Firmeneinnahmen auf dem Privatkonto: So bringen Sie es in Ordnung

Sind Zahlungen von Kunden auf mein Privatkonto mein Einkommen oder das meiner Kapitalgesellschaft?

Zahlt ein Kunde für Arbeit, die die Kapitalgesellschaft geleistet hat, ist das in der Regel Einkommen der Kapitalgesellschaft, gleich auf welchem Konto es eingeht. Eine Kapitalgesellschaft hat die Rechtsfähigkeit einer natürlichen Person (Canada Business Corporations Act, s. 15), und der Income Tax Act behandelt sie als eigene „Person“, die auf ihr eigenes steuerpflichtiges Einkommen Steuer zahlt (s. 2; s. 248(1)). Wessen Einkommen es ist, hängt von den Tatsachen ab, vor allem davon, wer den Verkauf getätigt hat. Vertrag und Rechnung sind der erste Nachweis; das Konto, auf das der Kunde gezahlt hat, entscheidet nicht. Auch der Zeitpunkt zählt: Eine Kapitalgesellschaft nach Bundesrecht entsteht an dem Tag, der auf ihrer Gründungsurkunde steht (CBCA s. 9). Arbeit, die davor verkauft wurde, muss gesondert geprüft werden, denn die Gesellschaft kann einen schriftlichen Vertrag übernehmen, der in ihrem Namen oder für sie vor ihrer Entstehung geschlossen wurde (CBCA s. 14(2)).

Der Fall ist einfach, wenn die Rechnungen auf den Namen der Kapitalgesellschaft lauten und das Geld bald bei ihr ankommt. Er ist nicht einfach, wenn:

• das Geld über das Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft hinaus auf Ihrem Konto liegt;
• GST/HST erhoben, aber nicht gemeldet wurde;
• mehr als ein Jahr betroffen ist; oder
• der Vertrag auf Ihren eigenen Namen läuft.

Warum das wichtig ist: Ein Betrag, den Sie der Kapitalgesellschaft nach der unten genannten Jahresfrist noch schulden, kann Ihrem persönlichen Einkommen hinzugerechnet werden, und die GST/HST auf die Zahlungseingänge kann in allen Erklärungen fehlen. Sammeln Sie die Kundenverträge und Rechnungen, Ihre privaten Kontoauszüge und die der Kapitalgesellschaft für den Zeitraum, die GST/HST-Nummer, das Geschäftsjahresende der Gesellschaft und alle Bescheinigungen.

Darf ich mein Privatkonto für meine kanadische Kapitalgesellschaft nutzen?

Der Canada Business Corporations Act verlangt „angemessene Buchführungsunterlagen“ und erwähnt kein Bankkonto (s. 20(2)). Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) verlangt Unterlagen, die verlässlich und vollständig sind und durch Belege gestützt werden (CRA: Ihre Pflichten). Keine der beiden Quellen macht ein Bankkonto für sich genommen zur Pflicht; die Unterlagen müssen aber das Geld der Kapitalgesellschaft als Geld der Kapitalgesellschaft ausweisen.

Ein Privatkonto, auf dem Ihr Geld und das der Kapitalgesellschaft vermischt sind, macht diesen Nachweis schwerer. Jeder Zahlungseingang muss einer Rechnung zugeordnet werden und jede private Entnahme gesondert erfasst; um die Zahlungseingänge, die zu einer Rechnung auf den Namen der Kapitalgesellschaft passen, geht es in diesem Ratgeber. Ein eigenes Geschäftskonto, dessen Daten auf neuen Rechnungen stehen, hält neue Zahlungen aus diesem Problem heraus. Eine Kapitalgesellschaft, die nach dem Recht einer Provinz gegründet wurde, sollte den Abschnitt zu den Unterlagen in diesem Gesetz lesen; dieser Ratgeber zitiert das Bundesgesetz.

Wie buche ich Einnahmen, die auf mein Privatkonto gegangen sind, in den Büchern der Kapitalgesellschaft?

Gehören die Rechnungen der Kapitalgesellschaft, sind die üblichen Buchungen der Umsatz in der Kapitalgesellschaft und das Geld, das Sie halten, als Betrag, den Sie ihr schulden. Verfolgen Sie die Zahlungen Schritt für Schritt:

Die Tabelle geht von einer Rechnung über bereits verdiente Honorare aus, die noch nicht in den Büchern steht; steht sie schon in den Forderungen, erfassen Sie nur die letzten beiden Zeilen. Der Umsatz gehört in den Zeitraum, in dem die Leistungen erbracht wurden, und nicht nur in den des Rechnungsdatums (Income Tax Act, s. 12(1)(b)); zu Rechnungen vor der Leistung lesen Sie Kundenanzahlungen und noch nicht verdiente Umsätze, zum Zeitpunkt der GST/HST GST/HST auf Anzahlungen und unbezahlte Rechnungen. Datieren Sie die letzten beiden Buchungen auf den Tag, an dem das Geld bewegt wurde, und heben Sie die passende Zeile Ihres privaten Kontoauszugs zu jeder Buchung auf. Betriebskosten, die Sie von demselben Konto bezahlt haben, sind eigene Buchungen; siehe Betriebsausgaben, die privat bezahlt wurden. In welche Richtung der Saldo laufen soll, steht im Ratgeber zum Gesellschafterdarlehenskonto.

Eine Buchung hält die Schuld fest; sie tilgt sie nicht. Die CRA sagt, ob ein Darlehen oder eine Schuld besteht, richte sich nicht nach Buchungen, sondern nach dem wirtschaftlichen Gehalt des Vorgangs (Folio S3-F1-C1, Rz. 1.14).

Was macht die CRA, wenn das Geld auf meinem Privatkonto bleibt?

Zeigen die Bücher, dass Sie der Kapitalgesellschaft das Geld schulden, kann die Regel zu Gesellschafterdarlehen in Unterabschnitt 15(2) es Ihrem Einkommen für das Jahr hinzurechnen, in dem Sie es erhalten haben. Das gilt nicht, wenn Sie es innerhalb von ein Jahr nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft, in dem das Darlehen gewährt wurde zurückzahlen und die Rückzahlung nicht Teil einer Reihe von Darlehen oder anderen Transaktionen und Rückzahlungen ist (zum Beispiel Rückzahlung und anschließend erneute Aufnahme eines Darlehens bei der Kapitalgesellschaft) (Income Tax Act, ss. 15(2) und 15(2.6)). Dieselbe Frist gilt für eine Schuld, die in diesem Jahr entstanden ist. Sie wird ab dem Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft gerechnet, nicht ab dem Tag der Einzahlung oder dem Ende Ihres Kalenderjahres.

Ohne schriftliche Vereinbarung oder anderen überzeugenden Nachweis eines Darlehens oder einer Schuld und ohne Schuldverhältnis zwischen Schuldner und Gläubiger greift Unterabschnitt 15(2) nicht, möglicherweise aber Unterabschnitt 15(1) (Folio S3-F1-C1, Rz. 1.13). Ein Vorteil, den die Kapitalgesellschaft einem Aktionär gewährt, gehört zu dessen Einkommen, und die Kapitalgesellschaft kann ihn in der Regel nicht als Betriebsausgabe abziehen (s. 15(1); CRA: Vorteile für Aktionäre).

Auch wenn Unterabschnitt 15(2) nicht greift, kann ein Saldo, den Sie der Kapitalgesellschaft ohne Zinsen zum von der CRA festgelegten Zinssatz (Prescribed Rate) schulden, für die Zeit der Offenstände einen Zinsvorteil in Ihr Einkommen bringen, selbst wenn er vor Jahresende zurückgezahlt wird (Income Tax Act, s. 80.4(2); Folio S3-F1-C2, Rz. 2.33 und 2.36). Er gilt nicht für einen Saldo, der schon nach Unterabschnitt 15(2) hinzugerechnet wurde (Rz. 2.15). Siehe Zinsen auf Gesellschafterdarlehen. Wann entnommenes Geld ein steuerpflichtiges Darlehen ist, lesen Sie unter Gesellschafterdarlehen.

Wie begleiche ich den Betrag: Geld in die Kapitalgesellschaft einzahlen oder als Gehalt, Bonus oder Dividende auszahlen?

Ein Saldo kann vor der oben genannten Jahresfrist beglichen werden, indem Sie das Geld in die Kapitalgesellschaft einzahlen oder Gehalt, Bonus oder Dividende, die die Gesellschaft Ihnen schuldet, verrechnen. Verrechnen heißt, den Betrag gegen den Saldo zu setzen: Was die Kapitalgesellschaft Ihnen schuldet, mindert, was Sie ihr schulden. Die CRA sagt, Rückzahlungen könnten durch Verrechnung von Dividenden-, Gehalts- oder Bonuszahlungen mit einem Darlehen erfolgen, und das sei nicht Teil einer Reihe (Folio S3-F1-C1, Rz. 1.82 und 1.86).

Welcher Weg am saubersten ist, hängt von Ihren übrigen Einkünften, dem Gewinn und der Liquidität der Kapitalgesellschaft und den Daten ab. Siehe Gehalt oder Dividenden.

Meldet die Kapitalgesellschaft die GST/HST auf diese Verkäufe?

Die GST/HST auf die Verkäufe einer Kapitalgesellschaft hat die Kapitalgesellschaft zu erheben und zu melden, gleich auf welches Konto die Zahlung ging. Jede Person, die eine steuerpflichtige Lieferung ausführt, muss die Steuer erheben (Excise Tax Act, s. 221(1)), und die Person, die die Erklärung einreicht, führt die Nettosteuer ab (s. 228). Die erhobene Steuer muss bei der Kapitalgesellschaft ankommen, denn die Kapitalgesellschaft zahlt an die CRA. Direktoren können außerdem persönlich für Nettosteuer haften, die die Kapitalgesellschaft nicht abführt, samt Zinsen und Strafzuschlägen; es gelten Bedingungen und eine Verteidigung der gebotenen Sorgfalt (Due Diligence), und ein Bescheid darf nicht später als zwei Jahre nach dem Zeitpunkt ergehen, zu dem die Person zuletzt Direktor war (s. 323).

Ist die Kapitalgesellschaft registriert, kommt die Steuer auf ihren Rechnungen in ihre eigene GST/HST-Erklärung, zusammen mit dem Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) auf ihre Kosten. Ist sie nicht registriert, wird von ihr berechnete Steuer dennoch treuhänderisch für den Staat gehalten (s. 222(1); siehe GST/HST vor der Registrierung berechnet), und ihre steuerpflichtigen Umsätze zählen für die Grenze für Kleinunternehmer (Small Supplier) von $30.000 mit, ebenso nullbesteuerte Umsätze und die Umsätze verbundener Personen (Associates), nicht aber Finanzdienstleistungen, Anlagevermögen oder Firmenwert. Überschreitet sie die Grenze in einem einzelnen Kalenderquartal, muss sie sich registrieren und die Steuer ab dem Umsatz berechnen, der die Grenze überschritten hat; überschreitet sie sie in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen, endet der Status als Kleinunternehmer am Ende des Monats nach diesem Quartal (CRA: Wann Sie sich registrieren). Zahlungseingänge auf Ihrem Privatkonto verringern diese Zählung nicht. Siehe Wann Sie sich registrieren müssen, GST/HST-Erklärung einreichen und GST/HST in den Büchern erfassen.

Muss ich das Einkommen auch in meiner persönlichen Erklärung angeben, und was gilt für eine Bescheinigung auf meinen Namen?

Ihre eigene Erklärung erfasst, was die Kapitalgesellschaft Ihnen zahlt oder als Zuwendung an Sie behandelt wird: Gehalt, Dividenden, einen nach Unterabschnitt 15(2) hinzugerechneten Betrag oder einen Vorteil nach Unterabschnitt 15(1). Der Umsatz der Kapitalgesellschaft gehört in deren Erklärung, die innerhalb von sechs Monate nach Ende des Steuerjahres fällig ist (Income Tax Act, s. 150(1)). Auch die Kapitalgesellschaft hat Pflichten bei den Bescheinigungen: Die CRA sagt, ein Vorteil für Aktionäre werde auf einer T4A (Bescheinigung über Honorare und Renten) gemeldet, und ein fiktiver Zinsvorteil ebenso (CRA: Vorteile für Aktionäre; Folio S3-F1-C2, Rz. 2.40).

Läuft der Vertrag auf Ihren eigenen Namen, oder wurde die Arbeit verkauft, bevor die Kapitalgesellschaft existierte, und sie hat den Vertrag nicht übernommen, kann das Einkommen Ihres sein statt das der Kapitalgesellschaft. Das hängt vom Vertrag und den Tatsachen ab und sollte von einem Fachmann gelesen werden, bevor etwas gebucht wird. Für eine Bescheinigung, die ein Kunde für die Arbeit der Kapitalgesellschaft auf Ihren Namen ausgestellt hat, gibt es einen eigenen Weg: siehe Honorarbescheinigung auf Ihren Namen statt auf Ihre Kapitalgesellschaft.

Welche Unterlagen muss ich aufbewahren, und wie lange?

Bewahren Sie verlässliche, vollständige und durch Belege gestützte Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen (CRA: Wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren). Protokolle, Aktienregister, Hauptbuch und die Vereinbarungen, die zum Verständnis ihrer Buchungen nötig sind, werden bis zwei Jahre nach der Auflösung der Kapitalgesellschaft aufbewahrt (Income Tax Regulations, s. 5800(1)(a)). Verspätet eingereichte Erklärungen und andere Änderungen behandelt Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Für dieses Problem bewahren Sie die oben genannten Unterlagen auf, die Zahlungseingänge der Kapitalgesellschaft auf Ihren privaten Kontoauszügen markiert, dazu den Bankbeleg jeder Überweisung an die Kapitalgesellschaft, die Lohn- oder Dividendenunterlagen, mit denen der Saldo beglichen wurde, und die GST/HST-Erklärungen.

Was ist, wenn das seit Jahren so geht oder die Erklärungen nicht eingereicht sind?

Jedes Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft löst für die in diesem Jahr entstandenen Beträge eine eigene Frist aus, ältere Beträge können ihre Frist also schon überschritten haben. Ein Betrag nach Fristablauf wird Ihrem Einkommen für das Jahr hinzugerechnet, in dem Sie ihn erhalten haben, was bedeuten kann, dass Sie die frühere persönliche Erklärung ändern müssen (Folio S3-F1-C1, Rz. 1.16 und 1.73). Eine spätere Rückzahlung eines hinzugerechneten Betrags kann abzugsfähig sein; siehe Gesellschafterdarlehen.

Auch auf Seiten der Kapitalgesellschaft kann etwas fehlen: Umsatz, der nie in ihre Bücher gelangt ist, fehlt in ihrer T2, und die GST/HST darauf ist möglicherweise nicht gemeldet. Rekonstruieren Sie zuerst die Einnahmen; siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und Nicht eingereichte Erklärungen der Kapitalgesellschaft nachholen. Wurde eine GST/HST-Erklärung schon ohne sie eingereicht, siehe Eingereichte GST/HST-Erklärung berichtigen. Hat die CRA schon geschrieben, siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; alle Beträge sind in kanadischen Dollar angegeben, und es gelten nur Bundesregeln.

Vor Jahresende eingezahlt

Eine Beraterin gründete im März in Alberta eine Kapitalgesellschaft, eröffnete aber erst im September ein Geschäftskonto. Kunden zahlten C$18.000 auf ihr privates Girokonto, alles auf Rechnungen auf den Namen der Kapitalgesellschaft. Das Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft ist der 31. Dezember. Sie bucht C$18.000 Umsatz und einen Betrag von C$18.000, den die Beraterin ihr schuldet. Im November überweist sie C$18.000 auf das Konto der Kapitalgesellschaft, sodass zum Jahresende nichts offen ist. Ein Zinsvorteil für die Monate, in denen der Betrag offen war, kann trotzdem anfallen.

Für die Hypothek ausgegeben

Gleiche Tatsachen, aber sie gibt die C$18.000 für ihre Hypothek aus. Ist der Betrag nach dem 31. Dezember des Folgejahres noch offen, kann Unterabschnitt 15(2) ihn ihrem Einkommen für das Jahr hinzurechnen, in dem sie ihn entnommen hat. Vor diesem Datum könnte die Kapitalgesellschaft den Saldo begleichen, indem sie ihr eine Dividende von C$18.000 beschließt, sofern Gewinn, Liquidität und die Tests des Gesellschaftsrechts es erlauben, und diese mit dem Saldo verrechnet; der Folio der CRA behandelt das nicht als Reihe. Ein Zinsvorteil für die Zeit des Offenstands kann trotzdem anfallen, und die Dividende ist für sie nach ihren eigenen Regeln steuerpflichtig.

Verkäufe mit GST

Angenommen, die Kapitalgesellschaft ist registriert, und die Beratung ist eine in Alberta ausgeführte steuerpflichtige Lieferung. Die Beraterin stellt C$10.000 zuzüglich 5 % GST (C$500) auf einer Rechnung auf den Namen der Kapitalgesellschaft in Rechnung, und der Kunde zahlt C$10.500 auf ihr Privatkonto. Die gesamten C$10.500 gehören dann der Kapitalgesellschaft: C$10.000 Umsatz und C$500 GST, die in ihrer Erklärung zu melden sind. Käme nur der Betrag von C$10.000 bei der Kapitalgesellschaft an, schuldete sie der CRA trotzdem die C$500, und die Beraterin schuldete ihr trotzdem die C$500.

Anders in Ihrem Fall?

• Das Geld lag über ein Geschäftsjahresende der Kapitalgesellschaft hinaus auf Ihrem Konto, oder mehr als ein Jahr ist betroffen: Jeder Betrag hat seine eigene Frist, und die Wahl zwischen Rückzahlung, Gehalt und Dividende hängt von Daten und Zahlen ab. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• GST/HST wurde erhoben, aber nicht gemeldet, oder es gibt Jahre mit Zahlungseingängen und keine Bücher: Die fehlenden Erklärungen und die Bücher müssen gemeinsam in Ordnung gebracht werden. Siehe Nicht eingereichte Erklärungen nachholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihr Konto vermischt private und geschäftliche Zahlungseingänge, und Sie können sie keinen Rechnungen zuordnen: Siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie wurden bezahlt, bevor die Kapitalgesellschaft existierte, oder haben von einem Einzelunternehmen gewechselt: Siehe Bücher nach der Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine Kapitalgesellschaft.
• Ein Kunde hat Sie in US-Dollar oder auf ein Konto außerhalb Kanadas bezahlt: Die Währungsseite hat eigene Schritte; siehe Freiberufler, die in USD bezahlt werden: Bücher und Bankkonto.
• Die CRA hat Ihnen geschrieben: Siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.
• Die Bescheinigung eines Kunden lautet auf Ihren Namen: Siehe Honorarbescheinigung auf Ihren Namen statt auf Ihre Kapitalgesellschaft.
• Die Kapitalgesellschaft hat Ihre privaten Ausgaben bezahlt (der umgekehrte Fall): Siehe Private Kosten, die die Kapitalgesellschaft bezahlt hat.
• Die Kapitalgesellschaft ist neu: Siehe Bücher für eine neue CCPC.
• Ihre Kapitalgesellschaft sitzt in Québec: Die eigenen Regeln von Québec werden hier nicht behandelt und können abweichen. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um sie neben den Bundesregeln zu prüfen.