Extrato do administrador de imóveis: lançamento no Schedule E

Informo o repasse ao proprietário ou o aluguel bruto do extrato do meu administrador de imóveis?

O aluguel que um administrador recebe por você, como seu agente, conta pelo valor recebido, não pelo valor do repasse. Se você autoriza alguém a receber o aluguel como seu agente, considera-se que você o recebeu quando o agente o recebe (Publication 538). A renda colocada à sua disposição sem restrição substancial conta mesmo antes de você sacá-la (26 CFR 1.451-2). As taxas, os reparos e os demais custos que o administrador desconta antes de pagar você são deduções separadas.

O IRS trata do mesmo modo o inquilino que desconta uma conta de reparo do aluguel: você inclui o aluguel inteiro e deduz o reparo (dicas fiscais de aluguel do IRS). No Schedule E, o aluguel bruto vai na linha 3, uma coluna por imóvel, e cada custo vai em sua própria linha de despesa (instruções do Schedule E).

O que torna um caso não simples:

• Um extrato cobre vários imóveis ou vários proprietários.
• O administrador mantém uma reserva ou depósitos de caução.
• O administrador recebeu o aluguel em dezembro e pagou você em janeiro.
• Uma cobrança grande chamada de “manutenção” pode ser uma melhoria.
• Você mora em outro estado ou no exterior, e o extrato mostra imposto retido.
• Declarações anteriores informaram o repasse como aluguel.
• O administrador cuida de estadias curtas com limpeza, roupa de cama ou outros serviços aos hóspedes, então o aluguel pode pertencer ao Schedule C, não ao Schedule E.
• O administrador garante seu aluguel ou aluga o imóvel de você, então a regra do agente acima pode não servir. O contrato decide.

Reúna antes de começar: os doze extratos mensais e o extrato de fim de ano de cada imóvel, o Form 1099-MISC, o contrato de administração e os extratos bancários que mostram cada repasse.

Se uma declaração anterior informou o repasse como aluguel, se os extratos não batem com seu banco ou se você mora no exterior, leia a última seção, E no seu caso?, antes de entregar a declaração.

Quais linhas do extrato do administrador são renda, despesa ou nenhuma das duas?

Cada linha é aluguel que você recebeu, um custo que você pode deduzir ou dinheiro que só está em trânsito ou aguardando. Só as duas primeiras chegam ao Schedule E. Renda de aluguel é qualquer pagamento pelo uso ou pela ocupação do imóvel, não apenas o aluguel mensal (Publication 527).

Onde entram a taxa de administração, a taxa de locação, a publicidade, a vistoria e os reparos no Schedule E?

Cada cobrança vai em sua própria linha de despesa do respectivo imóvel, nunca descontada do aluguel. As instruções do Schedule E listam taxas de administração e comissões de agentes entre as despesas comuns e necessárias que você pode deduzir (instruções).

A linha 19 recebe qualquer despesa comum e necessária que não esteja listada nas linhas 5 a 18 (instruções). Uma taxa de vistoria pertence a essa linha, a menos que o contrato inclua as vistorias na taxa mensal, o que as torna parte da linha 11.

As instruções do Schedule E listam taxas de administração e comissões de agentes como dedutíveis, mas não atribuem cada cobrança do extrato a uma linha. As linhas acima são os encaixes usuais. Pergunte ao seu preparador sobre uma cobrança que caberia em duas linhas. Honorários jurídicos para defender o título do imóvel ou para melhorá-lo são capitalizados (instruções).

Estes são os números de linha do Schedule E para a declaração de uma pessoa física, conforme o Schedule E publicado mais recente; confira o formulário vigente antes de entregar. Uma sociedade de pessoas, ou uma LLC tributada como tal, informa os aluguéis no Form 8825, que numera as linhas de outra forma: o aluguel bruto é a linha 2a, os reparos são a linha 11 e não há linha de taxa de administração, então a taxa vai em outras deduções, na linha 17 (instruções do Form 8825). Para os nomes de contas que correspondem a essas linhas, veja o plano de contas para imóveis alugados.

Nota sobre contratos de locação. Quem aluga um imóvel (o locador) em geral deve capitalizar o custo de criar um contrato de locação, inclusive as taxas que ajudam a criá-lo, e recuperá-lo ao longo do prazo do contrato. O custo pode ser deduzido de uma só vez se o contrato, com qualquer renovação razoavelmente esperada, terminar em até 12 meses depois do início, ou se todos os custos de transação do contrato somarem $5.000 ou menos (26 CFR 1.263(a)-4; 26 CFR 1.167(a)-3). Os honorários jurídicos para redigir o contrato seguem a mesma regra. Peça ao seu preparador que confira o prazo do contrato, as renovações e os custos totais antes de deduzir integralmente uma taxa de locação.

Como distingo um reparo de uma melhoria no extrato do administrador?

Um reparo mantém o imóvel em condições normais de uso. Uma melhoria o aprimora, o restaura ou o adapta a um novo uso, e deve ser capitalizada e depreciada (Publication 527). O IRS dá como reparos consertar uma fechadura quebrada ou pintar um cômodo, e como melhorias a troca de um sistema de climatização inteiro, um telhado novo, um aquecedor de água ou um piso novo (instruções do Schedule E; Publication 527).

O rótulo do administrador não decide. Uma linha de “manutenção” pode esconder um telhado ou a troca de um sistema. Peça a fatura de qualquer cobrança grande e mantenha os custos de melhorias separados: você precisa deles para depreciar e, mais tarde, para vender (Publication 527).

Regras de proteção (safe harbors) ainda podem permitir deduzir um item pequeno ou um serviço de rotina, e algumas só valem se você optar por elas na declaração (Publication 527). O guia sobre reparo ou melhoria trata dos testes e das regras de proteção.

O que acontece com os depósitos de caução e com a reserva do proprietário mantidos pelo administrador?

Um depósito que você pretende devolver não é renda quando recebido, e uma reserva é o seu próprio aluguel retido, não uma despesa. Dois casos de depósito são diferentes: um valor chamado de depósito que será usado como aluguel do último mês é aluguel antecipado, renda quando você ou seu administrador o recebe, e um depósito que você retém porque o inquilino quebrou o contrato é renda no ano em que você o retém (Publication 527). O guia sobre depósitos de caução trata dos dois casos e dos lançamentos.

Uma reserva formada com o seu aluguel já era renda quando o administrador recebeu esse aluguel. Ela só vira despesa quando o administrador paga um custo dedutível com ela, no ano do pagamento (Publication 527). O dinheiro devolvido a você a partir da reserva não é renda pela segunda vez. O guia sobre os recursos do proprietário sob a ótica do administrador mostra o que o livro do administrador deve conter.

Qual ano conta quando o administrador recebe o aluguel em dezembro e me paga em janeiro?

No regime de caixa, que a maioria das pessoas físicas usa, conta o ano em que o administrador recebeu o aluguel (Publication 527). Como o recebimento do agente é o seu recebimento, o que foi recebido em dezembro é renda de dezembro, mesmo que o repasse chegue em janeiro (Publication 538). O aluguel de janeiro que um inquilino paga antecipadamente, em dezembro, é aluguel antecipado e também renda de dezembro, seja qual for o seu método contábil (Publication 527; 26 CFR 1.61-8(b)). Um proprietário no regime de competência, de outro modo, informa o aluguel quando ele é devido (Publication 527), e regras especiais de contratos podem mudar o momento; por isso, pergunte ao seu preparador qual método e quais regras se aplicam.

No regime de caixa, você deduz uma despesa de aluguel no ano em que a paga (Publication 527). A regra do agente na Publication 538 trata da renda que você recebe por meio de um agente. Ela não diz quando uma conta que o administrador paga com o seu dinheiro conta como paga; por isso, pergunte ao seu preparador sobre uma conta paga perto do fim do ano. Use as datas de recebimento e de pagamento do detalhamento de transações do administrador, não o mês do extrato. Um extrato de janeiro pode incluir aluguel recebido em 30 de dezembro.

Como confiro os extratos com meus depósitos bancários e com o Form 1099-MISC?

Cada extrato deve fechar: o dinheiro que o administrador recebeu, menos o que ele pagou ou reteve, é igual ao repasse. Depois, os repasses do ano devem bater com seus depósitos bancários, e o Form 1099-MISC deve ser comparado com o aluguel do ano.

1. Em cada mês, comece com o saldo transportado do extrato anterior e todo o dinheiro que o administrador recebeu: aluguel, taxas cobradas do inquilino, depósitos e qualquer valor que você enviou. Subtraia as taxas do administrador, os custos pagos, o imposto retido, os valores levados para a reserva do proprietário ou para a conta de depósitos e o saldo transportado para o mês seguinte, e some de volta os valores liberados de qualquer um dos dois. O resultado deve ser igual ao repasse ao proprietário.
2. Associe cada repasse a um depósito bancário. A data do repasse e a do depósito podem diferir em alguns dias; pergunte ao administrador sobre qualquer valor que continue sem correspondência.
3. Some qualquer aluguel que os inquilinos tenham pago diretamente a você. O extrato não o mostra.
4. Some o aluguel bruto do ano de cada imóvel e compare com o Form 1099-MISC.

O administrador de imóveis deve informar na caixa 1 do Form 1099-MISC o aluguel repassado ao proprietário, mesmo que o administrador fique com uma taxa (instruções do IRS; 26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 5; 26 CFR 1.6041-3(d)). O valor informado é o valor incluído na renda bruta do beneficiário, que em muitos casos é o valor bruto antes de taxas, comissões e despesas (26 CFR 1.6041-1(f)). Isso não garante que o formulário seja igual ao aluguel bruto; por isso, compare-o com os extratos em vez de presumir. Se divergirem, peça ao administrador que explique ou corrija o formulário antes de você entregar a declaração. Sua declaração informa o aluguel real, seja qual for o valor do formulário.

O limite de aluguel da caixa 1 é $2.000, então um proprietário pequeno pode não receber o formulário, mas o aluguel continua sujeito a declaração. O administrador deve fornecer o formulário até 31 de janeiro depois do ano do pagamento, ou no dia útil seguinte quando essa data cai em fim de semana ou feriado (26 U.S.C. 7503). Um formulário pode chegar a você em qualquer valor se houve retenção adicional (backup withholding) sobre o seu aluguel, por exemplo porque você não deu ao administrador o seu número de identificação fiscal (instruções do IRS). Um Form W-9 dá esse número ao administrador.

E se o administrador pagar meu financiamento, meus impostos sobre o imóvel ou as taxas de condomínio com o aluguel?

Esses pagamentos continuam sendo custos seus, deduzidos no ano em que são pagos, e tornam o repasse menor. Cada um precisa de uma linha própria na sua escrituração, para que o repasse não seja confundido com o aluguel líquido.

• Financiamento: só os juros são dedutíveis. O principal reduz o empréstimo. Use o Form 1098 de fim de ano do credor, ou o extrato de juros, para dividir os pagamentos, e lance os juros pagos a um banco na linha 12 (instruções do Schedule E; Publication 527).
• Depósito de custódia (escrow): uma parcela do financiamento pode incluir um depósito para impostos e seguro. O depósito não é despesa até o credor pagar a conta, como mostra o extrato do escrow (Publication 530, escrita para quem tem casa própria; Publication 527).
• Impostos sobre o imóvel: linha 16, no ano em que são pagos ao órgão que cobra o imposto, pelo administrador ou pelo escrow.
• Seguro: linha 9, e um prêmio que cobre mais de um ano é deduzido só no ano que cobre (Publication 527).
• Taxas de condomínio: as taxas para manter as áreas comuns são dedutíveis. Uma taxa extra para uma melhoria não é, mas pode ser depreciada (Publication 527).

Se o administrador paga parte do financiamento e você paga o credor diretamente em outros meses, some os dois valores ao totalizar os juros.

Como trato um extrato que cobre vários imóveis?

O Schedule E informa cada imóvel em sua própria coluna, três por formulário, então cada imóvel precisa de seus próprios totais de aluguel e de despesas; com mais de três, anexe mais Schedules E e leve os totais combinados para um deles (instruções do Schedule E). Peça ao administrador um extrato para cada imóvel.

Se uma cobrança abrange vários imóveis, divida-a entre eles com um critério que você consiga explicar, como partes iguais por unidade, e guarde a fatura que mostra a divisão. Se você é proprietário de apenas parte de um imóvel, informe só a sua parte do aluguel e das despesas (instruções do Schedule E; Publication 527). Imóveis mantidos em LLCs separadas precisam de escriturações separadas; veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado.

E se eu moro em outro estado ou no exterior: quais declarações estaduais e quais retenções se aplicam?

Morar em outro lugar não muda a forma de lançar o extrato, mas pode acrescentar imposto estadual e retenção.

Outro estado. O estado onde fica o imóvel em geral tributa o aluguel, você morando lá ou não. A Califórnia, por exemplo, trata a renda de imóveis localizados no estado como renda de fonte californiana (FTB Publication 1017). Um administrador que paga o aluguel de um imóvel na Califórnia a um proprietário não residente em geral retém 7%, com exceções e dispensas (FTB Publication 1017). O guia de retenção na Califórnia trata do limite e da dispensa. Outros estados definem seus próprios limites de declaração e regras de retenção; veja limites para declaração estadual de não residentes.

No exterior. A retenção federal depende da situação fiscal do proprietário nos EUA, não do endereço postal. Uma pessoa dos EUA (US person) que mora no exterior, como um cidadão americano, e entrega ao administrador um Form W-9 não está sujeita à retenção de proprietário estrangeiro (Publication 515). Para um proprietário estrangeiro, quem paga e não consegue documentar que se trata de uma pessoa dos EUA em geral retém sobre o aluguel bruto dos EUA, não sobre o aluguel após as despesas, e o proprietário pode optar por ser tributado sobre o aluguel líquido, entregando ao administrador um Form W-8ECI (Publication 515; IRS: rendimentos de imóveis). Um administrador que deixa de reter o que era exigido responde pessoalmente por isso, e o proprietário também continua responsável (Publication 515). Um administrador que paga um proprietário estrangeiro informa o aluguel no Form 1042-S, não no Form 1099-MISC (Publication 515); peça o formulário e entregue-o ao seu preparador. O guia do locador não residente trata da alíquota, da opção e dos anos perdidos.

Uma linha de retenção no extrato é um pagamento antecipado do seu próprio imposto, não uma despesa de aluguel.

O que devo enviar ao meu preparador e o que devo pedir ao meu administrador?

Envie ao preparador os documentos que mostram os números brutos, não apenas os repasses. Peça ao administrador os registros que costumam faltar.

Envie ao seu preparador tudo o que está em “Reúna antes de começar”, no início. Acrescente:

• Qualquer comprovante de retenção estadual
• O extrato anual de juros do credor e as contas de imposto sobre o imóvel
• As faturas de cada reparo ou compra de valor alto
• O cronograma de depreciação do ano passado

Peça ao seu administrador:

• Um extrato separado para cada imóvel, com as datas em que o aluguel foi recebido e as contas foram pagas
• Um resumo de fim de ano do aluguel bruto, das taxas e dos custos por categoria
• Faturas dos reparos, com as melhorias identificadas
• Um livro de registro dos depósitos e de qualquer reserva mantida
• Seu Form 1099-MISC, ou o Form 1042-S se você é proprietário estrangeiro, e qualquer comprovante de retenção estadual

Para os registros que um locador deve guardar de cada despesa, veja registros e recibos de imóveis alugados.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um mês normal

Um extrato mostra US$2.000 de aluguel recebido, uma taxa de administração de 8% de US$160, um reparo de torneira de US$240 e um repasse ao proprietário de US$1.600. A escrituração registra aluguel de US$2.000 na linha 3, a taxa de US$160 na linha 11 e o reparo de US$240 na linha 14. O depósito bancário de US$1.600 é o restante desse único lançamento dividido: US$2.000 menos US$160 menos US$240 dá US$1.600. Informar apenas o repasse de US$1.600 mostraria US$400 a menos de aluguel do que o administrador recebeu e tiraria a taxa e o reparo de suas próprias linhas.

Um telhado lançado como manutenção

Um extrato posterior lista a troca de um telhado de US$6.000 como manutenção, e o proprietário envia dinheiro para cobrir a diferença. Um telhado novo consta da lista de melhorias do IRS, então em geral é um custo de capital a depreciar na linha 18, não um reparo de US$6.000 na linha 14. Lançá-lo como reparo deduziria os US$6.000 de uma só vez, a menos que uma regra de proteção se aplique, o que o guia sobre reparo ou melhoria explica. A fatura mostra qual é o caso.

Uma reserva mantida pelo administrador

O contrato prevê que o administrador mantenha uma reserva de US$500 retida do aluguel do proprietário. O extrato de janeiro mostra os US$500 retidos antes do repasse. Era aluguel quando foi recebido, então o aluguel continua pelo valor total, e os US$500 não são despesa. Em março, o administrador paga um reparo de portão de US$300 com a reserva. Agora os US$300 são um reparo na linha 14, e US$200 continuam na reserva.

E no seu caso?

• Os extratos vêm de vários administradores ou estados: cada administrador e cada estado acrescenta seu próprio formato e sua própria retenção. Comece por limites para declaração estadual de não residentes. Uma rotina mensal que entrega ao seu preparador o aluguel bruto e os custos detalhados é a escrituração mensal.
• Os extratos não batem com seus depósitos nem com o Form 1099-MISC, e o administrador não consegue explicar a diferença: as diferenças precisam ser rastreadas linha por linha. Reconstruir o ano a partir dos extratos e dos registros bancários é trabalho de conciliação.
• Declarações anteriores informaram o repasse líquido como aluguel, ou anos de extratos nunca foram lançados: veja como retificar declarações por renda omitida e como atualizar a escrituração de imóveis alugados. Reconstruir os anos a partir dos extratos é atualização contábil.
• Depósitos ou uma reserva estão pouco claros, ou o administrador garante seu aluguel: o contrato decide quem guarda o quê. Veja depósitos de caução na escrituração de aluguéis e recursos do proprietário sob a ótica do administrador. Montar uma escrituração que acompanhe cada depósito e cada reserva é trabalho de escrituração contábil.
• Você mora no exterior: valem a retenção e a opção pelo aluguel líquido. Veja como alugar um imóvel nos EUA morando no exterior. Se há retenção nos seus extratos, mantê-la separada das despesas de aluguel na escrituração é trabalho de escrituração contábil.
• Seu administrador cuida de aluguéis de curta temporada ou de temporada: os extratos partem de repasses de hóspedes, taxas das plataformas e taxas de limpeza, e o aluguel pode pertencer ao Schedule C. Veja renda de aluguel de curta temporada: Schedule C ou Schedule E e repasses de aluguel de curta temporada: valor bruto ou líquido.
• Uma sociedade de pessoas, ou uma LLC tributada como tal, é proprietária do imóvel alugado: o extrato é lido do mesmo modo, mas a sociedade de pessoas em geral informa os aluguéis no Form 8825, cujos números de linha diferem dos do Schedule E (IRS: Form 8825). Veja aluguéis em copropriedade: Schedule E ou declaração de sociedade de pessoas.
• Você mesmo paga faxineiros ou prestadores de pequenos reparos: veja formulários fiscais de prestadores para locadores.