Payer des entrepreneurs américains depuis une société canadienne

Quels formulaires et quelle retenue s'appliquent à un entrepreneur américain?

Pour un travail exécuté uniquement aux États-Unis, le Canada n'exige généralement ni retenue en vertu du Règlement 105 ni feuillet T4A-NR. Demandez un W-9 et vérifiez le formulaire 1099-NEC. Un travail exécuté au Canada peut entraîner une retenue et un feuillet T4A-NR (ARC : guide du T4A-NR; IRS : instructions générales).

Une société canadienne envoie-t-elle le formulaire 1099-NEC?

Oui, elle le peut. Selon les instructions de l'IRS, les payeurs non américains ont généralement les mêmes obligations de déclaration que les payeurs américains. Leur exception vise un paiement de source étrangère versé et reçu à l'extérieur des États-Unis; un travail exécuté aux États-Unis produit généralement un revenu de source américaine, peu importe le payeur ou le lieu du paiement (IRS : source du revenu de services).

Si le formulaire 1099-NEC est exigé, obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) de l'IRS. Produisez-le et remettez-le au plus tard le 31 janvier suivant l'année du paiement, ajusté en cas de fin de semaine ou de jour férié (IRS : instructions générales; IRS : instructions du formulaire 1099-NEC).

La société doit-elle recueillir le formulaire W-9?

Pour les bénéficiaires qui sont des personnes américaines et dont le paiement pourrait devoir être déclaré, demandez un W-9 signé ou un formulaire équivalent. Il fournit le nom, le numéro d'identification fiscale et la classification fiscale; conservez-le. Il atteste aussi le statut américain lorsqu'aucun formulaire 1099 n'est exigé (IRS : instructions du demandeur du W-9).

Faites correspondre le bénéficiaire de la facture au W-9, y compris la classification fiscale d'une LLC. Les personnes étrangères utilisent le formulaire W-8 approprié ou le formulaire 8233 (IRS : instructions du demandeur du W-9).

La retenue d'impôt fédéral américain sur le revenu ne s'applique généralement pas à la rémunération d'un entrepreneur, mais l'absence de numéro d'identification fiscale sur un paiement à déclarer peut entraîner une retenue de réserve de 24 % (IRS : instructions du demandeur du W-9).

La société émet-elle un feuillet T4A ou T4A-NR?

Pour un travail d'un entrepreneur résident des États-Unis exécuté entièrement à l'extérieur du Canada, n'émettez généralement aucun des deux feuillets. Le feuillet T4A-NR déclare les services rendus au Canada par des non-résidents, qu'ils soient payés à un particulier, à une société de personnes ou à une société, peu importe le montant ou l'impôt retenu (ARC : guide du T4A-NR).

Pour des services rendus au Canada, remettez un feuillet T4A-NR et produisez la déclaration au plus tard le dernier jour de février suivant l'année civile (le jour ouvrable suivant s'il tombe une fin de semaine). Déclarez les montants en dollars canadiens, même pour des paiements en dollars américains (ARC : guide du T4A-NR). Consultez les règles du T4A pour les entrepreneurs canadiens.

Quand la société doit-elle retenir de l'impôt canadien?

Le Règlement 105 exige une retenue de 15 % sur les honoraires et les commissions de services versés à des non-résidents pour un travail exécuté au Canada, peu importe la devise ou le lieu du paiement (Règlement de l'impôt sur le revenu, article 105). Elle s'applique aux honoraires bruts des services rendus au Canada et n'est pas un impôt final. L'ARC exclut les frais raisonnables admissibles de transport, d'hébergement et de repas; déclarez-les séparément sur le feuillet T4A-NR (ARC : IC75-6R2, paragraphes 24 à 26).

Lorsqu'un contrat couvre du travail des deux côtés de la frontière, répartissez raisonnablement les honoraires et documentez la répartition dans le contrat ou dans les registres connexes. Selon l'ARC, les paiements pour un travail exécuté à l'extérieur du Canada échappent au Règlement 105; sans répartition documentée, elle recommande de retenir sur le total du paiement de services (ARC : IC75-6R2, paragraphes 32 à 33).

Utilisez un compte de programme de retenues sur la paie de l'ARC pour verser la retenue, de façon que l'ARC la reçoive au plus tard le 15e jour du mois suivant. Une demande fondée sur la convention fiscale n'annule pas, à elle seule, la retenue : le non-résident ou un représentant autorisé doit envoyer le formulaire R105 au moins 30 jours avant les services rendus au Canada ou le premier paiement, et le payeur a besoin de l'approbation écrite de l'ARC avant de réduire la retenue. Une dispense obtenue plus tard ne couvre que les paiements ultérieurs (ARC : IC75-6R2). Pour la procédure de dispense, consultez la retenue sur les services rendus au Canada.

Si la société omet de retenir l'impôt, l'article 227 de la Loi de l'impôt sur le revenu la rend responsable de l'impôt manquant, des intérêts et d'une pénalité de 10 %. Un manquement ultérieur commis sciemment ou par négligence grave dans la même année peut porter la pénalité à 20 %; l'impôt retenu mais non versé demeure payable. L'article 227.1 peut aussi rendre les administrateurs en poste solidairement responsables, sous réserve de ses conditions de recouvrement et du moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable. Les procédures de recouvrement doivent débuter dans les deux ans suivant le départ d'un administrateur.

Un agent commercial américain peut-il créer un établissement stable aux États-Unis?

Oui. Selon l'article V de la convention fiscale Canada–États-Unis, une personne qui agit aux États-Unis pour la société peut créer un établissement stable si elle y détient et y exerce habituellement le pouvoir de conclure des contrats au nom de la société. Un agent indépendant qui agit dans le cours normal de ses affaires est traité différemment.

Consignez qui négocie les conditions, qui accepte les commandes et si la société peut réellement les refuser. Le fait d'appeler la rémunération une commission ou de signer un contrat d'entrepreneur ne répond pas à la question de la convention fiscale. Un établissement stable peut permettre aux États-Unis d'imposer les bénéfices qui lui sont attribuables selon l'article VII; pour les conséquences en matière de production, consultez la déclaration américaine d'une société canadienne.

Quels documents appuient la dépense d'entrepreneur dans la déclaration T2?

Conservez la preuve que la dépense a servi à gagner un revenu d'entreprise et qu'elle était raisonnable (articles 18 et 67 de la Loi de l'impôt sur le revenu; ARC : registres d'entreprise).

Conservez le contrat, les factures, les registres de paiement, le W-9, les livrables et les lieux de travail. Pour un agent, conservez le calcul des commissions et les approbations de contrats. Pour un travail exécuté au Canada, conservez la répartition, la dispense, le versement et le feuillet T4A-NR. Consultez l'enregistrement des opérations en dollars américains.

Que faire si l'entrepreneur travaille comme un employé?

C'est la relation de travail réelle qui détermine la classification, et non le titre du contrat. L'IRS examine le droit du payeur de contrôler ce que fait le travailleur et la façon dont le travail est exécuté; les employés peuvent entraîner une déclaration de salaires et des retenues sur la paie plutôt que le formulaire 1099-NEC (IRS : entrepreneur indépendant ou employé).

Examinez la situation d'une personne qui travaille selon des heures fixées par la société, sous une direction détaillée ou comme membre régulier du personnel. Des règles d'emploi des États ou des provinces peuvent aussi s'appliquer. Pour un employé de l'autre côté de la frontière, consultez le guide sur l'embauche transfrontalière.

Exemple

Les montants à titre indicatif sont en dollars américains.

Une graphiste travaille uniquement depuis l'Oregon

Une graphiste américaine facture 20 000 $ US pour un travail exécuté en Oregon. La société canadienne n'a ni retenue du Règlement 105 ni feuillet T4A-NR pour ce travail. Elle recueille un W-9 signé et conserve la facture et le registre de paiement. Elle vérifie aussi le formulaire 1099-NEC : le travail aux États-Unis est de source américaine, et le paiement dépasse le seuil de déclaration pour un bénéficiaire non exempté.

La graphiste passe deux semaines à Toronto

Dans cette variante, la graphiste exécute 5 000 $ US du projet de 20 000 $ US à Toronto et 15 000 $ US en Oregon. La société documente la répartition et retient 15 % × 5 000 $ US = 750 $ US, sauf si elle a reçu une dispense de l'ARC avant le paiement. Elle verse la retenue et émet un feuillet T4A-NR pour le travail exécuté au Canada. Elle vérifie quand même ses obligations de déclaration américaines à l'égard de la graphiste.

Un agent commercial signe des commandes américaines

Un agent commercial américain gagne une commission de 10 000 $ US et signe régulièrement des contrats de clients au nom de la société canadienne. Ce pouvoir peut créer un établissement stable aux États-Unis même si l'agent est qualifié d'entrepreneur. La société examine sa situation au regard de la convention fiscale et son obligation de produire une déclaration américaine, ainsi que la déclaration au moyen du formulaire 1099-NEC.

Votre situation est différente?

• Votre entrepreneur travaille aussi au Canada : consultez la retenue du Règlement 105 et les dispenses.
• Votre bénéficiaire est résident du Canada : consultez la déclaration des paiements aux sous-traitants.
• Vous voulez embaucher le travailleur comme employé : consultez embaucher un employé de part et d'autre de la frontière.
• Votre agent américain peut lier la société : consultez la déclaration américaine d'une société canadienne et obtenez de l'aide en tenue de livres pour organiser les contrats, les paiements et les registres des lieux de travail avant la production.
• Une entreprise américaine paie un entrepreneur au Canada : consultez payer des entrepreneurs à l'étranger.