Lizenzgebühren und Royalties von US-Kunden: Steuern, Formulare

Ist die Zahlung eine Royalty, ein Honorar für Dienstleistungen oder ein Verkaufserlös?

Eine Zahlung für die Erlaubnis, geistiges Eigentum zu nutzen, ist in der Regel eine Royalty, auch wenn sie als Preis je verkauftem Produkt berechnet wird. Ein Entgelt für Arbeit, die Sie leisten, kann Einkünfte aus Dienstleistungen sein, und die vollständige Übertragung all Ihrer Rechte kann ein Verkauf sein. Die Bezeichnung im Vertrag entscheidet nicht darüber.

Artikel XII(4) behandelt Gewinne aus der Übertragung immaterieller Rechte als Royalties, wenn sie von Produktivität, Nutzung oder späterer Veräußerung abhängen; die Bezeichnung einer Zahlung je Produkt als Kaufpreis nimmt sie daher nicht zwingend aus dem Royalty-Artikel heraus. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XII

Nach US-Steuerrecht gelten die Einkünfte aus dem Festpreisverkauf eines immateriellen Wirtschaftsguts durch einen Nichtansässigen in der Regel als Einkünfte von außerhalb der USA; nur der Teil des Preises, der von Produktivität, Nutzung oder Veräußerung des Wirtschaftsguts abhängt, wird als Royalty zugeordnet. Eine Ausnahme ist ein Verkauf, der einem US-Büro oder einer anderen festen Geschäftseinrichtung in den USA zuzurechnen ist. 26 USC 865, IRS Publication 519, immaterielles Vermögen

Ist eine Softwarelizenz oder ein Online-Zugang eine Royalty?

Entscheidend ist, was der Kunde erhält.

Ein Vertrag, der diese Elemente mischt, wird danach eingeordnet, wofür der Kunde hauptsächlich zahlt. Für Steuerjahre, die am oder nach dem 14. Januar 2025 beginnen, gelten diese Regeln für den US-Quellensteuereinbehalt; sie regeln weder die Definition der Royalty im Steuerabkommen noch die Einordnung in Kanada, sodass bei einem gemischten Vertrag weiterhin dessen Bedingungen entscheiden. 26 CFR 1.861-18, 26 CFR 1.861-19

Hängt die US-Steuer auf Royalties vom Zahler ab oder davon, wo mein Werk genutzt wird?

Die Zuordnung von Royalties im US-Steuerrecht folgt in der Regel dem Ort, an dem das geistige Eigentum genutzt wird. Die Adresse eines US-Zahlers allein macht nicht jede Royalty zu Einkünften aus US-Quellen.

Eine Lizenz für die Nutzung in den USA kann Royalties aus US-Quellen begründen, auch wenn der Urheber vollständig in Kanada arbeitet. Eine Lizenz, die auf die Nutzung außerhalb der USA beschränkt ist, führt in der Regel zu Royalties aus ausländischen Quellen. Bei weltweiten Rechten führen Sie Nachweise zur Nutzung nach Gebieten, um die Aufteilung zu belegen. IRS Publication 519, Quellenregeln

Für Royalties aus US-Quellen, die nicht tatsächlich mit einem US-Geschäft verbunden sind (Effectively Connected), beträgt der US-Bundessteuersatz standardmäßig 30 % der Bruttozahlung, vorbehaltlich der Entlastung nach dem Steuerabkommen. Ausgaben mindern diese Steuer auf den Bruttobetrag nicht. IRS: FDAP-Einkünfte

Artikel XII(6) enthält für das Steuerabkommen eine eigene Quellenregel, aber Artikel XII(2) überlässt die Besteuerung in den USA dem US-Steuerrecht. Prüfen Sie zuerst die Quelle nach US-Recht, dann die Entlastung nach dem Abkommen. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XII

Welcher Royalty-Satz aus dem Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA gilt?

Qualifizierende Royalties sind entweder befreit oder auf 10 % der Brutto-Royalty begrenzt. Die Kategorie hängt von den lizenzierten Rechten ab, nicht vom Beruf des Urhebers.

Der Empfänger muss der wirtschaftliche Eigentümer (Beneficial Owner) und nach dem Abkommen in Kanada ansässig sein und Anspruch auf Abkommensvorteile haben. Eine Kapitalgesellschaft muss außerdem einen Test zur Begrenzung von Abkommensvorteilen (Limitation on Benefits) bestehen, der darauf abstellt, wem sie gehört und wie viel ihrer Bruttoeinkünfte als abzugsfähige Zahlungen an andere abfließt, oder auf ein aktives kanadisches Geschäft, das im Verhältnis zur US-Tätigkeit wesentlich ist; besteht sie ihn nicht, kann sie bei der zuständigen US-Behörde (Competent Authority) um Entlastung bitten. Die kanadische Gründung allein genügt nicht. Besondere Regeln zu Betriebsstätten und nahestehenden Personen können das Ergebnis ändern. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XII und XXIX A

Die Bezeichnung „Design“ bestimmt den Satz nicht; das lizenzierte Recht tut es. Die Vervielfältigung Ihrer Zeichnung oder Ihres Kunstwerks ist eine Urheberrechts-Royalty nach XII(3)(a); die Lizenzierung einer Marke oder eines gewerblichen Designs oder Modells ist es nicht. Eine Comicfigur auf Spielzeug kann beides auslösen, daher sollte der Vertrag die Gebühr nach Rechten aufteilen; wie ein Spielzeughersteller Lagerbestand und Versand abwickelt, zeigt nicht, welche Rechte Sie geliefert haben. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XII

Welches W-8-Formular und welche Abkommensangaben gebe ich dem Zahler?

Ein einzelner wirtschaftlicher Eigentümer, der eine Privatperson ist, gibt dem Zahler in der Regel Form W-8BEN ab; eine kanadische Kapitalgesellschaft nutzt in der Regel Form W-8BEN-E. Geben Sie das Formular unterschrieben vor der Zahlung ab und nennen Sie darin die Royalty-Kategorie, auf die sich der Abkommensanspruch stützt.

Beide Formulare sind nur für ausländische Personen gedacht. Ein US-Staatsbürger, auch wenn er in Kanada lebt, und ein in den USA ansässiger Ausländer wie ein Green-Card-Inhaber nutzen stattdessen Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer); siehe Amerikaner mit Wohnsitz in Kanada.

Die besondere Royalty-Zeile ist erforderlich, weil das Abkommen für verschiedene Arten von Royalties unterschiedliche Sätze vorsieht. Beispiel für Software-Royalties: Artikel XII(3)(b), 0 %, Royalties und eine Erklärung, dass Sie in Kanada ansässig und wirtschaftlicher Eigentümer sind. Für eine Marken-Royalty: Artikel XII(2), 10 %. Anleitung zu W-8BEN, Anleitung zu W-8BEN-E

Eine US-Steuernummer ist für einen gewöhnlichen Royalty-Abkommensanspruch nicht immer nötig. Der Empfänger kann stattdessen in der Regel eine in Kanada ausgestellte ausländische Steueridentifikationsnummer angeben: Zeile 6a von W-8BEN oder Zeile 9b von W-8BEN-E, statt der US-Nummer in Zeile 5 oder Zeile 8. Nutzen Sie diese Möglichkeit nicht ohne eine qualifizierende Nummer. Anforderungen an den Abkommensanspruch, 26 CFR 1.1441-6

Als Ablaufdatum eines W-8-Formulars gilt in der Regel der letzte Tag des dritten folgenden Kalenderjahres, gerechnet ab dem Jahr, in dem Sie es unterschreiben, es sei denn, eine Änderung macht es unrichtig, etwa ein Umzug in die USA, Einkünfte, die tatsächlich mit einem US-Geschäft verbunden werden, oder eine Änderung der Eigentumsverhältnisse einer Kapitalgesellschaft, die ihr Feld zur Begrenzung von Abkommensvorteilen betrifft. Teilen Sie das dem Zahler spätestens 30 Tage nach der Änderung mit und geben Sie ein neues Formular ab. Verlangt der Zahler stattdessen Form W-9, siehe kanadische Freiberufler mit US-Kunden; zum übrigen Teil eines Formulars für Kapitalgesellschaften siehe W-Formulare für eine kanadische Kapitalgesellschaft.

Was muss Form 1042-S zeigen, und was gilt, wenn der Code falsch ist?

Der Zahler meldet Royalties aus US-Quellen in der Regel auf Form 1042-S (Meldung von Quellensteuer auf Zahlungen an Ausländer), auch wenn die Entlastung nach dem Abkommen den Einbehalt entfallen lässt. Der Einkunftscode benennt die Zahlungskategorie; er legt den Abkommenssatz nicht fest. IRS Publication 515, Meldepflichten

Prüfen Sie den Einkunftscode (Feld 1), die Bruttoeinkünfte (Feld 2), den Befreiungscode (Feld 3a; 04 bei einem Abkommensanspruch), den Steuersatz (Feld 3b), die einbehaltene Steuer (Feld 10) und Ihre eigenen Angaben anhand des Vertrags und des von Ihnen beanspruchten Abkommenssatzes. Code 10 kann sowohl eine befreite Patent-Royalty als auch eine steuerpflichtige Marken-Royalty abdecken. Widersprechen sich Vertrag und Formular, fragen Sie den Zahler, warum er diesen Code gewählt hat, und bitten Sie gegebenenfalls um ein korrigiertes Formular. Anleitung zu Form 1042-S

Wann werden Royalties zu Geschäftsgewinnen in den USA?

Nur wenn Sie in den USA eine Präsenz haben, die mit dem lizenzierten Recht zusammenhängt. Eine aus Kanada mit einem US-Kunden geschlossene Lizenz ohne US-Büro oder abhängigen Vertreter ist der oben beschriebene gewöhnliche Royalty-Fall. Führen Sie in den USA über eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) ein Geschäft, oder haben Sie es geführt, etwa über eine feste Geschäftseinrichtung, eine Person, die gewohnheitsmäßig Verträge in Ihrem Namen abschließt, oder dort erbrachte Dienstleistungen für 183 Tage oder mehr innerhalb von zwölf Monaten nach Artikel V(9), und ist das lizenzierte Recht tatsächlich damit verbunden, besteuert Artikel VII die Royalty als Geschäftsgewinn statt nach Artikel XII. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel V, VII und XII(5) Das US-Steuerrecht kennt einen eigenen Test für tatsächlich verbundene Einkünfte (Effectively Connected Income), sodass beides zu prüfen ist. IRS Publication 519

Für steuerpflichtige, tatsächlich verbundene Einkünfte ersetzt Form W-8ECI (Angabe tatsächlich verbundener Einkünfte) in der Regel das gewöhnliche W-8-Formular für diese Einkünfte. Es erfordert eine US-Steuernummer, und die Befreiung vom Einbehalt auf den Bruttobetrag lässt eine mögliche US-Steuererklärung und Steuer auf den Nettoeinkünften bestehen. Anleitung zu W-8ECI

Muss ich für eine Royalty eine US-Steuererklärung abgeben?

Für die Royalty allein nicht, wenn die richtige Steuer einbehalten wurde und Sie kein US-Geschäft betreiben (US Trade or Business). Eine Privatperson reicht in der Regel Form 1040-NR (US-Einkommensteuererklärung für nicht ansässige Ausländer) ein, wenn sie ein US-Geschäft betreibt (auch bei Befreiung nach dem Abkommen), wenn die auf die Royalty geschuldete US-Steuer nicht vollständig einbehalten wurde oder um zu viel einbehaltene Steuer zurückzufordern. Anleitung zu 1040-NR, wer einreichen muss Den vollständigen Test finden Sie unter kanadische Freiberufler mit US-Kunden oder, für eine Kapitalgesellschaft, unter US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Wie korrigiere ich den Standardeinbehalt oder hole zu viel gezahlte Steuer zurück?

Hat der Zahler 30 % einbehalten, weil die Abkommensunterlagen fehlten, klären Sie Einordnung, Quelle und Abkommensberechtigung, bevor Sie eine Erstattung verlangen. Der Zahler haftet für Steuer, die er hätte einbehalten müssen, und behält daher ohne gültiges Formular ein (IRS Publication 515, Haftung für Steuer). Ein späteres W-8-Formular stützt künftige Zahlungen, erstattet aber früheren Einbehalt nicht automatisch. Geben Sie dem Zahler das richtige W-8-Formular und die Lizenzbestimmungen hinter dem Anspruch und fragen Sie, ob er den Einbehalt und Form 1042-S berichtigen kann; das kann er in der Regel nur, bevor er sie einreicht oder aushändigt, was am 15. März nach dem Zahlungsjahr fällig ist (IRS Publication 515, Berichtigung bei zu hohem Einbehalt, 26 CFR 1.1461-2). Kann er das nicht, verlangt eine Privatperson die Erstattung in der Regel mit Form 1040-NR und eine Kapitalgesellschaft mit Form 1120-F (US-Steuererklärung einer ausländischen Kapitalgesellschaft) (Anleitung zu 1040-NR, Anleitung zu 1120-F), und zwar bis zum späteren von zwei Zeitpunkten: 3 Jahre nach Einreichung der Erklärung oder 2 Jahre nach Zahlung der Steuer, wobei der Einbehalt am ursprünglichen Fälligkeitstermin der Erklärung als gezahlt gilt (26 USC 6511, 26 USC 6513(b)(3)). Zum Ablauf siehe US-Quellensteuer auf Zahlungen an Kanadier.

Wie melde ich Royalties und US-Steuer in Kanada?

Geben Sie die Brutto-Royalty in kanadischen Dollar vor Abzug der US-Steuer an. Die Einordnung der Royalty in den USA entscheidet nicht über die kanadische: Die Zeile hängt davon ab, ob die Royalties für ein Werk oder eine Erfindung, als Geschäftseinkünfte oder als Einkünfte aus Vermögen anfallen.

Die CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) erkennt an, dass Royalties Kapitaleinkünfte oder Geschäftseinkünfte sein können; tragen Sie daher nicht jede Zahlung an Kreative ohne Prüfung der Tätigkeit in Zeile 10400 ein. CRA: Zeile 10400, Royalties

Bei einer Kapitalgesellschaft ist ein Unternehmen, dessen Hauptzweck darin besteht, Royalties aus Vermögen zu erzielen, ein Specified Investment Business (bestimmtes Kapitalanlagegeschäft) und kein aktives Geschäft, es sei denn, es beschäftigt das ganze Jahr über mehr als 5 Vollzeitbeschäftigte; die Small Business Deduction (Abzug für kleine Unternehmen) gilt nur für Einkünfte aus aktivem Geschäft. Income Tax Act, Abschnitt 125; siehe Besteuerung von Kapitalgesellschaften in Kanada.

Rechnen Sie die Einkünfte und die anrechenbare Steuer in kanadische Dollar um (CRA: Anrechnung ausländischer Steuern auf Bundesebene). Ausländische Einkünfte in der kanadischen Steuererklärung erklärt Form T2209 (Anrechnung ausländischer Steuern) und die Anrechnungsgrenze; wer in Québec ansässig ist, reicht außerdem eine Steuererklärung für Québec ein und beantragt die Anrechnung von Québec mit Form TP-772-V (Revenu Québec: Anrechnung ausländischer Steuern). Über den Abkommenssatz hinaus einbehaltene Steuer ist in der Regel nicht anrechenbar; die CRA erwartet einen Erstattungsantrag in den USA (CRA-Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern, Absätze 1.34–1.35); siehe US-Quellensteuer auf Zahlungen an Kanadier. Die Anrechnung einer Kapitalgesellschaft behandelt US-Steuer in der kanadischen Körperschaftsteuererklärung anrechnen.

Bei Einkünften einer Privatperson aus Vermögen im Ausland, das kein Grundbesitz ist, ist Steuer oberhalb von 15 % der Einkünfte in der Regel nach Unterabschnitt 20(11) abzugsfähig und nicht in die Anrechnung ausländischer Steuern einbezogen. Bei den oben genannten Abkommenssätzen liegt die US-Steuer unter dieser Grenze. Die Grenze gilt nicht für Kapitalgesellschaften und ist keine pauschale Grenze für alle Royalties. Income Tax Act, Unterabschnitt 20(11)

Was gilt, wenn meine eigene US-Gesellschaft oder eine Plattform mich bezahlt?

Eine Verbindung der Eigentümer beseitigt den Royalty-Einbehalt nicht. Artikel XII(7) beschränkt die Behandlung nach dem Abkommen auf den Betrag, den unabhängige Parteien vereinbart hätten; zu Preisgestaltung und Dokumentation siehe Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft. Ein Rechtsträger, der in einem Land über seine Eigentümer und im anderen als eigener Steuerpflichtiger besteuert wird, kann nach Artikel IV(7) ebenfalls Abkommensvorteile verlieren. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel IV(7) und XII(7)

Eine dem Zahler nahestehende Kapitalgesellschaft (Abschnitt 267(b) oder 707(b)), die von ihm in einem Jahr mehr als US$500.000 erhält, muss in der Regel zusätzlich den Abkommensanspruch auf Form 8833 (Offenlegung einer Abkommensposition) offenlegen (Anleitung); siehe US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.

Die Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) oder Form 1042-S einer Plattform entscheidet weder über die Einordnung noch über die Quelle; das tut der Vertrag. Siehe US-Formulare von Zahlungsplattformen für kanadische Verkäufer.

Muss ich auf die Lizenzgebühr GST/HST berechnen?

Die Lizenz von qualifizierendem geistigem Eigentum an einen nicht ansässigen Empfänger, der bei der Leistung nicht nach den regulären Registrierungsvorschriften für die GST/HST (kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer / harmonisierte Umsatzsteuer) registriert ist, ist nullbesteuert (Zero-Rated); es wird also keine GST/HST berechnet. Eine US-Adresse oder eine Befreiung nach einem Einkommensteuerabkommen allein begründet die GST/HST-Behandlung nicht.

Prüfen Sie Wohnsitz und Registrierungsstatus des Empfängers zum Zeitpunkt der Leistung und bewahren Sie Nachweise auf. Andere Gestaltungen können eine andere Vorschrift mit anderen Ausschlüssen erfordern. Excise Tax Act, Schedule VI, Part V, Abschnitt 10; CRA GST/HST-Memorandum 4-5-3, Absatz 106

Zu Exportnachweisen und anderen Kundenkonstellationen siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.

Beispiel

Eine selbstständige kanadische Illustratorin lizenziert einem US-Spielzeugunternehmen ausschließlich die Urheberrechte zur Vervielfältigung ihrer Comicfigur; das Unternehmen vervielfältigt das Kunstwerk in den USA. Angenommen, sie ist abkommensberechtigt, hat keine Betriebsstätte in den USA, der Vertrag enthält keine Lizenz für eine Marke oder ein gewerbliches Design, und sie erklärt die Royalty in Kanada als Geschäftseinkünfte. Beispielwerte in US-Dollar: Die Brutto-Royalty beträgt US$10.000.

• Liegt Form W-8BEN vor, die Artikel XII(3)(a) beansprucht: Der Zahler behält US$0 ein und zahlt US$10.000 aus. Form 1042-S zeigt Einkunftscode 12, Befreiungscode 04 und einen Satz von 0 %.
• Ohne W-8BEN: Der Zahler behält 30 % ein, das sind US$3.000, und zahlt US$7.000 aus. Erfüllt sie die Voraussetzungen, kann sie die US$3.000 vom Zahler oder vom IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) zurückfordern, nicht von Kanada.

In Kanada erklärt sie in beiden Fällen die Bruttosumme von US$10.000 vor Ausgaben. Bei einem angenommenen Wechselkurs von C$1.35 je US$1 sind das C$13.500; im Fall ohne Formular werden nur C$9.450 ausgezahlt. Weil der Abkommenssatz 0 % beträgt, behandelt die CRA die US$3.000 nicht als gezahlte ausländische Steuer für die Anrechnung und erwartet, dass sie sie bei den USA zurückfordert. Eine Markenlizenz im selben Geschäft wäre auf 10 % begrenzt, nicht auf 0 %. Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, Artikel XII, CRA: Zeile 10400, Royalties, CRA-Folio zur Anrechnung ausländischer Steuern, Absätze 1.34–1.35

Anders in Ihrem Fall?

• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber mit Wohnsitz in Kanada: Ein W-8-Formular gilt nur für ausländische Personen. Siehe Amerikaner mit Wohnsitz in Kanada.
• Lange Aufenthalte in den USA oder ein US-Wohnsitz können Sie zum Ansässigen beider Länder machen: Die Entlastung nach dem Abkommen hängt dann von der Tie-Breaker-Regel zur Ansässigkeit in Artikel IV ab. Siehe Kanadier mit TN-Visum.
• Ein Vertrag mischt Urheberrecht, Marke, Softwarezugang oder Entwicklungsgebühren, oder Sie haben Geschäftstätigkeit in den USA: grenzüberschreitende Steuern. Bringen Sie den unterschriebenen Vertrag, den Zeitplan der Rechte und Gebiete, Nutzungsberichte, das W-8-Formular und Form 1042-S mit.
• Ihre kanadische Kapitalgesellschaft erhält die Royalties: W-Formulare für eine kanadische Kapitalgesellschaft und US-Steuer in der kanadischen Körperschaftsteuererklärung anrechnen.
• Ihre eigene US-Gesellschaft zahlt die Lizenzgebühr: Verrechnungspreise zwischen Ihrer kanadischen und Ihrer US-Gesellschaft.
• Eine Plattform stellt das Zahlungsformular aus, oder Sie verkaufen Downloads oder Produkte an einzelne US-Käufer, statt ein Unternehmen zu lizenzieren: US-Formulare von Zahlungsplattformen für kanadische Verkäufer.