Relevé du gestionnaire immobilier : l'inscrire à l'annexe E

Dois-je déclarer le retrait du propriétaire ou le loyer brut figurant sur le relevé de mon gestionnaire immobilier?

Le loyer qu'un gestionnaire perçoit pour vous, comme votre mandataire, compte pour le montant perçu, et non pour le montant du retrait du propriétaire. Si vous autorisez quelqu'un à percevoir le loyer comme votre mandataire, vous êtes réputé le recevoir au moment où le mandataire le reçoit (Publication 538). Un revenu mis à votre disposition sans restriction importante compte même avant que vous ne le retiriez (26 CFR 1.451-2). Les frais, les réparations et les autres coûts que le gestionnaire soustrait avant de vous payer sont des déductions distinctes.

L'IRS traite de la même façon un locataire qui déduit une facture de réparation du loyer : vous incluez le loyer complet et déduisez la réparation (conseils fiscaux de l'IRS sur les locations). À l'annexe E, le loyer brut va à la ligne 3, une colonne par immeuble, et chaque coût va à sa propre ligne de dépenses (instructions de l'annexe E).

Ce qui rend un cas moins simple :

• Un même relevé couvre plusieurs immeubles ou plusieurs propriétaires.
• Le gestionnaire détient une réserve ou des dépôts de garantie.
• Le gestionnaire a perçu un loyer en décembre et vous a payé en janvier.
• Une grosse charge étiquetée « entretien » peut être une amélioration.
• Vous vivez dans un autre État ou à l'étranger, et le relevé montre un impôt retenu.
• Des déclarations antérieures ont déclaré le retrait comme un loyer.
• Le gestionnaire exploite des séjours courts avec ménage, literie ou autres services aux clients; la location peut alors relever de l'annexe C plutôt que de l'annexe E.
• Le gestionnaire garantit votre loyer ou vous loue l'unité, de sorte que la règle du mandataire ci-dessus peut ne pas convenir. Le contrat tranche.

À rassembler avant de commencer : les douze relevés mensuels et le relevé de fin d'année de chaque immeuble, le formulaire 1099-MISC, le contrat de gestion et les relevés bancaires qui montrent chaque retrait.

Si une déclaration antérieure a déclaré le retrait comme un loyer, si les relevés ne concordent pas avec votre banque ou si vous vivez à l'étranger, lisez la dernière section, Votre situation est différente?, avant de produire votre déclaration.

Quelles lignes d'un relevé de gestionnaire immobilier sont des revenus, des dépenses, ou ni l'un ni l'autre?

Chaque ligne est un loyer que vous avez reçu, un coût que vous pouvez déduire, ou de l'argent qui ne fait que circuler ou attendre. Seuls les deux premiers cas vont à l'annexe E. Le revenu de location est tout paiement pour l'usage ou l'occupation de l'immeuble, et pas seulement le loyer mensuel (Publication 527).

Où vont les frais de gestion, les frais de location, la publicité, l'inspection et les réparations à l'annexe E?

Chaque charge va à sa propre ligne de dépenses pour son immeuble, sans jamais être déduite du loyer. Les instructions de l'annexe E comptent les frais de gestion et les commissions des mandataires parmi les dépenses ordinaires et nécessaires que vous pouvez déduire (instructions).

La ligne 19 accepte toute dépense ordinaire et nécessaire qui ne figure pas aux lignes 5 à 18 (instructions). Des frais d'inspection s'y inscrivent, sauf si le contrat inclut les inspections dans les frais mensuels : elles font alors partie de la ligne 11.

Les instructions de l'annexe E indiquent que les frais de gestion et les commissions des mandataires sont déductibles, mais n'attribuent pas chaque charge d'un relevé à une ligne. Les lignes ci-dessus sont les choix habituels. Demandez à votre préparateur de déclarations de revenus ce qu'il en est d'une charge qui pourrait aller à deux lignes. Les frais juridiques pour défendre un titre de propriété ou pour améliorer l'immeuble sont plutôt inscrits à l'actif (instructions).

Ces numéros de ligne sont ceux de l'annexe E pour la déclaration d'un particulier, d'après la dernière annexe E publiée; vérifiez le formulaire en vigueur avant de produire votre déclaration. Une société de personnes, ou une LLC imposée comme telle, déclare ses immeubles locatifs au formulaire 8825, dont les lignes sont numérotées autrement : les loyers bruts sont à la ligne 2a, les réparations à la ligne 11, et il n'y a pas de ligne pour les frais de gestion, qui vont donc aux autres déductions de la ligne 17 (instructions du formulaire 8825). Pour les noms de comptes qui correspondent à ces lignes, voyez le plan comptable d'un immeuble locatif.

Note sur le bail. Un bailleur doit généralement inscrire à l'actif le coût de création d'un bail, y compris les frais qui aident à le créer, et le récupérer sur la durée du bail. Il peut le déduire en une seule fois si le bail, avec tout renouvellement raisonnablement prévisible, se termine dans les 12 mois suivant son début, ou si l'ensemble des coûts de transaction du bail est de 5 000 $ ou moins (26 CFR 1.263(a)-4; 26 CFR 1.167(a)-3). Les frais juridiques de rédaction du bail suivent la même règle. Demandez à votre préparateur de vérifier la durée du bail, les renouvellements et le total des coûts avant de déduire intégralement des frais de location.

Comment distinguer une réparation d'une amélioration sur le relevé de mon gestionnaire immobilier?

Une réparation maintient l'immeuble en bon état de fonctionnement courant. Une amélioration le bonifie, le remet à neuf ou l'adapte à un nouvel usage; elle doit être inscrite à l'actif et amortie (Publication 527). L'IRS donne comme réparations le fait de réparer une serrure brisée ou de peindre une pièce, et comme améliorations le remplacement d'un système de chauffage, de ventilation et de climatisation complet, un nouveau toit, un chauffe-eau ou un nouveau revêtement de sol (instructions de l'annexe E; Publication 527).

L'étiquette du gestionnaire ne tranche pas. Une ligne « entretien » peut cacher un toit ou un système remplacé. Demandez la facture derrière toute grosse charge et gardez les coûts d'amélioration à part : vous en avez besoin pour amortir et, plus tard, pour vendre (Publication 527).

Des règles refuges peuvent quand même permettre de déduire un petit élément ou des travaux courants, et certaines ne s'appliquent que si vous en faites le choix dans votre déclaration (Publication 527). Le guide sur la réparation ou l'amélioration présente les critères et les règles refuges.

Qu'advient-il des dépôts de garantie et de la réserve du propriétaire que le gestionnaire détient?

Un dépôt que vous prévoyez rembourser n'est pas un revenu à la réception, et une réserve est votre propre loyer mis de côté, et non une dépense. Deux cas de dépôt diffèrent : une somme appelée dépôt qui sert de loyer du dernier mois est un loyer payé d'avance, un revenu au moment où vous ou votre gestionnaire la recevez, et un dépôt que vous gardez parce que le locataire a rompu le bail est un revenu dans l'année où vous le gardez (Publication 527). Le guide sur les dépôts de garantie traite des deux cas et des écritures.

Une réserve alimentée par votre loyer était déjà un revenu quand le gestionnaire a perçu ce loyer. Elle devient une dépense seulement lorsque le gestionnaire paie un coût déductible à même la réserve, dans l'année du paiement (Publication 527). L'argent qui vous revient de la réserve n'est pas un revenu une deuxième fois. Le côté du gestionnaire pour les fonds du propriétaire montre ce que le grand livre du gestionnaire devrait contenir.

Quelle année compte quand le gestionnaire perçoit le loyer en décembre et me paie en janvier?

Selon la méthode de caisse, qu'utilisent la plupart des particuliers, c'est l'année où le gestionnaire a perçu le loyer qui compte (Publication 527). Comme la réception du mandataire est la vôtre, un loyer perçu en décembre est un revenu de décembre, même si le retrait arrive en janvier (Publication 538). Le loyer de janvier qu'un locataire paie d'avance en décembre est un loyer payé d'avance et aussi un revenu de décembre, peu importe votre méthode comptable (Publication 527; 26 CFR 1.61-8(b)). Un propriétaire qui utilise la méthode d'exercice déclare par ailleurs le loyer quand il est gagné (Publication 527), et des règles particulières sur les baux peuvent changer le moment; demandez donc à votre préparateur quelle méthode et quelles règles s'appliquent.

Selon la méthode de caisse, vous déduisez une dépense de location dans l'année où vous la payez (Publication 527). La règle du mandataire de la Publication 538 vise le revenu que vous recevez par un mandataire. Elle ne dit pas quand une facture que le gestionnaire paie avec votre argent est considérée comme payée; demandez donc à votre préparateur ce qu'il en est d'une facture payée près de la fin de l'année. Utilisez les dates de perception et de paiement du détail des opérations du gestionnaire, et non le mois du relevé. Un relevé de janvier peut inclure un loyer perçu le 30 décembre.

Comment rapprocher les relevés de mes dépôts bancaires et du formulaire 1099-MISC?

Chaque relevé doit concorder : l'argent que le gestionnaire a reçu, moins ce qu'il a payé ou retenu, égale le retrait. Les retraits de l'année doivent ensuite correspondre à vos dépôts bancaires, et le formulaire 1099-MISC doit être comparé aux loyers de l'année.

1. Pour chaque mois, partez du solde reporté du relevé précédent et de tout l'argent que le gestionnaire a reçu : loyers, frais aux locataires, dépôts et sommes que vous avez envoyées. Soustrayez les frais du gestionnaire, les coûts payés, l'impôt retenu, les sommes versées à la réserve du propriétaire ou au compte des dépôts et le solde reporté, puis ajoutez les sommes libérées de l'un ou de l'autre. Le résultat doit égaler le retrait du propriétaire.
2. Associez chaque retrait à un seul dépôt bancaire. La date du retrait et celle du dépôt peuvent différer de quelques jours; interrogez le gestionnaire sur tout montant qui reste sans correspondance.
3. Ajoutez les loyers que les locataires vous ont payés directement. Le relevé ne les montre pas.
4. Additionnez les loyers bruts de l'année pour chaque immeuble et comparez le total au formulaire 1099-MISC.

Un gestionnaire immobilier doit déclarer à la case 1 du formulaire 1099-MISC le loyer versé au propriétaire, même s'il garde des frais (instructions de l'IRS; 26 CFR 1.6041-1(e)(5), Example 5; 26 CFR 1.6041-3(d)). Le montant déclaré est celui qui entre dans le revenu brut du bénéficiaire, ce qui correspond souvent au montant brut avant les frais, les commissions et les dépenses (26 CFR 1.6041-1(f)). Cela ne garantit pas que le formulaire égale le loyer brut : comparez-le aux relevés au lieu de le supposer. En cas d'écart, demandez au gestionnaire de l'expliquer ou de corriger le formulaire avant de produire votre déclaration. Votre déclaration indique votre loyer réel, quoi que montre le formulaire.

Le seuil de loyer à la case 1 est de 2 000 $; un petit propriétaire peut donc ne recevoir aucun formulaire, mais le loyer reste à déclarer. Le gestionnaire doit fournir le formulaire au plus tard 31 janvier après l'année du paiement, ou le jour ouvrable suivant si cette date tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié (26 U.S.C. 7503). Un formulaire peut vous parvenir, quel que soit le montant, si une retenue de réserve a été prélevée sur votre loyer, par exemple parce que vous n'avez pas donné votre numéro d'identification fiscale au gestionnaire (instructions de l'IRS). Un formulaire W-9 donne ce numéro au gestionnaire.

Et si mon gestionnaire immobilier paie mon hypothèque, mes impôts fonciers ou mes cotisations d'association à même le loyer?

Ces paiements restent vos coûts, déduits dans l'année du paiement, et ils réduisent le retrait. Chacun a besoin de sa propre ligne dans vos livres pour que le retrait ne soit pas pris pour le loyer net.

• Hypothèque : seuls les intérêts sont déductibles. Le capital réduit le prêt. Servez-vous du formulaire 1098 de fin d'année du prêteur ou de son relevé d'intérêts pour répartir les paiements, et inscrivez les intérêts payés à une banque à la ligne 12 (instructions de l'annexe E; Publication 527).
• Compte de séquestre : un versement hypothécaire peut inclure un dépôt pour les impôts et l'assurance. Le dépôt n'est pas une dépense avant que le prêteur paie la facture, comme le montre son relevé de séquestre (Publication 530, rédigée pour les propriétaires de maison; Publication 527).
• Impôts fonciers : ligne 16, dans l'année où ils sont payés à l'autorité fiscale, par le gestionnaire ou à même le compte de séquestre.
• Assurance : ligne 9; une prime qui couvre plus d'une année n'est déduite que pour l'année qu'elle couvre (Publication 527).
• Cotisations de copropriété : les cotisations d'entretien des parties communes sont déductibles. Une cotisation spéciale pour une amélioration ne l'est pas, mais elle peut être amortie (Publication 527).

Si le gestionnaire paie une partie de l'hypothèque et que vous payez vous-même le prêteur certains mois, additionnez les deux quand vous totalisez les intérêts.

Comment traiter un relevé qui couvre plusieurs immeubles?

L'annexe E déclare chaque immeuble dans sa propre colonne, trois par formulaire; chaque immeuble a donc besoin de ses propres totaux de loyers et de dépenses. Au-delà de trois, joignez d'autres annexes E et reportez les totaux combinés sur une seule (instructions de l'annexe E). Demandez au gestionnaire un relevé pour chaque immeuble.

Si une même charge couvre plusieurs immeubles, répartissez-la entre eux selon une base que vous pouvez expliquer, comme des parts égales par logement, et gardez la facture qui montre la répartition. Si vous ne possédez qu'une partie d'un immeuble, ne déclarez que votre part de ses loyers et de ses dépenses (instructions de l'annexe E; Publication 527). Les immeubles détenus dans des LLC distinctes exigent des livres distincts; voyez les livres d'une LLC par immeuble locatif.

Et si je vis dans un autre État ou à l'étranger : quelles déclarations d'État et quelles retenues s'appliquent?

Vivre ailleurs ne change pas la façon d'inscrire le relevé, mais cela peut ajouter un impôt d'État et une retenue.

Autre État. L'État où se trouve l'immeuble impose généralement le loyer, que vous y habitiez ou non. La Californie, par exemple, traite le revenu d'un immeuble situé sur son territoire comme un revenu de source californienne (Publication 1017 du FTB). Un gestionnaire immobilier qui verse à un propriétaire non-résident le loyer d'un immeuble californien retient généralement 7 %, avec des exceptions et des dispenses (Publication 1017 du FTB). Le guide sur la retenue en Californie traite du seuil et de la dispense. Les autres États fixent leurs propres seuils de production et règles de retenue; voyez les seuils de déclaration d'État des non-résidents.

À l'étranger. La retenue fédérale dépend du statut fiscal américain du propriétaire, et non de son adresse postale. Une personne américaine qui vit à l'étranger, comme un citoyen américain, et qui remet un formulaire W-9 au gestionnaire n'est pas soumise à la retenue applicable aux propriétaires étrangers (Publication 515). Pour un propriétaire étranger, un payeur qui ne peut pas documenter une personne américaine retient généralement sur le loyer brut américain, et non sur le loyer après dépenses; le propriétaire peut choisir d'être plutôt imposé sur le loyer net, en remettant un formulaire W-8ECI au gestionnaire (Publication 515; IRS : revenus de biens immobiliers). Un gestionnaire qui omet de retenir ce qui était exigé en est personnellement responsable, et le propriétaire le reste aussi (Publication 515). Un gestionnaire qui paie un propriétaire étranger déclare le loyer au formulaire 1042-S, et non au formulaire 1099-MISC (Publication 515); demandez-le et remettez-le à votre préparateur. Le guide sur le propriétaire non-résident traite du taux, du choix et des années manquées.

Une ligne de retenue sur le relevé est un paiement anticipé de votre propre impôt, et non une dépense de location.

Que dois-je envoyer à mon préparateur, et que dois-je demander à mon gestionnaire?

Envoyez au préparateur les documents qui montrent les chiffres bruts, et pas seulement les retraits. Demandez au gestionnaire les registres qui manquent habituellement.

Envoyez à votre préparateur tout ce qui figure sous « À rassembler avant de commencer » au début de la page. Ajoutez :

• Tout relevé de retenue d'État
• Le relevé d'intérêts de fin d'année du prêteur et les comptes d'impôts fonciers
• Les factures derrière chaque grosse réparation ou chaque gros achat
• Le tableau d'amortissement de l'an dernier

Demandez à votre gestionnaire :

• Un relevé distinct pour chaque immeuble, avec les dates de perception des loyers et de paiement des factures
• Un sommaire de fin d'année des loyers bruts, des frais et des coûts par catégorie
• Les factures des réparations, avec les améliorations signalées
• Un grand livre des dépôts et de toute réserve détenue
• Votre formulaire 1099-MISC, ou le formulaire 1042-S si vous êtes un propriétaire étranger, et tout relevé de retenue d'État

Pour les registres qu'un propriétaire doit garder pour chaque dépense, voyez les registres et reçus d'un immeuble locatif.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un mois ordinaire

Un relevé montre 2 000 $ de loyer perçu, des frais de gestion de 8 %, soit 160 $, une réparation de robinet de 240 $ et un retrait du propriétaire de 1 600 $. Les livres inscrivent un loyer de 2 000 $ à la ligne 3, les frais de 160 $ à la ligne 11 et la réparation de 240 $ à la ligne 14. Le dépôt bancaire de 1 600 $ est le reste de cette écriture ventilée : 2 000 $ moins 160 $ moins 240 $ égale 1 600 $. Déclarer seulement le retrait de 1 600 $ montrerait 400 $ de loyer de moins que ce que le gestionnaire a perçu et ferait disparaître les frais et la réparation de leurs propres lignes.

Un toit inscrit comme entretien

Un relevé ultérieur indique le remplacement d'un toit de 6 000 $ comme de l'entretien, et le propriétaire envoie de l'argent pour combler le manque. Un nouveau toit figure sur la liste des améliorations de l'IRS; c'est donc généralement un coût en capital à amortir à la ligne 18, et non une réparation de 6 000 $ à la ligne 14. L'inscrire comme réparation déduirait les 6 000 $ en une seule fois, sauf si une règle refuge s'applique, ce que traite le guide sur la réparation ou l'amélioration. La facture indique de quoi il s'agit.

Une réserve que le gestionnaire détient

Le contrat prévoit que le gestionnaire détient une réserve de 500 $ prélevée sur le loyer du propriétaire. Le relevé de janvier montre les 500 $ retenus avant le retrait. C'était un loyer au moment de la perception : le loyer reste donc au montant complet, et les 500 $ ne sont pas une dépense. En mars, le gestionnaire paie une réparation de barrière de 300 $ à même la réserve. Les 300 $ deviennent alors une réparation à la ligne 14, et 200 $ restent dans la réserve.

Votre situation est différente?

• Les relevés viennent de plusieurs gestionnaires ou États : chaque gestionnaire et chaque État ajoute son propre format et sa propre retenue. Commencez par les seuils de déclaration d'État des non-résidents. Une routine mensuelle qui remet à votre préparateur le loyer brut et les coûts détaillés, c'est de la tenue de livres mensuelle.
• Les relevés ne concordent pas avec vos dépôts ou le formulaire 1099-MISC, et le gestionnaire ne peut pas expliquer l'écart : il faut retracer les différences ligne par ligne. Reconstituer l'année à partir des relevés et des registres bancaires, c'est du travail de rapprochement.
• Des déclarations antérieures ont déclaré le retrait net comme un loyer, ou des années de relevés n'ont jamais été inscrites : voyez modifier une déclaration pour un revenu omis et rattraper les livres d'un immeuble locatif. Reconstituer les années à partir des relevés, c'est de la tenue de livres de rattrapage.
• Les dépôts ou une réserve sont flous, ou le gestionnaire garantit votre loyer : le contrat décide qui détient quoi. Voyez les dépôts de garantie dans les livres d'un immeuble locatif et les fonds du propriétaire du côté du gestionnaire. Mettre en place des livres qui suivent chaque dépôt et chaque réserve, c'est du travail de tenue de livres.
• Vous vivez à l'étranger : la retenue et le choix d'être imposé sur le loyer net s'appliquent. Voyez louer un immeuble américain depuis l'étranger. Si une retenue figure sur vos relevés, la garder à part des dépenses de location dans les livres, c'est du travail de tenue de livres.
• Votre gestionnaire exploite des locations de courte durée ou de vacances : les relevés partent des versements aux clients, des frais de plateforme et des frais de ménage, et la location peut relever de l'annexe C. Voyez le revenu de location de courte durée : annexe C ou annexe E et les versements de location de courte durée : bruts ou nets.
• Une société de personnes, ou une LLC imposée comme telle, détient l'immeuble locatif : le relevé se lit de la même façon, mais une société de personnes déclare généralement ses immeubles locatifs au formulaire 8825, dont les numéros de ligne diffèrent de ceux de l'annexe E (IRS : formulaire 8825). Voyez les immeubles locatifs en copropriété : annexe E ou déclaration de société de personnes.
• Vous payez vous-même du personnel de ménage ou d'entretien : voyez les formulaires fiscaux des entrepreneurs pour les propriétaires.