הוצאות אישיות מחשבון העסק: משיכת בעלים או ניכוי?

אפשר להשתמש בחשבון העסק להוצאות אישיות ולנכות אותן?

לא. חשבון אישי ששולם מחשבון העסק נשאר הוצאה אישית, והוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה אינן ניתנות לניכוי אלא אם הוראה מפורשת בקוד המסים מתירה אותן. רק הוצאות רגילות והכרחיות לניהול עסק הן ניכויים עסקיים. החשבון שממנו יצא הכסף לא משנה את מה ששולם בו, ובהוראות ל-⁠Schedule C כתוב שאין לכלול הוצאות אישיות, הוצאות מחיה והוצאות משפחה ברשימת “Other expenses”.

הבעיה במס מתחילה ברגע שמנכים את התשלום; ב-⁠LLC עם כמה חברים, חלוקה שגבוהה מבסיס העלות של החבר עשויה להיות חייבת במס. בספרים, תשלום אישי הוא משיכת בעלים (owner's draw): כסף שהוצאתם מהעסק ולא עלות של ניהולו. פרסום 334 קובע שבעל עסק יחידני אינו יכול לנכות משיכות אישיות מהעסק. ערבוב כספים אישיים ועסקיים בדרך הזו נקרא ערבוב כספים (commingling).

העמוד הזה מיועד לבעלי עסק יחידני ול-⁠LLC שממוסים כעסק יחידני או כשותפות. אם ה-⁠LLC שלכם בחר להתמסות כחברת S או כחברת C, קראו במקום זאת על חברת S ששילמה הוצאות אישיות או על חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.

המצב שלכם אינו פשוט אם אחד מאלה נכון:

• התשלומים האישיים נמשכים על פני כמה חודשים או שנים.
• אחד מהם כבר נוכה בדוח שהוגש.
• יותר מחבר אחד השתמש באותו חשבון.
• IRS כתב על הדוח, או שמלווה, קונה או משקיע עומדים לבדוק את הספרים.

מה לאסוף לפני שממיינים: דפי חשבון של כל חשבון וכרטיס שהעסק השתמש בהם, הקבלות או החשבוניות מאחורי כל תשלום שאתם לא בטוחים לגביו, איך העסק ממוסה (עסק יחידני, LLC עם בעלים יחיד, LLC עם כמה חברים או חברה), הסכם התפעול אם יש יותר מחבר אחד, והדוחות שאולי כללו את ההוצאות האלה.

מה הופך הוצאה לניתנת לניכוי, ומה נחשב להוצאה אישית, הוצאת מחיה או הוצאת משפחה?

הוצאה ניתנת לניכוי כשהיא גם רגילה וגם הכרחית לעסק. פרסום 334 מגדיר הוצאה רגילה כהוצאה נפוצה ומקובלת בתחום שלכם, והוצאה הכרחית כהוצאה מועילה ומתאימה לעסק שלכם. הוצאה אישית, הוצאת מחיה או הוצאת משפחה נכשלת במבחן הזה, בלי קשר למי ששילם ומאיזה חשבון.

את רוב הדוגמאות להוצאות אישיות מביאה התקנה לפי סעיף 262:

גם להפקדות של בעל עסק יחידני לתוכנית פרישה שלו ולמחצית ממס העצמאים יש ניכוי נפרד בדוח האישי של הבעלים, ולא ב-⁠Schedule C (פרסום 334). רושמים כל תשלום כמשיכת בעלים, ותובעים את הניכוי שם אם אתם זכאים. ראו ביטוח בריאות לעצמאים בספרים.

האם הקמת LLC או קנייה על שם העסק הופכות הוצאה לניתנת לניכוי?

לא. עלות ניתנת לניכוי בגלל מה שהיא משרתת, לא בגלל השם שעל הכרטיס, על החשבונית או על הרישום.

לצורכי מס הכנסה, LLC עם בעלים יחיד אינו נחשב ישות נפרדת מהבעלים אלא אם בחר להתמסות כחברה. הפעילות שלו מדווחת בדוח של הבעלים, בדרך כלל ב-⁠Schedule C של יחיד שמנהל עסק. הקמת ה-⁠LLC לא הופכת עלות אישית לניתנת לניכוי.

LLC אמריקאי עם שני חברים או יותר הוא שותפות לצורכי מס הכנסה פדרלי, אלא אם בחר להתמסות כחברה (IRS). אם בני זוג הם הבעלים היחידים ומחזיקים ב-⁠LLC כרכוש משותף לפי דיני המדינה, IRS מקבל כל אחד משני האופנים, ישות שאינה מוכרת לצורכי מס (disregarded entity) או שותפות, ולכן בדקו באיזה אופן השתמשו הדוחות שלכם (IRS). הניכויים של שותפות בשורות 9 עד 21 בטופס 1065 הם ניכויים של עסק בלבד (הוראות), ולכן חשבון אישי של חבר לא שייך לשם.

המעמד יכול להשתנות באמצע השנה: כברירת מחדל, חבר שני הופך LLC עם בעלים יחיד לשותפות, ואם נשאר חבר אחד בלבד השותפות הופכת לישות שאינה מוכרת לצורכי מס; בחירה בטופס 8832 יכולה לחול עד 75 ימים לפני ההגשה (הוראות). בדקו את המעמד בתאריך של כל תשלום.

פריט שנקנה על שם העסק ניתן לניכוי רק בגובה השימוש העסקי בו, כמו הקילומטראז׳ העסקי של רכב.

העמוד הזה עוסק במס הכנסה פדרלי. השאלה אם כספים מעורבבים פוגעים בהגנה על האחריות של LLC לא נענית כאן; ראו תיקון כספים עסקיים ואישיים שהתערבבו.

איך רושמים תשלום אישי שיצא מחשבון העסק?

רושמים אותו כמשיכת בעלים בחשבון הון עצמי, ולא כהוצאה. פרסום 334 מתאר חשבון משיכות כחשבון נפרד לרישום הכנסה עסקית שמשכתם כדי לשלם הוצאות אישיות והוצאות משפחה.

1. מצאו כל תשלום אישי בדפי החשבון.
2. שנו את הקטגוריה שלו מהוצאה לחשבון משיכות הבעלים.
3. הוסיפו הערה על מה שולם.
4. התאימו את החשבון לדף החשבון שלו.

משיכה אינה ניכוי, ולכן היא לא מקטינה את הרווח. תשלום אישי שנרשם בטעות כהוצאה הקטין את הרווח, ולכן העברתו לחשבון המשיכות מגדילה את הרווח בסכומו. משיכה גם אינה הכנסה נוספת: ההכנסה של בעל עסק יחידני מהעסק היא הרווח נטו שלו, כלומר ההכנסה העסקית פחות ההוצאות העסקיות (פרסום 334). על מקומה של משיכה בדוח רווח והפסד ובמאזן ראו רישום משיכות בעלים.

מה קורה אם ב-⁠LLC יש יותר מחבר אחד: על חשבון ההון של מי נרשם התשלום?

על חשבון ההון של החבר שנהנה מהתשלום. כש-⁠LLC עם כמה חברים משלם חשבון אישי של חבר אחד, מתייחסים לזה כמשיכה של אותו חבר, שנרשמת מול חשבון ההון שלו ולא כהוצאה של ה-⁠LLC, אלא אם מדובר בהלוואה או בתשלום עבור שירותים. חשבונות ההון של שאר החברים לא משתנים.

חשבון ההון של שותף יורד בגלל משיכות וחלוקות (הוראות טופס 1065). חלוקה אינה נכללת בחישוב החלק של השותף ברווח או בהפסד, ולכן היא לא משנה את החלק הזה (פרסום 541).

שלוש מלכודות:

• ייתכן שזו הלוואה. אם החברים הסכימו שהחבר יחזיר את הסכום ל-⁠LLC, זו הלוואה לחבר, ושותפות מדווחת עליה ב-⁠Schedule L (הוראות). מה חל תלוי בהסכם התפעול ובמה שהחברים עשו בפועל.
• תשלום עבור שירותים הוא עניין אחר. תשלום ששותפות משלמת לשותף עבור שירותים, שנקבע בלי קשר לרווחי השותפות, יכול להיחשב לתשלום מובטח (סעיף ⁦707(c)⁩; פרסום 541). חשבון אישי אינו תשלום מובטח בפני עצמו, אבל תשלומו כדי לסלק סכום שהשותפות חייבת לאותו שותף עבור שירותים יכול להיחשב לכזה, בלי קשר לשם שהספרים נותנים לו. ביטוח בריאות ששותפות משלמת עבור שותף נחשב לתשלום מובטח: השותפות מנכה אותו, והוא הכנסה של השותף. אם השותפות רושמת אותו במקום זאת כהקטנה של חלוקות, היא אינה יכולה לנכות אותו (פרסום 541). ראו תשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים.
• חלוקה גדולה עשויה להיות חייבת במס. שותף מכיר ברווח על חלוקה במזומן, בדרך כלל, רק עד הסכום שבו היא עולה על בסיס העלות המותאם של חלקו בשותפות (פרסום 541); ראו חשבונות הון של שותפים.

ומה לגבי עלויות שחלקן עסקי וחלקן אישי, כמו רכב, טלפון או בית?

רק החלק העסקי ניתן לניכוי. פרסום 334 קובע שיש להפריד את החלק האישי של הוצאה חלקית אישית מהחלק העסקי שלה, ושהחלק האישי בדרך כלל אינו ניתן לניכוי.

לגבי רכב, נהלו פנקס חשבון, יומן או רישום נסיעות; פרסום 463 מונה אותם כרישומים שתומכים בשימוש העסקי. האחוז והמגבלות על פחת הרכב מופיעים בהוצאות בשימוש מעורב ואחוז השימוש העסקי; מבחני משרד הבית מופיעים בניכוי משרד בבית.

ניכיתי הוצאות אישיות בדוח שהוגש: מה מתקנים, ואיזה קנס עלול לחול?

דוח שהוגש וניכה עלות אישית כהוצאה עסקית הקטין את הרווח באותה שנה, ולכן כל שנה שהושפעה עשויה להזדקק לתיקון.

• בעל עסק יחידני או LLC עם בעלים יחיד: מגישים טופס ⁦1040-X⁩ נפרד לכל שנה. מס הכנסה ומס עצמאים עשויים להשתנות, וייתכן שצריך לתקן גם דוח מדינה. בדוח משותף שני בני הזוג חותמים ובדרך כלל שניהם אחראים למס הנוסף, לריבית ולקנסות, אם כי ייתכנו הקלות לבן או לבת זוג תמימים (הוראות).
• שותפות או LLC עם כמה חברים: מגישים טופס 1065 מתוקן עם Schedule K-1 מתוקנים לשותפים. שותפות שחלים עליה כללי הביקורת המרוכזת (ברירת המחדל, אלא אם בחרה לצאת מהם בדוח שהוגש בזמן) מגישה במקום זאת בקשת התאמה מנהלית, בדרך כלל תוך 3 שנים אחרי המאוחר מבין מועד ההגשה ומועד ההגשה החוקי (סעיף ⁦6227(c)⁩; הוראות). הדוח האישי של כל שותף עשוי להשתנות.

שני דברים קובעים את החשיפה לקנס: מדוע נלקח הניכוי, והאם מתקנים אותו לפני ש-⁠IRS יוצר קשר לראשונה בעניין בדיקה.

השיעורים והמבחנים לקוחים מעמוד IRS על קנס הקשור לדיוק. IRS גובה גם ריבית על מס שלא שולם עד מועד התשלום ועל הקנסות האלה (הוראות טופס ⁦1040-X⁩). הקנס הקשור לדיוק אינו חל על חלק מתשלום חסר כשמוכיחים סיבה סבירה לו ושפעלתם בתום לב (⁦26 U.S.C. 6664(c)⁩).

העיתוי חשוב. דוח מתוקן, או בקשת התאמה מנהלית שהוגשה בזמן, שהוגשו אחרי מועד ההגשה, כולל הארכות, ולפני המועד המוקדם ביותר שהתקנה קובעת, כמו הפעם הראשונה ש-⁠IRS פונה אליכם בעניין בדיקת הדוח, הם דוח מתוקן מזכה: המס הנוסף בו נחשב כמס שהוצג בדוח לצורך חישוב הקנס הקשור לדיוק, מלבד כל חלק הקשור לעמדה הונאתית (⁦26 CFR 1.6664-2⁩). בפריט של שותפות, המועד האחרון כולל גם את הפעם הראשונה ש-⁠IRS פונה לשותפות בעניין בדיקת הדוח שלה. ההחלטה אם לתקן תלויה בעובדות. ראו תיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות.

אילו רישומים מראים אילו תשלומים היו עסקיים ואילו אישיים?

דף חשבון בנק מראה שכסף יצא מהחשבון, לא על מה שולם. פרסום 583 קובע שמסמכי התמיכה בהוצאה צריכים להראות את הסכום ששולם ושמדובר בהוצאה עסקית. הוא גם קובע שהוכחת תשלום בלבד אינה מבססת ניכוי, ולכן שמרו את החשבונית או הקבלה שמראות שהעלות נוצרה.

שמרו את הרישומים שמאחורי כל פריט מנוכה עד שתקופת ההתיישנות של הדוח מסתיימת, בדרך כלל 3 שנים אחרי הגשת הדוח, או אחרי מועד ההגשה שלו אם הוגש מוקדם. התקופה היא 6 שנים אם הושמטו מהדוח יותר מ-⁠⁦25%⁩ מההכנסה ברוטו, ובלתי מוגבלת לדוח שלא הוגש או לדוח הונאתי (IRS). לגבי קבלות שאבדו ראו קבלות שאבדו להוצאות עסקיות.

איך מפסיקים לערבב כסף אישי ועסקי מעכשיו?

השתמשו בחשבון אחד לעסק בלבד, והוציאו ממנו כסף בהעברה. פרסום 583 קובע לנהל את חשבון העסק בנפרד מחשבון העו״ש האישי, להשתמש בו לעסק בלבד, ולכתוב שיקים לעצמכם רק למשיכות אישיות. שלבים 2, 3 ו-⁠5 שלהלן הם הרגלים מועילים, לא כללים של IRS.

1. שלמו עלויות עסקיות רק מחשבון העסק, או מכרטיס שמשמש לעסק בלבד.
2. שלמו לעצמכם בהעברה לחשבון האישי שלכם, עם תיאור של משיכת בעלים. בעלים רבים בוחרים סכום קבוע בתאריכים קבועים, כך שתשלום חריג בולט.
3. שלמו חשבונות אישיים מהחשבון האישי. אם טעיתם, רשמו את התשלום כמשיכה ברגע שגיליתם.
4. התאימו את חשבון העסק לדף החשבון שלו בכל חודש.
5. ב-⁠LLC עם כמה חברים, נהלו חשבון משיכות נפרד לכל חבר.

על פתיחת החשבון ראו חשבון בנק עסקי ל-⁠LLC או לבעל עסק יחידני. על דרכים לשלם לעצמכם ראו תשלום לעצמכם מ-⁠LLC.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

בעלת עסק יחידני משלמת טיול משפחתי ומצרכים

העסק של בעלת עסק יחידני מרוויח ⁦$60,000⁩ לפני הפריטים האלה. היא משלמת מחשבון העסק ⁦$1,200⁩ על טיול משפחתי ו-⁦$300⁩ על חשבון מצרכים.

• שניהם אישיים, ולכן היא רושמת ⁦$1,500⁩ כמשיכות בעלים. הרווח ב-⁠Schedule C נשאר ⁦$60,000⁩.
• אילו רשמה אותם כהוצאות, הרווח היה מוצג כ-⁦$58,500⁩, כלומר נמוך ב-⁦$1,500⁩ מהאמת.

רכב שנקנה על שם LLC עם בעלים יחיד

בעלים קונה SUV ב-⁦$40,000⁩ על שם ה-⁠LLC החדש שלו עם בעלים יחיד, אחרי שחבר אמר לו שאז הוא ניתן לניכוי מלא. ה-⁠LLC אינו נחשב לצורכי מס הכנסה, ולכן רק השימוש העסקי נספר. רישום נסיעות מראה ש-⁦70%⁩ מהקילומטרים הם עסקיים. בדרך כלל רק החלק הזה ניתן לניכוי: הקילומטרים העסקיים לפי שיעור הקילומטראז׳ הסטנדרטי, או כ-⁦70%⁩ מהעלויות בפועל ומהפחת המותר. ה-⁦30%⁩ הנותרים אישיים. לרכבים יש כללי פחת ושמירת רישומים מיוחדים (פרסום 334), ולכן האחוז חל על מה שהכללים האלה מתירים.

LLC עם שני חברים משלם שכר לימוד של ילד של חבר

LLC עם שני חברים משלם ⁦$2,000⁩ משכר הלימוד של ילד של אחד החברים מחשבון ה-⁠LLC. אלא אם החברים הסכימו שזו הלוואה או תשלום עבור שירותים, רושמים זאת כמשיכה של אותו חבר: היא מקטינה את חשבון ההון שלו ב-⁦$2,000⁩ ומדווחת כחלוקה, ולא כהוצאה של השותפות. החלוקה חייבת במס רק עד הסכום שבו היא עולה על בסיס העלות של החבר, וההנחה בדוגמה היא שהיא אינה עולה עליו. חשבון ההון של החבר השני והרווח של ה-⁠LLC לא משתנים.

המצב שלכם שונה?

• התשלומים המעורבבים נמשכים חודשים או שנים, או שאינכם יכולים לדעת אילו היו עסקיים: מיון כל תשלום, רישום כל תשלום אישי כמשיכה והתאמת כל חשבון הם העבודה שמתוארת בתיקון כספים שהתערבבו. בנייה מחדש של ספרים שלא מסתדרים היא עבודה לעזרה בהנהלת חשבונות.
• הוצאות אישיות כבר נוכו בדוח שהוגש: ההחלטה אם לתקן, אילו שנים ואיזה סיכון לקנס נשאר תלויות בעובדות ובעיתוי. התחילו בתיקון דוח בגלל טעויות בהוצאות עסקיות, וכדאי לשקול עזרה בהנהלת חשבונות לבנייה מחדש של החודשים שהושפעו מדפי החשבון.
• IRS כתב אליכם: תאריך המכתב וסוגו משנים מה עוד אפשר לעשות בכוחות עצמכם. ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם וביקורת של IRS בעסק קטן.
• כמה חברים השתמשו בחשבון, או שהחברים חלוקים מה היה אישי: ראו חשבונות הון של שותפים ותשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים. מיון התשלומים לפי החבר שאליו הם שייכים ורישום כל תשלום בחשבון ההון של אותו חבר הם עבודה לעזרה בהנהלת חשבונות.
• ה-⁠LLC שלכם בחר להתמסות כחברת S או כחברת C: ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות או חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.
• שילמתם הוצאות עסקיות בכרטיס אישי במקום זאת: ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.
• אינכם בטוחים איך ה-⁠LLC שלכם ממוסה: ראו איך ממוסים LLC.