Family-Office-Buchhaltung: Bücher, K-1 und alle Steuererklärungen

Wer führt Bücher und Steuererklärungen: Single-Family-Office, Multi-Family-Office oder externe CPA-Kanzlei?

Eine einzige externe CPA-Kanzlei kann Bücher, Fondsabstimmungen und Steuererklärungen für die ganze Familie koordinieren. Listen Sie zuerst die Gesellschaften und Personen auf, die ihr Auftrag umfasst.

Die Tabelle zeigt, wer die Arbeit in der Regel erledigt, abhängig vom Auftrag; es handelt sich nicht um gesetzlich vorgeschriebene Leistungspakete.

Verlangen Sie einen schriftlichen Leistungsumfang, der jede Gesellschaft und jedes Familienmitglied, die Arbeitsergebnisse und fehlende Informationen abdeckt; siehe Steuern und Buchhaltung für Fonds und Family Offices. Bei einem Auftrag nur für Steuererklärungen bleiben laufende Buchhaltung, Rechnungszahlung und Vermögensberichte unter Umständen bei der Familie.

Fragen zur Rechtsform und zum Abzug von Bürokosten behandelt der Ratgeber Steuerliche Struktur eines Family Office.

Welche Steuererklärungen reicht eine typische Familienstruktur jedes Jahr ein?

Die steuerliche Einordnung jedes Steuerpflichtigen bestimmt seine US-Bundessteuererklärung. Der Name einer LLC allein legt nicht fest, ob sie als Personengesellschaft, als Kapitalgesellschaft oder als Teil der Erklärung ihres Eigentümers erklärt.

Eine inländische US-LLC mit mehreren Mitgliedern wird ohne Wahl in der Regel als Personengesellschaft behandelt (IRS-Einordnungsregeln).

Die Tabelle nennt die üblichen Fristen bei Kalenderjahr ohne Fristverlängerung. Regeln für Wochenenden und gesetzliche Feiertage können eine Frist verschieben; abweichende Geschäftsjahre, Rumpfjahre und besondere Trust-Gestaltungen brauchen eigene Termine.

Ein Trust, der vollständig als Eigentum eines Grantors gilt, nutzt bei Form 1041 in der Regel eine Eigentümeraufstellung statt einer K-1 für Begünstigte; bei teilweisen Grantor Trusts werden die beiden Teile getrennt behandelt (Anleitung zu Form 1041).

Stirbt der Grantor eines widerruflichen Trusts, beantragen Sie eine neue EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) und prüfen Sie eine eigene Form 1041. Der Trustee und gegebenenfalls der Testamentsvollstrecker können mit Form 8855 nach Abschnitt 645 die Behandlung als Nachlass wählen, und zwar bis zur Frist der ersten Einkommensteuererklärung des Nachlasses oder des einreichenden Trusts, einschließlich Verlängerungen (IRS).

Prüfen Sie vor der Übertragung von Aktien einer S Corporation auf einen Trust, ob der Trust zulässig ist. Ist eine neue Wahl nötig, unterschreibt der aktuelle Einkommensbegünstigte eine Wahl als Qualified Subchapter S Trust (QSST); der Trustee unterschreibt die Erklärung zur Wahl als Electing Small Business Trust (ESBT). Die übliche Frist beträgt 2 Monate und 16 Tage ab dem Tag der Übertragung. Bestimmte Trusts nach einem Todesfall können während der 2 Jahre vorübergehender Zulässigkeit wählen oder in dem Wahlzeitraum, der am Tag danach beginnt (Verordnung). Wird die Frist versäumt, kann der S-Status enden; eine Erleichterung für verspätete Wahlen ist aber innerhalb von 3 Jahre und 75 Tage ab dem beabsichtigten Wirksamkeitstag möglich, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (IRS); siehe Wie S Corporations besteuert werden.

Die Schenkungsteuer zahlt der Schenker. Bleibt sie unbezahlt, kann Abschnitt 6324(b) den Empfänger bis zum Wert der Schenkung persönlich haftbar machen. Das Pfandrecht für die Schenkungsteuer kann 10 Jahre ab der Schenkung bestehen; bei einer gesonderten Festsetzung gegenüber dem Empfänger bleiben in der Regel 10 Jahre für die Erhebung, vorbehaltlich Verlängerungen (IRS).

Reichen Sie Form 7004 (Antrag auf Fristverlängerung für Unternehmen) für jede betroffene Erklärung eines Unternehmens oder Trusts gesondert bis zu deren ursprünglicher Frist ein (IRS). Beantragen Sie Verlängerungen für Erklärungen von Privatpersonen oder für Schenkungsteuererklärungen bis zu deren jeweiligen Fristen; siehe Welche Steuererklärungen Ihr Unternehmen einreicht. Eine Fristverlängerung gilt in der Regel für die Einreichung, nicht für die Zahlung (Erklärungen von Privatpersonen, Form 709).

Erklärungen der Bundesstaaten brauchen eine gesonderte Prüfung von Wohnsitz, Anlagen und Tätigkeit der Gesellschaften; siehe Steuererklärungen der Bundesstaaten für Fondsinvestoren.

Diese Tabelle deckt gängige inländische US-Bundessteuererklärungen ab. Markieren Sie ausländische Eigentümer, Familienmitglieder im Ausland und Beteiligungen im Ausland für eine Prüfung grenzüberschreitender Erklärungspflichten; siehe Erklärungen einer LLC mit einem ausländischen Mitglied zu Informationserklärungen, die auch ohne eigene Einkommensteuererklärung der LLC gelten können (IRS).

Wie passen Kapitalabrufe, Ausschüttungen und Fondsberichte zu den K-1?

Halten Sie für jeden Fonds die Zahlungsvorgänge, die berichteten Werte und die Steuerunterlagen getrennt erkennbar. Eine Abstimmung erklärt Unterschiede; sie zwingt nicht jeden Saldo, der K-1 zu entsprechen.

Buchen Sie eine Bareinlage in einen Fonds in Form einer Personengesellschaft auf das Beteiligungskonto der zeichnenden Gesellschaft und bewahren Sie die Mitteilung zum Kapitalabruf auf. Eine noch nicht eingezahlte Zusage gehört in eine gesonderte Aufstellung der Zusagen. Lassen Sie Mitteilungen mit Gebühren, Kreditaufnahmen oder Sacheinlagen vom Buchhaltungsexperten prüfen, bevor die Buchungen festgelegt werden.

Gleichen Sie bei einer Ausschüttung den Zahlungseingang mit der Mitteilung des Fonds und dem Bankbeleg ab. Klären Sie, ob die Zahlung den Beteiligungsbuchwert mindert oder nach der Rechnungslegungsgrundlage der Bücher anders behandelt wird; buchen Sie nicht jeden Eingang automatisch als steuerpflichtige Einkünfte. Einkünfte einer Personengesellschaft sind zu erklären, ob sie ausgeschüttet werden oder nicht, und Ausschüttungen werden steuerlich gesondert behandelt (K-1-Anleitung für Gesellschafter).

Führen Sie für jede investierende Gesellschaft und jeden Fonds eine Aufstellung mit:

• Anfangsbestand der Beteiligung und der verwendeten Rechnungslegungsgrundlage.
• Einlagen, Ausschüttungen und Übertragungen, verknüpft mit datierten Mitteilungen und Bankbuchungen.
• Einkünften, Wertänderungen und anderen Anpassungen nach dieser Rechnungslegungsgrundlage.
• Endbestand, Berichtsdatum und jedem ungeklärten Unterschied.
• Einer gesonderten Abstimmung des steuerlichen Kapitalkontos, einem Nachweis der Anschaffungskosten (steuerliche Basis) und den Anlagen zur K-1.

Der Bericht eines Fondsadministrators zum Nettoinventarwert (NAV) misst den Anlagewert nach dessen Berichtsgrundlage, während Item L der K-1 das steuerliche Kapitalkonto meldet, wo dies vorgeschrieben ist; warum beide abweichen, erklärt Steuerliches Kapitalkonto und Zuweisungen im Fonds (Anleitung zu Form 1065).

Die Anschaffungskosten (steuerliche Basis) sind der steuerliche Betrag, mit dem der Gewinn aus dem Fondsanteil gemessen und der Abzug von Verlusten begrenzt wird; der Kapitalsaldo in Item L der K-1 legt sie nicht fest. Jeder Gesellschafter muss einen Nachweis der Anschaffungskosten führen, einschließlich relevanter Schulden und gesellschafterbezogener Anpassungen (IRS). Übernehmen Sie diesen Nachweis, wenn Sie den Buchhaltungsexperten wechseln.

Wie richtet man die Bücher ein, wenn die Software 20 bis 30 Gesellschaften nicht konsolidieren kann?

Führen Sie für jede Gesellschaft ein eigenes Hauptbuch mit gemeinsamen Konten für vergleichbare Vorgänge. Erstellen Sie die Übersicht für die Familie aus diesen Hauptbüchern.

Nach dem IRS sollen getrennte Unternehmen vollständige, getrennte Unterlagen einschließlich Belegen führen (Publication 583). Bei Personengesellschaften, die Schedule L ausfüllen, soll die Bilanz mit den Büchern der Personengesellschaft übereinstimmen; Unterschiede erklärt eine beigefügte Aufstellung (Anleitung zu Form 1065).

Verwenden Sie für Bankguthaben, Beteiligungen, Darlehen, Einlagen, Ausschüttungen und Ausgaben dieselben Kontennamen, wo sie dasselbe bedeuten. Legen Sie zusätzliche Konten nur an, wo die Tätigkeit einer Gesellschaft sie erfordert. Halten Sie bei jedem Vorgang den rechtlichen Eigentümer, den Steuerpflichtigen, das Bankkonto und die Fondszeichnung fest.

Dokumentieren Sie, ob jede Übertragung ein Darlehen, eine Einlage, eine Ausschüttung oder eine Erstattung ist, und buchen Sie sie in den Büchern beider Gesellschaften einheitlich. Gleichen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten ab, wenn ein Betrag offen bleibt. Buchen Sie Einlagen und Ausschüttungen auf die passenden Beteiligungs- und Kapitalkonten, statt automatisch einen Darlehenssaldo zu erzeugen (IRS). Dass die Familie Eigentümer ist, entscheidet allein nicht über die Buchung.

Was umfasst der konsolidierte Bericht eines Family Office?

Legen Sie den Bericht im Auftrag fest: Vermögensübersicht für die Familie, Liquiditätsplanung oder Finanzabschlüsse für Kreditgeber. Bestimmen Sie für einen internen Bericht die einbezogenen Gesellschaften, Beteiligungsquoten, Bewertungsstichtage und die Rechnungslegungsgrundlage. Entfernen Sie innerhalb dieses Umfangs doppelte Salden, damit ein Darlehen der Familie an ihre einbezogene LLC das Vermögen nicht aufbläht. Halten Sie diese Anpassungen in der Berichtsaufstellung fest und bewahren Sie die Unterlagen jeder Gesellschaft.

Wie verfolgen wir 30 oder mehr K-1, Fristverlängerungen und Steuervorauszahlungen?

Nutzen Sie ein Register, das jede erwartete K-1 mit ihrem rechtlichen Empfänger und der Erklärung verknüpft, in die sie einfließt. Eine Familien-LLC, die in Fonds investiert, braucht die Steuerangaben der Fonds, bevor sie ihre eigenen Zuweisungen und die K-1 ihrer Mitglieder abschließen kann.

Erfassen Sie Namen von Fonds und Investoren, Steueridentifikationsnummern, erwartetes Eingangsdatum, tatsächliches Eingangsdatum, Anlagen, Berichtigungen und Prüfer. Halten Sie für jede betroffene Erklärung die ursprüngliche und die verlängerte Frist, die Annahme der Fristverlängerung und die Annahme der Erklärung fest. Erfassen Sie für jede Steuervorauszahlung oder Zahlung zur Fristverlängerung den Steuerpflichtigen, die Steuerbehörde, den Fälligkeitstermin, den geplanten Betrag, wer sie vorbereitet, wer sie freigibt und absendet, sowie die Zahlungsbestätigung.

Arbeiten Sie die Beteiligungsebenen der Reihe nach ab:

1. Bücher der Gesellschaften abstimmen und alle erwarteten Steuerunterlagen der Fonds anfordern.
2. Fehlende Unterlagen vor der ursprünglichen Frist jeder betroffenen Erklärung erkennen.
3. Für betroffene Gesellschaften und Privatpersonen jeweils gesondert Fristverlängerungen beantragen und nötige Zahlungen veranlassen.
4. Eingehende Fonds-K-1 und ihre Anlagen prüfen, dann die Erklärungen der empfangenden Gesellschaften und die ausgehenden K-1 erstellen.
5. Die Erklärungen der Mitglieder und Begünstigten fertigstellen, sobald die Angaben der Gesellschaften vorliegen.

Personengesellschaften müssen die K-1 bis zu ihrer Abgabefrist einschließlich Verlängerungen ausstellen; eine Fristverlängerung für einen Fonds verlängert nicht automatisch die Fristen seiner Investoren (Anleitung zu Form 1065). Planen Sie Prüfzeit zwischen den Ebenen ein, statt jede Erklärung am letzten Tag fertigstellen zu wollen.

Eine verspätete Pflicht-Form 1065 kann die Personengesellschaft $260 pro Gesellschafter kosten, der zu irgendeinem Zeitpunkt im Steuerjahr beteiligt war, pro Monat oder angefangenem Monat, für höchstens 12 Monate, auch wenn keine Einkommensteuer fällig ist (IRS, aktueller Betrag). Erleichterungen für kleine Personengesellschaften oder wegen eines triftigen Grundes (Reasonable Cause) können greifen. Die Automatic Exemption from Penalty kann eine Festsetzung verhindern, wenn eine zulässige Original-Erklärung innerhalb von 3 Jahre nach ihrer ursprünglichen Frist eingereicht wird und eine einwandfreie Vorgeschichte für die 3 Vorjahre vorliegt (IRS). Siehe Strafzuschläge für verspätete Erklärung und Zahlung.

Für eine verspätete Form 1041 fallen in der Regel 5 % der unbezahlten Steuer pro Monat oder angefangenem Monat an, höchstens 25 %, vor einer Verrechnung mit einem gleichzeitigen Säumniszuschlag. Bei mehr als 60 Tage Verspätung beträgt das Minimum $535 oder die auszuweisende Steuer, falls diese niedriger ist; ein triftiger Grund kann den Zuschlag aufheben (IRS, aktuelles Minimum). Zum Umgang mit fehlenden Steuerformularen siehe Verspätete Steuerformulare von Fonds.

Wie planen wir Steuerzahlungen, wenn die Fondsberichte kein steuerpflichtiges Einkommen zeigen?

Planen Sie Liquiditätsbedarf und steuerpflichtiges Einkommen getrennt. Ausschüttungen von Fonds und Änderungen des berichteten Werts ersetzen nicht die steuerpflichtigen Zuweisungen (K-1-Anleitung für Gesellschafter).

Vergleichen Sie bei Privatpersonen die geschätzte Steuer des laufenden Jahres mit den maßgeblichen Vorjahresregeln für Vorauszahlungen, erwägen Sie bei ungleichmäßigen Einkünften eine Hochrechnung auf das Jahr (Annualisierung) und lesen Sie zur Berechnungsmethode Verspätete Steuerformulare von Fonds (Publication 505).

Fordern Sie vorläufige Steuerangaben bei den Fonds an und kennzeichnen Sie Annahmen als vorläufig. Halten Sie das Geld für Kapitalabrufe getrennt von dem Geld, das für Steuerzahlungen reserviert ist. Erfassen Sie Zahlungen beim Steuerpflichtigen, der sie schuldet; die Zahlung einer Privatperson ist nicht automatisch eine Zahlung des Trusts. Vorauszahlungen eines Trusts brauchen eine gesonderte Prüfung nach Form 1041-ES. Ein Trustee kann Steuervorauszahlungen des Trusts den Begünstigten zuweisen, indem er Form 1041-T unterschreibt und bis der 65. Tag nach dem Jahresende einreicht, angepasst an Wochenenden und Feiertage (Form und Anleitung).

Wie übernimmt eine neue Kanzlei, wenn unser Controller geht oder unser CPA in den Ruhestand tritt?

Ein neues Buchhaltungsteam braucht eine vollständige Liste der Gesellschaften, Eröffnungssalden und die Erklärungshistorie, bevor es Verantwortung für die ganze Familie übernehmen kann. Beginnen Sie mit nahen Fristen und ungeklärten Salden und stimmen Sie dann die Übergabe jeder Gesellschaft ab.

Sammeln Sie:

• Beteiligungsübersicht, rechtliche Namen, EINs, steuerliche Einordnung und Geschäftsjahresenden.
• Gesellschaftsverträge (Operating Agreements), Trust-Urkunden, Änderungen und Zeichnungsbefugnisse.
• Frühere Erklärungen, K-1, Wahlen, Abschreibungspläne und Nachweise der Anschaffungskosten (steuerliche Basis).
• Den Partnership Representative (Vertreter der Personengesellschaft gegenüber dem IRS) jeder Personengesellschaft und eine etwaige benannte Person für offene Jahre, außer die Personengesellschaft hat wirksam die Nichtanwendung des US-Prüfungsverfahrens für Personengesellschaften gewählt. Form 8821 ersetzt sie nicht; Änderungen per Form 8979 sind nur in den Fällen erlaubt, die die Anleitung nennt, nicht routinemäßig bei einer Übergabe (IRS). Siehe Wie Personengesellschaften besteuert werden.
• Hauptbuch-Exporte, Summen- und Saldenlisten, Bankabstimmungen und Salden zwischen Gesellschaften.
• Fondszeichnungen, Kapitalberichte, Mitteilungen zu Kapitalabrufen und Ausschüttungen sowie noch nicht eingezahlte Zusagen.
• Bestätigungen zu Erklärungen und Fristverlängerungen, Bestätigungen von Steuerzahlungen, Schreiben der Behörden und Listen fehlender Jahre.
• Berichtsdefinitionen, Freigaben von Rechnungen und autorisierte Zugänge für das neue Team.

Bewahren Sie die zugrunde liegenden Unterlagen auf, nicht nur einen zusammenfassenden Bericht; nach den Vorgaben des IRS zur Aufbewahrung müssen Belege Einkünfte, Abzüge und Steuergutschriften stützen (Publication 583).

Für den Zugang zu IRS-Informationen veranlassen Sie für jede eigenständig steuerpflichtige Gesellschaft eine eigene Form 8821 mit den betreffenden Formularen und Zeiträumen; Privatpersonen brauchen ebenfalls jeweils eine eigene. Form 8821 erlaubt den Zugang zu Steuerinformationen, berechtigt aber nicht zur Vertretung; dafür ist in der Regel Form 2848 (Vollmacht gegenüber dem IRS) nötig (About Form 8821, Anleitung und Regeln zur Unterschrift). Ordnen Sie eine steuerlich nicht eigenständige Gesellschaft (Disregarded Entity) oder einen Grantor Trust dem tatsächlich meldenden Steuerpflichtigen zu, statt anzunehmen, jede rechtliche Einheit habe ein eigenes Einkommensteuerkonto.

Bei einem Trust unterschreibt ein befugter Trustee die Form 8821. Hat der Trust noch keine Form 56 eingereicht, die den aktuellen Trustee benennt, reichen Sie auch diese Mitteilung ein (IRS).

Was umfasst die monatliche oder vierteljährliche Buchhaltung, und wer übernimmt die übrigen Aufgaben?

Legen Sie das wiederkehrende Buchhaltungspaket schriftlich fest. Es kann abgestimmte Bücher der Gesellschaften, Fondsaufstellungen, Salden zwischen Gesellschaften, Liquiditätsplanung, die Verfolgung von Steuerunterlagen und vereinbarte Berichte für die Familie umfassen.

Ob monatlich oder vierteljährlich, ist eine Frage der vereinbarten Leistung, keine allgemeine US-Bundesfrist für Berichte eines Family Office. Richten Sie den Takt nach dem Umfang der Vorgänge, der Zahl der Kapitalabrufe und dem Bedarf der Familie, Zahlungen freizugeben.

Braucht ein Kreditgeber, Trustee oder Begünstigter einen bestimmten Finanzabschluss oder einen bestimmten Auftrag, vereinbaren Sie das gesondert.

Beispiel

Nur zur Veranschaulichung; alle Beträge in US-Dollar.

Eine Familie hat 18 Gesellschaften und erwartet 40 Fonds-K-1. Eine Familien-LLC mit sechs Mitgliedern beginnt mit einer bar finanzierten Beteiligung, die mit US$100.000 gebucht ist, legt weitere US$20.000 ein und erhält eine Barausschüttung von US$10.000.

Angenommen, es gibt keine Schulden, Bewertungs- oder anderen Anpassungen der Anschaffungskosten. Der Fonds meldet auf der K-1 der LLC steuerpflichtige Einkünfte von US$30.000. Die Anschaffungskosten (steuerliche Basis) betragen US$100.000 + US$20.000 Einlage + US$30.000 zugewiesene Einkünfte − US$10.000 Ausschüttung = US$140.000. Der Zahlungseingang von US$10.000 allein hat das steuerpflichtige Einkommen nicht bestimmt.

Das Team schließt die Zuweisungen der LLC ab, bevor es die Erklärungen der Mitglieder erstellt. Angenommen, ihre Pflicht-Form 1065 ist 2027 fällig und wird zwei volle Strafmonate zu spät ohne wirksame Fristverlängerung eingereicht. Ein nicht aufgehobener Verspätungszuschlag in den vorangegangenen drei Jahren schließt die automatische Erleichterung aus, und keine Erleichterung für kleine Personengesellschaften oder sonstige Erleichterung greift. Allein der Verspätungszuschlag beträgt 6 × 2 × US$260 = US$3.120.

Ist Ihre Lage anders?

• Sie haben 10 oder mehr Gesellschaften, einen scheidenden Controller oder eine Gesellschaft mit fehlenden Erklärungen: Sammeln Sie Beteiligungsübersicht, EINs, Verträge, letzte Erklärungen und Kapitalberichte der Fonds für die Koordination von Buchhaltung und Steuern.
• Sie brauchen Hilfe bei der Wahl der Struktur des Family Office oder bei der Prüfung von Abzügen: siehe Steuerliche Struktur eines Family Office.
• Kinder, Eltern oder Ehepartner halten die LLC gemeinsam: siehe LLCs von Ehepaaren und Familien.
• Das Problem ist die Erklärung einer einzelnen Privatperson mit vielen Fonds-K-1: siehe Einen CPA für viele Fondsanlagen wählen.
• Die Bücher hängen hinterher und eine Erklärung ist fällig: siehe Rückständige Buchhaltung nachholen.
• Eine Gesellschaft hat nie eine Erklärung eingereicht oder mehrere Jahre versäumt: siehe Nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen und vereinbaren Sie Hilfe bei Buchhaltung und Erklärungen der Gesellschaften.
• Sie entscheiden, wer die laufende Buchhaltung führen soll: siehe Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen.