Nộp thuế lương trễ cho CRA: tiền phạt và cách nộp bù

Khoản nộp thuế lương của tôi có bị trễ không, và đến hạn khi nào?

Nộp trễ hoặc bỏ sót bị phạt từ 3% đến 10% trên phần số tiền trễ vượt $500, tùy số ngày trễ, hoặc 20% nếu lặp lại việc cố ý không nộp, cộng tiền lãi tính gộp hằng ngày.

Khoản nộp thuế lương bị coi là trễ nếu ngày thanh toán có hiệu lực của nó sau hạn nộp của loại người nộp của bạn. Với ngân hàng trực tuyến hoặc qua điện thoại, CRA dùng ngày tổ chức tài chính ghi có khoản thanh toán; với thanh toán trực tiếp tại ngân hàng, là ngày đóng dấu trên phiếu nộp; với gửi thư, là ngày CRA nhận được. Hãy chừa thời gian xử lý. Hạn nộp tính theo ngày trả lương (Income Tax Regulations, s. 108). Khi hạn nộp rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ được CRA công nhận, áp dụng ngày làm việc kế tiếp (CRA: khi nào nộp).

CRA thường xếp loại dựa trên mức khấu trừ trung bình hằng tháng của hai năm dương lịch trước (người sử dụng lao động nhỏ mới thì được xét theo mức khấu trừ hằng tháng), rà soát mọi tài khoản thuế lương vào mỗi tháng 11, và không gắn loại này với tần suất trả lương của bạn, nên hãy xem loại của bạn trong tài khoản CRA (CRA: các loại người nộp). Nộp theo quý còn đòi hỏi hồ sơ tuân thủ hoàn hảo trong 12 tháng trước đó, không có khoản nộp trễ hay tiền phạt nộp trễ nào (Income Tax Regulations, s. 108(1.12)), nên một lần nộp trễ có thể chấm dứt cách nộp này: hãy xác nhận ngay hạn nộp tiếp theo của bạn. CRA cho biết người sử dụng lao động nhỏ mới mất tư cách sẽ trở thành người nộp thường xuyên từ quý dương lịch kế tiếp, còn người sử dụng lao động nhỏ hiện có sẽ được xếp loại mới cho năm dương lịch sau (CRA: các loại người nộp). Về việc mở tài khoản và lịch đầy đủ, xem vận hành bảng lương và nộp các khoản khấu trừ tại nguồn.

Một khoản nộp trễ vài ngày bị phạt một bậc trên phần vượt $500, cộng tiền lãi của vài ngày. Trường hợp nghiêm trọng hơn nếu:

• bạn bỏ sót nhiều hơn một khoản nộp;
• CRA đã gửi bảng sao kê, thông báo hoặc thư;
• các khoản khấu trừ đã bị trừ khỏi lương nhưng tiền được dùng cho chi phí khác. Số tiền người sử dụng lao động khấu trừ được coi là giữ ủy thác cho chính phủ, như một quỹ riêng không thuộc tài sản của doanh nghiệp (CRA: chuẩn bị khấu trừ);
• bạn là giám đốc của công ty; hoặc
• bạn còn có nhân viên ở Quebec.

Hãy chuẩn bị bảng sao kê hoặc số dư thuế lương của CRA, báo cáo tiền lương của từng ngày trả lương, bằng chứng ngân hàng cho từng khoản đã nộp, và tổng số trên chứng từ T4.

Nộp thuế lương trễ hoặc bỏ sót bị phạt bao nhiêu?

CRA tính một tỷ lệ trên số tiền trễ, tăng theo số ngày trễ, và có thể ấn định tiền phạt cho từng lần nộp trễ (CRA: khi nào nộp; Income Tax Act, s. 227(9)).

Khoản thanh toán CRA nhận đúng hạn nhưng không theo cách bắt buộc cũng bị phạt, ở mức 3% (Income Tax Act, s. 227(9)).

Hai quy tắc làm thay đổi số tiền:

• Ngưỡng. Tiền phạt thông thường chỉ áp dụng cho phần mà tổng số tiền đến hạn vào ngày đó (CPP, EI và thuế thu nhập cộng lại) vượt quá $500. Phần giảm này mất đi nếu người sử dụng lao động cố ý, hoặc do sơ suất nghiêm trọng, nộp trễ hoặc nộp ít hơn yêu cầu (Income Tax Act, s. 227(9.1)). CRA liệt kê việc không nộp do cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng là bị phạt ngay cả khi dưới $500.
• Lặp lại việc cố ý không nộp. Mức phạt là 20% cho lần không nộp thứ hai trở đi bị ấn định trong một năm dương lịch khi những lần đó là cố ý hoặc trong hoàn cảnh tương đương sơ suất nghiêm trọng (CRA: khi nào nộp).

Các trang thuế lương của CRA không đưa ra tiêu chuẩn nào cho "cố ý" hay "sơ suất nghiêm trọng". Đó là vấn đề thực tế, và nó quan trọng nhất khi bỏ sót nhiều kỳ.

CRA tính tiền lãi cho khoản nộp thuế lương trễ như thế nào?

Tiền lãi chạy trên số tiền chưa nộp từ ngày đến hạn đến ngày nộp, và CRA cũng tính lãi trên tiền phạt chưa nộp. CRA đặt lãi suất mỗi quý dương lịch và tính gộp tiền lãi hằng ngày (CRA: khi nào nộp; Income Tax Act, s. 227(9.2)).

Lãi suất mới nhất được công bố cho các khoản thuế thu nhập, CPP và EI quá hạn là 7% mỗi năm (CRA: lãi suất); bảng số liệu cho biết lãi suất này thuộc quý nào. Mỗi khoản nộp bị bỏ sót phát sinh tiền lãi từ ngày đến hạn của chính nó. Tiền lãi trên số tiền chưa nộp dừng khi số tiền đó được nộp, và tiền lãi trên tiền phạt chỉ dừng khi tiền phạt được nộp.

Làm sao biết tôi nợ bao nhiêu và nộp cho đủ?

CRA nói khoản nộp thiếu phải được nộp ngay, và có thể bị tính tiền phạt và tiền lãi vì nộp trễ (CRA: sửa lỗi khi nộp). Nộp cho đủ nghĩa là so hồ sơ của CRA với hồ sơ tiền lương của bạn rồi nộp phần còn thiếu.

1. Liệt kê mọi ngày trả lương kể từ lần nộp đúng hạn gần nhất của bạn, kèm các khoản đã khấu trừ và phần đóng góp của người sử dụng lao động cho từng ngày.
2. Lấy phía CRA. CRA báo cáo các khoản thanh toán và giao dịch trên bảng sao kê tài khoản hằng tháng, PD7A (CRA: số dư tài khoản), và bạn có thể xem bảng sao kê và giao dịch sau khi đăng nhập tài khoản CRA (CRA: xác nhận khoản đã nộp). Thanh toán điện tử được ghi nhận sau khoảng 48 giờ, nên khoản thanh toán trong hai ngày gần nhất có thể chưa hiện. Với các năm trước, hãy xin văn phòng dịch vụ thuế hoặc trung tâm thuế bảng sao kê chi tiết.
3. Đối chiếu hai bên. Nếu một khoản bạn đã trả bị thiếu hoặc nằm sai kỳ, hãy gọi đường dây Business Enquiries theo số 1-800-959-5525 hoặc dùng biểu mẫu "Respond to notices" trong phần Payroll của tài khoản doanh nghiệp CRA (CRA: câu hỏi thường gặp về tài khoản). Nếu số liệu vẫn khác nhau, hãy đối chiếu sổ cái tiền lương với sao kê ngân hàng. Tiền lãi vẫn chạy trên mọi khoản còn nợ, nên những khoản mà cả hai hồ sơ đều cho là còn thiếu là những khoản cần nộp ngay.
4. Nộp phần còn thiếu vào cùng tài khoản thuế lương. Tiền lãi dừng vào ngày mỗi khoản được nộp.
5. Ghi sổ tiền phạt và tiền lãi khi CRA ấn định: xem ghi sổ tiền phạt và tiền lãi của CRA. Nếu bạn không thể trả đủ hoặc chứng từ của bạn cũng trễ, xem phần cuối.

Nếu tôi chưa bao giờ khấu trừ CPP, EI và thuế thu nhập từ lương thì sao?

CRA có thể ấn định người sử dụng lao động phải nộp phần CPP và EI lẽ ra phải khấu trừ, một khoản phạt vì không khấu trừ, và tiền lãi. Với CPP và EI, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm cho cả phần của nhân viên và phần của người sử dụng lao động, ngay cả khi không thu hồi được phần của nhân viên từ nhân viên. Phần của nhân viên có thể được thu hồi từ các kỳ lương sau, nhưng chỉ tối đa bằng số tiền lẽ ra phải khấu trừ từ mỗi lần trả lương, không thu hồi khoản đã tồn đọng quá 12 tháng, và không bằng cách điều chỉnh khoản khấu trừ thuế thu nhập (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Tiền phạt là 10% số CPP, EI và thuế thu nhập không khấu trừ, và 20% cho lần không khấu trừ thứ hai trở đi trong một năm dương lịch khi cố ý hoặc trong hoàn cảnh tương đương sơ suất nghiêm trọng (CRA: chuẩn bị khấu trừ).

Với thuế thu nhập không khấu trừ từ người nhận lương cư trú tại Canada, người sử dụng lao động bị tính tiền phạt và tiền lãi (tiền lãi dừng vào ngày 30 tháng 4 của năm sau). Đạo luật chỉ buộc người sử dụng lao động chịu chính khoản thuế đó đối với các khoản chi trả cho người không cư trú (Income Tax Act, s. 227(8.3) và (8.4)).

Phải khấu trừ từ ngày trả lương kế tiếp. Nếu chưa bao giờ mở tài khoản thuế lương thì phải làm việc đó trước (CRA: chuẩn bị khấu trừ): xem vận hành bảng lương.

Nếu khoản trả là tiền lương của chủ sở hữu được quyết định sau khi tiền đã rời khỏi công ty, xem trả lương sau khi đã rút tiền. Với công ty mà nhân viên duy nhất là chủ sở hữu, xem bảng lương chỉ có chủ sở hữu.

CRA có thể hủy tiền phạt hoặc tiền lãi không?

Đôi khi có. CRA có quyền tùy nghi hủy hoặc miễn tiền phạt và tiền lãi, nhưng không có quy định nào buộc phải chấp nhận yêu cầu (CRA: xóa phạt cho người nộp thuế, IC07-1R1). CRA liệt kê ba loại tình huống:

• Hoàn cảnh bất thường, như lũ lụt hoặc hỏa hoạn, đình công bưu chính hoặc gián đoạn dịch vụ khác, bệnh nặng hoặc tai nạn, hoặc căng thẳng nghiêm trọng về tinh thần hoặc cảm xúc như người thân ruột thịt qua đời.
• Hành động của CRA, như chậm xử lý khiến bạn không biết đang còn nợ, thông tin sai từ CRA, hoặc lỗi xử lý.
• Không có khả năng trả hoặc khó khăn tài chính. CRA có thể xem xét hủy tiền lãi khi xác nhận không có khả năng trả, nhưng tiền phạt thường không được hủy vì lý do đó trừ khi một hoàn cảnh bất thường đã ngăn việc tuân thủ.

Hãy xin bằng Form RC4288 hoặc bằng thư. CRA cân nhắc lịch sử tuân thủ của bạn, việc bạn có hành động nhanh để khắc phục chậm trễ không, bạn có cẩn trọng hợp lý không, và bạn có cố ý để một khoản dư nợ chạy và phát sinh tiền lãi không. Việc xóa tiền lãi áp dụng cho tiền lãi phát sinh trong 10 năm theo lịch trước năm của yêu cầu, và giới hạn đó dịch chuyển mỗi ngày 1 tháng 1, nên các kỳ cũ hơn bị loại ra. Yêu cầu xóa tiền phạt phải được nộp trong vòng 10 năm sau khi kết thúc năm dương lịch của kỳ liên quan, và thông tư áp dụng cùng giới hạn đó cho tiền phạt và tiền lãi CPP và EI. Thông tư cho biết đang được cập nhật, nên hãy kiểm tra cách diễn đạt hiện hành của CRA trước khi dựa vào. Về quy trình chung và các khoản phạt khác, xem tiền phạt, tiền lãi và việc xóa phạt của CRA.

Tôi còn dùng được Chương trình Tự nguyện Khai báo cho các khoản nộp bị bỏ sót từ lâu không?

Có thể. CRA liệt kê các khoản khấu trừ tại nguồn của nhân viên chưa nộp, như CPP hoặc EI, là trường hợp chương trình bao gồm, nhưng không áp dụng nếu một cuộc kiểm tra hoặc điều tra về thông tin được khai đã bắt đầu nhằm vào người sử dụng lao động hoặc người nộp thuế có liên quan, dù do CRA hay cơ quan có thẩm quyền khác tiến hành (CRA: ai đủ điều kiện; CRA: IC00-1R7, đoạn 17). Đơn cũng phải gồm mọi thông tin liên quan của các kỳ có liên quan, liên quan đến sai sót hoặc thiếu sót kèm tiền phạt hoặc tiền lãi, đã trễ hạn ít nhất một năm hoặc một kỳ báo cáo, và kèm khoản thanh toán số tiền ước tính còn nợ hoặc yêu cầu một kế hoạch trả góp mà CRA phải chấp thuận. Hãy khai báo mọi sai sót và thiếu sót đã biết kèm hồ sơ cần thiết; khi hồ sơ không còn, CRA bảo hãy cố gắng hợp lý để đưa ra số ước tính (CRA: IC00-1R7, đoạn 26 đến 29). Chương trình thường không bao gồm yêu cầu hủy tiền phạt hoặc tiền lãi mà CRA đã ấn định: về việc đó, xem tiền phạt, tiền lãi và việc xóa phạt của CRA. Về cách chương trình hoạt động nói chung, xem tự nguyện khai báo thu nhập chưa khai.

Chương trình xóa tiền phạt và một phần tiền lãi. Chương trình không hủy chính các khoản khấu trừ. Mức xóa thông thường là 100% tiền phạt và 75% tiền lãi cho đơn tự nguyện từ đầu (unprompted), và 25% tiền lãi cùng tối đa 100% tiền phạt cho đơn có thúc giục (prompted) (CRA: những thay đổi của chương trình). Một thư giáo dục chung có thể vẫn giữ đơn ở dạng không bị thúc giục. Một thông tin liên lạc nêu một sai sót cụ thể hoặc đặt thời hạn sửa sai thường khiến đơn thành có thúc giục, và thông tin từ bên thứ ba mà CRA nắm về bạn cũng có thể có tác dụng đó (CRA: xem xét và quyết định).

CRA cũng hạn chế chương trình đối với những người nộp thuế mà CRA cho là không tuân thủ một cách nghiêm trọng (CRA: những thay đổi của chương trình), nên một chuỗi dài những lần cố ý không nộp là vấn đề cần giải quyết trước khi nộp đơn.

Việc một bảng sao kê hoặc thư nhắc của CRA bạn đã nhận có được coi là đã thúc giục bạn, hoặc là bước đầu của một cuộc rà soát hay không là do CRA quyết định, nên hãy coi đó là câu hỏi còn bỏ ngỏ trước khi bạn nộp. Nếu đã nhận thư rà soát hoặc kiểm tra, xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và kiểm tra bảng lương và quyết định về tư cách người lao động.

Tôi có chịu trách nhiệm cá nhân với tư cách giám đốc cho các khoản khấu trừ tiền lương chưa nộp không?

Giám đốc có thể phải chịu. Các giám đốc của công ty tại thời điểm công ty bị yêu cầu khấu trừ, giữ lại hoặc nộp một khoản tiền cùng chịu trách nhiệm chung và riêng với công ty, nghĩa là mỗi người có thể bị buộc chịu toàn bộ số tiền, cộng tiền lãi và tiền phạt liên quan (Income Tax Act, s. 227.1; CRA: IC89-2). Với CPP và EI, cùng trách nhiệm này xuất phát từ Canada Pension Plan, s. 21.1 và Employment Insurance Act, s. 83, áp dụng các giới hạn trong s. 227.1(2) đến (7). Các quy định này áp dụng cho công ty; doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh không có giám đốc. CRA bổ sung rằng cán bộ điều hành, nhân viên và những người khác không được bổ nhiệm hợp pháp làm giám đốc nhưng thực hiện chức năng của giám đốc cũng có thể phải chịu trách nhiệm (CRA: IC89-2).

CRA không thể thu từ giám đốc cho đến khi công ty không trả được. Hoặc một giấy chứng nhận về khoản nợ đăng ký tại Federal Court đã bị trả về chưa thỏa mãn toàn bộ hoặc một phần (các bước thu nợ của tòa không thu được gì hoặc chỉ thu được một phần), hoặc công ty đã bước vào thanh lý, giải thể hoặc phá sản và một yêu cầu thanh toán khoản nợ đã được chứng minh trong vòng sáu tháng kể từ khi bắt đầu.

Không thể bắt đầu hành động thu hồi nào quá hai năm sau khi giám đốc thôi giữ chức vụ giám đốc lần cuối. Từ chức không xóa trách nhiệm đối với sai phạm xảy ra khi người đó còn là giám đốc.

Giám đốc không chịu trách nhiệm nếu đã dùng sự cẩn trọng, siêng năng và kỹ năng mà một người thận trọng hợp lý sẽ dùng trong hoàn cảnh tương tự để ngăn sai phạm. IC89-2 nói các bước phải được thực hiện trước khi sai phạm xảy ra, và giám đốc có nghĩa vụ nắm được những gì đang diễn ra trong công ty.

Khác biệt gì khi người sử dụng lao động ở Quebec?

Người sử dụng lao động ở Quebec làm việc với hai cơ quan. Với nhân viên làm việc tại Quebec, người sử dụng lao động khấu trừ Chương trình hưu trí Quebec (QPP) thay cho CPP, và phí bảo hiểm cha mẹ Quebec (QPIP) cùng với EI. Phần QPP, QPIP và thuế thu nhập Quebec được nộp cho Revenu Québec, còn EI và thuế thu nhập liên bang nộp cho CRA (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Revenu Québec coi một khoản thanh toán là đã nhận vào ngày nó đến một trong các văn phòng của cơ quan này hoặc được tổ chức tài chính xử lý, và dời hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ sang ngày làm việc kế tiếp (Revenu Québec: lịch nộp). Các trường hợp ngoại lệ về giám đốc nằm trên trang trách nhiệm thanh toán của cơ quan này.

Nộp bù với CRA không có nghĩa là đã nộp bù với Revenu Québec. Hãy kiểm tra cả hai tài khoản.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa, bằng đô la Canada. Tiền lãi dùng mức giả định 7% mỗi năm.

Người nộp thường xuyên, trễ 10 ngày

Một công ty nợ C$4.000, đến hạn vào ngày 15, và nộp trễ 10 ngày. Đó là trễ hơn 7 ngày, nên áp dụng bậc 10% cho phần trên C$500: 10% của C$3.500 là C$350. Tiền lãi trên C$4.000 trong 10 ngày khoảng C$8, và tiền lãi cũng chạy trên tiền phạt cho đến khi được nộp.

Người nộp theo quý, trễ 2 ngày

Một chủ doanh nghiệp một chủ nộp theo quý nợ C$3.000, đến hạn ngày 15 tháng 7, và nộp vào ngày 17 tháng 7. Bậc 3% áp dụng cho phần trên C$500: 3% của C$2.500 là C$75. Tiền lãi cho 2 ngày khoảng C$1. Một lần nộp trễ cũng có thể chấm dứt việc nộp theo quý.

Công ty chỉ có chủ sở hữu, 12 tháng chưa nộp

Một công ty nộp hằng tháng khấu trừ C$2.000 mỗi tháng từ tiền lương của chủ sở hữu cho CPP và thuế thu nhập và không nộp gì trong 12 tháng. Đó là C$24.000 đã khấu trừ nhưng chưa nộp, cộng phần CPP của chính công ty (không tính vào các con số tiền phạt bên dưới). Nếu mỗi lần bỏ sót là sai phạm thông thường, bậc 10% áp dụng cho C$1.500 của mỗi tháng: C$150 mỗi tháng, C$1.800 trong 12 tháng. Nếu CRA thấy các lần đó là cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng, khoản giảm C$500 mất đi và mức 20% áp dụng từ lần bị ấn định thứ hai trong một năm dương lịch, nên tiền phạt cao hơn. Chủ sở hữu là giám đốc cũng có thể bị truy cứu nếu CRA không thu được từ công ty. Việc thanh toán, và việc các lần không nộp còn đủ điều kiện tự nguyện khai báo hay không (không có liên lạc trực tiếp từ CRA không quyết định được điều đó), là những câu hỏi đầu tiên.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn bỏ sót nhiều hơn một khoản nộp, CRA đã gửi bảng sao kê hoặc thông báo, hoặc bạn là giám đốc mà các khoản đã khấu trừ bị dùng cho chi phí hoạt động: số tiền nợ phụ thuộc vào sổ cái tiền lương khớp với tài khoản của CRA, còn việc tự nguyện khai báo có còn dùng được không và có đáng xin xóa phạt không tùy vào những gì CRA đã gửi cho bạn và lịch sử của bạn. Nếu bảng lương chưa được ghi sổ đúng, hoặc hai hồ sơ không khớp, cần dựng lại sổ cái trước khi các số tiền chắc chắn: xem hỗ trợ ghi sổ kế toán. Hãy chuẩn bị bảng sao kê của CRA, báo cáo tiền lương, bằng chứng ngân hàng cho từng khoản đã nộp và tổng số trên chứng từ T4.
• Bạn không thể trả ngay toàn bộ số dư: xem kế hoạch trả góp của CRA cho nợ doanh nghiệp.
• CRA đã gửi thư rà soát hoặc kiểm tra bảng lương: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và kiểm tra bảng lương và quyết định về tư cách người lao động.
• Tiền đã rời khỏi công ty và giờ bạn muốn coi đó là tiền lương: xem trả lương sau khi đã rút tiền.
• Chứng từ T4 hoặc T5 của bạn bị trễ: xem chứng từ T4 và T5 nộp trễ.
• Kế toán viên của bạn bỏ sót tờ khai và không trả lời nữa: xem khi kế toán viên bỏ sót tờ khai.
• Bạn cần biết các khoản phạt khác của CRA hoặc quy trình xóa phạt chung: xem tiền phạt, tiền lãi và việc xóa phạt của CRA.
• Bạn là người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ: xem chậm nộp thuế lương.