स्वरोज़गार और एकल स्वामी के लिए रिकॉर्ड रखने का आसान तरीका

एकल स्वामित्व से IRS किस तरह के रिकॉर्ड रखने की उम्मीद करता है?

स्वरोज़गार करने वाले व्यक्ति को ऐसे बहीखाते या रिकॉर्ड रखने होंगे जिनसे सकल आय, कटौतियाँ और क्रेडिट दिखें, और कानून आम तौर पर कोई तय प्रारूप नहीं माँगता (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1; Publication 583)। काम करने लायक सेट के दो हिस्से हैं: लेन-देन का सार (जर्नल और लेजर, या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर) और हर एंट्री के पीछे के दस्तावेज़।

मिलने वाले हर भुगतान के लिए चालान या जमा का रिकॉर्ड रखें, चाहे Form 1099 आए या नहीं; Publication 583 आपकी सकल प्राप्तियों की रकम और स्रोत दिखाने वाले दस्तावेज़ माँगती है।

मामला आसान नहीं होता जब निजी और व्यावसायिक पैसा एक ही खाते में हो, एक साल या उससे ज़्यादा की रसीदें छँटी न हों, तैयारकर्ता जूतों के डिब्बे जैसी रसीदें छाँटने के लिए ज़्यादा माँगे, या IRS ने रिकॉर्ड माँगे हों। आख़िर में "क्या आपकी स्थिति अलग है?" देखें।

पहले ये जमा करें: व्यवसाय से जुड़े हर खाते और कार्ड के विवरण, पेमेंट-प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्ट, मिला हुआ हर Form 1099, भेजे चालान, आपके पास जो रसीदें और बिल हैं, माइलेज या यात्रा के नोट, और पिछले साल का रिटर्न।

एकल स्वामी के लिए रिकॉर्ड रखने की सबसे आसान प्रणाली क्या है?

व्यावसायिक खर्च एक व्यावसायिक खाते से चुकाएँ, हर महीने की रसीदें एक फ़ोल्डर में रखें, और महीने में एक बार विवरण का मिलान करें। यह Publication 583 के अनुसार है, जो नए व्यवसाय को सलाह देती है कि निजी पैसे से अलग व्यावसायिक चेकिंग खाता खोलें, खर्च होते ही दर्ज करें, और हर महीने खाते का मिलान करें। वह सिंगल-एंट्री बहीखाते (रोज़ और मासिक सार से आय-खर्च दर्ज करना) को रखने में सबसे आसान और छोटे व्यवसाय के लिए व्यावहारिक शुरुआत कहती है, हालाँकि यह हर किसी के लिए ठीक नहीं है (Publication 583)। जिसके एक से ज़्यादा व्यवसाय हों, उसे हर एक के पूरे, अलग रिकॉर्ड रखने चाहिए।

खाता खोलने के लिए एकल स्वामी के लिए व्यावसायिक बैंक खाता देखें। सॉफ़्टवेयर चुनने के लिए Schedule C के लिए बहीखाता ऐप देखें।

क्या मैं सिर्फ़ बैंक फ़ीड पर भरोसा कर सकता हूँ, या रसीदें अब भी चाहिए?

सिर्फ़ बैंक लेन-देन पर भरोसा करने से खाली जगहें रह जाती हैं। फ़ीड दिखाती है कि पैसा गया, और Publication 583 कहती है कि अकेला भुगतान का सबूत कटौती साबित नहीं करता। वह कहती है कि क्रेडिट कार्ड की बिक्री पर्चियों और चालान जैसे दस्तावेज़ रखें, ताकि दिखे कि लागत आपने भी उठाई (Publication 583)। IRS कहता है कि करदाता आम तौर पर अपने खर्चों की जानकारी और, जहाँ ज़रूरी हो, रसीदों से अपना सबूत देने का भार पूरा करते हैं (IRS: सबूत देने का भार)।

फ़ीड की एक लाइन विक्रेता, तारीख़ और रकम देती है। वह यह नहीं बताती कि क्या खरीदा गया या वह व्यवसाय के लिए था या नहीं: किसी जनरल स्टोर पर कार्ड चार्ज सामान की खरीद हो सकती है या निजी खरीद। यात्रा, उपहार और कार के इस्तेमाल के लिए नीचे के तत्व भी दर्ज होने चाहिए।

इसलिए हर फ़ीड लाइन को उसके सबूत से जोड़ें: जमा के लिए बिक्री के रिकॉर्ड या चालान, खरीद के लिए रसीदें या चालान, और ट्रांसफ़र व उधार के लिए खाते या ऋण के रिकॉर्ड। जहाँ विक्रेता का नाम मकसद नहीं बताता, वहाँ मकसद जोड़ें। "श्रेणी में डाला गया" सॉफ़्टवेयर में एक लेबल है; "समर्थित" का मतलब है कि उसके पीछे रसीद या नोट है। फ़ीड मिलान भी नहीं है; देखें बैंक फ़ीड मिलान नहीं है।

आपका बहीखाता जिसमें रखा है, वह भी एक रिकॉर्ड है। IRS कहता है कि जिन ज़्यादातर मामलों में करदाता अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में बहीखाता रखता है, उनमें जाँच अधिकारी सॉफ़्टवेयर की बैकअप फ़ाइल माँगेंगे (IRS: इलेक्ट्रॉनिक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर रिकॉर्ड)। वैध रसीद में क्या दिखता है, यह IRS की रसीद संबंधी शर्तें में है।

हर खर्च के लिए क्या लिखूँ?

हर खर्च के लिए वही कुछ बातें दर्ज करें: कितना, कब, क्या (और कहाँ), किसे, और क्यों। ज़्यादातर रसीद से मिल जाती हैं; "क्यों" आम तौर पर आपको खुद जोड़ना होता है।

जो खर्च कुछ हद तक निजी हैं, जैसे फ़ोन या इंटरनेट का बिल, उनके लिए व्यावसायिक हिस्सा भी लिखना होता है; देखें मिले-जुले इस्तेमाल के खर्च और व्यावसायिक प्रतिशत।

हर मद उसी समय या उसके पास दर्ज करें। Publication 463 कहती है कि उसी समय बना रिकॉर्ड बाद में तैयार किए बयान से ज़्यादा मूल्य रखता है, जब याददाश्त कमज़ोर होती है, और हफ़्ते का लॉग समय पर बना माना जाता है। वह यह भी कहती है कि रसीद में जो पहले से दिखता है उसे दोहराना ज़रूरी नहीं, बशर्ते आपके रिकॉर्ड और रसीदें व्यवस्थित ढंग से एक-दूसरे की पूरक हों। यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए आम तौर पर व्यावसायिक मकसद का लिखित बयान चाहिए, पर तब नहीं जब मकसद हालात से साफ़ हो (Publication 463)।

किन खर्चों के लिए अतिरिक्त रिकॉर्ड चाहिए: कार, यात्रा, उपहार और भोजन?

घर से दूर यात्रा, उपहार और कार के इस्तेमाल के लिए रसीद से ज़्यादा चाहिए। Code यात्रा, उपहार या कार जैसी सूचीबद्ध संपत्ति पर कटौती की अनुमति तब तक नहीं देता जब तक आप पर्याप्त रिकॉर्ड से, या अपने बयान की पुष्टि करने वाले पर्याप्त सबूत से, रकम, समय और जगह (या तारीख़ और विवरण), व्यावसायिक मकसद और पाने वाले का व्यावसायिक संबंध साबित न करें (26 U.S.C. 274(d))। Publication 463 जोड़ती है कि अनुमान से लगाई गई रकमों की कटौती नहीं मिलती (Publication 463)।

स्रोत: Publication 463 (chapters 2 और 5), 26 U.S.C. 274 और 26 CFR 1.274-5(j)(2): माइलेज दर असल लागत के रिकॉर्ड की जगह लेती है, पर व्यावसायिक मील, समय और मकसद के रिकॉर्ड की कभी नहीं। दोनों में चुनने के लिए मानक माइलेज दर या कार के असल खर्च देखें। व्यावसायिक यात्रा के दौरान के भोजन यात्रा के रिकॉर्ड के साथ जाते हैं।

अगर आप कार के खर्च लेते हैं, तो रिटर्न कार के बारे में पूछता है। Schedule C, Part IV (जब व्यवसाय के लिए Form 4562 ज़रूरी न हो) वाहन के व्यवसाय के लिए इस्तेमाल में लाए जाने की तारीख़, व्यावसायिक, आने-जाने और अन्य मील, और यह पूछता है कि कटौती के समर्थन में सबूत है या नहीं और वह लिखित है या नहीं (Schedule C; निर्देश)। Publication 463 आने-जाने की यात्रा के लिए एक एंट्री की अनुमति देती है और कुछ मामलों में साल के एक हिस्से के लिए रखे रिकॉर्ड की भी; पूरे लॉग के नियम माइलेज लॉग की शर्तें में हैं।

नकद खरीद और छोटी चीज़ों को कैसे सँभालूँ?

जहाँ संभव हो, व्यावसायिक खाते या कार्ड से चुकाएँ, क्योंकि तब विवरण भुगतान को दर्ज करता है। नकद चुकाएँ, तो रसीद लें। Publication 583 कहती है कि नकद भुगतान की रसीद न मिले, तो भुगतान के समय ही अपने रिकॉर्ड में पर्याप्त स्पष्टीकरण दर्ज करें। वह यह भी कहती है कि नकद के नाम चेक लिखने से बचें, छोटे नकद भुगतानों के लिए पेटी कैश की पर्ची रसीद के साथ लगाएँ, और व्यावसायिक खर्च चुकाने के लिए नकद का चेक लिखना ही पड़े, तो उस भुगतान की रसीद रखें (Publication 583)।

यात्रा, उपहार और कार के खर्चों के लिए, $75 से कम के खर्च पर रसीद ज़रूरी नहीं है, सिवाय आवास के, या परिवहन के उस शुल्क के जिसकी रसीद आसानी से न मिल सके। रकम, तारीख़, जगह और मकसद फिर भी आपके लॉग में जाते हैं (26 CFR 1.274-5; Publication 463)। डॉलर की यह रेखा उन्हीं नियमों से आती है, इसलिए इसे हर खर्च का आम नियम न मानें। छोटी चीज़ की रसीद जब मिल सके तब रखें; कोई रसीद न हो, तो भुगतान के समय तारीख़, रकम, विक्रेता और मकसद के साथ एक पंक्ति की एंट्री लिखें।

आपको मिलने वाले नकद का सवाल अलग है: देखें नकद व्यवसाय की बिक्री के रिकॉर्ड।

क्या मैं रसीदें कागज़ की जगह फ़ोटो या स्कैन में रख सकता हूँ?

हाँ, अगर इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली IRS की शर्तें पूरी करती हो; फ़ोन में फ़ोटो का ढेर अपने-आप काफ़ी नहीं है (Publication 583)। क्या मान्य है, और कागज़ कब फेंका जा सकता है, यह कागज़ की जगह स्कैन की गई रसीदें में है।

हर महीने और साल के अंत में अपने बहीखाता विशेषज्ञ को क्या दूँ?

हर महीने वही छोटा सेट दें, और साल के अंत में कुछ अतिरिक्त चीज़ें। लक्ष्य यह है कि आपका बहीखाता विशेषज्ञ बिना आपसे पूछे हर विवरण की लाइन को किसी दस्तावेज़ या नोट से मिला सके।

स्रोत: Publication 583 और Schedule C के निर्देश। Schedule C पूछता है कि क्या आपने कोई ऐसा भुगतान किया जिसके लिए Form 1099 चाहिए।

अगर कोई ठेकेदार आपको कर पहचान संख्या न दे, तो आपको रिपोर्ट योग्य भुगतानों से कर काटना पड़ सकता है, और जो रकम आपको काटनी चाहिए थी, वह आपको चुकानी पड़ सकती है (26 U.S.C. 3406; Form W-9 माँगने वाले के लिए निर्देश)। देखें ठेकेदारों से कर पहचान संख्या लेना। अगर आप माल बेचते हैं, तो स्टॉक के रिकॉर्ड और साल के अंत की इन्वेंटरी का मूल्य निकालने के लिए ज़रूरी चीज़ें भी भेजें; देखें छोटे विक्रेताओं के लिए इन्वेंटरी या सप्लाई।

साल के अंत में 100 फ़ोटो भेजने की जगह हर महीने एक सेट क्यों भेजूँ?

साल के अंत में बिना लेबल की फ़ोटो का ढेर बहीखाता शुरू होने से पहले छाँटना, तारीख़ लगाना और विवरण की लाइनों से मिलाना पड़ता है, और हर खर्च का मकसद फिर याददाश्त पर टिकता है। महीने का सेट मिलान को छोटा रखता है और नोट समय के पास रहते हैं। रसीद मिलते ही उसकी पूरी, सपाट फ़ोटो लें, उसे उस महीने के फ़ोल्डर में डालें, और तभी एक पंक्ति का मकसद जोड़ दें।

कौन श्रेणी तय करता है और कौन रसीदों के पीछे पड़ता है, इसके लिए आपके बहीखाता विशेषज्ञ को आपसे क्या चाहिए देखें। खुद करने की तुलना मदद लेने से करने के लिए खुद बहीखाता रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना देखें।

सब कुछ कितने समय तक रखूँ?

आम तौर पर तब तक, जब तक रिटर्न की परिसीमा अवधि खत्म न हो जाए, जो आम तौर पर रिटर्न भरने के 3 वर्ष बाद होती है (जल्दी भरा रिटर्न देय तारीख़ पर भरा माना जाता है)। सूचीबद्ध मामलों में लंबी अवधियाँ लागू होती हैं, जैसे रिटर्न से छोड़ी गई आय जो दिखाई गई सकल आय के 25% से ज़्यादा हो (व्यवसाय के लिए, बिक्री की लागत से पहले गिनी गई), कोई रिटर्न न भरा गया हो या धोखाधड़ी वाला रिटर्न हो, और संपत्ति के रिकॉर्ड उस साल की अवधि खत्म होने तक चलते हैं जिसमें आप उसका निपटान करें (IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए; Publication 583; 26 U.S.C. 6501(e))। दाखिल रिटर्न की कॉपियाँ भी रखें। पूरी सारणी व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है।

बिना छँटी रसीदों का डिब्बा मुझे आगे क्या नुकसान पहुँचाता है?

बिना छँटी रसीदों से भूले खर्च और वे कटौतियाँ जाती रह सकती हैं जिन्हें आप साबित नहीं कर सकते, और रिकॉर्ड अपर्याप्त निकलें तो जुर्माना भी लग सकता है।

• भूले हुए खर्च। Publication 583 कहती है कि खर्चों को होते ही दर्ज न करें, तो रिटर्न तैयार करते समय आप उन्हें भूल सकते हैं (Publication 583)।
• बिना सबूत की कटौतियाँ। सबूत देने का भार आपका है: कटौती लेने के लिए आपको किसी खर्च के कुछ तत्व साबित करने में सक्षम होना चाहिए (IRS: सबूत देने का भार)।
• जुर्माना। नियम कहता है कि लापरवाही में पर्याप्त बहीखाता और रिकॉर्ड न रखना, या मदों का ठीक से प्रमाण न देना शामिल है (26 CFR 1.6662-3)। सटीकता-संबंधी जुर्माना कम चुकाए कर के उस हिस्से का 20% है जो लापरवाही के कारण है (IRS: सटीकता-संबंधी जुर्माना)। यह लगेगा या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है, और IRS सद्भावना और उचित कारण के आधार पर कुछ जुर्माने हटा या घटा सकता है।
• छँटाई का काम। रिटर्न तैयार करने वाले को पहले छँटाई करनी पड़ती है। बिना छँटे रिकॉर्ड की वजह से बहीखाते या रिटर्न का भाव ज़्यादा आए, तो पूछें कि छँटाई में क्या-क्या शामिल है।

पूरी तस्वीर के लिए व्यावसायिक रिकॉर्ड न रखने के जुर्माने देखें। रसीदें पहले ही खो चुकी हों, तो व्यावसायिक खर्चों की खोई रसीदें देखें।

उदाहरण

सभी रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं और समझाने के लिए हैं।

एक फ़ोटोग्राफ़र, जिसका एक खाता है और हर महीने का एक फ़ोल्डर

एक फ़ोटोग्राफ़र US$60,000 कमाता है और US$18,000 खर्च करता है। सारा व्यावसायिक पैसा एक व्यावसायिक खाते और एक कार्ड से जाता है। हर महीने फ़ोटोग्राफ़र विवरण का मिलान करता है, हर चार्ज को रसीद से जोड़ता है और एक पंक्ति का मकसद जोड़ता है, जैसे "मेमोरी कार्ड, शादी का शूट।" साल के अंत में US$18,000 के हर खर्च के पीछे एक रसीद और मकसद का नोट है, बारह महीनों के फ़ोल्डरों में, बारह मिलान किए गए विवरणों के साथ।

एक ठेकेदार, जो कुछ काम निजी कार्ड से चुकाता है

एक ठेकेदार कुछ काम की लागत निजी कार्ड से और कुछ व्यावसायिक खाते से चुकाता है, इसलिए हर विवरण में दोनों मिले हैं और हर लाइन पर सवाल उठता है, "व्यावसायिक या निजी?" अगले महीने से व्यावसायिक खाता खोलकर सारी व्यावसायिक लागत उसी से चुकाने पर, उसके बाद छँटाई खाता खुद करता है। पहले के महीने मिले ही रहते हैं और उन्हें फिर भी छाँटना पड़ता है।

एक विक्रेता, जिसके दिसंबर में 200 खुली रसीदें हैं

एक विक्रेता दिसंबर तक 200 खुली रसीदें और एक साल की बैंक फ़ीड के 600 लेन-देन लेकर पहुँचता है। सभी 600 लेन-देन की समीक्षा करनी है और श्रेणी देनी है, हर एक के लिए मेल खाता बिक्री रिकॉर्ड, खरीद की रसीद या ट्रांसफ़र का रिकॉर्ड खोजना है, और 200 रसीदें किसी क्रम में नहीं हैं। एक ही बैठक में उन्हें मिलाना पूरे साल की याददाश्त पर निर्भर है। यही काम हर महीने करने पर एक बार में लगभग 50 लेन-देन होते हैं, रसीदें ताज़ा रहते हुए। जिस तैयारकर्ता को पहले 200 रसीदें छाँटनी पड़ें, वह उस काम के लिए अलग से भाव बता सकता है।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• एक साल या उससे ज़्यादा की रसीदें और बैंक गतिविधि छँटी नहीं है, निजी और व्यावसायिक पैसा मिला हुआ है, या तैयारकर्ता जूतों के डिब्बे जैसी रसीदें छाँटने के लिए ज़्यादा माँगता है: बहीखाते में व्यावसायिक आय और खर्च साफ़ दिखें, इसके लिए आम तौर पर हर लाइन को छाँटकर विवरण से मिलाना होता है, और एक मासिक रूटीन बनाना होता है ताकि अगला रिटर्न व्यवस्थित बहीखाते से शुरू हो। देखें पिछड़े बहीखाते को पूरा करना, या अगर आपके पास सिर्फ़ विवरण हैं तो बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना; साथ में व्यावसायिक और निजी पैसे के घालमेल को ठीक करना और पिछड़ा बहीखाता पूरा करने का खर्च किस पर निर्भर है भी देखें। छँटाई के काम के लिए बहीखाते में मदद लें।
• पिछले सालों के रिटर्न कभी नहीं भरे गए: देखें बकाया सालों के लिए Schedule C के खर्च। उन रिटर्न को तैयार करने से पहले कई सालों के रिकॉर्ड जुटाने होंगे; उन्हें बहीखाते में मदद के पास लाएँ।
• IRS ने पत्र भेजा या ऑडिट शुरू किया: देखें आपके व्यवसाय को IRS का नोटिस और छोटे व्यवसाय का IRS ऑडिट। पत्र पर छपी तारीख़ तक जवाब दें; उसमें माँगे रिकॉर्ड पहले ढूँढकर छाँटने होंगे। वे व्यवस्थित न हों, तो उन्हें बहीखाते में मदद के पास लाएँ।
• आपका व्यवसाय कंपनी है (उस LLC सहित जिसने कंपनी की तरह कर लगवाने का चुनाव किया), या साझेदारों वाली LLC है: यह पृष्ठ Schedule C भरने वालों के लिए है; देखें S corporation का बहीखाता, S corporation चुनाव के बाद का बहीखाता और साझेदार पूँजी खाते।
• आपको विदेश के ग्राहक भुगतान करते हैं या आप दूसरी मुद्राओं में खर्च चुकाते हैं: देखें बिना कर फ़ॉर्म के विदेशी ग्राहकों से आय और विदेशी मुद्रा में चुकाए खर्च।