תשלום לקבלנים אמריקאים מחברה קנדית

אילו טפסים וניכוי מס במקור חלים על קבלן אמריקאי?

בעבודה שבוצעה רק בארצות הברית, קנדה אינה דורשת בדרך כלל ניכוי לפי Regulation 105 או טופס T4A-NR. בקשו טופס W-9 ובדקו אם נדרש טופס 1099-NEC. עבודה שבוצעה בקנדה עלולה להפעיל ניכוי מס וטופס T4A-NR (CRA: מדריך T4A-NR; IRS: הוראות כלליות).

האם חברה קנדית שולחת טופס 1099-NEC?

כן, ייתכן שכן. הוראות IRS מטילות על משלמים שאינם אמריקאים בדרך כלל אותן חובות דיווח כמו על משלמים אמריקאים. החריג שלהם חל על תשלום ממקור זר ששולם והתקבל מחוץ לארצות הברית. עבודה בארצות הברית יוצרת בדרך כלל הכנסה ממקור אמריקאי, בלי קשר למקום המשלם או למקום התשלום (IRS: מקור ההכנסה משירותים).

אם נדרש טופס 1099-NEC, השיגו מספר זיהוי מעסיק (EIN) מ-IRS. הגישו את הטופס ומסרו אותו עד 31 בינואר אחרי שנת התשלום, עם התאמה לסופי שבוע או לחגים (IRS: הוראות כלליות; IRS: הוראות טופס 1099-NEC).

האם החברה צריכה לאסוף טופס W-9?

מנמענים שהם אנשים אמריקאים ושעשויים להיות חייבים בדיווח, בקשו טופס W-9 חתום או טופס חלופי. הוא מספק שם, מספר זיהוי מס וסיווג מס, ויש לשמור אותו. הוא גם מתעד מעמד אמריקאי כשאין צורך בטופס 1099 (IRS: הוראות לגורם המבקש W-9).

התאימו בין הנמען בחשבונית לבין טופס W-9, כולל סיווג המס של LLC. גורמים זרים משתמשים בטופס W-8 המתאים או בטופס 8233 (IRS: הוראות לגורם המבקש W-9).

ניכוי מס הכנסה פדרלי אמריקאי במקור אינו חל בדרך כלל על תשלום לקבלן, אבל היעדר מספר זיהוי מס בתשלום החייב בדיווח עלול להפעיל ניכוי גיבוי (backup withholding) בשיעור 24% (IRS: הוראות לגורם המבקש W-9).

האם החברה מוציאה טופס T4A או T4A-NR?

לעבודה של קבלן תושב ארצות הברית שבוצעה כולה מחוץ לקנדה, אין להוציא בדרך כלל אף אחד מהטפסים. טופס T4A-NR מדווח על שירותים שתושבי חוץ ביצעו בקנדה, בין שהתשלום הועבר ליחיד, לשותפות או לחברה, ללא קשר לסכום או למס שנוכה (CRA: מדריך T4A-NR).

בשירותים שבוצעו בקנדה, יש למסור טופס T4A-NR ולהגיש את הדוח עד היום האחרון של פברואר אחרי השנה הקלנדרית (ביום העסקים הבא אם המועד חל בסוף שבוע). דווחו בדולרים קנדיים גם על תשלומים שבוצעו בדולרים אמריקאיים (CRA: מדריך T4A-NR). ראו כללי T4A לקבלנים קנדים.

מתי החברה חייבת לנכות מס קנדי במקור?

Regulation 105 מחייבת ניכוי של 15% מדמי שירותים ומעמלות של תושבי חוץ על עבודה בקנדה, בלי קשר למטבע או למקום התשלום (תקנות מס הכנסה, סעיף 105). הניכוי חל על כל דמי השירותים הקנדיים ברוטו, והוא אינו מס סופי. CRA מוציאה מהחישוב הוצאות סבירות מזכות של נסיעות, לינה ואוכל. דווחו עליהן בנפרד בטופס T4A-NR (CRA: IC75-6R2, סעיפים 24–26).

כשחוזה מכסה עבודה משני צדי הגבול, חלקו את דמי השירותים בצורה סבירה ותעדו את החלוקה בחוזה או ברישומים קשורים. CRA קובעת שתשלומים על עבודה מחוץ לקנדה אינם בתחום Regulation 105. כשאין חלוקה מתועדת, היא ממליצה לנכות מס מכל תשלום השירותים (CRA: IC75-6R2, סעיפים 32–33).

השתמשו בחשבון שכר (payroll program account) של CRA כדי להעביר את הסכום שנוכה, כך ש-CRA תקבל אותו עד היום ה-15 בחודש שלאחר מכן. תביעת אמנה לבדה אינה מבטלת את הניכוי: תושב החוץ או נציג מוסמך שלו צריכים לשלוח טופס R105 לפחות 30 ימים לפני השירותים בקנדה או התשלום הראשון, והמשלם צריך אישור בכתב מ-CRA לפני שהוא מקטין את הניכוי. פטור שניתן מאוחר יותר חל רק על תשלומים מאוחרים יותר (CRA: IC75-6R2). להליך הפטור ראו ניכוי מס על שירותים בקנדה.

אם החברה לא ניכתה מס, סעיף 227 לחוק מס הכנסה מטיל עליה אחריות למס החסר, לריבית ולקנס של 10%. אי-ניכוי נוסף באותה שנה, מתוך ידיעה או ברשלנות חמורה, יכול להעלות את הקנס ל-20%. מס שנוכה ולא הועבר נשאר לתשלום. סעיף 227.1 יכול גם להטיל אחריות משותפת על הדירקטורים באותה עת, בכפוף לתנאי הגבייה שלו ולהגנה של זהירות סבירה (due diligence). הליכי גבייה חייבים להתחיל תוך שנתיים מהמועד שבו דירקטור עוזב.

האם סוכן מכירות אמריקאי יכול ליצור מוסד קבע בארצות הברית?

כן. לפי סעיף V של אמנת קנדה–ארצות הברית, אדם שפועל בארצות הברית עבור החברה יכול ליצור מוסד קבע אם יש לו סמכות לחתום על חוזים בשמה והוא נוהג להפעיל אותה שם. סוכן עצמאי שפועל במהלך העסקים הרגיל מטופל אחרת.

תעדו מי מנהל משא ומתן על התנאים, מי מאשר הזמנות, והאם החברה יכולה באמת לדחות אותן. תווית של עמלה או הסכם קבלן אינם עונים על שאלת האמנה. מוסד קבע יכול לאפשר לארצות הברית להטיל מס על רווחים המיוחסים לו לפי סעיף VII. להשלכות ההגשה ראו דוח מס אמריקאי של חברה קנדית.

אילו רישומים תומכים בהוצאת הקבלן בדוח T2?

שמרו הוכחה שההוצאה הניבה הכנסה עסקית ושהיא סבירה (סעיפים 18 ו-67 לחוק מס הכנסה; CRA: רישומים עסקיים).

שמרו את ההסכם, החשבוניות, רישומי התשלום, טופס W-9, התוצרים ומקומות העבודה. לגבי סוכן, שמרו חישובי עמלות ואישורי חוזים. לעבודה בקנדה, שמרו את החלוקה, הפטור, ההעברה לרשות המסים וטופס T4A-NR. ראו רישום עסקאות בדולרים אמריקאיים.

מה אם הקבלן עובד כמו עובד?

מערכת היחסים בפועל קובעת את הסיווג, לא כותרת ההסכם. IRS בוחנת את זכות המשלם לשלוט במה שהעובד עושה ובאופן ביצוע העבודה. עובדים עשויים להפעיל דיווח שכר וניכוי שכר במקום טופס 1099-NEC (IRS: קבלן עצמאי או עובד).

בדקו מי שעובד בשעות שהחברה קבעה, תחת הנחיה מפורטת או כחלק מהצוות הקבוע. ייתכן שחלים גם כללי העסקה של המדינה או הפרובינציה. לעובד שמעבר לגבול ראו המדריך להעסקה חוצת גבולות.

דוגמה

הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאיים.

מעצבת שעובדת רק מאורגון

מעצבת אמריקאית מוציאה חשבונית על US$20,000 עבור עבודה שבוצעה באורגון. לחברה הקנדית אין ניכוי לפי Regulation 105 ואין טופס T4A-NR על העבודה הזו. היא אוספת טופס W-9 חתום ושומרת את החשבונית ואת רישום התשלום. היא גם בודקת אם נדרש טופס 1099-NEC: העבודה בארצות הברית היא הכנסה ממקור אמריקאי, והתשלום עולה על סף הדיווח לנמען שאינו פטור.

המעצבת מבלה שבועיים בטורונטו

במקרה אחר, המעצבת מבצעת US$5,000 מתוך הפרויקט בסך US$20,000 בטורונטו ו-US$15,000 באורגון. החברה מתעדת את החלוקה ומנכה 15% × US$5,000 = US$750, אלא אם קיבלה פטור מ-CRA לפני התשלום. היא מעבירה את הסכום שנוכה ומוציאה טופס T4A-NR על העבודה הקנדית. היא עדיין בודקת את חובות הדיווח האמריקאיות לגבי המעצבת.

סוכן מכירות חותם על הזמנות אמריקאיות

סוכן מכירות אמריקאי מרוויח עמלה של US$10,000 וחותם באופן שגרתי על חוזים עם לקוחות בשם החברה הקנדית. הסמכות הזו עשויה ליצור מוסד קבע בארצות הברית, גם אם הסוכן נקרא קבלן. החברה בוחנת את עמדת האמנה ואת חובת ההגשה שלה בארצות הברית, לצד דיווח בטופס 1099-NEC.

המצב שלכם שונה?

• הקבלן שלכם עובד גם בקנדה: ראו ניכוי לפי Regulation 105 ופטורים.
• הנמען תושב קנדה: ראו דיווח על תשלומים לקבלני משנה.
• אתם צריכים את העובד כעובד שכיר: ראו העסקת עובד משני צדי הגבול.
• הסוכן האמריקאי שלכם יכול לחייב את החברה: ראו דוח מס אמריקאי של חברה קנדית וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לארגן חוזים, תשלומים ורישומי מקום עבודה לפני ההגשה.
• עסק אמריקאי משלם לקבלן בקנדה: ראו תשלום לקבלנים בחו״ל.