QuickBooks, Xero oder Wave in Kanada: GST/HST, Bankfeed, Kosten

Was sollte ein kleines kanadisches Unternehmen wählen: QuickBooks Online, Xero oder Wave?

Keine Veröffentlichung der CRA reiht Buchhaltungssoftware. Die CRA prüft die Aufzeichnungen, nicht die Marke: Sie müssen lesbar, auf Quellbelege zurückführbar und auf Verlangen verfügbar sein (CRA: Keeping Records; CRA: Electronic Record Keeping). Wählen Sie das Programm, das diese fünf Tests mit Ihren eigenen Banken, Steuern und Ihrem Buchhaltungsexperten besteht. Die Preisseite eines Anbieters beweist nicht, dass ein Programm zum kanadischen Steuerrecht oder zu Ihrer Bank passt. Wenn Sie gehört haben, dass eines in Kanada schwach ist, finden Sie es heraus, indem Sie diese Tests mit Ihren eigenen Konten durchführen.

Fragen Sie die Person, die Ihre Erklärungen erstellt, mit welchem Programm sie arbeitet, bevor Sie eines wählen. Ein Fall ist nicht einfach, wenn Sie die Quick Method (ein vereinfachtes Verfahren zur Berechnung der abzuführenden GST/HST) nutzen, PST oder QST erheben, eine Lohnabrechnung führen, als Kapitalgesellschaft arbeiten, von älterer Software wechseln und die GST/HST-Vorgänge übernommen werden müssen oder schon Lücken im Bankfeed oder bei den Einkaufsbelegen haben. Wenn Sie Bücher neu beginnen oder ältere Software verlassen und GST/HST, Lohnabrechnung oder eine Kapitalgesellschaft so einrichten müssen, dass Ihr Buchhaltungsexperte daraus einreichen kann, wiederholt sich ein falscher Steuercode bei jeder Buchung, und ein Wechsel kann die GST/HST-Vorgänge verlieren; der letzte Abschnitt leitet diese Fälle weiter.

Sammeln Sie vor einem Test:

• jedes Bankkonto, jedes Konto bei einer Credit Union und jede Karte, die das Unternehmen nutzt;
• ob Sie für die GST/HST registriert sind, ob Sie die Quick Method nutzen, und Ihre letzte GST/HST-Erklärung, falls Sie eine eingereicht haben;
• ob Sie jemanden über die Lohnabrechnung bezahlen werden;
• Ihre Umsätze pro Quartal, die auch zeigen, ob Sie sich registrieren müssen.

Die GST/HST-Codes sind wichtig, sobald Sie registriert sind; wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie es müssen, siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren.

Beherrscht die Software die GST/HST: Steuercodes, Vorsteuerabzug und Erklärung?

Ob ein Programm die GST/HST beherrscht, hängt davon ab, wie seine Steuercodes eingerichtet sind. Die Erklärung entsteht aus der Steuer, die bei jedem Verkauf und Einkauf erfasst wird, einschließlich des Vorsteuerabzugs (Input Tax Credits, ITCs): die GST/HST, die Sie auf geschäftliche Einkäufe gezahlt haben und die ein Registrierter unter Umständen geltend machen kann. Lassen Sie einen Monat Ihrer eigenen Buchungen durch eine Testversion laufen und vergleichen Sie die Summen mit diesen Zeilen der Erklärung nach der regulären Methode der CRA (CRA: GST/HST-Erklärung erstellen). Ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht stattdessen auf den Formularen von Revenu Québec ein; prüfen Sie dort die Zeilen (CRA: RC4022).

Der Satz für einen Verkauf hängt von der Provinz oder dem Territorium der Lieferung ab (CRA: welcher Satz gilt). Die Software braucht daher einen Steuercode für jeden Satz, den Sie berechnen, und er kann vom Satz Ihrer Heimatprovinz abweichen. Siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz berechnen.

Ein Registrierter muss über ausreichende Nachweise in Form von Belegen verfügen, bevor er einen Vorsteuerabzug geltend macht (CRA: Vorsteuerabzug). Die Software sollte es deshalb erlauben, bei jedem Einkauf die Rechnung oder den Beleg anzuhängen oder darauf zu verweisen; siehe was ein Beleg für den Vorsteuerabzug zeigen muss. Der Vorsteuerabzug muss in der Regel innerhalb von vier Jahre geltend gemacht werden, daher müssen alte Einkaufsdaten abrufbar bleiben. Zur Einrichtung der Konten und zu den Buchungen nach der Registrierung siehe GST/HST in Ihren Büchern erfassen; zur Erklärung selbst siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzug geltend machen.

Wie verändert die Quick Method die Einrichtung?

Ein Unternehmen mit der Quick Method führt einen festen Prozentsatz seiner Einnahmen einschließlich Steuer ab und kann auf laufende Betriebsausgaben in der Regel keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Der Vorsteuerabzug bleibt möglich für Grundstücke, für Anlagegüter außer Grundstücken und für Einkäufe, deren Steuer vor Inkrafttreten der Wahl fällig wurde, solange die Frist für die Geltendmachung nicht abgelaufen ist (CRA: Quick Method; CRA: Vorsteuerabzug). Ein bestehendes Unternehmen kann diese Methode nur wählen, wenn seine weltweiten steuerpflichtigen Umsätze einschließlich GST/HST, zusammen mit denen verbundener Unternehmen, in den ersten vier oder den letzten vier seiner letzten fünf Geschäftsquartale höchstens $400.000 betragen. Finanzdienstleistungen, Verkäufe von Grundstücken und Anlagegütern sowie der Firmenwert aus einem Unternehmensverkauf zählen dabei nicht mit; ein neues Unternehmen verwendet eine Schätzung für das erste volle Jahr. Manche Unternehmen, etwa Anbieter von Buchhaltungs- oder Rechnungswesenleistungen, können sie nicht nutzen, und ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht bei Revenu Québec ein und folgt dessen Regeln für Wahl und Erklärung. Zur Wahl selbst siehe den Ratgeber zur Quick Method.

In der Software heißt das: Der Umsatzbericht muss die Einnahmen einschließlich Steuer zeigen, und laufende Einkäufe, deren Steuer während der Geltung der Methode fällig wird, dürfen keinen Vorsteuerabzug erzeugen. Bewahren Sie Datum und Steuerangaben früherer Einkäufe unverändert auf, weil deren Vorsteuerabzug noch geltend gemacht werden kann, und führen Sie Anlagekäufe getrennt. In der Erklärung trägt ein Einreicher mit Quick Method in Zeile 101 die zulässigen Einnahmen einschließlich Steuer ein, ohne nullbesteuerte Lieferungen, Verkäufe von Grundstücken und Verkäufe von Anlagegütern. Zeile 103 ist diese Summe mal dem Abführungssatz für den Zeitraum, plus die GST/HST auf steuerpflichtige Lieferungen, die die Methode nicht abdeckt (CRA: GST/HST-Erklärung erstellen). Testen Sie auch den Abzug in Zeile 107 von 1 % auf die ersten $30.000 der zulässigen Verkäufe einschließlich Steuer in jedem Geschäftsjahr. Er setzt voraus, dass die Wahl zu Beginn des Geschäftsjahres gilt, bei einem neuen Registrierten bei der Registrierung. Die Software muss die Verkaufssumme über mehrere Erklärungen hinweg fortführen, statt sie in jedem Zeitraum neu zu beginnen. Fragen Sie jeden Anbieter, wie er die Quick Method ausweist; kann er es nicht, muss die Erklärung außerhalb der Bücher berechnet werden. Beim Wechsel der Software übernehmen Sie das Datum der Wahl. Siehe die Quick Method in Ihren Büchern.

Was gilt für PST oder QST, wenn ich in British Columbia, Saskatchewan, Manitoba oder Québec verkaufe?

Die Funktionen für die GST/HST decken diese Steuern nicht ab: Jede ist eine eigene Steuer mit eigenen Regeln, und in British Columbia, Saskatchewan und Manitoba gibt es zudem eine eigene Registrierung und Erklärung.

Lassen Sie im Test je eine Rechnung für jede Steuer laufen, die Sie berechnen. Wo eine Steuer einzeln ausgewiesen wird, muss die Software jede Steuer in einer eigenen Zeile zeigen, PST oder QST aus der Verkaufssumme der GST/HST heraushalten und für das, was Sie melden, getrennte Summen für PST oder QST liefern. Regeln und Einreichung der QST kommen von Revenu Québec, nicht von den Funktionen für die GST/HST. Ob die PST für Sie überhaupt gilt, finden Sie unter PST in Ihrer Provinz.

Verbindet sie sich mit meiner kanadischen Bank, Credit Union oder Karte?

Das kann nur ein Test mit Ihren eigenen Konten zeigen. Eine Preisseite kann nicht bestätigen, dass Ihr Institut unterstützt wird, und jedes Programm begrenzt oder bepreist Feeds anders:

• Wave: Der automatische Bankimport gehört zum kostenpflichtigen Tarif. Die Seite weist darauf hin, dass nicht jedes Finanzinstitut unterstützt wird und eine Verbindung nicht garantiert werden kann (Wave-Preise).
• Xero: Laut den häufigen Fragen zu den Preisen wird ein kostenpflichtiger direkter Bankfeed für den Vormonat in Rechnung gestellt; die Seite nennt keinen Betrag (Xero-Canada-Preise).
• QuickBooks Online: Der Einstiegstarif nennt zwei Bankverbindungen, der nächste Tarif unbegrenzt viele (QuickBooks-Online-Canada-Preise).

Verbinden Sie in einer Testphase oder mit einem kostenlosen Tarif jedes Girokonto, jede Kreditkarte und jede Kreditlinie. Prüfen Sie, ob der Verlauf geladen wird und nichts doppelt erscheint, bevor Sie zahlen.

Was gilt, wenn meine Bank oder Credit Union nicht unterstützt wird?

Sie können die Aufzeichnungspflichten der CRA trotzdem erfüllen, indem Sie Kontoauszüge importieren oder Buchungen von Hand erfassen, solange jede Buchung auf einen Quellbeleg zurückgeht und das Konto mit dem Kontoauszug abgestimmt ist. Die CRA nennt Verkaufsrechnungen, Kassenbons, Belege und Einzahlungsbelege der Bank als originale Nachweise und verlangt, dass elektronische Aufzeichnungen eine Prüfspur (Audit Trail) von diesen Belegen bis zu den Summen zeigen (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: Electronic Record Keeping).

Ein Feed ist kein Beleg. Eine Feed-Zeile kommt von der Bank, nicht vom Verkäufer; sie enthält daher weder Namen und Adresse des Verkäufers noch Angaben zum Käufer oder die vollständige Beschreibung, die ein Einkaufsbeleg zeigen muss (CRA: Geschäftsunterlagen). Bewahren Sie zu jeder Buchung den Beleg oder die Rechnung auf; siehe was ein Beleg für die CRA zeigen muss. Fragen Sie den Anbieter vor dem Kauf, ob er Kontoauszugsdateien Ihres Instituts akzeptiert.

Was kostet jedes Programm, und was kostet extra?

Vergleichen Sie den vollen Monatspreis in kanadischen Dollar vor Steuern für den Tarif mit den Nutzern, Verbindungen und der Lohnabrechnung, die Sie brauchen. Alle drei Preisseiten zeigten am Stichtag in den Quellen einen Einführungsrabatt für Neukunden, und laut der Seite von Xero kann das Unternehmen die Preise jederzeit ändern; planen Sie deshalb nicht mit dem Aktionspreis. Die Tabelle zeigt nur die Tarifstruktur, so wie die Seite des jeweiligen Anbieters sie an diesem Tag auflistete. Tarife ändern sich, prüfen Sie daher vor dem Kauf die aktuelle Seite des Anbieters.

Die vollen Monatskosten setzen sich zusammen aus dem Basistarif, zusätzlichen Nutzern, einer eventuellen Gebühr für den Bankfeed, der Lohnabrechnung (das Zusatzmodul plus eine eventuelle Gebühr pro Mitarbeiter) und weiteren Zusatzmodulen, jeweils von der aktuellen Seite des Anbieters und ohne den Einführungsrabatt. Eine Kapitalgesellschaft, die Mitarbeiter oder Eigentümer über die Lohnabrechnung bezahlt, sollte die Lohnabrechnung von Anfang an einrechnen. Die Software ist ein Kostenpunkt, die Arbeit der Buchführung ein anderer; zu Letzterem siehe Kosten der Buchhaltung pro Monat und Bücher selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen. Wenn der kostenlose Tarif von Wave Ihre erste Wahl ist, beschreibt Wave für ein kleines Unternehmen, was er kann und was nicht.

Akzeptiert mein Buchhaltungsexperte das Programm, und kann ich meine Daten beim Ausstieg exportieren?

Ob Ihr Buchhaltungsexperte ein Programm akzeptiert, entscheidet er selbst; es hängt vom Zugriff und von vollständigen, nachvollziehbaren Aufzeichnungen ab. Das Rundschreiben der CRA zur elektronischen Aufbewahrung stellt Anforderungen an die Aufzeichnungen und nennt keine zugelassene Software (CRA: Electronic Record Keeping).

• Zugriff: Vergewissern Sie sich vor dem Kauf, dass Ihr Tarif einen externen Buchhaltungsexperten zulässt. Die Preisseite von QuickBooks Online nennt in der untersten Stufe keinen Zugriff für Buchhaltungsexperten, und der kostenlose Tarif von Wave nennt nur eine Rolle für den Lohnverantwortlichen und eine für den Steuerfachmann.
• Prüfspur: Elektronische Aufzeichnungen müssen eine Prüfspur von den Quellbelegen bis zu den zusammengefassten Konten zeigen. Änderungen an einer erfassten Buchung müssen per Buchungssatz erfolgen, der festhält, wer ihn erstellt hat, wann, die alten und neuen Angaben und den Grund. Testen Sie, ob das Bearbeiten oder Löschen einer importierten Buchung diese Spur hinterlässt.
• Export: Vergewissern Sie sich vor der Einführung eines neuen Systems, dass es die erforderlichen Informationen in einem gängigen, nicht herstellerspezifischen Format exportieren kann und dass beim Umzug der Daten nichts verloren geht oder verändert wird. Exportieren Sie im Test Buchungen, Steuerangaben und Anhänge und öffnen Sie die Datei in einer Tabellenkalkulation.

Wenn Sie ältere Software verlassen, exportieren Sie vor der Kündigung alles für jeden Zeitraum, der noch offen ist oder in die Aufbewahrungsfrist fällt, einschließlich der GST/HST-Angaben hinter jeder Erklärung. Halten Sie die Änderung mit Datum fest und melden Sie der CRA jede Änderung, die Ihre Möglichkeit beeinträchtigt, auf Ihre Aufzeichnungen zuzugreifen und sie zu lesen (CRA: Electronic Record Keeping). Zum Zeitpunkt im Jahr siehe Wechsel von Sage; dieselben Export- und Prüfspur-Tests gelten für jeden Wechsel.

Ist Buchhaltungssoftware heute komplett online?

Nicht alle. Diese drei werden als Onlinedienste verkauft, daher liegen Ihre Aufzeichnungen voraussichtlich auf den Systemen des Anbieters, während Desktop-Software sie auf Ihrem eigenen Computer speichert. In beiden Fällen gelten die Regeln der CRA für elektronische Aufzeichnungen: lesbare Aufzeichnungen, eine Prüfspur und Sicherungskopien (CRA: Electronic Record Keeping).

Wo werden meine Daten gespeichert, und muss ich trotzdem Aufzeichnungen aufbewahren?

Sie müssen trotzdem Aufzeichnungen aufbewahren: Das Unternehmen muss sicherstellen, dass angemessene Aufzeichnungen geführt werden, auch wenn ein Buchhalter oder ein anderer Dritter sie führt (CRA: Keeping Records). Die Preisseiten sagen nicht, wo der jeweilige Anbieter die Daten speichert; fragen Sie den Anbieter schriftlich.

• Aufbewahrung: Bewahren Sie Aufzeichnungen mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Länger kann die Aufbewahrung bei verspätet eingereichten Erklärungen gelten (sechs Jahre ab dem Einreichungsdatum), bei ungeklärten Einsprüchen oder Rechtsbehelfen und bei weiterhin relevanten Unterlagen zu Vermögen oder zur Gesellschaft; aufgelöste Kapitalgesellschaften haben eine eigene Regel. Bewahren Sie elektronische Aufzeichnungen in einem lesbaren elektronischen Format auf, auch wenn Sie sie ausdrucken (CRA: Aufbewahrungsregeln; CRA: Electronic Record Keeping). Aufzeichnungen, die Sie nicht mehr öffnen können, erfüllen diese Regel nicht; exportieren Sie daher vor der Kündigung oder bevor ein Tarif ausläuft. Siehe wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.
• Ort: Aufzeichnungen müssen an Ihrem Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada aufbewahrt werden, sofern die CRA nicht schriftlich zustimmt. Aufzeichnungen, die außerhalb Kanadas geführt und von Kanada aus abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt. Die CRA kann eine in Kanada bereitgestellte Kopie in lesbarem, nutzbarem Format akzeptieren, was ihre Entscheidung ist. Sie empfiehlt Sicherungskopien innerhalb Kanadas (CRA: Electronic Record Keeping).

Ändert sich die Wahl für einen Einzelunternehmer mit Form T2125 oder eine Kapitalgesellschaft mit T2-Erklärung?

Dasselbe Programm kann beide bedienen, aber die Einrichtung unterscheidet sich, weil die Bücher unterschiedliche Erklärungen speisen.

Die CRA sagt, dass Sie für jedes Unternehmen, das Sie führen, getrennte Aufzeichnungen führen sollen (CRA: Geschäftsunterlagen). Ein Einzelunternehmer, der eine Gründung erwartet, sollte zuerst den Export testen, weil die Vorgänge des Einzelunternehmens möglicherweise umziehen müssen. Siehe Bücher nach der Gründung aus einem Einzelunternehmen, den Kontenplan für GIFI und eine App für Selbstständige.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar.

Freiberufliche Designerin in Ontario

Eine Designerin stellt in einem Jahr $60.000 in Rechnung, ist für die HST registriert, hat kein Personal und nutzt ein Konto bei einer Credit Union. Im Test verbindet sie die Credit Union vor der Zahlung; wird der Verlauf nicht sauber geladen, importiert sie stattdessen Kontoauszüge. Sie richtet einen HST-Code zu 13 % für Verkäufe und Einkäufe ein und gibt ihrem Buchhaltungsexperten vor dem Jahresende Zugriff.

Nehmen Sie an, sie hat die vierteljährliche Meldung gewählt und prüft ein Quartal anhand der Erklärung, alle Kunden und Lieferanten sind in Ontario, und jeder Einkauf ist voll abzugsfähig:

Zeigt die Software andere Summen, korrigiert sie die Codes vor der ersten Erklärung.

Kapitalgesellschaft in Alberta

Eine Kapitalgesellschaft mit $250.000 Umsatz, zwei Aktionären und einer Lohnabrechnung für zwei Personen verkauft nur in Alberta und braucht daher einen GST-Code. Im Test lässt sie beide Mitarbeiter über die Lohnabrechnung laufen, um den vollen Preis zu sehen, bildet ihre Konten auf GIFI-Codes für die T2 ab und testet einen Export. Angenommen, es gibt keine verbundenen Unternehmen und keinen ausgeschlossenen Geschäftszweig, und $250.000 sind ihre steuerpflichtigen Umsätze für einen maßgeblichen Zeitraum von vier Quartalen, dann betragen ihre Umsätze einschließlich GST $262.500 ($250.000 plus 5 % GST) und liegen unter der Obergrenze der Quick Method. Ihr Buchhaltungsexperte fragt deshalb vielleicht, ob diese Methode passt; wird sie gewählt, erzeugen laufende Einkäufe danach keinen Vorsteuerabzug mehr, und die Einkaufscodes ändern sich.

Auftragnehmer in Québec

Ein Auftragnehmer mit $120.000 Umsatz berechnet GST und QST. Die Software muss beide Steuern bei jeder Rechnung und jedem Einkauf erfassen und getrennte Summen liefern. Der Auftragnehmer testet eine Rechnung mit beiden Steuern und prüft, dass der Bericht die QST aus der GST-Verkaufssumme heraushält. Ein Unternehmen mit Sitz in Québec reicht seine GST/HST-Erklärung bei Revenu Québec auf dessen Formularen ein; die oben genannte Prüfung der Zeilen der Erklärung erfolgt daher auf diesen Formularen, und die Regeln der QST kommen von Revenu Québec, nicht von den Funktionen für die GST/HST.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie beginnen Bücher oder verlassen alte Software und müssen GST/HST, Lohnabrechnung oder eine Kapitalgesellschaft so einrichten, dass Ihr Buchhaltungsexperte daraus einreichen kann: Ein falscher Steuercode wiederholt sich bei jeder Buchung. Bringen Sie Ihre Konten, Ihren GST/HST-Status und jeden Export aus der alten Software zur Buchhaltungshilfe, um vor den ersten Buchungen die Steuercodes, die Eröffnungssalden und die Frage zu klären, ob Ihre GST/HST-Vorgänge unversehrt übernommen werden.
• Ihrem Bankfeed oder Ihren Aufzeichnungen zum Vorsteuerabzug ist bei der Einreichung nicht zu trauen: siehe wenn die GST/HST-Erklärung nicht zu den Büchern passt und überfällige Buchhaltung nachholen, mit Buchhaltungshilfe, wenn Monate fehlen.
• Sie wechseln von älterer Buchhaltungssoftware: nutzen Sie Wechsel von Sage für den Zeitpunkt und testen Sie den Export, bevor Sie kündigen.
• Sie haben ein Konto in US-Dollar: lesen Sie QuickBooks Multicurrency, bevor Sie es einschalten.
• Ihr Unternehmen ist in Kanada und den USA tätig: siehe QuickBooks Canada oder US für ein Unternehmen in zwei Ländern.
• Sie wissen nicht, ob Sie einen Buchhalter, einen Buchhaltungsexperten oder einen CPA brauchen: siehe Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.