كشف مدير العقار للمالك: كيف تسجله في Schedule E

هل أسجّل سحب المالك أم إجمالي الإيجار من كشف مدير العقار؟

الإيجار الذي يحصّله المدير لك بصفته وكيلك يُحتسب بالمبلغ المحصَّل، لا بمبلغ سحب المالك. فإذا فوّضت شخصًا بتحصيل الإيجار بصفته وكيلك، فتُعد مستلمًا له عندما يستلمه الوكيل (المنشور 538). والدخل المتاح لك دون قيد جوهري يُحتسب حتى قبل أن تسحبه (⁦26 CFR 1.451-2⁩). أما الرسوم والإصلاحات والتكاليف الأخرى التي يخصمها المدير قبل الدفع لك فهي خصومات مستقلة.

وتعامل IRS المستأجر الذي يخصم فاتورة إصلاح من الإيجار بالطريقة نفسها: تُدرج الإيجار كاملًا وتخصم الإصلاح (نصائح IRS الضريبية للإيجار). وفي Schedule E يُدرج إجمالي الإيجار في السطر 3، بعمود لكل عقار، ويُدرج كل تكلفة في سطر المصروف الخاص بها (تعليمات Schedule E).

ما الذي يجعل الحالة غير بسيطة:

• كشف واحد يشمل عدة عقارات أو عدة ملاك.
• يحتفظ المدير باحتياطي أو بودائع تأمين.
• حصّل المدير الإيجار في ديسمبر ودفع لك في يناير.
• قد يكون رسم كبير مسمى «صيانة» تحسينًا.
• تقيم في ولاية أخرى أو في الخارج، ويظهر في الكشف استقطاع ضريبة.
• أبلغت إقرارات سابقة عن سحب المالك على أنه إيجار.
• يدير المدير إقامات قصيرة مع تنظيف أو مفروشات أو خدمات ضيافة أخرى، فقد ينتمي التأجير إلى Schedule C لا Schedule E.
• يضمن المدير إيجارك أو يستأجر الوحدة منك، فقد لا تنطبق قاعدة الوكيل المذكورة أعلاه. والاتفاقية هي التي تحسم ذلك.

جهّز قبل أن تبدأ: الكشوف الشهرية الاثني عشر وكشف نهاية السنة لكل عقار، والنموذج ⁦1099-MISC⁩، واتفاقية الإدارة، وكشوف الحساب المصرفي التي تُظهر كل سحب.

إذا أبلغ إقرار سابق عن السحب على أنه إيجار، أو لم تتطابق الكشوف مع حسابك المصرفي، أو كنت تقيم في الخارج، فاقرأ القسم الأخير «هل تختلف حالتك؟» قبل التقديم.

أي بنود كشف مدير العقار دخل، وأيها مصروف، وأيها لا هذا ولا ذاك؟

كل بند إما إيجار استلمته، أو تكلفة يمكنك خصمها، أو مال يتحرك أو ينتظر فقط. والأولان وحدهما يصلان إلى Schedule E. ودخل الإيجار هو كل دفعة مقابل استخدام العقار أو شغله، لا الإيجار الشهري وحده (المنشور 527).

أين تُدرج رسوم الإدارة والتأجير والإعلان والفحص والإصلاح في Schedule E؟

يُدرج كل رسم في سطر المصروف الخاص به للعقار نفسه، ولا يُخصم أبدًا من الإيجار. وتذكر تعليمات Schedule E رسوم الإدارة وعمولات الوكلاء ضمن المصروفات العادية والضرورية التي يمكنك خصمها (التعليمات).

يقبل السطر 19 أي مصروف عادي وضروري غير مذكور في السطور من 5 إلى 18 (التعليمات). ورسم الفحص مكانه هناك، إلا إذا ضمّت الاتفاقية الفحوصات إلى الرسم الشهري، فتصبح جزءًا من السطر 11.

تذكر تعليمات Schedule E رسوم الإدارة وعمولات الوكلاء بوصفها قابلة للخصم، لكنها لا تحدد سطرًا لكل رسم في الكشف. والسطور أعلاه هي الأنسب عادةً. اسأل معدّ إقرارك عن أي رسم قد يُدرج في سطرين. أما الأتعاب القانونية للدفاع عن الملكية أو لتحسين العقار فتُرسمل بدلًا من ذلك (التعليمات).

هذه أرقام سطور Schedule E لإقرار الفرد، من أحدث Schedule E منشورة؛ تحقق من النموذج الحالي قبل التقديم. وتبلّغ الشراكة، أو LLC التي تُحاسَب ضريبيًا كشراكة، عن الإيجارات في النموذج 8825 الذي يرقّم السطور بشكل مختلف: إجمالي الإيجارات هو السطر 2a، والإصلاحات هي السطر 11، ولا يوجد سطر لرسوم الإدارة، فيُدرج الرسم في الخصومات الأخرى في السطر 17 (تعليمات النموذج 8825). وللاطلاع على أسماء الحسابات المقابلة لهذه السطور، راجع دليل الحسابات للعقار المؤجَّر.

ملاحظة عن عقد الإيجار. على المؤجّر عادةً أن يرسمل تكلفة إنشاء عقد الإيجار، ومنها الرسوم التي تساعد في إنشائه، وأن يستردها على مدة العقد. ويمكن خصمها دفعة واحدة إذا انتهى العقد، مع أي تجديد تتوقعه بصورة معقولة، خلال 12 شهرًا من بدايته، أو إذا كانت تكاليف معاملات العقد كلها مجتمعة 5,000 دولار أو أقل (⁦26 CFR 1.263(a)-4⁩؛ ⁦26 CFR 1.167(a)-3⁩). وتتبع الأتعاب القانونية لصياغة العقد القاعدة نفسها. اطلب من معدّ إقرارك فحص مدة العقد والتجديدات وإجمالي التكاليف قبل أن تخصم رسم التأجير بالكامل.

كيف أفرّق بين الإصلاح والتحسين في كشف مدير العقار؟

الإصلاح يبقي العقار في حالة عمل عادية. أما التحسين فيجعله أفضل أو يعيده إلى حالته أو يكيّفه لاستخدام جديد، ويجب أن يُرسمل ويُهلَك (المنشور 527). وتعد IRS إصلاح قفل مكسور أو طلاء غرفة إصلاحات، وتعد استبدال نظام تدفئة وتكييف (HVAC) كاملًا أو سقفًا جديدًا أو سخان مياه أو أرضيات تحسينات (تعليمات Schedule E؛ المنشور 527).

تسمية المدير لا تحسم الأمر. فقد يخفي بند «صيانة» سقفًا أو نظامًا استُبدل. اطلب الفاتورة الخاصة بأي رسم كبير، وافصل تكاليف التحسين عن غيرها: فستحتاجها للإهلاك ولاحقًا عند البيع (المنشور 527).

وقد تتيح الملاذات الآمنة (safe harbors) خصم بند صغير أو أعمال روتينية، وبعضها لا ينطبق إلا إذا اخترته في إقرارك (المنشور 527). ويغطي دليل الإصلاح أم التحسين الاختبارات والملاذات الآمنة.

ماذا يحدث لودائع التأمين واحتياطي المالك الذي يحتفظ به المدير؟

الوديعة التي تنوي ردها ليست دخلًا عند استلامها، والاحتياطي هو إيجارك أنت المحتجز، لا مصروف. وهناك حالتان للوديعة تختلفان: مبلغ يسمى وديعة ويُستخدم إيجارًا لآخر شهر هو إيجار مقدم، ويُعد دخلًا عندما تستلمه أنت أو مديرك، والوديعة التي تحتفظ بها لأن المستأجر خالف العقد هي دخل في السنة التي تحتفظ بها فيها (المنشور 527). ويغطي دليل وديعة التأمين الحالتين والقيود المحاسبية.

الاحتياطي الممول من إيجارك كان دخلًا فعلًا عندما حصّل المدير ذلك الإيجار. ويصبح مصروفًا فقط عندما يدفع المدير منه تكلفة قابلة للخصم، في سنة الدفع (المنشور 527). والمال المفرج عنه من الاحتياطي لك ليس دخلًا مرة ثانية. ويبيّن جانب المدير من أموال المالك ما ينبغي أن يحتويه دفتر المدير.

أي سنة تُحتسب إذا حصّل المدير الإيجار في ديسمبر ودفع لي في يناير؟

بموجب الأساس النقدي الذي يستخدمه معظم الأفراد، تُحتسب السنة التي حصّل فيها المدير الإيجار (المنشور 527). ولأن استلام الوكيل هو استلامك، فالتحصيل في ديسمبر دخل ديسمبر حتى لو وصل السحب في يناير (المنشور 538). وإيجار يناير الذي يدفعه المستأجر مبكرًا في ديسمبر إيجار مقدم، وهو أيضًا دخل ديسمبر، أيًّا كانت طريقتك المحاسبية (المنشور 527؛ ⁦26 CFR 1.61-8(b)⁩). أما المالك الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي فيُبلغ عن الإيجار عادةً عند اكتسابه (المنشور 527)، وقد تغيّر قواعد عقود الإيجار الخاصة التوقيت، فاسأل معدّ إقرارك عن الطريقة والقواعد المنطبقة.

بموجب الأساس النقدي تخصم مصروف الإيجار في السنة التي تدفعه فيها (المنشور 527). وتغطي قاعدة الوكيل في المنشور 538 الدخل الذي تستلمه عن طريق وكيل. لكنها لا تحدد متى تُعد فاتورة يدفعها المدير من مالك مدفوعة، فاسأل معدّ إقرارك عن فاتورة دُفعت قرب نهاية السنة. واستخدم تواريخ التحصيل والدفع في تفاصيل معاملات المدير، لا شهر الكشف. فقد يتضمن كشف يناير إيجارًا حُصّل في 30 ديسمبر.

كيف أطابق الكشوف مع إيداعاتي المصرفية والنموذج ⁦1099-MISC⁩؟

ينبغي أن يتطابق كل كشف: النقد الذي استلمه المدير، مطروحًا منه ما دفعه أو احتجزه، يساوي السحب. ثم ينبغي أن تتطابق سحوبات السنة مع إيداعاتك المصرفية، وأن يُقارَن النموذج ⁦1099-MISC⁩ بإيجار السنة.

1. لكل شهر، ابدأ بالرصيد المرحَّل من الكشف السابق وبكل النقد الذي استلمه المدير: الإيجار ورسوم المستأجر والودائع وأي مال أرسلته أنت. ثم اطرح رسوم المدير والتكاليف المدفوعة والضريبة المستقطعة والمبالغ المحوَّلة إلى احتياطي المالك أو حساب الودائع والرصيد المرحَّل إلى الشهر التالي، وأضف المبالغ المفرج عنها من أيٍّ منهما. ويجب أن تساوي النتيجة سحب المالك.
2. طابق كل سحب بإيداع مصرفي واحد. وقد يختلف تاريخ السحب وتاريخ الإيداع ببضعة أيام؛ واسأل المدير عن أي مبلغ يبقى بلا مطابقة.
3. أضف أي إيجار دفعه المستأجرون لك مباشرة. فالكشف لا يعرضه.
4. اجمع إجمالي إيجار السنة لكل عقار وقارنه بالنموذج ⁦1099-MISC⁩.

يجب على مدير العقار الإبلاغ عن الإيجار المدفوع للمالك في الخانة 1 من النموذج ⁦1099-MISC⁩، حتى لو احتفظ المدير برسم (تعليمات IRS؛ ⁦26 CFR 1.6041-1(e)(5)⁩، المثال 5؛ ⁦26 CFR 1.6041-3(d)⁩). والمبلغ المُبلَّغ عنه هو المبلغ الذي يُدرج في إجمالي دخل المستفيد، وهو في حالات كثيرة المبلغ الإجمالي قبل الرسوم والعمولات والمصروفات (⁦26 CFR 1.6041-1(f)⁩). وهذا لا يعني أن النموذج يساوي إجمالي الإيجار، فقارنه بالكشوف بدلًا من افتراض ذلك. وإذا اختلفا، فاطلب من المدير أن يشرح الفرق أو يصحح النموذج قبل التقديم. ويبلّغ إقرارك عن إيجارك الفعلي، أيًّا كان ما يظهر في النموذج.

حد الإيجار في الخانة 1 هو 2,000 دولار، لذا قد لا يصل نموذج إلى مالك صغير، لكن الإيجار يبقى واجب الإبلاغ. ويجب أن يسلّم المدير النموذج بحلول 31 يناير بعد سنة الدفع، أو في يوم العمل التالي عندما يقع ذلك التاريخ في عطلة نهاية الأسبوع أو عطلة رسمية (⁦26 U.S.C. 7503⁩). وقد يصلك نموذج بأي مبلغ إذا استُقطعت ضريبة احتياطية من إيجارك، مثلًا لأنك لم تعطِ المدير رقمك الضريبي (تعليمات IRS). ويمنح النموذج ⁦W-9⁩ (طلب رقم التعريف الضريبي) المدير هذا الرقم.

ماذا لو دفع مدير العقار قرضي العقاري أو ضرائب العقار أو رسوم الجمعية من الإيجار؟

تبقى هذه الدفعات تكاليفك أنت، وتُخصم في سنة الدفع، وتقلّل مبلغ السحب. وتحتاج كل منها إلى سطر مستقل في دفاترك حتى لا يُحسب السحب على أنه صافي الإيجار.

• القرض العقاري: الفائدة وحدها قابلة للخصم. أما الأصل فيسدد جزءًا من القرض. استخدم النموذج 1098 أو كشف الفوائد الصادر عن المقرض في نهاية السنة لتقسيم الدفعات، وضع الفائدة المدفوعة لمصرف في السطر 12 (تعليمات Schedule E؛ المنشور 527).
• حساب الضمان (escrow): قد تتضمن دفعة القرض العقاري وديعة للضرائب والتأمين. ولا تُعد الوديعة مصروفًا إلى أن يدفع المقرض الفاتورة، كما يبين كشف حساب الضمان (المنشور 530، وهو مكتوب لملاك المنازل؛ المنشور 527).
• ضرائب العقار: السطر 16، في السنة التي تُدفع فيها إلى الجهة الضريبية، سواء دفعها المدير أو سُددت من حساب الضمان.
• التأمين: السطر 9، وقسط يغطي أكثر من سنة يُخصم فقط عن السنة التي يغطيها (المنشور 527).
• رسوم الشقق السكنية (condominium): رسوم صيانة الأجزاء المشتركة قابلة للخصم. أما التقييم الخاص لتحسين فلا يُخصم، لكن يمكن إهلاكه (المنشور 527).

إذا دفع المدير جزءًا من القرض العقاري ودفعت للمقرض بنفسك في أشهر أخرى، فاجمع الاثنين عند حساب إجمالي الفائدة.

كيف أتعامل مع كشف واحد يشمل عدة عقارات؟

يعرض Schedule E كل عقار في عمود خاص، بثلاثة عقارات في كل نموذج، لذا يحتاج كل عقار إلى إجمالي إيجار ومصروفات خاص به؛ وإذا زادت العقارات على ثلاثة، فأرفق نماذج Schedule E إضافية وانقل الإجماليات المجمعة إلى نموذج واحد (تعليمات Schedule E). اطلب من المدير كشفًا لكل عقار.

إذا كان رسم واحد يغطي عدة عقارات، فوزّعه بينها على أساس يمكنك شرحه، مثل حصص متساوية لكل وحدة، واحتفظ بالفاتورة التي تبين التوزيع. وإذا كنت تملك جزءًا فقط من عقار، فأبلغ عن حصتك فقط من إيجاره ومصروفاته (تعليمات Schedule E؛ المنشور 527). والعقارات المملوكة عبر شركات LLC منفصلة تحتاج إلى دفاتر منفصلة؛ راجع دفاتر LLC لكل عقار مؤجَّر.

ماذا لو كنت أقيم في ولاية أخرى أو في الخارج: أي إقرارات ولاية واستقطاعات تنطبق؟

لا تغيّر الإقامة في مكان آخر طريقة تسجيل الكشف، لكنها قد تضيف ضريبة ولاية واستقطاعًا.

ولاية أخرى. تفرض الولاية التي يقع فيها العقار الضريبة عادةً على الإيجار، سواء كنت تقيم فيها أم لا. فكاليفورنيا مثلًا تعد دخل العقارات الواقعة فيها دخلًا من مصدر كاليفورني (المنشور 1017 من مجلس ضريبة الامتياز في كاليفورنيا (FTB)). ومدير العقار الذي يدفع إيجار عقار في كاليفورنيا إلى مالك غير مقيم يستقطع عادةً ⁦7%⁩، مع استثناءات وإعفاءات (المنشور 1017 من FTB). ويغطي دليل الاستقطاع في كاليفورنيا الحد والإعفاء. وتضع الولايات الأخرى حدودها وقواعدها للتقديم والاستقطاع؛ راجع حدود إقرار الولاية لغير المقيمين.

الخارج. يعتمد الاستقطاع الفيدرالي على الوضع الضريبي الأمريكي للمالك، لا على عنوان المراسلة. فالشخص الأمريكي (US person) المقيم في الخارج، مثل المواطن الأمريكي، إذا سلّم المدير النموذج ⁦W-9⁩ فلا يخضع لاستقطاع المالك الأجنبي (المنشور 515). أما للمالك الأجنبي، فعادةً يستقطع الدافع الذي لا يستطيع توثيق أن المالك شخص أمريكي من إجمالي الإيجار الأمريكي، لا من الإيجار بعد المصروفات، ويستطيع المالك أن يختار أن تُفرض عليه الضريبة على صافي الإيجار بدلًا من ذلك، بتسليم المدير النموذج ⁦W-8ECI⁩ (المنشور 515؛ IRS: دخل العقارات). والمدير الذي لا يستقطع ما يلزم مسؤول عنه شخصيًا، ويبقى المالك مسؤولًا أيضًا (المنشور 515). والمدير الذي يدفع لمالك أجنبي يبلّغ عن الإيجار في النموذج ⁦1042-S⁩، لا النموذج ⁦1099-MISC⁩ (المنشور 515)؛ فاطلبه وسلّمه لمعدّ إقرارك. ويغطي دليل المؤجّر غير المقيم النسبة والخيار والسنوات الفائتة.

سطر الاستقطاع في الكشف دفعة مقدمة من ضريبتك أنت، لا مصروف إيجار.

ماذا أرسل إلى معدّ إقراري، وماذا أطلب من المدير؟

أرسل إلى معدّ الإقرار المستندات التي تبيّن الأرقام الإجمالية، لا السحوبات فقط. واطلب من المدير السجلات التي تنقص عادةً.

أرسل إلى معدّ إقرارك كل ما ورد تحت «جهّز قبل أن تبدأ» في أعلى الصفحة. وأضف:

• أي كشف استقطاع من الولاية
• كشف الفوائد السنوي من المقرض وفواتير ضرائب العقار
• فواتير كل إصلاح أو شراء كبير
• جدول الإهلاك للسنة الماضية

اطلب من مديرك:

• كشفًا منفصلًا لكل عقار، مع تواريخ تحصيل الإيجار ودفع الفواتير
• ملخصًا سنويًا لإجمالي الإيجار والرسوم والتكاليف حسب الفئة
• فواتير الإصلاحات، مع تمييز التحسينات
• دفتر الودائع وأي احتياطي محتجز
• نموذجك ⁦1099-MISC⁩، أو النموذج ⁦1042-S⁩ إن كنت مالكًا أجنبيًا، وأي كشف استقطاع من الولاية

وللاطلاع على السجلات التي ينبغي للمؤجّر الاحتفاظ بها لكل مصروف، راجع سجلات العقار المؤجَّر وإيصالاته.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.

شهر عادي

يظهر في الكشف إيجار محصَّل قدره 2,000 دولار، ورسم إدارة بنسبة ⁦8%⁩ قدره 160 دولار، وإصلاح حنفية بـ 240 دولار، وسحب مالك قدره 1,600 دولار. تسجل الدفاتر الإيجار 2,000 دولار في السطر 3، ورسم الإدارة 160 دولار في السطر 11، والإصلاح 240 دولار في السطر 14. وإيداع 1,600 دولار في البنك هو باقي قيد التقسيم نفسه: 2,000 دولار ناقص 160 دولار ناقص 240 دولار يساوي 1,600 دولار. أما الإبلاغ عن سحب 1,600 دولار فقط فسيُظهر إيجارًا أقل بمقدار 400 دولار مما حصّله المدير، ويُسقط الرسم والإصلاح من سطريهما.

سقف مسجل كصيانة

يُدرج كشف لاحق استبدال سقف بقيمة 6,000 دولار على أنه صيانة، ويرسل المالك مالًا لتغطية العجز. والسقف الجديد مدرج في قائمة IRS للتحسينات، فهو عادةً تكلفة رأسمالية تُهلَك في السطر 18، لا إصلاح بقيمة 6,000 دولار في السطر 14. وتسجيله كإصلاح يخصم 6,000 دولار كلها دفعة واحدة ما لم ينطبق ملاذ آمن، وهذا ما يغطيه دليل الإصلاح أم التحسين. والفاتورة تبين أيهما هو.

احتياطي يحتفظ به المدير

تقضي الاتفاقية بأن يحتفظ المدير باحتياطي قدره 500 دولار من إيجار المالك. ويُظهر كشف يناير أن مبلغ 500 دولار احتُجز قبل السحب. كان ذلك إيجارًا عند تحصيله، فيبقى الإيجار بمبلغه الكامل، ولا يُعد مبلغ 500 دولار مصروفًا. وفي مارس يدفع المدير 300 دولار لإصلاح بوابة من الاحتياطي. عندئذ يصبح مبلغ 300 دولار إصلاحًا في السطر 14، وتبقى 200 دولار في الاحتياطي.

هل تختلف حالتك؟

• تأتيك الكشوف من عدة مديرين أو ولايات: يضيف كل مدير وكل ولاية صيغته واستقطاعه. ابدأ بـحدود إقرار الولاية لغير المقيمين. وروتين شهري يسلّم معدّ إقرارك إجمالي الإيجار والتكاليف المفصلة هو مسك الدفاتر الشهري.
• الكشوف لا تتطابق مع إيداعاتك أو النموذج ⁦1099-MISC⁩، ولا يستطيع المدير تفسير الفرق: فالفروق تحتاج إلى تتبع سطرًا سطرًا. وإعادة بناء السنة من الكشوف والسجلات المصرفية هي أعمال التسوية.
• أبلغت إقرارات سابقة عن صافي السحب على أنه إيجار، أو لم تُسجَّل كشوف سنوات في الدفاتر: راجع تعديل الإقرارات لإدراج الدخل المغفل في إقرارات سابقة واستكمال دفاتر العقارات المؤجَّرة المتأخرة. وإعادة بناء السنوات من الكشوف هي مسك الدفاتر لاستكمال المتأخر.
• الودائع أو الاحتياطي غير واضحة، أو يضمن المدير إيجارك: الاتفاقية هي التي تحدد من يحتفظ بماذا. راجع ودائع التأمين في دفاتر العقارات المؤجَّرة وأموال المالك من جانب المدير. وإعداد دفاتر تتتبع كل وديعة واحتياطي هو عمل مسك الدفاتر.
• تقيم في الخارج: ينطبق الاستقطاع وخيار صافي الإيجار. راجع تأجير عقار أمريكي من الخارج. وإذا ظهر استقطاع في كشوفك، فإبقاؤه منفصلًا عن مصروفات الإيجار في الدفاتر عمل مسك الدفاتر.
• يدير مديرك إيجارات قصيرة أو إيجارات عطلات: تبدأ الكشوف من مدفوعات الضيوف ورسوم المنصة ورسوم التنظيف، وقد ينتمي التأجير إلى Schedule C. راجع دخل الإيجار قصير الأجل: Schedule C أم Schedule E ودفعات الإيجار قصير الأجل: إجمالي أم صافي.
• تملك الإيجار شراكة، أو LLC تُحاسَب ضريبيًا كشراكة: يُقرأ الكشف بالطريقة نفسها، لكن الشراكة تبلّغ عادةً عن الإيجارات في النموذج 8825 الذي تختلف أرقام سطوره عن Schedule E (IRS: النموذج 8825). راجع الإيجارات المشتركة: Schedule E أم إقرار شراكة.
• تدفع للمنظفين أو للعمال اليدويين بنفسك: راجع نماذج ضرائب المقاولين للمؤجّرين.