Remesa de nómina tardía a la CRA: multas y cómo ponerse al día

¿Mi remesa de nómina fue tardía y cuándo vencía?

Una remesa tardía o no hecha cuesta una multa de 3% a 10% del monto atrasado que exceda $500, según los días de atraso, o de 20% en una falla repetida a sabiendas, más intereses que se capitalizan diariamente.

Una remesa de nómina es tardía si su fecha de pago efectiva es posterior a la fecha de vencimiento de su tipo de remitente. En la banca en línea o por teléfono, la CRA usa la fecha en que la institución financiera acredita el pago; en un pago en persona en el banco, la fecha sellada en el comprobante de remesa; y por correo, la fecha en que la CRA lo recibe. Deje margen para el procesamiento. La fecha de vencimiento depende de la fecha en que se pagó el sueldo (Income Tax Regulations, sección 108). Cuando una fecha de vencimiento cae en sábado, domingo o día festivo reconocido por la CRA, se aplica el siguiente día hábil (CRA: cuándo remitir).

En general, la CRA asigna el tipo según su retención mensual promedio de dos años calendario antes (a un empleador pequeño nuevo se le evalúa por su retención mensual), revisa cada cuenta de nómina todos los noviembres y no lo vincula con la frecuencia de sus pagos, así que léalo en su cuenta de la CRA (CRA: tipos de remitentes). La remesa trimestral también exige un historial de cumplimiento perfecto en los 12 meses anteriores, sin remesas tardías ni multas por remesas tardías (Income Tax Regulations, sección 108(1.12)), así que una remesa tardía puede ponerle fin: confirme ahora su próxima fecha de vencimiento. La CRA dice que un empleador pequeño nuevo que pierde la elegibilidad pasa a ser remitente regular en el siguiente trimestre calendario, y a un empleador pequeño existente se le asigna un nuevo tipo para el siguiente año calendario (CRA: tipos de remitentes). Para abrir la cuenta y ver el calendario completo, consulte cómo manejar la nómina y remitir las retenciones en la fuente.

Un solo pago con unos días de atraso recibe un escalón de multa sobre la parte que exceda $500, más unos días de intereses. El caso es más serio si:

• omitió más de una remesa;
• la CRA ya envió un estado de cuenta, un aviso o una carta;
• las retenciones se descontaron del pago pero el dinero se usó para otros gastos. Los montos que un empleador retiene se consideran mantenidos en fideicomiso para el gobierno, como un fondo aparte que no forma parte de los bienes del negocio (CRA: preparativos para hacer las retenciones);
• usted es director de la corporación; o
• también tiene empleados en Quebec.

Reúna el estado de cuenta o saldo de nómina de la CRA, los informes de nómina de cada fecha de pago, el comprobante bancario de cada pago y los totales de los T4.

¿Qué multa hay por una remesa de nómina tardía o no hecha?

La CRA cobra una parte del monto atrasado que aumenta con los días de atraso, y puede determinar la multa por cada remesa tardía (CRA: cuándo remitir; Income Tax Act, sección 227(9)).

Un pago que la CRA recibe a tiempo pero no de la forma exigida también se multa, con la tasa de 3% (Income Tax Act, sección 227(9)).

Dos reglas cambian el monto:

• El umbral. La multa ordinaria se aplica solo a la parte del total adeudado en esa fecha (CPP, EI e impuesto sobre la renta en conjunto) que exceda $500. Esa reducción se pierde si el empleador, a sabiendas o por negligencia grave, retrasó el pago o pagó menos de lo exigido (Income Tax Act, sección 227(9.1)). La CRA indica que una falla a sabiendas o por negligencia grave se multa incluso por debajo de $500.
• Fallas repetidas a sabiendas. La tasa es de 20% para la segunda falla determinada, o una posterior, en un año calendario cuando las fallas se cometieron a sabiendas o en circunstancias que equivalen a negligencia grave (CRA: cuándo remitir).

Las páginas de nómina de la CRA no dan una prueba para «a sabiendas» ni para «negligencia grave». Es una cuestión de hecho, y pesa más cuando se omitieron varios períodos.

¿Cómo cobra intereses la CRA por las remesas de nómina tardías?

Los intereses corren sobre el monto sin pagar desde el día en que vencía hasta el día en que se paga, y la CRA también cobra intereses sobre las multas sin pagar. Fija la tasa cada trimestre calendario y capitaliza los intereses diariamente (CRA: cuándo remitir; Income Tax Act, sección 227(9.2)).

La última tasa publicada para los montos vencidos de impuesto sobre la renta, CPP y EI es 7% al año (CRA: tasas de interés); la tabla de cifras muestra qué trimestre cubre. Cada remesa omitida acumula intereses desde su propia fecha de vencimiento. Los intereses sobre el monto sin pagar se detienen cuando se paga ese monto, y los intereses sobre una multa se detienen solo cuando se paga la multa.

¿Cómo averiguo cuánto debo y me pongo al día?

La CRA dice que una remesa insuficiente debe remitirse de inmediato, y que puede cobrarse una multa e intereses por el pago tardío (CRA: cómo corregir errores de remesas). Ponerse al día significa comparar el registro de la CRA con sus registros de nómina y pagar lo que falta.

1. Haga una lista de cada fecha de pago desde su última remesa a tiempo, con las retenciones hechas y sus contribuciones como empleador en cada una.
2. Obtenga el lado de la CRA. La CRA informa los pagos y las transacciones en el estado de cuenta mensual, el PD7A (CRA: saldo de la cuenta), y usted puede ver los estados de cuenta y las transacciones después de ingresar a su cuenta de la CRA (CRA: cómo confirmar su remesa). Los pagos electrónicos se registran en unas 48 horas, así que un pago de los últimos dos días puede no aparecer todavía. Para años anteriores, pida un estado de cuenta detallado a su oficina de servicios tributarios o a su centro tributario.
3. Compare ambos. Si falta un pago que usted hizo, o está en el período equivocado, llame a la línea Business Enquiries al 1-800-959-5525 o use el formulario «Respond to notices» en la sección de nómina de su cuenta de negocio de la CRA (CRA: preguntas frecuentes de la cuenta). Si las cifras siguen sin coincidir, concilie el libro de nómina con los estados de cuenta bancarios. Los intereses siguen corriendo sobre cada monto adeudado, así que los montos que ambos registros muestran como faltantes son los que debe remitir ahora.
4. Remita lo que falta a la misma cuenta de nómina. Los intereses se detienen el día en que se paga cada monto.
5. Registre la multa y los intereses cuando la CRA los determine: vea cómo registrar las multas y los intereses de la CRA. Si no puede pagar todo o si sus comprobantes también están tardíos, vea la última sección.

¿Y si nunca descontué el CPP, el EI ni el impuesto sobre la renta del pago?

La CRA puede determinar al empleador el CPP y el EI que debieron retenerse, una multa por no retener y los intereses. En el CPP y el EI, el empleador es responsable tanto de la parte del empleado como de la suya, aunque no pueda recuperar la parte del empleado. La parte del empleado puede recuperarse de pagos posteriores, pero solo hasta el monto que debió retenerse de cada pago, sin que haya estado pendiente por más de 12 meses, y no ajustando las retenciones de impuesto sobre la renta (CRA: guía del empleador).

La multa es de 10% del CPP, el EI y el impuesto sobre la renta que no se retuvieron, y de 20% para una segunda falla, o una posterior, en un año calendario cometida a sabiendas o en circunstancias de negligencia grave (CRA: preparativos para hacer las retenciones).

Cuando no se retuvo impuesto sobre la renta a un perceptor residente en Canadá, al empleador se le cobran la multa y los intereses (los intereses se detienen el 30 de abril del año siguiente). La ley hace responsable al empleador del impuesto mismo solo por pagos a no residentes (Income Tax Act, sección 227(8.3) y (8.4)).

Las retenciones se exigen desde la siguiente fecha de pago. Si nunca se abrió una cuenta de nómina, eso va primero (CRA: preparativos para hacer las retenciones): vea cómo manejar la nómina.

Si el pago fue un sueldo del propietario decidido después de que el dinero salió de la corporación, vea pagarse un sueldo después de retirar dinero. Si el único empleado de la corporación es su propietario, vea nómina solo para el propietario.

¿Puede la CRA cancelar la multa o los intereses?

A veces. La CRA tiene discreción para cancelar o dispensar multas e intereses, pero nada la obliga a conceder una solicitud (CRA: alivio para contribuyentes, IC07-1R1). Enumera tres tipos de situación:

• Circunstancias extraordinarias, como una inundación o un incendio, una huelga postal u otra interrupción de servicios, una enfermedad o accidente graves, o una angustia emocional o mental grave, como una muerte en la familia inmediata.
• Acciones de la CRA, como retrasos de procesamiento que lo dejaron sin saber que se debía un monto, información incorrecta de la CRA o errores de procesamiento.
• Incapacidad de pago o dificultad económica. La CRA puede considerar cancelar los intereses cuando se confirma la incapacidad de pago, pero en general no cancela una multa por ese motivo, salvo que una circunstancia extraordinaria haya impedido cumplir.

Pídalo en el Form RC4288 o por carta. La CRA pondera su historial de cumplimiento, si actuó con rapidez para corregir el retraso, si tomó el cuidado razonable y si dejó que un saldo siguiera corriendo y acumulando intereses a sabiendas. El alivio de intereses cubre los intereses acumulados en 10 años calendario antes del año de la solicitud, y ese límite se renueva cada 1 de enero, por lo que los períodos más antiguos quedan fuera. Una solicitud de alivio de multas debe presentarse dentro de 10 años después del fin del año calendario del período en cuestión, y la circular aplica el mismo límite a las multas e intereses del CPP y el EI. La circular dice que se está actualizando, así que revise el texto vigente de la CRA antes de apoyarse en ella. Para el proceso general y otras multas, vea multas, intereses y alivio de la CRA.

¿Todavía puedo usar el Programa de Divulgaciones Voluntarias para remesas antiguas omitidas?

Posiblemente. La CRA incluye las retenciones de empleados sin remitir, como el CPP o el EI, entre los casos que cubre el programa, pero no si ya comenzó una auditoría o investigación sobre la información que se divulga contra el empleador o un contribuyente relacionado, ya sea de la CRA o de otra autoridad pertinente (CRA: quién es elegible; CRA: IC00-1R7, párrafo 17). La solicitud también debe incluir toda la información pertinente de los períodos involucrados, tratar de un error u omisión que genere multas o intereses, tener un atraso de al menos un año o de un período de declaración respecto de su fecha de vencimiento, e incluir el pago del monto adeudado estimado o una solicitud de acuerdo de pago que la CRA deba aprobar. Divulgue todos los errores y omisiones conocidos con los registros requeridos; cuando los registros ya no existen, la CRA indica hacer esfuerzos razonables para dar estimaciones (CRA: IC00-1R7, párrafos 26 a 29). En general, el programa no cubre una solicitud para cancelar multas o intereses que la CRA ya determinó: para esos casos, vea multas, intereses y alivio de la CRA. Para saber cómo funciona el programa en general, vea divulgación voluntaria de ingresos no declarados.

El programa alivia las multas y parte de los intereses. No cancela las retenciones mismas. El alivio normal es de 100% de las multas y 75% de los intereses cuando la solicitud se presenta por iniciativa propia, y de 25% de los intereses con hasta 100% de las multas cuando la CRA ya hizo contacto (CRA: cambios al programa). Una carta educativa general puede dejar la solicitud como presentada por iniciativa propia. Una comunicación que identifica un error específico o fija una fecha límite para corregir generalmente la convierte en una solicitud posterior al contacto de la CRA, y también puede hacerlo la información de terceros que la CRA tiene sobre usted (CRA: revisión y decisión).

La CRA también restringe el programa para los contribuyentes que considera gravemente incumplidores (CRA: cambios al programa), así que una larga serie de fallas a sabiendas es un asunto que conviene resolver antes de presentar la solicitud.

Decidir si un estado de cuenta o recordatorio de la CRA que usted recibió ya cuenta como contacto previo, o como el inicio de una revisión, le corresponde a la CRA, así que trátelo como una pregunta abierta antes de presentar. Si llegó una carta de revisión o de auditoría, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y auditorías de nómina y dictámenes sobre la condición de los trabajadores.

Como director, ¿soy responsable personalmente de las retenciones de nómina no remitidas?

Un director puede serlo. Los directores de una corporación en el momento en que debía deducir, retener o remitir un monto responden solidariamente con la corporación, es decir, a cada uno se le puede exigir la totalidad del monto, más los intereses y las multas relacionados (Income Tax Act, sección 227.1; CRA: IC89-2). En el CPP y el EI la misma responsabilidad proviene de la Canada Pension Plan, sección 21.1 y de la Employment Insurance Act, sección 83, que aplican los límites de la sección 227.1(2) a (7). Estas reglas se aplican a las corporaciones; una empresa individual o una sociedad de personas no tiene directores. La CRA agrega que los ejecutivos, empleados y otras personas que no están designados legalmente como directores pero desempeñan las funciones de un director también pueden ser responsables (CRA: IC89-2).

La CRA no puede cobrar a un director hasta que la corporación haya incumplido el pago. Debe haber regresado sin cobrar, total o parcialmente, un certificado de la deuda registrado en el Federal Court (los pasos de cobro del tribunal no recuperaron nada o solo una parte), o la corporación debe haber entrado en liquidación, disolución o quiebra y debe haberse probado un reclamo por la deuda dentro de seis meses desde su inicio.

Ninguna acción de recuperación puede iniciarse después de dos años después de que el director dejó de serlo por última vez. Renunciar no elimina la responsabilidad por una falla ocurrida mientras la persona era director.

No es responsable el director que ejerció el cuidado, la diligencia y la habilidad que habría usado una persona razonablemente prudente en circunstancias comparables para evitar la falla. La IC89-2 dice que las medidas deben tomarse antes de que ocurra la falla, y que los directores tienen la obligación de saber lo que ocurre en la corporación.

¿Qué cambia cuando el empleador está en Quebec?

Un empleador de Quebec trata con dos agencias. Por los empleados que trabajan en Quebec, el empleador retiene el QPP en lugar del CPP, y las primas del QPIP junto con el EI. Remite el QPP, el QPIP y el impuesto sobre la renta de Quebec a Revenu Québec, y el EI y el impuesto federal sobre la renta a la CRA (CRA: guía del empleador).

Revenu Québec considera recibido un pago el día en que llega a una de sus oficinas o lo procesa una institución financiera, y traslada al siguiente día hábil una fecha de vencimiento que cae en fin de semana o día festivo (Revenu Québec: calendarios de remesa). Sus excepciones para directores están en su página de responsabilidad de pago.

Ponerse al día con la CRA no significa ponerse al día con Revenu Québec. Revise ambas cuentas.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares canadienses. Los intereses usan una tasa supuesta de 7% al año.

Remitente regular, 10 días tarde

Una corporación debe C$4,000, con vencimiento el día 15, y paga 10 días tarde. Eso es más de 7 días de atraso, así que se aplica el escalón de 10% a la parte que exceda C$500: 10% de C$3,500 es C$350. Los intereses sobre los C$4,000 durante 10 días son unos C$8, y los intereses también corren sobre la multa hasta que se pague.

Remitente trimestral, 2 días tarde

Un propietario único que remite por trimestre debe C$3,000, con vencimiento el 15 de julio, y paga el 17 de julio. Se aplica el escalón de 3% a la parte que exceda C$500: 3% de C$2,500 es C$75. Los intereses de 2 días son unos C$1. Una remesa tardía también puede poner fin a la remesa trimestral.

Corporación solo del propietario, 12 meses sin remitir

Una corporación que remite por mes retiene C$2,000 al mes del sueldo de su propietario por concepto de CPP e impuesto sobre la renta y no remite nada durante 12 meses. Son C$24,000 retenidos y sin pagar, más la parte del CPP que le corresponde a la corporación (que se deja fuera de las cifras de multa de abajo). Si cada omisión es una falla ordinaria, el escalón de 10% se aplica a C$1,500 de cada mes: C$150 al mes, C$1,800 en 12 meses. Si la CRA considera que las fallas fueron a sabiendas o por negligencia grave, se pierde la reducción de C$500 y se aplica la tasa de 20% desde la segunda falla determinada en un año calendario, así que la multa es mayor. Un propietario que es director también puede quedar expuesto si la CRA no puede cobrar a la corporación. El pago, y si las fallas aún califican para la divulgación voluntaria (que no haya habido contacto directo de la CRA no resuelve eso), son las primeras preguntas.

¿Su caso es distinto?

• Omitió más de una remesa, la CRA envió un estado de cuenta o un aviso, o usted es director y los montos retenidos se usaron en gastos de operación: el monto adeudado depende de un libro de nómina que coincida con la cuenta de la CRA, y que la divulgación voluntaria siga abierta y que valga la pena pedir alivio depende de lo que la CRA ya le haya enviado y de su historial. Si la nómina no se registró bien, o los dos registros no coinciden, hay que reconstruir el libro antes de que los montos sean firmes: vea ayuda con contabilidad. Reúna el estado de cuenta de la CRA, los informes de nómina, el comprobante bancario de cada pago y los totales de los T4.
• No puede pagar el saldo de una vez: vea acuerdos de pago con la CRA para deudas de negocios.
• La CRA envió una carta de revisión o de auditoría de nómina: vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y auditorías de nómina y dictámenes sobre la condición de los trabajadores.
• El dinero ya salió de la corporación y ahora quiere llamarlo sueldo: vea pagarse un sueldo después de retirar dinero.
• Sus comprobantes T4 o T5 están tardíos: vea comprobantes T4 y T5 tardíos.
• Su contador omitió presentaciones y dejó de responder: vea cuando un contador omite presentaciones.
• Necesita información sobre otras multas de la CRA o el proceso general de alivio: vea multas, intereses y alivio de la CRA.
• Usted es un empleador en EE. UU.: vea atraso en los impuestos de nómina.