QuickBooks Canadá ou EUA para um negócio nos dois países

Preciso de um arquivo do QuickBooks ou de dois para um negócio no Canadá e nos EUA?

A maioria dos negócios mantém um arquivo por negócio, não um por país. Um autônomo que vende nos dois países mantém um único arquivo e registra as faturas de clientes estrangeiros na moeda delas. Uma corporação canadense e a corporação ou LLC dos EUA que ela possui têm um arquivo cada. A lei de nenhum dos países define o arquivo: a regra de registros da CRA (Agência da Receita do Canadá) vale para toda pessoa que exerce uma atividade empresarial, e o IRS, a receita federal dos EUA, exige um conjunto completo e separado de livros e registros para cada negócio de uma pessoa.

Moeda principal é a moeda em que saem os relatórios de um arquivo; toda outra moeda é convertida para ela. Multimoeda é o recurso que permite a um arquivo guardar faturas e contas bancárias em outras moedas.

A configuração deixa de ser simples quando entra uma segunda empresa, quando uma empresa tem contas e números fiscais nos dois países (uma declaração dos EUA é expressa em dólares americanos, então um arquivo em dólares canadenses também precisa gerar valores em dólares americanos) ou quando a escrituração já está no arquivo errado. Segundo a ajuda do fornecedor, a moeda principal não pode ser alterada depois que a multimoeda é ativada, então uma escolha errada pode exigir refazer o arquivo. Qual edição serve para cada arquivo é uma questão de produto do fornecedor; o número de arquivos, a moeda principal e os registros vêm primeiro. Antes do primeiro lançamento, reúna um organograma das entidades, as últimas declarações entregues, todas as contas por moeda e os números fiscais de cada entidade.

O local onde o proprietário mora define o arquivo?

Não, em nenhum dos sentidos. A empresa define o arquivo, não o endereço do proprietário nem o do responsável contábil. Uma empresa dos EUA de propriedade de alguém no Canadá tem o seu próprio arquivo em dólares americanos, a moeda que um contribuinte dos EUA geralmente usa para todas as determinações de imposto de renda. Uma corporação canadense de propriedade de alguém dos EUA ou do exterior mantém um arquivo em dólares canadenses, a menos que faça a opção; uma pessoa dos EUA (US person) que a possui em geral também precisa produzir valores em dólares americanos, tema de como transformar a escrituração canadense em valores para o Form 5471.

Qual moeda principal cada arquivo deve usar?

A maioria dos negócios usa a moeda em que a declaração de imposto da entidade é preparada. Para um contribuinte canadense, são dólares canadenses, a menos que uma corporação opte por outra; para um contribuinte dos EUA, em geral são dólares americanos.

Uma entidade canadense que mantém a escrituração em dólares americanos, mas não fez nenhuma opção, continua declarando em dólares canadenses. O folio da CRA diz que um contribuinte cuja moeda funcional na contabilidade financeira é o dólar canadense não passa a ter moeda funcional para fins de imposto de renda só por manter a escrituração em uma moeda estrangeira admitida (parágrafo 1.15), e o resultado fiscal canadense é apurado em moeda canadense, a menos que a opção se aplique. Esse arquivo ainda precisa converter todos os valores para dólares canadenses na declaração. Para a taxa e os lançamentos, veja vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces.

Uma corporação canadense pode declarar o imposto em dólares americanos (opção pela moeda funcional), e o que isso muda no arquivo?

Sim, se cumprir todas as condições e entregar o Form T1296, assinado por um diretor autorizado e enviado pelo correio à CRA, até 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal (a mesma data que a página da CRA descreve como os primeiros 61 dias do ano fiscal). A opção está disponível apenas para corporações; um autônomo não pode fazê-la, e uma sociedade não faz a opção por si, embora o resultado de uma sociedade, para um sócio que fez a opção, seja calculado na moeda desse sócio (subseção 261(6)). As condições vêm da seção 261 e da página da CRA sobre moeda funcional:

• A corporação é residente no Canadá durante todo o ano fiscal e não é uma corporação de investimento, uma corporação de investimento hipotecário nem uma corporação de fundo mútuo.
• A moeda é uma das admitidas: dólar americano, euro, libra esterlina, iene japonês ou dólar australiano.
• Essa moeda é a principal em que a corporação mantém seus registros e livros contábeis para fins de relatório financeiro, durante todo o ano fiscal. O folio chama isso de questão de fato.
• A corporação não entregou nem revogou uma opção anterior.

No arquivo, a escrituração precisa ser mantida principalmente em dólares americanos, para fins de relatório financeiro, durante todo o primeiro ano que a opção abrange. Como isso é uma questão de fato, a moeda principal do arquivo é o ponto de partida, não a prova. O folio diz que a condição geralmente é cumprida quando o dólar americano é a moeda funcional da corporação para fins de contabilidade financeira (parágrafo 1.15). Um arquivo em dólares americanos sem opção entregue deixa a corporação declarando em dólares canadenses mesmo assim.

Na declaração, a CRA diz para usar a T2 padrão, informar a moeda na linha 079 e lançar as parcelas (instalments) na linha 840 em dólares canadenses. O restante da mecânica da declaração está em vendas em dólares americanos e repasses de marketplaces, e os ganhos e perdas cambiais em ganhos cambiais na declaração de uma corporação.

A opção vale só para o imposto de renda. Valores que uma corporação retém de terceiros, como os descontos na fonte da folha de pagamento, ficam fora do resultado na moeda escolhida (parágrafo 1.2), e o GST/HST continua sendo avaliado em dólares canadenses. Um arquivo em dólares americanos precisa, portanto, de valores em dólares canadenses para esses itens. Como uma opção anterior, entregue ou revogada, impede uma nova, a escolha é difícil de desfazer: a revogação só pode ser entregue depois do primeiro ano da opção e vale para os anos fiscais que começam pelo menos seis meses depois de entregue (subseção 261(4)).

Posso mudar a moeda principal depois de ativar a multimoeda?

Não. A ajuda do QuickBooks Online, nas edições dos EUA e do Canadá, diz que, depois que a multimoeda é ativada, não é mais possível mudar a moeda principal; ela só pode ser alterada enquanto a multimoeda ainda não está ativada.

As mesmas páginas listam outros dois limites:

• A multimoeda não pode ser desativada depois de ativada.
• A moeda de uma conta não pode ser alterada depois que uma transação é lançada nela.

Nenhuma fonte oficial trata desses limites, então confira a ajuda do seu próprio plano antes de contar com eles. A página dos EUA também diz que o software define a moeda principal automaticamente na configuração, então confira-a antes de lançar qualquer coisa. Se um arquivo já está travado na moeda principal errada, o caminho usual é um novo arquivo, iniciado em uma data limpa com saldos iniciais, o que é uma decisão que envolve declarações entregues e períodos de GST/HST. Os registros do arquivo antigo ainda precisam ser guardados por pelo menos seis anos. Para ativar a multimoeda em uma conta bancária em dólares americanos, veja multimoeda no QuickBooks: decida antes de ativar.

O que o arquivo canadense precisa guardar para o GST/HST e as vendas a clientes dos EUA?

Ele precisa guardar registros que permitam apurar o GST/HST devido, incluindo toda venda a um cliente dos EUA, mesmo que a maioria das exportações não tenha imposto. O Excise Tax Act exige que toda pessoa que exerce uma atividade empresarial ou comercial no Canadá, entrega uma declaração de GST/HST ou pede um reembolso mantenha registros necessários para apurar suas obrigações.

As exportações geralmente têm alíquota zero: a CRA diz que a maioria dos bens e serviços tem alíquota zero quando exportada. Um registrado não cobra GST/HST em uma venda com alíquota zero, mas ela continua contando como venda. As vendas com alíquota zero também contam para o limite de pequeno fornecedor de C$30.000, então um negócio cujos clientes são em sua maioria americanos pode ultrapassá-lo; veja quando se registrar no GST/HST. Uma venda faturada em dólares americanos é avaliada em dólares canadenses para o GST/HST no dia em que o imposto é devido, ou em outro dia que a CRA aceite, seja qual for a moeda principal do arquivo.

Para a entidade canadense, mantenha no arquivo:

• O número da conta de GST/HST e o período de apuração.
• Códigos de imposto separados para vendas tributáveis, com alíquota zero e isentas, para que uma venda aos EUA não fique sem código nem se misture com as vendas canadenses. Veja isenta, com alíquota zero e fora do escopo.
• A prova por trás de cada venda com alíquota zero. Veja cobrança de GST/HST de clientes dos EUA.
• Faturas de fornecedores que sustentam os créditos de imposto sobre insumos.

Um arquivo na nuvem hospedado nos EUA cumpre a regra da CRA de que os livros fiquem no Canadá?

Não por si só. Registros guardados fora do Canadá e abertos a partir do Canadá não são tratados como mantidos no Canadá. O Income Tax Act exige registros e livros contábeis no local de negócio ou na residência da pessoa no Canadá, ou em outro local que o Minister designar. O Excise Tax Act acrescenta que, salvo autorização em contrário do Minister, um registro de GST/HST deve ser mantido no Canadá, em inglês ou em francês.

A página de registros da CRA enuncia essa regra e acrescenta que a CRA pode dar permissão para manter registros eletrônicos fora do Canadá. O lugar onde o fornecedor do software guarda os dados é um fato sobre esse fornecedor; descubra-o e guarde a resposta por escrito junto com seus registros.

A CRA diz que pode aceitar cópias de registros eletrônicos mantidos fora do Canadá se estiver convencida de que são cópias fiéis, se forem disponibilizadas a funcionários da CRA no Canadá em um formato que o software dela consiga ler e se mostrarem detalhes suficientes para sustentar as declarações entregues. A permissão é pedida por escrito ao escritório de serviços fiscais. A página da CRA não diz se uma cópia mantida no Canadá, sem essa permissão, cumpre a regra; leve essa dúvida a um profissional antes de contar com isso. Guarde os registros por seis anos, em geral a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. A página da CRA define prazos maiores para alguns casos: seis anos a partir da data de entrega, no caso de declaração de imposto de renda entregue com atraso, e prazo indefinido para registros de bens de longo prazo e do registro de acionistas.

O que devo decidir e reunir antes do primeiro lançamento?

A moeda principal e o número de arquivos são as duas coisas mais difíceis de mudar, então vêm antes do software. Decida e reúna:

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares canadenses (C$) e dólares americanos (US$).

Corporação de Ontário que possui uma LLC de Delaware

Uma corporação de Ontário possui uma LLC de Delaware. O arquivo da corporação está em dólares canadenses; o da LLC, em dólares americanos. Em março, a corporação paga uma conta de fornecedor de US$2.000 pela LLC, e cada arquivo registra o seu lado. No fim do mês, os dois saldos entre as empresas são conciliados em dólares americanos antes de alguém comparar os totais em dólares canadenses. As etapas da conciliação estão no guia sobre empresas do mesmo grupo; como cada país classifica a LLC está no guia sobre a LLC.

Autônomo de Alberta com clientes nos EUA

Um autônomo de Alberta registrado no GST/HST ganha C$150.000 de clientes canadenses e US$40.000 de clientes dos EUA. É uma pessoa, um negócio e uma conta bancária canadense, então há um único arquivo, com dólares canadenses como moeda principal. Uma fatura de US$10.000 emitida quando a taxa do Bank of Canada é de C$1,40 por US$1 continua sendo uma fatura em dólares americanos no arquivo e é lançada por C$14.000. As vendas canadenses levam GST ou HST à alíquota do local de fornecimento, então um cliente em Ontário paga HST e um em Alberta paga GST; veja qual alíquota cobrar em cada província. As vendas aos EUA recebem o código de alíquota zero quando atendem às regras de exportação, com a prova guardada junto à fatura.

Corporação com US$800.000 de receita avaliando a opção pelo dólar americano

Uma corporação residente no Canadá tem o ano fiscal começando em 1º de janeiro e US$800.000 de receita, em sua maioria de clientes dos EUA, com a maior parte dos custos e do financiamento também em dólares americanos; por isso, o dólar americano é sua moeda funcional na contabilidade financeira. Em dezembro do ano anterior, ela decide declarar em dólares americanos.

• Ano 0, o ano anterior. A declaração continua em dólares canadenses. Os saldos fiscais levados para frente, como o custo de capital não depreciado e os saldos de prejuízos, são convertidos para dólares americanos pela taxa do Bank of Canada de 31 de dezembro daquele ano, e as dívidas em dólares canadenses passam a ser dívidas em moeda estrangeira para fins fiscais (subseções 261(7) a (10)).
• Ano 1, antes do primeiro lançamento. O arquivo é criado com dólares americanos como moeda principal antes de a multimoeda ser ativada, de modo que a escrituração fica em dólares americanos desde 1º de janeiro.
• Ano 1, dentro do prazo da opção. A corporação entrega o Form T1296 até 2 de março, ou 1º de março em ano bissexto. A T2 mostra dólares americanos na linha 079, e as parcelas (instalments) vão na linha 840 em dólares canadenses.
• Ano 2. A corporação não entrega uma nova opção, e a escrituração continua em dólares americanos. Um arquivo do Ano 1 mantido em dólares canadenses dificultaria demonstrar a condição dos livros, e uma mudança posterior para um arquivo em dólares americanos exigiria refazê-lo com os saldos transferidos.

E no seu caso?

• Você tem duas empresas, ou uma empresa com clientes, contas bancárias e números fiscais nos dois países, e a escrituração já está no arquivo ou na moeda principal errada, ou uma empresa dos EUA está prestes a ser adicionada: em que arquivo fica a escrituração de cada entidade, a moeda principal e o que transferir antes de refazer um arquivo é uma decisão de estrutura, com declarações entregues por trás. Veja a ajuda com escrituração contábil e leve o organograma das entidades, as últimas declarações entregues e todas as contas por moeda.
• Uma corporação pode optar por declarar o imposto em dólares americanos, já entregou ou revogou uma opção, é sócia de uma sociedade ou está se fundindo ou sendo liquidada com uma corporação que declara em outra moeda (o que pode mudar a moeda fiscal sem uma nova opção, subseções 261(16) a (17.1)): as condições são factuais e a opção é difícil de reverter. Veja a ajuda com imposto de corporação, antes de o ano fiscal começar.
• Os saldos entre as duas empresas não batem: veja a escrituração de uma empresa canadense e de sua empresa nos EUA.
• Sua empresa nos EUA é uma LLC de propriedade de alguém no Canadá: veja a escrituração de uma LLC dos EUA de propriedade de um canadense.
• Você é uma pessoa dos EUA (US person) que possui uma corporação canadense: veja como transformar a escrituração canadense em valores para o Form 5471.
• Uma conta bancária nos EUA para uma corporação canadense: veja o guia da conta bancária nos EUA para o T1135 e o FBAR.
• Seu negócio é só no Canadá e você está escolhendo um software: veja como escolher um software de contabilidade para uma pequena empresa canadense.
• Você não sabe se precisa de um contador para questões entre os dois países: veja quando um negócio canadense precisa de um contador para os dois países.
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