حفظ السجلات للعامل لحسابه الخاص وأصحاب المنشآت الفردية

ما السجلات التي تتوقعها IRS من المنشأة الفردية؟

على العامل لحسابه الخاص أن يحتفظ بدفاتر أو سجلات تكفي لإظهار إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، والقانون لا يحدد عمومًا شكلًا معينًا (⁦26 U.S.C. 6001⁩؛ ⁦26 CFR 1.6001-1⁩؛ المنشور 583). والمجموعة العملية من جزأين: ملخص للمعاملات (دفاتر يومية ودفاتر أستاذ، أو برنامج محاسبة) والمستندات التي تقف خلف كل قيد.

احتفظ بفاتورة أو سجل إيداع لكل دفعة تستلمها، سواء وصلك النموذج 1099 أم لا؛ فالمنشور 583 يطلب مستندات تُظهر مبالغ إجمالي مقبوضاتك ومصادرها.

لا تكون الحالة بسيطة حين يشترك المال الشخصي والتجاري في حساب واحد، أو حين تكون إيصالات سنة أو أكثر غير مرتبة، أو حين يطلب معدّ الإقرارات مبلغًا إضافيًا لترتيب صندوق أوراق، أو حين تطلب IRS سجلات. راجع «هل الأمر مختلف في حالتك؟» في الآخر.

اجمع أولًا: كشوف كل حساب وبطاقة لامست النشاط، وتقارير منصات الدفع، وكل نموذج 1099 وصلك، والفواتير التي أرسلتها، والإيصالات والفواتير التي لديك، وأي ملاحظات عن الأميال أو الرحلات، وإقرار السنة الماضية.

ما أبسط نظام لحفظ السجلات لصاحب منشأة فردية؟

ادفع تكاليف النشاط من حساب واحد للنشاط، واحتفظ بإيصالات كل شهر في مجلد واحد، وسوِّ الكشف مرة كل شهر. وهذا يتبع المنشور 583، الذي ينصح النشاط الجديد بفتح حساب جارٍ للنشاط منفصل عن الأموال الشخصية، وتسجيل المصروفات عند حدوثها، وتسوية الحساب كل شهر. ويصف مسك الدفاتر بالقيد المفرد (تتبع الدخل والمصروفات عبر ملخصات يومية وشهرية) بأنه الأسهل صيانة وبداية عملية لنشاط صغير، وإن لم يناسب الجميع (المنشور 583). ومن لديه أكثر من نشاط فعليه أن يحتفظ بمجموعة سجلات كاملة ومنفصلة لكل نشاط.

وبشأن فتح الحساب، راجع الحساب المصرفي للنشاط لصاحب منشأة فردية. وبشأن اختيار البرنامج، راجع تطبيق مسك الدفاتر لـSchedule C.

هل أكتفي بالربط المصرفي التلقائي، أم ما زلت بحاجة إلى الإيصالات؟

الاعتماد على المعاملات المصرفية وحدها يترك ثغرات. فالربط يُظهر أن مالًا تحرّك، ويقول المنشور 583 إن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم. وهو يطلب منك الاحتفاظ بمستندات مثل إيصالات البيع بالبطاقة والفواتير لإثبات أنك تحمّلت التكلفة أيضًا (المنشور 583). وتقول IRS إن دافعي الضرائب يوفون عمومًا بعبء الإثبات بالمعلومات والإيصالات، عند الحاجة، عن نفقاتهم (IRS: عبء الإثبات).

يعطيك سطر الربط مورّدًا وتاريخًا ومبلغًا. ولا يُظهر ما اشتُري ولا هل هو للنشاط: فخصم بالبطاقة من متجر عام قد يكون مستلزمات أو مشتريات شخصية. وفي السفر والهدايا واستخدام السيارة، يجب تسجيل العناصر المذكورة أدناه أيضًا.

لذا طابق كل سطر من الربط مع ما يدعمه: سجلات المبيعات أو الفواتير للإيداعات، والإيصالات أو الفواتير للمشتريات، وسجلات الحساب أو القرض للتحويلات والاقتراض. وأضف الغرض حيث لا يفسّره اسم المورّد. «مصنَّف» وصف في البرنامج؛ و«مدعوم» يعني أن إيصالًا أو ملاحظة تقف خلفه. والربط التلقائي ليس تسوية أيضًا؛ راجع الربط المصرفي ليس تسوية.

وما يحتفظ بدفاترك هو نفسه سجل. تقول IRS إن الفاحصين سيطلبون ملف النسخة الاحتياطية لبرنامج المحاسبة في أغلب الحالات التي يمسك فيها دافع الضرائب دفاتره به (IRS: سجلات برامج المحاسبة الإلكترونية). وما يُظهره الإيصال الصالح تجده في متطلبات IRS للإيصالات.

ماذا أكتب لكل مصروف؟

سجّل الأشياء القليلة نفسها لكل مصروف: كم، ومتى، وماذا (وأين)، ومن، ولماذا. معظمها يأتي من الإيصال؛ و«لماذا» عادةً عليك إضافته.

والتكاليف الشخصية جزئيًا، مثل فاتورة الهاتف أو الإنترنت، تحتاج أيضًا إلى كتابة الحصة التجارية؛ راجع المصروفات المختلطة والنسبة التجارية.

سجّل كل بند وقت حدوثه أو قريبًا منه. يقول المنشور 463 إن السجل المحفوظ حينها أقوى من بيان يُعدّ لاحقًا حين تضعف الذاكرة، وإن السجل الأسبوعي يُعدّ في وقته. ويقول أيضًا إنك لست مضطرًا إلى نسخ ما يُظهره الإيصال، ما دامت سجلاتك وإيصالاتك يكمل بعضها بعضًا بطريقة منظمة. وفي نفقات السفر والهدايا والسيارة يقول إن بيانًا مكتوبًا بالغرض التجاري مطلوب عمومًا، لكن ليس حين يكون الغرض واضحًا من الظروف (المنشور 463).

أي المصروفات تحتاج إلى سجلات إضافية: السيارة والسفر والهدايا والوجبات؟

السفر بعيدًا عن المنزل والهدايا واستخدام السيارة تحتاج إلى أكثر من إيصال. فالقانون لا يسمح بخصم السفر أو الهدايا أو الممتلكات المدرجة مثل السيارة ما لم تثبت، بسجلات كافية أو بدليل كافٍ يؤيد بيانك، المبلغ والوقت والمكان (أو التاريخ والوصف) والغرض التجاري وعلاقة المستلم التجارية (⁦26 U.S.C. 274(d)⁩). ويضيف المنشور 463 أن المبالغ التي تقرّبها أو تقدّرها لا يجوز خصمها (المنشور 463).

المصادر: المنشور 463 (الفصلان 2 و5)، و⁦26 U.S.C. 274⁩، و⁦26 CFR 1.274-5(j)(2)⁩: معدل الأميال يحل محل سجل التكلفة الفعلية، ولا يحل أبدًا محل سجل الأميال التجارية والوقت والغرض. وللاختيار بين الطريقتين، راجع معدل الأميال القياسي أو مصروفات السيارة الفعلية. ووجبات الرحلة التجارية تدخل في سجل السفر.

إذا طالبت بمصروفات السيارة، فالإقرار يسأل عن السيارة. يسأل Schedule C، الجزء IV (يُستخدم حين لا يُطلب النموذج 4562 للنشاط) عن تاريخ بدء استخدام المركبة في النشاط، وأميال النشاط والتنقل بين المنزل والعمل والأميال الأخرى، وهل لديك دليل يدعم الخصم وهل هو مكتوب (Schedule C؛ التعليمات). ويسمح المنشور 463 بقيد واحد للرحلة ذهابًا وإيابًا، وفي بعض الحالات بسجل يُحفظ لجزء من السنة؛ وقواعد السجل الكاملة في متطلبات سجل الأميال.

كيف أتعامل مع المشتريات النقدية والأشياء الصغيرة؟

ادفع من حساب النشاط أو بطاقته حيثما أمكن، لأن الكشف يسجّل الدفع حينها. وإذا دفعت نقدًا فاحصل على إيصال. يقول المنشور 583 أنك إذا لم تستطع الحصول على إيصال لدفعة نقدية، فعليك تدوين شرح كافٍ في سجلاتك وقت الدفع. ويقول أيضًا تجنّب الشيكات المستحقة الدفع لحاملها نقدًا، وأرفق إيصال الصندوق الصغير بإيصال المدفوعات النقدية الصغيرة، وإذا اضطررت إلى كتابة شيك نقدي لدفع مصروف تجاري فاحتفظ بإيصال تلك الدفعة (المنشور 583).

وفي نفقات السفر والهدايا والسيارة، لا يُشترط إيصال للمصروف الذي يقل عن 75 دولارًا، باستثناء الإقامة، أو لرسوم النقل حين يتعذر الحصول على إيصال بسهولة. ويبقى المبلغ والتاريخ والمكان والغرض في سجلك (⁦26 CFR 1.274-5⁩؛ المنشور 463). وهذا الحد بالدولار يأتي من تلك القواعد، فلا تعامله قاعدة عامة لكل مصروف. احتفظ بإيصال البند الصغير حين تستطيع؛ وحين لا يوجد، اكتب قيدًا من سطر واحد بالتاريخ والمبلغ والمورّد والغرض وقت الدفع.

النقد الذي تستلمه مسألة منفصلة: راجع سجلات مبيعات الأنشطة النقدية.

هل أحتفظ بالإيصالات صورًا أو مسحًا ضوئيًا بدل الورق؟

نعم، إذا استوفى النظام الإلكتروني متطلبات IRS؛ فكومة صور في الهاتف لا تكفي تلقائيًا (المنشور 583). وما الذي يُقبل ومتى يجوز التخلص من الورق، تجده في الإيصالات الممسوحة ضوئيًا بدل الورق.

ماذا أسلّم لمسؤول مسك الدفاتر كل شهر وفي نهاية السنة؟

سلّم المجموعة الصغيرة نفسها كل شهر، ثم بضعة أشياء إضافية في نهاية السنة. والهدف أن يستطيع مسؤول مسك الدفاتر مطابقة كل سطر في الكشف مع مستند أو ملاحظة دون أن يسألك.

المصادر: المنشور 583 وتعليمات Schedule C. يسأل Schedule C هل أجريت أي دفعة تستلزم النماذج 1099.

إذا لم يعطك المقاول رقم تعريف ضريبي، فقد يجب عليك الاستقطاع من المدفوعات الخاضعة للإبلاغ، وقد تدين بأي مبلغ كان يجب استقطاعه (⁦26 U.S.C. 3406⁩؛ تعليمات الجهة الطالبة للنموذج ⁦W-9⁩). راجع جمع أرقام التعريف الضريبي من المقاولين. وإذا كنت تبيع بضاعة، فأرسل أيضًا سجلات المخزون وما يلزم لتقييم المخزون في نهاية السنة؛ راجع المخزون أو المستلزمات للبائعين الصغار.

لماذا أرسل دفعة شهرية بدل 100 صورة في نهاية السنة؟

كومة صور بلا عناوين في نهاية السنة يجب فرزها وتأريخها ومطابقتها مع سطور الكشوف قبل أن يبدأ مسك الدفاتر، ثم يعتمد غرض كل مصروف على الذاكرة. أما الدفعة الشهرية فتُبقي المطابقة صغيرة والملاحظات قريبة من وقتها. صوّر كل إيصال كاملًا ومسطّحًا حين تستلمه، وضعه في مجلد ذلك الشهر، وأضف سطر الغرض حينها.

وبشأن من يصنّف ومن يتابع الإيصالات، راجع ما يحتاجه مسؤول مسك الدفاتر منك. وللمقارنة بين أن تمسك دفاترك بنفسك وأن تستعين بمساعدة، راجع مسك دفاترك بنفسك أو تعيين مسؤول مسك دفاتر.

كم أحتفظ بكل شيء؟

عمومًا حتى تنتهي مدة التقادم للإقرار، وهي عادةً 3 سنوات بعد تقديمه (والإقرار المقدَّم مبكرًا يُعدّ مقدَّمًا في موعد استحقاقه). وتسري مدد أطول في حالات مذكورة، مثل الدخل المحذوف من الإقرار إذا زاد على ⁦25%⁩ من إجمالي الدخل المبيَّن (وفي النشاط يُحسب قبل تكلفة المبيعات)، وعدم تقديم إقرار أو تقديم إقرار احتيالي، وسجلات الممتلكات تُحفظ حتى تنتهي المدة للسنة التي تتصرف فيها بالممتلك (IRS: كم من الوقت يجب أن أحتفظ بالسجلات؛ المنشور 583؛ ⁦26 U.S.C. 6501(e)⁩). واحتفظ بنسخ الإقرارات المقدَّمة أيضًا. وتجد الجدول الكامل في مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط.

ماذا يكلفني صندوق الإيصالات غير المرتبة لاحقًا؟

قد تكلّف الإيصالات غير المرتبة مصروفات منسية وخصومات لا تستطيع دعمها، وغرامة إذا انتهت السجلات غير كافية.

• مصروفات منسية. يقول المنشور 583 إنك قد تنسى مصروفات عند إعداد إقرارك ما لم تسجّلها عند حدوثها (المنشور 583).
• خصومات غير مدعومة. عبء الإثبات عليك: يجب أن تستطيع إثبات عناصر معينة من المصروف لتخصمه (IRS: عبء الإثبات).
• غرامة. تنص اللائحة على أن الإهمال يشمل عدم الاحتفاظ بدفاتر وسجلات كافية أو عدم إثبات البنود على الوجه الصحيح (⁦26 CFR 1.6662-3⁩). وغرامة الدقة هي ⁦20%⁩ من الجزء من النقص في السداد الناتج عن الإهمال (IRS: غرامة الدقة). وانطباقها يتوقف على الوقائع، وقد تلغي IRS بعض الغرامات أو تخفضها لحسن النية والسبب المعقول.
• عمل الفرز. من يعدّ الإقرار عليه أن يفرز أولًا. فإذا كان عرض سعر الدفاتر أو الإقرار أعلى بسبب السجلات غير المرتبة، فاسأل ماذا يشمل الفرز فيه.

وللصورة الكاملة، راجع غرامات عدم حفظ سجلات النشاط. وإذا كانت الإيصالات قد ضاعت بالفعل، فراجع إيصالات المصروفات التجارية المفقودة.

مثال

كل المبالغ بالدولار الأمريكي وهي توضيحية.

مصوّر لديه حساب واحد ومجلد واحد لكل شهر

يكسب مصوّر 60,000 دولار أمريكي وينفق 18,000 دولار أمريكي. وتمر أموال النشاط كلها عبر حساب واحد وبطاقة واحدة. وكل شهر يسوّي المصوّر الكشف، ويطابق كل خصم مع إيصال، ويضيف سطرًا واحدًا عن الغرض، مثل «بطاقات ذاكرة، جلسة تصوير زفاف». وفي نهاية السنة يقف خلف كل مصروف من الـ18,000 دولار أمريكي إيصال وملاحظة غرض، في اثني عشر مجلدًا شهريًا مع اثني عشر كشفًا مسوًّى.

مقاول يدفع بعض الأعمال ببطاقة شخصية

يدفع مقاول بعض تكاليف الأعمال ببطاقة شخصية وبعضها من حساب النشاط، فيختلط في كل كشف النوعان ويثير كل سطر السؤال «للنشاط أم شخصي؟». وفتح حساب للنشاط ودفع كل تكاليفه منه، ابتداءً من الشهر القادم، يجعل الحساب يتولى الفرز من ذلك الحين. أما الأشهر السابقة فتبقى مختلطة ويجب فرزها.

بائع لديه 200 إيصال متفرق في ديسمبر

يصل بائع إلى ديسمبر ومعه 200 إيصال متفرق وسنة من الربط المصرفي تُظهر 600 معاملة. وتحتاج المعاملات الـ600 كلها إلى مراجعة وتصنيف، مع إيجاد سجل البيع أو إيصال الشراء أو سجل التحويل المطابق لكل منها، والإيصالات الـ200 بلا ترتيب. ومطابقتها دفعة واحدة تعتمد على الذاكرة عن السنة كلها. أما العمل نفسه شهريًا فنحو 50 معاملة في كل مرة، والإيصالات حديثة. وقد يطلب معدّ الإقرارات الذي عليه فرز الإيصالات الـ200 أولًا مبلغًا إضافيًا لذلك العمل.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• إيصالات سنة أو أكثر ونشاط البنك غير مرتبة، أو المال الشخصي والتجاري مختلطان، أو يطلب معدّ الإقرارات مبلغًا إضافيًا لفرز صندوق أوراق: يجب عمومًا فرز كل سطر ومطابقته مع كشف قبل أن تُظهر الدفاتر دخل النشاط ومصروفاته بوضوح، ثم وضع روتين شهري لينطلق الإقرار القادم من دفاتر منظمة. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة، أو إعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي إذا لم يكن لديك سوى الكشوف؛ وكذلك إصلاح اختلاط الأموال التجارية والشخصية وما الذي يحدد تكلفة استكمال الدفاتر. وللفرز نفسه، استعن بـمساعدة مسك الدفاتر.
• لم تُقدَّم إقرارات سنوات سابقة: راجع مصروفات Schedule C للسنوات غير المقدَّمة. يجب تجميع سجلات عدة سنوات قبل إعداد تلك الإقرارات؛ فاحملها إلى مساعدة مسك الدفاتر.
• أرسلت IRS خطابًا أو فتحت تدقيقًا: راجع إشعار IRS إلى نشاطك التجاري وتدقيق IRS لنشاط صغير. ردّ بحلول التاريخ المطبوع على الخطاب؛ ويجب أولًا إيجاد السجلات التي يطلبها وفرزها. واحملها إلى مساعدة مسك الدفاتر إذا لم تكن مرتبة.
• نشاطك شركة (بما فيها LLC اختارت الخضوع للضريبة كشركة)، أو LLC لها شركاء: هذه الصفحة تغطي من يقدّمون Schedule C؛ راجع مسك دفاتر شركة S والدفاتر بعد اختيار وضع شركة S وحسابات رأس مال الشركاء.
• يدفع لك عملاء في الخارج أو تدفع تكاليف بعملات أخرى: راجع الدخل من عملاء أجانب دون نموذج ضريبي والمصروفات المدفوعة بعملة أجنبية.