QuickBooks Online kündigen: Diese Unterlagen vorher exportieren

Was muss ich aufbewahren, bevor ich QuickBooks Online (QBO) kündige?

Exportieren Sie vor der Kündigung für jedes Jahr in der Datei: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Hauptbuch, Saldenliste, Bank- und Kartenabstimmungen, Anhänge, Lohn- und 1099-Berichte sowie das Anlagenverzeichnis. Kündigen Sie erst, wenn die Steuererklärungen, Lohnmeldungen und Abschlussbuchungen des letzten Jahres eingereicht und gespeichert sind, und exportieren Sie auch das laufende Jahr bis heute: Seine Buchungen stützen die nächste Steuererklärung. Prüfen Sie dann, ob sich die Kopien ohne die Software öffnen lassen.

Sie müssen Ihre Bücher und die zugehörigen Belege aufbewahren, und die Kündigung des Abonnements überträgt diese Pflicht nicht auf andere. Die Bundesvorschriften verlangen dauerhafte Bücher oder Aufzeichnungen, die ausreichen, um Bruttoeinkünfte, Abzüge und Steuergutschriften nachzuweisen, und zwar so lange, wie ihr Inhalt für ein Bundessteuergesetz von Bedeutung sein kann. Der IRS sagt, dass Steuerpflichtige selbst für die Führung ihrer Bücher und Unterlagen verantwortlich sind.

Führen Sie Ihre Bücher in einer Software, behandelt der IRS diese Daten als die ursprünglichen Buchungsunterlagen. Nach seinen Angaben fordern Prüfer die Sicherungsdatei in den meisten Fällen an, in denen ein Steuerpflichtiger Buchhaltungssoftware nutzt. Was nach der Kündigung wie lange verfügbar bleibt, bestimmen die aktuellen Bedingungen von Intuit, nicht der IRS. Lesen Sie sie zuerst, und exportieren Sie vor der Kündigung, nicht danach.

Eine Kündigung ist einfach, wenn eine Einheit Daten für wenige Jahre hat, jedes Konto mit seinen Auszügen abgestimmt ist und es keine Lohnabrechnung gibt. Sie ist nicht mehr einfach, wenn:

• Belege und Rechnungen aus mehreren Jahren nur als Anhänge in der Datei vorliegen.
• Geschäftliches und Privates vermischt sind oder Konten nie abgestimmt wurden.
• die Lohnabrechnung über die Datei läuft.
• ein Verkauf, eine Schließung oder eine Anfrage eines Kreditgebers bevorsteht.
• ein Schreiben oder eine Prüfung offen ist oder ein Jahr nie eingereicht wurde.

Halten Sie vor dem Start bereit:

• Die eingereichte Steuererklärung für jedes Jahr in der Datei.
• Administratorzugriff auf die Datei und eine Notiz, welchen Tarif und welche Zusatzmodule Sie nutzen. Hat ein Buchhalter oder Buchhaltungsexperte die Datei eingerichtet, lassen Sie sich bestätigen, wer der Administrator ist, oder bitten Sie ihn, den Export vor der Kündigung auszuführen.
• Bank- und Kartenauszüge der Institute.
• Kopien der Lohnunterlagen, der Quartalserklärungen und der Forms 1099.
• Rechnungen für gekaufte Ausrüstung und Immobilien.

Wie lange bewahre ich die Unterlagen auf: 3 Jahre oder länger?

Die Standardfrist des IRS beträgt 3 Jahre, und mehrere Fälle laufen länger. Die Frist läuft ab der Einreichung jeder Steuererklärung, und eine vor dem Fälligkeitstermin eingereichte Steuererklärung gilt als am Fälligkeitstermin eingereicht (IRS).

Bei einem Unternehmen sind Bruttoeinkünfte hier die Einnahmen vor dem Wareneinsatz (26 U.S.C. 6501(e)). Bei einer Personengesellschaft oder S Corporation läuft die Frist von 3 Jahre ab dem späteren Termin aus Fälligkeit oder Einreichung der Steuererklärung jedes Gesellschafters oder Aktionärs, nicht nur der Steuererklärung der Gesellschaft (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S). Versicherer oder Gläubiger verlangen möglicherweise längere Aufbewahrung als der IRS, und ein Bundesstaat kann das auch: Die Frist für die Einkommensteuer in Kalifornien beträgt in der Regel 4 Jahre (Franchise Tax Board). Weil die Frist je nach Unterlage verschieden ist und Anlageunterlagen die übrigen überdauern können, exportieren Sie jedes Jahr, das die Datei enthält, nicht nur die letzten drei. Alle Fristen im Einzelnen, auch für Erstattungsanträge, Forderungsausfälle und nach einem Verkauf oder einer Schließung: wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Welche Berichte exportiere ich für jedes Jahr?

Exportieren Sie für jedes Jahr in der Datei die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz, das Hauptbuch, die Saldenliste und die Abstimmungen. Der IRS nennt keine Liste von Berichten. Diese Liste folgt dem, was Publication 583 für computergestützte Aufzeichnungen verlangt: Sie müssen mit Ihren Büchern und Ihrer Steuererklärung übereinstimmen und genug Details enthalten, um die Ursprungsbelege zu identifizieren.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung allein ist nur eine Zusammenfassung. Der IRS sagt, dass Prüfer von den Berichten zu den zugrunde liegenden Daten und Belegen vordringen, und eine gedruckte Zusammenfassung lässt sich nicht nachverfolgen. Lassen Sie das Hauptbuch für alle Daten laufen, nicht Jahr für Jahr: Der IRS kann den Monat vor und den Monat nach einem geprüften Jahr verlangen, um zu kontrollieren, ob Einkünfte und Ausgaben im richtigen Jahr gelandet sind. Erstellen Sie die Berichte nach derselben Gewinnermittlungsmethode wie die Steuererklärung.

Welche Belege, Rechnungen und Auszüge gibt es nur in der Software?

Jedes Dokument, das an eine Buchung angehängt ist, und alles, was in die Datei hochgeladen oder per E-Mail geschickt wurde, kann sonst nirgends existieren. Publication 583 besagt, dass Einkäufe, Verkäufe und Löhne Belege wie Rechnungen, Quittungen, bezahlte Rechnungen und Einzahlungsbelege erzeugen und dass diese die Buchungen in Ihren Büchern und in Ihrer Steuererklärung stützen.

• Laden Sie die Anhänge zu Eingangsrechnungen, Ausgaben und Rechnungen herunter. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Datenexport sie enthält: Öffnen Sie den Export und prüfen Sie es.
• Speichern Sie die Rechnungen so, wie Ihre Kunden sie erhalten haben, sowie alle Zahlungsbelege.
• Holen Sie Bank- und Kartenauszüge beim Institut ab, nicht aus der Software. Publication 583 besagt, dass ohne entwerteten Scheck Auszüge eines Finanzinstituts die Zahlung belegen können, wenn sie Betrag, Zahlungsempfänger und Buchungs- oder Belastungsdatum zeigen, bei einem Scheck zusätzlich die Schecknummer.
• Bewahren Sie die erhaltenen Forms 1099 auf. Publication 583 zählt Forms 1099-MISC und 1099-NEC zu den Belegen für Bruttoeinnahmen.

Ein Zahlungsnachweis allein stützt keinen Abzug. Publication 583 besagt, dass Sie die Rechnung oder den Verkaufsbeleg aufbewahren sollen, der zeigt, dass Ihnen die Kosten entstanden sind. Zu Fotos und Scans: eingescannte Belege statt Papier.

Welche Lohn- und Lohnsteuerunterlagen bewahre ich auf?

Bewahren Sie alle Unterlagen zur Employment Tax (Lohnsteuer) mindestens vier Jahre ab Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später liegt. Die Seite des IRS zur Employment Tax nennt als Beginn die Einreichung der Erklärung für das vierte Quartal; weichen beide Termine ab, ergibt der spätere die längere Frist (Publication 583; IRS: Aufbewahrung von Unterlagen zur Employment Tax).

Exportieren Sie für jedes Jahr in der Datei das Lohnjournal nach Arbeitnehmer und Zahltag, die Steuerverbindlichkeiten und den Einzahlungsverlauf, die eingereichten Lohnsteuererklärungen und die Forms W-4. Lief die Lohnabrechnung über einen eigenen Dienst oder ein Zusatzmodul, exportieren Sie auch dort, denn die Buchhaltungsdatei enthält möglicherweise nicht den vollständigen Verlauf. Was der IRS aufführt, die längere Frist für Unterlagen zu Credit-Löhnen, die Fristen für Arbeitszeit und Form I-9 sowie die Regeln der Bundesstaaten: Aufbewahrung von Lohnunterlagen.

Welche Anlageunterlagen bewahre ich auf, und bis wann?

Bewahren Sie Unterlagen zu Betriebsvermögen bis zum Ende der Frist für das Jahr auf, in dem Sie es in einer steuerpflichtigen Veräußerung abgeben (IRS). Sie können das Abonnement um viele Jahre überdauern.

Publication 583 besagt, dass die Unterlagen Folgendes zeigen sollen:

• Wann und wie Sie das Wirtschaftsgut erworben haben, und den Kaufpreis.
• Die Kosten für Verbesserungen.
• Den Abzug nach Abschnitt 179 und die vorgenommene Abschreibung sowie einen abgezogenen Schadensverlust.
• Wie Sie das Wirtschaftsgut genutzt haben.
• Wann und wie Sie es veräußert haben, den Verkaufspreis und die Verkaufskosten.

Exportieren Sie das Anlagenverzeichnis und den Abschreibungsplan, und speichern Sie die Kaufrechnungen, die Abschlussabrechnungen beim Immobilienkauf und die Rechnungen für Verbesserungen, die sie stützen. Haben Sie Vermögen in einem nicht steuerpflichtigen Tausch erhalten, bewahren Sie Unterlagen zum alten und zum neuen Vermögen auf.

Personengesellschaften und S Corporations: Exportieren Sie auch die Konten für Kapital, Einlagen, Ausschüttungen und Eigentümerdarlehen. Die Anleitung für Personengesellschaften besagt, dass Unterlagen aufzubewahren sind, die den Anteil jedes Gesellschafters an Gewinnen, Verlusten und Kapital stützen (Anleitung zu Form 1065). Unterlagen zu den Anschaffungskosten der Eigentümer behandelt wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Was gilt für Sales Tax, 1099 und andere Unterlagen zu eingereichten Formularen?

Kopien von Forms 1099 und anderen Informationserklärungen, die Sie eingereicht haben, sollten Sie mindestens 3 Jahre ab dem Fälligkeitstermin der Erklärung aufbewahren, oder Sie sollten die Daten rekonstruieren können. Die Frist beträgt 4 Jahre, wenn Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) einbehalten wurde, und Form 1099-C hat eine eigene, längere Frist (IRS).

Die Regeln für Sales-Tax-Unterlagen setzt jeder Bundesstaat selbst; prüfen Sie daher die Steuerbehörde jedes Bundesstaates, in dem Sie registriert sind. Kalifornien erkennt PDF-Dateien nicht als elektronische Unterlagen an und verlangt Einzelbuchungsdetails, die es abrufen und umwandeln kann; ein Verkäufer dort bewahrt also den Tabellenexport oder die vollständige Kopie auf, nicht nur PDFs (Regulation 1698). Exportieren Sie aus der Software den 1099-Lieferantenbericht zum Jahresende mit Einzelbuchungen sowie die Berichte zu Sales-Tax-Verbindlichkeiten und -Zahlungen. Wiederverkaufs- und Befreiungsbescheinigungen von Kunden liegen möglicherweise nur als Anhänge vor: Bewahren Sie sie auf, denn in Texas gelten Verkäufe ohne sie bei einer Prüfung als vermutlich steuerpflichtig (Texas Comptroller). Speichern Sie auch die Forms W-9, die Sie von Lieferanten eingeholt haben, auch elektronisch erhaltene: Der IRS kann eine Papierkopie verlangen (Anleitung zu Form W-9).

In welchem Format lade ich den Export herunter, und wie teste ich ihn?

Speichern Sie drei Ebenen: PDFs der Berichte, Tabellenexporte der Einzeldaten und, wenn die Software eine anbietet, eine vollständige Kopie der Unternehmensdaten.

Die FAQ des IRS besagen, dass die Sicherungsdatei eine exakte Kopie der Buchungsunterlagen ist und dass Prüfer die Administratoranmeldung verlangen können. Diese Seite beschreibt Sicherungsdateien und sagt nicht, ob ein Export aus einem gehosteten Dienst als diese Kopie gilt. Ist nur eine Datei vorhanden, die der IRS nicht lesen kann, entscheidet der Prüfer über das weitere Vorgehen. Bewahren Sie daher die vollständige Kopie und die PDFs gemeinsam auf, und fragen Sie einen Fachmann, wenn eine Prüfungsanfrage eintrifft.

Verdichten, löschen oder erfassen Sie die Daten vor dem Speichern nicht neu. Der IRS sagt, dass eine neue Datei, die durch erneute Eingabe der Buchungen entsteht, keine Kopie der ursprünglichen Buchungsunterlagen ist und dass verdichtete Daten für die geprüften Jahre nicht akzeptabel sind, die Sie nicht im Voraus kennen können.

So testen Sie den Export:

1. Öffnen Sie jede PDF- und Tabellendatei auf einem anderen Gerät, ohne sich in die Software einzuloggen. Notieren Sie bei der vollständigen Datenkopie, was zum Lesen nötig ist.
2. Prüfen Sie, ob die Berichte jedes Jahres den gesamten Zeitraum und alle Konten abdecken.
3. Vergleichen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung jedes Jahres mit der eingereichten Steuererklärung. Abweichungen sollten solche sein, die Sie erklären können.
4. Wählen Sie zehn Buchungen aus verschiedenen Jahren und öffnen Sie das jeweils angehängte Dokument.
5. Schreiben Sie auf einer Seite auf, wie die Datei geführt wurde: die Software und den Tarif, die abgedeckten Jahre, wer Administratorzugriff hatte, wie die Bankfeeds liefen und wo die Anhänge lagen. Publication 583 verlangt, dass Sie eine Beschreibung des computergestützten Teils Ihres Systems aufbewahren.
6. Speichern Sie zwei Kopien an getrennten Orten und notieren Sie jedes Passwort.

Was ändert sich, wenn ich das Unternehmen schließe oder verkaufe?

Eine Schließung oder ein Verkauf verkürzt die Frist für sich genommen nicht: Die oben genannten Fristen des IRS laufen ab jeder Steuererklärung. Eine Kapitalgesellschaft in Auflösung kann den IRS nach Einreichung einer Steuererklärung schriftlich bitten, innerhalb von 18 Monate nach dem Antrag festzusetzen, wenn sie die Auflösung in gutem Glauben beginnt und abschließt. Die Fälle mit 6 Jahren und ohne Frist gelten weiterhin (26 U.S.C. 6501(d); Form 4810). Ein Arbeitgeber, der schließt oder verkauft, fügt seiner letzten Form 941 eine Erklärung bei, die nennt, wer die Lohnunterlagen aufbewahrt und wo (Anleitung zu Form 941). Wer das Vermögen einer sich auflösenden Kapitalgesellschaft erhält, kann für deren unbezahlte Steuer in Anspruch genommen werden, in der Regel bis ein Jahr nach Ablauf der eigenen Frist der Gesellschaft (26 U.S.C. 6901(c)); jemand muss also ihre Bücher aufbewahren.

Fertigen Sie vor einem Verkauf oder einer Schließung den vollständigen Export der Bücher an, solange Sie noch Administratorzugriff haben, und behalten Sie Ihre eigene Kopie, bevor eine Kopie an einen Käufer geht. Legen Sie in den Verkaufsbedingungen fest, wer die Bücher danach aufbewahrt. Zur Schließung des Unternehmens: ein Unternehmen schließen. Alle Fristen nach einem Verkauf: wie lange Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden.

Was braucht mein Buchhaltungsexperte oder die nächste Software aus dem Export?

Ein Buchhaltungsexperte braucht die Jahresberichte, das Hauptbuch und die Anhänge; neue Software braucht Salden und Listen zu einem einzigen Umstellungsstichtag.

• Ihr Buchhaltungsexperte oder Ersteller der Steuererklärung: die eingereichten Steuererklärungen, die Jahresberichte und das Hauptbuch, die Abschlussbuchungen zum Jahresende, den Abschreibungsplan, Lohn- und 1099-Berichte sowie eine Liste der Jahre, die nie abgestimmt wurden.
• Die nächste Software: Was Sie mitnehmen, hängt vom Umstellungsstichtag ab: Buchhaltungssoftware während des Jahres wechseln.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Buchhaltungsexperte bereits eine Kopie hat. Fragen Sie schriftlich, welche Jahre und Formate er aufbewahrt, denn die Pflicht liegt bei Ihnen. Eröffnungssalden: Eröffnungssalden nach einem Wechsel des Buchhaltungsexperten.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, verwenden US-Dollar und gehen davon aus, dass die Steuererklärungen zum Fälligkeitstermin eingereicht werden.

Ein Einzelunternehmer kündigt nach 6 Jahren

Eine freiberufliche Designerin meldet etwa US$90.000 Bruttoeinkünfte im Jahr und kündigt im Mai von Jahr 7, nach Einreichung der Steuererklärung für Jahr 6. Sie exportiert das Hauptbuch und die Gewinn- und Verlustrechnung für alle sechs Jahre und für Jahr 7 bis zum Kündigungstag und lädt die an Ausgaben angehängten Belege herunter. Die Standardfrist von 3 Jahren ist für die Jahre 1 bis 3 abgelaufen. Sie würde 6 Jahre betragen, nämlich bis April von Jahr 8, Jahr 9 und Jahr 10, wenn eine Steuererklärung mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte ausgelassen hätte, und Anlageunterlagen oder eine Frist des Bundesstaates können sie länger halten; deshalb exportiert sie alle sechs Jahre, statt sich auf die Standardfrist zu verlassen.

Eine S Corporation mit US$300.000 Lohnsumme

Eine S Corporation zahlte in jedem der Jahre 1, 2 und 3 US$100.000 Löhne und kündigt im Mai von Jahr 4, nachdem ihre Steuererklärungen für Jahr 3 eingereicht sind. Löhne aus Jahr 1 sind durch Steuererklärungen abgedeckt, die Anfang Jahr 2 eingereicht wurden; diese Unterlagen sind also mindestens bis Anfang Jahr 6 aufzubewahren, etwa zwei Jahre nach Ende des Abonnements. Die Unterlagen für Jahr 3 laufen bis Anfang Jahr 8 und die für Jahr 4 bis Anfang Jahr 9. Sie exportiert Lohnjournale, Einzahlungsbestätigungen, Forms W-4 und die eingereichten Quartalserklärungen für die Jahre 1 bis 3 und für Jahr 4 bis heute.

Ein Vermieter, der eine Immobilie für US$250.000 verkauft hat

Ein Vermieter kaufte in Jahr 1 ein Mietgebäude für US$250.000, zahlte in Jahr 4 US$20.000 für ein Dach und kündigt in Jahr 5. Das Gebäude wird in Jahr 9 verkauft und die Steuererklärung dafür im April von Jahr 10 eingereicht; die Unterlagen sind daher mindestens bis April von Jahr 13 aufzubewahren, etwa acht Jahre nach der Kündigung. Hätte diese Steuererklärung die Anschaffungskosten des Gebäudes um mehr als 25 % der Bruttoeinkünfte überhöht, würde die Frist 6 Jahre betragen, bis April von Jahr 16. Die Kaufrechnung, die Abschlussabrechnung, die Rechnung für das Dach und der Abschreibungsplan werden vor der Kündigung exportiert.

Anders in Ihrem Fall?

• Jahre voller Anhänge, Lohnunterlagen oder vermischte beziehungsweise nicht abgestimmte Konten, und Sie wissen nicht, was vollständig genug ist: Welche Jahre Sie exportieren, ob die Bücher repariert werden müssen, bevor sie archiviert werden, und wer die Kopie aufbewahrt, sind Ermessensfragen. Klären Sie sie vor der Kündigung mit Buchhaltungshilfe.
• Die Buchhaltung liegt weit zurück, oder ein Jahr wurde nie eingereicht: Die Reparatur kommt vor der Archivierung, denn ein Archiv aus Büchern, die nicht abgestimmt sind, bewahrt das Problem auf. Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und nicht eingereichte Unternehmenssteuererklärungen nachholen, oder lassen Sie vor der Kündigung eine Nachholbuchhaltung erledigen.
• Ein Schreiben oder eine Prüfung ist offen: Verdichten, löschen oder erfassen Sie die Datei nicht neu, und lassen Sie jeden Export von einem Fachmann prüfen, bevor er an den IRS geht. Siehe eine IRS-Prüfung bei einem kleinen Unternehmen.
• Sie wechseln zu neuer Software: siehe Buchhaltungssoftware während des Jahres wechseln und Software, die Ihr Buchhaltungsexperte unterstützt.
• Sie nutzen QuickBooks Self-Employed oder Desktop: siehe QuickBooks Self-Employed eingestellt und QuickBooks Desktop eingestellt.
• Salden stimmen nach dem Wechsel von Desktop zu Online nicht: siehe Salden von Desktop zu Online weichen ab und holen Sie sich Buchhaltungshilfe.
• Ein Buchhalter braucht Zugriff, um den Export abzuschließen: siehe einem Buchhalter Zugriff auf Ihre Konten geben.
• Sie schließen oder verkaufen das Unternehmen, oder ein Kreditgeber oder Investor prüft die Bücher: Den letzten Export, einen Antrag auf zügige Festsetzung und die Frage, wer die Bücher aufbewahrt, klären Sie am besten vor der letzten Steuererklärung mit einem Fachmann. Siehe ein Unternehmen schließen und Finanzunterlagen, die Investoren bei der Due Diligence verlangen.