Buchhaltung für eine kanadische und eine US-Gesellschaft

Brauchen eine kanadische Gesellschaft und ihre US-Tochter- oder Schwestergesellschaft getrennte Bücher, Bankkonten und Steuererklärungen?

Ja, getrennte Bücher und bei Kapitalgesellschaften auch getrennte Steuererklärungen: Jede Gesellschaft ist ein eigener Steuerpflichtiger, selbst wenn Ihnen beide gehören. Kanada verlangt Aufzeichnungen, die ausreichen, um die Steuern zu ermitteln, und der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) verlangt für jedes Unternehmen vollständige, getrennte Bücher. Führen Sie deshalb Umsätze, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten jeder Gesellschaft in ihrem eigenen Hauptbuch. Ein eigenes Bankkonto je Gesellschaft ist eine buchhalterische Kontrolle und keine Vorgabe dieser Quellen, aber es ist der einfachste Weg, nachzuweisen, wessen Geld wessen ist. Income Tax Act, Abschnitt 230; IRS Publication 583.

Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft reicht ihre eigene T2-Erklärung (kanadische Körperschaftsteuererklärung) ein, auch wenn sie ruhend ist, dazu die CO-17 von Québec oder die AT1 von Alberta, wenn sie dort eine Betriebsstätte hatte. Eine US-Kapitalgesellschaft reicht in der Regel Form 1120 (US-Körperschaftsteuererklärung einer C Corporation) ein. Die Gründung klärt die Ansässigkeit nicht immer: Eine US-Kapitalgesellschaft, die von Kanada aus geleitet wird, kann in beiden Ländern ansässig sein. Das Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA behandelt eine ausschließlich nach US-Recht gegründete Gesellschaft dann als nur in den USA ansässig, und Kanada folgt dem, indem es sie als nicht ansässig einstuft. CRA: Wer einreichen muss; Revenu Québec: CO-17; Alberta: Körperschaftsteuer; Anleitung zu Form 1120; Steuerabkommen, Artikel IV(3); Income Tax Act, Abschnitt 250(5).

Eine kanadische Kapitalgesellschaft, der die US-Gesellschaft gehört, muss unter Umständen auch eine Meldung zu ausländischen verbundenen Unternehmen abgeben (Form T1134, fällig 10 Monate nach dem Geschäftsjahresende). Eine Forderung gegen eine US-Gesellschaft, die nicht ihr ausländisches verbundenes Unternehmen ist, kann stattdessen ausländisches Vermögen für Form T1135 (Meldung ausländischen Vermögens) sein, sobald das ausländische Vermögen insgesamt mehr als C$100.000 gekostet hat. Das gilt nicht, wenn sie ausschließlich für den eigenen aktiven Geschäftsbetrieb gehalten wird: siehe Meldung von ausländischem Vermögen und verbundenen Unternehmen. Income Tax Act, Abschnitt 233.4; Income Tax Act, Abschnitt 233.3.

Eine US-LLC führt eigene Bücher, auch wenn die USA sie für die Einkommensteuer ignorieren (eine LLC mit einem Mitglied ist in der Regel eine steuerlich nicht eigenständige Einheit (Disregarded Entity), es sei denn, sie wählt auf Form 8832 (Wahl der steuerlichen Einstufung einer Gesellschaft) die Behandlung als Kapitalgesellschaft). Die CRA behandelt eine US-LLC für kanadische Steuerzwecke als steuerpflichtige Kapitalgesellschaft, unabhängig von der US-Behandlung. Beide Länder können dieselbe LLC also unterschiedlich einstufen: siehe Kanadischer Eigentümer einer US-LLC. IRS: Einstufung von LLCs; CRA: IC71-17R6, Absatz 88.

Wie richte ich zueinander passende Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen den Gesellschaften ein (Due-to- und Due-from-Konten)?

Legen Sie in jedem Hauptbuch je ein benanntes Forderungs- und Verbindlichkeitskonto für die andere Gesellschaft an. Ordnen Sie Geschäftsvorfall, Datum und Betrag in der geschuldeten Währung zu; die Summen der Hauptbücher in kanadischen Dollar und in US-Dollar sind nicht zwingend gleich.

Verwenden Sie für jede Rechnung, Einziehung, Zahlung und Abrechnung eine gemeinsame Referenz und führen Sie eine Abstimmungsliste (das Beispiel zeigt eine) mit Originalwährung und -betrag, Datum des Vorgangs, Kurs und dem in jedem Hauptbuch gebuchten Betrag. Halten Sie Darlehen und Beteiligungseinlagen aus dem gewöhnlichen Konto für Einziehungen heraus, und führen Sie Brutto-Eingänge und -Zahlungen weiter, wenn die Gesellschaften einen Nettobetrag abrechnen. Diese Kontenbezeichnungen sind praktische Entscheidungen, keine Vorgaben der CRA oder des IRS. IRS Publication 583: Führung von Unterlagen.

Ein Kunde hat die andere Gesellschaft bezahlt, oder nur eine Gesellschaft hat ein Händlerkonto: Wer erfasst den Verkauf?

Den Verkauf erfasst in der Regel die Gesellschaft, die nach Kundenvertrag und Rechnung der Verkäufer ist, unabhängig davon, auf welchem Konto das Geld eingegangen ist. Wer das ist, hängt davon ab, wer sich zur Lieferung an den Kunden verpflichtet hat, wer die Rechnung gestellt hat, wer das Risiko von Zahlungsausfall und Erstattungen trägt und was der schriftliche Vertrag der Gesellschaften sagt.

Zieht die andere Gesellschaft nur als Vertreter des Verkäufers ein, erfasst sie Geld und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Verkäufer, aber keinen Umsatz. Hat die Gesellschaft, die das Geld erhalten hat, dem Kunden die Rechnung gestellt, etwa weil die andere Gesellschaft kein Händlerkonto hat, ist sie in der Regel selbst der Verkäufer, und ihre spätere Weiterleitung ist keine Abrechnung einer Einziehung. Kennzeichnen Sie die Weiterleitung wie im folgenden Abschnitt und lesen Sie Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft.

Gehen Sie bei einer Buchführung nach dem Periodenprinzip (Accrual-Methode) davon aus, dass die US-Gesellschaft der Verkäufer ist und die kanadische Gesellschaft als ihr Vertreter einzieht:

Vertauschen Sie die Gesellschaftsnamen, wenn die kanadische Gesellschaft der Verkäufer ist. Wendet der US-Verkäufer die Cash-Methode an (Buchführung nach Zahlungseingang), gilt der Eingang bei seinem bevollmächtigten Vertreter in der Regel als Eingang beim Verkäufer. Dann erfasst er den Verkauf und die Forderung gegen die kanadische Gesellschaft am Tag der Einziehung. IRS Publication 538: Fiktiver Zufluss (Constructive Receipt). Ist die US-Gesellschaft eine LLC mit einem Mitglied, kann sich in beiden Ländern unterscheiden, in welcher Steuererklärung der Verkauf erscheint: siehe Kanadischer Eigentümer einer US-LLC.

Halten Sie Gebühren, Erstattungen und Kundensteuern getrennt erkennbar; eine reine Netto-Auszahlung belegt die Umsätze nicht. Zu Auszahlungsbelegen siehe US-Dollar-Umsätze und Auszahlungen von Marktplätzen und zu Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Was gilt, wenn eine Gesellschaft die Rechnungen oder Löhne der anderen bezahlt?

Bezahlt eine Gesellschaft eine Verpflichtung, die der anderen gehört, erfasst der Zahler eine Forderung gegen sie, und die verantwortliche Gesellschaft erfasst ihre eigenen Kosten und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Zahler. Buchen Sie den Aufwand nur einmal: Die Zahlung zeigt die Geldbewegung, der Lieferantenbeleg zeigt, was gekauft wurde. IRS Publication 583. Beispiel: Die kanadische Gesellschaft bezahlt eine bestehende Lieferantenrechnung der US-Gesellschaft:

Bei Löhnen ist es anders, weil der Arbeitgeber Abzüge an der Quelle schuldet. Ist die kanadische Gesellschaft der Arbeitgeber und arbeiten ihre Arbeitnehmer für die US-Gesellschaft, bleibt die Lohnabrechnung in der Buchführung der kanadischen Gesellschaft, und diese stellt der US-Gesellschaft die Kosten weiter in Rechnung:

Ist die US-Gesellschaft der Arbeitgeber und hat die kanadische Gesellschaft nur das Geld vorgestreckt, behandeln Sie das wie die bezahlte Rechnung oben; siehe Einen Arbeitnehmer grenzüberschreitend einstellen. Zur Weiterbelastung und ihren Belegen siehe Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft; zur GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) auf der Rechnung siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.

Welche Währung und welchen Wechselkurs sollte jede Buchführung verwenden?

Führen Sie jede Buchführung in der Währung des eigenen Landes (kanadische Dollar für die kanadische Gesellschaft, US-Dollar für die US-Gesellschaft); das ist die Grundeinstellung für die steuerlichen Ergebnisse jedes Landes. Rechnen Sie jede konzerninterne Buchung zum Wechselkurs des jeweiligen Tages um (Kassakurs, Spot Rate) und halten Sie den Betrag in der Originalwährung daneben fest.

Die kanadische Besteuerung verwendet den Kurs der Bank of Canada für den Tag, an dem ein Betrag entstanden ist, sofern die CRA keinen anderen akzeptiert. Eine in Kanada ansässige Kapitalgesellschaft kann nur dann in einer Fremdwährung abrechnen, wenn sie spätestens 60 Tage nach dem ersten Tag des Steuerjahres die Wahl der funktionalen Währung auf Form T1296 trifft, und nur, wenn es sich um eine zulässige Währung wie den US-Dollar handelt, in der sie überwiegend Buch führt; Bücher in US-Dollar oder ein US-Dollar-Bankkonto allein ändern die Steuerwährung nicht. Income Tax Act, Abschnitt 261; CRA: Funktionale Währung. US-Dollar-Umsätze und Auszahlungen von Marktplätzen erklärt die Wahl. Die funktionale Währung einer US-Gesellschaft ist für die US-Steuer in der Regel der US-Dollar, und die US-Besteuerung verwendet den Kassakurs, wenn ein Posten eingeht, gezahlt oder abgegrenzt wird; der IRS akzeptiert jeden veröffentlichten Kurs, der einheitlich verwendet wird. 26 CFR 1.985-1; IRS: Wechselkurse.

Eine buchhalterische Kursanpassung führt nicht automatisch zu steuerpflichtigen Einkünften oder zu einem Abzug. CRA Folio S5-F4-C1, Absätze 1.4–1.6.1.

Ist der Saldo eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen, ein Darlehen, eine Kapitaleinlage oder eine Dividende?

Ordnen Sie einen Saldo nach dem Geschäftsvorfall und seinen Bedingungen ein, nicht nach dem Kontennamen. Die Umbuchung einer alten Verbindlichkeit ins Eigenkapital belegt keine Einlage.

Wer wem gehört, ändert die Einordnung. Zwischen Schwestergesellschaften ist ein Saldo normalerweise eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen oder ein Darlehen; Geld, das ohne Rechnung oder Rückzahlungsbedingungen bewegt wurde, muss ein Buchhaltungsexperte prüfen, und eine Übertragung unter Wert kann die empfangende Gesellschaft gesamtschuldnerisch für die unbezahlte Steuer des Absenders haftbar machen, bis zur Höhe des Fehlbetrags (Income Tax Act, Abschnitt 160). Zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft kann Geld nach unten ein Darlehen oder eine Investition sein und Geld nach oben eine Rückzahlung, eine Dividende oder eine Kapitalrückzahlung. Geld, das über das persönliche Konto des Eigentümers läuft, ist eine Frage des Gesellschafterdarlehens.

Kennzeichnen Sie alternde Salden in beiden Richtungen, auch wenn das Konto als Konto für Lieferungen und Leistungen geführt wird:

• Der kanadischen Gesellschaft geschuldet. Schuldet eine nicht ansässige Person einer kanadischen Kapitalgesellschaft einen Betrag, der mehr als ein Jahr offen steht, ohne dass ein angemessener Zinssatz gilt, muss die Kapitalgesellschaft unter Umständen fiktive Zinsen als Einkommen ausweisen. Die Ausnahme für gewöhnliche Handelsgeschäfte setzt unter anderem voraus, dass die Gesellschaften einander nicht nahestehen; gehen Sie bei Gesellschaften unter gemeinsamem Eigentum also davon aus, dass sie nicht greift. Für Beträge, die ein beherrschtes ausländisches verbundenes Unternehmen für seinen aktiven Geschäftsbetrieb schuldet, gilt eine eigene Ausnahme (Unterabschnitt 17(8)). Income Tax Act, Abschnitt 17.
• Von der kanadischen Gesellschaft geschuldet. Ein abzugsfähiger Aufwand, den sie einer nahestehenden Gesellschaft oder einer anderen Person schuldet, mit der sie nicht wie fremde Dritte (at arm's length) Geschäfte macht, wird ihrem Einkommen des nächsten Steuerjahres hinzugerechnet, wenn er am Ende des maßgeblichen Zeitraums noch unbezahlt ist (maßgeblicher Zeitraum: zweites Steuerjahr nach dem Jahr der Ausgabe). Beide Gesellschaften können stattdessen bis zur Einreichungsfrist der Erklärung für dieses nächste Jahr eine Vereinbarung in vorgeschriebener Form einreichen; sie behandelt den Betrag als bezahlt und zurückgeliehen. Income Tax Act, Abschnitt 78.
• Von der US-Gesellschaft geschuldet. Sie kann aufgelaufene Zinsen (auch wenn ein Abkommen sie von der US-Steuer befreit) oder bestimmte Mieten und Lizenzgebühren aus US-Quellen, die sie einer nahestehenden ausländischen Person schuldet, in der Regel erst abziehen, wenn sie sie bezahlt. 26 CFR 1.267(a)-3.

Der Ratgeber zu Verrechnungspreisen behandelt diese Regeln und ihre Ausnahmen.

Was sollte ich zum Monatsende abstimmen?

Stimmen Sie zuerst jedes Bankkonto ab. Gleichen Sie dann die konzerninternen Bewegungen und Schlusssalden in ihren Originalwährungen ab. Erklären Sie jede Differenz mit einem Nachweis; buchen Sie sie nicht auf ein ungeklärtes Aufwandskonto.

1. Exportieren Sie beide konzerninternen Hauptbücher mit demselben Stichtag.
2. Gleichen Sie die Anfangssalden mit der zuletzt freigegebenen Liste ab.
3. Ordnen Sie jede Rechnung, Einziehung, Zahlung und Abrechnung über Referenz, Datum und Betrag in der Originalwährung zu.
4. Klären Sie fehlende Buchungen, Doppelbuchungen, Gutschriften, Gebühren und Überweisungen unterwegs; behalten Sie das tatsächliche Buchungsdatum der Bank bei.
5. Zeigen Sie für jede Währung und Saldoart den Anfangssaldo, die Bruttozugänge, die Bruttoabgänge und den Schlusssaldo.
6. Erfassen Sie genehmigte Kursanpassungen getrennt von den abgestimmten Beträgen.
7. Prüfen Sie überfällige Posten und stimmen Sie die Abschlussliste mit der Person ab, die die Bücher der anderen Gesellschaft führt.

Bewahren Sie die freigegebene Liste zusammen mit den Kontoauszügen und Belegen auf, damit eine andere Person sie nachvollziehen kann. IRS Publication 583. Möchte ein Kreditgeber konsolidierte (zusammengefasste) Zahlen, geht er vom Abschluss jeder einzelnen Gesellschaft und dieser Liste aus; die Zusammenführung ist ein eigener Auftrag an einen Buchhaltungsexperten und wird hier nicht behandelt.

Wo erscheinen die Salden in Steuererklärungen und Abschlüssen?

Eine Forderung gehört zu den Vermögenswerten des Gläubigers und die entsprechende Verbindlichkeit zu den Schulden des Schuldners; eine Beteiligungseinlage folgt stattdessen der Einordnung als Investition und Eigenkapital.

Ist die US-Gesellschaft eine LLC, gehen Sie nicht davon aus, dass die Zeile von Form 1120 für sie gilt: siehe Kanadischer Eigentümer einer US-LLC. CRA: GIFI; Anleitung zu Form 1120: Schedule L. Zu den Meldungen, die die Geschäfte eines Jahres mit nahestehenden Parteien erfassen (T106 und Form 5472), siehe Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft.

Welche Unterlagen muss jede Gesellschaft führen, wo und wie lange?

Wenn derselbe Buchhalter beide Hauptbücher führt, ersetzt das nicht die Aufbewahrungspflichten der einzelnen Gesellschaften.

Im Ausland gespeicherte und von Kanada aus elektronisch abgerufene Unterlagen gelten nicht als in Kanada aufbewahrt; klären Sie deshalb Ort und jede schriftliche Erlaubnis, bevor Sie sich auf ein Hosting im Ausland verlassen. Kanadische elektronische Unterlagen müssen lesbar bleiben, und eine verspätete Erklärung, ein Einspruch, ein Rechtsmittel oder eine Aufforderung der CRA zur Aufbewahrung kann die Aufbewahrungsfrist verlängern. CRA: Ort und Dauer der Aufbewahrung; Income Tax Act, Abschnitt 230; Income Tax Regulations, Abschnitt 5800; IRS Publication 583.

Unterlagen nach Abschnitt 6038A müssen grundsätzlich in den USA aufbewahrt werden. Sie dürfen im Ausland liegen, zum Beispiel bei einem kanadischen Buchhalter, wenn die Gesellschaft angeforderte Unterlagen dem IRS spätestens 60 Tage nach der Anforderung liefern kann und Übersetzungen spätestens 30 Tage nach einer entsprechenden Anforderung, oder wenn sie die Unterlagen innerhalb derselben Frist in die USA verlegt, mit einem Index und einem US-Verwahrer, und sie dort aufbewahrt. 26 CFR 1.6038A-3(f)–(g); 26 CFR 1.6038A-1. Ausnahmen für kleine Gesellschaften stehen in Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft, die Unterlagen einer ausländisch beherrschten LLC mit einem Mitglied in ihrem Ratgeber zur Einreichung. Anforderungen der Bundesstaaten und Provinzen an Kapitalgesellschaften müssen Sie gesondert prüfen.

Bewahren Sie Rechnungen von Kunden und Lieferanten, Anweisungen zur Einziehung, Lohnunterlagen, Kontoauszüge, Vereinbarungen zwischen den Gesellschaften, Quellen der Wechselkurse, beide Abstimmungslisten und die Genehmigungen für Darlehen und Kapitalbewegungen auf.

Wann sollte ich einen Buchhalter oder einen Experten für grenzüberschreitende Steuern hinzuziehen?

Ein Buchhalter kann die monatliche Abstimmung übernehmen, sobald Verkäufer, Zahlungsregelung und Buchungsrichtlinie geklärt sind. Ein Buchhaltungsexperte sollte die Struktur klären, wenn diese Punkte unsicher sind, Salden zu Finanzierungen werden oder sich die Währung der Bücher und die Steuerwährung unterscheiden.

Bringen Sie die oben genannten Unterlagen mit, dazu die Salden zum Jahresende, die Quellen der Kurse und nicht zugeordnete Posten, und sagen Sie, wem jede Gesellschaft gehört und welche mit den Kunden Verträge schließt und Arbeitnehmer beschäftigt. Eine abgestimmte Buchführung belegt nur, dass die Rechnung aufgeht; sie klärt weder die steuerliche Einstufung noch die Wirkung einer alternden grenzüberschreitenden Schuld. Wann ein kanadisches Unternehmen einen Experten für grenzüberschreitende Steuern braucht beschreibt, was dieser Experte übernimmt und wie sich die Arbeit mit Ihrem Buchhalter aufteilt.

Beispiel

Die US-Gesellschaft verkauft Dienstleistungen für US$10.000. Die kanadische Gesellschaft zieht die Rechnung ausschließlich als Vertreter ein. Unterstellt sind eine Buchführung nach dem Periodenprinzip, keine Kundensteuern oder Gebühren, eine sofortige Umrechnung der Einziehung in kanadische Dollar durch die Bank und keine Neubewertung zwischen den beiden Daten. Alle Zahlen und Kurse sind rein illustrativ.

Der Saldo in Originalwährung stimmt bei jedem Schritt und wird auf beiden Seiten ausgeglichen. Der Kursverlust der kanadischen Gesellschaft erklärt das zusätzlich eingesetzte kanadische Geld; er ist kein Kundenverkauf, und seine steuerliche Behandlung bestimmt der Buchhaltungsexperte. Hier legt die Vereinbarung fest, dass die einziehende Gesellschaft unabhängig vom Kurs US$10.000 schuldet; wer das Kursrisiko trägt, ist eine Vertragsbedingung, und eine einziehende Gesellschaft, die es trägt, ist ein Umstand, der dagegen spricht, sie nur als Vertreter zu behandeln.

Anders in Ihrem Fall?

• Wiederholte Einziehungen für die andere Gesellschaft oder Unterschiede zwischen zwei Währungen: Nutzen Sie die Buchhaltungsunterstützung für die monatliche Abstimmung; bringen Sie beide Hauptbücher, Kontoauszüge und die Liste der nicht zugeordneten Posten mit.
• Unklarer Verkäufer, Arbeitgeber, unklare Einstufung der LLC oder alternde grenzüberschreitende Finanzierung: Nutzen Sie die Unterstützung bei grenzüberschreitenden Steuern, damit Struktur und steuerliche Folgen geprüft werden, bevor Sie Buchungen ändern.
• Entscheidung, ob Sie die Bücher selbst führen: Siehe die kanadische Entscheidungshilfe zur Buchhaltung oder die US-Entscheidungshilfe zur Buchhaltung.
• Der Saldo besteht gegenüber Ihnen persönlich: Siehe Gesellschafterdarlehen.
• Die kanadischen Bücher hinken Monate hinterher: Siehe Überfällige Buchhaltung nachholen.
• Sie brauchen nur ein US-Bankkonto für die kanadische Kapitalgesellschaft: Siehe US-Bankkonto für eine kanadische Kapitalgesellschaft.