Dành cho ai
- Công ty Canada trả tiền cho nhà thầu độc lập hoặc đại lý bán hàng cư trú tại Hoa Kỳ
- Dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ, tại Canada, hoặc ở cả hai nước
Không đề cập ở đây
- Nhà thầu cư trú tại Canada
- Doanh nghiệp Hoa Kỳ trả tiền cho nhà thầu tại Canada
- Thiết lập đầy đủ bảng lương Hoa Kỳ hoặc Canada
- Quy tắc phân loại người lao động của tiểu bang và tỉnh bang
Nhà thầu tại Hoa Kỳ cần những form nào và khấu trừ thuế ra sao?
Với công việc chỉ làm tại Hoa Kỳ, Canada nhìn chung không yêu cầu khấu trừ theo Regulation 105 hay T4A-NR. Hãy yêu cầu Form W-9 và kiểm tra Form 1099-NEC. Công việc làm tại Canada có thể phát sinh khấu trừ và T4A-NR (CRA: hướng dẫn T4A-NR; IRS: hướng dẫn chung).
| Công việc của nhà thầu tại Hoa Kỳ | Form của Hoa Kỳ | Form và khấu trừ của Canada |
|---|---|---|
| Hoàn toàn tại Hoa Kỳ | Có thể phải phát Form 1099-NEC cho khoản thanh toán phải báo cáo trả cho người Hoa Kỳ | Không có T4A-NR hay khấu trừ theo Regulation 105 cho các dịch vụ đó |
| Một phần tại Canada | Cộng các khoản thanh toán phải báo cáo trong năm cho người nhận này vào Form 1099-NEC. Ngoại lệ về nguồn nước ngoài của bên trả tiền không phải người Hoa Kỳ chỉ áp dụng khi khoản tiền vừa được trả vừa được nhận ngoài Hoa Kỳ | T4A-NR cho các dịch vụ thực hiện tại Canada. Khấu trừ trên phần Canada đã có hồ sơ, trừ khi CRA chấp thuận miễn |
| Thực chất là nhân viên | Việc báo cáo theo kiểu nhà thầu có thể sai | Quy tắc bảng lương thay cho quy tắc nhà thầu. Nơi làm việc vẫn quan trọng |
Công ty Canada có phải gửi Form 1099-NEC không?
Có thể có. Hướng dẫn của IRS giao cho bên trả tiền không phải người Hoa Kỳ nhìn chung cùng nghĩa vụ báo cáo như bên trả tiền Hoa Kỳ. Ngoại lệ của họ chỉ bao gồm khoản thanh toán có nguồn nước ngoài, được trả và nhận ngoài Hoa Kỳ. Công việc làm tại Hoa Kỳ nhìn chung tạo ra thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ, bất kể bên trả tiền hay nơi thanh toán (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ).
| Mục cần kiểm tra | Điều gì làm thay đổi kết quả |
|---|---|
| Người nhận | Form 1099-NEC nhìn chung áp dụng cho cá nhân hoặc bên nhận là doanh nghiệp không thuộc diện miễn. Hầu hết khoản trả cho công ty (corporation) được loại trừ, trừ một số khoản chỉ định như phí luật sư. |
| Số tiền | Ngưỡng hằng năm cho các dịch vụ không phải của nhân viên thuộc diện báo cáo là US$2.000 (IRS: Hướng dẫn Form 1099-NEC). |
| Khoản thanh toán và nguồn | Ngoại lệ về nguồn nước ngoài yêu cầu khoản tiền vừa được trả vừa được nhận ngoài Hoa Kỳ (IRS: hướng dẫn chung). |
| Tình trạng bên trả tiền | Nếu chủ sở hữu Hoa Kỳ kiểm soát công ty hoặc công ty đạt kiểm tra thu nhập Hoa Kỳ của IRS, hãy kiểm tra xem công ty có phải là bên trả tiền Hoa Kỳ không trước khi dùng ngoại lệ dành cho bên trả tiền không phải người Hoa Kỳ. Chỉ có văn phòng tại Hoa Kỳ thì chưa đủ để kết luận. |
| Phương thức thanh toán | Thanh toán bằng thẻ và một số khoản qua nền tảng được ghi trên Form 1099-K của đơn vị thanh toán bù trừ, không phải Form 1099-NEC của công ty (IRS: hướng dẫn). |
Nếu phải phát Form 1099-NEC, hãy xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của IRS. Hãy nộp và gửi form trước ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, điều chỉnh nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ (IRS: hướng dẫn chung; IRS: Hướng dẫn Form 1099-NEC).
Công ty có nên thu Form W-9 không?
Với người nhận có thể là người Hoa Kỳ và có thể phải báo cáo, hãy yêu cầu Form W-9 đã ký hoặc mẫu thay thế. Form này cung cấp tên, mã số thuế và phân loại thuế. Hãy lưu giữ form. Form này cũng chứng minh tình trạng người Hoa Kỳ khi không phải phát Form 1099 (IRS: hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9).
Hãy đối chiếu người nhận trên hóa đơn với Form W-9, kể cả phân loại thuế của LLC. Người nước ngoài dùng Form W-8 phù hợp hoặc Form 8233 (IRS: hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9).
Khấu trừ thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ nhìn chung không áp dụng cho tiền trả nhà thầu. Tuy nhiên, thiếu mã số thuế trên khoản thanh toán phải báo cáo có thể dẫn đến khấu trừ dự phòng 24% (IRS: hướng dẫn dành cho bên yêu cầu W-9).
Công ty có phát T4A hay T4A-NR không?
Với công việc của nhà thầu cư trú tại Hoa Kỳ làm hoàn toàn ngoài Canada, nhìn chung không phát chứng từ nào. T4A-NR báo cáo dịch vụ của người không cư trú thực hiện tại Canada, dù trả cho cá nhân, hợp danh hay công ty, bất kể số tiền hay thuế đã khấu trừ (CRA: hướng dẫn T4A-NR).
Với dịch vụ làm tại Canada, hãy gửi T4A-NR và nộp tờ khai trước ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch (sang ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần). Hãy báo cáo bằng đô la Canada, kể cả khi thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ (CRA: hướng dẫn T4A-NR). Xem quy tắc T4A cho nhà thầu Canada.
Khi nào công ty phải khấu trừ thuế Canada?
Regulation 105 yêu cầu khấu trừ 15% trên phí dịch vụ và hoa hồng trả cho người không cư trú cho công việc làm tại Canada, bất kể loại tiền hay nơi thanh toán (Income Tax Regulations, section 105). Khoản khấu trừ áp dụng trên tổng phí dịch vụ làm tại Canada và không phải thuế cuối cùng. CRA loại trừ các khoản đi lại, lưu trú và ăn uống hợp lý đủ điều kiện. Hãy báo cáo riêng các khoản này trên T4A-NR (CRA: IC75-6R2, đoạn 24–26).
Khi hợp đồng bao gồm công việc ở cả hai phía biên giới, hãy phân bổ phí một cách hợp lý và ghi lại việc phân bổ trong hợp đồng hoặc hồ sơ liên quan. CRA cho biết khoản tiền cho công việc làm ngoài Canada nằm ngoài Regulation 105. Nếu không có phân bổ được ghi lại, CRA khuyến nghị khấu trừ trên tổng số tiền dịch vụ (CRA: IC75-6R2, đoạn 32–33).
Hãy dùng tài khoản chương trình thuế lương của CRA để nộp khoản khấu trừ sao cho CRA nhận được trước Ngày 15 của tháng kế tiếp. Chỉ yêu cầu theo hiệp định thì không hủy được khoản khấu trừ. Người không cư trú hoặc người đại diện được ủy quyền nên gửi Form R105 ít nhất 30 ngày trước khi cung cấp dịch vụ tại Canada hoặc trước khoản thanh toán đầu tiên. Bên trả tiền cần có văn bản chấp thuận của CRA trước khi giảm khoản khấu trừ. Quyết định miễn đến sau chỉ áp dụng cho các khoản thanh toán sau đó (CRA: IC75-6R2). Về thủ tục xin miễn, xem khấu trừ thuế trên dịch vụ tại Canada.
Nếu công ty không khấu trừ, Income Tax Act section 227 khiến công ty chịu trách nhiệm về số thuế còn thiếu, tiền lãi và khoản phạt 10%. Nếu sau đó trong cùng năm lại không khấu trừ một cách cố ý hoặc cẩu thả nghiêm trọng, mức phạt có thể tăng lên 20%. Thuế đã khấu trừ nhưng chưa nộp vẫn phải nộp. Section 227.1 cũng có thể khiến các giám đốc tại thời điểm đó cùng chịu trách nhiệm, tùy các điều kiện thu nợ và biện pháp bảo vệ do thận trọng hợp lý (due diligence). Thủ tục thu hồi phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi giám đốc rời chức vụ.
Đại lý bán hàng tại Hoa Kỳ có thể tạo ra cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ không?
Có. Theo Article V của hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, một người hành động tại Hoa Kỳ cho công ty có thể tạo ra cơ sở thường trú (permanent establishment) nếu người đó có và thường xuyên thực hiện tại đó quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty. Đại lý độc lập hành động trong phạm vi hoạt động kinh doanh thông thường được đối xử khác.
Hãy ghi lại ai đàm phán điều khoản, ai chấp nhận đơn hàng và công ty có thực sự từ chối được đơn hàng không. Nhãn "hoa hồng" hay hợp đồng nhà thầu không trả lời câu hỏi theo hiệp định. Cơ sở thường trú có thể cho phép Hoa Kỳ đánh thuế lợi nhuận quy cho cơ sở đó theo Article VII. Về hệ quả khi nộp hồ sơ, xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
Cần hồ sơ nào để chứng minh chi phí nhà thầu trên tờ khai T2?
Hãy giữ bằng chứng rằng chi phí tạo ra thu nhập kinh doanh và hợp lý (Income Tax Act sections 18 và 67; CRA: hồ sơ kinh doanh).
Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thanh toán, Form W-9, sản phẩm bàn giao và nơi làm việc. Với đại lý, hãy giữ cách tính hoa hồng và các phê duyệt hợp đồng. Với công việc làm tại Canada, hãy giữ bảng phân bổ, quyết định miễn, chứng từ nộp thuế và T4A-NR. Xem ghi nhận giao dịch bằng đô la Hoa Kỳ.
Nếu nhà thầu làm việc giống như nhân viên thì sao?
Phân loại được quyết định bởi quan hệ làm việc thực tế, không phải tên gọi của hợp đồng. IRS xem xét quyền của bên trả tiền trong việc kiểm soát người lao động làm gì và làm như thế nào. Nhân viên có thể phát sinh báo cáo tiền lương và khấu trừ thuế lương thay vì Form 1099-NEC (IRS: nhà thầu độc lập hay nhân viên).
Hãy rà soát người làm việc theo giờ do công ty quy định, dưới sự chỉ đạo chi tiết, hoặc như nhân viên thường xuyên. Quy định lao động của tiểu bang hoặc tỉnh bang cũng có thể áp dụng. Với nhân viên xuyên biên giới, hãy dùng hướng dẫn thuê người xuyên biên giới.
Ví dụ
Các số tiền minh họa tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Nhà thiết kế chỉ làm việc từ Oregon
Một nhà thiết kế tại Hoa Kỳ xuất hóa đơn US$20.000 cho công việc làm tại Oregon. Công ty Canada không có khoản khấu trừ theo Regulation 105 hay T4A-NR cho công việc đó. Công ty thu Form W-9 đã ký và giữ hóa đơn cùng hồ sơ thanh toán. Công ty cũng kiểm tra Form 1099-NEC: công việc tại Hoa Kỳ có nguồn tại Hoa Kỳ, và khoản tiền vượt ngưỡng báo cáo dành cho người nhận không thuộc diện miễn.
Nhà thiết kế dành hai tuần tại Toronto
Ngược lại, nhà thiết kế làm tại Toronto phần việc trị giá US$5.000 và tại Oregon phần việc trị giá US$15.000 trong dự án US$20.000. Công ty ghi lại cách chia và khấu trừ 15% × US$5.000 = US$750, trừ khi đã nhận được quyết định miễn của CRA trước khi thanh toán. Công ty nộp khoản khấu trừ và phát T4A-NR cho phần công việc tại Canada. Công ty vẫn kiểm tra nghĩa vụ báo cáo tại Hoa Kỳ cho nhà thiết kế.
Đại lý bán hàng ký đơn đặt hàng tại Hoa Kỳ
Một đại lý bán hàng tại Hoa Kỳ nhận hoa hồng US$10.000 và thường xuyên ký hợp đồng với khách hàng nhân danh công ty Canada. Quyền đó có thể tạo ra cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ, dù đại lý được gọi là nhà thầu. Công ty rà soát vị thế theo hiệp định và nghĩa vụ nộp hồ sơ tại Hoa Kỳ, cùng với việc báo cáo Form 1099-NEC.
Trường hợp của bạn khác?
- Nhà thầu của bạn cũng làm việc tại Canada: xem khấu trừ theo Regulation 105 và việc xin miễn.
- Người nhận tiền của bạn cư trú tại Canada: xem báo cáo khoản trả cho nhà thầu phụ.
- Bạn cần người lao động làm nhân viên: xem thuê nhân viên xuyên biên giới.
- Đại lý Hoa Kỳ của bạn có thể ràng buộc công ty: xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán để sắp xếp hợp đồng, thanh toán và hồ sơ nơi làm việc trước khi nộp.
- Doanh nghiệp Hoa Kỳ trả tiền cho nhà thầu tại Canada: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | US$2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã đánh dấu |
| Hạn nộp Form 1099-NEC và cung cấp cho người nhận Sau năm thanh toán; dời sang ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo luật | ngày 31 tháng 1 | IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và Form 1099-NEC Đã đánh dấu |
| Mức khấu trừ dự phòng trên các khoản thanh toán phải khai báo Mức khấu trừ dự phòng liên bang hiện hành đối với các khoản thanh toán thuộc diện áp dụng quy định này | 24% | IRS: Khấu trừ dự phòng Đã đánh dấu |
| Hạn nộp chứng từ và tờ khai T4A-NR Sau năm dương lịch của khoản thanh toán; dời sang ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần | ngày cuối cùng của tháng 2 | CRA: T4A-NR, khoản thanh toán cho người không cư trú về dịch vụ cung cấp tại Canada Đã đánh dấu |
| Khoản khấu trừ Regulation 105 đối với phí dịch vụ trả cho người không cư trú Tổng khoản thanh toán cho dịch vụ thực hiện tại Canada bởi người không cư trú, tùy thuộc miễn hoặc giảm của CRA và các ngoại lệ theo luật | 15% | Income Tax Regulations, section 105(1) Đã đánh dấu |
| Hạn chót nộp khoản khấu trừ Regulation 105 CRA phải nhận được khoản khấu trừ chậm nhất vào ngày này sau tháng chi trả hoặc ghi có | Ngày 15 của tháng kế tiếp | CRA: T4A-NR, khoản thanh toán cho người không cư trú về dịch vụ cung cấp tại Canada Đã đánh dấu |
| Thời gian chuẩn bị được khuyến nghị cho đơn miễn Regulation 105 Trước khi dịch vụ tại Canada bắt đầu hoặc trước lần thanh toán đầu tiên; CRA có thể xử lý đơn nộp muộn hơn, nhưng việc miễn chỉ áp dụng cho các khoản thanh toán sau đó | 30 ngày | CRA: Khoản khấu trừ bắt buộc trên số tiền trả cho người không cư trú cung cấp dịch vụ tại Canada Đã đánh dấu |
| Mức phạt lần đầu của Canada khi không khấu trừ Income Tax Act section 227(8)(a), tỷ lệ phần trăm của số tiền lẽ ra phải khấu trừ theo section 153(1) hoặc 215 | 10% | Justice Laws: Income Tax Act, section 227(8) Đã đánh dấu |
| Mức phạt của Canada khi cố ý không khấu trừ lặp lại Income Tax Act section 227(8)(b), khi tiền phạt không khấu trừ trước đó đã phải nộp trong cùng năm dương lịch và lần vi phạm sau là cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng | 20% | Justice Laws: Income Tax Act, section 227(8) Đã đánh dấu |
| Giới hạn trách nhiệm của giám đốc sau khi rời chức vụ ở cấp liên bang Income Tax Act subsection 227.1(4) giới hạn thời điểm có thể bắt đầu thủ tục thu hồi; Excise Tax Act subsection 323(5) giới hạn thời điểm có thể ấn định thuế giám đốc về GST/HST. Cả hai đều tính từ khi người đó ngừng làm giám đốc lần cuối. | hai năm | Income Tax Act, subsection 227.1(4) Đã đánh dấu |
Nguồn chính
- IRS: Publication 1099, Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin
- IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và Form 1099-NEC
- IRS: Hướng dẫn dành cho bên yêu cầu Form W-9
- IRS: Nguồn thu nhập, thu nhập từ dịch vụ cá nhân
- Canada: Income Tax Regulations, section 105
- CRA: T4A-NR, khoản thanh toán cho người không cư trú về dịch vụ cung cấp tại Canada
- CRA: Khoản khấu trừ bắt buộc trên số tiền trả cho người không cư trú cung cấp dịch vụ tại Canada
- Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ, bản hợp nhất đến nghị định thư năm 2007
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.