Recolhimento atrasado da folha na CRA: multas e como regularizar

Meu recolhimento da folha de pagamento atrasou e quando ele venceu?

Um recolhimento atrasado ou não feito gera multa de 3% a 10% do valor em atraso acima de $500, conforme os dias de atraso, ou de 20% em reincidência intencional, mais juros capitalizados diariamente.

Um recolhimento da folha de pagamento está atrasado se a data efetiva do pagamento é posterior à data de vencimento do seu tipo de recolhimento. No banco on-line ou por telefone, a CRA usa a data em que a instituição financeira credita o pagamento; no pagamento presencial no banco, a data carimbada no comprovante do recolhimento; pelo correio, a data em que a CRA o recebe. Conte com o tempo de processamento. A data de vencimento segue a data em que o pagamento foi feito ao empregado (Income Tax Regulations, s. 108). Quando uma data de vencimento cai em sábado, domingo ou feriado reconhecido pela CRA, vale o próximo dia útil (CRA: quando recolher).

A CRA geralmente define o tipo pela média mensal de retenções de dois anos-calendário antes (um novo pequeno empregador é avaliado pelas retenções mensais), revisa toda conta de folha de pagamento em novembro de cada ano e não o liga à frequência dos seus pagamentos, então veja o seu tipo na sua conta da CRA (CRA: tipos de recolhimento). O recolhimento trimestral também exige um histórico de conformidade perfeito nos 12 meses anteriores, sem recolhimentos atrasados nem multas por recolhimento atrasado (Income Tax Regulations, s. 108(1.12)), então um recolhimento atrasado pode encerrá-lo: confirme já a sua próxima data de vencimento. A CRA diz que um novo pequeno empregador que perde a elegibilidade passa a recolher no regime regular no trimestre-calendário seguinte, e um pequeno empregador já existente recebe um novo tipo para o ano-calendário seguinte (CRA: tipos de recolhimento). Para abrir a conta e ver o calendário completo, veja Como fazer a folha de pagamento e recolher os descontos.

Um único pagamento atrasado alguns dias gera um degrau de multa sobre a parte acima de $500, mais alguns dias de juros. O caso é maior do que isso se:

• você deixou de fazer mais de um recolhimento;
• a CRA já enviou um extrato, aviso ou carta;
• os descontos saíram do pagamento, mas o dinheiro foi para outras despesas. Os valores que um empregador desconta são considerados mantidos em fideicomisso para o governo, como um fundo separado que não faz parte dos bens da empresa (CRA: como se preparar para fazer os descontos);
• você é administrador da corporação; ou
• você também tem funcionários em Quebec.

Reúna o extrato ou saldo da folha de pagamento na CRA, os relatórios da folha de cada data de pagamento, a prova bancária de cada pagamento e os totais dos T4.

Qual é a multa por um recolhimento da folha de pagamento atrasado ou não feito?

A CRA cobra uma parte do valor em atraso que aumenta com os dias de atraso, e pode lançar a multa sobre cada recolhimento atrasado (CRA: quando recolher; Income Tax Act, s. 227(9)).

Um pagamento que a CRA recebe no prazo, mas não da forma exigida, também é multado, à taxa de 3% (Income Tax Act, s. 227(9)).

Duas regras mudam o valor:

• O limite. A multa comum se aplica apenas à parte em que o total devido nessa data (CPP, EI e imposto de renda juntos) passa de $500. Essa redução se perde se o empregador, de propósito ou por negligência grave, atrasou ou pagou menos do que o exigido (Income Tax Act, s. 227(9.1)). A CRA lista uma falha intencional ou de negligência grave como multada mesmo abaixo de $500.
• Reincidência intencional. A taxa é 20% para a segunda falha lançada, ou as seguintes, em um ano-calendário, quando as falhas foram cometidas de propósito ou em circunstâncias de negligência grave (CRA: quando recolher).

As páginas da CRA sobre a folha de pagamento não trazem um teste para “de propósito” nem para “negligência grave”. É uma questão de fato, e pesa mais quando vários períodos foram perdidos.

Como a CRA cobra juros sobre recolhimentos atrasados da folha de pagamento?

Os juros correm sobre o valor não pago do dia em que ele venceu até o dia em que é pago, e a CRA também cobra juros sobre multas não pagas. Ela define a taxa a cada trimestre-calendário e capitaliza os juros diariamente (CRA: quando recolher; Income Tax Act, s. 227(9.2)).

A taxa mais recente publicada para valores vencidos de imposto de renda, CPP e EI é 7% ao ano (CRA: taxas de juros); a tabela de valores mostra a qual trimestre ela se refere. Cada recolhimento não feito acumula juros a partir da própria data de vencimento. Os juros sobre o valor não pago param quando esse valor é pago, e os juros sobre uma multa só param quando a multa é paga.

Como descubro o que devo e me regularizo?

A CRA diz que um recolhimento a menor deve ser completado imediatamente, e que multa e juros podem ser cobrados pelo pagamento atrasado (CRA: como corrigir erros de recolhimento). Regularizar-se significa comparar o registro da CRA com os seus registros da folha de pagamento e pagar o que falta.

1. Liste todas as datas de pagamento desde o seu último recolhimento no prazo, com os descontos feitos e as contribuições do empregador de cada uma.
2. Levante o lado da CRA. A CRA informa pagamentos e transações no extrato mensal da conta, o PD7A (CRA: saldo da conta), e você pode ver extratos e transações depois de entrar na sua conta da CRA (CRA: como confirmar o recolhimento). Os pagamentos eletrônicos são lançados em cerca de 48 horas, então um pagamento dos últimos dois dias pode ainda não aparecer. Para anos anteriores, peça um extrato detalhado ao seu escritório de serviços fiscais ou centro de impostos.
3. Compare os dois. Se um pagamento que você fez não aparece ou está no período errado, ligue para a linha Business Enquiries, 1-800-959-5525, ou use o formulário “Respond to notices” na seção Payroll da sua conta de empresa na CRA (CRA: perguntas frequentes da conta). Se os valores ainda divergirem, concilie o razão da folha de pagamento com os extratos bancários. Os juros continuam correndo sobre tudo o que é devido, então os valores que os dois registros mostram como faltantes são os que devem ser recolhidos agora.
4. Recolha o que falta na mesma conta de folha de pagamento. Os juros param no dia em que cada valor é pago.
5. Registre a multa e os juros quando a CRA os lançar: veja como registrar multas e juros da CRA. Se você não consegue pagar tudo ou se seus informes também estão atrasados, veja a última seção.

E se eu nunca descontei CPP, EI e imposto de renda do pagamento?

A CRA pode lançar contra o empregador o CPP e o EI que deveriam ter sido descontados, uma multa por falta de desconto e juros. No CPP e no EI, o empregador responde pela parte do empregado e pela parte do empregador, mesmo que não consiga recuperar a parte do empregado junto a ele. A parte do empregado pode ser recuperada de pagamentos futuros, mas só até o valor que deveria ter sido descontado de cada pagamento, não depois de ficar em aberto por mais de 12 meses, e não ajustando os descontos de imposto de renda (CRA: guia do empregador).

A multa é 10% do CPP, do EI e do imposto de renda não descontados, e 20% para uma segunda falha, ou as seguintes, em um ano-calendário, cometida de propósito ou em circunstâncias de negligência grave (CRA: como se preparar para fazer os descontos).

Quando o imposto de renda não foi descontado de um beneficiário residente no Canadá, o empregador é cobrado pela multa e pelos juros (os juros param em 30 de abril do ano seguinte). A lei só torna o empregador responsável pelo próprio imposto nos pagamentos a não residentes (Income Tax Act, s. 227(8.3) e (8.4)).

Os descontos são obrigatórios a partir da próxima data de pagamento. Se nunca foi aberta uma conta de folha de pagamento, isso vem primeiro (CRA: como se preparar para fazer os descontos): veja como fazer a folha de pagamento.

Se o pagamento foi um salário do proprietário decidido depois de o dinheiro sair da corporação, veja como pagar a si mesmo um salário depois do fato. Para uma corporação cujo único empregado é o proprietário, veja folha de pagamento só do proprietário.

A CRA pode cancelar a multa ou os juros?

Às vezes. A CRA tem poder discricionário para cancelar ou dispensar multas e juros, mas nada a obriga a atender um pedido (CRA: alívio ao contribuinte, IC07-1R1). Ela lista três tipos de situação:

• Circunstâncias extraordinárias, como enchente ou incêndio, greve dos correios ou outra interrupção de serviços, doença grave ou acidente, ou sofrimento emocional ou mental grave, como a morte de um familiar próximo.
• Ações da CRA, como atrasos de processamento que deixaram você sem saber que havia um valor devido, informações incorretas da CRA ou erros de processamento.
• Incapacidade de pagar ou dificuldade financeira. A CRA pode considerar cancelar os juros quando a incapacidade de pagar é confirmada, mas, em geral, uma multa não é cancelada por esse motivo, a menos que uma circunstância extraordinária tenha impedido o cumprimento.

Peça pelo Form RC4288 ou por carta. A CRA pesa o seu histórico de conformidade, se você agiu rápido para corrigir o atraso, se teve cuidado razoável e se deixou um saldo correr de propósito, acumulando juros. O alívio de juros cobre os juros acumulados nos 10 anos-calendário anteriores ao ano do pedido, e esse limite avança todo 1º de janeiro, então os períodos mais antigos saem da janela. Um pedido de alívio de multa deve ser feito em até 10 anos depois do fim do ano-calendário do período em questão, e a circular aplica o mesmo limite às multas e aos juros do CPP e do EI. A circular diz que está sendo atualizada, então confira o texto atual da CRA antes de confiar nela. Para o processo geral e outras multas, veja multas, juros e alívio da CRA.

Ainda posso usar o Voluntary Disclosures Program para recolhimentos antigos não feitos?

Possivelmente. A CRA lista os descontos de empregados não recolhidos, como CPP ou EI, entre os casos que o programa cobre, mas não se uma auditoria ou investigação sobre a informação divulgada já começou contra o empregador ou um contribuinte relacionado, seja pela CRA ou por outra autoridade competente (CRA: quem é elegível; CRA: IC00-1R7, parágrafo 17). O pedido também deve incluir todas as informações relevantes dos períodos envolvidos, tratar de um erro ou omissão que gere multas ou juros, estar atrasado em pelo menos um ano ou em um período de apuração, e incluir o pagamento do valor estimado devido ou um pedido de acordo de pagamento que a CRA precisa aprovar. Divulgue todos os erros e omissões conhecidos com os registros exigidos; quando os registros não existem mais, a CRA manda fazer esforços razoáveis para apresentar estimativas (CRA: IC00-1R7, parágrafos 26 a 29). O programa geralmente não cobre um pedido para cancelar multas ou juros que a CRA já lançou: para esses, veja multas, juros e alívio da CRA. Para saber como o programa funciona em geral, veja divulgação voluntária de renda não declarada.

O programa alivia multas e parte dos juros. Ele não cancela os próprios descontos. O alívio normal é de 100% das multas e 75% dos juros em um pedido espontâneo, e de 25% dos juros com até 100% das multas em um pedido provocado (CRA: mudanças no programa). Uma carta educativa de caráter geral pode deixar um pedido como espontâneo. Uma comunicação que aponta um erro específico ou fixa um prazo de correção geralmente o torna provocado, e o mesmo pode ocorrer com informações de terceiros que a CRA tenha sobre você (CRA: análise e decisão).

A CRA também restringe o programa para contribuintes que considera flagrantemente em descumprimento (CRA: mudanças no programa), então uma longa sequência de falhas intencionais é uma questão a resolver antes de pedir.

Se um extrato ou lembrete da CRA que você recebeu já conta como provocação, ou como o início de uma revisão, quem decide é a CRA, então trate isso como uma pergunta em aberto antes de entregar. Se chegou uma carta de revisão ou auditoria, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária e auditorias da folha de pagamento e decisões sobre a condição do trabalhador.

Respondo pessoalmente como administrador pelos descontos da folha de pagamento não recolhidos?

Um administrador pode responder. Os administradores de uma corporação na época em que ela devia descontar, reter ou recolher um valor são solidariamente responsáveis com a corporação, ou seja, cada um pode ser cobrado pelo valor inteiro, mais os juros e multas relacionados (Income Tax Act, s. 227.1; CRA: IC89-2). No CPP e no EI, a mesma responsabilidade vem do Canada Pension Plan, s. 21.1 e do Employment Insurance Act, s. 83, que aplicam os limites da s. 227.1(2) a (7). Essas regras valem para corporações; uma empresa individual ou uma sociedade de pessoas não tem administradores. A CRA acrescenta que diretores, empregados e outras pessoas que não foram nomeadas legalmente administradores, mas exercem as funções de um, também podem responder (CRA: IC89-2).

A CRA não pode cobrar de um administrador até que a corporação deixe de pagar. É preciso que um certificado da dívida registrado na Federal Court tenha voltado sem satisfação, total ou parcial (as medidas de cobrança do tribunal não recuperaram nada ou só parte), ou que a corporação tenha entrado em liquidação, dissolução ou falência e que um pedido de cobrança da dívida tenha sido comprovado em até seis meses do início.

Nenhuma ação de cobrança pode começar depois de mais de dois anos após a última vez em que a pessoa deixou de ser administradora. Renunciar não elimina a responsabilidade por uma falha ocorrida enquanto a pessoa era administradora.

O administrador não responde se exerceu o cuidado, a diligência e a habilidade que uma pessoa razoavelmente prudente usaria em circunstâncias comparáveis para evitar a falha. A IC89-2 diz que as medidas devem ser tomadas antes de a falha ocorrer, e que os administradores têm a obrigação de saber o que acontece na corporação.

O que muda quando o empregador está em Quebec?

Um empregador de Quebec trata com dois órgãos. Para os empregados que trabalham em Quebec, o empregador desconta o QPP em vez do CPP, e as contribuições do QPIP junto com o EI. Ele envia o QPP, o QPIP e o imposto de renda de Quebec à Revenu Québec, e o EI e o imposto de renda federal à CRA (CRA: guia do empregador).

A Revenu Québec considera um pagamento recebido no dia em que ele chega a um de seus escritórios ou é processado por uma instituição financeira, e passa para o próximo dia útil uma data de vencimento que cai em fim de semana ou feriado (Revenu Québec: calendários de recolhimento). As exceções para administradores estão na página responsabilidade pelo pagamento.

Regularizar-se com a CRA não regulariza com a Revenu Québec. Confira as duas contas.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos, em dólares canadenses. Os juros usam 7% ao ano como hipótese.

Recolhimento regular, 10 dias de atraso

Uma corporação deve C$4.000, com vencimento no dia 15, e paga com 10 dias de atraso. É mais de 7 dias de atraso, então vale o degrau de 10% sobre a parte acima de C$500: 10% de C$3.500 são C$350. Os juros sobre C$4.000 por 10 dias são cerca de C$8, e os juros também correm sobre a multa até ela ser paga.

Recolhimento trimestral, 2 dias de atraso

Um empresário individual que recolhe por trimestre deve C$3.000, com vencimento em 15 de julho, e paga em 17 de julho. O degrau de 3% se aplica à parte acima de C$500: 3% de C$2.500 são C$75. Os juros de 2 dias são cerca de C$1. Um recolhimento atrasado também pode encerrar o recolhimento trimestral.

Corporação só do proprietário, 12 meses sem recolher

Uma corporação que recolhe por mês desconta C$2.000 por mês do salário do proprietário para o CPP e o imposto de renda e não recolhe nada por 12 meses. São C$24.000 descontados e não pagos, mais a parte do CPP da própria corporação (deixada de fora dos valores de multa abaixo). Se cada falha for comum, o degrau de 10% se aplica a C$1.500 de cada mês: C$150 por mês, C$1.800 em 12 meses. Se a CRA concluir que as falhas foram intencionais ou de negligência grave, a redução de C$500 se perde e a taxa de 20% vale a partir da segunda falha lançada em um ano-calendário, então a multa é maior. Um proprietário que é administrador também pode ficar exposto se a CRA não conseguir cobrar da corporação. O pagamento, e se as falhas ainda se qualificam para a divulgação voluntária (a ausência de contato direto da CRA não resolve isso), são as primeiras perguntas.

E no seu caso?

• Você deixou de fazer mais de um recolhimento, a CRA enviou um extrato ou aviso, ou você é administrador e os valores retidos foram para custos de operação: o valor devido depende de um razão da folha de pagamento que bata com a conta da CRA, e se a divulgação voluntária ainda está aberta e se vale pedir alívio dependem do que a CRA já enviou a você e do seu histórico. Se a folha de pagamento não foi registrada corretamente, ou se os dois registros não batem, o razão precisa ser reconstruído antes de os valores serem firmes: veja a ajuda em escrituração contábil. Reúna o extrato da CRA, os relatórios da folha, a prova bancária de cada pagamento e os totais dos T4.
• Você não consegue pagar o saldo de uma vez: veja acordos de pagamento da CRA para dívida de empresa.
• A CRA enviou uma carta de revisão ou de auditoria da folha de pagamento: veja revisões, auditorias e divulgação voluntária e auditorias da folha de pagamento e decisões sobre a condição do trabalhador.
• O dinheiro já saiu da corporação e agora você quer chamá-lo de salário: veja como pagar a si mesmo um salário depois do fato.
• Seus informes T4 ou T5 estão atrasados: veja informes T4 e T5 atrasados.
• Seu contador deixou de entregar declarações e parou de responder: veja quando um contador deixa de entregar declarações.
• Você precisa de outras multas da CRA ou do processo geral de alívio: veja multas, juros e alívio da CRA.
• Você é empregador nos EUA: veja impostos sobre a folha atrasados.