aşağıda “tek üyeli LLC”, bireysel sahibinin beyannamesinde bildirilen LLC anlamına gelir; şirket olarak vergilendirilmeyi seçen LLC ise şirket satırlarını izler.

Satır dönemin ortasında değişebilir: ikinci bir üye katılır, LLC Form 8832 ile şirket olarak vergilendirilmeyi veya Form 2553 ile S şirketi statüsünü seçer ya da şirketleşirsiniz. Öncesindeki ve sonrasındaki harcamalar farklı satırları izler. İşletme açılmadan önce ödenen giderler, kendi indirim kuralları olan kuruluş giderleridir (Publication 583; bkz. LLC'den önce kişisel olarak ödenen kuruluş giderleri).

İşletme bir şirketse veya birden fazla sahibi varsa, harcamalar bir yıldan uzun süre birikmişse, tutarlar büyükse, kart bakiyesi faiz işliyorsa ya da paranın geri ödeme mi, katkı mı, kredi mi olduğunu kimse yazmamışsa iş basit değildir.

Önce şunları toplayın: her yıla ait kart ekstreleri, her işletme harcamasının arkasındaki makbuz veya fatura, işletme yapısı, kimin ödediği ve sizinle işletme arasındaki plan, sözleşme veya senet.

Kayıtlarımda olmayan kişisel kartla ödenen işletme giderlerini nasıl kaydederim?

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC için her işletme harcamasını satın alma tarihinde normal hesabına (gider, stok veya ekipman gibi bir varlık) girin ve özkaynakta tek bir sahip katkısı hesabını alacaklandırın. “Kişisel olarak ödenen” diye bir kategori yoktur: kişisel ödeme yalnızca katkı olarak görünür. Gider kârı düşürür; varlık amortisman veya gider yazma kurallarını izler. Katkı gelir değildir; maliyeti kendi paranızın ödediğini kaydeder. Diğer yapılar aşağıdaki bölümleri izler.

1. Dönemin kart ekstresini çıkarın.
2. İşletme satırlarını işaretleyin. Kişisel satırları dışarıda bırakın. Kısmen kişisel bir harcamada, örneğin telefonda, yalnızca işletme payını kaydedin; bkz. karma kullanımlı giderler. Ekstredeki iadeleri ve kredileri de sayın; bunlar gideri ve katkıyı azaltır.
3. Her işaretli satırı kendi kategorisine (yazılım, malzeme, seyahat) satın alma tarihi ve ekstre tutarıyla girin. Yeniden satış malları gidere değil stoka veya alımlara yazılır; Publication 583 stok maliyetini giderlerden ayrı ele alır. Ekipman ve mobilya da “diğer giderler” değildir (Schedule C talimatları): de minimis güvenli liman gibi bir seçim uygulanmadıkça aktifleştirilirler (Publication 334).
4. Her kaydı sahip katkısı hesabına alacak yazın.
5. Kayıtları toplayın ve ekstrede işaretlediğiniz işletme harcamalarıyla eşleştirin.
6. Her biri için makbuzu veya faturayı saklayın.

Yazılım menüleri farklıdır; katkı için özkaynak türünü seçin, asla gider türünü seçmeyin. Bkz. LLC özkaynak hesapları.

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC sahibi olarak kendime geri ödeme yapmak zorunda mıyım?

Genellikle hayır. Gelir vergisi açısından şahıs işletmesi sahibi ve işletme tek bir mükelleftir; bu yüzden geri ödenecek bir şey yoktur. IRS, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe tek üyeli LLC'ye de aynı şekilde davranır; seçmiş olan LLC aşağıdaki şirket bölümlerini izler. Para geri aktarılsın aktarılmasın indirim sizindir.

İşleri dengelemek için işletme hesabından kendinize para aktarırsanız, bunu sahip çekimi olarak kaydedin. Gider değildir, ücret de değildir. Schedule C talimatları kendinize ödenen tutarların ücret dışında bırakılmasını söyler; Publication 334 ise kişisel kullanım için çekilen para için bir çekim hesabını (drawing account) anlatır. Çekim kârı değiştirmez. Bkz. sahibin çekimlerinin kaydı.

Çok üyeli LLC veya şirket: geri ödeme mi, katkı mı, kredi mi?

Bu, gider ödendiğinde sizin ve şirketin gerçekte neyi kararlaştırdığına ve kayıtların ve belgelerin bunu gösterip göstermediğine bağlıdır; etiket belirleyici değildir. IRS, kendi olgularına göre karara bağlanmış bir Tax Court memorandum kararına atıf yapar: orada bir S şirketinin tek hissedarına yaptığı ödemeler kredi geri ödemesi değil ücret sayılmış, hissedarın önceki transferleri de kredi değil sermaye katkısı sayılmıştır.

Önce her harcamayı ayırın. Şirketin kendi adına düzenlenmiş bir fatura, örneğin tedarikçi faturası, şirketin giderdir ve şirketin size borcu genellikle size olan bir borçtur. Çalışanı olarak işinizi yaparken katlandığınız bir gider, örneğin kendi seyahatiniz, yalnızca hesap verilebilir plan kapsamında vergisiz geri ödenir (26 CFR 1.62-2). Hiç geri ödenmeyen S şirketi giderleri kalemleri ayrıntılı ayırır.

Etiketi sonradan değiştirmek olguları değiştirmez. Her birinin vergi beyannamesinde ve maliyet esasında nasıl göründüğü için bkz. LLC'nize sahip katkısı mı kredi mi.

S şirketinden ücret doğurmadan kendime nasıl geri ödeme yaparım?

İşinizi yaparken katlandığınız giderler için hesap verilebilir plan (accountable plan) kullanın: üç kuralı karşılayan bir geri ödeme düzenlemesi. Bu planla ödenen tutarlar ücret sayılmaz, W-2'de yer almaz ve stopaj veya istihdam vergisi taşımaz. Düzenleme bir kuralı karşılamazsa, bu düzenleme kapsamında ödenen her tutar hesap verilemeyen plan kapsamında ödenmiş sayılır, çalışanın gelirine dahil edilir ve stopajla birlikte ücret olarak bildirilir. Düzenleme sağlamsa ama çalışan fazla avansı zamanında iade etmezse yalnızca fazlalık bu şekilde işlem görür. Giderler yapılsın veya yapılmasın ödenen sabit bir aylık tutar, her dolar için birinci kuralı karşılamaz.

Şirket bu stopajı borçlanıp aktarmazsa, bunu kasıtlı olarak aktarmayan sorumlu bir kişiye, örneğin sahip-yöneticiye, ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı tutarında kişisel bir ceza tarh edilebilir (IRS). IRS genellikle bunu tarh etmek için, beyannamenin verildiği tarihten veya sonraki 15 Nisan'dan hangisi daha geçse ondan itibaren 3 yıl süreye sahiptir; beyanname hiç verilmediyse süre sınırı yoktur (IRM 5.19.14).

Neyin makul sayılacağı olgulara bağlıdır. Yönetmeliğin sabit tarihli güvenli limanları şöyledir (26 CFR 1.62-2, Publication 463). Gider ödendikten veya doğduktan sonra 60 gün gideri belgelemek içindir. Avans, giderin ödenmesinden veya doğmasından itibaren 30 gün içinde verilmiş olmalıdır. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 120 gün fazlayı iade etmek içindir. İkinci bir güvenli liman, şirket kanıtlanmamış giderleri isteyen ekstreleri en az üç ayda bir gönderdiğinde geçerlidir. Her dönem özetinden sonra 120 gün süre tanınır ((g)(2)(ii) paragrafı); yönetmelik bunun herhangi bir plan olmadan önce ödenen giderleri kapsayıp kapsamadığını söylemez. Düzenlemenin yazılı bir plan olması gerekmez (Publication 5137), ancak kısa bir yazılı politika kuralların ne olduğunu sonradan gösterir. Kurallar, çalışanın hizmet verirken katlandığı giderleri kapsar ve IRS, şirket için hizmet veren bir şirket yöneticisini çalışan sayar.

Aylardır bekleyen harcamalar sabit tarihli güvenli limanların dışında kalır; bu yüzden geç bir geri ödemenin hâlâ zamanında sayılıp sayılmadığı olgulara bağlıdır. Şirket size hiç geri ödeme yapmazsa, gider genellikle kendi beyannamenizde de indirilemez (Publication 463, Public Law 119-21). Her iki durum da hiç geri ödenmeyen S şirketi giderleri rehberindedir. Ev ofisi, telefon veya araç için plan kurmak sahip giderlerinin geri ödenmesi rehberindedir.

Kişisel karttaki faiz ve ücretler ne olur?

Faiz, ödünç alınan paranın neyi ödediğine göre işlem görür. Şahıs işletmesi sahibi veya kendi beyannamesinde bildirilen tek üyeli LLC için işletme giderlerini ödeyen kart bakiyesinin faizi işletme faizidir ve diğer işletme harcamaları gibi kaydedilir: bir gider, sahip katkısına alacak yazılarak. Kişisel kısmın faizi kişiseldir; indirilemez ve kaydedilmez. Tek başınıza sahip olduğunuz kiralık mülk için kira giderlerindendir (Publication 527 faizi bunlar arasında sayar). Faiz işlemeden önce kapatılan bir bakiyede paylaştırılacak bir şey kalmaz.

Publication 334, ödünç alınan para bir işletme giderini ödediyse faizin işletmeyle ilgili olduğunu ve yalnızca borçtan yasal olarak sorumluysanız indirebileceğinizi söyler. 26 CFR 1.163-8T uyarınca, her iki tür harcamayı da içeren bir borca yapılan ödeme önce kişisel kısmı ödemiş sayılır. Kart sürekli bir borçlanmadır: aynı orandaki bakiyeler tek borçtur; promosyon bakiyesi veya nakit avans gibi farklı oranlardaki bakiyeler ise kart sözleşmesinin belirlediği sırayla ödenen ayrı borçlardır ((d)(3) paragrafı). Kural pasif zarar ve işletme dışı faiz sınırları için yazılmıştır; bu yüzden bir hazırlayıcı bunun dönen bir bakiyeye nasıl uygulandığını doğrulamalıdır.

Kart sizin kendi borcunuzdur. Şirket yalnızca yasal olarak sorumlu olduğu bir borcun faizini indirir; bu yüzden kart faizi genellikle şirkete değil kart sahibine aittir. Kendi şirketinizin çalışanıysanız ve kart işinizi yaparken katlandığınız giderleri ödediyse, faiz kişisel faizdir ve indirilemez (26 CFR 1.163-9T). Sizin veya çok üyeli bir LLC'nin ya da şirketin geri kalanını indirip indiremeyeceği olgulara bağlıdır ve buradaki kaynaklar bunu çözmez. Her iki amaçla kullanılan karttaki bir ücret, Publication 334 uyarınca kısmen işletme, kısmen kişisel her giderin bölündüğü gibi bölünür: yalnızca işletme kısmı indirilebilir.

Her gider için hangi belgeler gerekir?

Kart ekstresi ödeme yaptığınızı kanıtlar; giderin işletme için olduğunu kanıtlamaz. Publication 583, yalnızca ödeme kanıtının indirim sağlamadığını söyler; bu yüzden satış fişini veya faturayı da saklayın. Kredi kartı ekstresi, tahsil edilen tutarı, alıcının adını ve işlem tarihini gösteriyorsa ödemeyi kanıtlayabilir.

Eksik makbuzlar aynı rehberde ele alınır; ne kadar süre saklanacağı ise işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Kart borcunu öderken gideri iki kez saymaktan nasıl kaçınırım?

Gideri bir kez, satın alma anında kaydedin. Kart borcunu ödemek para hareketidir; asla ikinci bir gider değildir. Çifte sayım, harcama ve ödeme birlikte giderlere kodlandığında ortaya çıkar.

Gider zaten kaydedildikten sonra bir giderle kodlanan geri ödeme aynı çifte sayımdır. Kart ödemelerinin işleyişi kayıtlarda kredi kartı ödemeleri rehberindedir.

Kendi adıma bir kiralık mülküm var ve giderlerini kişisel kartla ödedim: bu nereye yazılır?

Mülke tek başınıza sahipseniz, geri ödenecek bir şey olmadan Schedule E'ye kira gideri olarak yazılır, çünkü siz ve kiralık mülk tek bir mükelleftir. Publication 527, bakım, sigorta, vergi ve faizi kira gelirinden indirilen giderler arasında sayar, iyileştirmeleri indirim değil amortisman olarak ele alır ve mülkü kendiniz de kullanıyorsanız giderlerin kira ile kişisel kullanım arasında bölünmesini söyler. Ortak beyanname vermediğiniz biriyle birlikte sahipseniz, ödediğiniz giderleri sahiplik payınıza göre indirirsiniz ve diğer ortak size kalanı borçludur (Publication 527, kısmi pay).

Mülke bir LLC sahipse, en üstteki tablo geçerlidir: şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş tek üyeli LLC yine sizin Schedule E'nizde bildirilir, çok üyeli LLC giderleri LLC'ye ait bir ortaklıktır ve şirket olarak vergilendirilen LLC şirket satırlarını izler. Kira kayıtları ve hesapları kiralık mülk kayıtları ve makbuzları ve kiralık mülk için hesap planı rehberlerindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları cinsindendir.

Serbest çalışan tasarımcı

Bir şahıs işletmesi sahibi kişisel kartına US$4.000 tutarında yazılım ve dizüstü bilgisayar harcıyor. Kayıtlar US$4.000 gider (yazılım gider olarak, dizüstü bilgisayar ekipman olarak) ve US$4.000 sahip katkısı gösterir. Schedule C'si her gideri olağan kurallarına göre indirir. Aylar sonra işletme hesabından kendine US$4.000 aktarır. Bu bir sahip çekimidir; ne kârı ne de indirimi değiştirir.

Stoklu tek üyeli LLC

Kendi beyannamesinde bildirilen tek üyeli bir LLC'nin sahibi yıl içinde kişisel kartına US$12.000 tutarında stok harcıyor. Kart kayıtların dışında olduğu için her harcamayı ekstrelerden ekliyor: stok borç, sahip katkısı alacak yazılıyor ve tedarikçi faturası saklanıyor. Kayıtların toplamının ekstrelerde işaretlenen US$12.000 işletme harcamasına eşit olduğunu kontrol ediyor. Kartı kişisel paradan ödemek için kayıt gerekmez. LLC ona daha sonra ödeme yaparsa bu bir çekimdir.

S şirketi sahibi

Aynı zamanda şirketin çalışanı olarak çalışan bir S şirketi sahibi, kişisel kartına US$3.000 tutarında şirket seyahati harcıyor. İşini yaparken katlandığı seyahat, şirket geri ödeyene kadar kendi giderdir. Belgeleme için güvenli liman süresi şöyledir. Gider ödendikten veya doğduktan sonra 60 gün süre tanınır. Şirket hesap verilebilir plan kapsamında geri öderse ve sahip seyahatleri bu süre içinde belgelerse, US$3.000 tutarındaki geri ödeme ücret sayılmaz. Düzenleme bir kuralı karşılamazsa, örneğin seyahatler zamanında belgelenmezse, şirket bunu stopaj ve bordro vergisiyle birlikte ücret olarak işlemek zorundadır. Kredi olarak kaydetmek ücretsiz bir alternatif değildir: IRS, tek hissedara yapılan ve kredi geri ödemesi diye adlandırılan ödemeleri ücret saymıştır. Yazılım aboneliği gibi şirketin kendi adına düzenlenmiş bir fatura, kredi veya katkı için açık örnektir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir yıl veya daha uzun süredir işletme harcamaları kişisel kartta duruyor, tutarlar büyük, işletme yapısı yıl ortasında değişti ya da geri ödemeyi, katkıyı ve krediyi ayıramıyorsunuz: her kalemin muamelesi, önceki yılların nasıl düzeltileceği ve tekrarını önleyen politika, verilmiş beyannamelere uzanabilen yargı gerektiren kararlardır. Bkz. muhasebe desteği, gecikmiş kayıtların tamamlanması ve karışmış işletme ve kişisel paraların düzeltilmesi.
• Bir S şirketiniz var ve hesap verilebilir plan yok ya da harcamalar aylarca önceye ait: bkz. hiç geri ödenmeyen S şirketi giderleri ve sahip giderlerinin geri ödenmesi; sonra kayıtları belirlemek için muhasebe desteği alın.
• LLC giderlerini ödeyen bir ortak veya LLC üyesisiniz ve her harcamanın hangi muameleyi göreceğini bilmiyorsunuz: bkz. ortağın ödediği LLC giderleri; sonra muhasebe desteği.
• Bir C şirketiniz var: bkz. C şirketinin sahip giderlerini ödemesi; harcamalar zaten kayıtlardaysa ardından muhasebe desteği.
• Yatırımcılar veya bir borç veren kayıtlarınızı okuyacak: bkz. yatırım toplamadan önce kayıtlarınızı düzeltme ve LLC'nize sahip katkısı mı kredi mi; önce her kalemi netleştirmek için muhasebe desteği alın.
• ABD dışında yaşıyorsunuz veya kart yabancı bir kart: sahip yurt dışındayken bildirim ve kredi mi sermaye mi sorusu farklı olabilir; bkz. yurt dışından ABD şirketinize para koymak ve ABD kayıtlarında yabancı para birimli hesaplar; sonra muhasebe desteği.
• Bunun yerine kişisel faturalar işletme hesabından çıktı: bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler.
• Gider yalnızca kısmen işletmeye ait: bkz. karma kullanımlı giderler.
• Verilmiş bir beyanname bu harcamaları zaten yanlış işledi: bkz. işletme gideri hatalarında beyannameyi düzeltme.