Estado de cuenta del administrador de propiedades y Schedule E

¿Declaro el pago al propietario o los ingresos brutos de alquiler del estado de cuenta de mi administrador de propiedades?

El alquiler que un administrador cobra por usted como su agente cuenta por el monto cobrado, no por el monto del pago al propietario. Si usted autoriza a alguien a cobrar el alquiler como su agente, se considera que usted lo recibe cuando lo recibe el agente (Publication 538). El ingreso que se pone a su disposición sin restricciones sustanciales cuenta aunque usted aún no lo retire (26 CFR 1.451-2). Las comisiones, reparaciones y demás costos que el administrador resta antes de pagarle son deducciones aparte.

El IRS trata del mismo modo a un inquilino que descuenta una factura de reparación del alquiler: usted incluye el alquiler completo y deduce la reparación (consejos del IRS sobre alquileres). En el Schedule E, el alquiler bruto va en la línea 3, una columna por propiedad, y cada costo va en su propia línea de gastos (instrucciones del Schedule E).

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• Un mismo estado de cuenta abarca varias propiedades o varios propietarios.
• El administrador retiene una reserva o depósitos de garantía.
• El administrador cobró el alquiler en diciembre y le pagó a usted en enero.
• Un cargo grande rotulado «mantenimiento» puede ser una mejora.
• Usted vive en otro estado o en el extranjero, y el estado de cuenta muestra impuesto retenido.
• Las declaraciones anteriores informaron el pago al propietario como alquiler.
• El administrador maneja estadías cortas con limpieza, ropa de cama u otros servicios para huéspedes, así que el alquiler puede corresponder al Schedule C y no al Schedule E.
• El administrador le garantiza el alquiler o le arrienda la unidad, por lo que la regla del agente anterior quizá no encaje. Lo decide el contrato.

Reúna esto antes de empezar: los doce estados de cuenta mensuales y el estado de cuenta de fin de año de cada propiedad, el Form 1099-MISC, el contrato de administración y los estados de cuenta bancarios que muestran cada pago al propietario.

Si una declaración anterior informó el pago al propietario como alquiler, los estados de cuenta no concilian con su banco o usted vive en el extranjero, lea la última sección, ¿Su situación es distinta?, antes de presentar.

En el estado de cuenta de un administrador de propiedades, ¿qué líneas son ingreso, gasto o ninguno de los dos?

Cada línea es alquiler que usted recibió, un costo que puede deducir, o dinero que solo se mueve o está en espera. Solo los dos primeros llegan al Schedule E. El ingreso de alquiler es cualquier pago por el uso u ocupación de la propiedad, no solo el alquiler mensual (Publication 527).

¿Dónde van en el Schedule E la comisión de administración, la de colocación de inquilinos, la publicidad, las inspecciones y las reparaciones?

Cada cargo va en su propia línea de gastos de su propiedad, nunca neteado contra el alquiler. Las instrucciones del Schedule E incluyen las comisiones de administración y las de agentes entre los gastos ordinarios y necesarios que puede deducir (instrucciones).

La línea 19 admite cualquier gasto ordinario y necesario que no figure en las líneas 5 a 18 (instrucciones). Una inspección va ahí, salvo que el contrato incluya las inspecciones en la comisión mensual, en cuyo caso forman parte de la línea 11.

Las instrucciones del Schedule E mencionan las comisiones de administración y las de agentes como deducibles, pero no asignan a una línea cada cargo del estado de cuenta. Las líneas anteriores son las que suelen corresponder. Consulte con su preparador un cargo que pudiera ir en dos líneas. Los honorarios legales para defender el título de propiedad o para mejorar el inmueble se capitalizan (instrucciones).

Estos son los números de línea del Schedule E para la declaración de una persona, según el Schedule E publicado más reciente; verifique el formulario vigente antes de presentar. Una sociedad de personas, o una LLC que tributa como tal, informa los alquileres en el Form 8825, que numera las líneas de otra forma: el alquiler bruto es la línea 2a, las reparaciones son la línea 11 y no hay línea para comisiones de administración, así que la comisión va en otras deducciones, en la línea 17 (instrucciones del Form 8825). Para ver qué nombres de cuenta corresponden a estas líneas, consulte el plan de cuentas para alquileres.

Nota sobre contratos. Por lo general, el arrendador debe capitalizar el costo de crear un contrato de arrendamiento, incluidas las comisiones que ayudan a crearlo, y recuperarlo durante el plazo del contrato. Se puede deducir de una vez si el contrato, con cualquier renovación que usted espere razonablemente, termina dentro de los 12 meses siguientes a su inicio, o si todos los costos de transacción del contrato suman $5,000 o menos (26 CFR 1.263(a)-4; 26 CFR 1.167(a)-3). Los honorarios legales por redactar el contrato siguen la misma regla. Pida a su preparador que revise el plazo del contrato, las renovaciones y los costos totales antes de deducir una comisión de colocación completa.

¿Cómo distingo una reparación de una mejora en el estado de cuenta de mi administrador de propiedades?

Una reparación mantiene la propiedad en buenas condiciones de funcionamiento. Una mejora la perfecciona, la restaura o la adapta a un nuevo uso, y debe capitalizarse y depreciarse (Publication 527). El IRS da como reparaciones arreglar una cerradura rota o pintar una habitación, y como mejoras reemplazar un sistema de climatización completo, un techo nuevo, un calentador de agua o el piso (instrucciones del Schedule E; Publication 527).

El rótulo que use el administrador no lo decide. Una línea de «mantenimiento» puede esconder un techo o un sistema reemplazado. Pida la factura de cualquier cargo grande y lleve aparte los costos de mejoras: los necesita para depreciar y, más adelante, para vender (Publication 527).

Las reglas de refugio (safe harbors) aún pueden permitir deducir una partida pequeña o un trabajo de rutina, y algunas aplican solo si usted las elige en su declaración (Publication 527). La guía de reparación o mejora explica las pruebas y las reglas de refugio.

¿Qué pasa con los depósitos de garantía y la reserva del propietario que retiene el administrador?

Un depósito que usted piensa devolver no es ingreso al recibirse, y una reserva es su propio alquiler retenido, no un gasto. Dos casos de depósito son distintos: un monto llamado depósito que se usará como alquiler del último mes es alquiler adelantado y es ingreso cuando usted o su administrador lo reciben, y un depósito que usted se queda porque el inquilino incumplió el contrato es ingreso en el año en que se lo queda (Publication 527). La guía de depósitos de garantía cubre ambos casos y los asientos.

Una reserva formada con su alquiler ya era ingreso cuando el administrador cobró ese alquiler. Se vuelve gasto solo cuando el administrador paga con ella un costo deducible, en el año del pago (Publication 527). El dinero que se le devuelve de la reserva no es ingreso por segunda vez. El lado del administrador sobre los fondos del propietario muestra qué debe contener el libro del administrador.

¿Qué año cuenta cuando el administrador cobra el alquiler en diciembre y me paga en enero?

Con el método de efectivo, que usa la mayoría de las personas, cuenta el año en que el administrador cobró el alquiler (Publication 527). Como lo que recibe el agente lo recibe usted, un cobro de diciembre es ingreso de diciembre aunque el pago al propietario llegue en enero (Publication 538). El alquiler de enero que un inquilino paga por adelantado en diciembre es alquiler adelantado y también ingreso de diciembre, sin importar su método contable (Publication 527; 26 CFR 1.61-8(b)). Un propietario con el método de acumulación, en cambio, informa el alquiler cuando se devenga (Publication 527), y reglas especiales de arrendamiento pueden cambiar el momento, así que pregunte a su preparador qué método y qué reglas aplican.

Con el método de efectivo, usted deduce un gasto de alquiler en el año en que lo paga (Publication 527). La regla del agente de la Publication 538 cubre el ingreso que usted recibe por medio de un agente. No dice cuándo se considera pagada una factura que el administrador cubre con su dinero, así que consulte a su preparador sobre una factura pagada cerca del fin de año. Use las fechas de cobro y de pago del detalle de transacciones del administrador, no el mes del estado de cuenta. Un estado de cuenta de enero puede incluir alquiler cobrado el 30 de diciembre.

¿Cómo concilio los estados de cuenta con mis depósitos bancarios y el Form 1099-MISC?

Cada estado de cuenta debe cuadrar: el efectivo que recibió el administrador, menos lo que pagó o retuvo, es igual al pago al propietario. Luego los pagos del año deben coincidir con sus depósitos bancarios, y el Form 1099-MISC debe compararse con el alquiler del año.

1. Para cada mes, empiece con el saldo que viene del estado de cuenta anterior y todo el efectivo que recibió el administrador: alquiler, cargos al inquilino, depósitos y cualquier dinero que usted envió. Reste las comisiones del administrador, los costos pagados, el impuesto retenido, los montos pasados a la reserva del propietario o a la cuenta de depósitos y el saldo que pasa al mes siguiente, y sume los montos liberados de cualquiera de las dos. El resultado debe ser igual al pago al propietario.
2. Haga coincidir cada pago con un depósito bancario. La fecha del pago y la del depósito pueden diferir unos días; pregunte al administrador por cualquier monto que no coincida.
3. Sume el alquiler que los inquilinos le pagaron directamente a usted. El estado de cuenta no lo muestra.
4. Sume el alquiler bruto del año de cada propiedad y compárelo con el Form 1099-MISC.

Un administrador de propiedades debe informar en la casilla 1 del Form 1099-MISC el alquiler entregado al propietario, aunque el administrador se quede con una comisión (instrucciones del IRS; 26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 5; 26 CFR 1.6041-3(d)). El monto informado es el que debe incluirse en el ingreso bruto del beneficiario, que en muchos casos es el monto bruto antes de comisiones y gastos (26 CFR 1.6041-1(f)). Eso no garantiza que el formulario sea igual al alquiler bruto, así que compárelo con los estados de cuenta en lugar de suponerlo. Si no coinciden, pida al administrador que lo explique o corrija el formulario antes de presentar. Su declaración informa su alquiler real, sin importar lo que muestre el formulario.

El umbral de alquiler de la casilla 1 es $2,000, así que un propietario pequeño puede no recibir el formulario, pero el alquiler igual se debe declarar. El administrador debe entregar el formulario a más tardar 31 de enero después del año del pago, o el siguiente día hábil cuando esa fecha cae en fin de semana o feriado legal (26 U.S.C. 7503). Un formulario puede llegarle por cualquier monto si se aplicó retención adicional (backup withholding) a su alquiler, por ejemplo porque usted no le dio al administrador su número de identificación fiscal (instrucciones del IRS). Un Form W-9 le da ese número al administrador.

¿Y si mi administrador paga mi hipoteca, los impuestos a la propiedad o las cuotas de la asociación con el alquiler?

Esos pagos siguen siendo costos suyos, se deducen en el año en que se pagan y reducen el pago al propietario. Cada uno necesita su propia línea en sus libros para que el pago al propietario no se confunda con el alquiler neto.

• Hipoteca: solo los intereses son deducibles. El capital reduce el préstamo. Use el Form 1098 de fin de año del prestamista o su estado de intereses para dividir los pagos, y ponga los intereses pagados a un banco en la línea 12 (instrucciones del Schedule E; Publication 527).
• Depósito de garantía (escrow): un pago de hipoteca puede incluir un depósito para impuestos y seguro. El depósito no es un gasto hasta que el prestamista paga la factura, como lo muestra su estado de escrow (Publication 530, escrita para propietarios de vivienda; Publication 527).
• Impuestos a la propiedad: línea 16, en el año en que se pagan a la autoridad que los cobra, ya sea por el administrador o desde el escrow.
• Seguro: línea 9; una prima que cubre más de un año se deduce solo por el año que cubre (Publication 527).
• Cuotas de condominio: las cuotas para mantener las áreas comunes son deducibles. Una cuota especial para una mejora no lo es, pero puede depreciarse (Publication 527).

Si el administrador paga parte de la hipoteca y usted le paga al prestamista directamente en otros meses, sume ambos al totalizar los intereses.

¿Cómo manejo un estado de cuenta que abarca varias propiedades?

El Schedule E informa cada propiedad en su propia columna, tres por formulario, así que cada propiedad necesita sus propios totales de alquiler y gastos; con más de tres, adjunte más Schedules E y lleve los totales combinados a uno solo (instrucciones del Schedule E). Pida al administrador un estado de cuenta por cada propiedad.

Si un cargo cubre varias propiedades, divídalo entre ellas con una base que pueda explicar, como partes iguales por unidad, y conserve la factura que muestre la división. Si usted es dueño de solo una parte de una propiedad, informe solo su parte del alquiler y de los gastos (instrucciones del Schedule E; Publication 527). Las propiedades en LLC separadas necesitan libros separados; consulte libros para una LLC por cada propiedad en alquiler.

Si vivo en otro estado o en el extranjero, ¿qué declaraciones estatales y qué retención aplican?

Vivir en otro lugar no cambia la forma de registrar el estado de cuenta, pero puede sumar impuesto estatal y retención.

Otro estado. El estado donde está la propiedad por lo general grava el alquiler, viva usted allí o no. California, por ejemplo, trata el ingreso de bienes raíces ubicados allí como ingreso de fuente californiana (FTB Publication 1017). Un administrador que paga alquiler de una propiedad de California a un propietario no residente por lo general retiene 7%, con excepciones y dispensas (FTB Publication 1017). La guía de retención de California explica el umbral y la dispensa. Otros estados fijan sus propios umbrales de presentación y reglas de retención; consulte los umbrales de declaración estatal para no residentes.

En el extranjero. La retención federal depende del estatus tributario del propietario en EE. UU., no de la dirección postal. Una persona de EE. UU. que vive en el extranjero, como un ciudadano estadounidense, que le entrega al administrador un Form W-9 no está sujeta a la retención para propietarios extranjeros (Publication 515). Con un propietario extranjero, un pagador que no puede documentar a una persona de EE. UU. por lo general retiene sobre el alquiler bruto de EE. UU., no sobre el alquiler después de gastos, y el propietario puede elegir en su lugar que se le grave sobre el alquiler neto, entregando al administrador un Form W-8ECI (Publication 515; IRS: ingresos de bienes raíces). Un administrador que no retiene lo exigido es personalmente responsable de ese monto, y el propietario también sigue siendo responsable (Publication 515). Un administrador que paga a un propietario extranjero informa el alquiler en el Form 1042-S, no en el Form 1099-MISC (Publication 515); pídalo y entréguelo a su preparador. La guía para arrendadores no residentes explica la tasa, la elección y los años omitidos.

Una línea de retención en el estado de cuenta es un prepago de su propio impuesto, no un gasto de alquiler.

¿Qué debo enviar a mi preparador y qué debo pedir a mi administrador?

Envíe al preparador los documentos que muestran las cifras brutas, no solo los pagos al propietario. Pida al administrador los registros que suelen faltar.

Envíe a su preparador todo lo que figura en «Reúna esto antes de empezar», al inicio. Agregue:

• Cualquier comprobante de retención estatal
• El estado de intereses de fin de año del prestamista y las facturas de impuestos a la propiedad
• Las facturas de cada reparación o compra grande
• El calendario de depreciación del año pasado

Pida a su administrador:

• Un estado de cuenta aparte por cada propiedad, con las fechas de cobro del alquiler y de pago de las facturas
• Un resumen de fin de año del alquiler bruto, las comisiones y los costos por categoría
• Facturas de las reparaciones, con las mejoras señaladas
• Un libro de los depósitos y de cualquier reserva retenida
• Su Form 1099-MISC, o el Form 1042-S si usted es propietario extranjero, y cualquier comprobante de retención estatal

Para conocer los registros que un arrendador debe conservar de cada gasto, consulte registros y recibos de propiedades en alquiler.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un mes normal

Un estado de cuenta muestra $2,000 de alquiler cobrado, una comisión de administración de 8% de $160, una reparación de grifo de $240 y un pago al propietario de $1,600. Los libros registran alquiler de $2,000 en la línea 3, la comisión de $160 en la línea 11 y la reparación de $240 en la línea 14. El depósito bancario de $1,600 es el resto de ese único asiento dividido: $2,000 menos $160 menos $240 son $1,600. Informar solo los $1,600 del pago mostraría $400 menos de alquiler que el cobrado por el administrador y sacaría la comisión y la reparación de sus propias líneas.

Un techo registrado como mantenimiento

Un estado de cuenta posterior enumera el reemplazo de un techo por $6,000 como mantenimiento, y el propietario envía dinero para cubrir el faltante. Un techo nuevo figura en la lista de mejoras del IRS, así que por lo general es un costo de capital que se deprecia en la línea 18, no una reparación de $6,000 en la línea 14. Registrarlo como reparación deduciría los $6,000 de una vez, salvo que aplique una regla de refugio, lo cual explica la guía de reparación o mejora. La factura muestra de cuál se trata.

Una reserva que retiene el administrador

El contrato indica que el administrador retiene una reserva de $500 del alquiler del propietario. El estado de cuenta de enero muestra los $500 retenidos antes del pago al propietario. Era alquiler cuando se cobró, así que el alquiler queda por el monto completo y los $500 no son un gasto. En marzo el administrador paga con la reserva una reparación de portón de $300. Entonces los $300 son una reparación en la línea 14, y $200 quedan en la reserva.

¿Su situación es distinta?

• Los estados de cuenta vienen de varios administradores o estados: cada administrador y cada estado agrega su propio formato y su propia retención. Empiece con los umbrales de declaración estatal para no residentes. Una rutina mensual que entrega a su preparador el alquiler bruto y los costos detallados es contabilidad mensual.
• Los estados de cuenta no concilian con sus depósitos ni con el Form 1099-MISC, y el administrador no puede explicar la diferencia: hay que rastrear las diferencias línea por línea. Reconstruir el año a partir de los estados de cuenta y los registros bancarios es trabajo de conciliación.
• Las declaraciones anteriores informaron el pago neto como alquiler, o nunca se registraron años de estados de cuenta: consulte enmendar por ingresos omitidos en declaraciones anteriores y cómo ponerse al día con los libros de una propiedad en alquiler. Reconstruir los años a partir de los estados de cuenta es contabilidad atrasada.
• Los depósitos o la reserva no están claros, o el administrador garantiza su alquiler: el contrato decide quién retiene qué. Consulte depósitos de garantía en los libros de alquiler y los fondos del propietario desde el lado del administrador. Armar libros que sigan cada depósito y cada reserva es trabajo de contabilidad.
• Usted vive en el extranjero: aplican la retención y la elección de alquiler neto. Consulte alquilar una propiedad de EE. UU. desde el extranjero. Si la retención aparece en sus estados de cuenta, mantenerla separada de los gastos de alquiler en los libros es trabajo de contabilidad.
• Su administrador maneja alquileres de corto plazo o vacacionales: los estados de cuenta parten de los pagos a los huéspedes, las comisiones de la plataforma y los cargos de limpieza, y el alquiler puede corresponder al Schedule C. Consulte ingresos de alquiler de corto plazo: Schedule C o Schedule E y pagos de alquileres de corto plazo: brutos o netos.
• Una sociedad de personas, o una LLC que tributa como tal, es dueña del alquiler: el estado de cuenta se lee igual, pero una sociedad de personas por lo general informa los alquileres en el Form 8825, cuyos números de línea difieren de los del Schedule E (IRS: Form 8825). Consulte alquileres en copropiedad: Schedule E o declaración de sociedad de personas.
• Usted paga directamente a personal de limpieza o de mantenimiento: consulte formularios tributarios para contratistas de arrendadores.