QuickBooks Kanada oder USA: Welche Datei für zwei Länder?

Brauche ich für ein Unternehmen in Kanada und den USA eine QuickBooks-Datei oder zwei?

Die meisten Unternehmen führen eine Datei pro Unternehmen, nicht eine pro Land. Ein Einzelunternehmer, der in beide Länder verkauft, führt eine Datei und erfasst Rechnungen an ausländische Kunden in deren Währung. Eine kanadische Kapitalgesellschaft und eine US-Kapitalgesellschaft oder LLC in ihrem Besitz haben je eine eigene Datei. Kein Land schreibt die Datei vor: Die Aufzeichnungspflicht der CRA gilt für jede Person, die ein Unternehmen betreibt, und der IRS verlangt vollständige, getrennte Bücher und Unterlagen für jedes Unternehmen einer Person.

Die Basiswährung ist die Währung, in der die Berichte einer Datei erstellt werden; alle anderen Währungen werden in sie umgerechnet. Multicurrency (Mehrwährungsfunktion) ist die Funktion, mit der eine Datei Rechnungen und Bankkonten in anderen Währungen führen kann.

Die Einrichtung wird schwieriger, wenn eine zweite Gesellschaft hinzukommt, wenn eine Gesellschaft Konten und Steuernummern in beiden Ländern hat (eine US-Steuererklärung lautet auf US-Dollar, eine Datei in kanadischen Dollar muss also auch US-Dollar-Beträge liefern) oder wenn die Bücher schon in der falschen Datei liegen. Laut Hilfe des Anbieters lässt sich die Basiswährung nicht mehr ändern, sobald Multicurrency aktiviert ist; eine falsche Wahl kann also eine neue Datei bedeuten. Welche Version zu welcher Datei passt, ist eine Produktfrage des Anbieters. Zuerst kommen Dateianzahl, Basiswährung und Unterlagen. Halten Sie vor der ersten Buchung ein Organigramm der Gesellschaften, die zuletzt eingereichten Steuererklärungen, alle Konten nach Währung und die Steuernummern jeder Gesellschaft bereit.

Bestimmt der Wohnort des Eigentümers die Datei?

Nein, in keiner der beiden Richtungen. Die Gesellschaft bestimmt die Datei, nicht die Adresse des Eigentümers oder des Buchhalters. Ein US-Unternehmen im Besitz eines Eigentümers in Kanada bekommt eine eigene Datei in US-Dollar, der Währung, die ein US-Steuerpflichtiger grundsätzlich für alle Einkommensteuerermittlungen verwendet. Eine kanadische Kapitalgesellschaft im Besitz von Eigentümern in den USA oder im Ausland führt eine Datei in kanadischen Dollar, solange sie keine Wahl trifft. Wer als US-Person eine solche Gesellschaft besitzt, muss meist zusätzlich US-Dollar-Beträge erstellen; das behandelt der Ratgeber Kanadische Bücher in Zahlen für Form 5471 umsetzen.

Welche Basiswährung sollte jede Datei haben?

Die meisten Unternehmen nutzen die Währung, in der die Steuererklärung der jeweiligen Gesellschaft erstellt wird. Für kanadische Steuerpflichtige sind das kanadische Dollar, es sei denn, eine Kapitalgesellschaft wählt etwas anderes; für US-Steuerpflichtige grundsätzlich US-Dollar.

Eine kanadische Gesellschaft, die ihre Bücher in US-Dollar führt, aber keine Wahl getroffen hat, berichtet weiterhin in kanadischen Dollar. Laut Folio der CRA hat ein Steuerpflichtiger, dessen funktionale Währung für die Rechnungslegung der kanadische Dollar ist, nicht allein deshalb eine funktionale Währung für die Einkommensteuer, weil er seine Bücher in einer zulässigen Fremdwährung führt (Absatz 1.15). Die kanadischen Steuerergebnisse werden in kanadischer Währung ermittelt, solange die Wahl nicht gilt. Eine solche Datei muss für die Steuererklärung trotzdem jeden Betrag in kanadische Dollar umrechnen. Zu Kurs und Buchungen siehe Verkäufe und Marktplatz-Auszahlungen in US-Dollar.

Kann eine kanadische Kapitalgesellschaft ihre Steuern in US-Dollar ausweisen (Wahl der funktionalen Währung), und was bedeutet das für die Datei?

Ja, wenn sie alle Bedingungen erfüllt und Form T1296 einreicht. Ein bevollmächtigter Officer muss die Form unterschreiben und per Post an die CRA senden, und zwar bis 60 Tage nach dem ersten Tag des Steuerjahres (laut CRA-Seite sind das die ersten 61 Tage des Steuerjahres). Die Wahl steht nur Kapitalgesellschaften offen: Ein Einzelunternehmer kann sie nicht treffen, und eine Personengesellschaft wählt nicht selbst. Ihre Ergebnisse werden aber für einen Gesellschafter, der gewählt hat, in dessen Währung ermittelt (Unterabschnitt 261(6)). Die Bedingungen stammen aus Abschnitt 261 und der Seite der CRA zur funktionalen Währung:

• Die Kapitalgesellschaft ist während des gesamten Steuerjahres in Kanada ansässig und weder eine Investmentgesellschaft noch eine Hypothekeninvestmentgesellschaft noch eine Investmentfondsgesellschaft.
• Die Währung ist zulässig: US-Dollar, Euro, britisches Pfund, japanischer Yen oder australischer Dollar.
• Diese Währung ist während des gesamten Steuerjahres die Hauptwährung, in der die Kapitalgesellschaft ihre Aufzeichnungen und Bücher für die Rechnungslegung führt. Das Folio nennt das eine Tatsachenfrage.
• Die Kapitalgesellschaft hat keine frühere Wahl eingereicht oder widerrufen.

Für die Datei gilt: Die Bücher müssen im ersten Jahr, das die Wahl abdeckt, das ganze Jahr über hauptsächlich in US-Dollar für die Rechnungslegung geführt werden. Weil das eine Tatsachenfrage ist, ist die Basiswährung der Datei nur der Ausgangspunkt, nicht der Beweis. Laut Folio ist die Bedingung grundsätzlich erfüllt, wenn der US-Dollar die funktionale Währung der Kapitalgesellschaft für die Rechnungslegung ist (Absatz 1.15). Eine US-Dollar-Datei ohne eingereichte Wahl lässt die Kapitalgesellschaft trotzdem in kanadischen Dollar berichten.

In der Steuererklärung gilt laut CRA: Nutzen Sie die Standard-T2, tragen Sie die Währung in Zeile 079 ein und erfassen Sie Vorauszahlungen in Zeile 840 in kanadischen Dollar. Den übrigen Ablauf der Erklärung finden Sie unter Verkäufe und Marktplatz-Auszahlungen in US-Dollar, Währungsgewinne und -verluste unter Währungsgewinne in der Erklärung einer Kapitalgesellschaft.

Die Wahl gilt nur für die Einkommensteuer. Beträge, die eine Kapitalgesellschaft für Dritte einbehält, etwa Abzüge an der Quelle auf Löhne, liegen außerhalb ihrer Ergebnisse in der gewählten Währung (Absatz 1.2), und die GST/HST wird weiterhin in kanadischen Dollar bewertet. Eine US-Dollar-Datei braucht dafür also Beträge in kanadischen Dollar. Eine frühere Wahl, ob eingereicht oder widerrufen, schließt eine neue aus. Die Entscheidung lässt sich deshalb kaum rückgängig machen: Ein Widerruf kann erst nach dem ersten Wahljahr eingereicht werden und gilt für Steuerjahre, die mindestens sechs Monate nach der Einreichung beginnen (Unterabschnitt 261(4)).

Kann ich die Basiswährung ändern, nachdem ich Multicurrency aktiviert habe?

Nein. Die Hilfe von QuickBooks Online sagt in der US-Version und der kanadischen Version: Sobald Multicurrency aktiviert ist, lässt sich die Basiswährung nicht mehr ändern. Eine Änderung ist nur möglich, solange Multicurrency noch nicht aktiviert ist.

Dieselben Seiten nennen zwei weitere Grenzen:

• Multicurrency lässt sich nicht mehr ausschalten, sobald es aktiviert ist.
• Die Währung eines Kontos lässt sich nicht mehr ändern, sobald eine Buchung darauf gebucht wurde.

Keine offizielle Quelle behandelt diese Grenzen. Prüfen Sie deshalb die Hilfe zu Ihrem eigenen Tarif, bevor Sie sich darauf verlassen. Die US-Seite sagt außerdem, dass die Software die Basiswährung bei der Einrichtung automatisch setzt. Prüfen Sie sie also, bevor Sie etwas erfassen. Ist eine Datei bereits auf die falsche Basiswährung festgelegt, hilft meist nur eine neue Datei mit Eröffnungssalden zu einem sauberen Stichtag. Das ist eine Entscheidung, die eingereichte Steuererklärungen und GST/HST-Zeiträume betrifft. Die Unterlagen der alten Datei müssen weiterhin mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Wie Sie Multicurrency für ein US-Dollar-Bankkonto aktivieren, lesen Sie unter QuickBooks Multicurrency: Entscheiden Sie vor dem Aktivieren.

Was muss die kanadische Datei für die GST/HST und für Verkäufe an US-Kunden enthalten?

Sie muss Unterlagen enthalten, mit denen sich die geschuldete GST/HST ermitteln lässt, auch jeden Verkauf an einen US-Kunden, obwohl die meisten Ausfuhren keine Steuer tragen. Der Excise Tax Act verpflichtet jede Person, die in Kanada ein Unternehmen betreibt oder eine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt, eine GST/HST-Erklärung einreicht oder eine Erstattung beantragt, Unterlagen zu führen, mit denen sich Steuerschulden und Pflichten ermitteln lassen.

Ausfuhren sind grundsätzlich nullbesteuert: Laut CRA sind die meisten Waren und Dienstleistungen bei der Ausfuhr nullbesteuert. Ein Registrierter berechnet bei einem nullbesteuerten Verkauf keine GST/HST, der Verkauf zählt aber trotzdem als Verkauf. Nullbesteuerte Verkäufe zählen auch für die Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) von C$30.000 mit. Ein Unternehmen, dessen Kunden überwiegend aus den USA stammen, kann sie daher überschreiten; siehe Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen. Ein Verkauf mit Rechnung in US-Dollar wird für die GST/HST in kanadischen Dollar bewertet, und zwar an dem Tag, an dem die Steuer fällig wird, oder an einem anderen Tag, den die CRA akzeptiert, unabhängig von der Basiswährung der Datei.

Für die kanadische Gesellschaft gehört Folgendes in die Datei:

• Die GST/HST-Kontonummer und der Meldezeitraum.
• Getrennte Steuercodes für steuerpflichtige, nullbesteuerte und befreite Verkäufe, damit ein US-Verkauf nicht ohne Code bleibt oder mit kanadischen Verkäufen vermischt wird. Siehe befreit, nullbesteuert und nicht steuerbar.
• Der Nachweis für jeden nullbesteuerten Verkauf. Siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.
• Lieferantenrechnungen, die Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) belegen.

Erfüllt eine in den USA gehostete Cloud-Datei die CRA-Regel, dass Bücher in Kanada geführt werden müssen?

Nicht von selbst. Unterlagen, die außerhalb Kanadas gespeichert und von Kanada aus geöffnet werden, gelten nicht als in Kanada geführt. Der Income Tax Act verlangt Unterlagen und Bücher am Geschäftssitz oder Wohnsitz der Person in Kanada oder an einem anderen vom Minister bestimmten Ort. Der Excise Tax Act ergänzt: Sofern der Minister nichts anderes genehmigt, muss eine GST/HST-Aufzeichnung in Kanada auf Englisch oder Französisch geführt werden.

Die Seite der CRA zu Aufzeichnungen nennt diese Regel und fügt hinzu, dass die CRA die Erlaubnis erteilen kann, elektronische Aufzeichnungen außerhalb Kanadas aufzubewahren. Wo ein Softwareanbieter die Daten speichert, ist eine Tatsache über diesen Anbieter. Fragen Sie nach und bewahren Sie die schriftliche Antwort bei Ihren Unterlagen auf.

Die CRA nimmt nach eigener Aussage Kopien elektronischer Aufzeichnungen an, die außerhalb Kanadas geführt werden, wenn sie überzeugt ist, dass es sich um getreue Kopien handelt, dass sie den CRA-Mitarbeitern in Kanada in einem Format zur Verfügung stehen, das ihre Software lesen kann, und dass sie genug Details zeigen, um die eingereichten Erklärungen zu stützen. Die Erlaubnis beantragen Sie schriftlich beim Tax Services Office. Die CRA-Seite sagt nicht, ob eine in Kanada geführte Kopie ohne diese Erlaubnis die Regel erfüllt; klären Sie das mit einem Fachmann, bevor Sie sich darauf verlassen. Bewahren Sie Unterlagen sechs Jahre auf, grundsätzlich ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen. Die CRA-Seite nennt für einige Fälle längere Fristen: sechs Jahre ab dem Einreichungsdatum bei einer verspätet eingereichten Einkommensteuererklärung und unbefristet für Unterlagen zu langfristigem Vermögen und das Aktienregister.

Was sollte ich vor der ersten Buchung entscheiden und zusammentragen?

Basiswährung und Dateianzahl lassen sich am schwersten ändern, deshalb kommen sie vor der Software. Entscheiden und sammeln Sie:

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Beträge stehen in kanadischen Dollar (C$) und US-Dollar (US$).

Kapitalgesellschaft aus Ontario mit einer LLC in Delaware

Eine Kapitalgesellschaft aus Ontario besitzt eine LLC in Delaware. Die Datei der Kapitalgesellschaft lautet auf kanadische Dollar, die Datei der LLC auf US-Dollar. Im März zahlt die Kapitalgesellschaft eine Lieferantenrechnung über US$2.000 für die LLC, und jede Datei bucht ihre eigene Seite. Zum Monatsende werden die beiden konzerninternen Salden in US-Dollar abgestimmt, bevor jemand die Summen in kanadischen Dollar vergleicht. Die Schritte der Abstimmung stehen im Ratgeber zu konzerninternen Salden; wie beide Länder die LLC einstufen, lesen Sie im LLC-Ratgeber.

Einzelunternehmer aus Alberta mit US-Kunden

Ein für die GST/HST registrierter Einzelunternehmer in Alberta erzielt C$150.000 mit kanadischen Kunden und US$40.000 mit US-Kunden. Es gibt eine Person, ein Unternehmen und ein kanadisches Bankkonto, also genau eine Datei mit kanadischen Dollar als Basiswährung. Eine Rechnung über US$10.000, ausgestellt bei einem Kurs der Bank of Canada von C$1,40 je US$1, bleibt in der Datei eine Rechnung in US-Dollar und wird mit C$14.000 gebucht. Kanadische Verkäufe tragen GST oder HST nach dem Satz am Ort der Leistung: Ein Kunde in Ontario zahlt also HST, einer in Alberta GST; siehe welcher Satz je Provinz gilt. US-Verkäufe werden als nullbesteuert erfasst, wenn sie die Ausfuhrregeln erfüllen, und der Nachweis liegt bei der Rechnung.

Kapitalgesellschaft mit US$800.000 Umsatz erwägt die Wahl der US-Dollar-Berichterstattung

Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft beginnt ihr Geschäftsjahr am 1. Januar und hat US$800.000 Umsatz, überwiegend mit US-Kunden. Auch die meisten Kosten und die Finanzierung laufen in US-Dollar, der US-Dollar ist also ihre funktionale Währung für die Rechnungslegung. Im Dezember davor beschließt sie, in US-Dollar zu berichten.

• Jahr 0, das Jahr davor. Die Steuererklärung bleibt in kanadischen Dollar. Steuerliche Vorträge wie nicht abgeschriebene Kapitalkosten und Verlustvorträge werden zum Kurs der Bank of Canada für diesen 31. Dezember in US-Dollar umgerechnet, und Schulden in kanadischen Dollar werden steuerlich zu Fremdwährungsschulden (Unterabschnitte 261(7) bis (10)).
• Jahr 1, vor der ersten Buchung. Die Datei wird mit US-Dollar als Basiswährung angelegt, bevor Multicurrency aktiviert wird. Die Bücher laufen so ab dem 1. Januar in US-Dollar.
• Jahr 1, innerhalb der Frist für die Wahl. Die Kapitalgesellschaft reicht Form T1296 bis zum 2. März ein, in einem Schaltjahr bis zum 1. März. Die T2 weist US-Dollar in Zeile 079 aus, und Vorauszahlungen stehen in Zeile 840 in kanadischen Dollar.
• Jahr 2. Die Kapitalgesellschaft reicht keine neue Wahl ein, und die Bücher bleiben in US-Dollar. Hätte sie im Jahr 1 eine Datei in kanadischen Dollar geführt, wäre die Bedingung zu den Büchern schwerer nachzuweisen, und ein späterer Wechsel zu einer US-Dollar-Datei würde einen Neuaufbau mit übernommenen Salden bedeuten.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben zwei Gesellschaften, oder eine Gesellschaft mit Kunden, Bankkonten und Steuernummern in beiden Ländern, die Bücher liegen schon in der falschen Datei oder Basiswährung, oder eine US-Gesellschaft kommt bald dazu: Welche Bücher bei welcher Gesellschaft liegen, die Basiswährung und was vor einem Neuaufbau der Datei zu übernehmen ist, ist eine Strukturentscheidung mit eingereichten Steuererklärungen im Hintergrund. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung. Bringen Sie das Organigramm, die zuletzt eingereichten Steuererklärungen und alle Konten nach Währung mit.
• Eine Kapitalgesellschaft kann die Steuerberichterstattung in US-Dollar wählen, hat schon eine Wahl eingereicht oder widerrufen, ist Gesellschafter einer Personengesellschaft oder verschmilzt oder löst sich auf mit einer Kapitalgesellschaft, die in einer anderen Währung berichtet (das kann ihre Steuerwährung ohne neue Wahl ändern, Unterabschnitte 261(16) bis (17.1)): Die Bedingungen sind Tatsachenfragen, und die Wahl lässt sich kaum rückgängig machen. Siehe Hilfe bei der Körperschaftsteuer, und zwar vor Beginn des Steuerjahres.
• Die Salden zwischen den beiden Gesellschaften stimmen nicht überein: Siehe Bücher für eine kanadische Gesellschaft und ihre US-Gesellschaft.
• Ihre US-Gesellschaft ist eine LLC im Besitz eines Eigentümers in Kanada: Siehe Bücher für eine US-LLC im Besitz eines Kanadiers.
• Sie sind eine US-Person und besitzen eine kanadische Kapitalgesellschaft: Siehe Kanadische Bücher in Zahlen für Form 5471 umsetzen.
• Ein US-Bankkonto für eine kanadische Kapitalgesellschaft: Siehe den Ratgeber zum US-Bankkonto zu T1135 und FBAR.
• Ihr Unternehmen ist nur in Kanada tätig und Sie wählen Software: Siehe Buchhaltungssoftware für ein kleines kanadisches Unternehmen auswählen.
• Sie wissen nicht, ob Sie einen Experten für grenzüberschreitende Steuern brauchen: Siehe Wann ein kanadisches Unternehmen einen Experten für grenzüberschreitende Steuern braucht.
• Investoren wollen nach einem Flip zu einer Muttergesellschaft in Delaware konsolidierte Abschlüsse: Siehe Finanzzahlen für Investoren nach einem Flip nach Delaware.