Verspätete Lohnabführung an die CRA: Zuschläge und Nachholen

War meine Lohnabführung verspätet, und wann war sie fällig?

Eine verspätete oder versäumte Abführung kostet einen Zuschlag von 3 % bis 10 % des verspäteten Betrags über $500, je nach Tagen der Verspätung, oder 20 % bei wiederholtem vorsätzlichem Versäumnis, dazu täglich aufgezinste Zinsen.

Eine Lohnabführung ist verspätet, wenn ihr wirksames Zahlungsdatum nach dem Fälligkeitstermin für Ihren Abführungstyp liegt. Bei Online- oder Telefonbanking gilt das Datum, an dem das Finanzinstitut die Zahlung gutschreibt; bei Zahlung in der Bank vor Ort das Datum auf dem Einzahlungsbeleg; bei Postversand das Datum, an dem die CRA die Zahlung erhält. Planen Sie Bearbeitungszeit ein. Der Fälligkeitstermin richtet sich nach dem Datum der Lohnzahlung (Income Tax Regulations, s. 108). Fällt ein Fälligkeitstermin auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag der CRA, gilt der nächste Geschäftstag (CRA: wann abzuführen ist).

Die CRA weist den Typ in der Regel anhand Ihres durchschnittlichen monatlichen Einbehalts zwei Kalenderjahre zuvor zu (ein neuer kleiner Arbeitgeber wird stattdessen nach seinem monatlichen Einbehalt beurteilt), prüft jedes Lohnabrechnungskonto jeden November und knüpft ihn nicht an Ihre Zahlungshäufigkeit; lesen Sie ihn daher aus Ihrem CRA-Konto ab (CRA: Abführungstypen). Die vierteljährliche Abführung setzt außerdem eine lückenlose Einhaltung der Pflichten in den letzten 12 Monaten voraus, ohne verspätete Abführungen oder Säumniszuschläge (Income Tax Regulations, s. 108(1.12)); eine verspätete Abführung kann sie also beenden: Bestätigen Sie Ihren nächsten Fälligkeitstermin jetzt. Nach Angabe der CRA wird ein neuer kleiner Arbeitgeber, der die Berechtigung verliert, im nächsten Kalenderquartal zum regulären Abführer, und einem bestehenden kleinen Arbeitgeber wird für das folgende Kalenderjahr ein neuer Typ zugewiesen (CRA: Abführungstypen). Zur Kontoeröffnung und zum vollständigen Kalender siehe Lohnabrechnung durchführen und Abzüge an der Quelle abführen.

Eine einzelne, einige Tage verspätete Zahlung zieht einen Zuschlagsschritt auf den Teil über $500 nach sich, dazu Zinsen für einige Tage. Der Fall geht darüber hinaus, wenn:

• Sie mehr als eine Abführung versäumt haben;
• die CRA bereits einen Kontoauszug, einen Bescheid oder einen Brief geschickt hat;
• Abzüge vom Lohn einbehalten wurden, das Geld aber für andere Kosten verwendet wurde. Vom Arbeitgeber abgezogene Beträge gelten als für den Staat treuhänderisch gehalten, als gesondertes Vermögen, das nicht zum Vermögen des Unternehmens gehört (CRA: Abzüge vorbereiten);
• Sie Direktor der Kapitalgesellschaft sind; oder
• Sie auch Arbeitnehmer in Québec haben.

Sammeln Sie den Lohnkontoauszug oder Saldo der CRA, die Lohnberichte für jeden Zahltag, den Bankbeleg für jede Zahlung und die T4-Summen.

Wie hoch ist der Zuschlag für eine verspätete oder versäumte Lohnabführung?

Die CRA berechnet einen Anteil am verspäteten Betrag, der mit den Tagen der Verspätung steigt, und kann den Zuschlag für jede verspätete Abführung festsetzen (CRA: wann abzuführen ist; Income Tax Act, s. 227(9)).

Eine Zahlung, die die CRA rechtzeitig, aber nicht in der vorgeschriebenen Form erhält, wird ebenfalls mit dem Satz von 3 % belegt (Income Tax Act, s. 227(9)).

Zwei Regeln ändern den Betrag:

• Die Schwelle. Der gewöhnliche Zuschlag gilt nur für den Betrag, um den die an diesem Tag fällige Gesamtsumme (CPP (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung), EI (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) und Einkommensteuer zusammen) über $500 liegt. Diese Ermäßigung entfällt, wenn der Arbeitgeber wissentlich oder grob fahrlässig verspätet oder weniger gezahlt hat als erforderlich (Income Tax Act, s. 227(9.1)). Die CRA führt ein wissentliches oder grob fahrlässiges Versäumnis auch unter $500 als zuschlagspflichtig auf.
• Wiederholte vorsätzliche Versäumnisse. Der Satz beträgt 20 % für das zweite oder jedes spätere festgesetzte Versäumnis in einem Kalenderjahr, wenn die Versäumnisse wissentlich oder unter Umständen begangen wurden, die grober Fahrlässigkeit gleichkommen (CRA: wann abzuführen ist).

Die Lohnseiten der CRA nennen keinen Maßstab für „wissentlich“ oder „grobe Fahrlässigkeit“. Es ist eine Tatsachenfrage, und sie zählt am meisten, wenn mehrere Zeiträume versäumt wurden.

Wie berechnet die CRA Zinsen auf verspätete Lohnabführungen?

Zinsen laufen auf den unbezahlten Betrag vom Fälligkeitstag bis zum Zahlungstag, und die CRA berechnet auch Zinsen auf unbezahlte Zuschläge. Sie legt den Satz jedes Kalenderquartal fest und zinst täglich auf (CRA: wann abzuführen ist; Income Tax Act, s. 227(9.2)).

Der zuletzt veröffentlichte Satz für überfällige Beträge an Einkommensteuer, CPP und EI beträgt 7 % pro Jahr (CRA: Zinssätze); die Tabelle „Werte auf dieser Seite“ zeigt, welches Quartal er abdeckt. Jede versäumte Abführung verzinst sich ab ihrem eigenen Fälligkeitstag. Die Zinsen auf den unbezahlten Betrag enden mit dessen Zahlung, die Zinsen auf einen Zuschlag erst mit der Zahlung des Zuschlags.

Wie finde ich heraus, was ich schulde, und werde wieder aktuell?

Die CRA sagt, eine zu geringe Abführung sei sofort nachzuholen, und für die verspätete Zahlung könnten ein Zuschlag und Zinsen berechnet werden (CRA: Abführungsfehler korrigieren). Wieder aktuell zu werden heißt, die Aufzeichnung der CRA mit Ihren Lohnunterlagen zu vergleichen und zu zahlen, was fehlt.

1. Listen Sie jeden Zahltag seit Ihrer letzten rechtzeitigen Abführung auf, mit den vorgenommenen Abzügen und Ihren Arbeitgeberbeiträgen für jeden.
2. Holen Sie die Seite der CRA. Die CRA weist Zahlungen und Transaktionen im monatlichen Kontoauszug aus, der PD7A (CRA: Kontostand), und nach der Anmeldung in Ihrem CRA-Konto können Sie Kontoauszüge und Transaktionen einsehen (CRA: Abführung bestätigen). Elektronische Zahlungen werden nach etwa 48 Stunden verbucht, eine Zahlung der letzten zwei Tage erscheint daher möglicherweise noch nicht. Für frühere Jahre bitten Sie Ihre Steuerdienststelle oder Ihr Steuerzentrum um einen detaillierten Kontoauszug.
3. Gleichen Sie beide ab. Fehlt eine Zahlung, die Sie geleistet haben, oder liegt sie im falschen Zeitraum, rufen Sie die Business-Enquiries-Hotline unter 1-800-959-5525 an oder nutzen Sie das Formular „Respond to notices“ (auf Mitteilungen antworten) im Bereich Lohnabrechnung Ihres CRA-Geschäftskontos (CRA: Konto-FAQ). Weichen die Zahlen weiterhin ab, stimmen Sie das Lohnbuch mit den Kontoauszügen der Bank ab. Auf jeden geschuldeten Betrag laufen weiter Zinsen; die Beträge, die beide Aufzeichnungen als fehlend zeigen, sind daher die, die Sie jetzt abführen.
4. Führen Sie ab, was fehlt, auf dasselbe Lohnabrechnungskonto. Die Zinsen enden an dem Tag, an dem jeder Betrag gezahlt ist.
5. Erfassen Sie Zuschlag und Zinsen, sobald die CRA sie festsetzt: siehe Zuschläge und Zinsen der CRA verbuchen. Können Sie nicht vollständig zahlen oder sind auch Ihre Bescheinigungen verspätet, siehe den letzten Abschnitt.

Was ist, wenn ich nie CPP, EI und Einkommensteuer vom Lohn abgezogen habe?

Die CRA kann beim Arbeitgeber das CPP und die EI festsetzen, die hätten abgezogen werden müssen, dazu einen Zuschlag wegen unterlassenen Einbehalts und Zinsen. Für CPP und EI ist der Arbeitgeber für den Anteil des Arbeitnehmers und den des Arbeitgebers verantwortlich, auch wenn er den Anteil des Arbeitnehmers nicht vom Arbeitnehmer zurückholen kann. Der Anteil des Arbeitnehmers lässt sich aus späteren Zahlungen zurückholen, aber nur bis zu dem Betrag, der von jeder Zahlung hätte abgezogen werden müssen, nicht, wenn er länger als 12 Monate offen ist, und nicht durch Anpassung der Einkommensteuerabzüge (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Der Zuschlag beträgt 10 % der nicht abgezogenen Beträge an CPP, EI und Einkommensteuer, und 20 % für ein zweites oder späteres Versäumnis in einem Kalenderjahr, das wissentlich oder unter Umständen grober Fahrlässigkeit begangen wurde (CRA: Abzüge vorbereiten).

Wurde bei einem in Kanada ansässigen Zahlungsempfänger keine Einkommensteuer abgezogen, werden dem Arbeitgeber Zuschlag und Zinsen berechnet (die Zinsen enden am 30. April des Folgejahres). Das Gesetz macht den Arbeitgeber nur bei Zahlungen an Nichtansässige für die Steuer selbst haftbar (Income Tax Act, s. 227(8.3) und (8.4)).

Abzüge sind ab dem nächsten Zahltag erforderlich. Wurde nie ein Lohnabrechnungskonto eröffnet, kommt das zuerst (CRA: Abzüge vorbereiten): siehe Lohnabrechnung durchführen.

War die Zahlung ein Gehalt für den Eigentümer, das erst beschlossen wurde, nachdem das Geld die Kapitalgesellschaft verlassen hatte, siehe Sich nachträglich ein Gehalt zahlen. Für eine Kapitalgesellschaft, deren einziger Arbeitnehmer ihr Eigentümer ist, siehe Lohnabrechnung nur für den Eigentümer.

Kann die CRA den Zuschlag oder die Zinsen erlassen?

Manchmal. Die CRA hat Ermessen, Zuschläge und Zinsen zu erlassen, doch nichts verpflichtet sie, einem Antrag stattzugeben (CRA: Erlassregelungen, IC07-1R1). Sie nennt drei Arten von Situationen:

• Außergewöhnliche Umstände, etwa eine Überschwemmung oder ein Brand, ein Poststreik oder eine andere Störung von Diensten, eine schwere Krankheit oder ein Unfall oder schwere seelische Belastung, etwa ein Todesfall in der engsten Familie.
• Handlungen der CRA, etwa Bearbeitungsverzögerungen, durch die Sie nicht erfuhren, dass ein Betrag fällig war, falsche Auskünfte der CRA oder Bearbeitungsfehler.
• Zahlungsunfähigkeit oder finanzielle Härte. Die CRA kann einen Erlass von Zinsen erwägen, wenn die Zahlungsunfähigkeit bestätigt ist, doch ein Zuschlag wird aus diesem Grund in der Regel nicht erlassen, es sei denn, ein außergewöhnlicher Umstand hat die Einhaltung verhindert.

Beantragen Sie den Erlass mit Form RC4288 (Antrag auf Erlass von Zuschlägen und Zinsen) oder per Brief. Die CRA gewichtet Ihre bisherige Erfüllung der Pflichten, ob Sie schnell gehandelt haben, um die Verzögerung zu beheben, ob Sie angemessene Sorgfalt walten ließen und ob Sie wissentlich einen Saldo laufen ließen, auf den Zinsen anfielen. Der Erlass von Zinsen erfasst Zinsen, die höchstens 10 Kalenderjahre vor dem Jahr des Antrags angefallen sind; diese Grenze rückt jedes Jahr am 1. Januar weiter, sodass ältere Zeiträume herausfallen. Die Frist für den Antrag auf Erlass eines Zuschlags beträgt 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres des betroffenen Zeitraums, und das Rundschreiben wendet dieselbe Grenze auf Zuschläge und Zinsen bei CPP und EI an. Das Rundschreiben wird nach eigener Angabe überarbeitet; prüfen Sie daher den aktuellen Wortlaut der CRA, bevor Sie sich darauf verlassen. Zum allgemeinen Verfahren und zu anderen Zuschlägen siehe Strafzuschläge, Zinsen und Erlass.

Kann ich das Voluntary Disclosures Program noch für alte versäumte Abführungen nutzen?

Möglicherweise. Die CRA führt nicht abgeführte Abzüge an der Quelle von Arbeitnehmern, etwa CPP oder EI, als einen Fall auf, den das Voluntary Disclosures Program (VDP, Programm zur freiwilligen Offenlegung) abdeckt, aber nicht, wenn gegen den Arbeitgeber oder einen nahestehenden Steuerpflichtigen eine Prüfung oder Untersuchung der offenzulegenden Angaben begonnen hat, sei es durch die CRA oder eine andere zuständige Stelle (CRA: wer berechtigt ist; CRA: IC00-1R7, Absatz 17). Der Antrag muss außerdem alle maßgeblichen Angaben für die betroffenen Zeiträume enthalten, einen Fehler oder ein Versäumnis mit Zuschlägen oder Zinsen betreffen, mindestens ein Jahr oder eine Meldeperiode überfällig sein und die Zahlung des geschätzten geschuldeten Betrags oder einen Antrag auf eine Zahlungsvereinbarung enthalten, den die CRA genehmigen muss. Legen Sie alle bekannten Fehler und Versäumnisse mit den erforderlichen Unterlagen offen; wo Unterlagen nicht mehr existieren, sagt die CRA, Sie sollten sich in angemessener Weise um Schätzungen bemühen (CRA: IC00-1R7, Absätze 26 bis 29). Den Antrag auf Erlass bereits von der CRA festgesetzter Zuschläge oder Zinsen deckt das Programm in der Regel nicht ab: Dazu siehe Strafzuschläge, Zinsen und Erlass. Wie das Programm allgemein funktioniert, steht in freiwillige Offenlegung nicht gemeldeter Einkünfte.

Das Programm erlässt Zuschläge und einen Teil der Zinsen. Die Abzüge selbst hebt es nicht auf. Der normale Erlass beträgt bei einem nicht veranlassten Antrag 100 % der Zuschläge und 75 % der Zinsen und bei einem veranlassten Antrag 25 % der Zinsen sowie bis zu 100 % der Zuschläge (CRA: Änderungen am Programm). Ein allgemeines Informationsschreiben kann einen Antrag nicht veranlasst lassen. Eine Mitteilung, die einen bestimmten Fehler benennt oder eine Frist zur Korrektur setzt, macht ihn in der Regel veranlasst, ebenso Informationen Dritter, die der CRA über Sie vorliegen (CRA: Prüfung und Entscheidung).

Die CRA schränkt das Programm außerdem für Steuerpflichtige ein, die sie als in schwerwiegender Weise nicht regelkonform ansieht (CRA: Änderungen am Programm); eine lange Reihe wissentlicher Versäumnisse ist daher eine Frage, die Sie vor dem Antrag klären sollten.

Ob ein Kontoauszug oder eine Erinnerung der CRA, die Sie erhalten haben, Sie bereits „veranlasst“ hat oder den Beginn einer Überprüfung darstellt, entscheidet die CRA; behandeln Sie das vor der Einreichung daher als offene Frage. Ist ein Schreiben zu einer Überprüfung oder Prüfung eingetroffen, siehe Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung und Lohnprüfungen und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.

Hafte ich als Direktor persönlich für nicht abgeführte Lohnabzüge?

Möglicherweise ja. Die Direktoren einer Kapitalgesellschaft zu dem Zeitpunkt, an dem sie einen Betrag abziehen, einbehalten oder abführen musste, haften gesamtschuldnerisch mit der Kapitalgesellschaft, das heißt, jeder kann für den gesamten Betrag in Anspruch genommen werden, zuzüglich damit verbundener Zinsen und Zuschläge (Income Tax Act, s. 227.1; CRA: IC89-2). Für CPP und EI ergibt sich dieselbe Haftung aus Canada Pension Plan, s. 21.1 und Employment Insurance Act, s. 83, die die Grenzen in s. 227.1(2) bis (7) anwenden. Diese Regeln gelten für Kapitalgesellschaften; ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft hat keine Direktoren. Die CRA ergänzt, dass auch Officers (Führungskräfte), Arbeitnehmer und andere, die nicht rechtlich als Direktoren bestellt sind, aber die Aufgaben eines Direktors wahrnehmen, haften können (CRA: IC89-2).

Die CRA kann bei einem Direktor erst einziehen, wenn die Kapitalgesellschaft nicht gezahlt hat. Entweder muss eine beim Federal Court (Bundesgericht) eingetragene Bescheinigung über die Schuld ganz oder teilweise erfolglos geblieben sein (die Vollstreckungsschritte des Gerichts haben nichts oder nur einen Teil eingebracht), oder die Kapitalgesellschaft muss in Liquidation, Auflösung oder Insolvenz geraten sein, und eine Forderung für die Schuld muss nachgewiesen worden sein; die Frist dafür beträgt sechs Monate ab Beginn des Verfahrens.

Keine Einziehungsmaßnahme darf später beginnen als zwei Jahre, nachdem der Direktor zuletzt aus dem Amt ausgeschieden ist. Ein Rücktritt hebt die Haftung für ein Versäumnis nicht auf, das eintrat, während die Person Direktor war.

Ein Direktor haftet nicht, wenn er die Sorgfalt, Umsicht und Fachkenntnis angewandt hat, die eine vernünftige, umsichtige Person unter vergleichbaren Umständen zur Verhinderung des Versäumnisses aufgewandt hätte. IC89-2 sagt, die Schritte müssten vor dem Versäumnis unternommen werden, und Direktoren seien verpflichtet, sich darüber im Klaren zu sein, was in der Kapitalgesellschaft geschieht.

Was ist anders, wenn der Arbeitgeber in Québec sitzt?

Ein Arbeitgeber in Québec hat es mit zwei Behörden zu tun. Für Arbeitnehmer in Québec zieht der Arbeitgeber statt CPP das QPP (Québec Pension Plan, Rentenversicherung von Québec) ab und neben der EI die Beiträge zum QPIP (Québec Parental Insurance Plan, Elternversicherung von Québec). QPP, QPIP und die Einkommensteuer von Québec führt er an Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) ab, die EI und die Bundeseinkommensteuer an die CRA (CRA: Leitfaden für Arbeitgeber).

Revenu Québec wertet eine Zahlung als eingegangen an dem Tag, an dem sie eine seiner Dienststellen erreicht oder von einem Finanzinstitut bearbeitet wird, und verschiebt einen Fälligkeitstermin am Wochenende oder Feiertag auf den nächsten Geschäftstag (Revenu Québec: Abführungstermine). Seine Ausnahmen für Direktoren stehen auf der Seite zur Haftung für die Zahlung.

Wer bei der CRA aufholt, holt bei Revenu Québec noch nicht auf. Prüfen Sie beide Konten.

Beispiel

Diese Beispiele sind veranschaulichend und in kanadischen Dollar. Die Zinsen beruhen auf angenommenen 7 % pro Jahr.

Regulärer Abführer, 10 Tage zu spät

Eine Kapitalgesellschaft schuldet C$4.000, fällig am 15., und zahlt 10 Tage zu spät. Das sind mehr als 7 Tage, daher gilt die Stufe von 10 % auf den Teil über C$500: 10 % von C$3.500 sind C$350. Die Zinsen auf die C$4.000 betragen für 10 Tage etwa C$8, und auch auf den Zuschlag laufen bis zur Zahlung Zinsen.

Vierteljährlicher Abführer, 2 Tage zu spät

Ein Einzelunternehmer, der vierteljährlich abführt, schuldet C$3.000, fällig am 15. Juli, und zahlt am 17. Juli. Die Stufe von 3 % gilt auf den Teil über C$500: 3 % von C$2.500 sind C$75. Die Zinsen für 2 Tage betragen etwa C$1. Eine verspätete Abführung kann auch die vierteljährliche Abführung beenden.

Kapitalgesellschaft nur mit dem Eigentümer, 12 Monate nicht abgeführt

Eine Kapitalgesellschaft, die monatlich abführt, behält jeden Monat C$2.000 vom Gehalt ihres Eigentümers für CPP und Einkommensteuer ein und führt 12 Monate lang nichts ab. Das sind C$24.000 einbehalten und unbezahlt, dazu der eigene CPP-Anteil der Kapitalgesellschaft (in den Zuschlagszahlen unten nicht berücksichtigt). Ist jedes Versäumnis ein gewöhnliches Versäumnis, gilt die Stufe von 10 % auf C$1.500 jedes Monats: C$150 pro Monat, C$1.800 über 12 Monate. Stuft die CRA die Versäumnisse als wissentlich oder grob fahrlässig ein, entfällt die Ermäßigung um C$500, und ab dem zweiten festgesetzten Versäumnis in einem Kalenderjahr gilt der Satz von 20 %, der Zuschlag fällt also höher aus. Die Zinsen laufen für jeden Monat ab dessen eigenem Fälligkeitstag. Ein Eigentümer, der Direktor ist, kann zusätzlich haften, wenn die CRA bei der Kapitalgesellschaft nicht einziehen kann. Zahlung und die Frage, ob die Versäumnisse noch für eine freiwillige Offenlegung infrage kommen (dass die CRA noch nicht direkt Kontakt aufgenommen hat, entscheidet das nicht), sind die ersten Fragen.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben mehr als eine Abführung versäumt, die CRA hat einen Kontoauszug oder Bescheid geschickt, oder Sie sind Direktor und einbehaltene Beträge flossen in laufende Kosten: Der geschuldete Betrag hängt von einem Lohnbuch ab, das mit dem Konto der CRA übereinstimmt, und ob eine freiwillige Offenlegung noch offensteht und ein Erlass sich lohnt, hängt davon ab, was die CRA Ihnen bereits geschickt hat und wie Ihre bisherige Erfüllung der Pflichten aussieht. Wurde die Lohnabrechnung nicht ordnungsgemäß erfasst oder stimmen die beiden Aufzeichnungen nicht überein, muss das Lohnbuch neu aufgebaut werden, bevor die Beträge feststehen: siehe Hilfe bei der Buchhaltung. Sammeln Sie den Kontoauszug der CRA, die Lohnberichte, den Bankbeleg jeder Zahlung und die T4-Summen.
• Sie können den Saldo nicht auf einmal zahlen: siehe Zahlungsvereinbarungen der CRA bei Geschäftsschulden.
• Die CRA hat ein Schreiben zu einer Überprüfung oder Lohnprüfung geschickt: siehe Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung und Lohnprüfungen und Entscheidungen zum Arbeitnehmerstatus.
• Geld hat die Kapitalgesellschaft bereits verlassen, und Sie wollen es jetzt Gehalt nennen: siehe Sich nachträglich ein Gehalt zahlen.
• Ihre T4- oder T5-Bescheinigungen sind verspätet: siehe verspätete T4- und T5-Bescheinigungen.
• Ihr Buchhaltungsexperte hat Einreichungen versäumt und antwortet nicht mehr: siehe wenn ein Buchhaltungsexperte Einreichungen versäumt.
• Sie brauchen andere Zuschläge der CRA oder das allgemeine Erlassverfahren: siehe Strafzuschläge, Zinsen und Erlass.
• Sie sind ein US-Arbeitgeber: siehe Rückstand bei Lohnsteuern.