QuickBooks Canada ou États-Unis : quel fichier pour deux pays?

Faut-il un ou deux fichiers QuickBooks pour une entreprise au Canada et aux États-Unis?

La plupart des entreprises tiennent un fichier par entreprise, et non un par pays. Un entrepreneur individuel qui vend dans les deux pays garde un seul fichier et inscrit les factures de ses clients étrangers dans leur devise. Une société canadienne et la société américaine ou la LLC qu'elle détient ont chacune leur fichier. Aucune loi des deux pays n'impose le fichier : la règle de l'ARC sur les registres s'applique à toute personne qui exploite une entreprise, et l'IRS demande un ensemble complet et distinct de livres et de registres pour chaque entreprise qu'une personne possède.

La monnaie de base est la monnaie dans laquelle les rapports d'un fichier sont établis; toutes les autres monnaies y sont converties. Le multidevise est la fonction qui permet à un même fichier de contenir des factures et des comptes bancaires dans d'autres monnaies.

La situation se complique lorsqu'on ajoute une deuxième société, lorsqu'une même société a des comptes et des numéros fiscaux dans les deux pays (une déclaration américaine est exprimée en dollars américains; un fichier en dollars canadiens doit donc aussi produire des chiffres en dollars américains), ou lorsque les livres se trouvent déjà dans le mauvais fichier. Selon l'aide du fournisseur, la monnaie de base ne peut plus être modifiée une fois le multidevise activé; un mauvais choix peut donc obliger à reconstruire le fichier. Le choix de l'édition du logiciel pour chaque fichier relève du fournisseur; le nombre de fichiers, la monnaie de base et les registres passent d'abord. Avant la première écriture, réunissez un organigramme des entités, les dernières déclarations produites, chaque compte par monnaie et les numéros fiscaux de chaque entité.

Le lieu de résidence du propriétaire détermine-t-il le fichier?

Non, dans aucun sens. C'est la société qui détermine le fichier, et non l'adresse du propriétaire ni celle du teneur de livres. Une société américaine détenue depuis le Canada a son propre fichier en dollars américains, la monnaie qu'un contribuable américain utilise en général pour tous ses calculs d'impôt sur le revenu. Une société canadienne détenue depuis les États-Unis ou l'étranger garde un fichier en dollars canadiens, sauf choix contraire; une personne américaine qui en détient une doit habituellement aussi produire des chiffres en dollars américains, ce que traite la conversion de livres canadiens en chiffres du formulaire 5471.

Quelle monnaie de base chaque fichier doit-il utiliser?

La plupart des entreprises utilisent la monnaie dans laquelle la déclaration de revenus de l'entité est préparée. Pour un contribuable canadien, c'est le dollar canadien, sauf si une société fait un autre choix; pour un contribuable américain, c'est en général le dollar américain.

Une entité canadienne qui tient ses livres en dollars américains mais n'a fait aucun choix déclare quand même en dollars canadiens. Le folio de l'ARC indique qu'un contribuable dont la monnaie fonctionnelle aux fins de la comptabilité financière est le dollar canadien n'a pas de monnaie fonctionnelle aux fins de l'impôt sur le revenu du seul fait qu'il tient ses livres dans une monnaie étrangère admissible (paragraphe 1.15), et les résultats fiscaux canadiens sont calculés en monnaie canadienne, sauf si le choix s'applique. Un tel fichier doit quand même convertir chaque montant en dollars canadiens pour la déclaration. Pour le taux et les écritures, voir les ventes en dollars américains et les versements des places de marché.

Une société canadienne peut-elle déclarer son impôt en dollars américains (choix de monnaie fonctionnelle), et qu'est-ce que cela change pour le fichier?

Oui, si elle remplit toutes les conditions et produit le formulaire T1296, signé par un dirigeant autorisé et posté à l'ARC, au plus tard le 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition (la même date que la page de l'ARC décrit comme les 61 premiers jours de l'année d'imposition). Seules les sociétés peuvent faire ce choix : un entrepreneur individuel ne le peut pas, et une société de personnes ne le fait pas elle-même, même si ses résultats, pour un associé qui a fait le choix, sont calculés dans la monnaie de cet associé (paragraphe 261(6)). Les conditions viennent de l'article 261 et de la page de l'ARC sur la monnaie fonctionnelle :

• La société est résidente du Canada tout au long de l'année d'imposition et n'est ni une société de placement, ni une société de placement hypothécaire, ni une société de fonds mutuels.
• La monnaie est une monnaie admissible : le dollar américain, l'euro, la livre sterling, le yen japonais ou le dollar australien.
• Cette monnaie est la principale monnaie dans laquelle la société tient ses registres et ses livres de comptes aux fins de l'information financière, tout au long de l'année d'imposition. Le folio y voit une question de fait.
• La société n'a pas déjà produit ni révoqué un choix antérieur.

Pour le fichier, les livres doivent être tenus principalement en dollars américains, aux fins de l'information financière, tout au long de la première année visée par le choix. Comme il s'agit d'une question de fait, la monnaie de base du fichier est un point de départ, et non une preuve. Le folio précise que la condition est généralement remplie lorsque le dollar américain est la monnaie fonctionnelle de la société aux fins de la comptabilité financière (paragraphe 1.15). Un fichier en dollars américains sans choix produit laisse la société déclarer en dollars canadiens quand même.

Sur la déclaration, l'ARC demande d'utiliser la déclaration T2 habituelle, d'indiquer la monnaie à la ligne 079 et d'inscrire les acomptes provisionnels à la ligne 840 en dollars canadiens. Le reste du fonctionnement de la déclaration est expliqué dans les ventes en dollars américains et les versements des places de marché, et les gains et pertes de change dans les gains de change sur la déclaration d'une société.

Le choix vise seulement l'impôt sur le revenu. Les montants qu'une société retient pour d'autres, comme les retenues sur la paie, sont en dehors de ses résultats dans la monnaie choisie (paragraphe 1.2), et la TPS/TVH est toujours évaluée en dollars canadiens. Un fichier en dollars américains a donc besoin de chiffres en dollars canadiens pour ces éléments. Comme un choix antérieur, produit ou révoqué, empêche d'en faire un nouveau, ce choix est difficile à défaire : une révocation ne peut être produite qu'après la première année visée par le choix, et elle s'applique aux années d'imposition qui commencent au moins six mois après sa production (paragraphe 261(4)).

Puis-je changer la monnaie de base après avoir activé le multidevise?

Non. L'aide de QuickBooks Online, dans ses éditions américaine et canadienne, indique qu'une fois le multidevise activé, vous ne pouvez plus changer votre monnaie de base; on peut la changer seulement tant que le multidevise n'est pas activé.

Les mêmes pages énumèrent deux autres limites :

• Le multidevise ne peut pas être désactivé une fois activé.
• La devise d'un compte ne peut pas être modifiée une fois qu'une opération y a été comptabilisée.

Aucune source officielle ne couvre ces limites; vérifiez donc l'aide de votre propre forfait avant de vous y fier. La page américaine indique aussi que le logiciel fixe automatiquement la monnaie de base à la configuration; vérifiez-la donc avant toute écriture. Si un fichier est déjà verrouillé sur la mauvaise monnaie de base, le remède habituel est un nouveau fichier ouvert à une date nette avec des soldes d'ouverture, ce qui est une décision qui touche les déclarations produites et les périodes de TPS/TVH. Les registres de l'ancien fichier doivent quand même être conservés pendant au moins six ans. Pour activer le multidevise pour un compte bancaire en dollars américains, voir QuickBooks multidevise : décider avant de l'activer.

Que doit contenir le fichier canadien pour la TPS/TVH et les ventes à des clients américains?

Il doit contenir des registres qui permettent de calculer la TPS/TVH à payer, y compris chaque vente à un client américain, même si la plupart des exportations ne portent pas de taxe. La Loi sur la taxe d'accise oblige toute personne qui exploite une entreprise ou exerce une activité commerciale au Canada, produit une déclaration de TPS/TVH ou demande un remboursement à tenir des registres permettant de déterminer ses obligations et ses engagements.

Les exportations sont en général détaxées : l'ARC indique que la plupart des biens et services sont détaxés lorsqu'ils sont exportés. Un inscrit ne perçoit pas de TPS/TVH sur une vente détaxée, mais elle compte quand même comme une vente. Les ventes détaxées comptent aussi dans le seuil du petit fournisseur de 30 000 C$; une entreprise dont les clients sont surtout américains peut donc le dépasser (voir quand s'inscrire à la TPS/TVH). Une vente facturée en dollars américains est évaluée en dollars canadiens aux fins de la TPS/TVH selon le jour où la taxe devient payable, ou un autre jour que l'ARC accepte, quelle que soit la monnaie de base du fichier.

Pour l'entité canadienne, gardez dans le fichier :

• Le numéro de compte de TPS/TVH et la période de déclaration.
• Des codes de taxe distincts pour les ventes taxables, détaxées et exonérées, afin qu'une vente américaine ne reste pas sans code ni ne se mêle aux ventes canadiennes. Voir exonéré, détaxé et hors champ.
• La preuve à l'appui de chaque vente détaxée. Voir facturer la TPS/TVH aux clients américains.
• Les factures de fournisseurs qui appuient les crédits de taxe sur les intrants.

Un fichier infonuagique hébergé aux États-Unis respecte-t-il la règle de l'ARC voulant que les livres soient conservés au Canada?

Pas à lui seul. Les registres stockés à l'extérieur du Canada et consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. La Loi de l'impôt sur le revenu exige que les registres et les livres de comptes soient conservés à l'établissement ou à la résidence de la personne au Canada, ou à un autre endroit que le ministre désigne. La Loi sur la taxe d'accise ajoute que, sauf autorisation contraire du ministre, un registre de TPS/TVH doit être conservé au Canada, en français ou en anglais.

La page de l'ARC sur les registres énonce cette règle et ajoute que l'ARC peut permettre de conserver des registres électroniques à l'extérieur du Canada. L'endroit où un fournisseur de logiciel stocke les données est un fait qui concerne ce fournisseur; renseignez-vous et gardez sa réponse écrite avec vos registres.

L'ARC indique qu'elle peut accepter des copies de registres électroniques conservés à l'extérieur du Canada si elle est convaincue que ce sont des copies conformes, qu'elles sont mises à la disposition de ses agents au Canada dans un format que son logiciel peut lire, et qu'elles contiennent assez de détails pour appuyer les déclarations produites. La permission se demande par écrit au bureau des services fiscaux. La page de l'ARC ne dit pas si une copie conservée au Canada, sans cette permission, respecte la règle; soumettez la question à un professionnel avant de vous y fier. Conservez les registres pendant six ans, généralement à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. La page de l'ARC fixe des délais plus longs dans certains cas : six ans à compter de la date de production pour une déclaration de revenus produite en retard, et sans limite de temps pour les registres de biens à long terme et le registre des actionnaires.

Que dois-je décider et réunir avant la première écriture?

La monnaie de base et le nombre de fichiers sont les deux choses les plus difficiles à changer; elles passent donc avant le logiciel. Décidez et réunissez :

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars canadiens ($ CA) et en dollars américains ($ US).

Société de l'Ontario qui détient une LLC du Delaware

Une société de l'Ontario détient une LLC du Delaware. Le fichier de la société est en dollars canadiens; celui de la LLC est en dollars américains. En mars, la société paie une facture de fournisseur de 2 000 $ US pour la LLC, et chaque fichier inscrit son propre côté de l'opération. À la fin du mois, les deux soldes intersociétés sont rapprochés en dollars américains avant que quiconque compare les totaux en dollars canadiens. Les étapes du rapprochement figurent dans le guide sur les soldes intersociétés; la façon dont chaque pays classe la LLC est expliquée dans le guide sur la LLC.

Entrepreneur individuel de l'Alberta avec des clients américains

Un entrepreneur individuel de l'Alberta, inscrit à la TPS/TVH, gagne 150 000 $ CA de clients canadiens et 40 000 $ US de clients américains. Il y a une personne, une entreprise et un compte bancaire canadien : un seul fichier suffit donc, avec le dollar canadien comme monnaie de base. Une facture de 10 000 $ US émise lorsque le taux de la Banque du Canada est de 1,40 $ CA pour 1 $ US reste une facture en dollars américains dans le fichier et s'inscrit à 14 000 $ CA. Les ventes canadiennes portent la TPS ou la TVH au taux du lieu de fourniture : un client de l'Ontario paie donc la TVH et un client de l'Alberta, la TPS (voir quel taux exiger selon la province). Les ventes américaines sont codées comme détaxées lorsqu'elles répondent aux règles d'exportation, et la preuve est gardée avec la facture.

Société avec 800 000 $ US de revenus qui envisage le choix du dollar américain

Une société résidente du Canada a un exercice qui commence le 1er janvier et 800 000 $ US de revenus, surtout de clients américains, avec la plupart de ses coûts et de son financement aussi en dollars américains; le dollar américain est donc sa monnaie fonctionnelle aux fins de la comptabilité financière. Elle décide en décembre de l'année précédente de déclarer en dollars américains.

• Année 0, l'année précédente. La déclaration reste en dollars canadiens. Les soldes fiscaux reportés, comme la fraction non amortie du coût en capital et les soldes de pertes, sont convertis en dollars américains au taux de la Banque du Canada du 31 décembre, et les dettes en dollars canadiens deviennent des dettes en devises aux fins de l'impôt (paragraphes 261(7) à (10)).
• Année 1, avant la première écriture. Le fichier est créé avec le dollar américain comme monnaie de base avant l'activation du multidevise; les livres sont donc en dollars américains dès le 1er janvier.
• Année 1, dans le délai du choix. La société produit le formulaire T1296 au plus tard le 2 mars, ou le 1er mars lors d'une année bissextile. La déclaration T2 indique le dollar américain à la ligne 079, et les acomptes provisionnels se déclarent à la ligne 840 en dollars canadiens.
• Année 2. La société ne produit pas de nouveau choix, et les livres restent en dollars américains. Un fichier de l'année 1 tenu en dollars canadiens rendrait plus difficile de démontrer la condition sur les livres, et un passage ultérieur à un fichier en dollars américains exigerait une reconstruction avec report des soldes.

Votre situation est différente?

• Vous avez deux sociétés, ou une société avec des clients, des comptes bancaires et des numéros fiscaux dans les deux pays, et les livres sont déjà dans le mauvais fichier ou la mauvaise monnaie de base, ou une société américaine est sur le point de s'ajouter : savoir où se trouvent les livres de chaque entité, la monnaie de base et ce qu'il faut reporter avant de reconstruire un fichier est une décision de structure, avec des déclarations produites derrière. Voir l'aide en tenue de livres, et apportez l'organigramme des entités, les dernières déclarations produites et chaque compte par monnaie.
• Une société peut choisir de déclarer son impôt en dollars américains, a déjà produit ou révoqué un choix, est associée dans une société de personnes, ou fusionne ou se liquide avec une société qui déclare dans une autre monnaie (ce qui peut changer sa monnaie fiscale sans nouveau choix, paragraphes 261(16) à (17.1)) : les conditions sont factuelles et le choix est difficile à renverser. Voir l'aide en fiscalité des sociétés, avant le début de l'année d'imposition.
• Les soldes entre les deux sociétés ne concordent pas : voir les livres d'une société canadienne et de sa société américaine.
• Votre société américaine est une LLC détenue depuis le Canada : voir les livres d'une LLC américaine détenue par un Canadien.
• Vous êtes une personne américaine qui détient une société canadienne : voir la conversion de livres canadiens en chiffres du formulaire 5471.
• Un compte bancaire américain pour une société canadienne : voir le guide sur le compte bancaire américain pour le formulaire T1135 et la FBAR.
• Votre entreprise est seulement au Canada et vous choisissez un logiciel : voir choisir un logiciel de comptabilité pour une petite entreprise canadienne.
• Vous ne savez pas si vous avez besoin d'un comptable transfrontalier : voir quand une entreprise canadienne a besoin d'un comptable transfrontalier.
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