Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Kanadische Kapitalgesellschaften, die in den USA ansässige selbstständige Auftragnehmer oder Handelsvertreter bezahlen
- Arbeitsort USA, Kanada oder beide Länder
Hier nicht behandelt
- In Kanada ansässige Auftragnehmer
- US-Unternehmen, die Auftragnehmer in Kanada bezahlen
- Vollständige Einrichtung einer US- oder kanadischen Lohnabrechnung
- Regeln der Bundesstaaten und Provinzen zur Einstufung von Arbeitskräften
Welche Formulare und welcher Einbehalt gelten für einen US-Auftragnehmer?
Für Arbeit ausschließlich in den USA verlangt Kanada in der Regel weder einen Einbehalt nach Regulation 105 noch eine T4A-NR. Fordern Sie eine W-9 an und prüfen Sie Form 1099-NEC. Arbeit in Kanada kann einen Einbehalt und eine T4A-NR auslösen (CRA: Leitfaden zur T4A-NR; IRS: allgemeine Anleitung).
| Arbeit des US-Auftragnehmers | US-Formular | Kanadisches Formular und Einbehalt |
|---|---|---|
| Ausschließlich in den USA | Form 1099-NEC kann für eine meldepflichtige Zahlung an eine US-Person erforderlich sein | Keine T4A-NR und kein Einbehalt nach Regulation 105 für diese Leistungen |
| Teilweise in Kanada | Rechnen Sie die meldepflichtigen Zahlungen des Jahres an diesen Empfänger für Form 1099-NEC zusammen. Die Ausnahme für Einkünfte aus ausländischer Quelle bei einem Zahler außerhalb der USA verlangt, dass die Zahlung sowohl außerhalb der USA gezahlt als auch dort empfangen wird | T4A-NR für die Leistungen in Kanada. Behalten Sie vom belegten kanadischen Teil Steuer ein, sofern die CRA keine Befreiung genehmigt |
| Tatsächlich ein Arbeitnehmer | Die Meldung als Auftragnehmer kann falsch sein | Die Regeln zur Lohnabrechnung ersetzen die Auftragnehmerregeln. Der Arbeitsort bleibt trotzdem wichtig |
Schickt eine kanadische Kapitalgesellschaft Form 1099-NEC?
Ja, möglicherweise. Die Anleitung des IRS legt Zahlern außerhalb der USA in der Regel dieselben Meldepflichten auf wie US-Zahlern. Die Ausnahme gilt für eine Zahlung aus ausländischer Quelle, die außerhalb der USA gezahlt und empfangen wird. Arbeit in den USA erzeugt in der Regel Einkünfte aus US-Quellen, unabhängig vom Zahler oder vom Zahlungsort (IRS: Quelle von Dienstleistungseinkünften).
| Prüfpunkt | Was die Antwort ändert |
|---|---|
| Empfänger | Form 1099-NEC betrifft in der Regel eine Privatperson oder einen anderen nicht befreiten geschäftlichen Empfänger. Die meisten Zahlungen an Kapitalgesellschaften sind ausgenommen, außer bestimmten Zahlungen wie Anwaltshonoraren. |
| Betrag | Die jährliche Schwelle für erfasste Leistungen von Nicht-Arbeitnehmern beträgt US$2.000 (IRS: Anleitung zu Form 1099-NEC). |
| Zahlung und Quelle | Die Ausnahme für Einkünfte aus ausländischer Quelle verlangt, dass die Zahlung sowohl außerhalb der USA gezahlt als auch dort empfangen wird (IRS: allgemeine Anleitung). |
| Status des Zahlers | Kontrollieren US-Eigentümer die Kapitalgesellschaft oder erfüllt sie den US-Einkunftstest des IRS, prüfen Sie, ob sie ein US-Zahler ist, bevor Sie die Ausnahme für Zahler außerhalb der USA nutzen. Ein US-Büro allein entscheidet das nicht. |
| Zahlungsweg | Karten- und bestimmte Plattformzahlungen gehören auf die Form 1099-K des abwickelnden Zahlungsdienstleisters, nicht auf die Form 1099-NEC der Kapitalgesellschaft (IRS: Anleitung). |
Ist Form 1099-NEC fällig, besorgen Sie eine EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) des IRS. Reichen Sie das Formular bis 31. Januar nach dem Zahlungsjahr ein und stellen Sie es dem Empfänger zu, verschoben bei Wochenenden oder Feiertagen (IRS: allgemeine Anleitung; IRS: Anleitung zu Form 1099-NEC).
Sollte die Kapitalgesellschaft Form W-9 einholen?
Fordern Sie bei Empfängern, die möglicherweise meldepflichtige US-Personen sind, eine unterschriebene W-9 oder ein gleichwertiges Ersatzformular an. Sie liefert Namen, Steuernummer und steuerliche Einstufung. Bewahren Sie sie auf. Sie belegt auch den US-Status, wenn keine Form 1099 fällig ist (IRS: Anleitung für Anfordernde der W-9).
Gleichen Sie den Empfänger auf der Rechnung mit der W-9 ab, einschließlich der steuerlichen Einstufung einer LLC. Ausländische Personen verwenden die passende Form W-8 oder Form 8233 (IRS: Anleitung für Anfordernde der W-9).
Auf die Vergütung von Auftragnehmern wird in der Regel keine US-Bundeseinkommensteuer einbehalten. Eine fehlende Steuernummer bei einer meldepflichtigen Zahlung kann aber einen Ersatzeinbehalt (Backup Withholding) von 24 % auslösen (IRS: Anleitung für Anfordernde der W-9).
Stellt die Kapitalgesellschaft eine T4A oder T4A-NR aus?
Für Arbeit eines in den USA ansässigen Auftragnehmers, die vollständig außerhalb Kanadas stattfindet, stellen Sie in der Regel keine der beiden Bescheinigungen aus. Eine T4A-NR meldet in Kanada erbrachte Leistungen nicht ansässiger Personen, ob an eine Privatperson, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft gezahlt, unabhängig von Betrag oder einbehaltener Steuer (CRA: Leitfaden zur T4A-NR).
Für Leistungen in Kanada stellen Sie eine T4A-NR aus und reichen die Erklärung bis letzter Tag im Februar nach dem Kalenderjahr ein (am nächsten Werktag, wenn der Termin auf ein Wochenende fällt). Geben Sie die Beträge auch bei Zahlungen in US-Dollar in kanadischen Dollar an (CRA: Leitfaden zur T4A-NR). Lesen Sie dazu T4A-Regeln für kanadische Auftragnehmer.
Wann muss die Kapitalgesellschaft kanadische Steuer einbehalten?
Regulation 105 verlangt einen Einbehalt von 15 % auf Honorare und Provisionen für Leistungen nicht ansässiger Personen für Arbeit in Kanada, unabhängig von Währung oder Zahlungsort (Income Tax Regulations, Abschnitt 105). Er wird auf das Bruttohonorar für die Leistungen in Kanada erhoben und ist keine endgültige Steuer. Angemessene, qualifizierende Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten nimmt die CRA vom Einbehalt aus. Melden Sie sie auf der T4A-NR gesondert (CRA: IC75-6R2, Absätze 24–26).
Deckt ein Vertrag Arbeit auf beiden Seiten der Grenze ab, teilen Sie das Honorar angemessen auf und dokumentieren Sie die Aufteilung im Vertrag oder in den zugehörigen Unterlagen. Nach Angaben der CRA fallen Zahlungen für Arbeit außerhalb Kanadas nicht unter Regulation 105. Ohne dokumentierte Aufteilung empfiehlt sie den Einbehalt auf die gesamte Zahlung für die Leistungen (CRA: IC75-6R2, Absätze 32–33).
Führen Sie den Abzug über ein Lohnabrechnungskonto der CRA ab, damit die CRA ihn bis 15. Tag des Folgemonats erhält. Ein Abkommensanspruch allein hebt den Einbehalt nicht auf: Der nicht Ansässige oder ein Bevollmächtigter sollte Form R105 mindestens 30 Tage vor den Leistungen in Kanada oder der ersten Zahlung einsenden, und der Zahler braucht die schriftliche Genehmigung der CRA, bevor er den Abzug verringert. Eine spätere Befreiung gilt nur für spätere Zahlungen (CRA: IC75-6R2). Zum Verfahren der Befreiung lesen Sie Einbehalt auf Leistungen in Kanada.
Behält die Kapitalgesellschaft nicht ein, haftet sie nach Income Tax Act Abschnitt 227 für die fehlende Steuer, Zinsen und einen Strafzuschlag von 10 %. Ein späteres wissentliches oder grob fahrlässiges Versäumnis im selben Jahr kann den Strafzuschlag auf 20 % erhöhen. Einbehaltene, aber nicht abgeführte Steuer bleibt zahlbar. Abschnitt 227.1 kann auch die damaligen Direktoren gesamtschuldnerisch haften lassen, vorbehaltlich der Voraussetzungen der Beitreibung und des Einwands der gebotenen Sorgfalt. Verfahren zur Beitreibung müssen innerhalb von zwei Jahre nach dem Ausscheiden eines Direktors beginnen.
Kann ein US-Handelsvertreter eine US-Betriebsstätte begründen?
Ja. Nach Artikel V des Steuerabkommens zwischen Kanada und den USA kann eine Person, die in den USA für die Kapitalgesellschaft handelt, eine Betriebsstätte begründen, wenn sie dort die Vollmacht hat, Verträge im Namen der Kapitalgesellschaft abzuschließen, und diese gewohnheitsmäßig ausübt. Ein unabhängiger Vertreter, der im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit handelt, wird anders behandelt.
Halten Sie fest, wer die Bedingungen aushandelt, wer Aufträge annimmt und ob die Kapitalgesellschaft sie tatsächlich ablehnen kann. Die Bezeichnung als Provision oder ein Auftragnehmervertrag beantwortet die Abkommensfrage nicht. Eine Betriebsstätte kann den USA erlauben, die ihr zurechenbaren Gewinne nach Artikel VII zu besteuern. Zu den Folgen für die Einreichung lesen Sie US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft.
Welche Unterlagen stützen den Aufwand für Auftragnehmer in der T2?
Bewahren Sie Nachweise auf, dass der Aufwand dem Erzielen von Geschäftseinkünften diente und angemessen war (Income Tax Act Abschnitte 18 und 67; CRA: Geschäftsunterlagen).
Bewahren Sie Vertrag, Rechnungen, Zahlungsbelege, W-9, Arbeitsergebnisse und Arbeitsorte auf. Bei einem Handelsvertreter bewahren Sie auch die Provisionsberechnungen und die Vertragsgenehmigungen auf. Bei Arbeit in Kanada bewahren Sie Aufteilung, Befreiung, Abführung und T4A-NR auf. Lesen Sie dazu US-Dollar-Transaktionen verbuchen.
Was gilt, wenn der Auftragnehmer wie ein Arbeitnehmer arbeitet?
Die tatsächliche Arbeitsbeziehung bestimmt die Einstufung, nicht der Titel der Vereinbarung. Der IRS achtet darauf, ob der Zahler bestimmen darf, was der Arbeitende tut und wie er die Arbeit ausführt. Bei Arbeitnehmern können Lohnmeldung und Lohnsteuereinbehalt an die Stelle von Form 1099-NEC treten (IRS: selbstständiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer).
Prüfen Sie die Einstufung genauer bei Personen, die zu vom Unternehmen festgelegten Zeiten, nach detaillierten Vorgaben oder als reguläres Personal arbeiten. Auch Beschäftigungsregeln der Bundesstaaten oder Provinzen können gelten. Für einen Arbeitnehmer über die Grenze nutzen Sie den Ratgeber zur grenzüberschreitenden Einstellung.
Beispiel
Die Beträge im Beispiel sind in US-Dollar und dienen der Veranschaulichung.
Ein Designer arbeitet nur von Oregon aus
Ein US-Designer stellt US$20.000 für Arbeit in Rechnung, die in Oregon erbracht wurde. Die kanadische Kapitalgesellschaft hat für diese Arbeit weder einen Einbehalt nach Regulation 105 noch eine T4A-NR. Sie holt eine unterschriebene W-9 ein und bewahrt Rechnung und Zahlungsbeleg auf. Sie prüft auch Form 1099-NEC: Die Arbeit in den USA stammt aus US-Quellen, und die Zahlung übersteigt die Meldeschwelle für einen nicht befreiten Empfänger.
Der Designer verbringt zwei Wochen in Toronto
Stattdessen erbringt der Designer US$5.000 des Projekts von US$20.000 in Toronto und US$15.000 in Oregon. Die Kapitalgesellschaft dokumentiert die Aufteilung und behält 15 % × US$5.000 = US$750 ein, sofern sie nicht vor der Zahlung eine Befreiung der CRA erhalten hat. Sie führt den Abzug ab und stellt für die Arbeit in Kanada eine T4A-NR aus. Die US-Meldung für den Designer prüft sie weiterhin.
Ein Handelsvertreter unterschreibt US-Aufträge
Ein US-Handelsvertreter verdient eine Provision von US$10.000 und unterschreibt regelmäßig Kundenverträge im Namen der kanadischen Kapitalgesellschaft. Diese Vollmacht kann eine US-Betriebsstätte begründen, auch wenn der Vertreter als Auftragnehmer bezeichnet wird. Die Kapitalgesellschaft prüft die Abkommenslage und ihre US-Einreichungspflicht, zusammen mit der Meldung auf Form 1099-NEC.
Bei Ihnen anders?
- Ihr Auftragnehmer arbeitet auch in Kanada: siehe Einbehalt nach Regulation 105 und Befreiungen.
- Ihr Empfänger ist in Kanada ansässig: siehe Zahlungen an Subunternehmer melden.
- Sie brauchen die Person als Arbeitnehmer: siehe Arbeitnehmer über die Grenze einstellen.
- Ihr US-Vertreter kann die Kapitalgesellschaft binden: siehe US-Steuererklärung einer kanadischen Kapitalgesellschaft und holen Sie Hilfe bei der Buchhaltung, um Verträge, Zahlungen und Unterlagen zu den Arbeitsorten vor der Einreichung zu ordnen.
- Ein US-Unternehmen bezahlt einen Auftragnehmer in Kanada: siehe Auftragnehmer im Ausland bezahlen.
Werte auf dieser Seite
| Wert | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Meldeschwelle der Form 1099-NEC für Zahlungen im Jahr 2026 In der Regel meldepflichtige Zahlungen für Dienstleistungen an einen Zahlungsempfänger im Jahr 2026; die Ersatzquellensteuer (Backup Withholding) kann eine Einreichung bei jedem Betrag erfordern | US$2.000 Steuerjahr 2026 | IRS: Muss ich eine Form 1099 oder eine andere Informationsmeldung einreichen? Geprüft |
| Einreichungsfrist und Frist für die Empfänger der Form 1099-NEC Nach dem Zahlungsjahr; bei einem Wochenende oder gesetzlichen Feiertag verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag | 31. Januar | IRS: Anleitung zu Form 1099-MISC und 1099-NEC Geprüft |
| Satz des Backup-Einbehalts auf meldepflichtige Zahlungen Aktueller US-Bundessatz für die Ersatzquellensteuer (Backup Withholding) auf Zahlungen, für die diese Regel gilt | 24 % | IRS: Ersatzquellensteuer (Backup Withholding) Geprüft |
| Frist für Bescheinigung und Erklärung T4A-NR Nach dem Kalenderjahr der Zahlung; fällt der Tag auf ein Wochenende, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag | letzter Tag im Februar | CRA: T4A-NR, Zahlungen an nicht Ansässige für in Kanada erbrachte Leistungen Geprüft |
| Einbehaltung nach Regulation 105 auf Honorare für Leistungen von Nichtansässigen Bruttozahlung für Dienstleistungen, die ein Nichtansässiger in Kanada erbracht hat, vorbehaltlich eines Verzichts oder einer Ermäßigung der CRA und gesetzlicher Ausnahmen | 15 % | Income Tax Regulations, Abschnitt 105(1) Geprüft |
| Abführungsfrist für die Einbehaltung nach Regulation 105 Die CRA muss den Abzug bis zu diesem Tag nach dem Monat der Zahlung oder Gutschrift erhalten | 15. Tag des Folgemonats | CRA: T4A-NR, Zahlungen an nicht Ansässige für in Kanada erbrachte Leistungen Geprüft |
| Empfohlene Vorlaufzeit für eine Befreiung nach Regulation 105 Vor Beginn der kanadischen Leistungen oder der ersten Zahlung; die CRA kann spätere Anträge bearbeiten, ein Verzicht gilt aber nur für spätere Zahlungen | 30 Tage | CRA: Vorgeschriebener Einbehalt auf Zahlungen an nicht Ansässige für Leistungen in Kanada Geprüft |
| Kanadischer Strafzuschlagssatz bei erster Nichteinbehaltung Income Tax Act, Abschnitt 227(8)(a): Prozentsatz des Betrags, der nach Abschnitt 153(1) oder 215 hätte einbehalten werden müssen | 10 % | Justice Laws: Income Tax Act, Abschnitt 227(8) Geprüft |
| Kanadischer Strafzuschlagssatz bei wiederholter wissentlicher Nichteinbehaltung Income Tax Act, Abschnitt 227(8)(b): wenn im selben Kalenderjahr bereits ein Strafzuschlag wegen unterlassenem Einbehalt fällig war und der spätere Verstoß wissentlich oder grob fahrlässig erfolgte | 20 % | Justice Laws: Income Tax Act, Abschnitt 227(8) Geprüft |
| Haftungsgrenze für Direktoren auf Bundesebene nach dem Ausscheiden aus dem Amt Income Tax Act, Unterabschnitt 227.1(4) begrenzt, wann Rückforderungsverfahren beginnen dürfen; Excise Tax Act, Unterabschnitt 323(5) begrenzt, wann eine GST/HST-Festsetzung gegen einen Direktor erfolgen darf. Beide Fristen laufen ab dem Zeitpunkt, zu dem die Person zuletzt Direktor war. | zwei Jahre | Income Tax Act, Unterabschnitt 227.1(4) Geprüft |
Primärquellen
- IRS: Publication 1099, Allgemeine Anleitung zu bestimmten Informationsmeldungen
- IRS: Anleitung zu Form 1099-MISC und 1099-NEC
- IRS: Anleitung für den Anfordernden von Form W-9
- IRS: Quelle von Einkünften aus persönlichen Dienstleistungen
- Kanada: Income Tax Regulations, Abschnitt 105
- CRA: T4A-NR, Zahlungen an nicht Ansässige für in Kanada erbrachte Leistungen
- CRA: Vorgeschriebener Einbehalt auf Zahlungen an nicht Ansässige für Leistungen in Kanada
- Steuerabkommen zwischen Kanada und den USA, konsolidiert mit dem Protokoll von 2007
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstveröffentlichung.