व्यावसायिक खाते से निजी खर्च: निकासी या कटौती?

क्या व्यावसायिक खाते से निजी खर्च चुकाकर उन्हें कटौती में दिखाया जा सकता है?

नहीं। व्यावसायिक खाते से चुकाया गया निजी बिल फिर भी निजी खर्च ही है, और निजी, घरेलू और पारिवारिक खर्च कटौती योग्य नहीं होते, जब तक Internal Revenue Code का कोई विशेष प्रावधान उनकी अनुमति न दे। व्यावसायिक कटौती केवल व्यापार या व्यवसाय चलाने के सामान्य और ज़रूरी खर्च हैं। पैसा किस खाते से गया, इससे यह नहीं बदलता कि उससे क्या चुकाया गया। Schedule C के निर्देश भी कहते हैं कि निजी, घरेलू और पारिवारिक खर्च Other expenses की सूची में शामिल न करें।

कर की समस्या तब शुरू होती है जब ऐसे भुगतान को कटौती में दिखाया जाता है। कई सदस्यों वाली LLC में, सदस्य के आधार (basis) से ज़्यादा वितरण पर भी कर लग सकता है। बहीखाते में निजी भुगतान स्वामी की निकासी (owner's draw) है: यह व्यवसाय से निकाला गया पैसा है, उसे चलाने का खर्च नहीं। Publication 334 कहती है कि एकल स्वामी व्यवसाय से की गई निजी निकासी नहीं काट सकता। निजी और व्यावसायिक पैसे को इस तरह मिलाना commingling कहलाता है।

यह पृष्ठ एकल स्वामियों और ऐसी LLC के लिए है जिन पर एकल स्वामित्व या साझेदारी की तरह कर लगता है। अगर आपकी LLC ने S corporation या C corporation की तरह कर लगवाने का चुनाव किया है, तो इसके बजाय S corporation द्वारा निजी खर्च चुकाना या C corporation द्वारा स्वामी के खर्च चुकाना देखें।

इनमें से कोई एक भी बात सच हो, तो आपका मामला आसान नहीं है:

• निजी भुगतान कई महीनों या सालों में फैले हैं।
• इनमें से कोई भुगतान फ़ाइल हो चुके रिटर्न में पहले ही काटा जा चुका है।
• एक से ज़्यादा सदस्य ने एक ही खाते का इस्तेमाल किया।
• IRS ने रिटर्न के बारे में लिखा है, या कोई ऋणदाता, खरीदार या निवेशक जल्द ही बहीखाते की जाँच करने वाला है।

छाँटने से पहले ये जुटाएँ: व्यवसाय द्वारा इस्तेमाल किए गए हर खाते और कार्ड के विवरण, किसी भी संदिग्ध भुगतान की रसीदें या चालान, व्यवसाय पर कर कैसे लगता है (एकल स्वामी, एकल-सदस्य LLC, कई सदस्यों वाली LLC या कंपनी), एक से ज़्यादा सदस्य होने पर संचालन समझौता (operating agreement), और वे रिटर्न जिनमें ये खर्च शामिल हो सकते हैं।

कटौती योग्य खर्च क्या बनाता है, और निजी, घरेलू या पारिवारिक खर्च में क्या आता है?

कोई खर्च तभी कटौती योग्य है जब वह व्यवसाय के लिए सामान्य और ज़रूरी दोनों हो। Publication 334 के अनुसार सामान्य खर्च वह है जो आपके क्षेत्र में आम और स्वीकृत हो, और ज़रूरी खर्च वह जो आपके व्यवसाय के लिए मददगार और उपयुक्त हो। निजी, घरेलू या पारिवारिक खर्च इस कसौटी पर खरा नहीं उतरता, चाहे उसे कोई भी चुकाए और किसी भी खाते से।

धारा 262 के तहत नियम में निजी खर्चों के ज़्यादातर उदाहरण दिए गए हैं:

एकल स्वामी के अपने सेवानिवृत्ति योजना अंशदान और स्वरोज़गार कर के आधे हिस्से की कटौती भी स्वामी के रिटर्न में अलग से मिलती है, Schedule C पर नहीं (Publication 334)। हर भुगतान को निकासी के रूप में दर्ज करें, फिर पात्र होने पर कटौती वहीं दावा करें। देखें बहीखाते में स्वरोज़गार स्वास्थ्य बीमा।

क्या LLC बनाने या व्यवसाय के नाम पर कुछ खरीदने से वह कटौती योग्य हो जाता है?

नहीं। कोई खर्च इसलिए कटौती योग्य होता है कि वह किसलिए है, इसलिए नहीं कि कार्ड, चालान या टाइटल पर किसका नाम है।

आयकर के लिए एकल-सदस्य LLC उपेक्षित संस्था (disregarded entity) मानी जाती है, यानी स्वामी से अलग नहीं गिनी जाती, जब तक वह कंपनी की तरह कर लगवाने का चुनाव न करे। उसकी गतिविधि स्वामी के रिटर्न में जाती है, आम तौर पर व्यवसाय चलाने वाले व्यक्ति के लिए Schedule C पर। LLC बनाने से कोई निजी खर्च कटौती योग्य नहीं बन जाता।

दो या ज़्यादा सदस्यों वाली घरेलू LLC संघीय आयकर के लिए साझेदारी होती है, जब तक वह कंपनी की तरह कर लगवाने का चुनाव न करे (IRS)। अगर केवल जीवनसाथी ही स्वामी हैं और राज्य के कानून के तहत LLC को सामुदायिक संपत्ति के रूप में रखते हैं, तो IRS दोनों में से कोई भी तरीका मान लेती है, उपेक्षित संस्था या साझेदारी, इसलिए जाँचें कि आपके रिटर्न में कौन-सा इस्तेमाल हुआ (IRS)। Form 1065 की लाइन 9 से 21 की साझेदारी की कटौतियाँ केवल व्यापार या व्यवसाय की कटौतियाँ होती हैं (निर्देश), इसलिए किसी सदस्य का निजी बिल वहाँ नहीं आता।

दर्जा साल के बीच में भी बदल सकता है: डिफ़ॉल्ट रूप से, दूसरा सदस्य जुड़ने पर एकल-सदस्य LLC साझेदारी बन जाती है, और एक को छोड़कर सभी सदस्य निकल जाने पर साझेदारी उपेक्षित संस्था बन जाती है। Form 8832 का चुनाव फ़ाइलिंग से 75 दिन पहले तक की तारीख से लागू हो सकता है (निर्देश)। हर भुगतान की तारीख पर दर्जा जाँचें।

व्यवसाय के नाम पर खरीदी गई वस्तु केवल अपने व्यावसायिक उपयोग के हिस्से के लिए कटौती योग्य है, जैसे कार की व्यावसायिक माइलें।

यह पृष्ठ संघीय आयकर के बारे में है। मिले-जुले पैसे से LLC की देयता सुरक्षा पर असर पड़ता है या नहीं, इसका जवाब यहाँ नहीं है; देखें मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना।

व्यावसायिक खाते से हुए निजी भुगतान को बहीखाते में कैसे दर्ज करें?

इसे खर्च के रूप में नहीं, इक्विटी (स्वामी की हिस्सेदारी) खाते में स्वामी की निकासी के रूप में दर्ज करें। Publication 334 निकासी खाते (drawing account) को ऐसा अलग खाता बताती है जिसमें निजी और पारिवारिक खर्च चुकाने के लिए निकाली गई व्यावसायिक आय दर्ज होती है।

1. खाता विवरणों में हर निजी भुगतान ढूँढें।
2. उसकी श्रेणी खर्च से बदलकर स्वामी की निकासी खाता करें।
3. नोट जोड़ें कि वह किस चीज़ का भुगतान था।
4. खाते का उसके विवरण से मिलान (reconcile) करें।

निकासी कटौती नहीं है, इसलिए वह मुनाफ़ा नहीं घटाती। गलती से खर्च के रूप में दर्ज निजी भुगतान ने मुनाफ़ा कम दिखाया था, इसलिए उसे निकासी खाते में ले जाने से मुनाफ़ा उतना बढ़ जाता है। निकासी अतिरिक्त आय भी नहीं है: एकल स्वामी की व्यवसाय से आय उसका शुद्ध मुनाफ़ा है, यानी व्यावसायिक आय में से व्यावसायिक खर्च घटाने के बाद बचा हिस्सा (Publication 334)। लाभ-हानि विवरण और तुलन पत्र में निकासी कहाँ आती है, इसके लिए देखें स्वामी की निकासी दर्ज करना।

अगर LLC में एक से ज़्यादा सदस्य हों, तो भुगतान किसके पूँजी खाते में जाएगा?

उस सदस्य के, जिसे लाभ मिला। जब कई सदस्यों वाली LLC किसी एक सदस्य का निजी बिल चुकाती है, तो उसे उसी सदस्य की निकासी मानें और उसी के पूँजी खाते (capital account) में दर्ज करें, LLC के खर्च के रूप में नहीं, जब तक वह ऋण या सेवाओं का भुगतान न हो। बाकी सदस्यों के खाते नहीं बदलते।

साझेदार का पूँजी खाता निकासियों और वितरणों से घटता है (Form 1065 के निर्देश)। वितरण को साझेदार की आय या हानि के हिस्से की गणना में नहीं गिना जाता, इसलिए वह उस हिस्से को नहीं बदलता (Publication 541)।

ध्यान रखने वाली तीन बातें:

• यह ऋण भी हो सकता है। अगर सदस्यों ने सहमति दी थी कि सदस्य LLC को पैसा चुकाएगा, तो यह सदस्य को दिया गया ऋण है, जिसे साझेदारी Schedule L पर दिखाती है (निर्देश)। इनमें से कौन-सा लागू होता है, यह संचालन समझौते और सदस्यों ने असल में क्या किया, इस पर निर्भर करता है।
• सेवाओं का भुगतान अलग बात है। साझेदारी साझेदार को सेवाओं के लिए जो भुगतान करती है, अगर वह साझेदारी की आय को देखे बिना तय हो, तो वह गारंटीकृत भुगतान (guaranteed payment) हो सकता है (धारा 707(c); Publication 541)। निजी बिल अपने आप में ऐसा भुगतान नहीं है, पर अगर उसे साझेदार को सेवाओं के लिए साझेदारी की देय राशि चुकाने के लिए दिया जाए, तो वह ऐसा हो सकता है, बहीखाते में चाहे जो नाम दिया गया हो। साझेदारी साझेदार का जो स्वास्थ्य बीमा चुकाती है, उसे गारंटीकृत भुगतान माना जाता है, जो साझेदारी के लिए कटौती योग्य और साझेदार के लिए आय है। अगर साझेदारी उसे वितरण में कमी के रूप में दर्ज करे, तो साझेदारी उसे नहीं काट सकती (Publication 541)। देखें गारंटीकृत भुगतान बनाम साझेदार की निकासी।
• बड़ा वितरण कर योग्य हो सकता है। साझेदार को नकद वितरण पर आम तौर पर तभी लाभ मानना पड़ता है जब वह साझेदार की हिस्सेदारी के समायोजित आधार (adjusted basis) से ज़्यादा हो (Publication 541); देखें साझेदार के पूँजी खाते।

जो खर्च आंशिक रूप से व्यावसायिक और आंशिक रूप से निजी हैं, जैसे कार, फ़ोन या घर, उनका क्या?

केवल व्यावसायिक हिस्सा कटौती योग्य है। Publication 334 कहती है कि आंशिक रूप से निजी खर्च का निजी हिस्सा व्यावसायिक हिस्से से अलग करें, और निजी हिस्सा आम तौर पर कटौती योग्य नहीं होता।

कार के लिए खाता-बही, डायरी या लॉग रखें; Publication 463 इन्हें ऐसे रिकॉर्ड बताती है जो व्यावसायिक उपयोग को साबित करते हैं। प्रतिशत और कार के मूल्यह्रास की सीमाएँ मिले-जुले उपयोग के खर्च और व्यावसायिक प्रतिशत में हैं; होम ऑफ़िस की शर्तें होम ऑफ़िस कटौती में हैं।

मैंने रिटर्न में निजी चीज़ें पहले ही काट ली हैं: क्या ठीक करना होगा, और कौन-सा जुर्माना लग सकता है?

जिस फ़ाइल हो चुके रिटर्न में निजी खर्च को व्यावसायिक खर्च के रूप में काटा गया, उसमें उस साल का मुनाफ़ा कम दिखा, इसलिए हर प्रभावित साल को सुधारना पड़ सकता है।

• एकल स्वामी या एकल-सदस्य LLC: हर साल के लिए अलग Form 1040-X फ़ाइल करें। आयकर और स्वरोज़गार कर दोनों बदल सकते हैं, और राज्य का रिटर्न भी बदलना पड़ सकता है। संयुक्त रिटर्न पर दोनों जीवनसाथी हस्ताक्षर करते हैं और आम तौर पर बढ़े हुए कर, ब्याज और जुर्माने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, हालाँकि निर्दोष जीवनसाथी की राहत (innocent spouse relief) लागू हो सकती है (निर्देश)।
• साझेदारी या कई सदस्यों वाली LLC: संशोधित Form 1065 और साझेदारों के लिए संशोधित Schedule K-1 फ़ाइल करें। केंद्रीकृत ऑडिट नियमों के तहत आने वाली साझेदारी (अगर उसने समय पर फ़ाइल किए रिटर्न में बाहर रहने का चुनाव नहीं किया, तो यही डिफ़ॉल्ट है) इसके बजाय प्रशासनिक समायोजन अनुरोध (administrative adjustment request) फ़ाइल करती है, आम तौर पर रिटर्न की फ़ाइलिंग तारीख और नियत तारीख में से बाद वाली तारीख के बाद 3 वर्ष के भीतर (धारा 6227(c); निर्देश)। हर साझेदार का अपना रिटर्न भी बदल सकता है।

जुर्माने का जोखिम दो बातों से तय होता है: कटौती क्यों ली गई, और क्या आपने IRS के जाँच के बारे में पहली बार संपर्क करने से पहले उसे सुधार लिया।

दरें और शर्तें IRS के सटीकता-संबंधी जुर्माने के पृष्ठ से हैं। IRS नियत तारीख तक न चुकाए गए कर और इन जुर्मानों पर भी ब्याज लेती है (Form 1040-X के निर्देश)। सटीकता-संबंधी जुर्माना कम भुगतान के उस हिस्से पर लागू नहीं होता जिसके लिए आप उचित कारण और सद्भावना से काम करना साबित कर दें (26 U.S.C. 6664(c))।

समय का महत्व है। नियत तारीख (विस्तार सहित) के बाद और विनियम में दी सबसे जल्दी वाली कटऑफ़ से पहले, जैसे IRS का उस रिटर्न की जाँच के बारे में आपसे पहली बार संपर्क करना, फ़ाइल किया गया संशोधित रिटर्न, या समय पर किया गया प्रशासनिक समायोजन अनुरोध, योग्य संशोधित रिटर्न (qualified amended return) होता है: सटीकता-संबंधी जुर्माना निकालते समय उसका अतिरिक्त कर रिटर्न पर दिखाया गया माना जाता है, सिवाय उस हिस्से के जो धोखाधड़ी वाले रुख से जुड़ा हो (26 CFR 1.6664-2)। साझेदारी की किसी मद के लिए कटऑफ़ में IRS का साझेदारी से उसके रिटर्न की जाँच के बारे में पहली बार संपर्क करना भी शामिल है। संशोधन करना है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है। देखें व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना।

कौन-से रिकॉर्ड बताते हैं कि कौन-से भुगतान व्यावसायिक थे और कौन-से निजी?

बैंक विवरण दिखाता है कि पैसा खाते से निकला, यह नहीं कि किसका भुगतान था। Publication 583 कहती है कि खर्च के सहायक दस्तावेज़ों में चुकाई गई राशि दिखनी चाहिए और यह भी कि वह व्यावसायिक खर्च था। यह भी कहती है कि भुगतान का सबूत अकेले कटौती साबित नहीं करता, इसलिए वह चालान या रसीद रखें जो दिखाए कि खर्च हुआ।

हर काटी गई मद के पीछे के रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक उस रिटर्न की परिसीमा अवधि समाप्त न हो जाए। यह अवधि आम तौर पर रिटर्न फ़ाइल करने के 3 वर्ष बाद की होती है, या रिटर्न जल्दी फ़ाइल हुआ हो तो उसकी नियत तारीख के बाद की। अवधि 6 वर्ष हो जाती है अगर सकल आय के 25% से ज़्यादा हिस्से को रिटर्न से छोड़ दिया गया हो, और कभी फ़ाइल न किए गए या धोखाधड़ी वाले रिटर्न के लिए कोई सीमा नहीं है (IRS)। खोई रसीदों के लिए देखें व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें।

अब से निजी और व्यावसायिक पैसे को मिलाना (commingling) कैसे रोकें?

व्यवसाय के लिए केवल एक खाता रखें और पैसा ट्रांसफ़र से निकालें। Publication 583 कहती है कि व्यावसायिक खाता अपने निजी चेकिंग खाते से अलग रखें, उसे केवल व्यवसाय के लिए इस्तेमाल करें, और खुद को चेक केवल निजी निकासी के लिए लिखें। नीचे के चरण 2, 3 और 5 मददगार आदतें हैं, IRS के नियम नहीं।

1. व्यावसायिक खर्च केवल व्यावसायिक खाते से, या केवल व्यवसाय के लिए इस्तेमाल होने वाले कार्ड से चुकाएँ।
2. खुद को अपने खाते में ट्रांसफ़र से भुगतान करें और उसे स्वामी की निकासी का लेबल दें। कई स्वामी तय तारीखों पर नियमित राशि निकालते हैं, ताकि कोई असामान्य भुगतान अलग दिखे।
3. निजी बिल अपने निजी खाते से चुकाएँ। अगर चूक हो जाए, तो पता चलने पर उस भुगतान को निकासी के रूप में दर्ज करें।
4. व्यावसायिक खाते का हर महीने उसके विवरण से मिलान करें।
5. कई सदस्यों वाली LLC में हर सदस्य के लिए एक निकासी खाता रखें।

खाता खोलने के लिए देखें LLC या एकल स्वामी के लिए व्यावसायिक बैंक खाता। खुद को भुगतान करने के तरीकों के लिए देखें LLC से खुद को भुगतान करना।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं।

एकल स्वामी पारिवारिक यात्रा और किराने का बिल चुकाती है

एक एकल स्वामी के व्यवसाय को इन मदों से पहले $60,000 का मुनाफ़ा होता है। वह व्यावसायिक खाते से $1,200 की पारिवारिक यात्रा और $300 का किराने का बिल चुकाती है।

• दोनों निजी हैं, इसलिए वह $1,500 को स्वामी की निकासी के रूप में दर्ज करती है। Schedule C का मुनाफ़ा $60,000 ही रहता है।
• अगर वह इन्हें खर्च के रूप में दर्ज करती, तो मुनाफ़ा $58,500 दिखता, जो उसे $1,500 कम दिखाता।

एकल-सदस्य LLC के नाम पर खरीदी गई कार

एक स्वामी अपनी नई एकल-सदस्य LLC के नाम पर $40,000 की SUV खरीदता है, क्योंकि एक दोस्त ने कहा था कि तब वह पूरी तरह कटौती योग्य है। आयकर के लिए LLC को अलग नहीं गिना जाता, इसलिए केवल व्यावसायिक उपयोग गिना जाता है। माइल लॉग दिखाता है कि 70% माइलें व्यावसायिक हैं। आम तौर पर केवल उतना ही हिस्सा कटौती योग्य है: व्यावसायिक माइलें मानक माइलेज दर पर, या वास्तविक खर्च और अनुमत मूल्यह्रास का लगभग 70%। बाकी 30% निजी है। वाहनों के लिए मूल्यह्रास और रिकॉर्ड रखने के विशेष नियम हैं (Publication 334), इसलिए यह हिस्सा उन नियमों से अनुमत राशि पर लागू होता है।

दो सदस्यों वाली LLC एक सदस्य के परिवार की ट्यूशन चुकाती है

दो सदस्यों वाली LLC अपने खाते से एक सदस्य के बच्चे की ट्यूशन के $2,000 चुकाती है। जब तक सदस्यों ने इसे ऋण या सेवाओं का भुगतान न माना हो, इसे उस सदस्य की निकासी के रूप में दर्ज किया जाता है: यह उस सदस्य का पूँजी खाता $2,000 घटाता है और वितरण के रूप में रिपोर्ट होता है, साझेदारी के खर्च के रूप में नहीं। वितरण पर कर केवल तब लगता है जब वह उस सदस्य के आधार से ज़्यादा हो, और यह उदाहरण मानता है कि ऐसा नहीं है। दूसरे सदस्य का पूँजी खाता और LLC का मुनाफ़ा नहीं बदलते।

आपका मामला अलग है?

• निजी और व्यावसायिक भुगतान कई महीनों या सालों में मिले हुए हैं, या आप नहीं बता सकते कि कौन-से व्यावसायिक थे: हर भुगतान को छाँटना, हर निजी भुगतान को निकासी के रूप में दर्ज करना और हर खाते का मिलान करना वही काम है जो मिले हुए पैसे को ठीक करना में बताया है। जो बहीखाता मिलान में नहीं बैठता, उसे दोबारा बनाना बहीखाता सहायता का काम है।
• निजी खर्च फ़ाइल हो चुके रिटर्न में पहले ही काटे जा चुके हैं: संशोधन करना है या नहीं, किन सालों के लिए और कौन-सा जुर्माना जोखिम बचा है, यह तथ्यों और समय पर निर्भर है। शुरू करें व्यावसायिक खर्च की गलतियों के लिए रिटर्न संशोधित करना से, और प्रभावित महीनों को विवरणों से दोबारा बनाने के लिए बहीखाता सहायता पर विचार करें।
• IRS ने आपको पत्र लिखा है: पत्र की तारीख और प्रकार तय करते हैं कि आप खुद क्या कर सकते हैं। देखें आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस और छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट।
• कई सदस्यों ने खाता इस्तेमाल किया, या सदस्य इस पर असहमत हैं कि क्या निजी था: देखें साझेदार के पूँजी खाते और गारंटीकृत भुगतान बनाम साझेदार की निकासी। हर भुगतान किस सदस्य का है यह छाँटना और उसे उस सदस्य के पूँजी खाते में दर्ज करना बहीखाता सहायता का काम है।
• आपकी LLC ने S corporation या C corporation की तरह कर लगवाने का चुनाव किया है: देखें S corporation द्वारा निजी खर्च चुकाना या C corporation द्वारा स्वामी के खर्च चुकाना।
• आपने व्यावसायिक खर्च इसके बजाय निजी कार्ड से चुकाए: देखें निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च।
• आपको पक्का नहीं पता कि आपकी LLC पर कर कैसे लगता है: देखें LLC पर कर कैसे लगता है।