Pagar prestadores dos EUA a partir de uma corporação canadense

Quais formulários e qual retenção se aplicam a um prestador de serviços dos EUA?

Para trabalho feito somente nos EUA, o Canadá geralmente não exige a retenção do Regulation 105 nem o T4A-NR. Peça um W-9 e verifique o Form 1099-NEC. O trabalho feito no Canadá pode gerar retenção e um T4A-NR (CRA: guia do T4A-NR; IRS: instruções gerais).

Uma corporação canadense envia o Form 1099-NEC?

Sim, pode. As instruções do IRS dão aos pagadores não americanos, em geral, as mesmas obrigações de declaração dos pagadores americanos. A exceção vale para um pagamento de fonte estrangeira feito e recebido fora dos EUA. O trabalho feito nos EUA geralmente gera rendimento de fonte americana, seja qual for o pagador ou o local do pagamento (IRS: origem dos rendimentos de serviços).

Se o Form 1099-NEC for devido, obtenha um EIN (número de identificação do empregador) do IRS. Apresente e entregue o formulário até 31 de janeiro depois do ano do pagamento, ajustado para fins de semana ou feriados (IRS: instruções gerais; IRS: instruções do Form 1099-NEC).

A corporação deve pedir o Form W-9?

Para beneficiários que sejam pessoas dos EUA e cujo pagamento possa ser declarável, peça um W-9 assinado ou um formulário substituto. Ele informa o nome, o número fiscal e a classificação fiscal, e deve ser guardado. Ele também documenta a condição de pessoa dos EUA quando nenhum Form 1099 é devido (IRS: instruções para quem solicita o W-9).

Confira se o beneficiário da fatura é o mesmo do W-9, inclusive a classificação fiscal de uma LLC. Pessoas estrangeiras usam o Form W-8 apropriado ou o Form 8233 (IRS: instruções para quem solicita o W-9).

A retenção do imposto de renda federal dos EUA geralmente não se aplica ao pagamento de prestadores de serviços, mas a falta do número fiscal em um pagamento declarável pode gerar a retenção reserva (backup withholding) de 24% (IRS: instruções para quem solicita o W-9).

A corporação emite um T4A ou um T4A-NR?

Para o trabalho de um prestador de serviços residente nos EUA feito inteiramente fora do Canadá, geralmente não se emite nenhum dos dois informes. O T4A-NR declara os serviços de não residentes prestados no Canadá, pagos a uma pessoa física, sociedade de pessoas ou corporação, seja qual for o valor ou o imposto retido (CRA: guia do T4A-NR).

Para serviços prestados no Canadá, entregue o T4A-NR e apresente a declaração até último dia de fevereiro depois do ano-calendário (no dia útil seguinte, se cair em fim de semana). Declare em dólares canadenses, mesmo para pagamentos em dólares americanos (CRA: guia do T4A-NR). Veja as regras do T4A para prestadores de serviços canadenses.

Quando a corporação deve reter imposto canadense?

O Regulation 105 exige uma retenção de 15% sobre honorários e comissões de serviços de não residentes por trabalho feito no Canadá, seja qual for a moeda ou o local do pagamento (Income Tax Regulations, seção 105). Ela se aplica ao honorário bruto dos serviços prestados no Canadá e não é imposto definitivo. A CRA exclui despesas razoáveis e qualificadas de transporte, hospedagem e refeições. Declare-as separadamente no T4A-NR (CRA: IC75-6R2, parágrafos 24–26).

Quando um contrato cobre trabalho nos dois lados da fronteira, divida o honorário de forma razoável e documente a divisão no contrato ou em registros relacionados. A CRA diz que os pagamentos por trabalho feito fora do Canadá ficam fora do Regulation 105. Sem uma divisão documentada, ela recomenda reter sobre o pagamento total dos serviços (CRA: IC75-6R2, parágrafos 32–33).

Use uma conta de programa de folha de pagamento da CRA para recolher o desconto, de modo que a CRA o receba até 15º dia do mês seguinte. Um pedido de benefício do tratado, por si só, não cancela a retenção. O não residente ou um representante autorizado deve enviar o Form R105 pelo menos 30 dias antes dos serviços no Canadá ou do primeiro pagamento, e o pagador precisa da aprovação por escrito da CRA antes de reduzir o desconto. Uma dispensa posterior cobre apenas os pagamentos posteriores (CRA: IC75-6R2). Para o processo de dispensa, veja retenção sobre serviços no Canadá.

Se a corporação deixar de descontar, a seção 227 do Income Tax Act a torna responsável pelo imposto não retido, pelos juros e por uma multa de 10%. Uma falha posterior, consciente ou de negligência grave, no mesmo ano pode elevar a multa para 20%. O imposto retido e não recolhido continua devido. A seção 227.1 também pode tornar os administradores da época solidariamente responsáveis, sujeitos às condições de cobrança e à defesa de diligência devida. Os processos de cobrança devem começar em até dois anos depois que o administrador deixa o cargo.

Um agente de vendas dos EUA pode criar um estabelecimento permanente nos EUA?

Sim. Pelo Artigo V do tratado Canadá–EUA, uma pessoa que atua nos EUA pela corporação pode criar um estabelecimento permanente, se ela tem e exerce habitualmente ali a autoridade para concluir contratos em nome da corporação. Um agente independente que atua no curso normal dos seus negócios recebe tratamento diferente.

Registre quem negocia os termos, quem aceita os pedidos e se a corporação pode realmente recusá-los. O rótulo de comissão ou um contrato de prestação de serviços não responde à questão do tratado. Um estabelecimento permanente pode permitir que os EUA tributem os lucros atribuíveis a ele, nos termos do Artigo VII. Para as consequências na declaração, veja declaração de imposto dos EUA de uma corporação canadense.

Quais registros sustentam a despesa com o prestador de serviços na declaração T2?

Guarde a prova de que a despesa gerou rendimento empresarial e foi razoável (Income Tax Act, seções 18 e 67; CRA: registros da empresa).

Guarde o contrato, as faturas, os registros de pagamento, o W-9, as entregas e os locais de trabalho. No caso de um agente, guarde os cálculos de comissão e as aprovações de contrato. Para trabalho feito no Canadá, guarde a divisão, a dispensa, o recolhimento e o T4A-NR. Veja como registrar transações em dólares americanos.

E se o prestador de serviços trabalha como um empregado?

A relação de trabalho define a classificação, e não o título do contrato. O IRS examina o direito do pagador de controlar o que o trabalhador faz e como o trabalho é feito. No caso de empregados, pode ser preciso declarar salários e fazer a retenção da folha de pagamento, em vez de usar o Form 1099-NEC (IRS: prestador de serviços independente ou empregado).

Reveja o caso de quem trabalha em horários definidos pela empresa, sob orientação detalhada ou como parte da equipe regular. Regras trabalhistas estaduais ou provinciais também podem se aplicar. Para um empregado do outro lado da fronteira, use o guia de contratação entre países.

Exemplo

Os valores ilustrativos estão em dólares americanos.

Uma designer trabalha somente no Oregon

Uma designer dos EUA fatura US$20.000 por um trabalho feito no Oregon. A corporação canadense não faz retenção do Regulation 105 nem emite T4A-NR para esse trabalho. Ela pede um W-9 assinado e guarda a fatura e o registro do pagamento. Também verifica o Form 1099-NEC: o trabalho nos EUA é de fonte americana, e o pagamento supera o limite de declaração para um beneficiário não isento.

A designer passa duas semanas em Toronto

Em outro cenário, a designer faz US$5.000 do projeto de US$20.000 em Toronto e US$15.000 no Oregon. A corporação documenta a divisão e retém 15% × US$5.000 = US$750, a menos que tenha recebido uma dispensa da CRA antes do pagamento. Ela recolhe o desconto e emite um T4A-NR pelo trabalho feito no Canadá. Ainda verifica a declaração nos EUA para a designer.

Um agente de vendas assina pedidos nos EUA

Um agente de vendas dos EUA recebe uma comissão de US$10.000 e assina rotineiramente contratos com clientes em nome da corporação canadense. Essa autoridade pode criar um estabelecimento permanente nos EUA, mesmo que o agente seja chamado de prestador de serviços. A corporação revisa a posição no tratado e a sua obrigação de declarar nos EUA, além da declaração do Form 1099-NEC.

Seu caso é diferente?

• Seu prestador de serviços também trabalha no Canadá: veja retenção do Regulation 105 e dispensas.
• Seu beneficiário é residente no Canadá: veja declaração de pagamentos a subcontratados.
• Você precisa do trabalhador como empregado: veja contratar um empregado entre os EUA e o Canadá.
• Seu agente nos EUA pode vincular a corporação: veja declaração de imposto dos EUA de uma corporação canadense e busque ajuda com contabilidade para organizar contratos, pagamentos e registros do local de trabalho antes de apresentar a declaração.
• Uma empresa dos EUA paga um prestador de serviços no Canadá: veja pagar prestadores de serviços no exterior.