Versement tardif des retenues sur la paie : pénalités, rattrapage

Mon versement de retenues sur la paie était-il en retard, et quelle en était l'échéance?

Un versement en retard ou manqué entraîne une pénalité de 3 % à 10 % du montant en retard qui dépasse 500 $, selon le nombre de jours de retard, ou de 20 % en cas de manquement répété commis sciemment, plus des intérêts composés chaque jour.

Un versement de retenues sur la paie est en retard si sa date de paiement effective est postérieure à la date d'échéance de votre type de déclarant. Pour les services bancaires en ligne ou par téléphone, l'ARC retient la date à laquelle l'institution financière porte le paiement au crédit; pour un paiement fait en personne à la banque, la date estampillée sur le bordereau de versement; pour un envoi postal, la date de réception par l'ARC. Prévoyez le délai de traitement. L'échéance dépend de la date à laquelle la paie a été versée (Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 108). Quand une échéance tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié reconnu par l'ARC, le jour ouvrable suivant s'applique (ARC : quand verser).

L'ARC attribue généralement le type d'après vos retenues mensuelles moyennes de deux années civiles plus tôt (un nouveau petit employeur est jugé plutôt sur ses retenues mensuelles), révise chaque compte de paie chaque novembre, et ne le lie pas à la fréquence de votre paie : lisez-le donc dans votre compte de l'ARC (ARC : types de déclarants). Le versement trimestriel exige aussi un dossier de conformité parfait pendant les 12 mois précédents, sans versement tardif ni pénalité pour versement tardif (Règlement de l'impôt sur le revenu, par. 108(1.12)) : un versement tardif peut donc y mettre fin, alors confirmez dès maintenant votre prochaine échéance. L'ARC indique qu'un nouveau petit employeur qui perd son admissibilité devient un déclarant régulier au trimestre civil suivant, et qu'un petit employeur existant se voit attribuer un nouveau type pour l'année civile suivante (ARC : types de déclarants). Pour l'ouverture du compte et le calendrier complet, voyez faire la paie et verser les retenues à la source.

Un seul paiement en retard de quelques jours entraîne un seul palier de pénalité sur la partie qui dépasse 500 $, plus quelques jours d'intérêts. Le dossier est plus sérieux si :

• vous avez manqué plus d'un versement;
• l'ARC a déjà envoyé un relevé, un avis ou une lettre;
• des retenues ont été prélevées sur la paie, mais l'argent a servi à d'autres dépenses. Les sommes qu'un employeur retient sont réputées détenues en fiducie pour le gouvernement, comme un fonds distinct qui ne fait pas partie des biens de l'entreprise (ARC : se préparer à faire des retenues);
• vous êtes administrateur de la société;
• vous avez aussi des employés au Québec.

Rassemblez le relevé ou le solde de paie de l'ARC, les rapports de paie de chaque date de paie, la preuve bancaire de chaque paiement et les totaux des T4.

Quelle est la pénalité pour un versement de retenues sur la paie en retard ou manqué?

L'ARC facture une part du montant en retard qui augmente avec le nombre de jours de retard, et elle peut établir la pénalité pour chaque versement tardif (ARC : quand verser; Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(9)).

Un paiement que l'ARC reçoit à temps, mais pas de la manière exigée, est aussi pénalisé, au taux de 3 % (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(9)).

Deux règles modifient le montant :

• Le seuil. La pénalité ordinaire s'applique seulement à la partie du total dû à cette date (RPC, AE et impôt sur le revenu ensemble) qui dépasse 500 $. Cette réduction est perdue si l'employeur a sciemment, ou par négligence grave, retardé le versement ou versé moins que ce qui était exigé (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(9.1)). L'ARC précise qu'un manquement commis sciemment ou par négligence grave est pénalisé même sous 500 $.
• Manquements répétés commis sciemment. Le taux est de 20 % pour le deuxième manquement ou un manquement suivant cotisé dans une année civile, quand ces manquements ont été commis sciemment ou dans des circonstances équivalant à de la négligence grave (ARC : quand verser).

Les pages de l'ARC sur la paie ne donnent aucun critère pour « sciemment » ou « négligence grave ». C'est une question de fait, qui compte surtout quand plusieurs périodes ont été manquées.

Comment l'ARC calcule-t-elle les intérêts sur les versements de retenues sur la paie en retard?

Les intérêts courent sur le montant impayé du jour où il était dû jusqu'au jour où il est payé, et l'ARC facture aussi des intérêts sur les pénalités impayées. Elle fixe le taux chaque trimestre civil et compose les intérêts chaque jour (ARC : quand verser; Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(9.2)).

Le dernier taux publié pour les montants en souffrance d'impôt sur le revenu, de RPC et d'AE est de 7 % par an (ARC : taux d'intérêt); le tableau des chiffres indique le trimestre qu'il couvre. Chaque versement manqué porte intérêt à partir de sa propre date d'échéance. Les intérêts sur le montant impayé cessent quand ce montant est payé, et ceux sur une pénalité cessent seulement quand la pénalité est payée.

Comment savoir ce que je dois et me mettre à jour?

L'ARC indique qu'un versement insuffisant doit être versé immédiatement, et qu'une pénalité et des intérêts peuvent être facturés pour le paiement tardif (ARC : corriger les erreurs de versement). Se mettre à jour consiste à comparer le dossier de l'ARC avec vos registres de paie et à payer ce qui manque.

1. Dressez la liste de chaque date de paie depuis votre dernier versement à temps, avec les retenues faites et vos cotisations d'employeur pour chacune.
2. Obtenez le côté de l'ARC. L'ARC fait état des paiements et des opérations dans le relevé mensuel de compte, le PD7A (ARC : solde du compte), et vous pouvez consulter les relevés et les opérations après avoir ouvert une session dans votre compte de l'ARC (ARC : confirmer votre versement). Les paiements électroniques sont inscrits en 48 heures environ : un paiement des deux derniers jours peut donc ne pas encore apparaître. Pour les années antérieures, demandez un relevé détaillé à votre bureau des services fiscaux ou à votre centre fiscal.
3. Rapprochez les deux. Si un paiement que vous avez fait manque ou figure dans la mauvaise période, appelez la ligne des demandes de renseignements des entreprises au 1-800-959-5525 ou utilisez le formulaire « Répondre aux avis » dans la section Paie de votre compte d'entreprise de l'ARC (ARC : FAQ sur le compte). Si les chiffres diffèrent toujours, rapprochez le grand livre de paie et les relevés bancaires. Les intérêts continuent de courir sur chaque montant dû : ce sont donc les montants que les deux dossiers montrent comme manquants qu'il faut verser maintenant.
4. Versez ce qui manque au même compte de paie. Les intérêts cessent le jour où chaque montant est payé.
5. Inscrivez la pénalité et les intérêts quand l'ARC les cotise : voyez inscrire les pénalités et intérêts de l'ARC. Si vous ne pouvez pas payer en totalité ou si vos feuillets sont aussi en retard, voyez la dernière section.

Et si je n'ai jamais retenu le RPC, l'AE et l'impôt sur la paie?

L'ARC peut établir une cotisation à l'employeur pour le RPC et l'AE qui auraient dû être retenus, une pénalité pour défaut de retenir, et des intérêts. Pour le RPC et l'AE, l'employeur est responsable de la part de l'employé comme de la sienne, même s'il ne peut pas récupérer la part de l'employé auprès de lui. La part de l'employé peut être récupérée sur les paies suivantes, mais seulement jusqu'à concurrence du montant qui aurait dû être retenu sur chaque paiement, pas après plus de 12 mois d'impayé, et pas en ajustant les retenues d'impôt sur le revenu (ARC : guide de l'employeur).

La pénalité est de 10 % du RPC, de l'AE et de l'impôt sur le revenu non retenus, et de 20 % pour un deuxième manquement ou un manquement suivant dans une année civile, commis sciemment ou dans des circonstances équivalant à de la négligence grave (ARC : se préparer à faire des retenues).

Pour l'impôt sur le revenu non retenu sur un paiement à un bénéficiaire résident du Canada, l'employeur se voit imposer la pénalité et les intérêts (les intérêts cessent le 30 avril de l'année suivante). La Loi ne rend l'employeur responsable de l'impôt lui-même que pour les paiements à des non-résidents (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 227(8.3) et (8.4)).

Les retenues sont obligatoires dès la prochaine date de paie. Si aucun compte de paie n'a jamais été ouvert, il faut commencer par là (ARC : se préparer à faire des retenues) : voyez faire la paie.

Si la rémunération était un salaire de propriétaire décidé après la sortie de l'argent de la société, voyez se verser un salaire après coup. Pour une société dont le seul employé est son propriétaire, voyez la paie du propriétaire seul.

L'ARC peut-elle annuler la pénalité ou les intérêts?

Parfois. L'ARC a le pouvoir discrétionnaire d'annuler les pénalités et les intérêts ou d'y renoncer, mais rien ne l'oblige à accepter une demande (ARC : allègement pour les contribuables, IC07-1R1). Elle énumère trois types de situations :

• Les circonstances extraordinaires, comme une inondation ou un incendie, une grève des postes ou une autre perturbation des services, une maladie grave ou un accident, ou une détresse émotionnelle ou mentale grave comme un décès dans la famille immédiate.
• Les actions de l'ARC, comme des retards de traitement qui vous ont laissé ignorer qu'un montant était dû, des renseignements inexacts de l'ARC ou des erreurs de traitement.
• L'incapacité de payer ou les difficultés financières. L'ARC peut envisager d'annuler les intérêts quand l'incapacité de payer est confirmée, mais elle n'annule généralement pas une pénalité pour ce motif, sauf si une circonstance extraordinaire a empêché de se conformer.

Faites la demande sur le formulaire RC4288 ou par lettre. L'ARC tient compte de votre historique de conformité, de la rapidité avec laquelle vous avez corrigé le retard, des précautions raisonnables que vous avez prises, et du fait que vous avez sciemment laissé un solde courir et porter intérêt. L'allègement des intérêts couvre les intérêts courus dans les 10 années civiles précédant l'année de la demande, et cette limite avance chaque 1er janvier, si bien que les périodes plus anciennes en sortent. Une demande d'allègement de pénalité doit être faite dans les 10 ans suivant la fin de l'année civile de la période visée, et la circulaire applique la même limite aux pénalités et aux intérêts du RPC et de l'AE. La circulaire indique qu'elle est en cours de mise à jour : vérifiez donc le libellé actuel de l'ARC avant de vous y fier. Pour le processus général et les autres pénalités, voyez pénalités, intérêts et allègement de l'ARC.

Puis-je encore recourir au Programme des divulgations volontaires pour d'anciens versements manqués?

Peut-être. L'ARC range les retenues à la source des employés non versées, comme le RPC ou l'AE, parmi les cas que le programme couvre, mais pas si une vérification ou une enquête sur les renseignements divulgués a commencé contre l'employeur ou un contribuable lié, que ce soit par l'ARC ou par une autre autorité compétente (ARC : qui est admissible; ARC : IC00-1R7, paragraphe 17). La demande doit aussi comprendre tous les renseignements pertinents pour les périodes visées, porter sur une erreur ou une omission qui entraîne des pénalités ou des intérêts, être en retard d'au moins un an ou d'une période de déclaration sur son échéance, et inclure le paiement du montant estimatif dû ou une demande d'entente de paiement que l'ARC doit approuver. Divulguez toutes les erreurs et omissions connues avec les registres exigés; quand les registres n'existent plus, l'ARC dit de faire des efforts raisonnables pour fournir des estimations (ARC : IC00-1R7, paragraphes 26 à 29). Le programme ne couvre généralement pas une demande d'annulation de pénalités ou d'intérêts que l'ARC a déjà cotisés : voyez pénalités, intérêts et allègement de l'ARC. Pour le fonctionnement général du programme, voyez divulgation volontaire de revenus non déclarés.

Le programme allège les pénalités et une partie des intérêts. Il n'annule pas les retenues elles-mêmes. L'allègement normal est de 100 % des pénalités et de 75 % des intérêts pour une demande spontanée, et de 25 % des intérêts avec jusqu'à 100 % des pénalités pour une demande non spontanée (ARC : modifications au programme). Une lettre d'information générale peut laisser une demande spontanée. Une communication qui désigne une erreur précise ou fixe une date limite de correction la rend généralement non spontanée, tout comme des renseignements de tiers que l'ARC détient à votre sujet (ARC : examen et décision).

L'ARC restreint aussi le programme pour les contribuables qu'elle juge gravement non conformes (ARC : modifications au programme) : une longue série de manquements commis sciemment est donc une question à régler avant de présenter une demande.

Déterminer si un relevé ou un rappel de l'ARC que vous avez reçu compte déjà comme une sollicitation, ou comme le début d'un examen, relève de la décision de l'ARC : traitez donc cela comme une question ouverte avant de produire. Si une lettre d'examen ou de vérification est arrivée, voyez examens, vérifications et divulgation volontaire et vérifications de la paie et décisions sur le statut des travailleurs.

Suis-je personnellement responsable, comme administrateur, des retenues sur la paie non versées?

Un administrateur peut l'être. Les administrateurs d'une société au moment où elle devait déduire, retenir ou verser un montant sont solidairement responsables avec la société, c'est-à-dire que chacun peut être tenu responsable de la totalité du montant, plus les intérêts et pénalités connexes (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1; ARC : IC89-2). Pour le RPC et l'AE, la même responsabilité découle de l'article 21.1 du Régime de pensions du Canada et de l'article 83 de la Loi sur l'assurance-emploi, qui appliquent les limites des par. 227.1(2) à (7). Ces règles s'appliquent aux sociétés; une entreprise individuelle ou une société de personnes n'a pas d'administrateurs. L'ARC ajoute que les dirigeants, les employés et les autres personnes qui ne sont pas légalement nommés administrateurs mais qui exercent les fonctions d'un administrateur peuvent aussi être responsables (ARC : IC89-2).

L'ARC ne peut pas recouvrer auprès d'un administrateur tant que la société n'a pas manqué à son paiement. Soit un certificat de la dette enregistré à la Cour fédérale doit avoir été renvoyé sans satisfaction en tout ou en partie (les mesures de recouvrement du tribunal n'ont rien recouvré ou seulement une partie), soit la société doit être entrée en liquidation, en dissolution ou en faillite et une réclamation pour la dette doit avoir été prouvée dans les six mois suivant le début de cette procédure.

Aucune mesure de recouvrement ne peut commencer plus de deux ans après que l'administrateur a cessé d'exercer ses fonctions. Démissionner ne supprime pas la responsabilité d'un manquement survenu pendant que la personne était administrateur.

N'est pas responsable l'administrateur qui a agi avec le soin, la diligence et la compétence dont aurait fait preuve une personne raisonnablement prudente dans des circonstances comparables pour prévenir le manquement. La circulaire IC89-2 précise que les mesures doivent être prises avant que le manquement survienne, et que les administrateurs ont l'obligation de savoir ce qui se passe dans la société.

Qu'est-ce qui change quand l'employeur est au Québec?

Un employeur du Québec traite avec deux agences. Pour les employés qui travaillent au Québec, l'employeur retient le RRQ au lieu du RPC, et les cotisations au RQAP en plus de l'AE. Il envoie le RRQ, le RQAP et l'impôt du Québec à Revenu Québec, et l'AE et l'impôt fédéral sur le revenu à l'ARC (ARC : guide de l'employeur).

Revenu Québec considère un paiement comme reçu le jour où il arrive à l'un de ses bureaux ou est traité par une institution financière, et reporte au jour ouvrable suivant une échéance qui tombe une fin de semaine ou un jour férié (Revenu Québec : calendriers de versement). Ses exceptions pour les administrateurs figurent sur sa page responsabilité du paiement.

Se mettre à jour auprès de l'ARC ne met pas à jour le dossier auprès de Revenu Québec. Vérifiez les deux comptes.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars canadiens. Les intérêts sont calculés à un taux supposé de 7 % par an.

Déclarant régulier, 10 jours de retard

Une société doit 4 000 $ CA, exigibles le 15, et paie avec 10 jours de retard. C'est plus de 7 jours de retard : le palier de 10 % s'applique à la partie qui dépasse 500 $ CA, soit 10 % de 3 500 $ CA, ou 350 $ CA. Les intérêts sur les 4 000 $ CA pendant 10 jours sont d'environ 8 $ CA, et des intérêts courent aussi sur la pénalité jusqu'à son paiement.

Déclarant trimestriel, 2 jours de retard

Un entrepreneur individuel qui verse chaque trimestre doit 3 000 $ CA, exigibles le 15 juillet, et paie le 17 juillet. Le palier de 3 % s'applique à la partie qui dépasse 500 $ CA : 3 % de 2 500 $ CA, soit 75 $ CA. Les intérêts pour 2 jours sont d'environ 1 $ CA. Un versement tardif peut aussi mettre fin au versement trimestriel.

Société du propriétaire seul, 12 mois sans versement

Une société qui verse chaque mois retient 2 000 $ CA par mois sur le salaire de son propriétaire pour le RPC et l'impôt sur le revenu, et ne verse rien pendant 12 mois. Cela représente 24 000 $ CA retenus et impayés, plus la part de RPC de la société elle-même (exclue des chiffres de pénalité ci-dessous). Si chaque manquement est ordinaire, le palier de 10 % s'applique à 1 500 $ CA de chaque mois : 150 $ CA par mois, 1 800 $ CA sur 12 mois. Si l'ARC juge les manquements commis sciemment ou par négligence grave, la réduction de 500 $ CA est perdue et le taux de 20 % s'applique à partir du deuxième manquement cotisé dans une année civile : la pénalité est alors plus élevée. Les intérêts courent sur chaque mois à partir de sa propre échéance. Un propriétaire administrateur peut aussi être exposé si l'ARC ne peut pas recouvrer auprès de la société. Le paiement, et la question de savoir si les manquements sont encore admissibles à la divulgation volontaire (l'absence de contact direct de l'ARC ne règle pas cela), sont les premières questions.

Votre situation est différente?

• Vous avez manqué plus d'un versement, l'ARC a envoyé un relevé ou un avis, ou vous êtes un administrateur dont les montants retenus ont servi à payer les frais courants : le montant dû dépend d'un grand livre de paie qui concorde avec le compte de l'ARC, et la possibilité d'une divulgation volontaire et l'intérêt de demander un allègement dépendent de ce que l'ARC vous a déjà envoyé et de votre historique. Si la paie n'a pas été inscrite correctement, ou si les deux dossiers ne concordent pas, le grand livre doit être reconstitué avant que les montants soient fermes : voyez l'aide en tenue de livres. Rassemblez le relevé de l'ARC, les rapports de paie, la preuve bancaire de chaque paiement et les totaux des T4.
• Vous ne pouvez pas payer le solde d'un coup : voyez ententes de paiement de l'ARC pour une dette d'entreprise.
• L'ARC a envoyé une lettre d'examen ou de vérification de la paie : voyez examens, vérifications et divulgation volontaire et vérifications de la paie et décisions sur le statut des travailleurs.
• L'argent a déjà quitté la société et vous voulez maintenant le qualifier de salaire : voyez se verser un salaire après coup.
• Vos feuillets T4 ou T5 sont en retard : voyez feuillets T4 et T5 en retard.
• Votre comptable a manqué des productions et ne répond plus : voyez quand un comptable manque des productions.
• Vous avez besoin d'autres pénalités de l'ARC ou du processus général d'allègement : voyez pénalités, intérêts et allègement de l'ARC.
• Vous êtes un employeur américain : voyez retard dans les charges sociales.