Experte für grenzüberschreitende Steuern: Kanadisches Unternehmen

Welche Tätigkeiten machen US-Steuerhilfe für mein kanadisches Unternehmen nötig?

Viele kanadische Unternehmen müssen keine US-Einkommensteuererklärung einreichen. US-Kunden allein entscheiden die Frage nicht: Die Prüfung muss klären, wer die Einkünfte erzielt, wo die Arbeit stattfindet und ob das Unternehmen US-Geschäftstätigkeiten oder einen anderen Auslöser für eine Einreichung hat. Ein Steuerabkommen kann die US-Steuer entfallen lassen, ohne die Erklärungspflicht zu beseitigen: Eine ausländische Kapitalgesellschaft mit Geschäftstätigkeit in den USA (US Trade or Business) reicht Form 1120-F (US-Steuererklärung einer ausländischen Kapitalgesellschaft) ein, ob ein Steuerabkommen die Einkünfte befreit oder nicht. Braucht meine kanadische Kapitalgesellschaft eine US-Steuererklärung? beantwortet diese Frage.

Bei Dienstleistungen ordnet der IRS die Einkünfte in der Regel dem Ort zu, an dem die Arbeit ausgeführt wird, nicht dem Ort, von dem der Kunde zahlt (IRS: Einkünfte aus Dienstleistungen). Waren und andere Einkünfte brauchen eine eigene Analyse; zu Royalties und Lizenzgebühren siehe Royalties und Lizenzgebühren von US-Kunden.

Das sind Auslöser für eine Prüfung, keine Ergebnisse. Die Anleitung zu Form 1120-F und die Artikel IV, V und XXIX A des Steuerabkommens legen die Bedingungen fest für Geschäftstätigkeit in den USA, Ansprüche aus dem Steuerabkommen (einschließlich der Frage, wer Abkommensvorteile erhält), Einbehaltsfälle und Einkünfte, die über Rechtsträger erzielt werden, die die beiden Länder unterschiedlich behandeln.

Auf dieser Seite genannte Formulare

Sales Tax, Einkommensteuer und Franchise Tax der Bundesstaaten brauchen eine eigene Prüfung; siehe Kanadische Kapitalgesellschaft in einem US-Bundesstaat registrieren und, für in den USA gelagerte Bestände, Kanadische Verkäufer mit US-Lagerbestand.

Kann mein bisheriger kanadischer Buchhaltungsexperte die US-Seite erstellen?

Ja zum Erstellen, mit einer PTIN; die Vertretung ist enger gefasst. Ein kanadischer Buchhaltungsexperte, der die US-Anforderungen erfüllt, kann eine US-Steuererklärung erstellen, aber kanadische Qualifikationen allein geben kein allgemeines Recht zur Vertretung vor dem IRS.

Ein bezahlter Ersteller einer US-Bundessteuererklärung braucht in der Regel eine gültige PTIN (Preparer Tax Identification Number, Steueridentifikationsnummer für Ersteller von Steuererklärungen). Bei Erklärungen von Kapitalgesellschaften unterschreibt der bezahlte Ersteller den Abschnitt für den Ersteller und trägt die PTIN ein; ein bevollmächtigter Officer der Kapitalgesellschaft unterschreibt gesondert für die Kapitalgesellschaft. IRS: PTIN-Anforderungen; Anleitung zu Form 1120-F.

Ein in den USA zugelassener Rechtsanwalt oder CPA (Certified Public Accountant) oder ein vom IRS zugelassener Enrolled Agent hat unbeschränkte Rechte, einen Kunden vor dem IRS zu vertreten. Eine PTIN allein erlaubt es, eine Erklärung zu erstellen und zu unterschreiben, nicht aber, Sie zu vertreten. Eng gefasste Ausnahmen erlauben dem eigenen Officer oder Vollzeitmitarbeiter einer Kapitalgesellschaft, sie zu vertreten, und erlauben jeder Einzelperson, eine Person oder einen Rechtsträger außerhalb der USA zu vertreten, wenn die Vertretung außerhalb der USA stattfindet (31 CFR 10.7(c)). Form 2848 verlangt einen zugelassenen Vertreter; wer jemanden bevollmächtigt, schafft keine Qualifikation, die diesem fehlt. Der Leitfaden des IRS zu Qualifikationen und Wann Sie einen Experten für grenzüberschreitende Steuern brauchen behandeln den Rest.

Fragen Sie vor Auftragserteilung, wer jede Erklärung unterschreibt, wer eine Position zu Form 1120-F oder 8833 erklärt und wer antwortet, wenn eine Steuerbehörde nachfragt.

Was liefert ein Experte für grenzüberschreitende Steuern tatsächlich?

Für ein kanadisches Unternehmen sollte die Arbeit eines Experten für grenzüberschreitende Steuern einen vereinbarten Plan der Einreichungen sowie die Erklärungen und Nachweise liefern, die dieser Plan erfordert. Fordern Sie einen schriftlichen Leistungsumfang, der jeden Rechtsträger, Zeitraum, jedes Land und die verantwortliche Person benennt.

Für die T106 gilt ein eigener Test zur Einreichung; siehe Meldung von Auslandsvermögen und ausländischen verbundenen Unternehmen. Zu den Regeln, wie Entgelte zwischen nahestehenden Unternehmen festgelegt und belegt werden, siehe Preisgestaltung zwischen kanadischen und US-Unternehmen.

Was macht Abwarten teuer?

Abwarten kann mehr kosten als Zinsen auf unbezahlte Steuer: Manche Meldeverstöße ziehen Strafzuschläge nach sich, die vom Steuersaldo unabhängig sind, und verspätete Erklärungen können Abzüge gefährden.

Quellen: 26 CFR 1.882-4, 26 CFR 1.874-1, Strafzuschläge zu Form 5472, Form 8833, Strafzuschläge zu Form 5471, Strafzuschläge der CRA bei Auslandsmeldungen und die Einreichungsfrist der T106.

Die Grenze für eine ausländische Kapitalgesellschaft (18 Monate) läuft ab dem gesetzlichen Fälligkeitstermin: der 15. Tag des vierten Monats nach Jahresende bei einem US-Büro oder einer festen Geschäftseinrichtung in den USA und der 15. Tag des sechsten Monats nach Jahresende ohne eine solche. Sie verlängert die reguläre Einreichungsfrist nicht. Für beide Erklärungen kann eine qualifizierende Mitteilung des IRS das Zeitfenster verkürzen, wenn die vorangehende erforderliche Erklärung nicht eingereicht wurde. Verzichte und vorsorgliche Erklärungen hängen von den Tatsachen ab; siehe US-Erklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft nachholen. Versäumte Meldungen zu verbundenen Unternehmen haben einen eigenen Ratgeber zum Nachholen der T1134.

Was kostet ein Experte für grenzüberschreitende Steuern für ein kanadisches Unternehmen?

Ein brauchbares Angebot nennt die enthaltene Arbeit, statt die Bezeichnung „Experte für grenzüberschreitende Steuern“ zu bepreisen. Hier wird kein Honorar genannt, weil es vom vereinbarten Leistungsumfang abhängt. Eine kanadische Kapitalgesellschaft mit US-Umsätzen und einer US-Tochtergesellschaft braucht ein Angebot, das die Pflichten jedes Rechtsträgers und die Abstimmung zwischen ihnen abdeckt.

Fragen Sie, ob Lohnabrechnung, Sales Tax der Bundesstaaten, Einreichungen der Provinzen, Fristverlängerungen und Zahlungsanweisungen enthalten sind oder jemand anderem zugewiesen werden. Klären Sie, was mit dem Angebot geschieht, wenn die Prüfung eine weitere erforderliche Erklärung ergibt. Für eine klar abgegrenzte Beauftragung siehe Leistungen für grenzüberschreitende Steuern.

Was kann ich selbst erledigen?

Ein kanadisches Unternehmen, dessen Arbeit vollständig in Kanada stattfindet und das keinen US-Rechtsträger, keine US-Geschäftstätigkeit und keinen anderen Auslöser für eine Einreichung hat, braucht möglicherweise nur seine übliche kanadische Meldung und passende Unterlagen für Kunden. Der Eigentümer muss diese Tatsachen dennoch feststellen und die geltenden Pflichten der Bundesstaaten prüfen.

Sie können selbst Unterlagen sammeln, abgestimmte Bücher führen und einen Kalender pflegen. Eine Prüfung der Einreichungspflichten wird nützlicher, wenn die Antwort von einem Anspruch aus dem Steuerabkommen, der Einstufung eines US-Rechtsträgers, Zahlungen zwischen nahestehenden Unternehmen, fehlenden Jahren oder strittigem Einbehalt abhängt.

Ratgeber für Aufgaben, die Eigentümer oft selbst übernehmen: Verkäufe in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen, GST/HST an US-Kunden berechnen und Erklärung der Kapitalgesellschaft einreichen.

Was sollte ich vor dem ersten Gespräch vorbereiten?

Bringen Sie Unterlagen mit, die die Rechtsform, die US-Aktivitäten und die Einreichungshistorie des Unternehmens belegen. Nehmen Sie Mitteilungen und fehlende Erklärungen auch dann mit, wenn die Bücher unvollständig sind.

• Eigentum: ein Organigramm der Rechtsträger und Eigentümer, Wohnsitz und US-Staatsbürgerschaft, Gründungsunterlagen oder LLC-Unterlagen und Wahlen zur Einstufung.
• Frühere Einreichungen: kanadische T2-Erklärungen oder Erklärungen für Selbstständige, US-Erklärungen und Anlagen, T1134- und T106-Meldungen, Steuerbescheide und Einreichungsbestätigungen.
• Kennungen: das EIN-Bestätigungsschreiben, die kanadische Unternehmensnummer (Business Number) und Programmkonten sowie Registrierungen in den Bundesstaaten.
• Bücher: Saldenlisten, Jahresabschlüsse, Bankabstimmungen, Währungsunterlagen und Salden zwischen nahestehenden Unternehmen.
• US-Aktivitäten nach Bundesstaat: Standorte von Mitarbeitern und Auftragnehmern, Büro- und Lagervereinbarungen, Warenbestände, Reisedaten, Orte, an denen Dienstleistungen erbracht wurden, und wer Verträge verhandelt oder unterschrieben hat.
• Zahlungen: W-8-Formulare, Forms 1042-S, Einbehaltsunterlagen, Steuerzahlungen, Vereinbarungen zwischen den Gesellschaften, Rechnungen, Darlehen, Einlagen und Ausschüttungen.
• Fristen: Steuerjahresenden, Bestätigungen von Fristverlängerungen und der gesamte Schriftverkehr mit IRS, CRA oder Bundesstaaten.

Sagen Sie dem Ersteller der Steuererklärung, was fehlt. Fragen Sie, welche Unsicherheit geklärt werden muss, bevor eine Position oder ein Angebot endgültig sein kann.

Wie bevollmächtige ich den Experten und koordiniere die Erklärungen beider Länder?

Die Vertretung beim IRS und bei der CRA erfordert getrennte Vollmachten. Die Beauftragung sollte außerdem festlegen, wer die steuerliche Behandlung der beiden Länder abstimmt, bevor eine der Erklärungen final ist.

Form 2848 erlaubt die Vertretung; Form 8821 erlaubt den Zugriff auf Informationen ohne diese Vertretungsbefugnis. Die Anleitung zu Form 2848 verlangt bestimmte Angelegenheiten und Zeiträume statt eines pauschalen Verweises auf alle Steuern oder Jahre. Ein Formular nennt einen Steuerpflichtigen; eine kanadische Muttergesellschaft und eine US-Tochtergesellschaft unterschreiben daher getrennte Formulare.

Für den CRA-Zugriff auf Unternehmensebene fügen Sie den Vertreter über das My Business Account hinzu oder bestätigen eine eingereichte Anfrage, wo erforderlich. Wählen Sie den nötigen Umfang und die Zugriffsstufe; auch die Vollmacht für das persönliche Konto sollte geregelt werden, wenn die Arbeit die Erklärung des Eigentümers einschließt. Eine Kapitalgesellschaft in Québec oder Alberta reicht zudem eine gesonderte Erklärung der Provinz ein (CRA: T2-Erklärung); prüfen Sie daher auch das eigene Vollmachtsverfahren dieser Provinz (Alberta). CRA: Überblick zur Vollmacht, Schritte zur Vollmacht und Zugriffsstufen.

Erstellen Sie die Steuerberechnungen beider Länder gemeinsam und vereinbaren Sie schriftlich, wer zuerst abschließt und welche Zahlen zwischen den Erstellern ausgetauscht werden, etwa die US-Einkünfte und die gezahlte US-Steuer hinter einer kanadischen Anrechnung ausländischer Steuern. Die Steuer einer US-Tochtergesellschaft ist nicht automatisch die Anrechnung der kanadischen Muttergesellschaft, und Einkünfte aus einem ausländischen verbundenen Unternehmen können Entlastung nach anderen Regeln erfordern. CRA: Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern, Absätze 1.28 und 1.32–1.45. Die Anrechnung selbst behandelt US-Steuer in der Körperschaftsteuererklärung anrechnen.

Wie teilen mein Buchhalter und meine Buchhaltungsexperten die Arbeit auf?

Führen Sie für jeden Rechtsträger einen vereinbarten Satz Bücher und weisen Sie jede steuerliche Leistung einer benannten Rolle zu. Die grenzüberschreitende Arbeit kann neben Ihrem bisherigen kanadischen Buchhaltungsexperten laufen, wenn jemand die Abstimmung verantwortet.

Legen Sie fest, wer die endgültigen Anpassungen in die Bücher zurückspielt und wer prüft, dass beide Ersteller dieselben Tatsachen verwendet haben. Die Einrichtung mit zwei Hauptbüchern steht in Bücher einer kanadischen Gesellschaft und ihrer US-Gesellschaft. Zum Anbieterwechsel siehe Buchhaltungsexperten wechseln.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge sind in US-Dollar, und es werden weder Steuer noch Honorar berechnet.

Eine kanadische Kapitalgesellschaft, die Beratung anbietet, stellt US-Kunden US$200.000 in Rechnung, während ihre Mitarbeiter die gesamte Arbeit in Kanada leisten. Sie hat keinen US-Rechtsträger, kein US-Büro, keine US-Mitarbeiter und keine Reisen in die USA. Bei diesen angenommenen Tatsachen begründet der Standort der Kunden allein keine Pflicht zur Abgabe einer US-Einkommensteuererklärung; Zahlungsunterlagen und Regeln der Bundesstaaten müssen dennoch geprüft werden.

Die Kapitalgesellschaft gründet dann eine US-Kapitalgesellschaft, bringt US$50.000 in sie ein, und die neue Gesellschaft stellt einen US-Arbeitnehmer ein. Die kanadische und die US-Gesellschaft beginnen, einander Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Die Prüfung umfasst nun die Erklärung der Tochtergesellschaft, die Meldungen zu nahestehenden Personen, die Lohnsteuern, die kanadische Meldung zu ausländischen verbundenen Unternehmen und die Behandlung der Zahlungen zwischen den Gesellschaften. Die US-Einreichungsposition der kanadischen Muttergesellschaft muss weiterhin eigens beurteilt werden.

Das Angebot sollte diese Leistungen benennen und für jede die Verantwortung zuweisen. Steuer, die die Tochtergesellschaft zahlt, ist die Steuer der Tochtergesellschaft. Ob etwas davon in die kanadische Anrechnung ausländischer Steuern der Muttergesellschaft gelangt, hängt davon ab, wer sie gezahlt hat, auf welche Einkünfte sie sich bezieht und welche Entlastungsregeln gelten.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind Einzelunternehmer oder Freelancer, keine Kapitalgesellschaft: Die Formulare für Kapitalgesellschaften gelten möglicherweise nicht; siehe Kanadische Freelancer mit US-Kunden.
• Sie haben noch keine US-Struktur gewählt: Vergleichen Sie die Folgen für die Einreichung in Ausbau eines kanadischen Unternehmens in die USA.
• Ihre kanadische Kapitalgesellschaft ist in den USA tätig, hat aber keine Tochtergesellschaft: siehe US-Einreichungspflichten einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
• Sie haben US-Erklärungen Ihrer Kapitalgesellschaft versäumt: nutzen Sie Versäumte US-Steuererklärungen einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
• Sie haben die T1134 für eine US-Gesellschaft versäumt: nutzen Sie Versäumte Meldungen zu ausländischen verbundenen Unternehmen.
• Sie besitzen eine US-LLC: siehe Kanadischer Eigentümer einer US-LLC: Einreichungen.
• Ein Eigentümer ist US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber: siehe US-Eigentümer kanadischer Kapitalgesellschaften.
• Ihre Frage betrifft Ihre persönlichen Erklärungen oder die US-Staatsbürgerschaft: siehe Persönliche Entscheidungen zu einem Experten für grenzüberschreitende Steuern.
• Sie halten Waren in US-Lagern: siehe Kanadische Verkäufer mit US-Lagerbestand.
• Sie brauchen jemanden, der die Position prüft und beide Länder koordiniert: nutzen Sie Leistungen für grenzüberschreitende Steuern und bereiten Sie das Organigramm, die Tätigkeitsunterlagen, Erklärungen und Mitteilungen vor, die oben aufgeführt sind.